Impresión de presentaciones
Una vez completada esta lección, podrá:
Abrir una presentación existente.
Agregar un encabezado y un pie de página.
Obtener una vista preliminar de una presentación.
Imprimir una presentación.
Microsoft® PowerPoint® le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas de una presentación y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentación en escala de grises o en blanco y negro para ver cómo quedarán las diapositivas a color una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar fácilmente el proceso de impresión si selecciona el tamaño del papel, la orientación de la página, el intervalo de impresión y el tipo de impresora que mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando esté preparado para imprimir, puede obtener una vista preliminar de la presentación en la pantalla para asegurarse de que tiene la apariencia que desea.
Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la lección anterior creó una presentación para la primera sesión de aprendizaje, “Captar nuevos clientes”, y ahora desea abrir e imprimir la presentación y las páginas de notas para el orador que la acompañan.
En esta lección aprenderá a abrir una presentación existente, agregar un encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas e imprimir una presentación.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Lesson03 que hay en la carpeta Practice del disco duro.
Apertura de una presentación existente
Puede abrir una presentación existente (por ejemplo, una creada por un compañero) y trabajar en ella del mismo modo en que crearía una presentación nueva. Para abrir una presentación existente, primero debe identificar la presentación y su ubicación.
En este ejercicio abrirá una presentación existente y la guardará con un nuevo nombre.
1 Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar ahora PowerPoint.
2 En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para ver el panel de tareas Nueva presentación.
3 En el panel de tareas Nueva presentación, bajo Abrir una
presentación, haga clic en Más presentaciones o bien, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es donde debe especificar el nombre y la ubicación de la presentación que desea abrir.
4 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el disco duro.
5 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential para abrirla.
6 Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.
7 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Lesson03 y, por último, haga clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no está ya seleccionado.
8 Haga clic en Abrir.
PowerPoint mostrará la presentación 03 PPT Lesson en la vista Normal.
La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:
La flecha hacia abajo del botón Abrir del cuadro de diálogo Abrir ofrece otras formas de abrir un archivo.
9 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Compruebe que la carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.
10 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03 y haga clic en Guardar.
PowerPoint guardará la presentación y en la barra de título aparecerá el nuevo nombre.
Búsqueda de una presentación
Si no recuerda el nombre de un archivo de presentación pero conoce parte del nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Búsqueda básica para buscar la presentación que contiene parte del nombre de archivo o determinadas palabras. Si desea realizar búsquedas más avanzadas puede utilizar propiedades, condiciones y valores en el panel de tareas Búsqueda avanzada para especificar criterios más específicos. El panel de tareas Búsqueda avanzada contiene un conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creación, fecha de la última modificación y número de diapositivas) y condiciones asociadas (como igual a, en o antes de, más que o sí/no) para ayudarle a buscar determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el criterio de búsqueda “nombre de archivo incluye aprendizaje”, donde nombre de archivo es la propiedad, incluye es la condición y aprendizaje es el valor, para encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opción de búsqueda rápida está instalada en el equipo, PowerPoint podrá buscar en los archivos y organizar la información para poder recuperarla con mayor rapidez.
Si esta opción no está instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas Búsqueda básica para instalarla.
Para buscar una presentación con el panel de tareas Búsqueda básica:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Buscar.
Aparecerá el panel de tareas Búsqueda básica. Si aparece el panel de tareas Búsqueda avanzada, haga clic en Búsqueda básica en la parte inferior del panel.
2 En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar en los archivos.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casilla de verificación Ubicaciones para buscar archivos de presentación.
O bien, active la casilla de verificación En cualquier sitio para buscar en todos los archivos del equipo.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y active la casilla de verificación correspondiente a los tipos de elementos que desea buscar o active la casilla de verificación Cualquier cosa para buscar todos los tipos de archivo.
5 Haga clic en Búsqueda avanzada en la parte inferior del panel de tareas Búsqueda básica para que aparezca el panel de tareas Búsqueda avanzada.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad.
El cuadro Propiedad mostrará las propiedades de la presentación abierta en este momento.
7 Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedad que desee buscar.
8 En el cuadro Condición, elija una condición en la lista o escriba una condición.
9 En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condición.
10 Si los criterios de búsqueda anteriores existen, haga clic en Y para agregar criterios que deban ser verdaderos además de los
anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea suficiente, independientemente de los criterios anteriores.
11 Haga clic en Agregar para agregar el criterio de búsqueda.
12 Haga clic en Buscar.
PowerPoint buscará en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas.
Cuando haya terminado la búsqueda, PowerPoint mostrará los archivos que cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la búsqueda. Puede hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la búsqueda para abrirlos.
Agregar un encabezado y un pie de página
Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de página, los cuales se mostrarán en todas las diapositivas, copias impresas o páginas de notas. Los encabezados y pies de página contienen información útil acerca de la presentación, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el número de página o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar más de un encabezado y pie de página a una presentación, puede tener diferentes encabezados y pies de página para las diapositivas, notas y documentos para distribuir. Puede agregar rápida y fácilmente un encabezado y un pie de página a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas del orador mediante el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. La información de encabezado y pie de página aparece en la diapositiva maestra.
En este ejercicio agregará un encabezado y un pie de página a una presentación.
1 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página con la ficha Diapositiva abierta.
2 Active la casilla de verificación Pie de página y escriba Aprendizaje para empleados a la derecha de la frase Contoso, Ltd.
En el cuadro Vista previa, un rectángulo negro resalta la posición del pie de página en las diapositivas. El cuadro de diálogo debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:
3 Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir.
Aparecerán las opciones de encabezado y pie de página para las páginas de notas y documentos para distribuir. Se activarán las cuatro casillas de verificación.
4 Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.
5 Haga clic en el cuadro Pie de página y escriba Contoso, Ltd.
6 Desactive la casilla de verificación Fecha y hora.
PowerPoint incluirá el encabezado, el pie de página y el número de página en todas las páginas de notas o de documentos para distribuir que imprima.
7 Haga clic en Aplicar a todas.
La información de encabezado y pie de página se aplicará a las diapositivas, y a las página de notas y de documentos para distribuir.
Observe que la diapositiva actual aparecerá con el pie de página.
Vista preliminar de una presentación
Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrán las presentaciones antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opción de cambiar entre varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir, y de cambiar la orientación de impresión. Si va a utilizar una impresora en blanco y negro para imprimir una presentación en color, querrá comprobar que la presentación impresa será legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo.
Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la apariencia que tendrán cuando se impriman.
Con la opción Blanco y negro puros, los colores se muestran únicamente en blanco y negro; en cambio, con la opción Escala de grises se muestran en distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve en blanco y negro, puede cambiar la opción de color a blanco y negro en la vista Normal.
En este ejercicio obtendrá la vista preliminar de los documentos para distribuir de la presentación, verá las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro puros, y cambiará la apariencia de las diapositivas en blanco y negro.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar.
La pantalla cambiará a la vista preliminar y mostrará la presentación con las opciones seleccionadas actualmente.
Importante
Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se mostrarán con escala de grises en la vista preliminar.
2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha hacia debajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos (2 diapositivas por página).
La pantalla de vista preliminar muestra la presentación como un documento con dos diapositivas por página.
3 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha hacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y haga clic en Escala de grises.
La pantalla de vista preliminar mostrará la presentación en una escala de grises con sombras.
4 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Página siguiente.
La pantalla de vista preliminar mostrará la siguiente página del documento para distribuir.
5 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo más) en el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva superior.
La pantalla de vista preliminar se ampliará para ver una vista más detallada de la diapositiva.
6 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo menos) en el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva.
La pantalla de vista preliminar se reducirá para ver la vista original de la diapositiva.
7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Página anterior.
La pantalla de vista preliminar mostrará la página anterior del documento para distribuir.
8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.
Se cerrará la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecerá en la vista anterior.
9 Haga clic en el botón Vista normal, si es necesario, y haga clic en la ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el panel Esquema/Diapositivas.
10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o escala de grises y, a continuación, haga clic en Escala de grises.
La diapositiva cambiará de color a escala de grises y se abrirá la barra de herramientas Vista Escala de grises. Todavía puede ver las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas, lo que permite comparar más fácilmente las diapositivas en color con las de blanco y negro.
11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o escala de grises y, a continuación, haga clic en Blanco y negro puros.
La diapositiva se mostrará en blanco y negro puros.
botón Valor y, después, haga clic en Negro con relleno en escala de grises.
El fondo de la diapositiva cambiará de blanco a gris.
13 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Valor y, después, haga clic en Blanco.
El fondo de la diapositiva será de nuevo blanco.
14 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Cerrar Vista en blanco y negro.
La diapositiva volverá a cambiar a color.
Impresión de una presentación
Hay varias formas de imprimir una presentación de PowerPoint: como diapositivas, notas para el orador, documentos para distribuir a la audiencia o esquema. PowerPoint simplifica la impresión de una presentación. Detecta el tipo de impresora que ha elegido (ya sea a color o de blanco y negro) e imprime la versión apropiada de la presentación. Por ejemplo, si selecciona una
impresora en blanco y negro, se configurará la presentación para que se imprima en sombras de gris (escala de grises).
PowerPoint imprime las diapositivas y los suplementos basándose en las opciones del cuadro de diálogo Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir puede seleccionar una impresora o la opción de imprimir en un archivo. Allí establece el intervalo de impresión, que define qué diapositivas se imprimirán.
Puede elegir imprimir varias copias de una presentación y, si imprime más de una copia de cada diapositiva, puede elegir intercalar la presentación a medida que se imprime. Cuando intercala la presentación, PowerPoint imprime una copia completa antes de imprimir la copia siguiente. El cuadro de diálogo Imprimir también contiene un botón Vista previa que le lleva a la ventana Vista preliminar, donde puede ver cómo quedarán los cambios realizados.
Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Imprimir en el cuadro de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como uno de cuatro tipos de resultado:
● Diapositivas Imprime las diapositivas tal y como aparecen en la pantalla, una por página. Para imprimir una diapositiva como una transparencia se sigue el procedimiento habitual, excepto que en lugar de papel hay que poner en la impresora transparencias.
● Documentos Imprime una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página.
● Páginas de notas Imprime cada diapositiva con las notas del orador debajo.
● Vista Esquema Imprime las diapositivas con formato, de acuerdo con la configuración de la vista actual. Lo que se ve en la ficha Esquema es lo que aparece en el documento impreso.
Si va a imprimir las diapositivas con una imprenta profesional, deberá imprimirlas en un archivo en lugar de en una impresora.
Para imprimir las diapositivas en un archivo, active la casilla de verificación Imprimir a archivo de la sección Impresora.
A continuación se muestra un ejemplo de cada tipo de impresión.
Diapositiva (horizontal)
Página de notas
Página de documento para distribuir
Página de esquema
Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises en el cuadro de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como una de tres opciones de color:
● Color Utilice esta opción para imprimir una presentación en color en una impresora de color. Si selecciona una impresora de blanco y negro con esta opción, la presentación se imprimirá en escala de grises.
● Escala de grises Utilice esta opción para imprimir una presentación en escala de grises en una impresora de color o de blanco y negro.
● Blanco y negro puros Utilice esta opción para imprimir una presentación sólo en blanco y negro, sin grises, en una impresora de color o de blanco y negro.
Por último, en la parte inferior del cuadro de diálogo Imprimir se encuentran las siguientes opciones de impresión, que permiten mejorar el resultado:
● Ajustar al tamaño del papel Utilice esta opción para ajustar las diapositivas al tamaño del papel de la impresora en caso de que el papel no se corresponda con las opciones de tamaño y orientación de las diapositivas.
● Enmarcar diapositivas Utilice esta opción para agregar un marco alrededor de las diapositivas de la presentación que va a imprimir.
● Incluir páginas de comentarios Utilice esta opción para que se impriman los comentarios que haya insertado en la presentación.
● Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opción para que se impriman todas las diapositivas ocultas.
Si está satisfecho con las opciones actuales del cuadro de diálogo Imprimir, puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar para imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic en el comando Imprimir del menú Archivo para imprimir con otras opciones diferentes.
En este ejercicio examinará los tipos de resultados y las opciones de impresión.
Después imprimirá diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador de la presentación.
1 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya el cuadro de diálogo Imprimir).
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
Diapositiva actual.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Diapositivas.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises, haga clic en Escala de grises y, después, haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimirá la diapositiva actual de la presentación.
Aparecerá un pequeño icono de impresión en la barra de estado que muestra el estado de la impresión.
Sugerencia
Todas las impresoras imprimen el texto y los gráficos de manera
ligeramente distinta. PowerPoint ajusta el tamaño de las diapositivas de la presentación a la impresora que usted elija. Mediante fuentes escalables, como fuentes TrueType, PowerPoint le permite imprimir una presentación en distintas impresoras y conseguir los mismos resultados. Cuando imprime una presentación con fuentes escalables, PowerPoint reduce o amplía el tamaño del texto de la presentación para cada impresora con el fin de conseguir resultados coherentes.
5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos.
7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Diapositivas por página y, después, haga clic en 2.
Observe que PowerPoint activará la casilla de verificación Enmarcar diapositivas cuando usted seleccione Documentos.
8 Haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimirá las diapositivas de la presentación como páginas de documentos.
9 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
10 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Página de notas.
11 En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción Diapositivas.
El punto de inserción aparecerá en el cuadro de intervalo junto a la opción Diapositivas.
Puede imprimir documentos para distribuir a la audiencia en seis formatos: una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página.
12 Escriba 1-3; 5.
PowerPoint imprimirá las páginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.
13 Haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimirá las páginas de notas 1, 2, 3 y 5.
Sugerencia
Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y, después, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, después, haga clic en el botón Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se tratara de cualquier imagen.
Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a abrir una presentación existente, agregar un encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas e imprimir una presentación.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
PowerPoint cerrará la presentación.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint.
PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.
Puede imprimir páginas de notas o diapositivas en cualquier orden si especifica los números de diapositiva y los intervalos separados por signos de punto y coma.
Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?
2 ¿Qué cuatro opciones puede especificar en un encabezado o en un pie de página?
3 ¿En qué tipos de resultados puede imprimir una presentación?
4 ¿Cómo imprimiría documentos para distribuir a la audiencia con cuatro diapositivas por página?
5 ¿Cómo puede obtener una vista preliminar del esquema de una presentación antes de imprimirla?
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas por página sin un marco.
Ejercicio 2: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por página en orden vertical.
Ejercicio 3: abra la presentación Días no laborables que creó en el ejercicio 3 de la lección 2. Agregue un pie de página a todas las diapositivas que muestre la fecha (elija la opción de fecha que se actualiza automáticamente), el número de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las páginas de notas y de documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se actualice automáticamente) y el texto Días no laborables y tiempo personal, y un pie de página con el texto A. Datum Corporation.
Ejercicio 4: abra la presentación Días no laborables y véala en Vista preliminar. Cambie a la vista Esquema. Amplíe la vista para ver el texto de encabezado y pie de la página. Imprima la presentación como un esquema.
Ejercicio 5: abra la presentación Vacaciones que creó para el ejercicio 4 de la lección 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros.
Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las páginas de notas en escala de grises, con un marco alrededor de las páginas.
