CRITERIOS DE JUSTIFICACIÓN
PLAN GENERAL DE PROMOCIÓN EXTERIOR Y MARCAS
“LÍNEA DE APOYO A LA IMAGEN MODA”
AÑO 2013
Í N D I C E
1. Objeto...3
2. Legislación Aplicable ...3
3. Obligaciones del Perceptor ...3
4. Ciclo Operativo ...4
5. Justificación ...4
A. Proceso de Justificación ...4
B. Documentación a Presentar ...6
B.1. Documentación Jurídica/Física ...6
B.2. Documentación de Contenido Económico...8
B.3. Justificación Técnica ...10
C. Conceptos Apoyables y Justificación...11
D. Pago de la Ayuda……….16
1. OBJETO
El presente documento recoge de forma sintética el procedimiento de justificación de las ayudas concedidas por ICEX, desde el momento de la finalización de la actividad objeto de apoyo hasta la liquidación de ésta, por parte de los perceptores de las mismas.
En concreto, el documento resume el procedimiento de justificación de las ayudas dirigidas a apoyar la difusión de la moda española, mediante la consolidación en el exterior del posicionamiento y la imagen individual de la firmas españolas del sector caracterizadas por su innovación, su calidad y su diseño.
2. LEGISLACIÓN APLICABLE
La justificación de las ayudas se ajustará a lo descrito en el presente manual y, de manera supletoria, a la legislación existente en la materia.
3. OBLIGACIONES DEL PERCEPTOR
Se entiende por Perceptor aquella entidad a favor de la cual se aprueba la ayuda y que es quien está obligado a realizar la actividad objeto de apoyo y a justificar la misma.
Las obligaciones que, con carácter general y al margen de otras obligaciones específicas descritas en este manual, debe cumplir el perceptor de la ayuda son las siguientes:
1.- Realizar la actividad que ha motivado la concesión de la ayuda.
2.- Justificar ante ICEX, dentro del plazo establecido, la realización de la citada actividad.
3.- Permitir las actuaciones de comprobación que se estimen necesarias por parte de ICEX, bien directamente o indirectamente a través de firmas auditoras u otros medios.
4.- Comunicar la obtención o solicitud de otras ayudas para la misma actividad, indicando los conceptos de gasto de éstas.
5.- Acreditar, tanto de forma previa a la aprobación de la ayuda como en el momento de la justificación, hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
6.- Tener debidamente contabilizados todas las operaciones relacionadas con los gastos objeto de ayuda.
7.- Conservar toda la documentación justificativa de la aplicación de los fondos recibidos.
Tanto los conceptos de gasto como el importe objeto de la ayuda, así como el plazo, forma y condiciones de justificación, serán puestos en conocimiento del perceptor en el correspondiente comunicado de aprobación de la ayuda remitido por ICEX, debiéndose ceñir el perceptor a lo establecido en el mismo y en el presente manual.
Cualquier desviación a la baja que afecte a los conceptos de gasto e importes autorizados, debe ponerse en conocimiento de los Departamentos Sectoriales de ICEX para su análisis y determinación oportuna de forma previa a iniciar el proceso de justificación a través de la Oficina Virtual a la que se hace referencia seguidamente en el apartado 4.
4. CICLO OPERATIVO
Con objeto de facilitar, a través de la utilización de la administración electrónica, las transacciones de los administrados, reduciendo los plazos de espera y favoreciendo el establecimiento de una relación directa entre éstos y la administración, se establece la Oficina Virtual http://oficinavirtual.icex.es/GestionAyudas como medio de justificación de las actividades objeto de ayuda de ICEX.
La documentación podrá ser revisada directamente en ICEX o bien a través de alguna de las firmas de auditoria designadas a tal efecto en función de lo indicado en el comunicado de aprobación.
- En el caso de que la documentación sea revisada directamente por ICEX, todos los justificantes necesarios deberán ser remitidos al Área de Presupuestos de la Dirección Económico – Financiera para su revisión, una vez se haya completado toda la información que se le ha requerido en la Oficina Virtual para su expediente.
En este primer caso, se deberán escanear y adjuntar en la Oficina Virtual de ICEX todos y cada uno de los documentos de gasto y de pago, independientemente de que se remitan por correo ordinario los originales de los mismos para su revisión en ICEX. Del mismo modo, se procederá con el material de promoción, inserciones publicitarias, etc. (Ver punto 5.III “Justificación Técnica”). Posteriormente, una vez revisada la citada documentación, se procederá a su devolución al perceptor.
- En el caso de que la documentación sea revisada por una firma auditora, además de cumplimentar toda la información solicitada en la Oficina Virtual, los justificantes originales deberán estar en poder del perceptor y serán puestos a disposición de la firma designada por ICEX para llevar a cabo la revisión, que elaborará un informe en el que se harán constar los gastos presentados y los aceptados. A estos efectos, la revisión se ceñirá exclusivamente a los gastos objeto de apoyo, no revisándose en consecuencia aquellos gastos que no figuren expresamente en el comunicado de aprobación.
5. JUSTIFICACIÓN
A. Proceso de Justificación
En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX http://oficinavirtual.icex.es/GestionAyudas se puede acceder a los siguientes manuales:
- Manual de usuario, que detalla el correcto uso de la aplicación informática mediante la cual se realiza el proceso de justificación de ayudas concedidas por ICEX.
- Procedimientos de justificación, que detallan, para cada tipo de ayuda, el procedimiento que debe seguir el perceptor para la correcta justificación de los gastos objeto de apoyo.
A.1. Requisitos del perceptor:
Tanto para el acceso al sistema como para la firma de los envíos de documentación, el perceptor deberá cumplir los siguientes requisitos:
• Poseer un certificado digital válido. Se considera válido cualquier certificado digital emitido para su empresa por una Autoridad de Certificación adherida a la plataforma del Ministerio de
Administraciones Públicas. La relación de estas entidades puede ser consultada en la siguiente dirección: http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/afirma
• Tener instalado el software de firma digital en su ordenador. En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX http://oficinavirtual.icex.es/GestionAyudas se puede acceder al manual de ayuda para la instalación del software de firma digital, seleccionando la opción Manual Applet Firma.
IMPORTANTE: En el caso de que la entidad perceptora de la ayuda quisiese autorizar / otorgar la representación a un tercero para que realice la justificación de la ayuda en su nombre, deberá remitir por correo ordinario (ATT: Área Presupuestaria. Paseo de la Castellana, 14-16. CP 28046 Madrid) correctamente cumplimentado y con anterioridad al inicio del proceso de justificación el Anexo “Modelo de autorización para procesos telemáticos de la Oficina Virtual de ICEX” que podrá descargarse en el siguiente enlace http://oficinavirtual.icex.es/GestionAyudas. Es obligatorio que el autorizado disponga de un certificado digital para poder realizar los trámites de justificación.
A.2. Plazo de justificación:
Para la justificación económica de las ayudas, las entidades perceptoras deberán presentar toda la documentación relativa a la ejecución de la ayuda en el plazo estipulado en el comunicado de aprobación, que será como máximo de tres meses contados desde la fecha de finalización de la actividad objeto de apoyo. El incumplimiento de la obligación de justificación de la ayuda en el plazo establecido o la justificación insuficiente de la misma puede suponer, en caso de no subsanarse en el plazo establecido para ello, la anulación de la citada ayuda.
A.3. Proceso de justificación en el supuesto de revisión a través de firmas auditoras:
• Antes del 20 de febrero de 2014 (Finalización del Plazo de Justificación) la entidad perceptora debe completar la documentación solicitada para cada expediente en la Oficina Virtual, comunicando así a ICEX su disponibilidad para llevar a cabo la justificación de la ayuda. Para el 2º y 3er año la fecha tope será igualmente el 20 de febrero de 2014.
• La firma auditora encargada de la revisión de la documentación, previo aviso de ICEX, concertará (vía correo electrónico) la fecha para realizar dicha tarea (no superando un plazo de 20 días) con la entidad perceptora, que se realizará en la sede de la entidad perceptora de la ayuda.
• La firma auditora, elaborará un Informe Provisional (15 días desde la fecha de visita), en base a la revisión de la documentación recopilada, que estará visible en la Oficina Virtual de ICEX. La documentación permanecerá en las instalaciones del perceptor, salvo aquella que la Firma Auditora deba remitir a ICEX. En este proceso, se validarán y estampillarán los justificantes de gasto a efectos del control de la concurrencia de ayudas.
• Una vez emitido el Informe Provisional, el perceptor de la ayuda tiene un plazo de 10 días para intentar subsanar las incidencias que hayan podido ser reflejadas en dicho Informe mediante la presentación de documentación adicional o la redacción de una carta de alegaciones que se deberá adjuntar en la Oficina Virtual de ICEX, para su revisión por la firma auditora.
No se admitirán nuevos comentarios o documentación siempre que haya vencido el plazo de alegaciones. Aquellas incidencias que no hayan sido alegadas no serán consideradas a efectos de su posible levantamiento en la valoración a realizar por ICEX.
o Si no se reciben alegaciones, transcurrido el plazo de 10 días fijado para presentarlas, se procederá a elevar el Informe Provisional a Definitivo. Este informe estará disponible en la Oficina Virtual de ICEX.
o Si se reciben alegaciones, la firma auditora revisará la documentación y las alegaciones adjuntadas por parte del perceptor de la ayuda, y en un plazo máximo de 5 días contestará a las alegaciones y adjuntará el Informe Definitivo en la Oficina Virtual de ICEX. Este Informe Definitivo no admite ninguna alegación adicional ni la presentación de documentación adicional.
ICEX realizará una valoración final del informe de la actividad y de las incidencias, determinando el importe final de la ayuda.
ICEX podrá no liquidar la ayuda concedida y proceder a su anulación si el importe de liquidación de ésta es inferior al 75% de la ayuda aprobada, o proceder a liquidarla, sin aplicar este porcentaje de ejecución mínimo, en los casos en los que estime que han concurrido circunstancias especiales, suficientemente acreditadas por la empresa, que deriven en una valoración positiva de la ayuda.
Asimismo, ICEX podrá no considerar a efectos del cálculo de la ayuda a liquidar, aquellos gastos que, cumpliendo los requisitos formales establecidos en el presente manual, no se ajusten a la normativa existente o no sean considerados adecuados a la acción para la que se concedió la ayuda. En estos casos, se comunicará expresamente al perceptor de la ayuda los motivos que originen tales invalidaciones.
B. Documentación a presentar
A continuación se detalla la documentación que debe presentar con carácter general el perceptor de la ayuda, si bien debe tenerse en cuenta que en cualquier momento del proceso ICEX o la firma auditora que éste designe, podrán solicitar la información adicional que estimen necesaria para realizar la valoración.
B.1. Documentación Jurídica/Física
• Certificaciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con vigencia mínima de cuatro meses a partir de la fecha de justificación, referentes a declaraciones y autoliquidaciones acreditativas de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias o ANEXO III:
“Autorización expresa para la obtención por parte de ICEX de certificados telemáticos”.
• Certificaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social, con vigencia mínima de cuatro meses a partir de la fecha de justificación, acreditativas de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de cotización a la Seguridad Social o ANEXO III: “Autorización expresa para la obtención por parte de ICEX de certificados telemáticos”.
Estas certificaciones son complementarias a las que, de la misma naturaleza, se requieren en el momento de la solicitud de la ayuda.
ESTAS CERTIFICACIONES DEBERÁN SER PRESENTADAS POR PERCEPTOR Y BENEFICIARIOS EN EL MOMENTO DE SOLICITAR LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA A TRAVÉS DE OFICINA VIRTUAL; AQUELLAS ENTIDADES QUE CON ANTERIORIDAD HAYAN AUTORIZADO A ICEX LA CONSULTA TELEMÁTICA DE ALGUNO DE LOS DATOS ANTERIORES, NO DEBERÁN ADJUNTAR ESTA DOCUMENTACIÓN.
En el caso de expedientes auditables, si en el momento de la solicitud de la justificación de la actividad no se encontrase al corriente de las obligaciones tributarias o de cotización a la Seguridad Social, de forma previa a la emisión del informe definitivo por parte de la firma auditora se deberá acreditar que esta circunstancia ha sido subsanada.
En el caso de expedientes no auditables (revisados directamente por ICEX), si en el momento de la solicitud de la justificación de la actividad no se encontrase al corriente de las obligaciones tributarias o de cotización a la Seguridad Social, esta circunstancia le será notificada por ICEX y dispondrá de 15 días naturales para acreditar que esta circunstancia ha sido subsanada.
En cualquiera de los dos casos (expedientes auditables y no auditables), la acreditación de la subsanación deberá realizarse inexcusablemente mediante entrega del certificado correspondiente, incluso en el caso de aquellas empresas que hayan autorizado con anterioridad a ICEX la consulta telemática. De no ser así, se procederá a la anulación de la ayuda correspondiente.
• Declaración jurada de las ayudas que se hayan solicitado u obtenido de otros organismos públicos o privados para esta misma actividad, de acuerdo con el ANEXO B (deberán completar el modelo establecido todas las entidades participantes). Debe detallarse claramente los conceptos de gasto para los que se ha solicitado u obtenido ayuda y el importe de cada uno de ellos.
La ausencia de esta documentación o la evidencia de existencia de deudas no aplazadas o fraccionadas en los 2 primeros casos llevará aparejada la imposibilidad de liquidar la ayuda así como su correspondiente anulación.
• Impreso de solicitud cumplimentado.
• Catálogo de productos de la empresa.
• Última memoria disponible de la empresa.
• Copia del C.I.F. de la empresa. (solamente para empresas que solicitan apoyo por primera vez)
• Indicación de condición de PYME, o no, según la normativa de la Unión Europea.
• Balance de situación y cuenta de resultados del último ejercicio disponible.
• Nota informativa actualizada del Registro Mercantil indicando: objeto social, cifra de capital social, órganos de gobierno de la sociedad, representantes, apoderados de la misma y composición del capital. No se admitirán certificados acreditativos de la presentación de declaraciones y autoliquidaciones.
B.2. Documentación de contenido económico
B.2.I Relación de gastos (Ver Anexo C - Relación de Gastos)
Se presentará una relación de gastos según el modelo establecido, en la cual se indique el importe total de la actividad por epígrafes de gasto aprobados (Ver Anexo C - Relación de gastos).
La relación de gastos deberá ser completada y presentada en formato Excel por el responsable de la entidad agrupadora, y en ella figurarán los documentos por orden cronológico, por cada tipo de gasto, según el orden aprobado en el Comunicado de Aprobación de la Ayuda.
B.2.II Gastos y Pagos
La justificación de la ayuda se realizará aportando siempre justificantes originales, salvo aquellas ayudas en las que se establezca la posibilidad de un procedimiento alternativo.
Documentos de GASTO
- Originales de los justificantes que soporten la realización efectiva del gasto, (facturas, tapas de billetes aéreos, pasajes, nóminas, seguros sociales, contratos de alquiler, contratos de trabajo, de prestación de servicios, escrituras de constitución, etc.), así como documentación bancaria original de los pagos (excepción hecha de aquellos documentos de los que la empresa no custodia originales –cheques entregados-). Esta documentación se presentará ordenada por conceptos de gasto, acompañada de una relación de los justificantes, agrupados según el mismo criterio.
- Se admitirán duplicados originales de los documentos de gastos o facturas, siempre y cuando se presente el Anexo K correctamente cumplimentado en el momento de la justificación relacionando las facturas presentadas.
- Se admitirán los documentos de gastos electrónicos o facturas electrónicas, siempre y cuando dichas facturas cumplan la normativa de la Directiva 115/2001, el Real Decreto 1496/2003, Real Decreto 87/2005, Orden Ministerial EHA/962/2007 y PRE/2971/2007. Estas facturas deberán ir siempre acompañadas del Anexo L correctamente cumplimentado en el momento de la justificación, relacionando las facturas presentadas.
- Las facturas deben contener suficiente información de detalle que permita relacionarla con el gasto justificado. En aquellos casos en los que dicha información no sea suficiente, el gasto realizado habrá de detallarse por otros medios.
- La justificación de gastos debe ser tal que haga posible, sencilla y transparente la demostración de los mismos, dejando para ello, una pista de auditoria sobre su justificación, contabilización y pago.
- Las facturas justificativas de gastos incurridos en España presentadas por las entidades perceptoras habrán de incluir la siguiente información:
Fecha de emisión de la factura
Número de la factura
Razón social y NIF del emisor y de la entidad beneficiaria
Descripción de los bienes o gastos incurridos en la factura
Importe unitarios por artículo/concepto de gasto.
Detalle del IVA o del IRPF en su caso, etc.
- Si las facturas están en idioma distinto del español, inglés, francés, italiano o portugués, deberá adjuntarse traducción de la descripción del servicio, suministro u otro tipo de gasto que corresponda.
- Si las facturas corresponden a gastos incurridos en otro país, deberán ajustarse a los requisitos que exija la legislación de cada uno de ellos.
- Sólo serán apoyables los gastos devengados dentro del periodo objeto de apoyo que conste en el Comunicado de Aprobación de la Ayuda.
- En ningún caso serán apoyables en ningún programa de ayuda los siguientes tipos de gasto:
Gastos financieros y fiscales.
Multas, sanciones financieras y gastos de procedimiento legales.
Los impuestos, tasas y sanciones, excepto el IVA o impuesto extranjero equivalente, que podrá ser objeto de apoyo en los casos en los que la entidad esté exenta de declaración de este impuesto y presente la documentación que evidencie este hecho.
- Los Gastos se referirán exclusivamente a los epígrafes aprobados en el Comunicado de Aprobación de la Ayuda.
- Todos los justificantes originales presentados serán validados y estampillados a fin de dejar constancia de la ayuda a recibir, a efectos del control de la posible concurrencia de las mismas.
Documentos de PAGO
- Se presentarán adjuntos a cada documento de gasto su/s correspondiente/s documento/s de pago:
Pago por medio de cheque bancario. Fotocopia del cheque y del extracto bancario donde figure el cargo del cheque.
Pago por medio de transferencia. Copia de la transferencia y fotocopia del extracto bancario donde figure el cargo por la misma.
Pago por medio de efectos (letras, pagarés, etc.). Copia de los efectos por medio de los cuales se realiza el pago, así como copia de los extractos bancarios donde figure su cargo.
Otras formas de pago. Documentación soporte (contrato) justificativo de la forma de pago acordada, así como copia de los extractos bancarios donde figure el cargo por el pago.
- En el caso de que exista un mismo documento de pago para varios documentos de gasto, éste se fotocopiará tantas veces como documentos de gasto a los que haga referencia, y se adjuntará a cada uno de los documentos de gasto una copia de dicho documento de pago.
- No se admiten los pagos en efectivo, excepto para la compra de pequeño material, siempre con la acreditación de factura y/o recibí, y siempre que no se superen los 600 euros. Se recomienda que todos los pagos se efectúen mediante un medio bancario, cheque o preferiblemente transferencia bancaria. En caso de realizarse pagos en efectivo se deberá remitir un recibí sellado por el proveedor especificando el número de factura y la fecha en la cual el pago se ha hecho efectivo.
- Los justificantes bancarios de pago deben coincidir exactamente con el importe de la factura, IVA incluido. En el caso de que el importe reflejado en el documento bancario no coincida con el importe del documento de gasto (pago agrupado), se deberá remitir un desglose de los pagos efectuados donde pueda identificarse el documento de gasto en cuestión. Dicho desglose deberá estar sellado por el banco (la suma del desglose bancario deberá coincidir con el importe reflejado en el pago agrupado).
- Un gasto no será apoyable por ICEX si no ha sido efectivamente pagado.
- Los pagos deben ser dinerarios. En el caso de que el pago se realice por compensación de deudas, deberá acreditarse el mismo mediante escrito del proveedor aceptando dicha forma de pago.
Registros Contables
Unida a la documentación de “Gastos” y “Pagos”, deberán entregarse los Registros Contables (Libro Mayor y Libro Diario) en donde figuren reflejados las el reconocimiento de los gastos realizados así como el pago de los mismos. La ausencia de contabilidad será causa suficiente para la no aceptación del gasto justificado.
Añadido a lo anterior, deberá presentarse cualquier otra documentación que les pueda ser solicitada por la firma auditora durante el proceso de revisión y que evidencie la realización, pago y contabilización de los diferentes gastos presentados.
B.3. Justificación Técnica
- Informe sobre la ejecución de la actividad objeto de la ayuda, de acuerdo con el Anexo D (existen varios modelos de informe de actividad en función de la actividad realizada), en aquellos casos en los que así se solicite.
- Ejemplares, tanto del material promocional y de las publicaciones en las que aparezcan las inserciones publicitarias, como de los vídeos, cuñas de radio o televisión o de otros soportes en los que se haya realizado campaña publicitaria.
- Ejemplares de los catálogos, cd´s o material promocional objeto de apoyo.
- Si han participado en Ferias, deberán aportar foto o vídeo del frontis del stand donde se pueda ver la marca española y razón social de la filial.
El ICEX podrá recabar información adicional o efectuar verificaciones directas, cuando así lo requieran, a su juicio, la valoración de la actividad o la justificación del gasto.
IMPORTANTE:
o La inexistencia de soporte físico justificativo del gasto en los casos que los que éste deba aportarse supondrá la no aceptación del gasto justificado.
o Todo el material de promoción, publicidad, inserciones en catálogos, fotografías, etc. debe ser adjuntado en la Oficina Virtual del ICEX en formato electrónico (.pdf, .jpg, .avi, .mpeg, .mp3, etc.). Además, deberán conservar ejemplares originales para que las firmas auditoras realicen las correspondientes comprobaciones y, en el caso de ser una ayuda revisada en ICEX, enviar dicho material junto al resto de documentación solicitada.
NOTA: en el siguiente enlace podrá encontrar los “Procedimientos para justificar las ayudas ICEX” y accediendo a los Expedientes año 2013 podrá descárguese la “Guía de justificación del material promocional”: www.icex.es/criteriosjustificacionicex2013
C. Conceptos apoyables y justificación
- Participación en pasarelas:
Se apoyarán las presentaciones de colecciones llevadas a cabo en pasarelas internacionales de reconocido prestigio, “showrooms” colectivos de gama alta o presentaciones individuales, siempre y cuando las fechas de celebración de estas actividades sean coincidentes con las de las “Semanas de la Moda” de la ciudad en la que se celebren, en los siguientes países: Brasil, Estados Unidos, Francia, Italia, Japón, México, Reino Unido y Rusia.
Para los sectores de calzado, marroquinería, joyería y bisutería, se considerarán las presentaciones que se realicen en las ciudades consideradas “escaparates internacionales de la moda” aunque no coincidan en fechas con las “Semanas de la Moda” de la ciudad en la que se celebren.
Se apoyarán los gastos directamente relacionados con la celebración de la pasarela o presentación relativos a:
Alquiler de espacio y cuotas de participación
Producción desfile: decoración de la sala y producción del desfile, incluyendo gastos de iluminación, sonido, estilismo, peluquería, casting, maquillaje, sastrería, diseño músico.
Gastos de promoción y contratación de los servicios de agencias de comunicación y/o relaciones públicas (quedan excluidos los gastos relacionados con servicios de catering a invitado).
Invitación a profesionales: Gastos de invitación a la presentación de profesionales de medios de comunicación no españoles (avión y alojamiento: 1 noche para profesionales del mismo continente y 2 noches para los restantes).
Transporte de la colección a presentar, siempre y cuando tenga como origen y retorno el lugar de fabricación de las prendas en España.
Material de difusión y promoción: Edición y producción de material promocional (invitaciones, carpetas de prensa, etc.) y material publicitario elaborados para la promoción y publicidad de la actividad objeto de apoyo
Relaciones públicas.
A continuación se detalla la documentación que debe presentarse para la justificación de cada uno de los gastos indicados:
- Alquiler de espacio y cuotas de participación:
Justificación:
o Factura detallada de los servicios prestados. Si la factura no contiene detalle de dichos servicios, deberá adjuntarse presupuesto u otro documento equivalente donde figuren los mismos debidamente desglosados.
o Justificantes bancarios del pago realizado. Copia de la transferencia bancaria o del cheque emitido. En este último caso, será necesario aportar también el extracto bancario donde figure el cargo en cuenta de dicho cheque.
- Producción desfile: gastos producción desfile.
Justificación:
o Factura detallada de los servicios prestados. Si la factura no contiene detalle de dichos servicios, deberá adjuntarse presupuesto u otro documento equivalente donde figuren los mismos debidamente desglosados.
o Justificantes bancarios del pago realizado. Copia de la transferencia bancaria o del cheque emitido. En este último caso, será necesario aportar también el extracto bancario donde figure el cargo en cuenta de dicho cheque.
- Gastos de promocióny contratación de los servicios de agencias de comunicación y/o relaciones públicas (quedan excluidos los gastos relacionados con servicios de catering a invitado).
Justificación:
o Factura y/o recibo acreditativo del servicio realizado. En el caso del recibo (solo para personas físicas), debe figurar claramente identificados los datos personales de quien ha prestado el servicio.
o Justificantes bancarios del pago realizado. Para importes no muy elevados y sobre todo para servicios prestados por personas físicas, se podrá admitir el pago en efectivo siempre y cuando se adjunte el recibí del proveedor correspondiente.
- Invitación a profesionales: Gastos de invitación a la presentación de profesionales de medios de comunicación no españoles (avión y alojamiento: 1 noche para profesionales del mismo continente y 2 noches para los restantes).
Justificación:
Para la justificación económica de la ayuda deberá presentarse:
Para los pasajes
- Factura de la agencia de viajes o de la compañía aérea.
- Justificantes de los de los pasajes utilizados, en los que debe figurar :
o Nombre del pasajero o Fechas de los vuelos o Importe del billete
- Si el billete fuera electrónico, el documento a presentar será el entregado por la agencia de viajes, el cual ha de contener :
o Nombre del pasajero o DNI o pasaporte o Localizador o Numero de billete o Aceptación de la emisión o Condiciones de la tarifa
La agencia de viajes únicamente podrá cobrar, además del precio que figure en el billete, aquellas cantidades estipuladas en concepto de emisión de los mismos. Esta información debe figurar de forma separada en la factura para cada uno de los billetes emitidos.
Solo se liquidarán billetes en clase turista, salvo que, dadas las características de los invitados, se aprueben expresamente billetes de clase Business.
Para el alojamiento
- La factura de la agencia de viajes deberá indicar :
o El hotel
o El nombre de los huéspedes o El tipo de habitación
o El régimen de alojamiento
o Las fechas de estancia, que se deberán ajustar a las fechas de la actividad, no admitiéndose variaciones salvo indicación expresa.
o El importe por invitado
En principio solo se admitirán gastos de aquellos invitados que hayan acudido finalmente y que figurarán en el comunicado de aprobación, pero no de aquellos que, aun estando incluidos en dicho comunicado, anularon su participación. Excepcionalmente podrán admitirse, previa consulta a ICEX, algún gasto de invitados que no hayan acudido cuando se acredite la imposibilidad de recuperar los importes del pasaje o del alojamiento y siempre y cuando no sea consecuencia de negligencia por parte del perceptor o de la agencia de Viajes.
Cualquier cambio en las circunstancias de la Presentación y que afecten a la ayuda aprobada (distintos invitados, cambios en el numero de días) deberá comunicarse a ICEX tan pronto se conozca y, en cualquier caso, con anterioridad a la comunicación de tener la documentación justificativa preparada. Estos cambios deberán ser aceptados expresamente por ICEX y comunicada su aprobación por el Departamento de Presupuestos.
- Transporte de la colección:
Se aprobará el transporte de la colección a exponer: Siempre y cuando tenga como origen y retorno el lugar de fabricación de las prendas en España.
Se considerarán incluidos dentro de este epígrafe los siguientes gastos:
Seguro de transporte.
Transporte interno en España y en el país donde se celebre las exposiciones.
Gastos de manipulación en las exposiciones, aunque la mercancía no retorne.
Gastos de almacenaje de embalajes.
Justificación:
o Factura detallada de los servicios prestados. Si la factura no contiene detalle de dichos servicios, deberá adjuntarse presupuesto u otro documento equivalente donde figuren los mismos debidamente desglosados.
o Justificantes bancarios del pago realizado. Copia de la transferencia bancaria o del cheque emitido. En este último caso, será necesario aportar también el extracto bancario donde figure el cargo en cuenta de dicho cheque.
Por el contrario, no se aceptarán los siguientes gastos:
Sobrecarga de fuel.
Aranceles e impuestos.
Tasas de importación temporal / definitiva.
Gastos de contratación de empresas o personal para embalar.
- Material de difusión y promoción: Edición y producción de Material promocional: (invitaciones, carpetas de prensa, etc.) y material publicitario elaborados para la promoción y publicidad de la actividad objeto de apoyo.
Justificación:
o Factura detallada del servicio prestado.
o Justificantes bancarios del pago realizado. Copia de la transferencia bancaria o del cheque emitido.
En este último caso, será necesario aportar también el extracto bancario donde figure el cargo en cuenta de dicho cheque.
o Originales del material promocional y/o publicidad realizada.
- Relaciones Públicas:
Justificación:
o Contrato u oferta detallada de prestación de servicios.
o Factura y/o recibo acreditativo del servicio realizado. En el caso del recibo (solo para personas físicas), debe figurar claramente identificados los datos personales de quien ha prestado el servicio.
o Justificantes bancarios del pago realizado. Para importes no muy elevados y sobre todo para servicios prestados por personas físicas, se podrá admitir el pago en efectivo siempre y cuando se adjunte el recibí del proveedor correspondiente.
La posibilidad de renovación vendrá determinada por el grado de justificación del ejercicio anterior, por lo que se hace necesario un estudio exhaustivo de las normas de justificación, así como de un cálculo ajustado del presupuesto de gasto presentado para su apoyo haciéndose las siguientes consideraciones generales:
No se considerará apoyable ningún tipo de impuesto, incluido el IVA, que grave cualquier gasto objeto de apoyo, con independencia de que el mismo se devengue en el territorio nacional o en el extranjero.
Solo se admitirán aquellos gastos facturados por terceros, quedando excluidos, por tanto los costes internos de la empresa solicitante y la autofinanciación.
Los gastos realizados a través de filiales comerciales y sucursales en el exterior, serán aceptados siempre y cuando la participación de la matriz española sea de al menos el 50%. En este caso, el gasto apoyable será minorado en el porcentaje que la matriz española no posea en el filia.
D. Pago de la ayuda
Al objeto de agilizar el pago efectivo de la ayuda, las empresas/asociaciones perceptoras de ayudas deberán remitir a ICEX certificación emitida por la Entidad Financiera con la que operen, de sus datos bancarios, de acuerdo al modelo establecido (Anexo E).
NOTA INFORMATIVA
"A efectos meramente informativos y siguiendo las directrices emanadas del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la de 8 de diciembre de 2006, vigente para el periodo operativo 2007-2013, relativos a las actividades de información y publicidad que deben llevar a cabo los Estados miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales, se hace constar que la actividad descrita en este comunicado puede ser susceptible de ser financiada por la Unión Europea a través de los Fondos Europeos de Desarrollo Regional (FEDER), de las que el ICEX es órgano ejecutor.
"En el caso de que su empresa sea finalmente beneficiaria de la ayuda ICEX, y asimismo ésta sea cofinanciada con Fondos Comunitarios, la aceptación por su parte de la misma, implica la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios publicada de conformidad con el art. 7, apartado 2, letra d) del Reglamento indicado anteriormente."
En ningún caso, la existencia de financiación por parte del programa FEDER supondrá ayuda adicional para las empresas beneficiarias.
DADA LA REVISIÓN PERMANENTE QUE SE REALIZA DE ESTOS CRITERIOS, LES RECOMENDAMOS LA IMPRESIÓN DE ESTE MANUAL EN LA FECHA DE VENCIMIENTO DEL PLAZO DE JUSTIFICACIÓN AL OBJETO DE QUE RECOJA TODAS LAS NOVEDADES INTRODUCIDAS.
