MANUAL DE USUARIO
PORTAL WEB CLIENTES
Versión 1.0
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO ... 3
2 ALCANCE ... 3
3 ARQUITECTURA DEL SITIO ... 3
4 DETALLE FUNCIONALIDAD ... 4
4.1 ACCESO ... 4
4.2 MÓDULORASTREOENVÍO ... 5
4.3 MÓDULOREGISTROINDIVIDUALGUÍAS ... 11
4.3.1 Botón Adicionar Guía. ... 11
4.3.2 Grilla de Consulta. ... 14
4.3.3 Botón Generar Manifiestos ... 18
4.3.4 Botón Consultar ... 19
4.4 MÓDULOCARGUEYGENERACIÓNGUÍASRECOLECCIÓN ... 19
4.4.1 Cargue Masivo Envíos ... 20
4.4.2 Consultas ... 26
4.5 MÓDULOCONSULTAMASIVADEENVÍOS ... 27
4.6 CAMBIARCONTRASEÑA ... 30
4.7 CONSIDERACIONESTÉCNICAS ... 30
DEPARTAMENTO TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES MANUAL DE USUARIO - PORTAL WEB CLIENTES
CODIGO VERSION FECHA ACTUALIZACION
IT-AP-TIC-PR-100 1.0 25-04-2019
1 OBJETIVO
Proporcionar un manual de funcionamiento del Portal Web proporcionado a los clientes de Interservicios e Interservice para el cargue y consulta de envíos.
2 ALCANCE
En el presente documento se dan a conocer detalles del funcionamiento de la nueva versión desarrollada del Portal Web de Clientes para la realización de rastreo, Cargue Individual y Cargue Masivo de Guías de Recolección.
3 ARQUITECTURA DEL SITIO
El portal de clientes cuenta con los siguientes módulos accesibles desde el menú principal de la aplicación:
Rastrear Envío: Módulo que permite la consulta de detalles asociados a los Envíos. Permite ver la Trazabilidad, Detalles de Cargue Personalizado y Call Center. Estos dos últimos son opcionales ya que no todos los procesos y/o clientes tienen configurados estos servicios.
Registro Individual Guías: Este módulo permite la carga uno a uno de envíos y su asociación automática a un Manifiesto de Recolección. Incluye la funcionalidad de Generar Manifiesto para uno o varios Manifiestos de Recolección Pendientes por Generar.
Cargue y Generación Guías Recolección: A través de esta funcionalidad se puede realizar el cargue de envíos a un Manifiesto de Recolección a través de un archivo. Asimismo, este módulo cuenta con una opción de consulta de Manifiestos de Recolección para la visualización de detalles de los mismos.
Consulta Masiva de Envíos: Por medio de esta opción el usuario puede realizar la búsqueda de envíos asociados a los procesos asignados por medio de distintos parámetros de consulta y descargar estos resultados como un archivo de Excel.
Cambiar Contraseña: Permite al usuario cambiar su contraseña de acceso al sistema
4 DETALLE FUNCIONALIDAD
4.1 ACCESO
El acceso al Portal Web se realizará a través de la siguiente url:
https://aplicaciones.interserviciossas.com/newclientesweb/Pages/Login.aspx
Se cargará el formulario de ingreso a la aplicación donde el usuario indicará sus credenciales de acceso al sistema que son las mismas que se han venido manejando para la anterior versión del Portal Web.
Una vez validado el inicio de sesión se desplegará la ventana de ingreso al sistema. A continuación, se describe la función de los elementos presentes en la misma:
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1. Menú Principal Aplicación: Se desplegará en todas las páginas para acceder a cualquier funcionalidad desde cualquier lugar de la aplicación
2. Información Usuario: Información básica usuario autenticado
3. Botón Ocultar / Mostrar Menú: Permite ocultar o mostrar el menú principal si el usuario desea visualizar el contenido en un área más amplia
4. Botón Inicio: Retorna a la página Principal (corresponde a la imagen mostrada) desde cualquier lugar de la aplicación.
5. Link Manual de Usuario: Esta opción permite al usuario consultar el manual de la aplicación en cualquier momento si tiene alguna duda respecto al funcionamiento de la misma.
4.2 MÓDULO RASTREO ENVÍO
Esta funcionalidad permite al usuario consultar detalles de envíos realizados, esto es su trazabilidad, detalles de cargue personalizado e información de Call Center para el envío cuando sea el caso. Para acceder a este módulo se debe seleccionar la opción Rastreo envío del menú principal y se mostrará la siguiente ventana:
4
1
2
3 5
El proceso para la realización de una consulta es el siguiente:
1. Seleccionar el criterio de búsqueda (lista desplegable buscar por) 2. Digitar el parámetro de búsqueda (cuadro de texto)
3. Presionar el botón Consultar para poblar la Grilla de resultados Al realizar la consulta la grilla lucirá similar a la siguiente imagen:
El botón Descargar solo será visible si se hallaron resultados. Este permite bajar la información de consulta en un archivo de Excel con extensión xls. La localización del archivo descargado depende de la configuración del navegador web para la gestión de dichos archivos, si el navegador tiene configurada una carpeta para descargas, su localización será dicha carpeta, de lo contrario desplegará la ventana del Sistema Operativo para que el usuario seleccione la carpeta donde se guardará el archivo.
La opción Ver Detalle permite abrir en una ventana emergente la información de asociada a la guía consultada:
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Esta ventana se divide en 5 secciones:
1. Evidencias Digitales: Cuando el envío tiene soportes cargados serán visibles los botones para que el usuario pueda visualizar estos soportes. Estos serán habilitados según el tipo
de archivo cargado para el envío. Si no se ha cargado ningún archivo, este panel no será visible para el usuario. Al seleccionar uno de los botones de visualización, se mostrará una ventana con el archivo cargado. Adicionalmente se permite la descarga del mismo según los permisos configurados para el usuario autenticado.
2. Información General: Datos básicos del envío tales como Estado Actual, Empaque, Fecha de Envío, Peso
3. Origen: Información respecto al nombre, dirección y teléfono del remitente 4. Destino: Información respecto al nombre, dirección y teléfono del destinatario La Dirección de Origen y Destino presentan un icono que permite ubicar la dirección correspondiente en un mapa de Google Maps:
Icono Ubicar en Mapa
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Cabe anotar que si el servicio encargado de obtener la localización geográfica de la dirección especificada, se desplegará un mensaje indicando el motivo por el cuál no es posible visualizar el mapa.
5. Detalle: Se organiza la información en pestañas:
• Detalle: Esta Pestaña está activa para todos los envíos y se puede visualizar la trazabilidad de los mismos.
• Personalizado: Solo es visible cuando se realizó un cargue de Personalizada. Esto depende de los servicios con que cuente el cliente y por esto no es visible en todos los casos.
• Call Center: Solo es visible cuando se realizó un cargue a través de Call Center. Esto depende de los servicios con que cuente el cliente y por esto no es visible en todos los casos.
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4.3 MÓDULO REGISTRO INDIVIDUAL GUÍAS
A través de este módulo se puede realizar la adición de envíos a un Manifiesto de Recolección.
Al seleccionar la opción correspondiente del menú se desplegará la siguiente ventana:
4.3.1 Botón Adicionar Guía.
Este botón abrirá una ventana emergente desde la cual el usuario indicará los datos del envío:
2
1 3
4
Para este formulario se deben tener en cuenta estas consideraciones:
• Los campos bloqueados de origen y destino se habilitarán una vez se haya seleccionado el proceso correspondiente.
• En este formulario se ha incluido la opción de autocompletar en los siguientes campos los cuales permiten la búsqueda de información bien sea por nombre o código:
• Proceso
• Empaque
• Lugar Origen
• Ciudad Origen
• Lugar Destino
• Ciudad Destino
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• Los checkbox permiten conservar la información ingresada por el usuario para el siguiente envío a guardar. Esto es útil si por ejemplo se van a registrar varios envíos con el mismo origen, destino, Peso, etc.
Una vez guardado el envío se actualizará la grilla de Consulta, bien sea la cantidad de guías asociadas a un manifiesto existente o la adición de un nuevo Manifiesto de Recolección, y se habilitarán los botones Nuevo e Imprimir.
El botón imprimir generará la descarga automática del pdf generado y su ubicación dependerá de la configuración del navegador como se explicó en el punto 5.2. Adicionalmente desplegará en una ventana emergente el archivo generado para su impresión o descarga. La visualización de este archivo no se encuentra disponible en el navegador Internet Explorer. Para este navegador solo se genera la descarga del archivo con la guía generada.
El botón Nuevo preparará el formulario para un siguiente envío conservando los datos de los checkbox seleccionados por el usuario. Si no se ha seleccionado ninguna casilla de verificación se limpiará todo el formulario.
4.3.2 Grilla de Consulta.
En esta tabla se pueden visualizar los Manifiestos de Recolección Pendientes. Desde la carga inicial se mostrarán TODOS los Manifiestos de Recolección con estado Pendiente por Generar.
Cabe anotar que estos se generan por proceso y que las guías de recolección generadas se asociarán a los mismos dependiendo del proceso seleccionado al momento de su creación.
La opción Ver Detalle presentará una ventana emergente con la información general del Manifiesto de Recolección y las guías asociadas al mismo.
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En esta ventana se pueden realizar las siguientes acciones:
• Generar Manifiesto: Guarda en el sistema el manifiesto seleccionado como generado y genera la descarga automática de un pdf con la información del manifiesto. Al seleccionar esta opción se actualizará la grilla de Manifiestos de Recolección pendientes excluyendo el manifiesto seleccionado de la misma.
• Anular Envíos: Permite guardar un envío como anulado dependiendo de la selección en la grilla de Envíos. Esta acción actualiza el campo cantidad de guías y excluye el envío de los datos del manifiesto.
• Imprimir Guías: Permite la descarga de un archivo pdf con las guías seleccionadas en la grilla de envíos. En navegadores distintos a internet explorer se desplegará una ventana emergente con el pdf generado para su impresión – descarga.
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• Imprimir Manifiesto: Permite la descarga de un archivo pdf con los datos del manifiesto consultado. En navegadores distintos a internet explorer se desplegará una ventana emergente con el pdf generado para su impresión – descarga.
• Descargar: Genera la descarga de un archivo Excel en formato xls con la información de los envíos desplegados en la grilla de consulta. La localización de este archivo dependerá de la configuración del navegador para la ubicación de archivos descargados.
4.3.3 Botón Generar Manifiestos
Al seleccionar uno o varios manifiestos de la grilla y presionar este botón, se guardarán en el sistema con estado Generado y se descargará un archivo pdf con la información de los manifiestos seleccionados. En navegadores distintos a Internet Explorer, se desplegará una ventana emergente con el archivo descargado para su impresión. En Internet Explorer solo se generará la descarga del archivo sin la visualización del mismo.
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4.3.4 Botón Consultar
Esta función permite realizar la búsqueda los Manifiestos de Recolección con estado Pendiente por Generar dentro de un determinado rango de fechas.
4.4 MÓDULO CARGUE Y GENERACIÓN GUÍAS RECOLECCIÓN
Esta funcionalidad del sistema permite la realización de un cargue masivo de envíos desde un archivo y la realización de consultas de manifiestos de recolección. La ventana se encuentra organizada en pestañas para dividir estas dos funcionalidades.
4.4.1 Cargue Masivo Envíos
Esta opción permite seleccionar un archivo de Excel con extensión xls para validar y procesar la información de varios envíos que se asociarán a un nuevo Manifiesto de Recolección. Esta ventana se encuentra dividida en 2 secciones:
• Sección de Recursos: Permite la descarga en formato Excel de información necesaria para el diligenciamiento del formato de guías. Esta información corresponde a los nombres de Empaque, Ciudades, Departamentos y Ciudades de la Red de Cubrimiento, Centros de Costo y la plantilla a usar para el formato de guías.
• Sección Proceso de Cargue: Permite la selección, procesamiento y generación del Manifiesto de Recolección al que se asociarán las guías o envíos cargados en el archivo
Para realizar la carga de un archivo se debe seguir este proceso:
1. Seleccionar el proceso para el cual se realizará el cargue. Posteriormente, presionar el botón cargue y validación
2. Esto cargará una ventana emergente para la selección del archivo a cargar.
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Se debe tener en cuenta que El archivo debe tener extensión xls. En caso contrario el sistema mostrará una alerta indicando que el archivo no se puede cargar debido al tipo de archivo. En caso de ocurrir un error durante el proceso de cargue, el sistema mostrará una alerta indicando el error.
3. Una vez superadas las validaciones en cuanto al tipo de archivo a cargar se habilitará el botón Validar Información. Al presionar este botón el sistema realizará las validaciones inicialmente de la estructura del archivo. En este punto es importante tener en cuenta lo siguiente: se debe descargar la plantilla suministrada a través de la opción Formato Cague en la sección Recursos e incluir la información de las guías a cargar en el mismo, puesto que se ha realizado una modificación en la estructura del mismo respecto a la versión anterior.
De igual manera se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones al cargar el archivo:
• Deben conservarse los encabezados de las columnas para que el archivo sea cargado.
En caso contrario el sistema mostrará una alerta indicando que hay un error en la estructura del archivo.
• No modificar el orden o encabezados de las columnas. El sistema validará que las columnas tengan los nombres y el orden especificados en la plantilla cargada en el sistema.
• No modificar el nombre de la hoja con la información de las guías a cargar. Si se copia la estructura en un archivo en blanco, se debe asignar el nombrar la hoja como FORMATO.
• Los filtros guardados en los archivos de Excel de cargue no son tenidos en cuenta al momento de realizar la carga del mismo. Por esta razón es importante tener la información que se desea cargar en un archivo independiente
Al terminar las validaciones de la información del archivo, el sistema presentará los envíos con los resultados de la validación fila por fila y un estado general de la validación así:
En caso de que existan registros con inconsistencias el campo Estado de Cargue mostrará este Estado, adicionalmente se habilitará una opción para descargar dichas inconsistencias en un formato de Excel. Por otro lado, en la parte superior será el botón Procesar se hará visible solo hasta que las inconsistencias sean corregidas por el usuario.
4. Para corregir las inconsistencias el usuario puede en el filtro de búsqueda con la palabra INCONSISTENCIA visualizar todos los registros con el resultado de la validación para proceder a modificar estos datos.
Para corregir estos datos el usuario debe tener en cuenta los datos referentes a Centros de Costo, Empaque, y Ciudades descargables desde la opción de Recursos. Una vez identificados los errores se procede bien sea a realizar la corrección bien sea desde la aplicación o desde un archivo.
El usuario puede corregir las inconsistencias en la información de 2 maneras:
1. Corrección desde la Aplicación. Todos los registros cuentan con dos opciones dentro de la grilla para modificar la información desde la Aplicación. La opción Editar habilitará la
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Modificación de los datos del registro seleccionado. Para evitar errores en la digitación de algunos datos se han incluido los siguientes controles en algunos campos:
• Los campos Cod Origen y Cod Destino contienen listas desplegables con los Centros de Costo asociados al proceso. La opción N/A indica que no se utilizarán los datos de Ciudad, Dirección y teléfono de un Centro de Costo, sino que el usuario los definirá ya que el Origen o Destino no corresponden a un Centro de Costo registrado en el sistema.
• El campo Empaque contiene una lista desplegable donde el usuario puede visualizar los nombres de los empaques registrados en el sistema.
• El campo Departamento contiene una lista desplegable con los datos registrados en el sistema. Al seleccionar un Departamento de la lista se cargarán las ciudades asociadas a dicho Departamento.
• La lista de Ciudades se cargará dependiendo de la configuración del proceso, es decir, si el proceso tiene configurada Red de Cubrimiento, solo se cargarán las ciudades del Departamento seleccionado dentro de la Red de Cubrimiento, en caso contrario, el usuario podrá visualizar en esta lista todas las ciudades asociadas a dicho Departamento.
• El campo Es Carta Copia es un checkbox editable para indicar si el envío requiere la devolución de Copia de Recibido. Se puede dejar seleccionado solo si el proceso se encuentra configurado para la generación de Cartas Copia, en caso contrario en el campo Mensaje aparecerá un mensaje indicando que el proceso no posee dicha configuración y en este caso el checkbox deberá estar desmarcado.
Una vez modificada la información, se debe seleccionar la opción Confirmar. Esta acción realizará nuevamente la validación del registro en búsqueda de inconsistencias adicionales.
De ser exitosa la validación el campo Mensaje aparecerá en blanco y el registro aparecerá con el color general de la grilla.
Si se ha terminado de realizar las correcciones de todos los registros con inconsistencias se mostrará el Estado de Cargue Correcto y se encontrará habilitado el botón Procesar:
La opción Eliminar borrará el registro de los datos a procesar para que este no sea tenido en el actual cargue.
2. Corrección desde Archivo. Esta opción consiste en la identificación de las inconsistencias las cuales se pueden visualizar en la grilla de consulta o descargando el archivo Excel generado a través del botón Descargar Inconsistencias. Una vez identificados los errores se puede modificar la información en el archivo original (archivo local que cargó el usuario). Una vez realizadas las modificaciones en el archivo se debe seleccionar el botón 3. Nuevo Cargue. Esta acción limpiará los datos de la grilla y dejará el sistema listo para recibir un nuevo archivo para ser procesado. Se deberá seguir la secuencia de los pasos 1-4 hasta que el sistema el Estado de Cargue CORRECTO y sea habilitado el botón 2.
Procesar.
De igual manera es posible es realizar las modificaciones en el archivo generado a través de la opción Descargar Inconsistencias, una vez terminadas las correcciones se debe eliminar la columna Mensaje y reemplazar los encabezados por los de la Plantilla descargada a través de la opción Formato de Cargue.
5. Como se ha mencionado en el punto anterior en el momento que se hayan corregido las inconsistencias en los datos a cargar se habilitará el botón 2. Procesar. Solo hasta que el usuario selecciona esta opción los envíos quedarán guardados en el sistema y se desplegará un mensaje de alerta como el que se presenta a continuación:
El botón Sí permite la descarga automática de los archivos pdf del Manifiesto de Recolección, Guías Tres Cuerpos, Guías Carta Copia o Guías Piezas dependiendo de la información registrada en el cargue conforme a la configuración del proceso seleccionado. En navegadores distintos a
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Internet Explorer se desplegará una ventana emergente con los archivos generados para su impresión y/o descarga. Adicionalmente se muestra el detalle del Manifiesto de Recolección Generado.
El botón No permite solo la visualización del detalle del Manifiesto de Recolección Generado.
Las opciones Imprimir Guías, Imprimir Manifiesto, Descargar tienen la misma funcionalidad descrita en el numeral 5.3.2
4.4.2 Consultas
Por medio de esta opción el usuario podrá visualizar la información de los Manifiestos de Recolección cargados para los procesos que tenga configurados según los criterios de búsqueda, independientemente del estado en que se encuentren dichos manifiestos.
Para la consulta de información el usuario puede elegir entre dos opciones:
Consulta por Fecha. Busca Manifiestos con fecha de Recolección en el rango definido por el usuario.
Consulta por Manifiesto. Muestra el detalle de un determinado Código de Manifiesto de Recolección.
La consulta mostrará los registros en una grilla para la cual cuenta con la opción Ver Detalle que desplegará en una ventana emergente la información de detalle del Manifiesto de Recolección.
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Las opciones de Imprimir Guías, Imprimir Manifiesto y Descarga tienen la misma funcionalidad descrita en el numeral 5.3.2.
4.5 MÓDULO CONSULTA MASIVA DE ENVÍOS
Por medio de esta opción el usuario puede realizar la búsqueda de envíos asociados a los procesos asignados por medio de distintos parámetros de consulta. Al seleccionar la opción Consulta Masiva de Envíos del menú principal se desplegará la siguiente ventana:
Para ejecutar una consulta en este módulo debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el proceso para el cual se requiere realizar la consulta.
2. Seleccionar el estado de los envíos que se requiere incluir en la consulta (Todos, Entregas, Novedades o En Gestión). Por default el sistema cargará seleccionado el estado Todos.
3. Seleccionar uno o varios filtros de Consulta. Al seleccionar los checkbox ubicados a la izquierda de cada filtro se habilitarán los respectivos controles para que el usuario pueda seleccionar los parámetros. Los filtros de consulta son:
• Origen: Filtra por la Ciudad de Origen seleccionada
• Destino: Filtra por la ciudad de Destino seleccionada
• Rango de Fecha: Filtra por la Fecha de Registro o Fecha de Recolección dentro seleccionada
• Rango de Guías: Filtra por Guía / Sticker dentro del rango definido por el usuario 4. Seleccionar el parámetro de consulta, es decir, la Ciudad de Origen, Destino, Fechas o
diligenciar los campos de Guías para la carga de la información.
5. Presionar el botón Consultar. En caso de que se dejen campos vacíos una vez se ha seleccionado alguna de los checkbox el sistema mostrará una alerta indicando que hay información pendiente por diligenciar:
6. Una vez superadas las validaciones de campos requeridos para la consulta, la grilla de resultados se poblará y desde esta se podrá acceder a la opción de Detalle de Cada Envío.
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La ventana con el detalle del envío tiene la misma funcionalidad descrita en el numeral 4.2 Rastreo de Envío.
De igual manera se habilita el botón Descargar que permite bajar en formato Excel la información de la consulta:
4.6 CAMBIAR CONTRASEÑA
Esta opción permite al usuario modificar su contraseña de acceso al Portal Web de Clientes. Al seleccionar la opción Cambiar Contraseña del menú principal se desplegará la siguiente ventana:
En esta ventana el usuario digitará la contraseña actual y la nueva contraseña con su respectiva confirmación. Entre las características que debe tener la nueva contraseña:
• Debe contener mínimo 8 caracteres
• Debe tener mínimo una letra minúscula
• Debe tener mínimo una letra mayúscula
• Debe tener mínimo un carácter numérico
• Debe tener mínimo un carácter especial
• Debe ser diferente a la contraseña actual
De no cumplirse alguna de las anteriores condiciones, el sistema alertará desplegando los criterios que no cumplen estos requisitos.
4.7 CONSIDERACIONES TÉCNICAS
• La visualización del sitio de clientes se podrá realizar desde cualquiera de los siguientes navegadores web: Google Chrome, Firefox, Opera, Microsoft Edge e Internet Explorer. Se recomienda el uso de Google Chrome puesto que las imágenes utilizadas en el presente manual se obtuvieron utilizando dicho navegador.
• Es importante tener habilitadas las siguientes configuraciones referentes a javascript en el navegador: la ejecución de javascript y permitir la ejecución de Ventanas Emergentes.
