Apoyo a la empresa Labincon S A S para determinar los procesos de documentación del laboratorio, basado en la norma internacional ISO/IEC 17025, en el municipio de Neiva departamento del Huila

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(1)APOYO A LA EMPRESA LABINCON S.A.S. PARA DETERMINAR LOS PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN DEL LABORATORIO, BASADO EN LA NORMA INTERNACIONAL ISO/IEC 17025, EN EL MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA. JORDY ANDRÉS MOTTA BRAND MIGUEL SAÚL BONILLA MORENO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERÍA CIVIL NEIVA 2019 1.

(2) APOYO A LA EMPRESA LABINCON S.A.S. PARA DETERMINAR LOS PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN DEL LABORATORIO, BASADO EN LA NORMA INTERNACIONAL ISO/IEC 17025, EN EL MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA. JORDY ANDRÉS MOTTA BRAND MIGUEL SAÚL BONILLA MORENO Informe Final de Práctica Social, Empresarial y Solidaria presentado como requisito para optar al título de INGENIERO CIVIL Asesor Ing. CARLOS MARIO GAITAN GIRON. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA INGENIERÍA CIVIL NEIVA 2019 2.

(3) NOTA DE ACEPTACIÓN. Presidente del Jurado. Jurado. Jurado. Neiva, 12 de junio de 2019 3.

(4) DEDICATORIA. Primero que todo y el que se merece todas las gracias por estar siempre a nuestro lado es Dios todo poderoso y a la virgen María, ya que sin ellos nada de esto sería posible, de esta manera a nuestros padres por facilitarnos los medios y la mejor enseñanza que puede adquirir cualquier ser humano que es la del hogar, gracias a nuestras parejas y familiares por estar siempre apoyándonos y brindándonos una ayuda cuando la requeríamos, a todos ellos le debemos la realización de este trabajo y es a ellos a la cual se lo dedicamos. .. 4.

(5) CONTENIDO. Pág.. INTRODUCCIÓN. 11. 1. JUSTIFICACIÓN. 12. 2. OBJETIVOS. 13. 2.1 OBJETIVO GENERAL. 13. 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. 13. 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 14. 3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA. 14. 4. MARCO TEÓRICO. 15. 4.1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. 15. 5. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA. 17. 5.1 DIAGNÓSTICO. 17. 5.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. 19. 5.3 MANUAL DE COMPETENCIAS. 23. 5.4 HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS. 26. 5.5 PROTOCOLOS. 28. 5.6 INDICADORES. 30. 6. CONCLUSIONES. 32 5.

(6) 7. RECOMENDACIONES. 34. BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA. 35. ANEXOS. 36. 6.

(7) LISTA DE TABLAS. Pág.. Tabla 1. Matriz. 21. Tabla 2. Matriz de despliegue. 22. Tabla 3. Indicadores de gestión. 31. 7.

(8) LISTA DE FIGURAS. Pág.. Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos. 23. Figura 2. Organigrama existente. 23. Figura 3. Organigrama Modificado. 25. Figura 4. Hoja de vida de equipos. 26. 8.

(9) LISTA DE GRÁFICAS. Pág.. Gráfica 1. Lista de chequeo ISO/IEC 17025. 17. Gráfica 2. Cumplimiento frente a numeral 4. 18. Gráfica 3. Cumplimiento frente al numeral 5. 19. 9.

(10) LISTA DE ANEXOS. Pág.. Anexo A. Lista de Chequeo. 37. Anexo B. Planeación Estratégica. 50. Anexo C. Manual de Competencias y Hoja de Vida de los Equipos. 62. Anexo D. Protocolos. 124. Anexo E. Indicadores. 148. 10.

(11) INTRODUCCIÓN. El proyecto APOYO A LA EMPRESA LABINCON S.A.S. PARA DETERMINAR LOS PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN DEL LABORATORIO, BASADO EN LA NORMA INTERNACIONAL ISO/IEC 17025, EN EL MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA, se desarrolló en fases de intervenciones con el fin de mejorar su estructura organizacional a nivel administrativo, dejando en ella unos lineamientos base para que inicie su proceso de certificación en la norma ISO/IEC 17025. LABINCON S.A.S. es una empresa Huilense dedicada a realizar estudios de suelos y ensayos de laboratorios en concretos y pavimentos a nivel departamental y nacional, el objetivo de este proyecto es determinar los procesos de documentación que necesita la entidad para que inicie su proceso de certificación en la norma ISO/IEC 17025, para brindar un mejor servicio a sus clientes y en lo posible mejore la calidad de sus servicios. Para la ejecución del presente proyecto se inició con un diagnóstico inicial donde se evidencia el estado en que se encontraba la entidad frente a la ISO/IEC 17025, en base a los resultados obtenidos de dicho diagnòstico se consideró necesario intervenir ciertos puntos de la entidad como lo fueron la planeación estratégica en la cual lo que se busco fue darle un orden a la misma y explicar su proceso de creación en la empresa, por otro lado las competencias que debe de tener el personal de la empresa se plasmó en un manual de funciones que a su vez dio para la creación de las hojas de vida de los equipos para poder tener de cierta manera estandarizados los mismos y saber sus características y existencia dentro de la empresa, para los protocolos que se desarrollan dentro de la misma se creó un documento donde se estandarizaron todo los protocolos con el fin de tener una herramienta a la mano que brindara información sobre el modo de desarrollar cierto tipo de ensayo y por otro lado se creó los indicadores de gestión que se necesitan para poder tener una medición de los procesos que se desarrollan dentro de la entidad y en base a dicha medición generar una trazabilidad para saber cómo se encuentra la empresa a la eficiencia de sus procesos y el cumplimento de la norma ISO/IEC 17025.. 11.

(12) 1. JUSTIFICACIÓN. Hoy en día con el crecimiento empresarial acelerado que se lleva día a día, el crecimiento continuo de los mercados y la exigencia de los clientes en el mismo crean una situación bastante compleja para las entidades donde casi que se ven obligas a renovarse continuamente y mejorar constantemente para satisfacer las necesidades de los clientes que se encuentra en el mercado. Es por esto que el laboratorio LABINCON S.A.S. ha decidido iniciar su proceso documental para en un futuro certificarse en la norma ISO/IEC 17025, para poder contar con un servicio de calidad estandarizando de todos sus ensayos y calibraciones y a su vez iniciar la creación del sistema de gestión de calidad que abarque todas las áreas administrativas y técnicas para que a futuro sea un laboratorio que cuente con certificaciones de gran valor para competir en el mercado y sus operaciones se desarrollen bajo un esquema de calidad que generen resultados de valor y de gran fiabilidad para sus clientes, convirtiéndose en un laboratorio supremamente competitivo en el mercado por el excelente servicio a prestar. Los principales beneficios que le traerá a la organización de la implementación del sistema de gestión son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.. Clara identificación y revisión de los requisitos de los clientes. Normas y documentación organizada y actualizada. Reducción en las repeticiones de las calibraciones y/o ensayos. Organizado y actualizado el manual de funciones del personal. Tratamiento de los posibles errores. Seguimiento de las quejas y reclamaciones de los clientes. Confianza de los clientes en los resultados de los ensayos de laboratorio.. Por ende, es importante el apoyo que se le va a brindar a dicha entidad para que inicie su proceso de certificación y a la vez se convierta en una entidad supremamente productiva dejando grandes beneficios tanto para sus dueños como colaborados y partes interesadas que lo rodean.. 12.

(13) 2. OBJETIVOS. 2.1 OBJETIVO GENERAL Establecer la base estructural del sistema de gestión apropiado al alcance de las actividades de la empresa de acuerdo con la norma internacional ISO/IEC 17025 para el laboratorio de suelos, concretos y pavimentos de la empresa LABINCON S.A.S.. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS •. Realizar un diagnóstico que permita determinar el estado de la empresa ante los parámetros de la norma internacional ISO/IEC 17025.. •. Estructurar el plan estratégico y de procesos para asegurar el direccionamiento organizacional y del sistema de gestión.. •. Establecer el manual de competencias que debe tener el personal que interviene en los diferentes procesos del laboratorio, asimismo como las hojas de vida de equipos que afectan la calidad de los servicios prestados.. •. Documentar protocolos llevados en el laboratorio, según las normas y especificaciones de invias, además del reglamento colombiano de construcción sismo resistente NSR-10; caracterizando los procesos según la norma internacional ISO/IEC 17025.. •. Diseñar los indicadores de gestión necesarios para establecer una trazabilidad de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa siguiendo los lineamientos de la norma ISO/IEC 17025.. 13.

(14) 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La empresa LABINCON S.A.S. es un laboratorio de suelos que ha ingresado en el mercado desde el año 2011 bajo la prestación de servicios en estudios de suelos y ensayos de laboratorio en concretos y pavimentos, desde allí ha venido creciendo como organización y compitiendo con las demás entidades que ofrecen el mismo servicio, en la organización por su afán de generar mayor satisfacción a sus clientes y generar procedimientos de calidad ha decidido iniciar la estructura documental que se requiere para en un futuro poder certificarse en la norma ISO/IEC 17025 con el firme propósito de mejorar como entidad y ganar terreno en el mercado que participa. ¿Cualos son los requisitos mìnimos para iniciar la implementaciòn del sistema de gestiòn para la compentencia de los laboratorios de ensayo y calibraciòn bajos los requisitos de la norma ISO/IEC 17025 en LABINCON S.A.S.?. 14.

(15) 4. MARCO TEÓRICO. En la norma ISO/IEC 17025 encontramos que. “Es conveniente que los organismos de acreditación que reconocen la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración se basen en esta Norma Internacional para sus acreditaciones. El capítulo 4 establece los requisitos para una gestión sólida. El capítulo 5 establece los requisitos para la competencia técnica en los tipos de ensayos y/o de calibraciones que el laboratorio lleva a cabo.”1. Por otro lado, encontramos que la norma también cuenta con un campo de aplicación el cual especifica técnicamente a que entidades le compete dicha norma, que se espera de dichas entidades con el cumplimiento de la norma y que le ofrece la norma a dichas entidad al cumplir todos sus requisitos allí estipulados.. 4.1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Los sistemas de gestión son herramientas fundamentales para el desarrollo de las organizaciones ya que en ellos se encuentra el conjunto de reglas y principios relacionados entre sí de forma ordenada, lo que ayuda que en la empresa la gestión en los procesos generales y específicos se desarrollen de forma organizada y sistemática generando resultados valiosos, medibles y cuantificables, en el caso de la norma ISO/IEC 17025 no es la excepción ya que contribuye a la mejora de la gestión y ayuda a organizar sus proceso de los ensayos y calibraciones como lo dice en su numeral 1.1 que cita. “Esta Norma Internacional establece los requisitos generales para la competencia en la realización de ensayos1 y/o de calibraciones, incluido el muestreo. Cubre los ensayos y las calibraciones que se realizan utilizando métodos normalizados, métodos no normalizados y métodos desarrollados por el propio laboratorio.”2. Como también aclara que es una norma que aplica a todo tipo de laboratorio indiferente de su grado de complejidad o número de empleados con los que cuenta como lo establece en su numeral 1.2 que cita. “Esta Norma Internacional es aplicable a todas las organizaciones que realizan ensayos y/o calibraciones. Éstas pueden ser, por ejemplo, los laboratorios de primera, segunda y tercera parte, y los laboratorios en los que los ensayos y/o las calibraciones forman parte de la inspección y la certificación de productos. Esta Norma Internacional es aplicable a todos los laboratorios, independientemente de la cantidad de empleados o de la extensión del alcance de las actividades de ensayo y/o de calibración. Cuando un laboratorio no realiza una o varias de las actividades contempladas en esta Norma Internacional, tales como el muestreo o el diseño y 1 2. NTC-ISO-IEC 17025 NTC-ISO-IEC 17025 15.

(16) desarrollo de nuevos métodos, los requisitos de los apartados correspondientes no se aplican.”3. 3. NTC-ISO-IEC 17025 16.

(17) 5. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA. 5.1 DIAGNÓSTICO Con el fin de darle cumplimiento a los objetivos propuestos para la realización y culminación de la práctica propuesta a realizar en la entidad LABINCON S.A.S., se ha decidido junto con la alta dirección de la entidad que es representada por la señora ISABEL MORENO CHARRY, se ha propuesto realizar una lista de chequeo donde se pueda evidenciar como se encuentra la organización frente a la documentación que necesita para en un futuro certificarse en la norma ISO/IEC 17025, la lista de chequeo se realizara basada en la norma anteriormente nombrada y así poder saber en qué grado de cumplimiento se encuentra la organización respecto a la misma. Una vez diseñada la lista de chequeo (Ver Anexo A), fue aplicada a la entidad donde se evaluaron numerales de las normas y aspectos de esta bajo la siguiente escala de calificación: • • • • •. No Aplica No Documentada Implementada Mantenimiento. Una vez aplicada dicha lista de chequeo el resultado frente a los numerales fue el siguiente: Gráfica 1. Lista de chequeo ISO/IEC 17025. Fuente: Autor. 17.

(18) Como se puede apreciar en la gráfica de torta anterior la entidad LABINCON S.A.S. se encuentra en una situación bastante compleja, por no superar al menos en un 50% los requisitos exigidos en los ítems de la norma ISO/IEC 17025 lo que nos representa que la entidad debe ser intervenida de manera inmediata y así poder aumentar el porcentaje en temas de implementación o documentación, para lograr dicho fin se trazó objetivos específicos donde lo que se busca es mejorar la documentación existente en la entidad para poder soportar de manera documental el cumplimiento de los requisitos exigidos en la norma. Todo esto se realiza con el fin de que la entidad se posicione en el mercado como una entidad sólida y con excelentes servicios a prestar. Analizando detalladamente los numerales que debe aplicar la empresa para poder cumplir la norma se puede analizar lo siguiente frente al cumplimiento de cada numeral, en el numeral 4 encontramos los siguientes: Gráfica 2. Cumplimiento frente a numeral 4. Fuente: Autor. Como nos muestra la gráfica representativa en el tema referente al cumplimiento del numeral 4 de la norma nos encontramos con que muy poco se tiene implementado estamos hablando del 18% lo que da una noción que la empresa se encuentra en total desconocimiento de dichos numeral o simplemente se encuentran en el proceso de implementación de los mismo. Lo que se puede concluir es que dicho numeral no se cumple en lo absoluto lo que indica que se debe generar un plan de acción donde se busque la forma correcta y 18.

(19) coherente de hacer cumplir dichos numerales y así poder darle cumplimiento a la misma norma. Gráfica 3. Cumplimiento frente al numeral 5. Fuente: Autor. Por otro lado, tenemos el numeral 5 de la misma norma donde se puede denotar que el cumplimiento de dicho numeral ya se encuentra en mayor grado en un 45%, todo esto nos hace referencia que en la parte técnica la entidad se encuentra en un mayor grado de desarrollo es decir cuenta con más procesos documentados y estandarizados donde se puede evidenciar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma. Todo esto nos da la visión de un panorama claro respecto a que sectores de la entidad se encuentran en condiciones desfavorables, lo cual se puede asegurar por la lista de chequeo aplicada que la parte administrativa se debe de intervenir de manera inmediata para constatar que procesos están fallando y en qué medida se pueden intervenir para mejorarlos.. 5.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Una vez abordada la empresa LABINCON S.A.S., en reunión con su alta gerencia y demás miembros de dicha organización, se encontró que la entidad ya contaba con una planeación estratégica establecida y definida, lo que constaba de misión, visión, quienes somos, valores, mapa de proceso y caracterización de estos. 19.

(20) En vista de que la entidad ya contaba con los mismo diseñado, se tomó la decisión de revisarla, lo cual se encontró que, aunque estaba vigente y existía, se encontraba en formatos distintos, carpetas distintas y no se podía consultar toda la información a la vez por su ubicación dentro de los archivos de la empresa. Lo que se determinó junto con la alta gerencia fue una estandarización de dicha planeación estratégica para que fuese de fácil acceso y a su vez tuviera un orden para poder estarlas mejorando continuamente y así obtener una versión vigente (Ver Anexo B). Para la elaboración de cada uno de los ítems que corresponde a la planeación estratégica se recurrió a una serie de procedimiento para poder establecer cada uno de los mismos los cuales fueron los siguientes: •. Para la misión se realizó una reunión junto con la alta gerencia donde se plasmó la misión que tenían actualmente y una misión propuesta por parte del practicante, dicha misión propuesta surgió de la aplicación de método de interrogativo con preguntas simples como lo fueron ¿Qué hace?, ¿Cómo?, ¿Quién?, ¿Dónde? Y ¿Para qué?, en base a la repuestas dadas en estas preguntas se forjo la nueva misión de la empresa LABINCON S.A.S. (Ver Anexo B).. •. Para la visión se realizó de manera similar que la misión se analizó la antigua se propuso una nueva que surgió de método interrogativo con preguntas como ¿Qué hace?, ¿estrategia?, ¿quién?, ¿Dónde?, ¿para qué? y ¿tiempo?, en base a las repuestas otorgadas a dichas preguntas se forjo la nueva visión. (Ver Anexo B).. •. El alcance de calidad, se hizo mucho énfasis en el servicio principal que ofrecía el laboratorio al mercado y en base a ello se determinó que dicho alcance era “Prestación de servicios de estudios de suelos y análisis de resultados de ellos” con dicho alcance se enmarco todos los servicios que presta la entidad como laboratorio de suelos. (Ver Anexo B).. •. Respecto a la creación de la política se siguió los lineamientos de la ISO 9001 en su numeral 5.3 que cita. “La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad: a) es adecuada al propósito de la organización, b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad, c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, d) es comunicada y entendida dentro de la organización, y. 20.

(21) e) es revisada para su continua adecuación.”4. Estableciendo una serie de requisitos que deben llevar dicha política, como también se tuvo en cuenta los lineamientos establecidos en la norma ISO/IEC 17025 en su numeral 4.2.2 que dice. “Las políticas del sistema de gestión del laboratorio concernientes a la calidad, incluida una declaración de la política de calidad, deben estar definidas en un manual de calidad (o como se designe). Los objetivos generales deben ser establecidos y revisados durante la revisión por la dirección. La declaración de la política de la calidad debe ser emitida bajo la autoridad de la alta dirección. Como mínimo debe incluir lo siguiente: a). El compromiso de la dirección del laboratorio con la buena práctica profesional y con la calidad de sus ensayos y calibraciones durante el servicio a sus clientes; b). Una declaración de la dirección con respecto al tipo de servicio ofrecido por el laboratorio; c). El propósito del sistema de gestión concerniente a la calidad; d). Un requisito de que todo el personal relacionado con las actividades de ensayo y de calibración dentro del laboratorio se familiarice con la documentación de la calidad e implemente las políticas y los procedimientos en su trabajo; e). El compromiso de la dirección del laboratorio de cumplir esta norma internacional y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión.”5. Definiendo lo que mínimamente debe tener dicha política, para cumplir dichos lineamientos la entidad recurrió a la aplicación de una matriz de correlación subjetiva lo que se busca con dicha matriz es plasmar unas estratégicas y unas intenciones donde junto con la alta gerencia se le da un valor que los mismos consideren y en base a dicho valores se empieza a redactar la política a la cual se va a regir la empresa a partir de ese momento. (Ver Anexo B). Tabla 1. Matriz. Fuente: Autor 4 5. NTC- ISO-9001 NTC-ISO-IEC 17025 21.

(22) Frente a los objetivos de calidad por los cual se rige la entidad se definieron en base a los lineamientos dado por la ISO 9001 en su numeral 5.4.1 que cita. “La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto [véase 7.1 a)], se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.”6. Se diseñó y aplico una matriz de despliegue de objetivos de calidad lo que se buscaba con dicha matriz era la creación de las intenciones, los objetivos, definir las metas, la frecuencia de medición y los responsables de esta, con la aplicación de esto y junto a las decisiones tomadas por la alta gerencia de la entidad se lograron plasmar 6 objetivos por los cuales la empresa se regirá a partir de la fecha. (Ver Anexo B). Tabla 2. Matriz de despliegue. Fuente: Autor. Frente a la creación del mapa de proceso lo que se realizo fue en conjunto con la alta gerencia donde se tuvo en cuenta la misión y visión de la empresa como también las necesidades de los usuarios y sus expectativas, en base a ello se plasmaron cuáles eran las áreas que comprendía la entidad en su manera de actuar es decir en su manera de funcionar, para ello se establecieron los procesos estratégicos, misionales y de apoyo que en un conjunto seria los que hacen funcionar la empresa y generar ingresos a la misma, por último se creó siguiendo el modelo de la ISO 9001 que se plasma en su Figura 1. (Ver Anexo B). 6. NTC- ISO-9001 22.

(23) Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos ”7. Fuente: NTC- ISO-9001. Por último, se realizó la caracterización de proceso donde lo que se busco es que cada proceso que comprende el mapa de proceso tuviera una descripción más detallada de sus entradas y salidas, así como también la descripción del macroproceso al que pertenece, su alcance, su objetivo y los numerales de la ISO 9001 que le aplican a dicho proceso. (Ver Anexo B).. 5.3 MANUAL DE COMPETENCIAS Referente al manual de competencia encontramos que en la entidad se contaba con un organigrama el cual era el siguiente: Figura 2. Organigrama existente. Fuente: Archivo LABINCON S.A.S. 7. NTC- ISO-9001 23.

(24) Los cargos estaban estipulados mas no descritos, es decir se encontraban nombrados, pero en ninguno de los cargos sabia por escrito que aptitudes, deberes y funciones debería de ejercer en dicho cargo para la organización. Frente a este dilema, en reunión con la Gerente y el ingeniero encargado el señor José Alexander Charry Moreno, se decidió crear un manual de competencia basado en la norma ISO/IEC 17025 en su numeral 5.2 más específicamente su numeral 5.2.4 donde define que. “El laboratorio debe mantener actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y de apoyo clave involucrado en los ensayos y/o las calibraciones”8. Siguiendo dichos lineamientos se describió toda la estructura organizacional que existe en la empresa mediante un organigrama de tipo jerárquico, donde se evidencia claramente los rangos y la jerarquía que se maneja dentro de la institución, como de igual manera se estableció el perfil claramente descrito que debe cumplir la persona dentro de la entidad, su educación, formación, experiencia, etc. Pero lo más importante que fue el objetivo principal de establecer dicho manual, fue crear las funciones del cargo, para que de esta misma manera la persona contratada sepa bajo que obligaciones entra a ejercer en la entidad y frente a que debe responder en la misma, todo esto realizado bajo el numeral 4.1.5, en sus encisos a, e, f, g, h, i, j y k, de la norma ISO/IEC 17025, donde cita lo siguiente. (Ver Anexo C). “El laboratorio debe: a). tener personal directivo y técnico que tenga, independientemente de toda otra responsabilidad, la autoridad y los recursos necesarios para desempeñar sus tareas, incluida la implementación, el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión, y para identificar la ocurrencia del sistema de desvíos del sistema de gestión o de los procedimientos de ensayos y/o de calibración, e iniciar acciones destinadas a prevenir o minimizar dichos desvíos (véase también 5.2); e). definir la organización y la estructura de la gestión del laboratorio, su ubicación dentro de una organización madre, y las relaciones entre la gestión de calidad, las operaciones técnicas y los servicios de apoyo; f). especificar la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el personal que dirige, realiza o verifica el trabajo que afecta a la calidad de los ensayos y/o calibraciones; g). proveer adecuada supervisión al personal encargado de los ensayos y calibraciones, incluidos los que están en formación, por personas familiarizadas con los métodos y procedimientos, el objetivo de cada ensayo y/o calibración y con la evaluación de los resultados de los ensayos o de las calibraciones; h). tener una dirección técnica con la responsabilidad total por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad requeridas de las operaciones del laboratorio; i). nombrar un miembro del personal como responsables de la calidad (o como se designe), quien, independientemente de otras obligaciones y responsabilidades, debe 8. NTC-ISO-IEC 17025 24.

(25) tener definidas las responsabilidades y la autoridad para asegurarse de que el sistema de gestión relativo a la calidad será implementado y respetado en todo momento; el responsable de la calidad debe tener acceso directo al más alto nivel directivo en el cual se toman decisiones sobre la política y los recursos del laboratorio; j). nombrar sustitutos para el personal directivo clave (véase la nota) NOTA Las personas pueden tener más de una función y puede ser impracticable designar sustitutos para cada función. k). asegúrese de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de la manera en que contribuyen al logro de los objetivos del sistema de gestión.”9. A continuación, se muestra la gráfica del organigrama modificado: Figura 3. Organigrama Modificado. Fuente: Autor. Como podemos observar en el diagrama vienen plasmados los 6 cargos con los cuales quedaría la empresa LABINCON S.A.S., en ellos podemos definir lo siguiente: •. La Junta Administrativa la conforma la gerencia y un delegado de esta y es en la cual se toma las decisiones sobre el rumbo que va a tomar la entidad. (Ver Anexo C). •. La Gerencia es ocupada por 1 persona en este caso mujer que es la dueña de la entidad y toma decisiones junto con la junta administrativa. (Ver Anexo C). •. El Coordinador de Calidad es ocupado por 1 persona y es el encargado de todo el sistema de calidad además de verificar los certificados de calibración de las máquinas que lo necesiten. (Ver Anexo C). •. El Supervisor Técnico es ocupado por 1 persona y es el encargado de las licitaciones, contratación, y entrega de resultados. (Ver Anexo C). 9. NTC-ISO-IEC 17025 25.

(26) •. El Laboratorista – Jefe de Campo es ocupado por 1 persona y es el encargado de realizar todos los ensayos y procedimiento que se ejecutan dentro del laboratorio. (Ver Anexo C). •. El Auxiliar de Campo es ocupado por 1 persona, pero dependiendo de la necesidad del proyecto se pueden contratar más personas y se pagan por jornales los auxiliares adicionales que sean necesarios, estos son los encargados de las tomas de las muestras de suelos dependiendo la necesidad por la cual contrataron el laboratorio. (Ver Anexo C).. 5.4 HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS La empresa no contaba con la informacion registrada de los equipos, por este motivo se establecieron las hojas de vida de los equipos con los cuales se presta servicio la entidad (Ver Anexo C), la misma se hizo bajo la idea de que el empleado al momento de realizar la debida utilización del mismo sepa las características del mismo, su calibración su mantenimiento y su respectivo encargado, todo esto se hace con el fin de que el empleado conozca el equipo y sepa utilizarlo para no afectar la calidad de los ensayos o estudios entregados y a su vez no deteriorar la vida útil del equipo por una mala ejecución sobre el mismo. Figura 4. Hoja de vida de equipos. 26.

(27) Fuente: Autor. Fuente: El autor. 27.

(28) 5.5 PROTOCOLOS Dado a que LABINCON S.A.S. es una empresa dedicada al ensayo de laboratorios y estudios de suelos, la empresa se rige a la norma NSR – 10 que es el REGLAMENTO COLOMBIANO DE CONSTRUCCIÓN SISMO RESISTENTE y a las ESPECIFICACIONES GENERALES DE CONSTRUCCIÓN Y NORMAS DE ENSAYO PARA MATERIALES DE CARRETERAS, suministradas por INVIAS, todo esto se hace con el fin que los datos de resultados suministrados por el laboratorio a sus clientes sean datos certeros, creíbles y se rijan bajo un soporte técnico normativo estipulado por el estado. En búsqueda de que todos los servicios prestados por el laboratorio tengan un paso a paso donde referirse en caso de no conocer algún procedimiento o algún formato, se ha decidido junto con el Supervisor Técnico el Ingeniero Civil José Alexander Charry Moreno y con el Laboratorista - Jefe de Campo el señor German Quintero Chávez realizar los PROTOCOLOS (Ver Anexo D), que se tienen que ejercer en la entidad para ejecutar los diferentes procesos que se realizan al interior de la entidad, con la creación de dichos protocolos lo que se busca es estandarizar todos los protocolos que se realizan tanto en el laboratorio como en campo. Dentro de dicho documento se estipularon los 11 tipos de ensayos que tiene la empresa, allí se describió el objetivo de dicho ensayo, la forma correcta de realizar (Paso a paso – Procedimiento) y se anexaron los formatos programados en Excel por la empresa, con asesoría del Supervisor Técnico y el Laboratorista – Jefe de Campo, siguiendo los requerimientos y formulas dadas por la normatividad colombiana, sobre el cual se deben desarrollar dichos protocolos, todo con el fin de que exista una estandarización total de los ensayos realizados en el laboratorio para que no exista desviaciones de cálculo y poder crear una trazabilidad fiable a la aplicación de dichos protocolos para que sean ejecutados bajo el mismo esquema de procedimientos. Como resultado de la creación de los protocolos se logró estandarizar los siguientes ensayos: Análisis granulométrico de los agregados grueso y fino. (Ver Anexo D), Objeto: Tiene por objeto determinar la distribución de las partículas de los agregados grueso y fino de un material, por medio del tamizado. Alcance: Poder determinar la clasificación de la muestra. Clasificación de los suelos. (Ver Anexo D), Objeto: Tiene como objeto definir qué tipo de suelos es la muestra. Alcance: Poder determinar el tratamiento al suelo estudiado.. 28.

(29) Determinación del límite líquido, el límite plástico e índice de plasticidad de los suelos. (Ver Anexo 4) Objeto: Determinar los límites de consistencia de la muestra del suelo extraída. Alcance: Poder determinar la clasificación de la muestra. Equivalente de arena de suelos y agregados finos. (Ver Anexo D), Objeto: Tiene por objeto determinar, las proporciones relativas de polvo y material arcilloso o finos de tamaño inferior al tamiz # 200. Alcance: Poder determinar un posible diseño de mezcla o definir posible tratamiento al suelo estudiado. Proctor modificado. (Ver Anexo D), Objeto: Tiene por objeto determinar la densidad máxima de laboratorio, para así poder calcular la densidad en terreno. Alcance: Poder desarrollar la densidad in situ. Densidad por el método de cono de arena. (Ver Anexo D), Objeto: Tiene por objeto determinar en el sitio, con el equipo de cono y arena, la densidad y el peso unitario de suelos compactados. Alcance: Dar una mejor estructura. Cálculo de numero de golpes N por SPT. (Ver Anexo D), Objeto: Tiene por objeto determinar N número de golpes por ensayo de SPT bajo los parámetros de la norma sismo resistente del 2010 NSR-10. Alcance: Para correlacionarlo y poder determinar datos que son requeridos para el tipo de perfil y el ángulo de fricción del suelo estudiado. Cálculo del perfil del suelo, correlacionando los valores ̅̅̅̅ 𝑽𝒔 (Velocidad media ̅ (Número de golpes total). (Ver Anexo D), de onda de corte) y 𝑵 Objeto: Tiene por objeto determinar el perfil del suelo bajo los parámetros de la norma sismo resistente del 2010 NSR-10. Alcance: Para poder determinar el tratamiento a utilizar en una construcción a diseñar. Cálculo del ángulo de fricción. (Ver Anexo 4) Objeto: Tiene por objeto determinar a partir de la ecuación de Peck – Hansen 1953, Alcance: Conocer el comportamiento del suelo estudiado. Cálculo de la capacidad portante del suelo. (Ver Anexo 4) Objeto: Tiene por objeto determinar la capacidad portante del suelo para ancho de zapata mayores a 1.22 m. Alcance: Para poder diseñar la construcción sobre el suelo estudiado.. 29.

(30) 5.6 INDICADORES Para lograr obtener una óptima trazabilidad de los procesos que se ejecutan al interior de la entidad LABINCON S.A.S. se ha decidido junto con la alta gerencia diseñar unos indicadores de gestión basado en la metodología del cuadro de mando integran y los lineamientos plasmados en la norma ISO/IEC 17025 en su numeral 5.6 “trazabilidad de las mediciones”10 donde describe específicamente que se debe mantener en constante medición, como también para poder iniciar el proceso de medición del modo de operar de los procesos, todo esto con el fin de tener una base sólida de datos que ayuden a la empresa a realizar una estadística donde puedan evidenciar datos claves como nivel de servicio, nivel de repuestas, solución de PQR (Petición – Quejas – Reclamos), inversión de presupuestos planeados, etc. Todos se realiza con el fin de que en base a los datos obtenidos de dichas mediciones sirvan para tomar decisiones certeras en lo que consta en modificaciones de procesos, modificaciones de la empresa y eliminación o creación de nuevos puestos de trabajo. Dichos indicadores fueron creados en un cuadro de mando integral (Ver Anexo E) donde se evidencia los siguientes datos: • • • • • •. Indicador Índice Meta Rango de alerta Frecuencia de medición Responsable. Se diseñó de esta manera para que sean indicadores estandarizados bajo un formato único para ellos, así facilitando la lectura de estos y la retroalimentación de estos para poder contar con una base sólida de datos y de allí poder generar una trazabilidad fiable para la entidad, dando como resultado la creación de los siguientes indicadores.. 10. NTC-ISO-IEC 17025 30.

(31) Tabla 3. Indicadores de gestión. INDICADOR. INDICE. (Documentos estandarizados / Total de documentos) (Servicios atendidos / Nivel de Servicio Servicios Solicitados) (Contratos Ejecutados / Ejecucion de Proyectos Total de contratos) (Equipos Calibrados / Total Calibración de equipos) (PQR atendidos / Total PQR PQR) (Auditorias Ejecutadas / Auditorias Auditorias Planeadas) (Ensayos Realizados / Ensayos Ensayos programados) (Presupuesto ejecutado / Presupuesto de Estudios Presupuesto Proyectado) (Estudios de suelos Aprobacion de Estudios de aprobados / Total de suelo estudios realizados) (Material de referencia Material de Referencia existente / Total de material de referencia necesario) Control de Documentos. META. INDICADORES DE GESTION FECHA RESPONSABLE VERSION RANGO DE ALERTA FRECUENCIA DE MEDICIÓN Bueno Regular Malo. RESPONSABLE. <90%. Mensual. Ingeniero. 100%. Trimestral. Ingeniero. 100%. Trimestral. Ingeniero. <95%. Mensual. Ingeniero. <80%. Mensual. Ingeniero. 100%. Semestral. Ingeniero. 100%. Mensual. Laboratorista. >70%. Semestral. Ingeniero. 100%. Trimestral. Ingeniero. 100%. Mensual. Laboratorista. Fuente: Autor. Para definir los indicadores que servirán para realizar la medición del proceso de la empresa se emplearon indicadores de eficiencia (Recursos utilizados / Total ejecutado), efectividad (aprobado o desaprobado / ejecutado) y eficacia (ejecutado /planeado), en base a dichas formulas se logró establecer 10 indicadores lo que se busca con ellos es que logren generar una medición certera para poder tener datos medibles y cuantificables para que en base en ellos se pueda generar datos estadísticos y así lograr una trazabilidad en la empresa. Para definir dichos indicadores algunos fueron basados en los numerales de la norma como el de “control de documentos”, “calibraciones” con estos indicadores lo que se busca es saber en cierto aspecto como se está cumpliendo ciertos requisitos plasmados en la norma ISO/IEC 17025, como también otros se fijaron en base a una reunión realizada con la alta gerencia donde se trató el tema de que les gustaría medir en su entidad y en base a ello poder tener herramientas para tomar decisiones frente al rumbo de la organización de dicha reunión salieron los indicadores de “ensayos” “PQR” y “nivel de servicio” con ellos se espera que la organización tenga información frente a que está haciendo, como lo está haciendo y que puede mejorar para poder obtener un servicio de calidad junto con unos proceso óptimos.. 31.

(32) 6. CONCLUSIONES •. Con la lista de chequeo implementada en la entidad LABINCON S.A.S. se logró evidenciar que frente a la norma ISO/IEC 17025 la entidad cuanta con muy poco en tema de cumplimiento de requisitos frente a la misma, en lo que comprende el grupo de numerables aplicables a la entidad el numeral 4 es donde más presenta falencia la entidad ya que más del 49% no lo cumple y tan solo cuenta con un 18% implementado, lo que corresponde al numeral 5 que corresponde a toda la parte técnica aplicable a la entidad encontramos un panorama diferente el 45% de dicho numeral se encuentra implementado en la entidad no obstante es un porcentaje inferior para poder hablar de una certificación en dicha norma, en general se puede afirmar que en aspectos de implementación la empresa cuenta con un cumplimiento del 33%.. •. Por parte de la planeación estratégica la empresa LABINCON S.A.S. ya tenía una conformada pero en sus archivos dentro del sistema la misma se encontraba dispersa en varias carpetas haciendo de esta difícil la manera de verla y analizarla, lo que llevaba a la empresa a que su planeación no estuviera en constante retroalimentación y visible para el público, por esto se decidió darle un orden y contribuirle a la entidad en el proceso de cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO/IEC 17025 se estandarizo dicha planeación estratégica toda dentro de un mismo formato donde fuese de fácil consulta para a su vez lograr su retroalimentación cuando sea necesario y mantener una versión vigente.. •. En el aspecto de la estructura organizacional de la empresa solo se encontró que tenía nombrado los cargos mas no eran clara sus funciones, lo que generaba en la entidad un trastorno de poder al interior de la misma y delegación de funciones que no les correspondía a algunos cargos, generando en ella retraso en los servicios que brindaba y mala atención al público por sobrecargar algunos empleados de trabajo que no correspondían de su área por esto se decidió dar vida al manual de funciones donde se enfatiza las funciones de cada cargo y se evidencia la jerarquía que dispone cada cargo al interior de la entidad. Como también se identificó que los equipos existentes en la entidad se encontraban almacenados en la bodega, pero no se tenía un registro de la existencia de estos ni de su estado físico “bueno o dañado” generando traumatismo en la entidad al momento de solicitar cierto equipo ya que en la mayoría de las ocasiones no se era claro si se encontraba en bodega o estaba en campo, por esto se decidió crea las HV de los equipos para verificar su existencia, su condición física y su calibración si fuese necesario, como lo pide la norma ISO/IEC 17025 en su numeral 5.10.4 “certificados de calibración”.. 32.

(33) •. Por otro lado, al momento de ejecutar un ensayo en ocasiones la empresa generaba reprocesos porque de cierta manera no se contaba con una guía que estandarizara el modo de realizar cada uno de los mismos o explicara explícitamente el paso a paso a desarrollar para ejecutar los ensayos generando en la entidad reprocesos y demora en la entrega de resultados de laboratorio, por esto se decidió dar vida al manual de protocolos donde se estandarizan los 11 tipos de ensayos que tiene la entidad y a su vez se anexan los formatos sobre los cuales se ejecutan los mismo y generan sus resultados.. •. Referente a los indicadores de gestión la empresa no contaba con herramientas de medición haciendo de esta una entidad que difícilmente pudiese generar planes de acción para los procesos que se encontraban funcionando de manera incorrecta, porque sin medición es difícil que la entidad identifique falencias en sus procesos y muchos menos genere una trazabilidad fiable del modo de operar de la organización, para darle solución a dicho problema se decidió crear los indicadores para generar una base de datos de donde se pudiese obtener una estadística fiable y generar un trazabilidad en base a ella para que a futuro sirviese como herramienta de toma de decisiones basado en los datos arrojados de las mediciones.. 33.

(34) 7. RECOMENDACIONES. Teniendo en cuenta todo lo realizada en la práctica y después de un exhaustivo análisis, se le pide a la empresa LABINCON S.A.S. tener en cuenta las siguientes recomendaciones, para así poder obtener un mejor resultado: •. En un plazo no mayor a un año, volver aplicar la lista de chequeo para saber cómo se encuentra la empresa respecto a la NORMA INTERNACIONAL ISO/IEC 17025.. •. Alimentar las hojas de vida de la maquinaria y adjuntar los certificados de calibración de estas.. •. Aplicar y divulgar el manual de funciones con los empleados de la empresa LABINCON S.A.S.. •. Divulgar protocolos y capacitar los empleados para que ellos sepan hacer los ensayos requeridos.. •. Retroalimentar y mejorar continuamente la planeación estratégica para así tenerla actualizada.. •. Ejecutar las herramientas de medición para tener proporcionada la información de datos estadísticos a un futuro.. •. Implementar los documentos y formatos diseñados en el presente proyecto que permitan mejorar continuamente el sistema de gestiòn.. 34.

(35) BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA. BRAJA. (2012). Fundamento de ingeniería de cimentaciones. Mexico, D.F.: Cengage Learning Editores, S.A. de C.V. CASTILLO, A. J. (2007). Correlación entre el Valor N del Ensayo de Penetración Estándar y Velocidad de Ondas de Corte para Arcillas en Bogotá - Colombia. Revista Épsilon Nº 8: 13-23 / Enero - junio 2007, 13-23. Fernando, S. S. (s.f.). Pavimentos tomo 1, Pag. 127. INVIAS. (2013). Normas y especificaciones 2012 INVIAS. Bogotá D.C.: Instituto Nacional de Vías. NSR-10, A. (2010). Reglamento colombiano de construcción sismo resistente (NSR-10). Bogotá: Comisión asesora permanente para el regimen de construcciones sismo resistentes. NTC-ISO/IEC-17025. (2005-10-26). Norma técnica colombiana NTC-ISO/IEC 17025. Bogotá D.C.: ICONTEC. NTC-ISO-9001. (2008-11-14). Norma técnica colombiana NTC-ISO-9001. Bogotá D.C.: ICONTEC. USCS, C. (s.f.). es.scribd.com. Obtenido https://es.scribd.com/document/239429724/Clasificacion-de-suelos-USCS-pdf. 35. de.

(36) ANEXOS. 36.

(37) Anexo A. Lista de Chequeo.. 37.

(38) NUMERAL 4.2 SISTEMA DE GESTIÓN 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6. 4.2.7. ASPECTO A VERIFICAR ¿El laboratorio tiene establecido un sistema de gestión? ¿El sistema de gestión es apropiado al alcance de las actividades del laboratorio? ¿El laboratorio tiene documentado las políticas del sistema de gestión? ¿La alta dirección proporciona evidencia del compromiso con el desarrollo y la implementación del sistema de gestión? ¿La alta dirección comunica a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del cliente?? ¿El manual de calidad contiene o hace referencia a los procedimientos de apoyo y procedimientos técnicos? ¿El manual de calidad tiene definidas las funciones y responsabilidades de la dirección técnica y responsable de calidad?. N/A. NO X. DOC. IMP MANT. X X X X X X. ¿La alta dirección tiene asegurado la integridad del sistema de gestión cuando se planifica e implementan cambios?. X 0. 8. 0. 0. 0. 4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS ¿El laboratorio tiene establecido y mantiene procedimientos para el control de todos los documentos que forman parte del sistema de gestión? ¿Todos los documentos distribuidos entre el personal del laboratorio como parte del sistema de gestión son 4.3.2 APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS revisados y aprobados, para su uso, por el personal autorizado? 4.3.1 GENERALIDADES. 4.3.3 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS. X. X. ¿Los cambios a los documentos son revisados y aprobados por la misma función que realizó la revisión original?. X 0. 38. 0. 0. 0. 3.

(39) 4.4 REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS 4.4.1 4.4.2. ¿El laboratorio tiene establecido y mantiene procedimientos para la revisión de los pedidos, ofertas y contratos? ¿Se conservan los registros de las revisiones y modificaciones?. X X 0. 4.5 SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES ¿Cuándo el laboratorio subcontrata un trabajo, ya sea 4.5.1 debido a circunstancias no previstas o en forma continua se asegura de que el subcontratista cumpla con la norma? ¿El laboratorio advierte al cliente por escrito de la 4.5.2 subcontratación? ¿El laboratorio responde frente al cliente por el trabajo del 4.5.3 subcontratista? ¿El laboratorio mantiene un registro de todos los 4.5.4 subcontratistas que utiliza para los ensayos?. 0. 2. 0. 0. 0. 0. 0. 0. X X X X 4. 4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS 4.6.1. 4.6.2. 4.6.3. 4.6.4. ¿El laboratorio tiene una política y procedimiento para la selección y compra de los servicios y suministros que utiliza y que afectan la calidad de los ensayos? ¿El laboratorio se asegura de que los suministros, reactivos y materiales consumibles comprados, que afectan la calidad de los ensayos, no sean utilizados hasta que no hayan sido inspeccionados o verificados? ¿El laboratorio tiene documentos para la compra de los elementos que afectan la calidad de las prestaciones del laboratorio? ¿El laboratorio evalúa a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de los ensayos?. 39. X. X. X. X.

(40) 0. 4. 0. 0. 0. 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 4.7.1 4.7.2. ¿El laboratorio esta dispuesto a cooperar con los clientes o representantes para aclarar el pedido del cliente y realizar el seguimiento al desempeño del laboratorio? ¿El laboratorio procura obtener información del retorno, tanto positiva como negativa de sus clientes?. X X 0. 0. 0. 2. 0. 4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES 4.9.1. 4.9.2. ¿El laboratorio tiene una política y procedimiento cuando los ensayos no son conformes con sus propios procedimientos o requisitos? ¿Cuándo la evaluación indique que el trabajo no conforme podría volver a ocurrir o existen dudas sobre el cumplimiento de las operaciones del laboratorio se tiene procedimientos de acciones correctivas?. X. X 0. 1. 0. 1. 0. 4.11 ACCIONES CORRECTIVAS ¿El laboratorio tiene establecido una política y un procedimiento para la implementación de acciones correctivas? ¿El laboratorio tiene el procedimiento de acciones 4.11.2 Análisis de las causas correctivas que comiencen con una investigación para determinar la o las causas del problema? ¿cuándo se necesite una acción correctiva, el laboratorio 4.11.3 Selección e implementación de las acciones correctivas identifica las acciones correctivas posibles según la magnitud del problema y sus riesgos? ¿El laboratorio realiza el seguimiento de los resultados 4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas para asegurarse de la eficiencia de las acciones correctivas implementadas? 4.11.1 Generalidades. 40. X. X. X. X.

(41) 4.11.5 Auditorias adicionales. ¿cuándo el laboratorio identifica las no conformidades, se asegura de que los correspondientes sectores de actividades sean auditados?. X 0. 1. 3. 0. 1. 4.12 ACCIONES PREVENTIVAS 4.12.1 4.12.2. ¿El laboratorio identifica las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades? ¿Los procedimientos de las acciones preventivas están incluidas al inicio de dichas acciones y se aplican controles para asegurar que sean eficaces?. X X 0. 1. 0. 0. 4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS 4.13.1 Generalidades. 4.13.1.1. 4.13.1.2. 4.13.1.3. 4.13.1.4. ¿El laboratorio establece y mantiene procedimientos para la identificación, la recopilación, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, el mantenimiento y la disposición de los registros de la calidad y los registros técnicos? ¿El laboratorio almacena y conserva todos los registros de modo que sea fácilmente recuperables en instalaciones que les provean un ambiente adecuado para prevenir los daños, el deterioro y las perdidas? ¿Todos los registros son conservados en sitios seguros y en confidencialidad? ¿El laboratorio tiene procedimientos para proteger y salvaguardar los registros almacenados electrónicamente y para prevenir el acceso no autorizado o la modificación de dichos registros?. X. X. X. X. 4.13.2 Registros técnicos 4.13.2.1. ¿El laboratorio conserva una copia de cada informe de ensayo, por un periodo determinado?. 41. X. 1.

(42) 4.13.2.2. 4.13.2.3. ¿Las observaciones, los datos y los cálculos que se registran en el momento de hacerlo son relacionados con la operación en cuestión? ¿Al momento de presentarse errores en los registros la persona que realiza la corrección tacha y escribe al margen el dato correcto y firma o lo visa?. X. X 0. 1. 1. 5. 0. 0. 0. 0. 4.14 AUDITORIAS INTERNAS 4.14.1. 4.14.2. 4.14.3 4.14.4. ¿El laboratorio efectúa periódicamente, auditorias internas de sus actividades para verificar que sus operaciones continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de gestión? ¿Cuando los hallazgos de las auditorias pongan en dudas las eficacias de las operaciones o la exactitud de los resultados de los ensayos, se toman acciones correctivas oportunas? ¿Se registran en el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoria? ¿Se realizan seguimientos a las actividades de las auditorias?. X. X. X X 0. 4. 4. 15 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 4.15.1 4.15.2. ¿La alta dirección del laboratorio realiza periódicamente una revisión del sistema de gestión? ¿Se registran los hallazgos de las revisiones por la dirección?. X X 0. 5 REQUISITOS TÉCNICOS 5.1 GENERALIDADES. 42. 4. 2. 5 0. 0. 0.

(43) 5.1.1. ¿Los factores que determinan la exactitud y confiabilidad de los ensayos incluyen el factor humano, las instalaciones y condiciones ambientales, equipos, muestreo, etc.?. X. 5.1.2. ¿El laboratorio tiene en cuenta los factores, como la incertidumbre total de la medición y calibraciones, así como la formación y calificación del personal para desarrollar los métodos y procedimientos de ensayos?. X 0. 0. 0. 2. 0. 5.2 PERSONAL 5.2.1. 5.2.2 5.2.3 5.2.4. 5.2.5. ¿La dirección del laboratorio asegura la competencia de todos los que operan equipos específicos, realizan ensayos, evalúan los resultados y firman los informes de ensayos? ¿La dirección del laboratorio formulan las metas con respecto a la educación, la formación y las habilidades del personal del laboratorio? ¿El laboratorio dispone de personal que este empleado por el laboratorio o que este bajo contrato con el? ¿El laboratorio mantiene actualizado los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico, y de apoyo involucrado en los ensayos? ¿La dirección autoriza a miembros específicos del personal para realizar tipos particulares de muestreo y ensayos, para emitir los informes?. X. X X X. X 0. 1. 0. 3. 1. 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 5.3.1. ¿Las instalaciones de ensayos del laboratorio cuentan con condiciones que faciliten la realización correcta de los ensayos?. 43. X.

(44) 5.3.2. 5.3.3 5.3.4. 5.3.5. ¿El laboratorio realiza seguimiento control y registros de las condiciones ambientales según la requiera las especificaciones, métodos y procedimientos que puedan influir en la calidad de los resultados? ¿El laboratorio tiene una separación eficaz entre áreas vecinas en las que se realicen actividades incompatibles? ¿El laboratorio controla el acceso y el uso de las áreas que afectan a la calidad de los ensayos?. X. X X. ¿El laboratorio toma medidas para asegurar el orden y la limpieza del laboratorio?. X 0. 2. 0. 0. 3. 5.4 MÉTODOS DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS MÉTODOS 5.4.1 Generalidades. 5.4.2 Selección de los métodos. 5.4.3 Métodos desarrollados por el laboratorio 5.4.4 Métodos no normalizados 5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición 5.4.6.1 5.4.6.2 5.4.6.3. ¿El laboratorio aplica métodos y procedimientos apropiados para todos los ensayos? ¿El laboratorio utiliza los métodos de ensayos, incluidos los de muestreo, que satisfagan las necesidades del cliente y que sean apropiados para los ensayos utilizando las norma? ¿La introducción de los métodos de ensayos desarrollados por el laboratorio para su propio uso, son planificadas y asignadas al personal calificado? ¿El laboratorio cuando es necesario utiliza métodos no normalizados y estos son acordados con el cliente? ¿El laboratorio realiza sus propias calibraciones? ¿El laboratorio tiene procedimientos para estimar la incertidumbre de la medición? ¿El laboratorio estima la incertidumbre de la medición teniendo en cuenta todos los componentes que sean importantes en la situación dada?. 5.4.7 Control de los datos. 44. X. X. X X X X X.

(45) 5.4.7.1. 5.4.7.2. ¿Los cálculos y la transferencia de los datos están sujetos a verificaciones adecuadas llevadas a cabo de una manera sistemática? ¿El laboratorio utiliza computadores equipos automatizados para captar, procesar, registrar, informar, almacenar o recuperar los datos de los ensayos?. X. X 0. 4. 0. 4. 1. 5.5 EQUIPOS 5.5.1. 5.5.2. 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6. 5.5.7. 5.5.8. ¿El laboratorio esta provisto con todos los equipos para el muestreo, la medición y el ensayo requeridos para correcta ejecución de los ensayos? ¿En los equipos el software utilizados para los ensayos y el muestreo tienen la exactitud requerida y cumplen con las especificaciones pertinentes para los ensayos? ¿Los equipos son operados por personal autorizado y las instrucciones de usos y mantenimientos de los equipos son actualizadas? ¿Los equipos y el software utilizados para los ensayos están debidamente identificados? ¿El laboratorio tiene establecido los registros de cada componente del equipamiento y su software? ¿El laboratorio tiene procedimientos para la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento, el uso y el mantenimiento de los equipos de medición? ¿Los equipos que han sido sometidos a una sobrecarga o a un uso inadecuado, queden resultados dudosos o se halla demostrados que son defectuosos son puestos fuera de servicio? ¿Todos los equipos bajo el control de laboratorio que requieran una calibración son rotulados, codificados o identificados, para indicar el estado de calibración?. 45. X. X. X X X X. X. X.

(46) 5.5.9. ¿cuándo un equipo queda fuera del control directo del laboratorio, este se asegura de verificar el funcionamiento y el estado del equipo para que sea reintegrado?. 5.5.10. ¿El laboratorio tiene definido verificaciones intermedias para mantener en el estado de calibración de los equipos?. 5.5.11. 5.5.12. X. X. ¿El laboratorio tiene procedimientos para asegurarse de que las copias se actualicen correctamente cuando las calibraciones den lugar a un conjunto de factores de corrección? ¿El laboratorio protege los equipos de ensayos, tanto el hardware como el software, contra ajustes que pudieran invalidar los resultados de los ensayos?. X. X 1. 2. 0. 4. 5. 5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES 5.6.1 Generalidades. ¿Los equipos utilizados para los ensayos, incluidos para mediciones auxiliares, son calibrados antes de ser puestos en servicio?. X. 5.6.2 Requisitos específicos 5.6.2.1. ¿El programa de calibración de los equipos es diseñado y operado de modo que se asegure que las calibraciones y las mediciones hechas por el laboratorio sean trazables al sistema internacional de unidades?. X. 5.6.2.2 Ensayos 5.6.2.2.1. ¿El laboratorio se asegura de que el equipo utilizado puede proveer la incertidumbre de la medición requerida?. X. 5.6.2.2.2. ¿cuándo la trazabilidad de las mediciones a las unidades SI no sea posible el laboratorio exige los mismos requisitos para la trazabilidad?. X. 5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencias. 46.

(47) 5.6.3.1 Patrones de referencia 5.6.3.2 Materiales de referencia 5.6.3.3 Verificaciones intermedias. 5.6.3.4 Transporte y almacenamiento. ¿El laboratorio tiene un programa y un procedimiento para la calibración de sus patrones de referencia? ¿El laboratorio tiene establecido la trazabilidad de los materiales de referencia? ¿El laboratorio lleva a acabo las verificaciones que sean necesaria para mantener la confianza en el estado de calibración de los patrones de referencia? ¿El laboratorio tiene procedimientos para la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento y el uso de los patrones de referencia y materiales de referencia con el fin de prevenir su contaminación o deterioro y preservar su integridad?. X X X. X. 3. 2. 0. 1. 2. 5.7 MUESTREO 5.7.1. 5.7.2. 5.7.3. ¿El laboratorio tiene un plan y procedimiento para el muestreo cuando efectué el muestreo de sustancias, materiales o productos que luego ensaye o calibren? ¿cuándo el cliente requiera desviaciones, adiciones o exclusiones del procedimiento de muestreo, estas son registradas en detalle? ¿El laboratorio tiene procedimiento para registrar los datos y las operaciones relacionadas con el muestreo que forman parte de los ensayos?. X. X. X 0. 1. 0. 2. 5.8 MANIPULACIÓN DE LOS ÍTEM DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIÓN 5.8.1. 5.8.2. ¿El laboratorio tiene procedimiento para el transporte, la recepción, la manipulación, la protección, el almacenamiento, la conservación y/o la disposición final de los ítems de ensayos? ¿El laboratorio tiene un sistema para la identificación de los ítems de ensayos?. 47. X. X. 0.

(48) 5.8.3. 5.8.4. ¿Al recibir el ítem para el ensayo el laboratorio registra las anomalías o los desvíos en relación con las condiciones normales o especificas, según se describen en el correspondiente método de ensayo? ¿El laboratorio tiene procedimientos e instalaciones apropiadas para evitar el deterioro, la perdida o el daño del ítem de ensayo durante el almacenamiento?. X. X 0. 0. 0. 2. 2. 5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO Y DE LA CALIBRACIÓN 5.9.1. 5.9.2. ¿El laboratorio tiene procedimiento de control de calidad para realizar el seguimiento de la validez de los ensayos llevados a cabo? ¿Los datos de control de la calidad son analizados y si no satisfacen los criterios predefinidos, se toman las acciones planificadas para corregir el problema?. X. X 0. 0. 0. 2. 5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS 5.10.1 Generalidades. 5.10.2 Informes de ensayos y certificados de calibración. ¿Los resultados de cada ensayo efectuado por el laboratorio son informados en forma clara de acuerdo con las instrucciones especificas de los métodos de ensayo? ¿Cada informe tiene la siguiente información: un titulo, el nombre y la dirección del laboratorio identificación única del informe, nombre y dirección del cliente, método utilizado, fecha de recepción, resultados de los ensayos, etc.?. X. X. 5.10.3 Informes de ensayos 5.10.3.1. ¿Los informes realizados por el laboratorio tiene incluido: las desviaciones, adiciones o exclusiones del método de ensayo, información adicional que pueda ser requerida por métodos específicos?. 48. X. 0.

(49) 5.10.3.2. ¿Los informes del laboratorio incluyen lo siguiente: fecha de muestreo, identificación del material, lugar del muestreo, referencia al plan y los procedimientos de muestreo realizados, etc.?. X. 5.10.4 Certificados de calibración ¿El laboratorio tiene archivado, además de los requisitos indicados en el apartado 5.10.2, las condiciones bajo las 5.10.4.1 cuales fueron hechas, la incertidumbre de la medición y evidencia de que las mediciones son trazables? ¿El laboratorio tiene relacionado las magnitudes y los 5.10.4.2 resultados de los ensayos funcionales? ¿Cuándo un instrumento para la calibración ha sido ajustado o reparado, el laboratorio informa los resultados 5.10.4.3 de la calibración antes y después del ajuste o la reparación? ¿El laboratorio hace alguna recomendación sobre el 5.10.4.4 intervalo de calibración? ¿Cuando se incluye opiniones e interpretaciones el 5.10.5 Opiniones e interpretaciones laboratorio presenta por escrito las bases que respaldan dichas opiniones o interpretaciones? 5.10.6 Resultados de ensayos y calibración obtenidos ¿El laboratorio informa de los ensayos realizados por los de los subcontratistas subcontratistas? ¿Cuándo los resultados de ensayos se transmiten por 5.10.7 Transmisión electrónica de los resultados teléfono u otros medios electrónicos el laboratorio cumple con los requisitos de la norma? ¿La presentación elegida es concebida para responder a 5.10.8 Presentación de los informes y los certificados cada tipo de ensayo efectuado y para minimizar la posibilidad de la mala interpretación o el mal uso? ¿Las modificaciones de fondo a un informe de ensayo 5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y a los después de su emisión son hechas solamente en la forma certificados de calibración de un nuevo documento?. X. X. X. X X X X. X. X 1 9. TOTAL. 49. 2 36. 0 6. 8 36. 2 21.

(50) Anexo B. Planeación Estratégica.. 50.

(51) PLANEACIÓN ESTRATEGICA. CÓDIGO: MAN-SGSST001. VERSIÓN: 001. FECHA: XXX. 1. INTRODUCCIÓN En el presente informe se elaboran todas las herramientas que corresponden al pan estratégico de la empresa LABINCON S.A.S., para el desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma internacional ISO/IEC 17025. 2. JUSTIFICACIÓN La empresa LABINCON S.A.S. es una empresa huilense que ha querido empezar su proceso de compromiso con los clientes para así poderle ofrecer un producto de calidad basados con la prestación de un buen servicio. La empresa desea demostrar ese compromiso empezando a gestionar y desarrollar su SGC basado en la norma internacional ISO/IEC 17025., y para este fin nos ha permitido entrar a sus instalaciones con el propósito de desarrollar la segunda fase, todo esto con el fin de posicionarse con los más altos estándares internacionales de calidad para convertirse en una empresa competitiva a nivel regional, mostrando procesos de calidad y asegurándole al cliente un gran grado de satisfacción. 3. OBJETIVO Elaborar la planeación estratégica del SGC en la empresa LABINCON S.A.S., identificar y definir los procesos que se ejecutan dentro de la organización para el cumplimiento de su razón social, además de establecer el mapa de procesos con sus respectivas caracterizaciones. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.1.. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. 4.1.1. MISIÓN Anterior Nuestra misión es colaborar con la Ingeniería Nacional en la ejecución de proyectos de construcción y de infraestructura vial, para que el desarrollo del país no se detenga; mediante la realización de Ensayos y Pruebas de acuerdo con las Especificaciones Técnicas y de Construcción contractuales de nuestros Clientes con los debidos controles de calidad básicos para cada proyecto con absoluta idoneidad y ética profesional.. 51.

(52) PLANEACIÓN ESTRATEGICA. CÓDIGO: MAN-SGSST001. VERSIÓN: 001. FECHA: XXX. Propuesta • • • • •. ¿Qué hace? Ensayos de Laboratorio de Suelos, Concretos y Pavimentos. ¿Cómo? Con la ejecución de proyectos de construcción e infraestructura vial ¿Quién? profesionales y técnicos con la formación, habilidades y experiencia. ¿Dónde? en el sector de la Ingeniería Civil ¿Para qué? ser reconocidos a nivel nacional como una organización de Ingeniería sólida.. LABINCON S.A.S. es una Organización Colombiana del sector de la Ingeniería Civil con el objetivo de contribuir en la ejecución de proyectos de Ingeniería, ofreciendo servicios de Ensayos de Laboratorio de Suelos, Concretos y Pavimentos, con la ejecución de proyectos de construcción e infraestructura vial, con profesionales y técnicos con la formación, habilidades y experiencia necesaria, con el fin de ser reconocidos a nivel nacional como una organización de ingeniería sólida, con sentido de pertenencia y principios éticos. 4.1.2. VISIÓN Anterior Queremos ser una empresa dedicada a la ejecución de Ensayos de diseño, Control de calidad de Obras Civiles Viales y Estructurales, que ofrezca la credibilidad, confianza necesaria en los procesos constructivos y en los resultados de nuestras Pruebas. Propuesta • • • • • •. ¿Qué hace? Ensayos de Laboratorio de Suelos, Concretos y Pavimentos. ¿Estrategia? estudios económicos y cumplimiento a cabalidad con lo requerido así ofreciendo un mejor resultado de satisfacción ¿Quién? profesionales y técnicos con la formación, habilidades y experiencia. ¿Dónde? en el sector de la Ingeniería Civil ¿Para qué? ser reconocidos a nivel nacional como una organización de Ingeniería sólida. ¿tiempo? Llegar a ser líderes en el 2025. 52.

(53) PLANEACIÓN ESTRATEGICA. CÓDIGO: MAN-SGSST001. VERSIÓN: 001. FECHA: XXX. LABINCON S.A.S. para el año 2025 espera llegar a ser una empresa líder en ensayos de Laboratorio de Suelos, Concretos y Pavimentos, haciendo estudios económicos y cumpliendo a cabalidad con lo requerido así ofreciendo un mejor resultado de satisfacción a los clientes en el sector de la ingeniería civil, con la ayuda de la formación, habilidades y experiencia de los profesionales y técnicos con los que cuenta, con el fin de ser reconocidos a nivel nacional como una organización de Ingeniería sólida. 4.1.3. ALCANCE DE CALIDAD “Prestación de servicios de estudios de suelos y análisis de resultados de ellos” 4.1.4. POLÍTICA DE CALIDAD MATRIZ DE CORRELACION SUBJETIVA. LABINCON S.A.S. se compromete con la prestación de servicios de análisis de resultados de estudio de suelos, con la ayuda de profesionales y técnicos competentes dentro de una infraestructura adecuada con efectividad en los procesos, todo esto con el fin de mejorar continuamente.. 53.

(54) PLANEACIÓN ESTRATEGICA. CÓDIGO: MAN-SGSST001. VERSIÓN: 001. FECHA: XXX. DESPLIEGUE DE OBJETIVOS DE CALIDAD. 4.1.5. OBJETIVOS DE CALIDAD • • • • • •. Capacitar continuamente los empleados a través de charlas con el HSEQ Evaluar a los empleados a través de sus logros alcanzados Evaluar la satisfacción del cliente a través de encuestas para saber el grado de efectividad de los procesos Evaluar la disminución del tiempo de los procesos a través de la satisfacción del cliente Adecuar la infraestructura de acuerdo con la necesidad del laboratorio a través de planes de mejoras. Realizar mantenimientos correctivos y preventivos a la infraestructura física a través de verificaciones del estado de esta. 4.1.6. MAPA DE PROCESO. 54.

(55) PLANEACIÓN ESTRATEGICA. CÓDIGO: MAN-SGSST001. VERSIÓN: 001. FECHA: XXX. 55.

(56) PLANEACIÓN ESTRATEGICA. CÓDIGO: MAN-SGSST001. VERSIÓN: 001. FECHA: XXX. 4.1.7. CARACTERIZACIONES DE PROCESO -. Carpeta (Anexo 2 – Planeación Estratégica) - Anexo 1 Caracterización. 5. CONTROL DE CAMBIO. FECHA. VERSIÓN. XXX. 001. OBSERVACIÓN / CAMBIO CREACIÓN DEL DOCUMENTO. 56. RESPONSABLE PRACTICANTES DE POSGRADO Miguel Saúl Bonilla Moreno I.D. 394928 Jordy Andrés Motta Brand I.D. 325497.