1. OBJETIVO
Establecer la forma en que se deben emitir, recibir y canalizar las comunicaciones en FAM América Latina Maquinaria Limitada, tanto internas como externas, así como la consulta y participación de los trabajadores en lo referido al Sistema Integrado de Gestión SIG.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas y actividades de la Compañía en lo referente al Sistema Integrado de Gestión
3. RESPONSABILIDADES 3.1. Gerente General:
• Asumir el compromiso en materias de comunicaciones externas.
• Disponer de los recursos necesarios para mantener canales de comunicación efectivos con clientes y otras partes interesadas pertinentes
3.2. Gerente de Finanzas
• Asumir el compromiso en materias de comunicaciones internas.
• Disponer de los recursos necesarios para mantener canales de comunicación efectivos dentro de la empresa
3.3. Asesor SIG
• Controlar que la información documentada interna y externa se mantenga vigente y actualizada en Intranet.
• Evaluar la efectividad de las herramientas que se utilizan para en los procesos de las comunicaciones internas y externas, y/o otros canales existentes.
3.4. Gerentes Área /Administrador de contrato, Jefes, Líder.
Mantener un canal de comunicación efectivo entre el personal que labora bajo su dependencia y otras partes interesadas
• Promover un canal de comunicación entre cliente / mandante que busque generar los lazos de confianza mutua.
3.5. Sub Gerente HSEC:
• Mantener y promover actividades que faciliten los procesos de Comunicación, participación y consulta, con trabajadores de FAM y otras partes interesadas.
• Incentivar el uso de los canales de comunicación vigentes dentro de la empresa.
• Asesorar a la Gerencias en procesos de comunicación materias de seguridad, medio ambiente, salud ocupacional y calidad.
4. DEFINICIONES
• Comunicación: Información verbal o escrita que se produce entre las partes interesadas en los distintos niveles y funciones de FAM
• Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
• Comunicación Externa: Es la transmisión de información en el ámbito del SIG, desde o hacia las partes interesadas.
• Comunicación Interna: Es la transmisión de información del SIG dentro de la organización, ya sea para registro, toma de decisiones, difusión, conocimiento del personal y retroalimentación del sistema, a través de los medios definidos.
• Participación y Consulta: Proceso mediante el cual, los trabajadores directivos y no directivos participan del SIG a través de canales de comunicación internos definidos.
• Participación: Acción y efecto de involucrar en la toma de decisiones • Consulta: Búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1. Flujo de la comunicación
a. Las comunicaciones serán descritas a través de la documentación en habitual uso en la
Comunicación Interna: (someter a participación)
• Correo Electrónico (comision.sig@fam.cl) • Comunicados Internos, • Circular, • Noticias • Carta Oferta, • Carta de Amonestación. • Aviso
• Vergabeblatt (comparación de oferta) • Actas o minutas de reunión
• pizarras
Comunicación Externa
• Carta a Proveedores • Carta a Clientes • Correo Electrónico
• Cartas a Organismos Fiscalizadores/ Regionales/ Estatales • Cartas a Otros Organismos (ISAPRES, AFP, MUTUAL) • Letter to FAM
• RFA (Request for Approval) • RFI (Request for Information)
b. Para materializar la comunicación, participación y consulta es de vital importancia mantener
los canales de comunicación abiertos dentro de FAM respetando el conducto regular.
c. Se define a los siguientes tipos como comunicaciones de orden general u ordinario:
• Solicitud de documentación
• Información sobre el sistema de gestión y sus resultados • Reclamos
• Comunicación de las normas, legales y reglas internas
5.2. Participación y Consulta
Como una forma de promover la participación y consulta de los trabajadores a todos los niveles y funciones aplicables, se han establecido las siguientes instancias:
• Reunión de Inicio turno • Reunión semanal de HSEC
• Reunión semanal con el Adm. de Contrato
De estas reuniones deberá mantenerse registros de los acuerdos y compromisos para posterior seguimiento y dar respuesta a los temas planteados y evidenciar la mejora continua. (Registro de mejora continua Registro R-GG-022)
5.2.1. Información sobre Acciones y/o Condiciones Inseguras o Sugerencias.
Las acciones, condiciones, situaciones de tipo inseguras detectadas por el personal de FAM deben ser comunicadas a la brevedad por conducto regular, a su Jefatura Directa o a través de los canales de comunicación establecido por la Participación y Consulta, a través de los canales de comunicación establecidos, en el punto 5.2, para la participación y consulta.
Si la acción o condición insegura es detectada en dependencias ajenas a FAM, debe comunicarla a la jefatura directa.
Las sugerencias destinadas a mejorar los procesos, condiciones laborales o cualquier opción de mejora, pueden ser canalizadas a través del sistema habilitado para promover la participación y consulta (comision.sig@fam.cl).
5.2.2. Registro de Comunicaciones de Calidad
Si la comunicación corresponde a un reclamo del cliente, será investigada por el responsable del proceso o quién sea designado, debe ser tratada como una no conformidad, para lo cual será investigada su causa raíz, se definirán planes de acción para que la situación no se repita e informada al cliente sobre las conclusiones de dicha investigación y las medidas correctivas implementadas. Para cerrar esta no conformidad, el responsable de la investigación o quién haya sido designado evaluará la eficacia de la medida correctiva implementada.
5.2.3. Comunicación de las Normas y Reglas Internas
Toda información del SIG, actualizada intranet será informada a las jefaturas para posteriormente ser comunicada a los colaboradores.
5.3. Comunicaciones a partes interesadas externas en caso de crisis
La comunicación en caso de crisis, en caso de que la empresa se ve expuesta una situación de crisis comunicacional, en donde se vean riesgos la imagen y la responsabilidad de la organización se actuara según el instructivo “ plan de comunicaciones en crisis “
6. EQUIPOS, MATERIALES
No aplica.
7. REGISTROS
Registro de Mejora continúa R-GG-022
8. REFERENCIA
No aplica.
9. ANEXOS
Anexo N°1 Instructivo “plan de comunicaciones en crisis “ Anexo N°2 Participación y consulta
Anexo N° Registro de Mejora continua R-GG-022
10. BITÁCORA DE MODIFICACIONES
Nº Revisión Fecha Descripción del cambio
0 17/04/2012 Creación del Procedimiento.
1 17/05/2012 Modificación de formato de procedimiento.
2 10/04/2013 Revisión Anual del Procedimiento
3 21/08/2018 Se actualiza nombre del gerente general
4 02/02/2020 Se actualiza el nuevo formato del PIG y se revisa el contenido de este, se actualiz según los requisitos ISO 45001:2018
11. ANEXOS
