OBJETO Y/O NECESIDAD DESCRIPCIÓN NECESIDAD

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR SERVICIOS DE UNA ENTIDAD IDÓNEA PARA REALIZAR

UNA INVESTIGACIÓN QUE CONTENGA UNA CARACTERIZACIÓN DE LOS USUARIOS, UN INVENTARIO DE LA CADENA DE TRÁMITES Y UNA PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DE MÍNIMO UNA

DE LAS CADENAS DE TRÁMITES

OBJETO Y/O NECESIDAD

Contratar servicios de una entidad idónea para realizar una investigación que contenga una caracterización de los usuarios, un inventario de la cadena de trámites y una propuesta de optimización de mínimo una de las cadenas de trámites.

DESCRIPCIÓN NECESIDAD

El departamento se trazó metas tendentes a generar capacidades de interacción e interrelacionamiento entre la Gobernación de Caldas, las alcaldías municipales de los 26 municipios, los entes descentralizados y los ciudadanos con el fin de generar una mayor eficiencia administrativa, transparencia y participación del ciudadano en los procesos públicos.

En este mismo orden, con el propósito de reducir de manera decidida la brecha digital existente entre los diferentes sectores sociales, a través de procesos de ―Inclusión Digital‖ de las poblaciones menos favorecidas, facilitando el acceso, uso y aprovechamiento de las TIC, se presentó un proyecto que sigue las líneas de Vive Digital Regional – Gobierno en línea, y cuya labor de ejecución está a cargo de ParqueSoft Pereira por su idoneidad y afinidad con estos temas.

Lograr tal propósito exige fundamentalmente solucionar problemas como: la relación del estado con la ciudadanía, una gestión pública más eficiente, y generar mayores estrategias de participación ciudadana. Sin embargo, para dar cumplimiento al conjunto de actividades propuestas en el proyecto en relación al desarrollo de la investigación descrita en el objeto, se requiere contratar un proveedor con un perfil y experiencia idóneos en este sentido, ajustándose, en efecto, a los parámetros descritos en el apartado “PERFIL DE PROPONENTES”.

Con referencia a lo anterior y de conformidad con el contenido y obligaciones establecidas en el Convenio de Cooperación N.° 0599 de 2013, la Fundación Parque Tecnológico de Software de Pereira – ParqueSoft Pereira, obra en calidad de Ejecutor en la iniciativa que tiene por objeto aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para impulsar iniciativas innovadoras en TIC para la implementación de la estrategia Gobierno en Línea en la Gobernación de Caldas. En este contexto, sus obligaciones son, entre otras, realizar la contratación de proveedores de bienes y servicios requeridos para el proyecto, aplicando los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación realizado para Vive Digital Regional – Gobierno en Línea,

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2 contenido en el Documento N.° 5 de los términos de referencia de la convocatoria N.° 610 de 2013.

El manual de contratación contenido en el Documento N.° 5 de la Iniciativa Vive Digital Regional – Gobierno en Línea es de obligatoria aplicación para el ejecutor y el mismo establece las pautas mínimas para realizar los procesos contractuales que se den en el marco de la iniciativa Vive Digital Regional.

El instructivo para la presentación de propuestas contenido en el Documento N.° 1 de la Iniciativa Vive Digital Regional – Gobierno en Línea, define al ejecutor como ―el encargado directo del desarrollo del proyecto, para lo cual debe llevar a cabo la administración de los recursos y la selección y contratación de bienes y servicios, según los lineamientos entregados por Vive Digital Regional para tal fin. Asimismo, es el responsable de la presentación de resultados en cuanto al cumplimiento de actividades, presupuesto, cronograma y entregables, entre otras inherentes a su función‖.

El Manual de Ejecución contenido en el Documento N.° 3 de la iniciativa Vive Digital Regional en su artículo 3.1. Establece como obligaciones del ejecutor la de ―desarrollar y documentar los procesos de selección objetiva de proveedores de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto, garantizando una relación óptima entre calidad, precio y oportunidad y velar porque los procesos de contratación desarrollados en el marco del convenio cuenten con garantías suficientes y procedimientos de reclamación claros‖. Teniendo en cuenta que ParqueSoft Pereira debe cumplir con su obligación de contratar los proveedores de bienes o servicios, quienes se encargarán de manera general del desarrollo de las herramientas TIC requeridas para la debida ejecución del Proyecto Vive Digital Regional – Gobierno en Línea, y teniendo en cuenta que el Documento N.° 5 establece el procedimiento conforme al cual todo tipo de contrataciones debe llevarse a cabo al interior de este tipo de proyectos, por medio del presente proceso de invitación pública se presentan los productos requeridos desde la aprobación y de manera posterior a haber adquirido las autorizaciones del Comité Regional en cuanto al valor destinado para la adquisición de los bienes o servicios, se procede a publicar los términos para que los oferentes del mercado presenten su oferta técnica y económica para llevar a cabo la ejecución del proyecto Caldas Vive Digital – Gobierno en Línea en marco de la ejecución de las obligaciones contenidas en el Convenio N.° 0599-2013 citado anteriormente.

PRODUCTOS REQUERIDOS

Dentro del marco del Convenio N.° 0599-2013 de Gobierno en Línea y de acuerdo con el plan de trabajo, el proponente deberá cumplir con los siguientes productos:

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3 Entregable 1: Herramienta tecnológica de trámites y/o servicios parametrizables implementada en Gobernación de Caldas y las alcaldías de los 26 municipios, entes descentralizados soportada en la investigación de campo realizada.

Actividad 01 - Realizar una investigación que contenga:

 Caracterización de los usuarios frente a los procesos activos de diseño, rediseño, comunicación y mejoramiento de trámites y servicios de la administración departamental,teniendo en cuenta los lineamientos que Gobierno en Línea propone dentro de sus guías y manuales.

 Inventario y caracterización de la cadena de trámites, desarrollando una propuesta de mínimo (2) cadenas, teniendo en cuenta los trámites y servicios publicados o que existan en la plataforma de Gobierno en Línea.

 Dentro de la propuesta de optimización se debe priorizar una cadena de trámites que contenga los 5 trámites críticos.

La investigación tiene como objeto realizar el levantamiento de líneas base. En este orden de ideas, se listan a continuación las fases en las que se plantea ejecutar la actividad: (Están sujetas a cambio de acuerdo con el proveedor seleccionado):

 Análisis teórico del área objeto de investigación: Desarrollo conceptual.

 Diagnóstico del área objeto de investigación.

 Diseño de instrumentos de investigación: Diseño de encuestas y entrevistas

 Realizar encuestas: se aplican las encuestas en los diferentes tipos de usuarios seleccionados por cada objetivo descrito en el punto anterior.

 Analizar encuestas: una vez aplicas las encuestas, se realiza el análisis estadístico de la encuesta, el análisis de respuestas por expertos y el análisis estadísticos de las respuestas.

 Construcción del estudio prospectivo a nivel de escenarios:

 Construcción del estudio prospectivo a partir de los resultados arrojados por las encuestas y entrevistas de todas las instituciones educativas objeto de estudio. Utilización de la metodología de panel de expertos, y de simulación prospectiva para el diseño de escenarios.

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4  Conclusiones y recomendaciones: Análisis y propuestas de

intervención.

Actividad 02- Realizar la recolección de los datos y organizarlos de manera que se pueda hacer una publicación en un medio digital donde se logren evidenciar los resultados de la investigación.

La publicación digital deberá contar con las siguientes características:

 Producción digital interactiva que contenga elementos ilustrativos, estadísticas, hipervínculos, enlaces y elementos multimediales, que permitan ofrecer una información clara y veraz.

 La publicación digital deberá contener una descripción explicativa de los resultados de manera clara y concisa.

El proponente deberá desarrollar y ejecutar una estrategia de difusión y promoción que garantice la divulgación de los resultados que se generen en el marco de la investigación para la priorización de trámites en los 26 municipios del departamento de Caldas.

Nota — El proponente seleccionado deberá entablar una comunicación permanente con el desarrollador de la herramienta web que integrará los trámites.

RESULTADOS ESPERADOS

El proveedor debe presentar ante el ejecutor y el comité los resultados de la investigación y la publicación digital como evidencias de su ejercicio. De igual forma, deberá evidenciar el proceso de la investigación y los resultados obtenidos para los 26 municipios, así como la veracidad de la información presentada.

A continuación, se detallan los indicadores por medio de los cuales se evaluará el logro de los objetivos estratégicos por parte del proveedor. Estos indicadores constituyen un mecanismo que permite evaluar el cumplimiento de las metas, objetivos y responsabilidades en términos de resultados, pero permiten, además, prever las desviaciones en el logro de los mismos:

 Indicadores de cumplimiento: medirán el grado de consecución de las tareas asignadas.

» % de cumplimiento de las actividades requeridas acorde al

plan de trabajo / 100.

 Indicadores de eficiencia: medirán la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea en el mínimo de tiempo.

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5 máximo establecido

 Indicadores de eficacia: medirán el acierto en la consecución de tareas asignadas.

» Actividades ejecutadas / total de actividades propuestas para

el periodo.

PRESUPUESTO

APROBADO EN EL PLAN

El proyecto Caldas Vive Digital – Gobierno en línea estimó un presupuesto de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($ 50.000.000), pagados contra entrega de evidencias debidamente soportadas sobre el avance en la ejecución de las actividades y tareas encomendadas. Los recursos están divididos por las siguientes actividades:

Act. Descripción Valor A01 Realizar una investigación de caracterización de

usuarios y trámites $ 45.000.000

A02

Realizar una publicación en medio digital donde repose los resultados de la investigación realizada

$ 5.000.000 Total $ 50.000.000 Nota — El proponente debe desglosar por actividades tal como se muestra en la tabla anterior su propuesta técnica y económica. Estas actividades pertenecen al proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en Línea, según el anexo de la propuesta.

MODALIDAD DE

SELECCIÓN Mínima cuantía, siguiendo Manual de Contratación VDR. PLAZO ESTIMADO Vigencia máxima a 31 de diciembre de 2014.

ASIGNACION DE INTERVENTOR DEL CONTRATO

Con el fin prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación Documento N.° 5 de la iniciativa Vive Digital Regional – Gobierno en Línea publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Colciencias, ParqueSoft., vigilará permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un interventor, quien será seleccionado una vez se adjudique la convocatoria al proponente que salga favorecido.

La Gobernación de Caldas asignará un supervisor encargado de vigilar y realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades.

ANÁLISIS SOBRE LA NECESIDAD DE EXIGIR GARANTÍAS

Tipificación -

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6 Riesgo por Idoneidad

y experiencia relacionada. Se materializa cuando el contratista en cumplimiento de sus obligaciones no certifica ni ostenta el perfil y la experiencia requerida por la entidad contratante, lo que conlleva el incumplimiento en los objetivos y resultados esperados. Lo asume el contratista No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas 20%

Riesgo por uso o información errada. Se materializa cuando el contratista en cumplimiento de sus obligaciones debe recopilar la información o usar la que se encuentra en su poder y esta no corresponde para el desarrollo del contrato. Lo asume el contratista No se reconocerá costo alguno al contratista por la entrega de productos con fundamento en información errada 20% Riesgos por conceptos errados. Se materializa cuando el producto del contrato, el concepto, no es acorde con lo requerido por la entidad contratante, teniendo en cuenta que se trata de obligaciones de resultado, por la naturaleza de los objetivos del contrato y términos otorgados para su realización. Lo asume el contratista No se reconocerá costo alguno al contratista por la entrega de productos con fundamento en información errada. 20% Riesgo por no expedición del seguro o de la ampliación de garantías Lo asume el contratista No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas 20%

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7 GARANTÍAS

Con el ánimo de garantizar el cumplimiento cabal de los objetivos y el manejo de recursos, el proponente que resulte favorecido con la adjudicación deberá constituir y presentar dentro de los tres (3) días posteriores, las siguientes garantías:

 Cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato por el veinte por ciento (20%) del valor del mismo, por el término del contrato y doce (12) meses más.

 Calidad por el treinta por ciento (30%) del valor del contrato por el término del mismo y seis (6) meses más.

FORMA DE PAGO

El pago de los bienes y/o servicios se hará proporcional a la disponibilidad de recursos otorgados por el Ministerio TIC, por medio de los desembolsos que se efectúen en el curso de la ejecución del proyecto. Se realizarán tres pagos divididos de la siguiente manera: un primer pago del 40% con la aprobación del plan de trabajo inicial; un segundo pago del 30% contra entrega de un informe de avance aprobado a satisfacción por el interventor y un último pago del 30% restante con la culminación y entrega a satisfacción del contrato.

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Se aplicará en todo caso el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones, previsto en la Constitución Política, en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en la Ley 1474 de 2011 y en aquellas normas que las sustituyan, modifiquen o complementen.

Se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses económicos directos e incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales.

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