Implantación
de un
sistema integrado
de
prevención de riesgos laborales,
calidad y medio ambiente: ventajas,
inconvenientes y dificultades
La integración de los sistemas de calidad, medio ambiente y
prevención de riesgos laborales, pretende mejorar la gestión
de la empresa, aumentando su eficacia y eficiencia, a través de una
adecuada interrelación entre los diversos sistemas. En el proceso
de integración de los sistemas de gestión, las empresas pueden
encontrarse con una serie de dificultades, tanto de carácter técnico
como organizativo, y su implantación conlleva importantes ventajas
para las empresas pero también algunos inconvenientes.
Dr. Manuel Alegre Nueno, Técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales y profesor de Florida Universitaria.
>GESTIÓN PREVENTIVA
AUTOR: ALEGRE NUENO, Manuel. TÍTULO: Implantación de un sistema
integrado de prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente: ventajas, inconvenientes y dificultades. FUENTE:
Gestión Práctica de Riesgos Laborales, nº 13, pág. 12, Febrero 2005.
RESUMEN:
La necesidad de contar con sistemas in-tegrados de gestión cobra cada vez más protagonismo entre las empresas. Su objetivo es mejorar la gestión de los procesos que se realizan en la actividad desarrollada por la empresa, orientando los esfuerzos a la consecución de la mejora continua. No existe un modelo de sistema integrado, sino que éste debe ser diseñado e implantado en función de las características propias de cada em-presa, si bien, sí debe reunir una serie de características. En el proceso de inte-gración de los sistemas de gestión, las empresas pueden encontrarse con una serie de dificultades, tanto de carácter técnico como organizativo, y su implan-tación conlleva importantes ventajas pa-ra las empresas pero también algunos inconvenientes. DESCRIPTORES: •Gestión de la prevención. •Integración de la prevención. •Calidad. •Medio Ambiente.
•Prevención de Riesgos Laborales.
FICHA TÉCNICA
Nº 13•Febrero de 2005 Gestión Práctica de
1. Introducción.
El debate sobre la necesidad de contar con sis-temas integrados de gestión cobra cada vez más protagonismo entre las empresas y ha surgido co-mo consecuencia de la complejidad que implica gestionar los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales de forma indepen-diente. Cuando la empresa es una los procesos son comunes y el personal es el mismo, pero tiene que cumplir simultáneamente con las directrices que le imponen el Departamento de Calidad, el de Medio Ambiente y el de Seguridad y Salud Laboral.
En efecto, toda organización empresarial es un sistema complejo formado por un grupo humano, unos recursos materiales y un conjunto de procesos orientados a la consecución de una finalidad previa-mente definida. Sin embargo, dentro de una misma empresa pueden coexistir tres sistemas de gestión, dependientes de diferentes departamentos (Cali-dad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos La-borales), que trabajan con procedimientos, técnicas y medios distintos y buscando objetivos diferentes. Esta situación conlleva una utilización inadecuada de los recursos, el desaprovechamiento de las si-nergias existentes entre los distintos sistemas de gestión y un exceso de burocratización, cuando la gestión de los sistemas debe hacerse de una manera global para conseguir la máxima eficacia y eficiencia empresarial.
Ante este fenómeno bastante extendido en-tre las empresas, la integración de los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de ries-gos laborales, pretende mejorar la gestión de la empresa, aumentando su eficacia y eficiencia, a través de una adecuada interrelación entre los diversos sistemas.
2. Características que debe tener un sistema integrado.
No existe un modelo de sistema integrado, sino que éste debe ser diseñado e implantado en función de las características propias de cada em-presa. Sin embargo, cualquier sistema de gestión integrado deberá contener una serie de caracte-rísticas comunes. Estas son las siguientes:
1. Implantación de procesos únicos de ges-tión (integración metodológica). Para ello
es necesario unificar los procedimientos de los distintos sistemas de gestión, teniendo en cuenta los requisitos de las áreas de Ca-lidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales, y orientarlos a la conse-cución de unos objetivos comunes. 2. Constitución de un único departamento
de gestión que se encargará de fijar los objetivos, implantar el proceso de inte-gración y supervisar las acciones (integra-ción organizativa).
3. Elaboración de un único manual con pro-cedimientos e instrucciones comunes, y unos procedimientos específicos para los elementos de cada sistema que no sean integrables (integración documental). Es-ta exigencia puede conllevar el riesgo de que la organización oriente sus esfuerzos a la consecución de la unificación docu-mental del sistema, en lugar de a la de unificar procedimientos.
4. Contar con un plan de auditoría único. Deberán realizarse auditorías internas de los elementos comunes a todos los sistemas y auditorías separadas de los elementos específicos.
3. El proceso de integración de los sistemas de gestión.
La integración es el primer paso para lograr una gestión integral de la empresa. Su objetivo es mejorar la gestión de los procesos que se realizan en la actividad desarrollada por la em-presa, orientando los esfuerzos a la consecución de la mejora continua. Pero lograr la integración de los tres sistemas de gestión requiere un compromiso por parte de la dirección, al tratarse de una cuestión relacionada con la estrategia global de la empresa, y de la participación de los trabajadores.
La integración de los tres sistemas de ges-tión debe adaptarse a las características de cada organización, y variará en función de si la em-presa ya cuenta con algún sistema de gestión implantado o carece de él. En todo caso, se tra-ta de un proceso que ha de comprender las siguientes fases: www.riesgos-laborales.com
La integración
de los tres
sistemas de
gestión debe
adaptarse a las
características
de cada
organización,
y variará en
función de si
la empresa ya
cuenta con
algún sistema
de gestión
implantado o
carece de él.
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Riesgos Laborales • 14
a) Diseño.Esta primera fase debe comprender
las siguientes acciones:
1º. Análisis de la situación inicial de la empre-sa (tipo de organización, sector, tamaño, etc...) y de cada uno de los sistemas de gestión. La integración requiere conocer las diferencias, similitudes y sinergias exis-tentes entre los tres sistemas de gestión, analizando todos los procesos y subpro-cesos, así como su interrelación. 2º. Definir claramente las prioridades y los
objetivos concretos a alcanzar con la integración.
3º. Determinación del grado de integración a lograr. Existen dos tipos de integración: la integración documental y la integración por procesos. De estos dos tipos, el que realmente garantiza la total integración de los sistemas de gestión es la integración por procesos.
4º. Designación de la persona o personas responsables de coordinar la implantación y el desarrollo del sistema integrado de gestión. Para liderar el proceso de integra-ción, la empresa tendrá que designar una persona que posea suficiente autoridad.
b) Implantación. Esta fase comprenderá las
siguientes acciones:
1º. Planificación del trabajo: tareas a realizar, procedimientos mediante los cuales se ejecutan éstas, temporización, recursos necesarios y responsables de la ejecución. 2º. Implantación del sistema: ejecución de las acciones programadas y control de las desviaciones.
3º. Formación, sensibilización y comunica-ción, con la finalidad de dar a conocer el sistema integrado, favorecer la involucra-ción de todo el personal de la empresa e informarles de las novedades que va a suponer en el desarrollo de su trabajo, consiguiendo que lo perciban como una mejora en su quehacer diario.
La participación de los trabajadores en el proce-so de integración requiere formación, comunicación
y búsqueda de fórmulas organizativas que permitan potenciar la implicación de aquéllos, superando las barreras interdepartamentales.
c) Evaluación. Esta última fase comprenderá
las siguientes acciones:
1º. Revisión y auditoría del sistema. Tanto interna como externa.
2º. Certificación del sistema integrado de ges-tión. La certificación tendrá carácter volun-tario, teniendo en cuenta que en estos momentos no existe una certificación para los sistemas integrados.
La integración de los tres sistemas de gestión exige un esfuerzo mayor que el de implantar los distintos sistemas por separado, y no resultará siempre una tarea sencilla, pues requiere una coor-dinación interdepartamental, modificar estructuras
consolidadas dentro de la empresa y vencer las re-ticencias que surgen entre el personal ante todo cambio organizacional. En este sentido, es necesa-rio advertir que en el proceso de integración de los sistemas de gestión, las empresas pueden encon-trarse con una serie de dificultades, tanto de carác-ter técnico como organizativo:
a) El distinto desarrollo y medios con los que cuente cada uno de los tres sistemas de gestión que se pretenden integrar. Es ha-bitual que las empresas, dependiendo del sector en el que operen, tengan sus siste-mas de gestión de la Calidad, el Medio Am-biente y la Prevención de Riesgos Laborales con diversos grados de desarrollo, en fun-ción de la importancia relativa que a cada uno de ellos se le atribuya. En unos casos, la calidad será un elemento esencial; en otros, lo será el medio ambiente o la seguridad y salud laboral.
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b) La política de gestión de la empresa a la hora de asignar recursos para el desarrollo de los sistemas de gestión. La empresa, contando con recursos escasos, persigue obtener la ma-yor rentabilidad posible, de modo que desti-nará más recursos a aquél de los sistemas que mayor beneficios le reporte.
c) Percepciones arraigadas en algunas empre-sas, que ven los sistemas de gestión como unas exigencias impuestas por agentes exter-nos (clientes, sociedad o Administraciones Públicas). Esto es especialmente llamativo por lo que al sistema de Seguridad y Salud Laboral se refiere, que es percibido como una actividad accesoria, cuya única razón de ser radica en el cumplimiento de una obligación legal, sin que reporte ninguna ventaja compe-titiva para la empresa. Sin duda, esta percep-ción supone un freno a la integrapercep-ción. d) Reticencia por parte de los representantes de
los trabajadores a que se integre la gestión de la prevención de riesgos laborales por temor que pierda protagonismo frente a la gestión de la calidad o el medio ambiente.
e) Normativa aplicable. Las normas en las que se basa la implantación de cada uno de los tres sistemas, pese a que presentan aspectos co-munes, tienen numerosas diferencias, lo que puede dificultar la integración de los sistemas. f) Resistencia al cambio. La existencia de distintos departamentos responsables de la gestión de cada uno de los tres sistemas (Calidad, Medio Ambiente y Prevención), genera la existencia de intereses particulares entre sus responsa-bles que pueden ver con recelo la integración ante el miedo a perder su poder.
g) Otro de los obstáculos a la integración es que el sistema integrado no es certificable. Ello puede suponer un elemento disuasorio para aquellas empresas que buscan con la implan-tación de un sistema integrado de gestión, mejorar la percepción externa de su gestión. h) Falta de preparación de los técnicos internos de la empresa. Habitualmente, los responsa-bles de cada sistema de gestión tienen una formación específica, centrada en el sistema que gestionan. Sin embargo, la integración
requiere de la existencia de especialistas en gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y la Prevención de Riesgos Laborales.
4. Modelos para la implantación de sistemas integrados.
Uno de los inconvenientes con el que las or-ganizaciones se van a encontrar a la hora de inte-grar sus sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales, es la inexisten-cia de una norma ISO sobre sistemas integrados, donde se definan los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de este tipo. Cada sistema de gestión se ajusta a una norma distinta. Así, el sistema de gestión de la Calidad se ajusta a la nor-ma ISO 9001:2000 y el de Medio Ambiente a la ISO 14001:1996, aunque ambas normas presen-tan una alta compatibilidad. Por el contrario, el sis-tema de gestión de la Seguridad y Salud Laboral no cuenta con una norma ISO que resulte compa-tible con las otras dos, lo que constituye un obstá-culo para su integración en el sistema de gestión de la empresa. Sin embargo, la especificación téc-nica OSHAS 18001:1999, frente al resto de están-dares existentes (UNE-Ex 81900: 1996 y Directri-ces de la OIT), presenta muchas similitudes, tanto con la ISO 14001 como con la ISO 9001, lo que hace de ella la norma más adecuada a la hora de integrar los tres sistemas de gestión: Calidad, Me-dio Ambiente y Seguridad y Salud Laboral.
La norma ISO 9001, la ISO 14001 y la especi-ficación técnica OSHAS 18001 presentan notables diferencias, pero las tres normas responden a una misma filosofía: la mejora continua en la gestión empresarial, además de contener un gran número de elementos comunes que son los que permiten integrar los tres sistemas de gestión basados en ellas. Estos elementos comunes son los siguientes:
– Establecimiento de una política. – Objetivos de mejora continua. – Estructura y responsabilidades. – Planificación.
– Formación, comunicación interna y externa. – Documentación, registros y gestión de los
registros.
– Control operacional.
– Acciones correctoras y preventivas. – Auditorías.
– Revisión periódica por parte de la dirección.
Uno de los
inconvenientes
con el que las
organizaciones
se van a
encontrar
a la
hora de integrar
sus sistemas de
Calidad, Medio
Ambiente y
Prevención de
Riesgos
Laborales,
es la
inexistencia de
una norma ISO
sobre sistemas
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Riesgos Laborales
5. Ventajas e inconvenientes que comporta la integración.
Aquellas empresas que decidan implantar un sistema de gestión integrado se beneficiarán de un número importante de ventajas. Sin ánimo de ser exhaustivo, merecen ser destacadas las siguientes: 1. Simplificación de la documentación de
gestión, al ser única y no distinta para los diferentes sistemas (integración do-cumental). Los distintos sistemas de gestión se caracterizan por una ingente cantidad de documentación que la inte-gración simplifica.
2. Las auditorías se realizarían al mismo tiem-po, lo que redundará en una reducción de costes para la empresa. Las auditorías de los sistemas de gestión, necesarias tanto para hacer el seguimiento como para re-novar la correspondiente certificación, exi-ge de la empresa destinar una importante cantidad de recursos económicos. Por este motivo, la realización de una única audito-ría para todo el sistema supone un impor-tante ahorro.
3. Simplificación del proceso de certificación. AENOR ha desarrollado un sistema de cer-tificación integrada que permite la obten-ción de varios certificados con un único equipo auditor.
4. Reducción de costes y simplificación de la estructura encargada de la gestión, al eli-minar la existencia de distintos responsa-bles para cada uno de los tres sistemas. Así pues, la implantación de un sistema in-tegrado de gestión es una oportunidad pa-ra todas aquellas empresas que no dispo-nen de grandes recursos para aumentar su estructura.
5. Reducción de los posibles conflictos existentes entre los responsables de la gestión de los distintos sistemas. La implantación de un sistema integrado elimina la estanqueidad de los depar-tamentos y favorece la comunicación entre ellos.
6. Integración metodológica.
7. Optimización del tiempo y de los recur-sos que hay que emplear en el cumpli-miento de los requisitos de cada uno de los sistemas.
Por contra, la integración también puede con-llevar una serie de inconvenientes para la organi-zación empresarial, entre los que cabe señalar:
1. Un mayor coste de implantación, habida cuenta de la dificultad que supone inte-grar tres sistemas de gestión distintos. Ello exige de la empresa despejar la disyuntiva entre reducir costes o mejorar la gestión. 2. Una mayor dedicación de recursos, tanto
humanos como materiales, por parte de la empresa.
3. Riesgo de burocratización. Existe el riesgo de una excesiva formalización, al crear pro-cedimientos para que las tareas se desa-rrollen de forma coordinada.
4. Falta de rigor de las auditorías si no se mantienen por separado las auditorías de los elementos específicos de cada siste-ma que no sean integrables.
5. La integración de los tres sistemas puede generar efectos contradictorios, pues pue-den existir incompatibilidades entre las exigencias de calidad y eficiencia, con las de seguridad.
Bibliografía:
— BAJO ALBARRACÍN, J.C. Gestión de la pre-vención de riesgos laborales. Una visión empresarial. Centro de Estudios Financieros. Madrid, 2003.
— RUBIO ROMERO, J.C. Gestión de la preven-ción de riesgos laborales. OSHAS 18.001, Directrices OIT y otros modelos. Díaz de Santos. Madrid, 2002.
— RODRÍGUEZ, M.A y RICART, J.E. “Coordinación de los sistemas de gestión de Calidad, Medio-ambiente y Salud Laboral”. En: Harvard Deus-to Business Review,núms. 97 y 98. Ediciones Deusto, Bilbao, 2000.
