PROCEDIMIENTO SOLICITUD, ENTREGA Y FACTURACIÓN DE DOMICILIOS

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Oficina de Organización y Métodos

OBJETIVO ALCANCE

Realizar la programación y entrega efectiva de los domicilios mediante el desarrollo de las actividades que conlleven a satisfacer las necesidades de los usuarios.

Inicia con la solicitud del domicilio por parte del usuario hasta la encuesta virtual a los usuarios.

DEFINICIONES

Servicio a domicilio: entrega de alimentos que estén incluidos en la carta de domicilios establecidos por Servicios de alimentación.  Complementos: son los elementos necesarios para el consumo del producto por parte del usuario (servilletas, cubiertos, salsas, sal,

azúcar; entre otros). CONDICIONES GENERALES

 Servicios de Alimentación ofrecerá en la carta de domicilios productos que por su naturaleza soporten las condiciones de transporte y no se vea afectada la calidad de los mismos. Para garantizar las condiciones de calidad de los productos que se envían, se excluyen de este servicio las onces del comedor privado, cappuccino, café expreso, helados y productos con salsa carbonara.

 Los productos del happy hour y risottos de El Italiano; los sándwiches y sopas de La Sanduchería; el arroz teppanyaki del Kiosco de Ingeniería y Cataluña; sushi de la cafetería Giraldo y los burritos de la Cafetería del Edificio Fernando Barón y Cataluña no están en este portafolio y no se incluirán por ser productos diseñados para el consumo en el punto de venta.

 El restaurante El Mirador no atenderá domicilios; cualquier solicitud de productos de este restaurante debe hacerse por el procedimiento Solicitud y programación de eventos (SC-P33-PR01).

 Cuando se solicita un pedido de más de 10 productos, el servicio se debe solicitar por medio de refrigerios, de acuerdo a la guía

Solicitud y programación de refrigerios (SC-P33-PR04).

 El servicio a domicilios incluye solamente la entrega del producto a la persona solicitante y en ningún caso el servicio de los platos a la mesa.

El servicio a domicilio será prestado únicamente al personal de las unidades pertenecientes a la universidad Javeriana.

Siempre se usarán empaques desechables; nunca loza.

 En caso de solicitar más de un producto en un mismo pedido, todos deben pertenecer al mismo punto de venta. Los restaurantes El italiano y La Crepería solo reciben pedidos de alimentos de este punto dado que son productos exclusivos.

Índice de Flujo de Procedimiento

Solicitud,

entrega

y

facturación

de

domicilios.

PUNTOS DE INTERÉS  Únicamente se

gestionarán las solicitudes de domicilios que se reciban al teléfono 3208320 ext. 2999.  Los horarios para solicitar

domicilios son de lunes a viernes 7:00 a.m. a 5:00

p.m. Únicamente el

Hospital Universitario San Ignacio tiene un horario adicional de lunes a viernes de 5:00 p.m. a 8:00 p.m. y los fines de semana de 7:00 am a 8:00

pm, dentro de las

instalaciones del Hospital.

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

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CONDICIONES GENERALES

 Entre las 11:30 am y 2:30 pm se despacharán máximo 5 productos por pedido y zona, fuera de este horario un máximo de 10 productos por pedido y zona.  Los pedidos deben ser de un mismo punto de venta; es decir, si una solicitud tiene pedidos de productos de cafeterías y/o El Italiano y/o La Crepería, se

considerarán como pedidos independientes, lo que implica que se hará el recargo correspondiente por cada punto de servicio y llegará por separado.  Ningún domicilio saldrá del punto de venta sin que haya sido registrado el pedido y generado la factura.

 El pago de los domicilios es contra-entrega (tarjetas, operaciones internas aprobadas, bonos y efectivo).

 El tiempo normal de entrega de los pedidos es de 30 minutos. Sin embargo, en situación de lluvia el tiempo de entrega será de 45 minutos debido a que el volumen de solicitudes se duplica cuando hay malas condiciones climáticas.

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1 Servicios de alimentacionRecepcionista

Recibe la solicitud del domicilio por parte del usuario.

INICIO

6 Responsable alistamiento

Servicios de alimentación Revisa que lo entregado por el cargo responsable de la preparación, corresponda a lo

solicitado y empaca

adecuadamente los alimentos, incluyendo los complementos necesarios para el consumo de los mismos según la solicitud.

5 Servicios de alimentaciónResponsable asignado

Prepara los alimentos solicitados en el pedido.

7 Responsable alistamiento

Servicios de alimentación Entrega el pedido al domiciliario con la respectiva pre cuenta.

2 Recepcionista

Servicios de alimentación Registra en el sistema los datos del usuario (nombre, unidad, teléfono, correo electronico) y la información del domicilio (descripción del pedido, cantidades, lugar de entrega, fecha, hora y forma de pago).

4 Responsable alistamientoServicios de alimentación

Recoge la pre cuenta de la impresora remota e informa al cargo responsable de la elaboración del pedido.

3 Recepcionista

Servicios de alimentación Direcciona el pedido a cada uno de los puntos de venta.

8 Servicios de alimentaciónDomiciliario

Realiza la entrega del domicilio al usuario junto con la pre cuenta correspondiente.

9 Domiciliario

Servicios de alimentación Verifica en presencia del usuario que los productos entregados correspondan a los registrados en la pre cuenta.

10 Servicios de alimentaciónDomiciliario

Realiza el cobro del servicio.

¿Se recibe el pago del domicilio?

A

a

11 Domiciliario

Servicios de alimentación Regresa con el producto al punto de venta. No Si En caso que no exista disponibilidad del producto solicitado, se deberá informar al usuario la situación y ofrecerle otros productos disponibles al momento de tomar el pedido. Es responsabilidad de la persona que empaca el producto garantizar que se

cumplan con las

condiciones de empaque, conservando la temperatura ideal de los alimentos y colocar el sello de “consumase antes de 24 horas”.

En los casos que se generen inconvenientes con el usuario al momento de la entrega del domicilio, el domiciliario remitirá el caso directamente a la Recepcionista para su respectivo trámite. *Si el pago se va a realizar entre varias personas,

quien recibe debe

asegurarse que

las personas estén disponibles pues

el domiciliario

solo esperará 5 minutos máximos para recibir los pagos.

El usuario

deberá realizar

un nuevo

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FIN

12 Domiciliario

Servicios de alimentación Cancela el pedido en la caja del punto de pago correspondiente de la zona.

13 Responsable alistamiento

Servicios de alimentacion Entrega al domiciliario la factura del pedido.

15 Recepcionista

Servicios de alimentación Ingresa el valor de la factura en el informe mensual de domicilios y archiva la misma en la carpeta correspondiente.

A

a

14 Domiciliario

Servicios de alimentación Entrega la factura del pedido a la Recepcionista de Servicios de alimentación. 16 Coordinador Aseguramiento de la Calidad Servicios de alimentación

Envía mensualmente una

encuesta virtual a los clientes del servicio de domicilios por medio de correo electrónico.

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