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Oficina de Organización y MétodosOBJETIVO ALCANCE
Realizar la programación y entrega efectiva de los domicilios mediante el desarrollo de las actividades que conlleven a satisfacer las necesidades de los usuarios.
Inicia con la solicitud del domicilio por parte del usuario hasta la encuesta virtual a los usuarios.
DEFINICIONES
Servicio a domicilio: entrega de alimentos que estén incluidos en la carta de domicilios establecidos por Servicios de alimentación. Complementos: son los elementos necesarios para el consumo del producto por parte del usuario (servilletas, cubiertos, salsas, sal,
azúcar; entre otros). CONDICIONES GENERALES
Servicios de Alimentación ofrecerá en la carta de domicilios productos que por su naturaleza soporten las condiciones de transporte y no se vea afectada la calidad de los mismos. Para garantizar las condiciones de calidad de los productos que se envían, se excluyen de este servicio las onces del comedor privado, cappuccino, café expreso, helados y productos con salsa carbonara.
Los productos del happy hour y risottos de El Italiano; los sándwiches y sopas de La Sanduchería; el arroz teppanyaki del Kiosco de Ingeniería y Cataluña; sushi de la cafetería Giraldo y los burritos de la Cafetería del Edificio Fernando Barón y Cataluña no están en este portafolio y no se incluirán por ser productos diseñados para el consumo en el punto de venta.
El restaurante El Mirador no atenderá domicilios; cualquier solicitud de productos de este restaurante debe hacerse por el procedimiento Solicitud y programación de eventos (SC-P33-PR01).
Cuando se solicita un pedido de más de 10 productos, el servicio se debe solicitar por medio de refrigerios, de acuerdo a la guía
Solicitud y programación de refrigerios (SC-P33-PR04).
El servicio a domicilios incluye solamente la entrega del producto a la persona solicitante y en ningún caso el servicio de los platos a la mesa.
El servicio a domicilio será prestado únicamente al personal de las unidades pertenecientes a la universidad Javeriana.
Siempre se usarán empaques desechables; nunca loza. En caso de solicitar más de un producto en un mismo pedido, todos deben pertenecer al mismo punto de venta. Los restaurantes El italiano y La Crepería solo reciben pedidos de alimentos de este punto dado que son productos exclusivos.
Índice de Flujo de Procedimiento
Solicitud,
entrega
y
facturación
de
domicilios.
PUNTOS DE INTERÉS Únicamente segestionarán las solicitudes de domicilios que se reciban al teléfono 3208320 ext. 2999. Los horarios para solicitar
domicilios son de lunes a viernes 7:00 a.m. a 5:00
p.m. Únicamente el
Hospital Universitario San Ignacio tiene un horario adicional de lunes a viernes de 5:00 p.m. a 8:00 p.m. y los fines de semana de 7:00 am a 8:00
pm, dentro de las
instalaciones del Hospital.
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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CONDICIONES GENERALES
Entre las 11:30 am y 2:30 pm se despacharán máximo 5 productos por pedido y zona, fuera de este horario un máximo de 10 productos por pedido y zona. Los pedidos deben ser de un mismo punto de venta; es decir, si una solicitud tiene pedidos de productos de cafeterías y/o El Italiano y/o La Crepería, se
considerarán como pedidos independientes, lo que implica que se hará el recargo correspondiente por cada punto de servicio y llegará por separado. Ningún domicilio saldrá del punto de venta sin que haya sido registrado el pedido y generado la factura.
El pago de los domicilios es contra-entrega (tarjetas, operaciones internas aprobadas, bonos y efectivo).
El tiempo normal de entrega de los pedidos es de 30 minutos. Sin embargo, en situación de lluvia el tiempo de entrega será de 45 minutos debido a que el volumen de solicitudes se duplica cuando hay malas condiciones climáticas.
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1 Servicios de alimentacionRecepcionista
Recibe la solicitud del domicilio por parte del usuario.
INICIO
6 Responsable alistamiento
Servicios de alimentación Revisa que lo entregado por el cargo responsable de la preparación, corresponda a lo
solicitado y empaca
adecuadamente los alimentos, incluyendo los complementos necesarios para el consumo de los mismos según la solicitud.
5 Servicios de alimentaciónResponsable asignado
Prepara los alimentos solicitados en el pedido.
7 Responsable alistamiento
Servicios de alimentación Entrega el pedido al domiciliario con la respectiva pre cuenta.
2 Recepcionista
Servicios de alimentación Registra en el sistema los datos del usuario (nombre, unidad, teléfono, correo electronico) y la información del domicilio (descripción del pedido, cantidades, lugar de entrega, fecha, hora y forma de pago).
4 Responsable alistamientoServicios de alimentación
Recoge la pre cuenta de la impresora remota e informa al cargo responsable de la elaboración del pedido.
3 Recepcionista
Servicios de alimentación Direcciona el pedido a cada uno de los puntos de venta.
8 Servicios de alimentaciónDomiciliario
Realiza la entrega del domicilio al usuario junto con la pre cuenta correspondiente.
9 Domiciliario
Servicios de alimentación Verifica en presencia del usuario que los productos entregados correspondan a los registrados en la pre cuenta.
10 Servicios de alimentaciónDomiciliario
Realiza el cobro del servicio.
¿Se recibe el pago del domicilio?
A
a
11 Domiciliario
Servicios de alimentación Regresa con el producto al punto de venta. No Si En caso que no exista disponibilidad del producto solicitado, se deberá informar al usuario la situación y ofrecerle otros productos disponibles al momento de tomar el pedido. Es responsabilidad de la persona que empaca el producto garantizar que se
cumplan con las
condiciones de empaque, conservando la temperatura ideal de los alimentos y colocar el sello de “consumase antes de 24 horas”.
En los casos que se generen inconvenientes con el usuario al momento de la entrega del domicilio, el domiciliario remitirá el caso directamente a la Recepcionista para su respectivo trámite. *Si el pago se va a realizar entre varias personas,
quien recibe debe
asegurarse que
las personas estén disponibles pues
el domiciliario
solo esperará 5 minutos máximos para recibir los pagos.
El usuario
deberá realizar
un nuevo
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FIN
12 Domiciliario
Servicios de alimentación Cancela el pedido en la caja del punto de pago correspondiente de la zona.
13 Responsable alistamiento
Servicios de alimentacion Entrega al domiciliario la factura del pedido.
15 Recepcionista
Servicios de alimentación Ingresa el valor de la factura en el informe mensual de domicilios y archiva la misma en la carpeta correspondiente.
A
a
14 Domiciliario
Servicios de alimentación Entrega la factura del pedido a la Recepcionista de Servicios de alimentación. 16 Coordinador Aseguramiento de la Calidad Servicios de alimentación
Envía mensualmente una
encuesta virtual a los clientes del servicio de domicilios por medio de correo electrónico.
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