EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA
EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS
Suso Tormo Trilles,
Director de Marketing Online
Introducción
Objetivo
Este Webinar está orientado a ofrecer una visión general de
las posibilidades de automatizar la Gestión por Procesos
mediante una Suite BPM de última generación.
Esto supone el máximo exponente del ahorro de tiempos
y costes y, al mismo tiempo, la seguridad en la ejecución
de los Procesos Empresariales, generando un ROI hasta
ahora desconocido en las aplicaciones de software de
gestión empresarial.
Duración: 45 min.
Índice
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Situación Actual PreguntasLa extensión a nivel internacional de AuraPortal Resultados obtenidos al implantar AuraPortal ¿Qué opinan los expertos sobre AuraPortal?
Situación Actual
Objetivo
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Situación Actual PreguntasLa extensión a nivel internacional de AuraPortal Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Veremos brevemente la situación
actual que viven las empresas ante
el marco económico actual y cómo
están actuando para sobrevivir a
tales adversidades.
También describiremos los conceptos
de BPM y BPMS para que no haya
lugar a errores conceptuales.
Descripción del BPM
Situación Actual
Aunque no existen definiciones “oficiales”, más o menos se está de acuerdo en considerar BPM (Business Process Management) como la estrategia empresarial enfocada a gestionar los procesos de negocio.
BPM (Business Process Management)
Este enfoque de gestionar los procesos de negocio es relativamente nuevo. Por esta razón, el mundo BPM se está reinventando continuamente, aportando posibilidades que un año antes eran impensables.
Un nuevo enfoque
Como ayuda a esta forma de gestionar las organizaciones, empezaron a utilizarse herramientas específicas que por evolución natural fueron cada vez más y mejores. Así, hasta la llegada del BPMS.
La revolución que han supuesto los BPMS
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Como su nombre indica, es el software que soporta BPM. Implantación BPMS es lo mismo que introducir en el sistema los planteamientos teóricos de BPM. El propio sistema se encarga de optimizarlos, automatizarlos (en la medida de lo posible), controlar su cumplimiento y proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua.
BPMS (Business Process Management Suite)
A través de la Modelización de los Procesos y las Reglas de Negocio. Implantar BPM en una entidad hoy día debería ser sinónimo de implantar BPMS, ya que como se ha dicho es el software que soporta BPM.
¿Cómo se introducen en el sistema los planteamientos teóricos de cómo debe funcionar la entidad?
En esta etapa la empresa mejorará toda su organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá las actividades más importantes. De hecho será: MÁS EFICIENTE; MÁS EFICAZ y MÁS COMPETITIVA.
La puesta en marcha
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Descripción del BPMS
Situación Actual
Situación Actual
Las empresas empiezan a darse cuenta de que
el ritmo de negocio ha cambiado.
Incluso las empresas más tradicionales se dan cuenta ahora de que el ritmo del cambio
en los negocios se ha acelerado hasta el punto en el que deben de construirse
modelos dinámicos, para que puedan adaptarse a la nueva competitividad, a las
nuevas amenazas y a las nuevas oportunidades de negocio.
En la actualidad hay muchas empresas incapaces de adaptarse rápidamente a los
nuevos modelos de negocio y esto hace que estén amenazadas por la competencia, lo
que podría llevar a su desaparición.
Esto es un aviso de lo que podría suceder en empresas que ignoran la tendencia hacia
el cambio continuo y hacia la realidad de la actual situación.
Situación Actual
Otras empresas empiezan a reaccionar e
implantar sistemas BPM.
Otras compañías adoptan metodologías BPM, que conducen al proceso del cambio
rápido, un mayor compromiso empresarial y mejoras en la productividad de los
trabajadores.
Muchas de las más grandes y exitosas implementaciones de BPM de hoy tienen
decenas de miles de usuarios de negocio y cubren numerosas divisiones y líneas de
negocio en todo el mundo.
Además, las empresas se están enfocando en diversas materias; como la reducción de
costes, incremento de los beneficios, mejora en la atención a clientes, aceleración
en la adquisición y fusión de empresas, etc.
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Objetivo
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Situación Actual PreguntasLa extensión a nivel internacional de AuraPortal Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
En este tema, veremos cómo las
empresas deben, objetivamente,
evaluar el impacto que puede
provocar en el negocio la decisión de
implantar un BPMS.
Para ello habrá que tener en cuenta
los siguientes cuatro factores.
Los beneficios, los costes, los riesgos y la flexibilidad
Los Beneficios
¿Cómo puede su empresa beneficiarse
con la implantación de un BPMS?
Los Costes
¿Cuánto va a pagar su empresa por los costes
directos y por los recursos que se emplean en la
implantación de un BPMS?
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Los Riesgos
La incertidumbre que puede generar el impacto
de la implantación de un BPMS en la empresa.
La Flexibilidad
¿Cómo afectará esta inversión en los cambios
futuros de la empresa?
Los Beneficios
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Todo ello lleva a:
Una mejor y más eficaz relación entre cliente, empresa-proveedores, empresa-Partners, empresa-distribuidores...haciendo que aumenten los beneficios en todos los sentidos.
Aumento en la
eficiencia operativa
.
Mejora en La
productividad de los
trabajadores
Mayor rapidez y
adaptación a los
cambios en la
empresa
Los Costes
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Por tanto;
Las empresas que decidan implantar un BPMS, deben de tener en cuenta una serie de costes iniciales de adquisición, pero también deben de tener en cuenta los costes que supone mantener operativo el BPMS.
El Coste por licencia
Formación a los
empleados
El Coste de
mantenimiento Y la
adquisición del
hardware
Los Riesgos
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Por tanto;
Ningún cambio en lo referente a gestión empresarial está exento de riesgos. Cuanta más importancia desde la gerencia le demos a la implantación, el porcentaje de fracasar descenderá ampliamente.
Imposibilidad de
establecer un
contexto empresarial
adecuado
Falta de
planificación para el
cambio en la gestión
empresarial
La escasez de
conocimientos BPM
en las empresas
La Flexibilidad
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
El BPMS proporciona un gran valor a las empresas:
Además de las ventajas tácticas descritas en el punto A, las empresas pueden aprovechar la flexibilidad que ofrece un BPMS para adaptarse a los cambios futuros de la organización, cambios en las leyes, cambios económicos...
Mejora en la
experiencia del
cliente
Acelera La
integración de
empresas en caso
de adquisición
Mejora en la
competitividad
Principales factores
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Gráfica comparativa entre los diferentes sistemas
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Opinión de nuestros clientes
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
La completa definición de los procesos permite su fácil evaluación, corrección y mejora y además, ayuda a los usuarios a desarrollar sus tareas rutinarias sin olvidos o retrasos, y sin que necesiten estar mirando a todas horas su agenda.
Opinión de: Josu Mendívil – Facultad de Ciencias Sociales y Humanas de la Universidad de Deusto.
Hemos ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización o cambiar las existentes, sin necesidad de actualizar procedimientos escritos que luego en la práctica real del día a día pocos conocen, dedicar gran esfuerzo interno para difundirlas o supervisión de personal de calidad en verificar que realmente se están utilizando.
Opinión de: David Puente – Traintic
El BPMS realiza el reporting automático recogiendo la información del ERP, elaborando los informes y enviando automáticamente a los responsables de departamento, cubriendo todas las necesidades de los mismos.
Opinión de: José Martín Martín – Grupo Balfegó
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Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.
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Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas.
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Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio.
3
Mayor conocimiento y control de los procesos.
4
Conseguir un mejor flujo de información y materiales.
5
Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
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Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes.
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Resumen: Objetivos que persigue la gestión por procesos
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Objetivo
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Situación Actual PreguntasLa extensión a nivel internacional de AuraPortal
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
Las cifras que se muestran son la
media porcentual de la suma de las
más de 200 empresas y
organizaciones que han participado.
Además, las cifras porcentuales son el
fruto de los cambios debidos a los
procesos que se han automatizado con
AuraPortal.
Factores analizados
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Análisis de Costes
1
Análisis de Ingresos
2
Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos
3
Análisis de los errores en la gestión de los procesos
4
Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones
5
Análisis de la eficiencia
Análisis de Costes
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
En la siguiente figura se puede observar que durante el primer año el porcentaje de los costes
tuvo una gran influencia con un desnivel muy pronunciado y estabilizándose más, aunque en
progresiva bajada, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan
Análisis de ingresos
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Podemos advertir que durante el primer año el porcentaje de los ingresos tuvo una tímida
influencia con un desnivel poco pronunciado, pero que fue aumentando de forma progresiva
durante el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS
experimentan un aumento medio de ingresos del 19%.
Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos.
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
En esta figura observamos que tanto en el primer como en el segundo año la disminución del
tiempo ha sido continua. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS
experimentan una reducción media del tiempo del 74%.
Análisis de los errores en la gestión de los procesos
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Esta figura nos muestra que durante estos dos primeros años el descenso de los errores que
se cometían en los procesos ha disminuido de forma vertiginosa. El resultado es que las
empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de los errores del
88%.
Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
El aumento gradual de la capacidad tanto en el primer como en el segundo año es lo más
destacable de esta figura. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS
experimentan un aumento medio de la capacidad analítica y de toma de decisiones del 83%.
Análisis de la eficiencia
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Se puede observar que durante el primer año el porcentaje de la eficiencia tuvo una gran
influencia, con un ascenso muy pronunciado, y estabilizándose más, aunque en progresiva
subida, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS
experimentan una aumento medio de su eficiencia del 60%.
¿Qué opinan los expertos sobre AuraPortal?
Objetivo
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Situación Actual PreguntasLa extensión a nivel internacional de AuraPortal
Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
En este tema vamos a ver qué
características hacen que
AuraPortal se diferencie tanto de la
competencia.
También veremos qué opinan los
expertos más destacados a nivel
mundial sobre AuraPortal.
Decision Matrix on BPM 2011
“AuraPortal ha alcanzado una presencia más que significativa entre las empresas con más de 5000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes proveedores”.
BPM Suites Report 2010
“AuraPortal es una de las más completas y avanzadas soluciones BPMS del mercado, respaldada por una empresa financieramente sólida, con un amplio número de clientes satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios años.”
A BPM Vendor Worth Checking Out, 2011
“AuraPortal BPMS ofrece muchas otras funcionalidades innovadoras que no son de esperar de un proveedor de sus dimensiones”.
Opinión de los principales expertos
Business Process Platforms, 2011
“En cuanto a referencia de clientes, AuraPortal tiene una fácil y sólida implementación, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios). Además, tiene una ágil integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP.”
Forrester Research Inc.
“Los equipos visionarios de BPM y MDM tienden a la gestión de los datos de procesos, que reconoce la relación inherente entre la mejora de procesos y calidad de los datos".
Magic Quadrant Report 2007 and 2009
“AuraPortal es el ejemplo de la próxima generación de BPMS".
Opinión de los principales expertos
Tabla comparativa
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
Objetivo
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Situación Actual PreguntasLa extensión a nivel internacional de AuraPortal Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
En el siguiente punto veremos la
evolución que ha tenido AuraPortal
desde su creación hasta ahora.
Productos de AuraPortal
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
AuraPortal es un software empresarial diseñado de origen 100% Internet y constituido por una ‘suite’ (BPMS) que contiene 6 productos.
Control total sobre su empresa
BPM : ‘Business Process Management’. Gestión por Procesos.
Comercio Online: Creación y administración automática de escaparates para venta de los productos y servicios de la empresa.
Gestión de Contenidos: Dinámica creación, administración y publicación de contenidos y páginas Web. Intranet: Red de comunicación intra y extra empresarial.
Gestión Documental: Generación y administración de todos los documentos en todos los formatos.
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Reglas de Negocio: El más potente sistema para definir las reglas de negocio y ponerlas en ejecución a través de los procesos BPM.
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Características
AuraPortal ofrece una plataforma desde la cual se pueden gestionar prácticamente todas las actividades de una empresa u organización con probada eficacia.
Gestión global de la empresa
Cada uno de los productos mencionados ha sido diseñado con criterios exclusivos de nuestra empresa que la dotan de una potencia y facilidad de uso claramente ventajosas sobre los otros productos en su línea que se encuentran en el mercado.
Potencia y facilidad de uso
Destacamos por ejemplo que todo tipo de procesos se pueden modelizar con AuraPortal y su estándar BPMN. Una vez modelizados, los procesos ya son ejecutables sin ninguna necesidad de programación.
Sin ninguna necesidad de programación
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Características
AuraPortal cuenta en su Intranet Corporativa con una estructura imbricada que enlaza y conecta áreas de gestión como Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias, Inmovilizado, etc.), Proyectos y Áreas de la entidad. AuraPortal agrupa estos elementos en 'Familias'.
Intranet Corporativa
La automatización y optimización de todo el cuerpo económico de la actividad empresarial queda englobada dentro del ERM, que abarca el Marketing, Ventas, Comercio Online, Suministros, Servicios, Logística, Compras, eProcurement, Aprovisionamiento, Tercerización, etc.
Automatización y optimización
Pero sobre todo, todas estas capacidades están totalmente integradas y permiten una gran agilidad y flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y sin perder la seguridad y el control.
Control total sobre la empresa
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Resumen: Principales funcionalidades
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
Con AuraPortal, el usuario es capaz de
automatizar procesos verdaderamente
complejos sin programación
El Editor de Formularios de AuraPortal
es uno de los más potentes del
mercado
Gestión de Contenidos y Comercio
Online integrado con el BPMS
Gestión Documental con y sin SharePoint,
Multi – Calendarios, Planning de Tareas…
AuraPortal es un auténtico BPMS
orientado a los usuarios de negocio y
100% tecnología Web.
Reglas de Negocio y Reglas de Proceso
Fichas Personalizables y ventanas
Interactivas (WIP)
100% tecnología Web, incluyendo la
configuración, modelización y
funcionalidades administrativas
La extensión a nivel mundial de AuraPortal
Crecimiento de clientes año tras año
2011
2010
2009
2008
2007
2006
N
úm
er
o
de
cl
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tes
en
to
do
el
m
undo
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
Cronología
AuraPortal es el programa
elegido por corporaciones
mundiales, p.e. PEMEX.
•
2006
•2007
Comienza la extensión
Entre ellas, Coca-Cola, Toyota,
Yamaha, ArcelorMittal, etc.
Gartner selecciona AuraPortal
entre los 22 mejores fabricantes
del mundo.
Empresas líderes nos
eligen
AuraPortal ya dispone de
más de 300 clientes en todo
el mundo.
Presencia en 40
países
“AuraPortal es un ejemplo
de la próxima generación
de BPMS en su “Magic
Quadrant”.
Gartner
Se abre una delegación
conjuntamente con un
Partner en China.
Oficina en China
AuraPortal considerado como
nº1 comparado con IBM,
Oracle, Appian, Pegasystem y
el resto de proveedores BPM .
Informe OVUM
Conseguir más de 550
clientes en todo el
mundo antes de que
finalice el año
Objetivo:
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2008
Presencia Internacional
Con $30 Millones de Capital Social, la compañía es financieramente sólida.
Más de 100 empleados dedicados exclusivamente a AuraPortal.
400 Consultores Certificados distribuidos en más de 100 partners.
Mas de 400 clientes de BPMS, algunos de ellos utilizando AuraPortal con miles de usuarios y miles de procesos concurrentes.
Clientes relevantes: TOYOTA, YAMAHA, PEMEX (Petróleos Mexicanos), COCA-COLA, PEPSICO GROUP, ARCELOR MITTAL, BRISTOL-MYERS SQUIBB, CARREFOUR y otros.
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
Clientes y Partners destacados
La extensión a nivel internacional de AuraPortal
Más de 40 países, más de 400 clientes, más de 100 Partners y millones de usuarios repartidos por todo
el mundo en nuestros clientes, entre los que cabe destacar:
Preguntas
Objetivo
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Situación Actual PreguntasLa extensión a nivel internacional de AuraPortal Resultados obtenidos al implantar AuraPortal
Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS
