Concejo Municipal de Grecia Acta N ACTA N 071

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GRECIA, CIUDAD LIMPIA Y AMANTE DE LA PAZ

ACTA N° 071

SESIÓN EXTRAORDINARIA, CELEBRADA POR EL CONCEJO MUNICIPAL DEL CANTÓN DE GRECIA A LAS DIECIOCHO HORAS DEL DIEZ DE MARZO DE DOS MIL ONCE, CON LA ASISTENCIA DE LAS SIGUIENTES PERSONAS: PRESENTES

Jorge Gómez Valverde, Presidente Municipal Regidor Propietario PUSC

Harry González Barrantes Regidor Propietario PAC

Rolando Alpízar Oviedo Regidor Propietario M.L.

María Isabel Montero Alfaro Regidora Propietaria PLN

Filiberto Nájera Bolaños Regidor Propietario PASE

Julio César Murillo Porras Regidor Suplente PUSC

Cristian Alfaro Alpízar Regidor Suplente M.L.

Denia Ramírez García Regidora Suplente PASE

Bertha Sánchez Paniagua Regidora Suplente P.L.N

Rafael Reinier Rojas Zamora Regidor Suplente P.L.N.

Luz María Jiménez Arrieta Dist. Central Síndica Propietaria P.L.N. Carmen Nidia Espinoza Barrantes San Isidro Síndica Propietaria M.L. Jorge Edo. Alfaro Quesada San José Síndico Propietario P.L.N.

Roberto Hidalgo Alfaro San Roque Síndico Propietario P.L.N

Alexis Herrera Cerdas Tacares Sindico Propietario P.L.N.

Jovel Hidalgo Brenes Puente Piedra Síndico Propietario P.L.N.

Odiney Segura Soto Bolívar Sindica Propietaria P.L.N.

Johan Andrés Fernández Espinoza Dist. Central Síndico Suplente P.L.N. Ivannia Isela Morales Núñez Dist. San José Síndica Suplente P.L.N. Yorleny Solís Barrantes Dist. San Roque Síndica Suplente P.L.N. María Adilia Valverde Brenes Dist. Tacares Síndica Suplente P.L.N. Xinia María Jiménez Alfaro Dist. Puente Piedra Síndica Suplente P.L.N. Eliecer Salas González Dist. Bolívar Síndico Suplente P.L.N.

AUSENTES CON JUSTIFICACIÓN AUSENTES SIN JUSTIFICACIÓN

Yahaida Soro Ávila

Oscar Vargas Alfaro Regidor Propietario P.L.N.

Iría Salas Alfaro Regidora Suplente P.L.N

Juan José Alvarado Ruiz Regidor Suplente PAC

Gabriel Gustavo Rojas Herrera Río Cuarto Síndico Propietario P.L.N. Juan Quirós Najar Dist. San Isidro Síndico Suplente M. L.

PRESENTES TAMBIÉN:

Gerardo Esquivel Guevara Regidor Prop. P.L.N.

Adrián Barquero Saborío Alcalde Municipal

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GRECIA, CIUDAD LIMPIA Y AMANTE DE LA PAZ ORDEN DEL DÍA

I. ORACIÓN A DIOS

II. ATENCION SERVICIO CIVIL

III. ATENCIÓN SEÑOR CARLOS CARVAJAL, ASEPRO ARTICULO I

ORACIÓN A DIOS

Inciso 1. La regidora María Isabel Montero, procede a realizar la oración. ARTICULO II

ATENCION ADRIANA FUENTES, FUNCIONARIA DEL SERVICIO CIVIL Inciso 1. Se presenta la señora Adriana Fuentes, Funcionaria de la Dirección General del Servicio Civil, en compañía del Equipo de Mejoramiento Continuo, quien expone sobre el Proyecto de Modernización y Fortalecimiento Administrativo Municipal.

Temario

1. Antecedentes 2. Convenio 3. Metodología

4. Productos del Convenio

El Proyecto de Modernización y Fortalecimiento Administrativo Municipal se desarrollará dentro del marco del convenio suscrito entre el IFAM – DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL MUNICIPALIDAD DE GRECIA.

1. Antecedentes

Propuesta elaborada en el año 2003.el

Político

• Nivel Político;

• Nivel Control, Asesoría y Fiscalización; • Nivel Ejecución

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MAPA BÁSICO DE ORGANIZACIÓN MUNICIPAL POR PROCESOS MUNICIPALIDAD DE GRECIA

NIVEL PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES GENERALES

NIVEL PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES

GENERALES NIVEL POLÍTICO CONCEJO MUNICIPAL ALCALDÍA SECRETARIA DEL CONCEJO NIVEL ASESORIA AUDITORIA INTERNA SERVICIOS GENERALES DESARROLLO HUMANO SERVICIOS INFORMATICOS SERVICIOS JURIDICOS ARCHIVO MUNICIPAL OFICINA DE LA MUJER RECURSOS HUMANOS SECRETARIA DEL ALCALDE COMISIONES PERMANENTES CONCEJOS DE DISTRITO PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA GESTION ADMINISTRATIVA NIVEL DE FISCALIZACIÓN SALUD OCUPACIONAL

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2. En qué consiste MYFAM? Acuerdos:

Primero: Objetivo General

• Dotar a los gobiernos municipales beneficiarios de instrumentos técnicos que les permita mejorar su competencia de servicio a la ciudadanía.

NIVEL EJECUCIÓN HACIENDA MUNICIPAL TESORERIA CONTABILIDAD DESARROLLO Y CONTROL URBANO ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA CATASTRO VALORACIÓN INSPECCIÓN GEST. COBROS PRESUPUESTO PLANIF. URBANA Y CONTROL CONSTRUCTIVO OBRAS Y SERVICIOS MUNICIPALES PLANIF. URBANA CONTROL CONSTRUCTIVO OBRAS CIVILES TOPOGRAFÍA PATENTES SANEAMIENTO AMBIENTAL BAS. MERCADO PROVEEDURÍA CEMENTERIO GESTION VIAL MUNICIPAL GESTION AMBIENTAL PLATAFORMA DE SERVICIOS ACUEDUCTO MUNICIPAL

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Segundo: Objetivos específicos

a) Diseñar instrumentos técnicos relacionados con el desarrollo organizacional y con la gestión de los recursos humanos, para ser adaptados por el Equipo de Mejoramiento Continuo (EMC).

b) Impartir charlas informativas e introductorias relacionadas con el proceso de modernización, con los instrumentos técnicos y diferentes temas propios del proyecto.

¿Por qué es importante?

1. Ejecuta las competencias de la función pública municipal. Su intelecto, conocimiento y habilidades

2. Permiten que la administración pueda desarrollar procesos de mejoramiento continuo capaces de contribuir con la calidad en la gestión municipal.

Responsabilidades de la partes: DGSC

Facilitador y conductor del proceso del cambio de la gestión de conocimientos.

Gestionar y suscribir las cartas de entendimiento con los gobiernos municipales beneficiarios.

Dotar a los gobiernos municipales beneficiarios del Proyecto de instrumentos técnicos

Carta de Entendimiento

SEGUNDO. COMPROMISOS DEL CONCEJO MUNICIPAL: El Concejo Municipal

se compromete a:

• Mediante acuerdo facilitar la conformación de la plataforma municipal con que contarán los distintos actores externos para impulsar los objetivos planteados, velar porque esta responda al compromiso y suministrar los insumos necesarios materiales e intelectuales requeridos. Esta plataforma debe estar integrada por un representante de las autoridades municipales y el EMC quien será responsable de informar al concejo municipal sobre las actividades y avances y de velar por el cumplimiento de los compromisos de la municipalidad respecto a la carta de entendimiento.

• Velar y dar las condiciones para el cumplimiento del programa de actividades, mismo que incluye el respectivo plan de implementación de los productos.

• Analizar los instrumentos técnicos producto del Convenio IFAM-DGSC. • Remitir los acuerdos producto de esta carta de entendimiento, a la Presidencia Ejecutiva del IFAM, dentro de los 8 días posteriores a la toma de los respectivos acuerdos.

• Aprobar, los recursos presupuestarios requeridos para aplicar los productos entregados, de conformidad con el plan de implementación.

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• Velar porque la Secretaría del Concejo forme un expediente para el proyecto, de conformidad con lo que establece el artículo 46 del Código Municipal. Presidente, Jorge Gómez Valverde:

Considera que el proceso va a ser lento, ya que es un proceso que hay que iniciar.

Señora, Adriana Fuentes:

Indica que el Proceso de implementación es aproximadamente de dos meses, por lo que primero se da una etapa de conocimiento.

Regidor, Harry González Barrantes:

Comenta que se están enfatizando los compromisos del Concejo pero cuestiona como se resume la contraparte.

Manifiesta que el compromiso del Servicio Civil, es ser facilitadora y desarrollar conocimiento en ellos, es decir, capacitar en el tema de Recurso Humano. En el caso del IFAM es un fiscalizador.

Aclara que entonces se está avalado por el Servicio Civil. Señora, Adriana Fuentes:

Indica que ese es el objetivo de las Capacitaciones, es el producto del consentimiento, aprobación, asesoría y demás, del Servicio Civil.

3. Metodología

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Indica que si están tomados en cuenta en la etapa N° 3, en la Elaboración de Propuestas.

Conformación del EMC

3. Etapas

Productos del Convenio

_ Manual de Reclutamiento y Selección de Personal. _ Manual de Inducción.

_ Manual de Procedimientos para la Evaluación del Desempeño. _ Reglamento Autónomo de Organización y Servicios.

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¿Qué es un Mapa de Procesos?

Diagrama que permite identificar los procesos de una organización y describir sus interrelaciones principales.

¿Qué es un Proceso?

Es un conjunto de actividades que transforman y dan valor a un producto, es repetible en el tiempo y se relaciona con otros procesos

¿Qué es un Manual de Organización?

Es el documento administrativo que define ordenada y sistemáticamente la información sobre:

¿Qué es el Manual de Clases de Puestos?

Es el documento administrativo que define de una manera clara y sencilla:

¿Qué es Escala Salarial?

La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el “peso” específico que un determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer su remuneración.

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Presidente, Jorge Gómez Valverde:

Cuestiona si dentro de este proceso, se realiza un análisis psicológico laboral, personal o competitivo de las personas.

Indica que el análisis que se realiza es ocupacional y no personal. Regidor, Jorge Gómez Valverde:

Menciona que en una parte del Código Municipal, incluye el tema de las competencias de la administración y los reconocimientos a los mejores destacados. Recalcando las cosas buenas de los funcionarios.

Existe una posibilidad de desarrollar este tipo de proyectos, ya que analizando a los puestos de las personas, se puede reforzar.

Señor, Víctor Hidalgo Oviedo:

Comenta que este proyecto nace a partir de un diagnóstico que dio la Contraloría General de la República en el año 2009, en 30 Municipalidades, encontrando una gran debilidad de Recurso Humano. Así mismo plantea que el IFAM, como ente rector de las Municipalidades, participe de lleno. Por esto el IFAM, en el marco del proyecto FOMUDE, ha venido trabajando de la mano del Servicio Civil.

Así mismo, van a quedar pendientes algunos instrumentos como los manuales del desempeño y manuales de inducción, lo cual se está tratando de coordinar con la facilitadora para que brinde la colaboración correspondiente.

Indica que efectivamente este insumo de la Contraloría y los informes nacionales, vinieron a perfeccionar este tipo de proyectos y de convenio.

Presidente, Jorge Gómez Valverde: Agradece la presentación de la funcionaria.

ARTICULO III

ATENCIÓN SEÑOR CARLOS CARVAJAL, ASEPRO

Inciso 1. Se presentan los señores Carlos Carvajal (representante), y el Ingeniero Mauricio García, (Gerente General) de Asesorías Asepro de Centroamérica, S.A. San José, Costa Rica, quienes brindan información sobre los productos que distribuyen.

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GRECIA, CIUDAD LIMPIA Y AMANTE DE LA PAZ • Proyectores Multimedia

• Pantallas de Plasma y LCDs • Laboratorios de Idiomas

• Pizarras y Pantallas Interactivas • Membranas Interactivas Capacitivas

• Sistema de Audioconferencia, Videoconferencia • Sistema de Traducción Simultánea

• Sistemas de Digitales de CCTV • Audio y Video Profesional

• Equipo de miniatura de Grabación y Vigilancia para operaciones en Cubierto

• Audio para Ambiente y Voceo DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS

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GRECIA, CIUDAD LIMPIA Y AMANTE DE LA PAZ INSTALACIONES DE DIS Washington USA OEA Holanda Corte de la Haya SAN JOSE COSTA RICA IFAM Sistema 4000 8 micrófonos

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HEREDIA COSTA RICA

MUNICIPALIDAD DE STA. BARBARA Sistema 6000

8 micrófonos

Grabación y Transcripción Digital

ALAJUELITA COSTA RICA

MUNICIPALIDAD DE ALAJUELITA Sistema 6000

14 micrófonos

Grabación y Transcripción Digital

SAN JOSE COSTA RICA

DIRECCION NACIONAL DE BOMBEROS Sistema 6000

9 micrófonos DC6990

Grabación y Transcripción Digital Software de Administración SAN JOSE COSTA RICA INS JUNTA DIRECTIVA Sistema 6000 14 micrófonos DC6990

Grabación y Transcripción Digital Software de Administración

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GRECIA, CIUDAD LIMPIA Y AMANTE DE LA PAZ SAN JOSE COSTA RICA CASA PRESIDENCIAL CONCEJO DE GOBIERNO Sistema 6000 25 micrófonos

Grabación y Transcripción Digital Software de Administración

SISTEMAS DE GRABACION Y TRADUCCION SIMULTÁNEA

• Embajada de los Estados Unidos • Universidad Nacional, Sede Central • Universidad Nacional, Pérez Zeledon • Colegio de Psicólogos de Costa Rica

Ingeniero, Mauricio García:

Indica que este sistema es muy sencillo de instalar, ejemplo de ello es que en la Asamblea Legislativa, puede movilizar el sistema por ejemplo, en Guanacaste para la celebración del 25 de julio.

Comenta que el objetivo de la sesión de hoy es que los miembros del Concejo puedan operar el equipo y se den cuenta de la simplicidad de ejecución.

Señor, Carlos Carvajal:

Explica que el sistema de grabación de audioconferencia, son microfonías, utilizado por un sistema digital, por medio de cables convencionales de Red, conectando los micrófonos a una unidad central, permitiendo que todo se automatice sin necesidad de tener a un operador permanente. Además se puede conectar un software en el computador para facilitar la trascripción.

Indica que comprende la parte del audio, pero cuestiona sobre la imagen, por ejemplo a la hora de transmitir la sesión en línea en la página WEB.

Manifiesta que la empresa la cual representa tiene soluciones básicas para las diferentes situaciones, entre ellas esta. Indica que si es factible adaptar una cámara con audio para este fin.

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Se puede contar con un administrador de participación, por ejemplo, el orden para asignar quién tiene la palabra.

Indica que es factible, ya que en el sistema se puede programar ya sea automáticamente, por medio de activación de voz o por limitación de intervenciones simultáneas que se quieran tener.

Además si está en audio y video, la cámara se guía por medio del micrófono que se activa, y automáticamente se enfoca a la persona que está hablando.

Aclara que la grabación se realiza generalmente en el formato mp3, para ahora capacidad en la memoria del computador.

Cuestiona sobre los financiamientos de este tipo de proyectos Señor, Carlos Carvajal:

Manifiesta que el trámite de financiamiento deberá ser estrictamente entre la Municipalidad y el ente interesado en otorgar el financiamiento, pero por el lado de la empresa ASEPRO no tienen sistema de financiamiento.

A continuación expone la propuesta creada para la Municipalidad de Grecia:

COTIZACIÓN

COTIZACION

División Audio y Video Profesional

PARA:Sra. Marisol Álvarez Fecha: marzo 10, 2011

Municipalidad de Grecia Consecutivo: CC-21-10032011

malvarez@grecia.go.cr Telf: 8335-1664 DE: Ing. Carlos Carvajal Tiempo de

Entrega: 22 días hábiles

Garantía: 1 año

ASUNTO:

Sistema de Audio

Conferencia digital

Forma de

Pago: Usual de la Institución

DESCRIPCION DEL EQUIPO O SERVICIO

Precios Precios

Item Cant. Modelo Unitarios Totales

($) ($)

Sistema de Audio Conferencia

1 1 CU6005 Unidad Central de Sistema de Audioconferencia $1.915,63

$ 1.915,63

1 CD6990 Unidad para el Presidente $1.138,97

$ 1.138,97

10 CD6990 Unidad para el Delegado $1.138,97

$ 11.389,72

1 SW7500 Software de Grabación $ 120,00

$ 120,00

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1 SW7510 Software de Transcripción $ 50,00

$ 50,00

1 Pedal Pedal para transcripción para conexión USB $ 150,00

$ 150,00

1 Cables Cables para conexión $ 310,00

$ 310,00 1 DH6000 Audífono para el trascriptor $ 53,00

$ 53,00 SubTotal a Pagar $ 15.127,33 Impuestos de Ventas $ 1.966,55 Instalación $ 350,00 Total a Pagar $ 17.443,88 SOFTWARE OPCIONAL

($) ($)

Sistema de AudioConferencia

1 4A Licencia para Votación $ 87,93

$ 87,93

1 SW6005

Software de Administración, incluye aplicación CAA, Base de datos SQL, utilitario de respaldo, Aplicación

de Interfase CUI $ 426,57

$ 426,57

1 SW6010 Módulo de control de micrófonos $ 226,51

$ 226,51

1 SW6012 Módulo de Agenda $ 181,11

$ 181,11

1 SW6018 Módulo para el Mimic $ 181,11

$ 181,11

1 SW6020 Módulo para Base de datos de los delegados $ 417,97

$ 417,97

1 SW6050 Módulo Multi-lenguaje del software $ 275,67

$ 275,67

1 SW6060 Módulo de Votación Parlamentaria $ 703,14

$ 703,14 SubTotal a Pagar $ 2.500,00 Impuestos de Ventas $ 325,00 Total a Pagar $ 2.825,00

IMPORTANTE: LOS PRECIOS DETALLADOS DEL SOFTWARE OPCIONAL CUENTAN CON UN DESCUENTO ESPECIAL PARA EL PROYECTO, EL PRECIO REGULAR DE LOS ITEMS ANTERIORES ES DE $ 5,850.00

OBSERVACIONES

Fabricante: DIS

Marcas : DIS

Precios :

En dólares americanos. Los precios incluyen ningún tipo de

impuesto

Pago : A favor de Asesorías Asepro de Centroamérica S.A. El pago deberá realizarse en dólares americanos, conforme a nuestra oferta. En caso de cancelar en colones costarricenses deberán hacerlo al tipo de cambio de venta del dólar dictado por el Banco Central de

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Costa Rica a la fecha del pago. Garantía

:

Contra defectos de fabricación; un año a partir de la fecha de

entrega.

Servicio : En nuestro Departamento de Servicio con existencia de repuestos y personal técnico capacitado.

Entrega :

En Oficinas de nuestro cliente, 22 días hábiles después de recibir la orden de

compra.

Validez : 30 días

Céd. Jur. :

División Audio y Video Profesional

PARA:Sra. Marisol Alvarez Fecha: marzo 10, 2011

Municipalidad de Grecia Consecutivo: CC-21-10032011

malvarez@grecia.go.cr

Telf: 8335-1664

DE: Ing. Carlos Carvajal

Tiempo de

Entrega: 22 días hábiles

Garantía: 1 año

ASUNTO:

Sistema de

AudioConferencia digital

Forma de

Pago: Usual de la Institución

($) ($)

1 1 CU6005 Unidad Central de Sistema de Audioconferencia $1.915,63

$ 1.915,63

1 CD6120 Unidad para el Presidente $ 670,00

$ 670,00

10 CD6120 Unidad para el Delegado $ 670,00

$ 6.700,00 1 SW7500 Software de Grabación $ 120,00 $ 120,00 1 SW7510 Software de Transcripción $ 50,00 $ 50,00

1 Pedal Pedal para transcripción para conexión USB $ 150,00

$ 150,00

1 Cables Cables para conexion $ 310,00

$ 310,00 1 DH6000 Audífono para el trascriptor $ 53,00

$ 53,00 SubTotal a Pagar $ 9.968,63 Impuestos de Ventas $ 1.295,92 Instalacion $ 350,00 Total a Pagar $ 11.614,56 SOFTWARE OPCIONAL

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1 4A Licencia para Votación $ 87,93

$ 87,93

1 SW6005

Software de Administración, incluye aplicación CAA, Base de datos SQL, utilitario de respaldo,

Aplicación de Interfase CUI $ 426,57

$ 426,57

1 SW6010 Módulo de control de micrófonos $ 226,51

$ 226,51

1 SW6012 Módulo de Agenda $ 181,11

$ 181,11

1 SW6018 Módulo para el Mimic $ 181,11

$ 181,11

1 SW6020 Módulo para Base de datos de los delegados $ 417,97

$ 417,97

1 SW6050 Módulo Multi-lenguaje del software $ 275,67

$ 275,67

1 SW6060 Módulo de Votación Parlamentaria $ 703,14

$ 703,14 SubTotal a Pagar $ 2.500,00 Impuestos de Ventas $ 325,00 Total a Pagar $ 2.825,00

IMPORTANTE: LOS PRECIOS DETALLADOS DEL SOFTWARE OPCIONAL CUENTAN CON UN DESCUENTO ESPECIAL PARA EL PROYECTO, EL PRECIO REGULAR DE LOS ITEMS ANTERIORES ES DE $ 5,850.00 OBSERVACIONES Fabricante: DIS Marcas : DIS Precios :

En dólares americanos. Los precios incluyen ningún tipo de

impuesto

Pago : A favor de Asesorías Asepro de Centroamerica S.A. El pago deberá realizarse en dólares americanos, conforme a nuestra oferta. En caso de cancelar en colones costarricenses deberán hacerlo al tipo de cambio de venta del dólar dictado por el Banco Central de Costa Rica a la fecha del pago.

Garantía :

Contra defectos de fabricación; un año a partir de la fecha de

entrega.

Servicio : En nuestro Departamento de Servicio con existencia de repuestos y personal técnico capacitado.

Entrega :

En Oficinas de nuestro cliente, 22 días hábiles después de recibir la orden de

compra.

Validez : 30 días

Céd. Jur. :

Agradece la presentación realizada e informa que la oferta quedará en estudio y AL SER LAS VEINTE HORAS CON TREINTA MINUTOS SE TERMINÓ LA

SESION