GERENCIAMIENTO DE
COSTOS
HERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA LOS PROCESOS DE REDUCCIÓN DE COSTOS
Introducción
En las últimas décadas el sector servicio ha
mantenido un crecimiento sostenido en la economía, de manera que un porcentaje significativo de la mano de obra se encuentra
empleada en estas organizaciones que
presentan características particulares.
Sin embargo, cuando nos referimos al tema de
costos, la disciplina se encuentra más
estrechamente ligada al sector industrial y
permite desarrollar abundante información,
Aspectos Generales
Servicio
Según Phillip Kotler “Un servicio es todo acto o
función que una parte puede ofrecer a otra, que es esencialmente intangible y no da como resultado ninguna propiedad. Su producción puede o no vincularse a un producto físico”.
Costo
Para Paul Samuelson “Costo es la suma de
erogaciones en que incurre una persona física o moral para la adquisición de un bien o un servicio, con la intención de que genere ingresos futuros”
Empresa de Servicios
Charles Hornegren afirma que “Una empresa de
servicios es aquella que a través de diferentes procesos que implican una serie de actividades es capaz de ofrecer o prestar un servicio específico o bien servicios integrados”
Para la A.M.A, los servicios son productos tales
como un préstamo de banco o la seguridad de un domicilio, que son intangibles o por lo menos substancialmente. Si son totalmente intangibles se intercambian directamente del productor al
usuario, no pueden ser transportados o
almacenados y son casi inmediatamente
perecederos. Son a menudo difíciles de identificar, porque vienen a existir en el mismo tiempo que se compran y consumen. Abarcan los elementos intangibles que son inseparables respecto del usuario.
Características de las
empresas de servicios
El recurso humano es el principal insumo que se
utiliza para proporcionar el servicio, y su cálculo mayormente se establece por el número de horas y tarifa horaria.
El producto que se ofrece es intangible, el insumo
principal es la venta de información o la
realización de alguna actividad física o
administrativa a favor del usuario. El producto final se resume en un reporte, donde el costo del papel es insignificante en comparación al valor
agregado que tiene intrínsecamente la
Categorías de empresas
de Servicios
Empresas orientadas a prestar un servicio
específico.
Por lo general están orientadas a ofrecer un servicio
a los usuarios de manera permanente.
Empresas orientadas a prestar servicios
integrados.
Se caracterizan por ofrecer servicios
complementarios entre sí, para satisfacer necesidades más complejas de los usuario.
Aquellas empresas que poseen un alto volumen de servicios ofrecidos pueden utilizar un sistema de
Áreas en la organización
de empresas de servicios
Por lo general son tres
Área de operación. Emplean mano de obra
intensiva, materiales y recursos de la tecnología.
Área de soporte. Esta varía con el tipo de
empresa dependiendo del servicio que ofrece. Por ejemplo el departamento de mantenimiento y limpieza.
Área de mercadotecnia y ventas son relevantes
en este tipo de empresas, debido a que a través de ellos se contacta al futuro usuario, se promueve el servicio y se desarrollan nuevos.
Características de los
Servicios
Intangibilidad. No son físicos, más aún en los
servicios de organizaciones sociales.
Inseparabilidad. Por lo regular se producen y se
consumen simultáneamente. Por otro lado en las organizaciones sociales el mismo usuario interviene en la producción del servicio.
Variabilidad. Puesto que los servicios dependen de
quien los presta y de dónde se prestan, son muy variables.
Imperdurabilidad. Los servicios no pueden
almacenarse. Esta característica no es un problema cuando la demanda es constante, si la demanda fluctúa, las empresas de servicios tienen problemas.
Los costos en las empresas
de servicios
El reconocimiento de los costos derivados de la
prestación de servicios de actividades ordinarias requiere cierta técnica y procedimiento, para lo cual se debe tomar en cuenta todos los desembolsos como: personal, insumos y otros recursos utilizados para brindar dicho servicio.
Las NIC estable que los prestadores los medirán
considerando los costos que suponga su
producción. Estos costos se componen
fundamentalmente de mano de obra y otros costos de personal directamente involucrado en la prestación del servicio, incluyendo personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles.
Sistemas de costos
Las empresas de servicios utilizan los sistemas
tradicionales: por órdenes de trabajo y por procesos.
Los primeros se utilizan para servicios
heterogéneos, efectuados a medida del usuario. Los costos se acumulan por cada pedido.
El sistema de costos por procesos permite que se
acumulen costos de producción por
departamento o centro de costos, y es aplicable para los prestadores de servicios homogéneos, de naturaleza continua e ininterrumpida, en donde es difícil diferenciar una unidad de servicio de las demás. (servicios públicos).
Elementos del costo de
servicio
Costo directo. Los que pueden identificarse
específicamente en la unidad.
Costos indirectos. No pueden identificarse en la
unidad.
Costos operacionales. Los costos en que incurre
un sistema ya instalado o adquirido durante su vida útil. Incluye:
Gastos técnicos y administrativos. Alquileres y depreciaciones.
Obligaciones y seguros Materiales de consumo. Capacitación y Promoción
Determinación de los
costos
La determinación de los costos en las empresas
de servicios es más compleja y diversa ya que los procedimientos de cálculo depende del tipo de actividad.
Para determinar los costos de servicios es
necesario tomar en consideración las
características propias de cada empresa.
La producción es difícil de medir, ya que las
unidades de medida de los servicios son menos obvias, debiendo valerse de unidades mixtas, tales como los metros cúbicos, metros cuadrados, días, horas, etc.
Gestión de los Costos en
Instituciones Educativas
El diseño de un sistema de información pertinente,
que permite aplicar modelos de costos adecuado a las características de los procesos, servicios e instituciones educativas, resulta necesario al momento de efectuar la toma de decisiones a nivel operativo y estratégico.
Dentro del proceso tendiente a la obtención de un
egresado con las competencias requeridas el sistema educativo, además de avocarse a la transmisión de conocimientos y formación, también deberá ocuparse de realizar una adecuada planificación de todos los recursos indispensables y de apoyo que asegure los resultados formativos.
Características del
Sistema Educativo
El servicio educativo es ofrecido y demandado.
Es un servicio cuya provisión genera
externalidades. Puede hablarse de un bien mixto, en cuanto no existe apropiación privada de los beneficios sociales.
La demanda puede justificarse sobre la base de
criterios de inversión. Lo que se persigue es un beneficio a largo plazo.
Desde el punto de vista de la oferta puede
considerarse como un proceso de producción. Se aplica un conjunto de acciones e insumos.
La oferta del servicio
educativo
Puede ser realizada por el sector público.
Cantidad de servicio prestado Calidad de servicio
Tecnología
Financiamiento
Puede ser realizada por el sector privado.
Regulación de la provisión de servicio Condiciones de arancelamiento
El proceso pedagógico
como proceso productivo
Podría definirse el Proceso de Enseñanza como:
“Un proceso (hecho pedagógico) por el cual un insumo básico (alumno ingresante) es sujeto de adiciones (transferencia de conocimientos) y transformaciones (adquisición de experiencias e
interacción social), en una secuencia
predeterminada (currícula) con controles de calidad parciales (pruebas de evaluación) y finales (graduación), existiendo la posibilidad de
reprocesamientos (repitencias) y fallas
(deserciones). Los agentes de este proceso (directivos y docentes), definen las tecnologías y son responsables de los controles de calidad”. Horacio L. Piffano. ME Bs.As. 1997.
Análisis de los Costos
En el análisis de los costos resulta indispensable
caracterizar al producto y al proceso. Para la obtención de un producto se requiere:
Un destinatario
Los Insumos o aditivos productivos
Los procesos o técnicas de transformación
La existencia de un proceso productivo reconoce
como elementos:
Tecnología de incorporación de insumos
Mecanismos de control del proceso o calidades
parciales y finales
Mecanismos de recuperación o reprocesamiento por
fallas o defectos
Análisis de los costos
La actividad específica de producción tendiente
a la obtención de objetivos de calidad y cantidad, debe estar apoyada en principios adecuados de administración de recursos tales como:
Planificación
Asignación: atendiendo las posibilidades de
recursos y los beneficios derivados de la satisfacción de las necesidades y exigencias sociales
Mecanismos de Financiamiento con que se
cubrirán los objetivos planteados
Control de Calidad, del proceso
Análisis de los Costos
Dentro del proceso tendiente a la obtención de
un egresado con las competencias requeridas, el sistema educativo, además de avocarse a la
transmisión de conocimiento y a la
transformación social, también deberá ocuparse de realizar una adecuada planificación de todos los recursos indispensables, en especial, el factor docente.
Ha habido modificaciones en el trabajo que
tienen que hacer los profesores en el ámbito de la enseñanza.
Los cambios más
significativos
La calidad de la educación. La calidad es un
componente y una presión externa e interna que a veces va forzando mucho el trabajo que se va realizando en el ambiente escolar.
El conocimiento. Ha habido cambios muy
importantes en el ámbito propio del
conocimiento y la preparación de los futuros profesionales.
Cambios en el rol del docente. Cada vez más los
Competencias de los
docentes
Capacidad de planificar el proceso de enseñanza.
Capacidad de hacer sus propios programas y planificar bien la propia disciplina
Seleccionar y presentar bien los contenidos
disciplinares
Ofrecer información y explicaciones comprensibles Alfabetización tecnológica y el manejo de Tic
Gestionar las metodologías de trabajo didáctico Relacionarse constructivamente con los alumnos Participar en el acompañamiento de los alumnos Implicarse institucionalmente
Objetos de costos
educativos
Entendiendo el proceso educativo como flujo, el
producto sería la matrícula capacitada, que puede adquirir diferentes grados o niveles
Si la determinación de costos se realiza atendiendo
a la generación de graduados, aquellos estudiantes que no terminan sus estudios y que utilizan recursos en la institución educativa, generan costos adicionales.
La problemática de la determinación del producto
es esencial para el tratamiento de los costos a los efectos de la toma de decisiones siendo un aspecto relevante para la determinación del nivel óptimo de producción
En definitiva, los egresados o la matrícula,
constituyen los objetos de costo normales en la medición del producto educativo
Los costos en el proceso
de gestión educativa
Todas las acciones para mejorar aspectos
económicos y de administración del proceso educativo deben enfocarse en el mejoramiento de la eficiencia y mejoramiento de la producción
El análisis de los costos en educación constituye
un elemento relevante en el proceso de administración de los recursos, al permitir
establecer un parámetro básico para la
eficiencia y para el establecimiento de las metas u objetivos que pretende alcanzar el sistema
La determinación adecuada de costos en
cualquier actividad genera información que resulta relevante para el proceso de la toma de decisiones
Ámbito de aplicación de
los resultados del estudio
Eficiencia interna. En términos absolutos de una
unidad educativa. En términos relativos, es un indicador de particular importancia para la gestión basado en la comparación de costos entre unidades similares. La utilización de costos estándar brindan información de desvíos
Planeamiento estratégico y operativo. La
utilización de información sobre costos, resulta fundamental para la toma de decisiones. Estas decisiones pueden orientarse a la modificación del tamaño de una unidad, apertura de nuevas unidades o servicios, etc.
El control de la gestión
educativa
Los objetivos del cuadro de mando integral:
Conocer la situación presente de la organización y
las tendencias desde diversas perspectivas
Establecer un control con respecto al seguimiento
de la estrategia definida
Desarrollar la comunicación y permitir la mejora
continua
ALGUNOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA SISTEMA EDUCATIVO INDICADOR
PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CREMINIENTO
ESTABLECER PARÁMETROS DE LOGRO DE CALIDAD EN LOS DOCENTES QUE DICTAN CLASES Docentes activos en curso de formación/docentes totales PROMOVER DESDE LA DIRECCIÓN LA FORMACIÓN DE COMPETENCIAS EN LOS DOCENTES Cantidad de cursos pagos por la institución/Cantidad de cursos PERPECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOS
GESTIÓN DE TUTORÍA Y ATENCIÓN DE CONSULTAS POR PARTE DE LOS DOCENTES Cantidad de docentes que se dedican a tutorías/Docentes Totales GESTIÓN DE APOYO INFORMÁTICO Horas de apoyo informático/Total de horas de apoyo
PERSPECTIVA DEL ALUMNO
DOCENTES APLICADOS A LA FORMACIÓN Alumnos totales/Docentes totales ALUMNOS REPITANTES Alumnos repitentes/Alumnos totales PERSPECTIVA FINANCIERA
GENERACION DE INGRESOS POR CURSO Ventas por curso/Ventas totales COSTO POR ALUMNO Costos totales/total de alumnos
Metodología de Cálculo
DETERMINACIÓN DEL COSTO PROMEDIO POR ALUMNO DE UN PROGRAMA EDUCATIVO
