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Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica Informe de Tesorería

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Asamblea General n° 64

06 de Abril de 2018

Este es el primer informe que elaboro desde que ustedes estimable asamblea confiaron en mi persona para custodiar y administrar nuestros fondos económicos como miembros activos del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica. Puesto que asumí con un gran compromiso, por lo que, este año he procurado velar con transparencia por el cumplimiento del presupuesto y como parte de una Junta Directiva puedo garantizarles que nos hemos esforzado desde las funciones de cada puesto para obtener el mejor beneficio para los colegiados.

En el siguiente informe se presentan los gastos e ingresos que se generaron en el periodo que abarca de Abril 2017 a Marzo 2018; en el cual se detallan algunas líneas presupuestarias aprobadas en el artículo nueve de la Asamblea General n° 63, celebrada el 7 de abril de 2017, a las que hay que prestar atención.

Gran parte de la información es suministrada por los informes elaborados por el señor Ulises León, quien esta contratado por el COPROBI por servicios profesionales como contador publico.

A. Ingresos

Este dato corresponde a los ingresos económicos a las arcas del COPROBI por parte de los colegiados durante el periodo Abril 2017 – Febrero 2018, desglosado por motivo:

Motivo del Ingreso Propuesta 2017 Ejecutado

Cuota de colegiatura ₡ 86.400.000,00 ₡110.657.024,09 Incorporaciones ₡ 3.400.000,00 ₡ 6.324.000,00 Certificaciones y constancias ₡ 540.000,00 ₡ 795.570,00 Intereses ganados ₡ 5.000.000,00 ₡ 5.699.509,07 Jornadas, cursos de actualización ₡ 4.200.000,00 ₡ 3.319.698,00

Total ₡99.540.000 ₡126.795.801 Nota: dichos montos están a febrero 2018, fecha necesaria para poder realizar el cierre anual

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Es necesario destacar que a estos ingresos se les debe descontar ₵ 1.106.570,24 correspondientes al pago de las mensualidades adelantadas, sean anuales o mensuales.

Según el presupuesto aprobado en 2017 por la Asamblea General se estimaba un ingreso total de ₵ 99.540.000, el cual se ha ejecutado en un 101,28%, ya que, como es posible observar en el cuadro anterior los ingresos registrados al 28 de febrero de 2018 son de ₵ 130.911.040,16. Esto se puede explicar, debido a que, en la línea de las incorporaciones hubo mayor cantidad de personas de las esperadas, sobrepasando el estimado en un 86%, lo cual provocó un ingreso paulatinamente mayor en las cuotas mensuales, siendo estas un 128% más del esperado. De la misma manera en los intereses hubo un 8,77% más de lo esperado.

B. Inversiones

A continuación se detallan las inversiones a plazo en bancos estatales del COPROBI con los respectivos intereses a recibir cuando se liquiden y la fecha el vencimiento de cada uno.

Primeramente deseo brindar definiciones importantes referentes a las inversiones:

 los Certificados de Depósito a Plazo (CDP) son títulos valores que el banco emite amparado en la legislación comercial vigente en el país y le permite al COPROBI recibir un rendimiento más atractivo por este tipo de inversión en comparación con el ahorro a la vista

 el Fondo de Inversión es un patrimonio formado por el ahorro de un conjunto de inversionistas denominados partícipes, y este es administrado por un experto en materia de inversiones.

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PERIODO

ABRIL 2017 - MARZO 2018

Inversión inicial Intereses ganados Fecha de vencimiento Fondo de inversión ₡10.052.272,87 variable

CDP Banco Popular ₡63.720.000,00 ₡5.103.972,00 5 de marzo de 2019 CDP Banco Popular ₡31.284.750,00 ₡1.677.644,73 4 de agosto de 2017 CDP Banco de Costa Rica₡25.000.000,00 ₡1.311.000,00 19 de junio de 2018

Total ₡130.057.022,87 ₡8.092.616,73

Nota: dichos montos están a febrero 2018, fecha necesaria para poder realizar el cierre anual

Es posible observar que el COPROBI cuenta con fondos económicos en arcas, por lo que les informo que dentro de estos saldos existen las siguientes reservas financieras:

Inversión Saldo

Fondo Mutualidad 4% ₡ 4.226.280,96 Fondo Nelly Kooper 5% ₡ 5.532.851,20 Fondo Finca Recreo 4% ₡ 44.466.101,55 Mantenimiento de edificio ₡ 20.595.403,76

Total ₡74.820.637

Nota: dichos montos están a febrero 2018, fecha necesaria para poder realizar el cierre anual

C. Saldos en cuentas de bancos

Los saldos en las cuentas activas en las diferentes entidades bancarias del COPROBI a febrero 2018 son las siguientes:

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Nota: dichos montos están al 28 de febrero 2018, fecha necesaria para poder realizar el cierre anual

D. Ejecución de morosidad

 Se atendieron consultas de colegiados sobre cobros pendientes y permisos en estrecha coordinación con Ronald Gómez, oficinista, mediante la utilización de la línea telefónica asignada por el COPROBI para tal fin y el correo electrónico tesorería@coprobi.co.cr

 Se realizó el proceso de exclusión a 5 colegiados morosos, debido a que no se realiza un arreglo de pago satisfactorio, mediante la publicación en el Diario Oficial La Gaceta N° 119 del día Viernes 23 junio, de los cuales, un alto porcentaje se comunicó al COPROBI para hacer un nuevo arreglo de pago

Lo anterior basándose en el cumpliendo de la “Reglamento a la Ley Orgánica del Colegio de Profesionales en Bibliotecología, artículo 10 inciso C que dicta como deber de los miembros del Colegio el “pagar con puntualidad las cuotas de ingreso, mensuales y extraordinarias dispuestas por la Asamblea General”; además del Capítulo IV Del retiro y la suspensión temporal o definitiva de los miembros, artículos 24 al 28

 Al mes de febrero 2018 hay 19 arreglos de pago, los cuales suman un monto por recuperar de ¢ 2.446.100,00

 El monto de morosidad al mes de febrero sin las personas con arreglo de pago firmado, es de ¢4.782.500,00, de dicho monto 13 colegiados poseen montos mayores a ¢100.000,00 colones de deuda la mayoría de estos tienen un acuerdo firmado.

El monto recuperado por concepto de morosidad de abril 2017 a febrero 2018 es de ¢ 13.827.800,00

PERIODO

ABRIL 2017 - MARZO 2018

ENTIDAD BANCARIA CUENTA BANCARIA SALDO ACTUAL

100-01-000-043886-1 ₡ 11.885.123,05

01-001-0243183-1 ₡ 11.990.994,66

905 246187 ₡ 2.627.073,40

271018426 ₡ 5.322.194,91 Total en cuentas ₡31.825.386,02

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E. Varios

 El día viernes 9 de junio se realizó una reunión entre mi persona, Jessica Arroyo, Ronald Gómez y Ulises León como contador, para estar claros con ciertos aspectos referentes a la tesorería del COPROBI, entre ellos,

 solicitud de información financiera y la ejecución presupuestaria al día

 aclaración de como se manejan los arreglos de pago con los colegiados

 conciliación del estado financiero entregado por la tesorera saliente, ya que, mi persona no recibió ningún informe

 información de la forma en que se tramitan las inversiones del COPROBI

 funciones de la tesorera

 firma de carta para solicitud del cambio de firmas

 Desde el mes de julio que se logró realizar el cambio de firmas en el Banco Popular, Banco Nacional, BAC San José y Banco de Costa Rica para el trámite de las transferencias bancarias mancomunadas en conjunto al presidente Jeffrey Zúñiga y con la asistencia en los pagos de Jessica Arroyo, administradora del COPROBI; entre los meses de abril a junio las estuvo firmando la tesorera saliente Priscilla Jiménez

 Según informes de la comisión de Regionalización en la parte financiera me corresponde comunicar que se procedió a aplicar el acuerdo 797-01 de Junta Directiva aprobada el 30 de mayo de 2017 de cobrar el monto que el COPROBI invirtió cuando los afiliados confirmen su participación y se ausenten a las actividades:

 En la actividad en Pérez Zeledón no se presentaron 7 personas de las que habían confirmado la asistencia previamente, en esta ocasión no se aplicó el acuerdo, debido a que ellos no llenaron el formulario de confirmación que se estableció en el acuerdo citado

 En las actividades navideñas

 En el Área Metropolitana no se presentó una persona, a quien ya se le informo del cobro correspondiente

 La región Brunca realizó un café con 3 participantes  En las actividades del día del bibliotecológo

 Se realizaron actividades en las regiones de Pérez Zeledón, Limón y Área metropolitana

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 El informe económico de las jornadas de investigación presentado por la comisión respectiva es el siguiente:

Es posible observar claramente que en las jornadas desarrolladas se gastó un 113% más de lo presupuestado, por lo que se debe de tomar de otras líneas presupuestarias para equiparar este gasto extra.

 El COPROBI participo en un proyecto con la temática “Bibliotecas costarricenses y su papel en la Agenda 2030”, mismo que fue financiado por la IFLA por un monto de 12 000 dólares, de los cuales se recibieron el 09 de agosto de 2018 ¢ 3.906.324,00 correspondientes a la mitad del financiamiento, el resto se estará depositando contra la verificación del reporte de los gastos.

Se realizaron reuniones en las zonas de Pérez Zeledón, Limón, Liberia, Alajuela, Heredia y San José, además de contar con bibliotecólogos invitados de Nicaragua y Panamá, por lo que los gastos ascienden a ¢ 6.843.915, 00, por lo que fue necesario tomar ¢ 2.937.591, 00 de las arcas del COPROBI mientras la Federación deposita el dinero faltante JORNADAS DE INVESTIGACIÓN 2017 INGRESOS 50 colegiados ₡ 2.250.000,00 3 particulares ₡ 180.000,00 5 estudiantes ₡ 175.000,00 2 pensionadas ₡ 70.000,00 Ingresos inscripción ₡ 2.675.000,00 Ingresos Stand ₡ 56.350,00 TOTAL INGRESOS ₡ 5.406.350,00 EGRESOS

Gastos de Hotel (Alimentación, Instalaciones, etc.) ₡ 7.616.125,00 Hospedaje para el expositor Jesús Lau ₡ 263.445,00 Hospedaje para el expositor Jonathan Menjivar ₡ 195.979,52 Impresión de Programas ₡ 79.871,79 Regalos para expositores ₡ 140.000,00 Tiquete de avión para expositora Chilena ₡ 221.924,90 Regalos para participantes ₡ 589.000,00 Alimentación para expositores (cena y otros) ₡ 247.191,23 7 pendientes de pago ₡ 303.750,00 Pago de Charla ₡ 150.000,00

TOTAL EGRESOS ₡ 9.807.287,44 4.400.937,44 -₡

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F. Datos finales

Considero que en algunas líneas presupuestarias es necesario poner cuidado para el presupuesto 2018-2019, debido a que se excedieron según lo estimado, como lo son las Jornadas de Investigación que tuvieron un gasto de un 283% y la Asamblea General Ordinaria con un 115%.

Por tanto, analizado el informe presentado por el contador Ulises León Castro se llega a la conclusión que la ejecución presupuestaria de abril 2017 a febrero 2018 corresponde a un 105% específicamente a ¢ 91.512.429,16 de los ¢ 87.444.000,00, aprobados por esta Asamblea; es decir, ya han sido ejecutados en el periodo 2017-2018 de más ¢ 13.338.144,99, sin contar que aún quedan pendientes los gastos correspondientes del mes de marzo, como lo son, la aplicación de planillas, contabilidad, transferencias, depósitos, entre otros que se realizan los primeros días de cada mes.

Quisiera invitar a todos los colegas, especialmente a quienes dudan del trabajo que realiza el COPROBI, a integrarse a esta titánica labor, es mucho lo que falta por hacer y las ideas frescas y con otras perspectivas son muy necesarias para continuar con la lucha de dignificar nuestra profesión día a día.

Lic. Yirlane Conejo Rojas

Ced.1-1152-0053 Colegiado 1036

Referencias

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