CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
Estudio especial: “Análisis del aporte del CONARE
para el desarrollo del Proyecto CENIBiot”
INF-24 (03-2010)
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción ... 1
1.2 Origen ... 2
1.3 Objetivos ... 2
2. Responsabilidad de la Administración ... 3
3. Aspectos relevantes de la Ley General de Control Interno ... 3
4. Procedimientos Aplicados ... 4
4.1 Entrevistas ... 4
4.2 Revisión de documentos ... 4
4.3 Cédulas de resumen y detalle ... 4
4.4 Pruebas ... 4
4.5 Seguimiento de recomendaciones de auditorías externas ... 4
4.6 Revisión de convenios ... 4
4.7 Matriz de resultados... 5
5. Resultados ... 5
5.1 Aportes del CONARE para el proyecto CENIBiot ... 5
5.2 Cuadro Resumen de los aportes del CONARE. ... 6
5.3 Proyecto “CENIBiot Plazas” ... 6
5.4 Operación y funcionamiento del Proyecto “CENIBiot Operación” ... 7
5.5 Aporte espacio físico del Proyecto CENIBiot ... 9
5.6 Presupuesto 2010 asignado al Proyecto CENIBiot ... 9
5.7 Aporte del MICIT al Proyecto CENIBiot ... 10
5.8 Debilidades de Control Interno ... 10
1. INTRODUCCIÓN
El informe muestra los resultados del estudio especial de auditoría que se ejecutó con el fin de determinar el cumplimiento de los convenios firmados entre el Consejo Nacional de Rectores (CONARE) y el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT) para el desarrollo del proyecto CENIBiot, identificar el aporte financiero que se ha realizado para su desarrollo y evaluar en forma general, el control interno con respecto a la administración de los recursos.
El CENIBiot es un proyecto que nació en el marco del convenio firmado en diciembre de 2005, entre la Unión Económica Europea y el Gobierno de Costa Rica, ALA/2005/017-534, por un plazo de 60 meses para la creación de un Centro de Innovaciones en Biotecnología, denominado “CENIBiot, Centro Nacional de Innovaciones Biotecnológicas", con el fin de promover el fortalecimiento de los procesos de innovación en la biotecnología y aumentar la competitividad de las agroindustrias.
Los convenios y leyes relacionados con el desarrollo del proyecto son:
La Ley 8342 “Aprobación del convenio-marco relativo a la ejecución de la ayuda financiera y técnica y de la cooperación económica en Costa Rica en virtud del reglamento “ALA”, firmada en diciembre de 2002.
Convenio de Cooperación entre la Comunidad Económica Europea y el Gobierno de Costa Rica “Convenio ALA/2005/017-534”, firmado el 5 de diciembre de 2005, para la creación del “CENIBiot, Centro Nacional de Innovaciones Biotecnológicas”, mismo que señala como beneficiario al Gobierno de Costa Rica, el cual nombró gestor del proyecto al Ministerio de Ciencia y Tecnología. El convenio establece entre otros aspectos, los siguientes aportes:
- La Comunidad Europea, se compromete a financiar un máximo de €10.900.000,00 (diez millones novecientos mil euros).
- El beneficiario, Gobierno de Costa Rica, se compromete al aporte de €4.000.000,00 (cuatro millones de euros).
Específicamente, para cumplir con lo establecido en dicho convenio ALA/2005/017-534, se nombró al MICIT y al CONARE, como los representantes y responsables en el país, para desarrollar y aportar recursos para el desarrollo del proyecto, por esa razón ambas Instituciones, firmaron dos convenios:
Convenio específico de cooperación para el diseño y creación del CENIBiot, firmado en noviembre de 2006.
Convenio específico para el préstamo de funcionarios para poner en funcionamiento el CENIBiot, firmado en febrero de 2007.
Ambos convenios establecen las responsabilidades de cada una de las partes y los aportes que harán para cubrir la contrapartida nacional, según se detalla a continuación:
RUBROS MONTO
(en euros) ENTIDAD
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Personal local 1.274.400,00 CONARE Gastos de funcionamiento y administrativos 120.000,00 CONARE Gastos funcionamiento de planta bioprocesos 180.000,00 CONARE
OBRAS: Diseño y supervisión 100.000,00 CONARE
PROYECTOS PILOTO 1.750.000,00 MICIT
IMPREVISTOS 575.600,00 MICIT
TOTAL € 4.000.000,00
Es importante indicar, que los recursos que el CONARE ha asignado al CENIBiot, lo ha realizado a través de los recursos del Fondo del Sistema, por lo que se han creado dos proyectos específicos: “CENIBiot Operación” y “CENIBiot Plazas”.
1.2 Origen
El estudio se ejecutó en cumplimento a lo que establece la Ley General de Control Interno Nº8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad.
Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa, asimismo, se ejecutaron conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).
1.3 Objetivos
1.3.1 General
Analizar los procedimientos y actividades de control interno que impera en la administración de los recursos que el CONRE ha asignado para el desarrollo del proyecto CENIBiot.
1.3.2 Específicos:
Evaluar el cumplimiento de los convenios firmados por el CONARE para el desarrollo y operación del proyecto CENIBiot, de junio 2006 a diciembre de 2009.
Conocer las leyes, normas, reglamentos y directrices que regulan los convenios firmados y la relación entre el CONARE y el CENIBiot.
Determinar los fondos presupuestados y aportados para el Proyecto CENIBiot desde que se firmaron los convenios de cooperación.
1.4 Alcance
En la realización del estudio se analizó la ejecución de los recursos aportados por el CONARE para el cumplimiento de los convenios firmados para el desarrollo del CENIBiot, específicamente de junio 2006 a diciembre 2009, adicionalmente se solicitó toda la información relevante, correspondencia y documentos emitidos, así como un análisis de las actividades de control ejecutadas para el desarrollo del proyecto.
2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa. La responsabilidad de esta Auditoría consiste en determinar el cumplimiento de lo establecido en los convenios firmados entre el CONARE y el MICIT para el desarrollo del proyecto CENIBiot, el cual fue evaluado de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).
3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL
INTERNO
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente debe aplicar sistemáticamente, los cinco componentes funcionales relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.
Asimismo, indica las responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación: - Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.
- Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno.
- Artículo 16. Sistemas de información.
Finalmente, establece los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y los causales al respecto, en los siguientes artículos:
- Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca.
- Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. - Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa.
4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS
4.1 EntrevistasSe realizaron entrevistas tanto al personal del CONARE como del proyecto CENIBiot, que tienen responsabilidades asociadas con la administración, asignación y ejecución de los recursos.
4.2 Revisión de documentos
Se revisaron los siguientes documentos: Presupuesto y Plan Anual Operativo del Proyecto CENIBiot (períodos 2007, 2008 y 2009) y los informes de ejecución presupuestaria respectivos, las planillas del personal del Proyecto (de junio 2006 a diciembre 2009), reportes contables del proyecto, correspondencia enviada y recibida relacionada con el proyecto, los convenios firmados (Convenio específico de cooperación para el diseño y creación del CENIBiot, Convenio específico para el préstamo de funcionarios para poner en funcionamiento el CENIBiot, Convenio ALA/2005/017-534), entre otros.
4.3 Cédulas de resumen y detalle
Se elaboraron cédulas de resumen y de detalle de las observaciones y análisis de la información obtenida mediante la aplicación de las pruebas de auditoría.
4.4 Pruebas
Se realizaron pruebas de control, sustantivas y de cumplimiento, basados en la información suministrada por el personal involucrado en el proceso, la documentación y correspondencia relacionada con el proyecto.
4.5 Seguimiento de recomendaciones de auditorías externas
Se analizaron las recomendaciones del informe financiero auditado al 31 de diciembre de 2008, dadas por el Despacho Gutiérrez Marín y Asociados, para el proyecto CENIBiot.
4.6 Revisión de convenios
Se elaboró una matriz de control para analizar el cumplimiento de los convenios firmados para la ejecución del proyecto CENIBiot.
4.7 Matriz de resultados
Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que están respaldados con los papeles de trabajo respectivos.
5. RESULTADOS
Como resultado de las pruebas realizadas por esta unidad de control, se pudo verificar el cumplimiento de los convenios firmados por el CONARE para el desarrollo del proyecto CENIBiot, determinándose el monto aportado por el CONARE. Dichos resultados se muestran y se detallan más adelante.
Para realizar los cálculos de algunos de los resultados, se utilizaron los tipos de cambio emitidos por el Banco Central de Costa Rica, tanto para el dólar como para el euro, del cual se obtuvo un tipo de cambio promedio anual:
- 2006: $1: ¢505,65 // €1: $1,27 - 2007: $1: ¢478,06 // €1: $1,28 - 2008: $1: ¢480 // €1: $1,35 - 2009: $1: ¢523,60 // €1: $1,30
5.1 Aportes del CONARE para el proyecto CENIBiot
A partir del 2007, el CONARE asigna recursos específicos del Fondo del Sistema al proyecto CENIBiot, creando dos proyectos específicos “CENIBiot Operación” y “CENIBiot Plazas”. Del análisis realizado, se determinó que al 31 de diciembre de 2009, el CONARE ha aportado la suma de ¢580.714.228,60 lo que equivale aproximadamente a €870.554,66, quedando un saldo pendiente de aportar por la suma de €803.845,34.
A continuación se muestra un cuadro que detalla la composición de dichos aportes:
RUBROS MONTO SEGÚN CONVENIO APORTE al 31/12/2009 APORTE PENDIENTE Colones Euros GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Personal local 1.274.400,00 462.264.847,94 694.655,94 579.744,06 Gastos de funcionamiento y administrativos 120.000,00 118.449.380,66 175.898,72 224.101,28 Gastos de funcionamiento de planta de bioprocesos 180.000,00 OBRAS: Diseño y supervisión 100.000,00 TOTAL € 1.674.400,00 ¢580.714.228,60 € 870.554,66 € 803.845,34
El detalle del aporte del rubro de “Personal local”, se muestra en el resultado 5.3 del proyecto “CENIBiot Plazas” y detalle del aporte de los demás rubros de gastos de funcionamiento y obras se muestra en el resultado 5.4 del proyecto “CENIBiot operación”.
5.2 Cuadro Resumen de los aportes del CONARE.
Considerando el aporte inicial dado por CONARE para la operación del proyecto, los recursos del Fondo del Sistema ejecutados en el 2007, 2008 y 2009, el presupuesto asignado para el período 2010 y los gastos adicionales que el CONARE ha asumido y son necesarios para operación del proyecto; se estima, que se tiene pendiente de aportar la suma de €134.198,44 según se muestra a continuación:
Estimación
(a)Aporte inicial del CONARE € 7.786,03 (b)Aporte del CONARE al 31 de diciembre de 2009 € 870.554,66 (c)Presupuesto asignado 2010 € 608.900,83 (d) Otros aportes adicionales € 52.960,04 Total aportes de CONARE € 1.540.201,56 Aporte según convenio € 1.674.400,00 Monto pendiente de aportar € 134.198,44
(a) Ver detalle en el 5.4.1 (b) Información tomada del 5.4 (c) Ver detalle en el 5.6
(d) Información tomada del 5.4.3 y 5.4.4
5.3 Proyecto “CENIBiot Plazas”
Desde junio de 2006 el CONARE comenzó a dar apoyo al proyecto CENIBiot, e inicia con la contratación de la Directora, a quién le asigna un espacio físico para que desempeñe sus funciones. A partir del 2007, se asignan recursos específicos para el proyecto mediante el Fondo del Sistema-Proyecto “CENIBiot Plazas”.
Con respecto al aporte para las plazas y la contratación del personal se determinó que se ha cumplido con la contratación de 23 funcionarios, contratados hasta la fecha de vigencia del convenio; asimismo, se ha realizado el pago de las cargas patronales correspondientes, dando como resultado la suma de ¢462.264.848, misma que se detalla a continuación:
2006 2007 2008 2009 Total Total de salarios 7.901.373,05 25.681.932,75 87.156.000,10 197.783.744,20 318.523.050,10 Salario Escolar + aguinaldo SE 701.049,45 2.147.780,05 7.752.766,30 17.594.838,00 28.196.433,80 Cargas patronales 2.054.356,99 6.845.554,38 23.176.033,23 57.507.199,79 89.583.144,39 Aguinaldo 563.151,80 1.848.423,10 6.514.436,35 15.924.231,00 24.850.242,25 ASECON - - - 1.111.977,40 1.111.977,40 TOTAL ¢11.219.931,29 ¢36.523.690,28 ¢124.599.235,98 ¢289.921.990,39 ¢462.264.847,94
5.4 Operación y funcionamiento del Proyecto “CENIBiot Operación”
Para la operación y funcionamiento del CENIBiot, a partir del 2007 se asignan recursos del fondo del sistema para el proyecto “CENIBiot operación.” Se obsevó que al 31 de diciembre de 2009, se ejecutó la suma ¢118.449.380,66 tal y como se muestra a continuación:
Cuenta presupuestaria 2007 2008 2009 Presupuesto asignado Presupuesto ejecutado Presupuesto asignado Presupuesto ejecutado Presupuesto asignado Presupuesto ejecutado Servicios 8.796.390,37 1.550.456,05 75.722.644,02 7.984.387,63 87.135.156,23 53.631.852,33 Materiales y suministros 9.666.000,00 2.274.247,85 12.605.000,00 6.699.654,49 34.028.087,91 11.801.503,69 Bienes duraderos 8.771.210,46 648.182,00 5.884.185,98 757.024,00 38.124.552,93 33.101.772,62 Cuentas especiales - - - - 99.362,85 - Total ¢27.233.600,83 ¢4.472.885,90 ¢94.211.830,00 ¢15.441.066,12 ¢159.387.159,92 ¢98.535.428,64 % de ejecución 16% 16% 62%
Al respecto se pudo determinar lo siguiente:
5.4.1 Para el año 2006 se dio un aporte inicial de ¢10.000.000, tanto el CONARE como el MICIT, aportaron ¢5.000.000 cada una, lo que equivale aproximadamente a €7.786,03 (tipo de cambio al 31/12/2006 de ¢505,65 por $1y €1 a $1,27).
5.4.2 Se ha dado contribuciones de parte del área de tecnologías de información, con asesorías en la compra e instalaciones de equipo de cómputo, telefonía, internet y soporte técnico, sin embargo, dicho aporte no se pudo cuantificar. Según información dada por el Jefe de CETIC a partir del 2008 el apoyo que se le ha brindado al CENIBiot, ha aumentado considerablemente.
5.4.3 El proyecto CENIBiot adquirió tres vehículos, los cuales están asegurados dentro de la póliza de vehículos del CONARE, sin embargo se observó que durante los períodos 2008 y 2009, el proyecto tiene registrado la suma de ¢417.075 por dicho concepto,
mientras que el pago que realmente ha realizado el CONARE asciende a la suma de ¢4.478.265 presentándose una diferencia de ¢4.061.190 no cargado al proyecto, equivalente a €5.020.36.
5.4.4 Se determinó que no se ha cargado algunos gastos que son indispensables para la operación del proyecto, tales como los servicios de energía eléctrica, agua potable, telecomunicaciones, servicios de limpieza y seguridad, únicamente, para el período 2009 se cargó el servicio de agua potable; por esa razón, se procedió a realizar un cálculo para estimar dichos gastos al 31 de diciembre de 2009, dando como resultado la suma de ¢31.810.218,13 equivalente a €47.939,68, a continuación se detalla el procedimiento aplicado:
Se tomó el gasto anual ejecutado de OPES para esas cuentas presupuestarias y se dividió entre doce meses para obtener un promedio mensual, el resultado obtenido se dividió entre el total de personal para obtener un gasto promedio mensual por funcionario, este resultado se multiplicó por la cantidad de personal del CENIBiot y por los meses en que dicho personal se mantuvo activo.
Servicios 2006 2007 2008 2009 Total
(a) Serviciosde agua 8.200,49 19.896,03 110.716,80 0,00 138.813,31
Servicio de energía eléctrica 145.433,56 896.479,45 2.815.304,91 8.475.869,20 12.333.087,12 Servicio de telecomunicaciones 51.687,43 158.781,67 1.084.640,12 2.495.149,78 3.790.259,00 (b) Servicios generales 456.260,75 1.186.664,41 6.449.422,72 7.455.710,82 15.548.058,70 Total ¢ 661.582,23 2.261.821,56 10.460.084,54 18.426.729,80 31.810.218,13 Total $ 1.308,38 4.731,25 21.791,84 35.192,38 63.023,85 Total € 1.030,22 3.696,29 16.142,11 27.071,06 47.939,68
(a) Para el período 2009, no se hace la estimación en los servicios de agua porque estos si se ejecutaron en el presupuesto del proyecto del Fondo del Sistema "CENIBiot Operación" (b) La cuenta de servicios generales, incluye los gastos de seguridad, limpieza, caja chica, mantenimiento de edificios y otros; sin embargo, para hacer la estimación para los períodos 2006, 2007 y 2008 no se contó con un detalle de los movimientos de dicha cuenta, por lo que se analizó el total ejecutado. Para el período 2009, sólo se tomó en cuenta lo ejecutado para el servicio de seguridad, limpieza y mantenimiento del edificio, según el detalle dado por la Unidad de Coordinación Financiero-Contable.
5.5 Aporte espacio físico del Proyecto CENIBiot
El convenio ALA/2005/0147-534 establece en la página 19 lo siguiente: "Si bien no se incluye en el presupuesto, el CONARE cubrirá el costo del edificio previsto para alojar al proyecto, con una superficie aproximada de 1.000 m2 en dos plantas; se valora esta contribución en € 3.000 euros por mes, para una duración de 60 meses, arrojando un total de €180,000 euros", por lo tanto, se procedió a realizar una estimación del aporte en el espacio físico según la valoración indicada en el convenio.
Al CENIBiot se le asignó, aproximadamente, el siguiente espacio físico: - De junio de 2006 a marzo de 2008: 49 m2
- De abril de 2008 a agosto 2009: 132 m2 - A partir de agosto de 2009: 1750 m2
Estimación del aporte según las tarifas indicadas en el convenio: 1000 m2 valorados en €3.000 mensuales, para los 60 meses del proyecto, es aproximadamente de €3 por metro cuadrado.
Período Meses m2 asignados Costo m2/euro Total Junio-2006 a marzo-2008 19 49 € 3,00 € 3.087 abril-2008 a julio-2009 16 132 € 3,00 € 6.336 agosto-2009 a dic.-2009 5 1750 € 3,00 € 26.250 Total € 35.673
Según el convenio, el CONARE aportaría en especie €180.000 como parte del uso de instalaciones; sin embargo, al 31de diciembre de 2009 se estima que se aportó un total de €35.673 y para el período 2010 se estiman €63.000 por lo que aún quedaría un saldo disponible de €81.327.
Monto según convenio € 180.000 Aporte edificio (abr 08-dic 09) € 35.673 Estimación del aporte edificio 2010 € 63.000
Saldo disponible - edificio € 81.327
Al respecto, es importante indicar, que el CONARE asignó un espacio mucho más amplio de lo que inicialmente estaba estipulado en el Convenio, aportando 750 m2 de más para las instalaciones físicas del proyecto.
5.6 Presupuesto 2010 asignado al Proyecto CENIBiot
Para el período 2010, se le asignó al proyecto CENIBiot un presupuesto de ¢486.449.717,84, lo que aproximadamente equivale a, €608.900,84 (tipo de cambio al 31/12/2009 de $1 a ¢558,67 y €1 a $1,43).
Los recursos asignados corresponden al Fondo del Sistema y están distribuidos de la siguiente manera: Partida Presupuesto Remuneraciones ¢ 402.892.201,35 Servicios ¢ 63.948.189,24 Materiales y suministros ¢ 19.461.810,76 Cuentas especiales ¢ 147.516,49 Total ¢486.449.717,84
5.7 Aporte del MICIT al Proyecto CENIBiot
Con respecto al aporte que el MICIT debe realizar al CENIBiot, tal y como lo establecen los convenios firmados, se determinó que al cierre del período 2009, esta Institución ha realizado transferencias corrientes por la suma de ¢250.000.000, específicamente para el rubro de imprevistos.
De la revisión general de dicho aporte se determinó lo siguiente:
5.7.1 Según lo que establecen los convenios firmados, el MICIT debe aportar la suma de €575.600 por concepto de imprevistos, al respecto, se determinó que al 31 de diciembre de 2009, el MICIT aportó aproximadamente €343.311,47 quedando pendiente la suma de €232.288,53.
5.7.2 Según los registros y controles que llevan en la administración del Proyecto, se pudo determinar que de los recursos transferidos en el 2009, únicamente se ha ejecutado ¢58.539.318.01 lo que equivale a un 24% del total de los recursos recibidos.
5.7.3 Para ejecutar los recursos, el MICIT indica mediante oficio un detalle de cómo y para qué actividades se deben utilizar dichos recursos.
5.8 Debilidades de Control Interno
5.8.1 Los salarios devengados por la Directora del Proyecto, no se están presentando dentro de la planilla del proyecto CENIBiot, debido a que desde el inicio se incluyó dentro de la planilla del personal del Programa CENAT.
5.8.2 De la revisión de los registros contables-presupuestarios correspondientes a los proyectos del CENIBiot del Fondo del Sistema, no se obtuvo evidencia de que estén conciliando los saldos y movimientos del auxiliar del Fondo del Sistema que se mantiene en la Unidad de Plan-Presupuesto con los registros contables que se mantienen en la Unidad Coordinación Financiera-Contable, ni con los controles y registros que llevan en la Contabilidad del Proyecto.
5.8.3 De las pruebas realizadas se determinó que no coinciden los montos presentados en las planillas físicas, las ejecuciones presupuestarias del Proyecto “CENIBiot Plazas” y el registro contable del Proyecto, presentándose diferencias significativas, lo cual deja en evidencia que no se están conciliando dichos montos:
Entre el monto de la contabilidad de CENIBiot y las ejecuciones presupuestarias, se presenta una diferencia de ¢30.193.951,26
Entre lo que indica que la contabilidad del CENIBiot y las planillas físicas del CONARE, se presenta una diferencia de ¢2.633.307,45
Entre lo que indica las planillas físicas del CONARE y las ejecuciones presupuestarias, se presenta una diferencia de ¢32.827.258,71
Como se indicó anteriormente, a continuación se muestra el cuadro con el detalle respectivo:
Año CENIBIOT(a) Planilla física
CONARE (b) Ejecuciones presupuestarias FS (c) 2007 33.867.193,18 35.076.959,68 26.513.460,90 2008 112.757.189,70 118.994.249,73 113.388.350,81 2009 285.335.800,84 280.522.281,76 261.864.420,75 Total 431.960.183,72 434.593.491,17 401.766.232,46
(a) Los montos corresponden a los registros de la contabilidad del CENIBiot al 31/12/2009.
(b) Los montos corresponden a cada una de las planillas físicas impresas que se emitieron en la Administración de OPES y en la Unidad de Coordinación Financiero-Contable.
(c) Total ejecutado que se muestra en los informes de ejecución presupuestaria del
5.8.4 Con respecto a la revisión de las ejecuciones presupuestarias del proyecto “CENIBiot Plazas”, se determinó una diferencia en las cifras presentadas del período 2007, específicamente en la cuenta de Remuneraciones por un monto de ¢6.454.559.97, debido a que hubo un error en la suma de las sub partidas de dicha cuenta, a continuación se detalla: Ejecutado 2007 Disponible 2007 Diferencia Monto liquidación Suma correcta Monto liquidación Suma correcta ¢32.968.020,30 ¢26.513.460,90 ¢43.119.589,33 ¢49.574.148,73 ¢6.454.559,40
5.8.5 Según las ejecuciones presupuestarias al 31 de diciembre de 2009, se han ejecutado ¢34.506.978,62 en la adquisición de activos (bienes duraderos) para el proyecto CENIBiot; sin embargo, no se obtuvo evidencia de que en la Institución se lleve un control específico de dichos activos. Sin embargo, el personal del CENIBiot lleva un control detallado de los activos adquiridos, tanto con recursos del CONARE, como del MICIT y de la Unión Europea.
5.8.6 Con respecto al informe financiero auditado al 31 de diciembre de 2008 de los Estados Financieros del CENIBiot, dadas por el Despacho Gutiérrez Marín y Asociados, se indicó que el Proyecto presenta razonablemente los estados financieros; sin embargo, se dieron algunas recomendaciones con respecto al fortalecimiento del control interno tales como: falta de un sistema contable y presupuestario integrado, control de los activos fijos y retrasos en la remodelación y construcción del edificio, así como en la ejecución de estudios de acuerdo con la programación del Plan Operativo Global.
De las observaciones dadas se pudo determinar lo siguiente:
a. El proyecto sigue manejando su sistema contable y presupuestario en Excel y Access, lo cual podría generar errores, omisiones o pérdida de información que no se detecte oportunamente.
b. Se mantiene un auxiliar de los activos, donde se detallan aspectos como el costo, fecha de adquisición, descripción, funcionario responsable, entre otros.
c. Con respecto al retraso en la remodelación y construcción del edificio, y ejecución de estudios de acuerdo con la programación del Plan Operativo Global, es importante indicar que, a partir de agosto de 2009 se inauguró el laboratorio y las instalaciones del CENIBiot, y que a partir de esa fecha están en el proceso de desarrollo y ejecución de los proyectos respectivos.
5.8.7 En la Institución, no se lleva un adecuado control de los recursos aportados por el MICIT, debido a que presupuestariamente forman parte de OPES y no se controla directamente su ejecución.
5.8.8 No se han cargado como parte del presupuesto del proyecto algunos gastos que son indispensables para la operación del mismo, tales como los servicios de energía eléctrica, agua potable, telecomunicaciones, servicios de limpieza y seguridad.
Asimismo, no se ha cargado al presupuesto de los períodos 2008-2009 el monto correcto de los pagos de los seguros de los vehículos del proyecto.
5.8.9 Es importante indicar que está pendiente la determinación de la figura que se le asignará al CENIBiot dentro de la estructura del CONARE, la que se relaciona y justifica enteramente con toda la inversión que se ha efectuado, por cuanto:
a. El CENIBiot, es actualmente un “proyecto”, que no tiene su figura jurídica definida, y en las Disposiciones Técnicas y Administrativas del proyecto (DTA´s) se estableció en su página 7 ¨…La sostenibilidad del proyecto se garantiza desde el momento en que éste está creando una entidad nacional, que deberá tener autonomía funcional y jurídica…”
b. Existe una solicitud de prórroga efectuada a la Comunidad Europea, mediante el oficio MICIT-DVM-357-2009, del 14 de diciembre de 2009, en el cual se solicita que se otorguen 36 meses adicionales al proyecto, razón por la cual se debe considerar los recursos adicionales que el CONARE deberá presupuestar y aportar durante esos 36 meses adicionales; en el entendido, de que no hay seguridad jurídica respecto de la pertenencia e inversión en dicho proyecto.
c. No se aclara en ningún documento si los activos del CENIBiot serán patrimonio del CONARE.
6. CONCLUSIONES
6.1 Los recursos que se han asignado al CENIBiot del Fondo del Sistema son empleados en
tareas y acciones con un término de duración definido y los mismos son destinados para fortalecer los quehaceres de las Universidades Estatales; es por ello que este estudio nos lleva a concluir lo importante que es que el Fondo del Sistema sea bien administrado y controlado, a fin de poder dar transparencia de su utilización y cumplimiento de los lineamientos establecidos para las acciones y proyectos a financiar con dicho fondo.
6.2 El CENIBiot es un proyecto de suma importancia para el país, tanto por el convenio
firmado con la Comunidad Europea como por los aportes científicos y tecnológicos que le puedan brindar a la educación y sociedad costarricense, por lo que consideramos importante resaltar el trabajo que ha venido realizando para documentar y ejecutar actividades y mecanismos que fortalezcan el control interno en las diferentes etapas del desarrollo del proyecto y ejecución de los recursos asignados, lo cual fomenta la mejora continua, una transparencia en el actuar y uso correcto de los recursos públicos asignados.
6.3 Es importante recalcar que de conformidad con lo indicado en los convenios firmados, el
CONARE, aún debe aportar la suma de €134.198,44, esto sin considerar el soporte técnico que el CETIC ha brindado al proyecto.
6.4 Se insta a seguir manteniendo un control directo de los recursos que ejecutan del CONARE
y de los que se reciben del MICIT para dicho proyecto, con el fin de que se refleje la eficiencia, eficacia y economía con la que se administran los recursos, que finalmente permitirá lograr los objetivos planteados.
6.5 El Proyecto debería fortalecer e implementar actividades y procedimientos de control para
todo lo relacionado con la base documental y digital especializada la cual se analiza y se produce, y además, aporta insumos para el desarrollo de las investigaciones, esto permitirá mantener una colección que constituye una base de temas actualizados de la especialidad, que además, aportaría valor y prestigio para la Institución y el proyecto.
6.6 Concluimos que el control interno aplicado para la administración de los recursos que se
ejecutan en el CENIBiot se debe fortalecer en lo siguiente:
a. Establecer formalmente el proceso de valoración de riesgos, determinando los elementos básicos para tomar medidas correctivas, mitigar y administrar los riesgos y asegurar que los procesos se ejecuten de forma eficiente y eficaz. b. Fortalecer y promover actividades y procedimientos de control para los
procesos específicos de asignación, ejecución y liquidación de los recursos del Fondo del Sistema al CENIBiot.
d. En cuanto al proyecto “CENIBiot Plazas”, es importante que se esté cotejando la información general de la planilla que emite el CONARE contra lo que el personal del CENIBiot registra en la contabilidad, con el fin de poder determinar diferencias en forma oportuna.
e. Se debe de analizar el registro del salario de la directora del CENIBiot ya que actualmente se clasifica como parte de la planilla del CENAT.
6.7 Se debe definir oportunamente la figura jurídica del CENIBiot ya que el proyecto finaliza
en este período 2010.
6.8 El CENIBiot, periódicamente envía informes sobre el avance del proyecto y el avance de
sus planes de trabajo, por lo que consideramos importante, que también se envíen informes financieros que le permitan a la Administración de la Institución conocer y conciliar datos con los registros contables-presupuestarios que se mantienen.
6.9 Analizar los posibles efectos que se podrían generar en caso de que se otorgue la prorroga
de 36 meses para continuar con dicho proyecto, solicitada por el MICIT mediante el oficio MICIT-DVM-357-2009, del 14 de diciembre de 2009, debido a que se deberá presupuestar y aportar más recursos para la operación y contratación del personal del proyecto durante dicho período.
