Darío Herrera G, Investigaciones
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
Versión: 2 Fecha: 01-12-2017 Página 1 de 7 Código: D018
Elaborado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 22-11-2017
Revisado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 30-11-2017
Aprobado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 01-12-2017 1. OBJETIVO
El presente manual regula el tratamiento de la información personal y empresarial
recolectada y administrada por D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S. Su elaboración
responde al cumplimiento de las obligaciones previstas en el Decreto 1377 de 2013 y con él se busca garantizar el derecho fundamental de habeas data y todos aquellos regulados mediante la Ley 1581 de 2012. El manual documenta y recoge los cambios organizacionales que se han adoptado para plasmar los procedimientos estandarizados de recolección, custodia y tratamiento de los datos personales.
ALCANCE
La presente política aplica para todos los clientes y titulares de la información manejada por D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S. en las diferentes líneas de negocio que posee. GENERALIDADES
MARCO LEGAL. Este manual se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (Habeas Data) y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas normas e interpretarse en forma sistemática con ellas. APLICACIÓN. El presente manual se aplicará única y exclusivamente al tratamiento de los
datos de carácter personal y empresarial que posea y/o que sean recogidos por D.H.G.
INVESTIGACIONES S.A.S. Y sus empresas vinculadas.
PERMANENCIA. Las políticas y procedimientos consignados en este manual aplican a las
bases de datos que posee actualmente y a aquellas que hacia el futuro recopile D.H.G.
INVESTIGACIONES S.A.S. Además D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S. Conservara indefinidamente los registros de todos sus participantes con el fin de mantener contacto con los mismos. Se eliminarán los datos del fichero a petición del titular de la respectiva información.
OBJETO. El objeto de la creación del presente manual es el de dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información. Las disposiciones del Manual, aplican en lo pertinente a cualquier labor de recolección de información personal
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Versión: 2 Fecha: 01-12-2017 Página 2 de 7 Código: D018
Elaborado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 22-11-2017
Revisado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 30-11-2017
Aprobado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 01-12-2017
desarrollada por D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S. Independientemente del fin que
persiga dicha recopilación. 2. DEFINICIONES
Titular: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información.
Dato personal: Cualquier información vinculada a una persona natural o jurídica.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Tratamiento: Operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, de carácter voluntario, expreso e informado por parte del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado y almacenado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos de esta política el responsable es D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para efectos de esta política será la persona designada para recibir los resultados de nuestros análisis, es decir la que la empresa cliente haya escogido para esta función.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento.
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Versión: 2 Fecha: 01-12-2017 Página 3 de 7 Código: D018
Elaborado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 22-11-2017
Revisado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 30-11-2017
Aprobado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 01-12-2017
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3. PRINCIPIOS
Los principios que a continuación se mencionan regulan el tratamiento de la información desarrollada por D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales, D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S., se sujeta de manera armónica e integral a los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El uso, almacenamiento y tratamiento deben tener un fin específico e informado al titular en forma previa a su entrega.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un error. El Titular podrá solicitar en cualquier momento la corrección, actualización o supresión de la información.
Principio de transparencia: En todo momento D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentran consignados en las Bases de Datos, en cualquier momento y sin restricciones.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
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Versión: 2 Fecha: 01-12-2017 Página 4 de 7 Código: D018
Elaborado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 22-11-2017
Revisado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 30-11-2017
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Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
4. DESARROLLO .
4.1 RECOLECCION, TRATAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACION.
D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S. en el desarrollo de sus actividades almacena datos
personales de empresas, clientes y trabajadores que son investigados, estos datos son
utilizados para control de los mismos, como suministro al proceso de Selección y
Contratación propio de los clientes. Adicionalmente, tiene datos de proveedores de bienes y servicios de distinta naturaleza, los cuales han sido recolectados a través de los años, en desarrollo de su gestión interna y durante la prestación de sus servicios. Esta base de datos permanecerá vigente mientras se mantenga la finalidad para la cual ha sido recolectada la información que compone la misma.
Al recolectar los datos DHG INVESTIGACIONES S.A.S. solicitará la autorización del titular (trabajadores) para el tratamiento de los mismos, siendo éste uno de sus derechos en donde se le informa cuales son los datos personales que serán recolectados, así como las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
En cuanto a los DATOS SENSIBLES: y entendiendo que son aquellos que afectan la
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Versión: 2 Fecha: 01-12-2017 Página 5 de 7 Código: D018
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que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Para la recolección de este tipo de datos, solicitaremos su autorización expresa o informada y advertiremos de manera previa o concomitante, cuáles de los datos objeto de tratamiento son considerados “sensibles” y su finalidad. En todo caso le informaremos que no está obligado a suministrar datos sensibles. Si Usted no nos otorga su autorización para el tratamiento de datos sensibles, y los mismos son indispensables para el fin de la actividad que se realiza, no procederemos a solicitarle ningún tipo de información. De igual forma los titulares poseerán los siguientes derechos:
4.2 DERECHOS DE LOS TITULARES
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
4.3 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:
Los titulares de la información (clientes) pueden ejercer sus derechos mediante comunicación escrita, utilizando cualquier mecanismo físico o electrónico disponible. Las consultas de información, así como los reclamos y demás solicitudes de los Titulares, se dirigirán a la
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Versión: 2 Fecha: 01-12-2017 Página 6 de 7 Código: D018
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Dirección Operativa de DHG INVESTIGACIONES S.A.S. al correo electrónico: contacto@dhginvestigaciones.com, ésta será la encargada de velar por la protección de los datos y de tramitar las solicitudes correspondientes, dejando constancia de la fecha de recibo, nombre e identificación del solicitante. La Dirección Operativa dará respuesta al solicitante dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su recibo, a través de comunicación escrita, de la cual pueda dejarse constancia.
La información recolectada en las verificaciones solo será dada a la empresa-cliente para recibir dicha información.
4.3.1 ACCESO A LA INFORMACIÓN.
De conformidad con el procedimiento establecido en el presente documento, DHG INVESTIGACIONES S.A.S. suministrará a los clientes (empresas), la información de los trabajadores solicitada, o personas facultadas para ello, que es este caso debe ser la persona contacto (autorizada) por la empresa en la recepción de la información que se ha recolectado, verificado y almacenado, con el fin de que puedan ejercer sus derechos sobre los mismos.
5. DEBERES DE D.H.G. INVESTIGACIONES CON RESPECTO AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
Usar la información sólo en cumplimiento a las finalidades para la cual fue autorizada
por parte del titular, o por la ley, obedeciendo fielmente a los lineamientos vigentes establecidos para la protección de datos.
Solicitar y conservar como constancia, copia de la respectiva autorización concedida
por el titular de la información.
Asegurar en todo momento el derecho de Habeas Data para el titular.
Conservar bajo condiciones estrictas de seguridad la información recolectada y
procesada, con el fin de evitar o impedir tener acceso, pérdida, adulteración o uso no autorizado o fraudulento.
Suministrar al encargado de la información los datos que hayan sido procesados
siempre y cuando exista una autorización previa del titular conforme a la presente ley.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Mantener actualizada la información de modo que se haga aviso oportuno sobre los
cambios al encargado de la información.
En desarrollo del principio de veracidad o calidad de la información la empresa
garantizará la precisión y suficiencia de los datos personales que reposan en las bases de datos. En todo caso, previa solicitud del cliente, los datos serán actualizados,
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Versión: 2 Fecha: 01-12-2017 Página 7 de 7 Código: D018
Elaborado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 22-11-2017
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rectificados, de tal manera que satisfagan los propósitos para los cuales fueron recolectados.
Demandarle al encargado de la información total acogimiento y respeto a la presente
política de modo que por su parte también se garanticen las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
ley;
Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente política y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar ante las autoridades de protección de datos cualquier hecho que represente
una violación a los códigos de seguridad y riesgo de la administración de la información de los titulares.
6. OTRAS CONSIDERACIONES
DATOS SENSIBLES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: DHG INVESTIGACIONES S.A.S. no recopilará o publicará información de niños, niñas y adolescentes sin el consentimiento de sus padres o representantes (tutores o curadores). CARÁCTER RESERVADO Y MANEJO CONFIDENCIAL: Los datos personales que no tengan el carácter de públicos, serán tratados con absoluta reserva y confidencialidad por D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S. y sólo podrán suministrarse a terceros en los casos y con los requisitos previstos en las disposiciones vigentes. De la misma manera se procederá cuando existan dudas acerca del carácter público de los datos recolectados.
7. VIGENCIA
La presente política rige a partir del 01 de diciembre de 2017.
En cuanto a sus actualizaciones D.H.G. INVESTIGACIONES S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1377 de 2013, que reglamento parcialmente la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política.
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Revisado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 30-11-2017
Aprobado Por: Darío Herrera Gómez Cargo: Gerente Fecha: 01-12-2017
En el caso de que esto ocurra se publicará la nueva política en:
www.dhginvestigaciones.com
8. INFORMACIÓN DE CONTACTO
Si tiene alguna duda con respecto a nuestra política de tratamiento de la información, usted puede comunicarse a nuestro PBX: 5-4300519 o mediante el correo electrónico contacto@dhginvestigaciones.com, donde podrá realizar la respectiva consulta.
Todo lo expresado en este documento es de estricto cumplimiento para D.H.G.
INVESTIGACIONES S.A.S. en calidad de responsable, así como para todos los empleados que actúen en su nombre.
_________________________________ GERENTE
9. CAMBIOS REALIZADOS AL DOCUMENTO