SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS

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Texto completo

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Pr-8.2.3

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE

PROCESOS

ELABORADO POR:

Grupo Coordinador de Calidad

REVISADO y APROBADO POR:

Titular del Centro FECHA: 11 de junio de 2013 FECHA: 11 de junio de 2013

Este documento es propiedad del Colegio La Inmaculada quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito del colegio “La Inmaculada”

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

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ANEXO I

CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Modificación Fecha

0 Edición inicial del documento. Sin modificaciones Febrero 2.009

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INDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Introducción. 4.2. Seguimiento y Medición 4.3. Análisis de los Datos

4.4. Aplicación de Acciones Correctivas

5. RESPONSABILIDADES

6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

7. ANEXOS

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

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1. OBJETO

Definir la sistemática establecida para controlar y medir de forma regular las características clave de los procesos llevados a cabo por el Colegio “La Inmaculada” y que están asociados a aquellos que tienen contacto directo con el cliente, a partir de los cuales éste percibirá y valorará la calidad de nuestro Centro.

2. ALCANCE

El presente procedimiento será de aplicación a todos los procesos y actividades del Colegio “La Inmaculada” que puedan llevar procesos de mejora según la consideración del Grupo Coordinador de Calidad.

3. DEFINICIONES

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Introducción.

Para asegurar la capacidad de los procesos para alcanzar los objetivos planeados, el Colegio “La Inmaculada” debe realizar un seguimiento de:

• El resultado del desempeño y de la eficacia de los procesos: Nivel Conforme

• La evaluación periódica de la mejora del proceso en función del indicador impuesto

La secuencia de actividades de un Proceso nos permite identificar los puntos críticos sobre los que se deben establecer mediciones de eficacia.

4.2. Seguimiento y Medición.

Todos los Procesos objeto de Seguimiento y Medición se relacionarán en el correspondiente Plan de Seguimiento y Medición(ver Anexo II) para el año en

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curso, el cuál se elaborará a principios de curso por la Dirección junto con el Grupo Coordinador de Calidad a partir de las respectivas Fichas de Procesos. Dicho Plan de Seguimiento y Medición incluye:

• Código del Proceso

• Indicador asociado al Proceso

• Nivel Conforme: Determina el límite o criterio de conformidad del indicador,por debajo del cuál el Proceso no se considera eficaz, debiendo el Grupo Coordinador derivar a la aplicación de acciones correctivas que intenten eliminar las causas que las producen o han podido producir tal desviación.

• Nivel Deseado: Marca el nivel a lograr a largo Plazo, para el caso de los Procesos no seleccionados en el Plan de Mejora. Para aquellos Procesos que han sido seleccionados en el Plan de Mejora, el nivel deseado de algunos indicadores, define el Objetivo de Calidad para ese curso. La Dirección del Centro junto con el Grupo Coordinador de Calidad determinarán los Objetivos de Calidad para el curso en vigor, debiendo identificarlos claramente en el correspondiente Plan de Seguimiento y Medición (Sombreado del indicador, etc.).

• Datos Históricos: Determina los resultados obtenidos de la medición de dichos indicadores en el curso anterior. Permiten al Centro la comparación con años anteriores, así como el seguimiento y análisis de tendencias.

• Comentarios/Observaciones: Comentarios que surgen del análisis de los datos obtenidos en la medición de los diferentes Indicadores.

Los responsables de realizar la medición de los distintos indicadores vienen definidos en las correspondientes Fichas de Procesos en la cuales se define, como mínimo:

• Indicador

• Método de Medida / Registro

• Frecuencia de la medición

• Responsable de realizar la Medición

Las actividades de Seguimiento y Medición se modificarán cada vez que el Grupo Coordinador de Calidad del Colegio “La Inmaculada” lo estime oportuno, bien ante cambios en los indicadores (método de medida, frecuencias, responsables, niveles conformes, niveles objetivos) o bien cuando existan otras razones que así lo aconsejen.

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

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4.3. Análisis de los Datos.

Periódicamente, a intervalos definidos en el Plan de Seguimiento y medición, y acordes a la Frecuencia de medición definida en las Fichas de Procesos, el Grupo Coordinador de Calidad registrará los datos obtenidos de la medición de los indicadores, en el correspondiente Plan de Seguimiento y Medición para el año el curso, dejando constancia del análisis de los datos obtenidos en el Acta del Grupo Coordinador de Calidad.

Deben existir evidencias de los resultados obtenidos en el proceso de medición de los diferentes indicadores.

4.4. Aplicación de Acciones Correctivas

Del análisis de los datos reales obtenidos, en las reuniones del Grupo Coordinador de Calidad, se puede derivar la aplicación de acciones correctivas que intenten eliminar las causas que producen o han podido producir alguna desviación detectada.

El método y las responsabilidades establecidas en el Colegio “La Inmaculada” para su aplicación están descritas en el Pr-8.5.1 Acciones correctivas y preventivas.

5. RESPONSABILIDADES.

Todo el personal del Colegio “La Inmaculada” asignado es responsable de las realizar las mediciones de los correspondientes indicadores

Estas funciones deben realizar la medición y dirigirla al Grupo Coordinador de Calidad quien junto con la Dirección del Centro procederá al análisis de los datos y tomarán las decisiones oportunas.

La Dirección del Centro junto con el Grupo Coordinador de Calidad determinarán los objetivos de Calidad a alcanzar por el Centro en el año en curso.

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6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD.

El Plan de Seguimiento y Medición

• Se considera registro de la calidad.

• Se identifican y codifican por su título y fecha.

• Son elaboradas por todo el Grupo Coordinador de Calidad y archivadas por el Coordinador de Calidad.

7. ANEXOS.

Anexo 1: Control de modificaciones. Anexo 2: Plan de Seguimiento y Medición.

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

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ANEXO 2

PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Logotipo del centro PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN CURSO________ Página deFecha:

Código Procesos Indicador Nivel Conforme Nivel Deseado (*)

Resultados datos Históriocos / Real

Observaciones (RACP) 1 Trimestre 2º Trimestre 3 Trimestre Anual

H R H R H R H R i1 i2 i3 i4 i5 i6 i7 i8 i9 i10 i11 i12 i13 i14 i15

(*) El Nivel Deseado marca el nivel deseado a largo Plazo, para el caso de los Procesos Clave no seleccionados en el Plan de Mejora para los seleccionados en el Plan de Mejora (marcados en verde) el nivel objetivo define el Objetivo de Calidad para ese curso.

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

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Pr-8.2.3

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE

PROCESOS

ELABORADO POR:

Grupo Coordinador de Calidad

REVISADO y APROBADO POR:

Titular del Centro

FECHA: 04 de septiembre de 2014 FECHA: 04 de septiembre de 2014

Este documento es propiedad del Colegio La Inmaculada quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito del colegio “La Inmaculada”

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El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

C/ C/ http://www.franciscanoscartagena.es/colegio/Calidad/Plan.htm ANEXO I

CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Modificación Fecha

0 Edición inicial del documento. Sin modificaciones Febrero 2.009

1 Control de Modificaciones (Anexo I) pasa a la página 2. 11/06/2013

2 Modificación de la definición de Nivel Deseado (apartado 4.2 – Seguimiento y Medición)

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INDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Introducción. 4.2. Seguimiento y Medición 4.3. Análisis de los Datos

4.4. Aplicación de Acciones Correctivas

5. RESPONSABILIDADES

6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

(13)

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

C/ C/ http://www.franciscanoscartagena.es/colegio/Calidad/Plan.htm

1. OBJETO

Definir la sistemática establecida para controlar y medir de forma regular las características clave de los procesos llevados a cabo por el Colegio “La Inmaculada”y que están asociados a aquellos que tienen contacto directo con el cliente, a partir de los cuales éste percibirá y valorará la calidad de nuestro Centro.

2. ALCANCE

El presente procedimiento será de aplicación a todos los procesos y actividades del

Colegio “La Inmaculada” que puedan llevar procesos de mejora según la consideración

del Grupo Coordinador de Calidad.

3. DEFINICIONES

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan

los resultados planificados.

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Introducción.

Para asegurar la capacidad de los procesos para alcanzar los objetivos planeados, el

Colegio “La Inmaculada” debe realizar un seguimiento de:

 El resultado del desempeño y de la eficacia de los procesos: Nivel Conforme

 La evaluación periódica de la mejora del proceso en función del indicador impuesto

La secuencia de actividades de un Proceso nos permite identificar los puntos críticos sobre los que se deben establecer mediciones de eficacia.

4.2. Seguimiento y Medición.

Todos los Procesos objeto de Seguimiento y Medición se relacionarán en el correspondiente Plan de Seguimiento y Medición(ver Anexo II) para el año en curso, el cuál se elaborará a principios de curso por la Dirección junto con el Grupo

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Grupo Coordinador de Calidad a partir de las respectivas Fichas de Procesos. Dicho Plan de Seguimiento y Medición incluye:

 Código del Proceso

 Indicador asociado al Proceso

 Nivel Conforme: Determina el límite o criterio de conformidad del indicador, por debajo del cuál el Proceso no se considera eficaz, debiendo el Grupo Coordinador derivar a la aplicación de acciones correctivas que intenten eliminar las causas que las producen o han podido producir tal desviación.

 Nivel Deseado: se refiere al nivel deseado de algunos indicadores que han sido seleccionados en el Plan de Mejora.

 Datos Históricos: Determina los resultados obtenidos de la medición de dichos indicadores en el curso anterior. Permiten al Centro la comparación con años anteriores, así como el seguimiento y análisis de tendencias.

 Comentarios/Observaciones: Comentarios que surgen del análisis de los datos obtenidos en la medición de los diferentes Indicadores.

Los responsables de realizar la medición de los distintos indicadores vienen definidos en las correspondientes Fichas de Procesos en la cuales se define, como mínimo:

 Indicador

 Método de Medida / Registro

 Frecuencia de la medición

 Responsable de realizar la Medición

Las actividades de Seguimiento y Medición se modificarán cada vez que el Grupo Coordinador de Calidad del Colegio “La Inmaculada” lo estime oportuno, bien ante cambios en los indicadores (método de medida, frecuencias, responsables, niveles conformes, niveles objetivos) o bien cuando existan otras razones que así lo aconsejen.

4.3. Análisis de los Datos.

Periódicamente, a intervalos definidos en el Plan de Seguimiento y medición, y acordes a la Frecuencia de medición definida en las Fichas de Procesos, el Grupo Coordinador de Calidad registrará los datos obtenidos de la medición de los indicadores, en el correspondiente Plan de Seguimiento y Medición para el año el

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El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

C/ C/ http://www.franciscanoscartagena.es/colegio/Calidad/Plan.htm

el curso, dejando constancia del análisis de los datos obtenidos en el Acta del Grupo Coordinador de Calidad.

Deben existir evidencias de los resultados obtenidos en el proceso de medición de los diferentes indicadores.

4.4. Aplicación de Acciones Correctivas

Del análisis de los datos reales obtenidos, en las reuniones del Grupo Coordinador de Calidad, se puede derivar la aplicación de acciones correctivas que intenten eliminar las causas que producen o han podido producir alguna desviación detectada.

El método y las responsabilidades establecidas en el Colegio “La Inmaculada” para su aplicación están descritas en el Pr-8.5.1 Acciones correctivas y preventivas.

5. RESPONSABILIDADES.

Todo el personal del Colegio “La Inmaculada” asignado es responsable de las realizar las mediciones de los correspondientes indicadores

Estas funciones deben realizar la medición y dirigirla al Grupo Coordinador de Calidad quien junto con la Dirección del Centro procederá al análisis de los datos y tomarán las decisiones oportunas.

La Dirección del Centro junto con el Grupo Coordinador de Calidad determinarán los objetivos de Calidad a alcanzar por el Centro en el año en curso.

6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD.

El Plan de Seguimiento y Medición

(16)

 Se identifican y codifican por su título y fecha.

 Son elaboradas por todo el Grupo Coordinador de Calidad y archivadas por el Coordinador de Calidad.

7. ANEXOS.

Anexo 1: Control de modificaciones. Anexo 2: Plan de Seguimiento y Medición.

(17)

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

(18)

ANEXO 2

PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Logotipo del centro PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN CURSO________ Página deFecha:

Resultados datos Históriocos / Real

1 Trimestre 2º Trimestre 3 Trimestre Anual

Código Procesos

Indicador Nivel Conforme

Nivel Deseado (*) H R H R H R H R Observaciones (RACP) i1 i2 i3 i4 i5 i6 i7 i8 i9 i10 i11 i12 i13 i14 i15

(*) El Nivel Deseado marca el nivel deseado a largo Plazo, para el caso de los Procesos Clave no seleccionados en el Plan de Mejora para los seleccionados en el Plan de Mejora (marcados en verde) el nivel objetivo define el Objetivo de Calidad para ese curso.

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