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Caracterización del control interno del proceso de devolución y/o compensación de impuestos nacionales en la Division de Recaudo y Cobranzas DIAN Seccional Buenaventura [recurso electrónico]

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Academic year: 2020

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(1)CARACTERIZACION DEL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DE IMPUESTOS NACIONALES EN LA DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS - DIAN SECCIONAL BUENAVENTURA. INGRITH LORENA FRANCO DOMINGUEZ ANA MARIA GONZALEZ MONTAÑO. UNIVERSIDAD DEL VALLE, SEDE PACIFICO FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS BUENAVENTURA 2016. 1.

(2) CARACTERIZACION DEL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DE IMPUESTOS NACIONALES EN LA DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS - DIAN SECCIONAL BUENAVENTURA. INGRITH LORENA FRANCO DOMINGUEZ ANA MARIA GONZALEZ MONTAÑO. Proyecto de grado para optar al título de Contador Público. Director Proyecto HENRY GONZALEZ BOUCHA Contador Público. UNIVERSIDAD DEL VALLE, SEDE PACIFICO CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CONTADURIA PÚBLICA BUENAVENTURA. 2.

(3) 2016. Nota de aceptación. ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________. ___________________________ Firma del presidente del Jurado. ___________________________ Firma del Jurado. ___________________________ Firma del Jurado. 3.

(4) ___________________________ Firma Asesor Trabajo de Grado. DEDICATORIA. INGRITH LORENA FRANCO DOMINGUEZ Dedico este trabajo a mi familia por ser ejemplo de perseverancia y constancia, por el valor mostrado para salir adelante, pero más que nada por su amor.. ANA MARIA GONZALEZ MONTAÑO Dedico este trabajo a mi familia por el apoyo incondicional que me han brindado.. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. Primordialmente agradecemos a Dios por permitirnos llegar hasta este punto en nuestras vidas, siendo El quien guía nuestros pasos.. Agradecemos también a nuestras familias que han estado con nosotras apoyando nuestro proceso de formación y respaldando cada una de nuestras decisiones.. Para terminar agradecemos a la Universidad del Valle, con todo su cuerpo directivo y docentes por brindarnos excelentes conocimientos que nos ayudaran en nuestra vida profesional.. 5.

(6) CONTENIDO. INTRODUCCION .................................................................................................. 14 CAPITULO I PROYECTO DE INVESTIGACION .................................................. 16 1.1 ANTECEDENTES........................................................................................... 16 1.2 EL PROBLEMA DE INVESTIGACION ............................................................ 18 1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................... 18 1.2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .............................................................. 19 1.3 OBJETIVOS ................................................................................................... 20 1.3.1 OBJETIVO GENERAL. ............................................................................... 20 1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. ....................................................................... 20 1.4 JUSTIFICACION ............................................................................................. 21 1.5 MARCO DE REFERENCIA ............................................................................ 23 1.5.1 MARCO CONTEXTUAL.............................................................................. 23 1.5.2 MARCO TEORICO ..................................................................................... 26 1.5.2.1 EL MUESTREO ESTADISTICO COMO TECNICA DE CONTROL ........... 29 1.5.2.2 METODO DE CUESTIONARIO O PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. .................................................................... 30 1.5.3 MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 30 1.5.4 MARCO LEGAL ........................................................................................... 34 1.5.4.1 Ley 87 del 29 Noviembre de 1993 ............................................................ 34 1.5.4.2 DECRETO 1599 DE 2005 ......................................................................... 34 1.6 ASPECTOS METODOLÓGICOS ................................................................... 35 1.6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN.......................................................................... 35 1.6.2 NIVEL DE ESTUDIO .................................................................................... 35 1.6.3 DISEÑO DE LA INVESTIGACION ............................................................... 36 6.

(7) 1.6.4 POBLACIÓN Y MUESTRA .......................................................................... 36 1.6.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE DATOS ............. 37 1.6.6 TECNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE DATOS ..................... 37 CAPITULO II DESCRIPCION DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION EN LA DIRECCION DE IMPUESTO Y ADUANAS NACIONALES. ..................................................................................................... 38 2.1 ENTIDAD OBJETO DE ESTUDIO. ................................................................. 38 2.1.1 DIAN: DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES: ............ 38 2.1.2 OBJETO ...................................................................................................... 42 2.1.3 FUNCIONES................................................................................................ 42 2.1.4 PROCESOS QUE DESARROLLA DIAN...................................................... 43 2.1.4.1 LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS ......................................................... 44 2.1.4.2 LOS PROCESOS MISIONALES ............................................................... 44 2.1.4.3 LOS PROCESOS DE APOYO .................................................................. 44 2.1.4.4 LOS PROCESOS DE EVALUACIÓN ........................................................ 44 2.1.5 VISIÓN ........................................................................................................ 45 2.1.6 MISIÓN ........................................................................................................ 45 2.1.7 FUNCIONES DE LA DIVISION RECAUDO Y COBRANZAS DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA ........................................................................... 47 2.2 PROCESOS DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN DE IMPUESTO EN LA DIVISIÓN DE RECAUDO Y COBRANZA DE LA DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA ................................................................................................ 50 2.2.1 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR SALDOS A FAVOR DE RENTA Y VENTAS. ........................................................................... 50 2.2.1.1 OBJETIVO ................................................................................................ 50 2.2.1.2 ALCANCE ................................................................................................ 50 2.2.1.3 CONDICIONES GENERALES .................................................................. 51. 7.

(8) 2.2.1.4 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN POR SALDO A FAVOR EN RENTA Y VENTA. ................................................................................................ 53 2.2.1.5 PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR SALDO A FAVOR EN RENTA Y VENTA. ............................................................. 55 2.2.2 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PARA BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO. .................................................................. 57 2.2.2.1 OBJETIVO ................................................................................................ 57 2.2.2.2 ALCANCE ................................................................................................. 57 2.2.2.3 CONDICIONES GENERALES .................................................................. 58 2.2.2.4 DEVOLUCIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS A LAS INSTITUCIONES ESTATALES U OFICIALES DE EDUCACIÓN SUPERIOR .... 58 2.2.2.5 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN A ENTIDADES PÚBLICAS. ............................................................................................................................. 58 2.2.2.6. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PARA BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO ................................................................... 59 2.2.3 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DE PAGOS EN EXCESO Y LO NO DEBIDO. ................................................................................ 61 2.2.3.1 OBJETIVO ................................................................................................ 61 2.2.3.2 ALCANCE ................................................................................................. 61 2.2.3.3 CONDICIONES GENERALES .................................................................. 61 2.2.3.4 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACION PAGO NO DEBIDO / PAGO EN EXCESO............................................................ 62 2.2.3.5 PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PAGO EN EXCESO / PAGO NO DEBIDO............................................................................. 63 CAPITULO III CONTROL INTERNO MECI .......................................................... 66 3.1 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI PARA LAS ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993. .............................................. 66. 8.

(9) 3.2 MODULOS DE CONTROL. ............................................................................ 67 3.2.1 Control de la Planeación y Gestión: ............................................................. 67 3.2.2 Control de Evaluación y Seguimiento .......................................................... 67 3.2.3 Eje transversal: ............................................................................................ 67 3.3 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO MECI ............. 67 3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO MECI ............................................... 70 3.4.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 70 3.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................ 70 3.4.2.1 Objetivos de control de cumplimiento:....................................................... 70 3.4.2.2 Objetivos de Control de Planeación y Gestión .......................................... 71 3.4.2.3 Objetivos de Control de Evaluación y Seguimiento ................................... 72 3.4.2.4 Objetivos de Control de Información y Comunicación ............................... 73 3.5 ESTRUCTURA DE CONTROL ...................................................................... 74 3.5.1 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DEL CONTROL INTERNO .... 75 3.5.1.1 Módulo de Control de Planeación y Gestión ............................................. 75 3.5.1.1.1 Componente Talento Humano: .............................................................. 75 3.5.1.1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos ....................................... 76 3.5.1.1.1.2 Desarrollo del Talento Humano ........................................................... 76 3.5.1.1.2 Componente Direccionamiento Estratégico ........................................... 77 3.5.1.1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: ......................................................... 77 3.5.1.1.2.2 Modelo de Operación por Procesos .................................................... 78 3.5.1.1.2.3 Estructura Organizacional ................................................................... 78 3.5.1.1.2.4 Indicadores de Gestión ....................................................................... 79 3.5.1.1.2.5 Políticas de Operación ........................................................................ 79 3.5.1.1.3 Componente Administración del Riesgo ................................................ 80. 9.

(10) 3.5.1.1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo ............................................... 80 3.5.1.1.3.2 Identificación de Riesgos .................................................................... 81 3.5.1.1.3.3 Análisis de riesgo. ............................................................................... 81 3.5.1.1.3.4 Valoración del Riesgo ......................................................................... 82 3.5.1.2 Módulo Control de Evaluación y Seguimiento .......................................... 82 3.5.1.2.1 Componente Autoevaluación Institucional ............................................. 83 3.5.1.2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión ................................................. 83 3.5.1.2.2 Componente de Auditoría Interna .......................................................... 84 3.5.1.2.2.1 Auditoría Interna ................................................................................. 84 3.5.1.2.3 Componente Planes de Mejoramiento ................................................... 85 3.5.1.2.3.1 Plan de Mejoramiento ......................................................................... 85 3.5.1.3 Eje Transversal Información y Comunicación ........................................... 86 3.6.1.3.1 Información y Comunicación Externa ..................................................... 87 3.6.1.3.2 Información y Comunicación Interna ...................................................... 87 CAPITULO IV ANALISIS DE LOS PUNTOS DEBILES EN EL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION ................................................................ 88 4.1 EVIDENCIAS Y NO CONFORMIDADES ....................................................... 88 4.1.1 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION SALDO A FAVOR EN VENTA – RENTA MANUAL .................................................................................. 88 4.1.2 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO – ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR. .............................. 94 4.1.3 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PAGO DE LO NO DEBIDO O PAGO EN EXCESO. .......................................................................... 97 4.2 ORGANIGRAMA DEL GRUPO INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA ....................... 101. 10.

(11) 4.2.1 FUNCIONES DEL GRUPO INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA ....................... 102 4.2.1.1 JEFE DE DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS ............................ 102 4.2.1.2. SECRETARIA DE RECAUDO Y COBRANZAS .................................. 102. 4.2.1.3. CERTIFICADOR DE DEUDAS ........................................................... 103. 4.2.1.4. SUSTANCIADOR .............................................................................. 103. 4.3 MAPA DE RIESGO. ...................................................................................... 104 4.3. INTERPRETACION DE HALLAZGOS REFERENTE AL CONTROL. INTERNO. .......................................................................................................... 106 4.5 AJUSTES DE MEJORAMIENTO AL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION ......................................................... 115 5. RECOMENDACIONES................................................................................... 117 6. CONCLUSIONES ........................................................................................... 118 7. BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 119 ANEXOS ............................................................................................................ 120. 11.

(12) LISTA DE FIGURAS Figura 1. Presentación DIAN – Seccional Buenaventura ................................ 39 Figura 2. Localización geográfica DIAN – Seccional Buenaventura ............... 40 Figura 3. Logo DIAN – NACIONAL ..................................................................... 41 Figura 4. Organigrama de la entidad DIAN – Seccional Buenaventura .......... 46 Figura 5. Cumplimiento de objetivos constitucionales.................................... 74. 12.

(13) LISTA DE ANEXOS. ANEXO 1. FLUJO GRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN POR SALDO A FAVOR EN RENTA Y VENTA. .................... 121 ANEXO 2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN PARA BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO. ........................ 133 ANEXO 3. FLUJO GRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN PAGO EN EXCESO / PAGO NO DEBIDO ........................... 138 ANEXO 4 DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS ............................................................. 146 ANEXO 5. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO ....................................................... 151. 13.

(14) INTRODUCCION El control interno es una necesidad administrativa de todo ente que contribuye a la seguridad y cumplimiento de sus obligaciones, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objetivo. La Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales – DIAN Seccional Buenaventura, tiene a su cargo el manejo directo de recaudo y cobranzas mediante procesos como el de devolución y/o compensación; que de acuerdo al artículo 854 del estatuto tributario fija el término que el contribuyente tiene para solicitar la devolución de los saldos a favor; originados en impuestos nacionales, tributos aduaneros, pagos en exceso, pagos de lo no debido o actos administrativos.. El presente trabajo es un estudio para caracterizar el control interno (MECI) en un proceso. Mediante seguimiento y análisis de los procedimientos, con el fin de que se identifique y minimice las debilidades del proceso de manera eficiente y óptima. A través de la ley 87 de 1993 se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades de organismos de estado, con el fin de buscar mayor eficacia para su operación, esto promovió la adopción e implementación de un modelo de dicho control interno.. Dado los parámetros para la caracterización y evaluación del control interno (MECI) en el proceso de devolución y/o compensación. de la DIAN Seccional. Buenaventura, en el capítulo uno, se establece el planteamiento del problema, los objetivos del trabajo, sus justificación y antecedentes así mismo se realiza el marco de referencia que comprende el marco contextual, el marco teórico basado en el control interno MECI y el marco conceptual.. 14.

(15) En el capítulo dos, se hace la caracterización del proceso de devolución y/o compensación de la DIAN Seccional Buenaventura; que comprende la descripción general de la entidad y su estructura organizacional, además se describe el proceso como tal con sus correspondientes manuales y funciones.. En el capítulo tres, se realizara la investigación del control interno en Colombia y posteriormente la descripción del Modelo estándar de control interno (MECI) con sus objetivos, generalidades y principios.. En el capítulo cuatro; se desarrollara la aplicación de pruebas de cumplimiento, donde encontraremos los resultados arrojados identificando sus puntos débiles y posteriormente se plantean los ajustes pertinentes.. 15.

(16) CAPITULO I PROYECTO DE INVESTIGACION. 1.1 ANTECEDENTES En el año 2013 se obtuvo la experiencia de pasantía en la división de recaudo y cobranzas DIAN – seccional Buenaventura, donde se conoció de primera mano la. recaudación de impuestos (aduaneros y tributarios) de la ciudad de. Buenaventura.. En la división de recaudo y cobranzas encargada de la administración de cartera se encuentra el proceso de devolución y/o compensación, de donde se obtuvo información de manera fidedigna que este proceso de gestión de alta importancia nacional presenta problemas de control interno. Por lo anterior se enfoca presente trabajo de investigación en. el. el proceso de gestión de devolución y/o. compensación.. El. primer indicio de investigación sobre el control interno en la DIAN –. BUENAVENTURA es DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO PARA LA DIVISIÓN DE SERVICIO AL COMERCIO EXTERIOR DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DE LA CIUDAD DE BUENAVENTURA – VALLE. 1. con el objetivo de “Diseñar un. modelo de control interno en la división de servicio a el comercio exterior de la dirección de impuestos y aduanas nacionales de la ciudad de Buenaventura” en este trabajo los estudiantes recalcan la importancia del control interno en las organizaciones ya sean públicas o privadas; Este trabajo dejo como conclusión. 1. HURTADO, L & VALENZUELA, M (2004) Diseño de un programa de auditoria de control interno para la división de servicio al comercio exterior de la dirección de impuestos y aduanas nacionales de la ciudad de buenaventura – valle (Trabajo de grado) Universidad del valle, Buenaventura, Colombia.. 16.

(17) que “cada proceso exige un control interno que garantice una correcta operación, el control interno aplicado para cada operación demandara mejores resultados” Además de la investigación anterior se encontró “EVALUACION DEL IMPACTO DEL. MODELO. ESTANDAR. DE. CONTROL. INTERNO. (MECI). COMO. HERRAMIENTA DE GESTION PARA ALGUNAS ENTIDADES PÚBLICAS DE LA CIUDAD DE PALMIRA”2 con el objetivo de “Evaluar los impactos de la implementación del MECI, como una herramienta de gestión útil en algunas entidades públicas de la ciudad de Palmira” con la conclusión de “El MECI es una herramienta de gestión útil para las entidades públicas, solo se requiere de un cambio de cultura organizacional que incluya llenar vacíos y resolver dificultades encontradas en el diagnóstico de la entidad”. También otra investigación encontrada fue. “DIAGNÓSTICO PARA EL. MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA ANIPACK LTDA EN BOGOTÁ”3 con el objetivo de “Realizar el diagnóstico de la situación actual en el tema de control interno para la empresa ANIPACK Ltda, tomando como base los parámetros definidos por el Informe COSO, con el fin de proponer ajustes al mencionado sistema de acuerdo con las falencias y necesidades del negocio.”. Con la conclusión “La evaluación del Sistema de. Control Interno para ANIPACK Ltda., permitió identificar la necesidad de replantear y documentar el mismo. La gerencia adquiere conciencia sobre la importancia del control y los riesgos que implica no aplicar eficientemente todos los criterios relacionados con el tema, por lo que se compromete a implementar la propuesta de mejora y evaluar el sistema mínimo una vez al año.”. 2. Cardenas, J (2012) Evaluación del impacto del modelo estándar de control interno (meci) como herramienta de gestión para algunas entidades públicas de la ciudad de Palmira (Trabajo de grado) Universidad nacional, Manizales, Colombia. 3 Acosta, D & Ariza, N (2007) Diagnóstico para el mejoramiento del sistema de control interno de la empresa anipack ltda en Bogotá (Trabajo de Grado) Universidad de la salle, Bogota, Colombia.. 17.

(18) Estos antecedentes nos guiaran en la realización de nuestro trabajo de grado, debido a que cada uno de los trabajados mencionados anteriormente logró desarrollar con éxitos sus objetivos tomando como referencia la evaluación y mejoramiento del control interno en las entidades públicas.. 1.2 EL PROBLEMA DE INVESTIGACION. 1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias en condiciones de equidad, transparencia y legalidad 4. La DIAN como entidad pública, cuenta con un sistema de control interno MECI que proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en la entidad, cuyo propósito es orientar hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.. En el proceso de devolución y/o compensación en la división de recaudo y cobranzas de la DIAN Seccional Buenaventura, se realizó en el año 2013 una auditoria interna la cual dentro del procedimiento de Gestión de las Devoluciones y/o Compensaciones se encontraron hallazgos, como el siguiente en mención “Algunos expedientes no cumplen lo establecido en el anexo 3 de la orden 4. http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument. 18.

(19) administrativa No. 004 de Abril 30 de 2002 al no reposar pruebas de las consultas realizadas a los sistemas de información”.. Por todo lo ante expuesto, el proceso de devolución y/o compensación en. la. DIAN Seccional Buenaventura es esencial que sea regido por un control interno integral dinámico que se adapta constantemente a los cambios que enfrenta la entidad,. efectuado. por. la. administración. y. todo. su. talento. humano,. constituyéndose en un mecanismo para establecer que las metas se cumplan como fueron planeadas de acuerdo con los objetivos, políticas, metas, etc., fijados para el desarrollo de su misión institucional.. Es por esta razón que se pretende dar un aporte a este proceso el cual consiste en caracterizar el control interno en el respectivo proceso y plantear los ajustes necesarios.. 1.2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cómo la caracterización del control interno puede solucionar las fallas en el proceso de devolución y/o compensación en la división de recaudo y cobranzas en la Dian Seccional Buenaventura en los años 2015 – 2016?. 19.

(20) 1.3 OBJETIVOS. 1.3.1 OBJETIVO GENERAL. Caracterizar el sistema de control interno en el proceso de gestión de devolución y/o compensación en la división de recaudo y cobranzas de la DIAN – Seccional de Buenaventura, con el fin de mejorar su eficiencia, eficacia y efectividad.. 1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.. . Describir el proceso de Devolución y/o compensación en la división de Recaudo y cobranzas DIAN Seccional Buenaventura. . Detallar el modelo de control interno para entidades publicas. . Identificar los puntos críticos de control en el proceso devolución y/o compensación en la división de recaudo y cobranzas de la DIAN Seccional Buenaventura.. . Plantear ajustes a. control interno en el proceso devolución y/o. compensación en la división de recaudo y cobranzas de la DIAN Seccional Buenaventura.. 20.

(21) 1.4 JUSTIFICACION Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización. el. conjunto. de. los. planes,. métodos,. principios,. normas,. procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con uno de sus principales objetivos el cual es garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. 5. En la Administración Pública esa gestión debe regirse por los principios constitucionales. y. legales. vigentes;. además,. la. rendición. de. cuentas. correspondientes tiene como destinatario último a la sociedad civil considerada de manera integral, pues las instituciones públicas se crean para satisfacer necesidades generales de la sociedad, la cual tiene el poder supremo en una sociedad democrática.. El control interno se perfila como un mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las entidades públicas con miras a garantizar razonablemente los principios constitucionales y la adecuada rendición de cuentas La Dirección de Impuestos y Aduana – Seccional Buenaventura recibe diariamente solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor originados en impuestos nacionales, tributos aduaneros, pagos en exceso, pagos de lo no debido y acto administrativos, de personas naturales o jurídicas que tengan el derecho de solicitar este servicio. 5. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=300. 21.

(22) En el año 2013 se realizó una auditoria interna en la división de recaudo y cobranzas, siendo el proceso de devolución y/o compensación el que más hallazgo obtuvo en toda la Dian Seccional Buenaventura la cual se tuvo como conclusión que el proceso de Devolución y/o compensación “no está cumpliendo con lo establecido. de la orden administrativa No. 004 de abril 30 de 2002”. evidencias de esto se encontró que en algunas de las resoluciones no es correcto el concepto pago origen puesta incluido como pago en exceso y son originados en declaraciones. Debido a lo anterior se ve la necesidad de tomar correctivos necesarios para el mejoramiento de este proceso y su control interno.. Una buena aplicación del Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en las organizaciones, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la entidades realicen su objetivo. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad y la administración del personal.. El presente trabajo de investigación desea mediante la aplicación de la teoría de control interno y sus conceptos, identificar las falencias y puntos débiles en el proceso de devolución y/o compensación de la división de recaudo y cobranzas, con la finalidad de promover las disposiciones necesarias para garantizar razonablemente una eficiencia en funcionamiento, con el fin de que se fortalezca el cumplimiento íntegro y oportunamente de su misión.. Debido a lo anterior, es de mucha importancia que el proceso de devolución y/o compensación de la DIAN Seccional de Buenaventura sea eficaz y eficiente en su servicio, al realizar un análisis a los puntos a mejorar que permitirá establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de la entidad pública.. 22.

(23) Así mismo esta investigación contribuirá en el ámbito social a que los recaudos de la DIAN seccional Buenaventura sean transparentes y puedan cumplir su objetivo que es retribuir al desarrollo social, además ayudará a los futuros profesionales de la Contaduría Pública con esta investigación implementar manuales de control interno que ayudara a reducir riesgos actuales en el proceso de devolución y/o compensación.. 1.5 MARCO DE REFERENCIA. 1.5.1 MARCO CONTEXTUAL. El presente estudio se realiza en Buenaventura capital del Litoral Pacífico, siendo el puerto más importante ubicado sobre el Océano Pacifico por donde entra y sale el 60% de la economía del país, se convierte en una ciudad portuaria y eco turística, cuya economía gira a través de la actividad portuaria, la explotación forestal, el ecoturismo, la pesca marina y fluvial.. 6. Es el puerto marítimo más importante sobre el Océano Pacífico y uno de los más importantes de Colombia por el volumen de carga que mueve. Dista 115 Km. por carretera de Cali y está separada de ella por la Cordillera Occidental de los Andes. Aparte de esto, es la ciudad más grande en toda la región del Pacífico y el municipio de mayor extensión del departamento del Valle del Cauca. Limita por el Norte con el departamento del Chocó, por el Oriente con los municipios de Jamundí, Cali, Dagua, Calima y Darién; por el Sur con el departamento del Cauca y por el occidente con el Océano Pacifico. Un alto porcentaje de sus tierras son selvas vírgenes e inhóspitas. 6. http://www.buenaventura.gov.co/index.php?option=content&item=19&selected=39. 23.

(24) Buenaventura a nivel internacional se encuentra cerca del canal de Panamá, equidistante entre Vancouver y Valparaíso. Es uno de los puertos del continente americano más cercanos al Lejano Oriente. Está en el centro del mundo, cerca de las principales rutas marítimas que atraviesan el planeta de norte a sur y de oriente a occidente. Las condiciones geográficas le permiten ser un puerto concentrador y de transbordo, optimizando el uso de los barcos de gran porte. Se ubica en las coordenadas 3º 53' 47'' de latitud norte y 77º 04' 40'', longitud al oeste del meridiano de Greenwich. 7 A la entidad pública a la que se realizara esta investigación es la DIAN – Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales seccional Buenaventura, en el proceso de Devolución y/o Compensación que desarrolla la división de Recaudo y Cobranzas.. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de junio del año 1993 se fusionó la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)..8. La jurisdicción de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales comprende el territorio nacional, y su domicilio principal es la ciudad de Bogotá, D.C. DIAN – Seccional de buenaventura fue fundada en 1993, en cual empezó el servicio y recaudación aduanera, De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa 7 8. http://www.sprbun.com/informacion-corporativa/buenaventura/ubicacion-geografica.php http://jonathanortegadcomercio.blogspot.com.co/2010/03/institucion-educativa-julio-cesar.html. 24.

(25) Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ya siendo una UADE Aduanera y de Impuestos, por el cual empezó la recaudación tributaria en la ciudad de Buenaventura. En la DIAN existen procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación 9.. Los procesos estratégicos tienen como finalidad orientar a la entidad para que cumpla con su misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de las partes interesadas (organización, persona o grupo) que tengan un interés de la entidad. Los procesos misionales tienen que ver con la razón de ser y las responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que se refleja en su misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.. Los procesos de apoyo proporcionan el soporte a los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.. Los procesos de evaluación permiten garantizar un ejercicio de medición, retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados propuestos. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.. 9. http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument. 25.

(26) 1.5.2 MARCO TEORICO En el presente trabajo se va a utilizar como referencia el Modelo de control Interno MECI 1000:2005, ya que es la herramienta de gestión que busca unificar criterios de control interno para el sector público en Colombia, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y evaluación.. A nivel mundial existen varios modelos, de ellos se tomaron algunos conceptos para diseñar el MECI 1000:2005. Entre los más importantes podemos citar. . 10. Modelo norteamericano. COSO:. Committee. of. Sponsoring. Organizations. of. the. Treadway. Commission (1992) Modelo internacional de control integral, se diseñó para apoyar a la dirección en un mejor control de su organización. Provee un estándar como fundamento para evaluar el Control Interno e identificar las "mejores prácticas" aplicables. Se apoya en las teorías de la auditoría, partiendo de las premisas establecidas en la Teoría General de Sistemas y en la Teoría de la Contingencia y abandona los presupuestos establecidos por Taylor y Fayol. . Modelo canadiense CoCo: Criteria of Control Board. Ayuda a las organizaciones a perfeccionar los procesos de toma de decisiones a través de una mejor comprensión del control, el riesgo y la dirección. Se apoya en las teorías del comportamiento; al igual que el modelo COSO, parte de las premisas establecidas en la Teoría General de Sistemas y de la Contingencia, abandona los presupuestos de Taylor y Fayol pero le da una visión humanista a la organización; reconoce la importancia de los factores sicológicos y sociales que pueden afectar el comportamiento humano. 10. http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/238/html. 26.

(27) . Modelo australiano ACC: Australian Control Criteria. Adopta una posición cercana al CoCo en la definición de objetivos de Control Interno, le da importancia a que los trabajadores y otros grupos de interés asuman un nivel apropiado de compromiso en el logro de los propósitos y los objetivos de la organización.. El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.. Para ello, las entidades deberán realizar una evaluación sobre la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de control definidos, a fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para su implantación y mejora El Modelo Estándar de Control Interno permite el diseño, el desarrollo y la operación del sistema en entidades del Estado, su base técnica y aplicativa se fundamenta en: . La construcción de una ética institucional.. . Los modelos internacionales de Control Interno (COSO, ACC, CoCo) como base.. . La prevención de riesgos.. . Efectividad en una organización por procesos. 27.

(28) . Encauzar la organización pública hacia un control corporativo permanente.. . Disponer la entidad hacia una medición de la gestión en tiempo real.. . Enfatizar la generación de información suficiente, pertinente, oportuna, de utilidad organizacional y social.. . Controlar la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición de cuentas.. . Fortalecer la función de evaluación independiente de la gestión.. . La estandarización de metodologías y procedimientos de evaluación del Control Interno y de auditoría.. . Otorgar alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento El modelo se basa en los siguientes fundamentos: Autorregulación: Capacidad institucional de la entidad pública para aplicar de manera. participativa y dentro de la organización,. normas,. métodos. y. procedimientos que le permiten el desarrollo de su función en un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autocontrol: Capacidad de cada servidor público de controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. Lo aplica de modo que la ejecución de los procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución. Autogestión: Capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le asignan la Constitución y la Ley. El Gobierno, al expedir el MECI 1000:2005, busca unificar los Sistemas de Control Interno en el Estado, de acuerdo con las características propias de cada entidad.. 28.

(29) Cuatro aspectos en el MECI buscan fortalecer directamente el ejercicio del Control Interno: la ética pública, el proceso de información y comunicación (organizacional y hacia la ciudadanía y partes interesadas), la información confiable y oportuna que facilite la toma de decisiones, y la transparencia de las actuaciones a través de mecanismos de participación ciudadana.. Para la evaluación del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o Entidad, tanto del sector público como privado, en un país como Colombia, a fin de evaluar su situación actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema, que se está aplicando en la fecha de la evaluación en la empresa, utilizando herramientas como la teoría de la calidad total, que indiscutiblemente beneficiarán en general a los funcionarios, su jefes de áreas así. como de toda la entidad y sus usuarios externos, en el futuro. inmediato.11. 1.5.2.1 EL MUESTREO ESTADISTICO COMO TECNICA DE CONTROL En el proceso de la evaluación del. sistema de Control Interno, así como en. aplicaciones de las distintas auditorías, interventorías y monitorias, etc. el evaluador debe revisar altos volúmenes de documentos, por esto se hace necesario y es de obligatorio cumplimiento la utilización del método selectivo, usando técnica y científicamente, las estadísticas según el caso, para lo cual se deberá preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el sistema propiciado por la ciencia Estadística, logrando que los resultados de la evaluación sea confiable y oportuna con unas que conclusiones lógicas y reales, dentro de. la determinadas operaciones de control, con criterio analítico y. profesional. 11. http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/238/html. 29.

(30) •. La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser. representativa frente al total del conjunto. •. El tamaño de la muestra varía de manera proporcional e inversa respecto a. la calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos. •. El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y. profundo para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables.. 1.5.2.2 METODO DE CUESTIONARIO O PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.. Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá una evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.. 1.5.3 MARCO CONCEPTUAL. Impuesto: Es el tributo que establece la ley a favor del sujeto activo, y a cargo de los sujetos a quienes se les atribuye la realización del hecho imponible de la obligación tributaria.. Saldo a favor del contribuyente: Es un valor que la Dian adeuda al contribuyente y que surge cuando la obligación de un periodo gravable determinado, el total de sus créditos es superior frente total de sus débitos.. 30.

(31) Compensación: Acción por medio de la cual el contribuyente, responsable o usuario aduanero cancela sus obligaciones actuales por concepto de impuestos, anticipos, retenciones, intereses y sanciones a través de la utilización de un saldo a favor determinado en una liquidación privada de sus declaraciones tributarias y/o aduaneras o en una actuación oficial, siguiendo los procedimientos y cumpliendo los requisitos establecidos para tal fin.. Devolución: Acción por medio de la cual la Dian reintegra al contribuyente los saldos a favor, pago en exceso o pago de lo no debido determinados en una liquidación privada de las declaraciones tributarias y/o aduaneras.. Pago de lo no debido: Se genera cuando se efectúan pagos con cargo a impuestos no administrados por la DIAN o a impuestos que sean administrados por ésta y se hayan efectuado sin que su cumplimiento sea exigible legalmente.. Pago en exceso: Se genera cuando se cancelan sumas mayores a las liquidadas por el contribuyente o por la administración, en: . Una declaración tributaria de Renta, Ventas o de Retención en la Fuente.. . Una liquidación oficial.. . Un fallo vía gubernativa o recursos de reconsideración.. . Acciones de revocatoria directa.. . Sentencias o demandas.. . Apelaciones ante los tribunales administrativos o Consejo de Estado. Control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de otra entidad12, diseñado para proporcionar seguridad, razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: 12. MANTILLA, Samuel, Control Interno. 31.

(32) Auditoría Interna: La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una Organización.. Acto Administrativo: se identifica como acto administrativo a cualquier manifestación de voluntad para producir efectos jurídicos, que se dicte en ejercicio de la función administrativa, por cualquier órgano del Estado e incluso por los particulares.. Agente de Retención: Son las personas que realizan el pago o abono en cuenta a quienes la ley ha otorgado tal calidad sin importar si son contribuyentes o no en el impuesto.. Auto Comisorio: Documento que facultad a un funcionario para realizar una diligencia por determinado tiempo o a partir de cierto día.. Auto de Archivo: Decisiones a través de la cual se termina una investigación en cualquiera de sus etapas, como consecuencia de encontrarse demostrada las siguientes causales: . Que el hecho no existió, que la conducta no estaba prevista en la ley como falta disciplinaria y que la acción no podía iniciarse o proseguirse.. Base Gravable: Es el valor o unidad de medida sobre cual se aplica la tarifa, con el fin de establecer la cuantía del tributo.. CIN20: Software de captura inteligente de devolución y/o compensación y correcciones de datos del SIAT “Sistema de información aduanero y tributario”. 32.

(33) Liquidación Oficial: Es el acto mediante el cual la UAE Dian determina el valor a pagar e impone las sanciones a que hubiere lugar cuando en el proceso se detecte que la liquidación de la declaración no se ajusta a las exigencias legales. Control Interno: Un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: * Eficacia y eficiencia de las operaciones * Confiabilidad de la información financiera * Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables.. Evaluación: permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o asunto.. Procesos de Control: Las políticas, procedimientos y actividades, los cuales forman parte de un enfoque de control, diseñados para asegurar que los riesgos estén contenidos dentro de las tolerancias establecidas por el proceso de evaluación de riesgos.. Resolución: Orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general obligatorio y permanente, y se refiere a el ámbito de competencias del servicio.. Proceso de Gestión: Conjunto de acciones emprendidas por la dirección para gestionar una entidad. El sistema de control interno forma parte de dicho proceso y está integrado en él.. 33.

(34) 1.5.4 MARCO LEGAL 1.5.4.1 Ley 87 del 29 Noviembre de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones:. Artículo 1º.- Definición del control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.. 1.5.4.2 DECRETO 1599 DE 2005 Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993.. El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 es parte integrante del presente decreto. Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del Control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.. 34.

(35) El Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno.. Circular No. 02 de 2005. Nuevo modelo estándar de Control Interno para entidades del estado colombiano – MECI: 1000:2005.. Circular No. 03 de 2005. Lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno para el estado colombiano – MECI 1000: 2005.. 1.6 ASPECTOS METODOLÓGICOS. 1.6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación será cualitativa, ya que se pretende realizar un análisis de los pasos y procedimientos que se desarrollan en los procesos de devolución y/o compensación de la DIAN Seccional Buenaventura y así plantear conclusiones para posteriormente realizar un plan de mejora que se ajuste a sus objetivos. 1.6.2 NIVEL DE ESTUDIO El nivel de estudio de esta investigación será descriptivo ya que esta práctica consiste en identificar y definir las variables y puntos claves que permitan diagnosticar las fallas del sistema de control interno en los procesos de devolución y/o compensación de la división de recaudo y cobranza de la DIAN Seccional Buenaventura.. 35.

(36) 1.6.3 DISEÑO DE LA INVESTIGACION El diseño de esta investigación se realizara de dos maneras; la primera será documental, ya que en el desarrollo del mismo tenemos que apoyarnos en información documental como base para diagnosticar el problema, y la segunda será de campo por que realizaremos nuestro proyecto de una forma práctica y aplicable en la división de recaudo y cobranza de la DIAN. Seccional. Buenaventura.. 1.6.4 POBLACIÓN Y MUESTRA Para esta investigación la población constituye el universo de estudio y en este caso en particular está conformado por la División de Recaudo y Cobranza de la DIAN seccional Buenaventura, teniendo en cuenta que el personal que labora en la División, puede suministrar datos muy exactos por su antigüedad.. 𝑛=. 𝑁𝜎 2 𝑍 2 (𝑁 − 1)𝑒 2 + 𝜎 2 𝑍 2. Dónde: n = el tamaño de la muestra. N = tamaño de la población. 𝜎 = Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5. Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96 (como más usual) o en relación al 99% de confianza equivale 2,58, valor que queda a criterio del investigador.. 36.

(37) e = Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que queda a criterio del encuestador.. n=. (231)(0,5)2(1,96)2 = 221,8524 = 40,2 (2311)(0,05)2+(0,5)2(1,96)2 5,5223. Expedientes Aduanas Expedientes tributarios Expedientes IVA Total expedientes. N 167. n 27. 61 3 231. 10 3 40. 40. 1.6.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE DATOS Básicamente las técnicas a emplear para la recolección de datos son: el análisis documental ya que nos arrojaría loa datos importantes para la verificación de la información y por último la observación que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.. 1.6.6 TECNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE DATOS La técnica de procesamiento y análisis de datos que vamos a utilizar es la clasificación, registro y tabulación, para analizar los datos recolectados en la encuesta, así como la información obtenida de manera documental mediante el análisis del manual de funciones y la aplicación de los objetivos trazados, se hará uso de herramientas de estadística descriptiva tales como la obtención de la media de respuestas del grupo sujeto a estudio y el análisis gráfico de cada una de las preguntas.. 37.

(38) CAPITULO II DESCRIPCION DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION EN LA DIRECCION DE IMPUESTO Y ADUANAS NACIONALES.. 2.1 ENTIDAD OBJETO DE ESTUDIO. 2.1.1 DIAN: DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES:. Unidad administrativa especial (UAE) del Gobierno colombiano. Es una entidad gubernamental. técnica. y. especializada. de. carácter. nacional. que. goza. de personería jurídica propia, autonomía presupuestal y administrativa, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de junio del año 1993 se fusionó la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN). Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El 26 de abril de 2011 mediante el Decreto 1321 se modificó y adicionó el Decreto 4048 de 2008, relacionado con la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Aduanas y Zonas Nacionales.. 38.

(39) La creación de la DIAN fue para coadyuvar a garantizar las seguridad fiscal del estado colombiano y la protección del orden público, económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduanera y cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. La jurisdicción de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales comprende el territorio nacional, y su domicilio principal es la ciudad de Bogotá, D.C. La DIAN hace presencia en 49 ciudades de Colombia: Arauca, Armenia, Barrancabermeja, Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Buenaventura, Cali, Cartagena, Cartago, Cúcuta, Florencia, Girardot, Ibagué, Inírida, Ipiales, Leticia, Maicao, Manizales, Medellín, Mitú, Montería, Neiva, Palmira, Pamplona, Pasto, Pereira, Popayán, Puerto Asís, Puerto Carreño, Riohacha, Santa Marta, San Andrés, San José del Guaviare, Sincelejo, Sogamoso, Tumaco, Tunja, Tuluá, Urabá, Quibdó, Valledupar, Villavicencio, Yopal. Mediante puntos de contacto en Pitalito, Ocaña, Magangue, la Dorada y Buga.. Figura 1. Presentación DIAN – Seccional Buenaventura. 39.

(40) DIAN – Seccional de buenaventura fue fundada en 1993, en cual empezó el servicio y recaudación aduanera, De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ya siendo una UADE Aduanera y de Impuestos, por el cual empezó la recaudación tributaria en la ciudad de Buenaventura.. Figura 2. Localización geográfica DIAN – Seccional Buenaventura. DIAN – Dirección seccional de impuestos y aduanas de Buenaventura. se. encuentra ubicada en el Distrito especial de Buenaventura, en la zona de la isla. Su. dirección. es:. Calle. 3. 40. No.. 2. A. –. 18.

(41) Figura 3. Logo DIAN – NACIONAL. En la DIAN - Seccional Buenaventura existen procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Los procesos estratégicos tienen como finalidad orientar a la entidad para que cumpla con su misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de las partes interesadas (organización, persona o grupo) que tengan un interés de la entidad. Los procesos misionales tienen que ver con la razón de ser y las responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que se refleja en su misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Los procesos de apoyo proporcionan el soporte a los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. Los procesos de evaluación permiten garantizar un ejercicio de medición, retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados propuestos. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.. 41.

(42) 2.1.2 OBJETO La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.. 2.1.3 FUNCIONES. La administración de los impuestos de renta y complementarios, de timbre nacional y sobre las ventas; los derechos de aduana; y los demás impuestos internos del orden nacional cuya competencia no esté asignada a otras entidades del Estado, bien se trate de impuestos internos o al comercio exterior; así como la dirección y administración de la gestión aduanera, incluyendo la aprehensión, decomiso o declaración en abandono a favor de la Nación de mercancías y su administración y disposición. El control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen cambiario en materia de importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones, y subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones. La administración de los impuestos comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones tributarias. 42.

(43) La administración de los derechos de aduana y demás impuestos al comercio exterior, comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones aduaneras. La dirección y administración de la gestión aduanera comprende el servicio y apoyo a las operaciones de comercio exterior, la aprehensión, decomiso o declaración en abandono de mercancías a favor de la Nación, su administración, control y disposición, así como la administración y control de los Sistemas Especiales de Importación-Exportación, Zonas Francas, Zonas Económicas Especiales de Exportación y las Sociedades de Comercialización Internacional, de conformidad con la política que formule el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en la materia, para estos últimos, con excepción de los contratos relacionados con las Zonas Francas. La administración de los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de estas obligaciones. Le compete actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia tributaria, aduanera, de control de cambios en relación con los asuntos de su competencia, así como los atinentes a los Sistemas Especiales de Importación-Exportación, Zonas Francas, Zonas Económicas Especiales de Exportación y las Sociedades de Comercialización Internacional.. 2.1.4 PROCESOS QUE DESARROLLA DIAN En la DIAN existen procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.. 43.

(44) 2.1.4.1 LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS (Inteligencia corporativa) tienen como finalidad orientar a la entidad para que cumpla con su misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de las partes interesadas (organización, persona o grupo) que tengan un interés de la entidad.. 2.1.4.2 LOS PROCESOS MISIONALES (Asistencia al cliente – Recaudación – Comercialización - Fiscalización y Liquidación - Gestión Jurídica - Operación Aduanera - Administración de Cartera - Gestión Masiva) tienen que ver con la razón de ser y las responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que se refleja en su misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, y cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.. 2.1.4.3 LOS PROCESOS DE APOYO (Gestión Humana - Recursos Físicos Recursos Financieros - Servicios Informáticos). proporcionan el soporte a los. procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.. 2.1.4.4. LOS. PROCESOS. DE. EVALUACIÓN. (Investigación. disciplinaria-. Control interno) permiten garantizar un ejercicio de medición, retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados propuestos. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.. 44.

(45) 2.1.5 VISIÓN. En el 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia genera un alto nivel de cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, apoya la sostenibilidad financiera del país y fomenta la competitividad de la economía nacional, gestionando la calidad y aplicando las mejores prácticas internacionales en su accionar institucional.. 2.1.6 MISIÓN. En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales somos responsables de administrar con calidad el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, mediante el servicio, la fiscalización y el control; facilitar las operaciones de comercio exterior y proveer información confiable y oportuna, con el fin de garantizar la sostenibilidad fiscal del Estado colombiano.13. 13 http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument. 45.

(46) Figura 4. Organigrama de la entidad DIAN – Seccional Buenaventura GTI RECURSOS HUMANOS. DESPACHO (CAPITAN). DIVISION ASISTENCIA A EL CLIENTE (RUT). DIVISION JURIDICA. DIVISION DE COMERCIO EXTERIOR. DIVISION DE COMERCIALIZACION. GTI IMPORTACION. GTI DTA. DIVISION ADMINISTRACION FINANCIERA. GTI DE DOCUMENTACION. DIVISION DE FISCALIZACION. 46. GTI LIQUIDACION. DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS.

(47) 2.1.7 FUNCIONES DE LA DIVISION RECAUDO Y COBRANZAS DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA. Son funciones de la División de Gestión de Recaudo y Cobranzas, las siguientes: 1. Controlar el recaudo de los impuestos, gravámenes y demás emolumentos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de acuerdo con los programas, manuales y disposiciones que señale la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas; 2. Recibir y ejercer el control de los documentos y consignaciones de las Entidades Autorizadas para Recaudar; 3. Coadyuvar en el proceso de control y capacitación a las entidades financieras y autorizadas para recibir declaraciones y recaudar los impuestos, anticipos, retenciones, derechos, gravámenes y sanciones tributarias, aduaneras y cambiarias; 4. Efectuar el proceso de validación de los datos consignados en las declaraciones tributarias y aduaneras en los sistemas diseñados para tal fin, según las instrucciones impartidas por la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas; 5. Generar los documentos que contienen los débitos y créditos que soportan la obligación fiscal a cargo de los contribuyentes, usuarios aduaneros y demás responsables de obligaciones administradas por la DIAN y mantener actualizados los saldos; 6. Efectuar los registros contables, elaborar los soportes que sean de su competencia y conformar la cuenta mensual de los ingresos administrados por la Entidad, de acuerdo con las normas fiscales;. 47.

(48) 7. Efectuar análisis a las cifras de reconocimiento y recaudo contenidas en las cuentas de ingresos que rendidas y presentar los respectivos informes al Director Seccional. 8. Llevar estadísticas, realizar análisis sobre el comportamiento del recaudo y presentar los informes a que hubiere lugar a la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas; 9. Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de devoluciones y compensaciones de los saldos a favor resultantes de los distintos Impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de conformidad con las disposiciones vigentes; 10. Desarrollar las acciones que garanticen la correcta radicación, su adecuada sustanciación y la generación de las actuaciones a que haya lugar para resolver las solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor; 11. Aplicar los parámetros y efectuar la selección de casos para compensación de oficio, de acuerdo con los lineamientos definidos por el Nivel Central; 12. Solicitar la asignación de cupo del Fondo Rotatorio de Devoluciones a la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas; 13. Llevar el registro de movimientos y hacer arqueos mensuales y conciliaciones sobre el manejo del Fondo Rotatorio de Devoluciones y sobre la expedición de los Títulos de Devolución de Impuestos (TIDIS) y rendir los informes correspondientes a la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas; 14. Coordinar con el Comité de Evaluación y Control de Devoluciones, la actualización periódica de los criterios de selección de solicitudes que serán objeto de verificación y/o investigación previa o posterior a la devolución, de acuerdo con el diagnóstico que se haga según lo establecido en el numeral anterior; 48.

(49) 15. Realizar las acciones de gestión inmediata a que haya lugar sobre las obligaciones formales tributarias, aduaneras y cambiarias; 16. Coordinar, controlar y desarrollar los procesos de cobro persuasivo y coactivo de los impuestos, gravámenes, anticipos, retenciones, sanciones, multas e intereses administrados por la DIAN y de las obligaciones que a su favor se originen en decisiones judiciales y administrativas; 17. Intervenir en los procesos especiales en lo que compete a la Entidad de acuerdo con la legislación vigente, para garantizar y obtener el pago de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como para proferir los actos administrativos a que haya lugar; 18. Proyectar los actos administrativos necesarios para suscribir acuerdos y demás facilidades de pago, y velar por el oportuno cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos; 19. Hacer efectivas las garantías para el cumplimiento de obligaciones legales, cuando se incumplan, 20. Elaborar las relaciones de cartera y establecer por medio de estrategias, los planes para iniciar las acciones de cobro pertinentes; 21. Mantener actualizada la información e inventario de los procesos de cobro persuasivo y coactivo en coordinación con otras áreas relacionadas; 22. Proyectar los actos administrativos para declarar la extinción de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como las que se originen en decisiones judiciales y administrativas; 23. Generar y enviar los documentos que permitan la actualización de los saldos de los contribuyentes, usuarios aduaneros y demás responsables de obligaciones administradas por la DIAN. 49.

(50) 2.2 PROCESOS DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN DE IMPUESTO EN LA DIVISIÓN DE RECAUDO Y COBRANZA DE LA DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA. En esta sección se plantea la descripción detallada de los procesos involucrados en las operaciones de devolución y/o compensación de impuestos, caracterización que será estratégica para el mejoramiento del control interno de este.. 2.2.1 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR SALDOS A FAVOR DE RENTA Y VENTAS.. 2.2.1.1 OBJETIVO. Devolver y/o compensar los saldos a favor generados por declaraciones de impuestos de venta y renta, previo cumplimiento de los requisitos legales establecidos.. 2.2.1.2 ALCANCE. Inicia con la recepción de la solicitud de devolución y/o compensación y su documentación anexa y termina con el archivo del expediente físico. El procedimiento aplica para resolver las solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor de impuestos de renta y ventas allegadas de forma presencial por los contribuyentes que no poseen mecanismo de firma digital y las solicitudes radicadas a través del Servicio Informático Electrónico de Devoluciones que debido a una contingencia, debidamente justificada, requiere trámite manual.. 50.

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Figura 1. Presentación DIAN –  Seccional Buenaventura
Figura 2. Localización geográfica DIAN – Seccional Buenaventura
Figura 3. Logo DIAN – NACIONAL
Figura 4. Organigrama de la entidad DIAN – Seccional Buenaventura
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