ACCESO A LA INFORMACIÓN Y VALOR ESTRATÉGICO
DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
• Entorno digital requiere nuevas tecnologías y soluciones con solidas bases en los principios archivísticos. • Integración de arquitectura
tecnológica, procesos misionales y documentos …
Valor estratégico para las organizaciones de utilizar
el documento electrónico
Acceso a la información
Preservación de la memoria colectiva Integrar los requisitos de los registros en
los procesos empresariales Eliminar la redundancia Establecer la consistencia
Optimizar los procesos y los recursos, Reducir el mantenimiento y mejorar la
toma de decisiones
Usar y explotar los recursos de
Normatividad sector público
Ley 527 de 1999 Reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación.
Ley 592 de 2000. Ley general de archivos
Ley 1581 de 2012. Disposiciones para la protección de Datos Personales.
Ley 1712 de 2014. Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Registro activos de información) Decreto 1080 de 2015.
Gestión de Documentos
Programa de Gestión de Documentos (PGD) El Sistema de Gestión de Documentos
Gestión de Documentos electrónicos de Archivo (Disponibilidad,
Normatividad sector privado
Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura se
dictan disposiciones relacionadas con gestión documental “documento electrónico”, se fijó (concretamente, en los artículos 35 y 36) la obligación de las Superintendencias y Ministerios de "establecer las normas para la implementación y evaluación de programas de gestión documental en las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia.
A nivel internacional, el contexto es …
ISO 9000 Sistema de Gestión de Calidad ISO 14000 Sistema de Gestión medio ambiental
ISO 27000 Sistema de Gestión de Seguridad de la información. ISO 30000 Sistema de Gestión de Documentos
En general se Articula (1) Técnica, (2) los procesos documentales y (3) metodología de los
sistemas de gestión
MOREQ2. Modelo de requisitos evaluables que deben cumplir los ERMS para
Procesos y aplicaciones de Gestión Documental
Las organizaciones deben implementar los procesos de gestión, requieren programas informáticos que integren la documentación en papel y los documentos electrónicos.
Política
Objetivos
Riesgos
Procesos
Controles
En la vida real cual debería ser el Alcance.
SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVOS • Expediente Electrónico • Preservación • Disponibilidad SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS • Entradas / Salidas• Ciclo vida del Documento
SGDEA
EXPEDIENTES ELECTRONICO DOCUMENTOS
A nivel de plataforma computacional (servidores, pc, scanner) Dimensionamiento a nivel de red de comunicaciones
Dimensionamiento a nivel de almacenamiento
Análisis de las aplicaciones – interfaces con otros sistemas de información
Principales elementos a tener en cuenta.
Arquitectura tecnológica y de
Sistema de Gestión Documental – Software (funcional)
Definición de metadatos y descriptores
Aseguramiento del esquema de seguridad de información
Principales elementos a tener en cuenta.
Describe cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa. La revisión más reciente de esta norma fue publicada en 2013
Puede ser implementada en cualquier tipo de organización, con o sin fines de lucro, privada o pública, pequeña o grande.
Definición del expediente electrónico
Generación de
Expedientes Electrónicos Usuario - Consulta
Repositorio electrónico que se encuentra organizado y clasificado de acuerdo al inventario documental y a las TRD, consta de documentos que han sido radicados en correspondencia y documentos que se encuentran en otros aplicativos, para que de
Propiedades Documentos Electrónicos de Archivo
AUTENTICIDAD
FIDELIDAD
INTEGRIDAD
DISPONIBILIDAD
• Certeza de creador o emisor
• Certeza del momento de su creación / recepción
• Contenido es representación fiel de lo producido por el creador o emisor
• Completo
• Protegido contra alteraciones • Trazabilidad de actuaciones
Almacenamiento Electrónico
VPN
Red de Comunicaciones
Servidor de Base de Datos
