Versión
Fecha
Aprobación
Procedimiento:
Páginas
Noviembre de 2014
Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02
Cambios numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9.
Cambio de nombre de liquidación de novedades y pago de nómina a liquidación y pago de nomina. Actualización de actividades generales.(FT-MIC-03-04 Solicitud de
Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de Noviembre de 2014)
Profesional Especializado Talento Humano
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
Acto Administrativo de Aprobación
08/07/2015
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE NOMINA
1 de 6
Responsable de Sistema Integrado de Gestión
Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno
Disciplinario
Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario
FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015
Elaboró
Proceso
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
4
Actualización del enfoque por procesos del IDEP( Resolución 232 de 2010)
Diciembre de 2010
Aprobó
Descripción
Fecha
Profesional Especializado Talento Humano - Subdirección
Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
Revisó
Firma de Autorizaciones
Control de Cambios
1. Responsable de Procedimiento
2. Objetivo
Elaborar la liquidación y pago nómina del Instituto conforme a la normatividad vigente
Julio de 2015
Cambios numerales 4 y 7.
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Fecha
Aprobación
Procedimiento:
Páginas
08/07/2015
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE NOMINA
1 de 6
Proceso
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
4
Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.
Prestación Social
Es lo que debe el patrono al trabajador en dinero, especie, servicios y otros beneficios, por ministerio de la ley, o por haberse pactado en convenciones colectivas o en pactos colectivos, o en el contrato de trabajo, o establecidas en el reglamento interno de trabajo, en fallos arbítrales o en cualquier acto unilateral del patrono, para cubrir los riesgos o necesidades del trabajador que se originan durante la relación del trabajo o con motivo de la misma”. Servidores Públicos
Nómina Documento de producción mensual, que contiene la información de todos los servidores de la entidad, así como los valores devengados y descontados mensualmente de acuerdo con la normatividad vigente.
Novedad de Nómina
El procedimiento inicia con la recepción de las novedades de nómina del periodo a liquidar y finaliza con el archivo de gestión de Talento Humano
Aplica para los Funcionarios Públicos.
4. Base legal
3. Alcance
Ley 4 de 1992. "Mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública".
Ley 100 de 1993. Por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral"
Decreto 1133 de 1994 " por el cual se fija el régimen prestacional de los empleados públicos del Distrito Capital y sus entidades descentralizadas". Decreto 1808 de 1994, "Por medio del cual se modifica el decreto 1133 de 1994".
Decreto 2710 de 2001, "Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional y se dictan otras disposiciones".
Decreto 1096 de 2015, "Por el cual se fijan los límites máximos salariales de los Gobernadores, Alcaldes y empleados públicos de las entidades territoriales y se dictan disposiciones en materia prestacional".
6. Definiciones
Término
Definición
Descuentos a Terceros de Nómina Son novedades de la nómina que son generadas por diversas entidades y cuyos valores deben ser descontados de la liquidación mensual y girados a las entidades que pueden ser (Librazas, aportes a cooperativas, bancos, embargos, ahorros, etc.)
5. Documentos de Referencia
Asignación Básica
"“D.L. 1042 de 1978 Art. 13, Ley 4º de 1992 Art. 2 y 3 Decreto Legal de salarios vigente del Ente Territorial: La asignación mensual correspondiente a cada empleo estará determinada por sus funciones y responsabilidades, así como por los requisitos de conocimientos y experiencia requeridos para su ejercicio, según la denominación y el grado establecidos por el presente Decreto en la nomenclatura y la escala del respectivonivel.” Es la Remuneración fijada por la ley, para los diferentes cargos de la Administración Pública"
Cartilla de Parametrizacion y Formulación de Conceptos de Nomina - Sistema de
Información Humano.
Lineamientos Incremento Salarial
Resoluciones del Consejo Directivo frente a determinacion de remuneración y asignación de conformidad con las normas
vigente.
Documentos Externos
Documentos Internos
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08/07/2015
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE NOMINA
1 de 6
Proceso
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
4
Nro.
Descripción de
actividades
Documento
soporte de la
actividad
Observaciones
1 Recibir las novedades de nómina del periodo a liquidar.
Novedades de Nómina. FT-GTH-13-02 Formato de autorización y control de cumplimiento de horas extras Originales soportes de novedades
Las novedades son reportadas al profesional especializado de Talento Humano dentro de los 12 primeros días de cada mes.
Las novedades puedes ser:
a) Novedad de ingreso proveniente del procedimiento PRO-GTH-13-08 Vinculación de Servidores
b) Horas extras c) Encargos
d) Incapacidades, licencias, vacaciones. e) Descuentos a terceros y embargos f) Aportes voluntarios a fondos de pensiones
) Aportes a AFC
f) Desvinculación de Servidores proveniente del PRO-GTH-13-11 Desvinculación de Servidores Los documentos deben ser originales y en los formatos establecidos para tal efecto.
2
Verificar las novedades relacionadas con descuentos a
terceros, confirmando la capacidad de pago de los
servidores.
Autorizaciones de descuento aprobadas
Las novedades por concepto descuentos a terceros pueden ser: Bancos, Copebis, Compensar, Aportes a cooperativa, Embargos. Se verifican las novedades y se pasan para aprobación del Subdirecitor Administrativo, Financiero de Control Interno Disciplinario.
3 Registrar las novedades en el
aplicativo en uso. Aplicativo en uso
4 Generar prenomina en el aplicativo en uso
Listado generados en el aplicativo Humano
Se liquida una nomina previa para revisión.
Se deben ejecutar las sentencias o actualizaciones enviadas por el soporte del aplicativo HUMANO dentro de la base de datos del IDEP.
7. Descripción del procedimiento
Diagrama de Flujo
Responsable
Punto de Control
Profesional contratista de nómina - Subdirección Administrativa y Financiera
Revisar que las novedades estén aprobadas y tengan sus
respectivos soportes. Profesional de Telento Humano Subdirección Administrativa y Financiera Profesional contratista de nómina - Subdirección Administrativa y Financiera
Se verifica que el funcionario tenga capacidad de pago.
Profesional contratista de nómina - Subdirección Administrativa y Financiera
En paralelo se liquidan las novedades de nomina en un archivo excel para verificación vs.
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LIQUIDACIÓN Y PAGO DE NOMINA
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Proceso
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
4
5 Revisar prenomina
Archivo impreso de liquidación de nómina mensual por empleado.
Se remite la prenomina en medio físico con los respectivos soportes de las novedades para revisión del contador. El área contable y el profesional de Talento Humano revisan la prenomina con los soportes entregados y devuelve a la contratista encargada de nomina para realizar ajustes si es necesario o aprueban la generación de la nomina definitiva.
6 Aplicar ajustes a la prenomina.
Archivo impreso de liquidación de nómina mensual por empleado.
En caso de observaciones hechas por el área contable se elaboran los ajustes pertinentes.
7 Generar e imprimir nómina definitiva
Nomina definitiva impresa
De forma paralela se ejecuta el procedimiento PRO-GTH-13-14 Liquidación de Seguridad Social y Parafiscales
8 Generar el resumen y liquidación definitiva de la nómina.
Resumen de Conceptos de Nómina firmado por
Contabilidad, Presupuesto, la Dirección y Talento
Humano
Se deben solicitar las firmas de aprobación por parte de: Subdirección Administrativa y Financiera, Contabilidad, Presupuesto, la Dirección General y Tesoreria General.
9 Integrar nomina liquidada al
aplicativo SIAFI SIAFI
Se integra la información del Sistema Humano al sistema administrativo y Financiero SIAFI Profesional contratista de nómina - Subdirección Administrativa y Financiera Profesional contratista de nómina - Subdirección Administrativa y Financiera Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno
Disciplinario - Contabilidad Profesional contratista de nómina - Subdirección Administrativa y Financiera Profesional contratista de nómina - Subdirección Administrativa y Financiera Área de sistemas.
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Procedimiento:
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08/07/2015
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE NOMINA
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Proceso
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
4
10 Hacer solicitud de disponibilidad presupuestal FT-GF-14-17 Formato Solicitud de disponibilidad Presupuestal firmado por la Dirección La solicitud de disponibilidad presupuestal debe tener V°B° del Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario, firmada y aprobada por el Director General Se remite la solicitud de Disponibilidad Presupuestal y resumen de Nomina debidamente firmada a Presupuesto y Tesoreria.
11 Revisar documentos y generar Registro Presupuestal
Solicitud de disponibilidad presupuestal Resumen de Nomina
El profesional de presupuesto revisa los documentos entregados, genera el Registro Presupuestal, informa al profesional de Talento Humano el número del CDP y remite a Tesoreria. El Tesorero revisa los documentos para pago.
12 Efectuar pago El tesorero genera los pagos a terceros
y a los funcionarios.
13 Elaborar resoluciones soporte de novedades de horas extras.
Resolucion de Novedades firmadas
Al recibir el número de CDP se elaboran las respectivas resoluciones de novedades de horas extras siguiendo el Instructivo de solicitudes de Actos Administrativos Talento Humano IN-GTH-13-03
14 Publicar y cerrar nómina
Listados de nómina por los conceptos generados en el periodo
Una vez se ha efectuado el pago de la nomina en el aplicativo Humano se hace la publicación y cierre de la nomina para consultas de los funcionarios de su comprobante de pago.
15
Archivar la nomina liquidada física y copia de los soportes en el archivo de Gestión de Talento
Humano.
Archivo de gestión Talento Humano Profesional Especializado
Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno
Disciplinario - Presupuesto
Profesional Especializado Subdirección Administrativa, Financiera y de control Inerno Disciplinario - Talento Humano
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Procedimiento:
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08/07/2015
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE NOMINA
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Proceso
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
4
Sistema de Gestión
Documental y Archivo
No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio).
Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios.
Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.
Generales del procedimiento
De forma anual se actualizan los valores de parametrización del aplicativo HUMANO conforme a los incrementos dictados por la administración distrital. Las novedades de nomina se reciben máximo el día 12 de cada mes, las novedades que ingresen de forma posterior serán registradas en el mes siguiente. Se debe informar a Sistemas dos días hábiles antes de la fecha de pago el cargue de la información
Cuando el Instituto reciba peticiones de los servidores y ex servidores públicos, se deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la reclamación y manifestar, si es del caso, que las acciones se encuentran caducas, e indicar clara y expresamente a los peticionarios que están en la situación antes indicada, y que la respuesta suministrada no revive los términos legales vencidos. Para lo anterior se debe consultar a la oficina asesora jurídica.
Todas las actuaciones del profesional contratista de nomina deberán ser avaladas por el Profesional Especializado de Talento Humano.
Sistema de Gestión Ambiental
Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental.
Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-.
Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los telefonos fijos y móbiles para evitar el exceso de ruido.
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional
Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo
Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos.
Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo.
Sistema de Seguridad de la
Información
Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asigando.
Por ningun motivo se debe realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del adminitrador del sistema.
El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohibe el uso del mismo para suscripciones de indole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohibe el uso compartido de las mismas.
Cada funcionario es responsable de la organizacion e integridad de la informacion almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinacion con el administrador del sistema.
Se debe realizar una inspeccion con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraibles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagacion de virus informaticos.
