Mòdul de Préstec Millennium
1
SUMARI
1. CONNEXIÓ I DESCONNEXIÓ A MILLENNIUM ... 4
1.1. ENTRAR al mòdul de circulació ... 4
1.2. SORTIR del mòdul de circulació ... 4
2. ESTRUCTURA DE LA INTERFÍCIE DE CIRCULACIÓ ... 5
2.1. Barra de títol ... 5
2.2. Barra de menú ... 5
2.2.1 Fichero ... 5
2.2.2. Modificar ... 5
2.2.3. Ver ... 5
2.2.4. Ir ... 5
2.2.5. Admin ... 6
2.2.6. Ayuda ... 6
2.3. Barra d’eines (herramientas) ... 7
2.4. Barra de navegació ... 7
3. USUARIS... 8
3.1. Caixa de text o finestra per buscar ... 8
3.2. Registre d’usuari (.p########) ... 9
Caixa central ... 9
Caixa inferior ... 9
3.2.1. Estructura del Registre d’Usuari ... 10
3.2.2. Modificar registres d’usuaris ... 14
3.2.3. Càrregues d'Usuaris a Millennium ... 15
3.2.4. Crear registres d’usuari ... 16
4. MOSTRADOR DE CIRCULACIÓN ... 16
4.1. Pestanyes del Mostrador de circulación ... 16
4.1.1. Prestar ... 16
4.1.2. Ejemplares prestados ... 17
4.1.3. Reserves ... 17
2
4.1.4. Devolver ... 17
4.1.5. Guardados ... 17
4.1.6. INN-Reach ... 17
5. BUSCAR UN DOCUMENT ... 18
5.1. Gestió d’exemplars ... 20
5.1.1. Visualització de la informació de l’exemplar ... 20
5.1.2. Estructura del registre d’exemplar ... 22
5.1.3. Modificar i/o afegir registres d’exemplar i holdings ... 25
6. PRÉSTECS, DEVOLUCIONS, RENOVACIONS ... 26
6.1. Préstec ... 26
6.2. Devolució ... 29
6.2.1. Devolució d’exemplars sense usuari ... 29
6.2.2. Devolució d’exemplars des del Mostrador de circulación ... 29
6.2.3 Afirman Devuelto ... 29
6.3. Renovacions ... 30
7. RESERVES ... 31
7.1. Condicions de les reserves ... 31
7.2. Reserves sobre exemplars no disponibles ... 31
7.2.1. Fer una reserva d’un exemplar en préstec ... 31
7.2.1.1. Des de <Mostrador de Circulación> ... 31
7.2.1.2. Des de <Búsqueda/Reservas> ... 32
7.2.2.Modificar una reserva ... 34
7.2.3. Cancel·lar una reserva ... 34
7.2.4. Gestió de la cua de reserves... 35
7.2.5. Devolució d’un exemplar reservat ... 36
7.3. Reserves sobre exemplars disponibles ... 36
7.3.1. Gestió del PRÉSTEC ENTRE CENTRES (loans) ... 37
7.3.1.1. Com posar una reserva sobre un exemplar disponible d’un altre CRAI Biblioteca ... 37
7.3.1.2. Que ha de fer el CRAI Biblioteca a la qual es sol·licita l’exemplar ... 39
7.3.1.3. Que s’ha fer quan un exemplar reservat arriba al CRAI Biblioteca ... 42
7.3.1.4. Devolució de l’exemplar i reenviament al CRAI Biblioteca d’origen ... 44
3 7.4. Netejar reserves expirades i netejar prestatgeria de reserves ... 46 7.5. Veure les reserves pendents ... 47
4
1. CONNEXIÓ I DESCONNEXIÓ A MILLENNIUM 1.1. ENTRAR al mòdul de circulació
1. Feu doble clic a la icona d’accés directe de l’escriptori.
2. S’obriran 2 pantalles successives:
USERNAME/PASSWORD: cada login està vinculat a un CRAI Biblioteca concret i a un mòdul específic.
INICIALES/CONTRASEÑA: condicionen les funcions i permisos (crear o modificar registres, tramitar els processos de circulació, etc.).
1.2. SORTIR del mòdul de circulació
Des del menú superior Fichero > Salir ó clicant al botó X de la part superior dreta.
Abans de tancar el programa pregunta si estem segurs de tancar-lo.
5
2. ESTRUCTURA DE LA INTERFÍCIE DE CIRCULACIÓ
2.1. Barra de títol
A la barra de títol es veu quin és el mòdul actiu: Circulación Millennium — Catàleg de les biblioteques de la UB — Circulació Economia i Empresa – RECERCA.
2.2. Barra de menú
Mostra les opcions, a la majoria de les quals es pot accedir també a través de les icones.
2.2.1 Fichero
o Últimos usuarios: es recuperen els 5 últims usuaris.
o Devoluciones recientes: es recuperen les 5 últimes devolucions.
o Usuario nuevo: per afegir un nou usuari.
o Registro siguiente/anterior: es visualitzen el següent/anterior usuari de la llista.
o Seleccionar impressora.
o Cerrar: tanca el registre o la pantalla activa.
o Salir: tanca Millennium, és per sortir de la sessió.
2.2.2. Modificar
Permet executar les funcions bàsiques d’edició de Windows (tallar, copiar, enganxar, etc.).
2.2.3. Ver
Diferents modalitats de veure el client de préstec Millennium. S’aconsella respectar les opcions establertes i no modificar-les.
2.2.4. Ir
Permet canviar la funció activa i escollir les opcions que apareixen a la Barra de Navegació (menú d’icones vertical de l’esquerra).
6 2.2.5. Admin
Les úniques funcions actives per als permisos de circulació són:
o Introducir iniciales: permet introduir les inicials i la contrasenya si no s’ha fet a l’iniciar la sessió, o canviar-les si es vol canviar de perfil.
o Borrar iniciales: permet esborrar les inicials i la contrasenya o canviar-les sense necessitat de tancar l’aplicació.
o Liberar Registros en Uso: permet alliberar registres en ús pel sistema (vegeu Catàleg d’incidències Millennium).
2.2.6. Ayuda
o Acerca de...: mostra una pantalla amb informació sobre el programa Millennium.
o Manual: enllaça amb la versió anglesa del Manual de Millennium (per consultar-lo s’ha d’obviar l’avís de no continuar, tornar a escriure la inicial i la contrasenya amb les quals ens hem identificat prèviament i executar Java).
7
2.3. Barra d’eines (herramientas)
o Nuevo: crea un registre nou.
o Ver: mostra el registre que apareix a la part superior de la finestra.
o Modificar: permet modificar el registre obert.
o Mensajes: si el registre que tenim obert té missatges associats, aquesta opció estarà activada i es mostren els missatges associats a l’usuari en ús.
o Listado: torna a l’últim llistat de registres d’usuaris o d’exemplars.
o Imprimir: imprimeix la taula que es visualitza en aquell moment.
o Cerrar: tanca el registre.
2.4. Barra de navegació
Es troba a la part esquerra i conté les icones amb les quals s’executen les funcions, que també es poden executar des de la “barra de menú “ “Ir”. La icona ressaltada és la opció activa en aquell moment.
Mostrador de circulación — es poden realitzar moltes de les funcions de circulació: préstecs, renovacions, reserves, etc. L’aplicació s’inicia per defecte en aquest mòdul.
Devolución (sin usuario) — per retornar els exemplar llegint el codi de barres però sense veure el registre d’usuari.
Búsqueda/reservas — gestiona el mòdul de reserves Permet assignar, modificar o eliminar una reserva. Des d’aquí també se sol·liciten els documents als altres CRAI Biblioteques.
Limpiar reservas expiradas y estante de reserva — esborra els exemplars que estan a l’espera de ser recollits, però amb data caducada.
Ver reservas pendientes — permet veure les reserves pendents.
Renovación (sin usuario) — renova exemplars per codi de barres sense necessitat de recuperar el registre d’usuari.
Avisos — permet fer el seguiment i control dels diferents tipus d’avisos enviats pel sistema.
Contar Uso — permet controlar l'ús de la consulta en sala dels documents monogràfics del propi fons (vegeu el Manual del mòdul Contar uso de Millennium) .
8 Crear Listas — permet elaborar fitxers de revisió (vegeu el Manual d’elaboració de fitxers de revisió a Millennium) .
INN-Reach — accés al mòdul de gestió del préstec consorciat o PUC (vegeu el Manual PUC) .
Mantenimiento Materiales Guardados — (vegeu el Manual Materials Booking o Materiales Guardados) .
Eventos de Materiales Guardados — (vegeu el Manual Materials Booking o Materiales Guardados) .
3. USUARIS
3.1. Caixa de text o finestra per buscar
Busquem l’usuari escanejant el seu codi de barres des de la finestra “Introducir o escanear usuario” de la pestanya “Mostrador de Circulación”,
També podem prémer el botó ‘Buscar’ deixant en blanc la finestra de cerca
9 i cercar els usuaris pels següents índexs:
o . número de registre usuari Millennium o b codi de barres
o n cognom l’usuari o u DNI
o e LDAP ID
Ens mostra el registre o una llista de possibles coincidents. El sistema trunca automàticament a la dreta. Si coincideixen diversos registres amb el text que hem introduït ens mostrarà una llista que ens permetrà obrir el registre de l’usuari fent doble clic o clicant sobre el botó Seleccionar. Si el registre està duplicat comunicar-ho a la USU. Si només troba una coincidència (per exemple quan busquem pel codi de barres) el sistema el mostra automàticament.
Per tornar a la llista anterior cliquem la icona Listado. També podem trobar un usuari recent des de la Barra de menú, seleccionant “Fichero” i “Últimos Usuarios”.
3.2. Registre d’usuari (.p########)
Millennium crea un número identificatiu, precedit de la lletra p (de Patron) i 8 números (ex.
p11023004), per a cada usuari.
Caixa central
Mostra de manera abreujada les dades del registre d’usuari.
Caixa inferior
Mostra les pestanyes d’informació associades al registre d’usuari que s’està visualitzant a la caixa central. Per veure el contingut de cadascuna de les pestanyes hem de fer clic sobre elles.
Per visualitzar el registre complert cal clicar Ver a la Barra de Menú
10 A la part superior, es veuen el número de registre usuari Millennium (p11811845), la data de l’última actualització del registre, la data en que es va crear i el nombre de modificacions d’aquest registre.
Més a baix, els camps de longitud fixa (Caduca, Vinculació, Tipo Usuario, etc) que amb informació o sense, sempre formaran part de l’estructura del registre. Poden ser codis, números, dates i es podran modificar o no en funció que la cel·la sigui de color blanc o gris.
A la part inferior, els camps de longitud variable (nombre, dirección, teléfono, DNI, codi de barres, etc. ) que es poden modificar.
3.2.1. Estructura del Registre d’Usuari
Camps de longitud fixa: (en color blanc els modificables i en color gris els que no es poden modificar).
o CADUCA: tots els usuaris sorten amb data de caducitat 31/10/20XX i aquesta data es modifica per la mateixa de l’any següent (per a la majoria d’usuaris) a mida que es vagin actualitzant els registres. Si volem fer un préstec a un usuari que té una data de caducitat vençuda el sistema ens avisa:
11 En cap cas hem d’autoritzar. S’ha de modificar aquest camp, si escau, o denegar el préstec.
o GENERO: dada important a efectes estadístics.
o FACULTAD/ESCOLA: de moment no s’utilitza.
o VINCULACIÓN: s’agrupen aquí les facultats, centres de recerca, centres adscrits, etc als quals està vinculat l’usuari. Es un camp amb valor informatiu.
o TIPO DE USUARIO: la codificació d’aquest camp és essencial ja que és el que condiciona el nombre d’exemplars i temps permesos en el préstec, els bloquejos, etc.
De tots els codis que és mostren només es poden utilitzar els anteriors al codi 198.
Aquest i els següents són usats exclusivament pel sistema quan es genera un PUC.
Els codis 1XX i 2XX no s’utilitzen sota cap circumstàn cia
12 [Vegeu el quadre de correspondències dels camps Vinculación i Tipo de Usuario]
o TOTAL PREST: Nombre total de préstecs que ha efectuat l’usuari des de que es va crear el registre.
o TOTAL RENOV: Nombre total de renovacions que ha efectuat l’usuari des de que es va crear el registre.
o PREST ACT: Nombre total de préstecs que té l’usuari en la actualitat.
o FECHA NACIMIENTO: Data fictícia pel control d’usuaris amb necessitats especials. En la resta de casos està en blanc.
o BIBLIOTECA: CRAI Biblioteca que utilitza habitualment l’usuari. Les ubicacions del tipus
“9cb...” són d’ús exclusiu del sistema PUC i les assigna exclusivament el sistema.
o USUARIO MENSAJE: codis de validació o manca de dades (- -- Validat; c FALTAN DATOS; v SIN VALIDAR).
o BLOQUEO: a MAL ÚS SALES; g EXEMPLARS NO TORNATS.
o AFIRMA DEV: Nombre de vegades que l’usuari afirma haver retornat un document en préstec.
o DEBE: de moment no s’utilitza.
Els codis 1XX i 2XX no s’utilitzen sota cap circumstàn cia
13 o BLOQ HASTA: data fins a la qual l’usuari està bloquejat per haver retornat documents amb retard. Aquest camp no es pot modificar i el seu contingut desapareix quan venç la data de bloqueig.
o EJEM ACT A: Nombre total de préstecs que té l’usuari en la actualitat sota la regla de préstecs de documents.
o EJEM ACT B: Nombre total de préstecs que té l’usuari en la actualitat sota la regla de préstecs de portàtils.
o DEMERITOS: de moment no s’utilitza.
o ILL REQUEST: de moment no s’utilitza.
o EJEM ACT C: Nombre total de préstecs que té l’usuari en la actualitat sota la regla de préstecs d’aparells/dispositius.
o EJEM ACT D: de moment no s’utilitza.
o ÚLTIMA ACTIVIDAD CIRC: data de la última activitat de l’usuari (préstec, devolució, reserva, etc.).
o LENGUA PREFERENTE: determina l’idioma en el qual s’enviaran els missatges a l’usuari (català, castellà o anglès). Per defecte, a les càrregues que es facin d’usuaris, es posarà el valor Cat Català.
o AVISO PREFERENTE: determina el medi pel qual s’enviaran els avisos a l’usuari. Per defecte, es posarà el valor Z EMAIL.
Camps de longitud variable: es poden repetir. Si introduïm un registre amb un DNI, nom o codi de barres que ja es troba a la base de dades el sistema ens mostrarà una pantalla de control de duplicats. En aquest cas haurem de fer les comprovacions oportunes.
o NOMBRE DEL USUARIO (n): Es codifica COGNOMS, NOM.
o DIRECCIÓN (a): adreça habitual.
o DIRECCIÓN 2 (h): adreça alternativa (per exemple: la d’origen per estudiants estrangers o el nom del departament per a personal).
o TELÉFONO (t): telèfon habitual (si en aquest camp s’entren més de 9 dígits, el sistema detecta que no és correcte i queda en vermell).
o TELÉFONO 2 (p): telèfon alternatiu, també pot ser el mòbil. (si el sistema detecta que no és correcte queda en vermell).
o DNI/PASAPORTE (u): fer constar el mateix del GIGA. Han de tenir nomes 8 xifres o "X" i 7 xifres, o "Y" i 7 xifres, sense la lletra de control final ni cap signe de puntuació ni espais per entremig; el passaport portarà la numeració alfanumèrica que li correspongui.
o MENSAJE (m): podem posar missatges d’avís a l’usuari que es veuran sempre que s’obri el registre d’usuari. S’ha d’indicar el CRAI Biblioteca o Unitat que posa la nota.
Per exemple, si hi ha dades que cal confirmar amb l’usuari:
14 o NOTA (x): poden ser de diferents tipus i no es veuen en llegir el codi de barres sinó que es veuen al registre de l’usuari. Aquí s’acumulen també les notes que genera el programa:
“Lun 16 Jun 2008: Afirman devuelto el Vie 13 Jun 2008 por .p1004841” (no es convenient esborrar-les perquè és testimoni de les vegades que un usuari ha fet servir aquesta opció).
“OD PENALTY 25-06-08: 8. i2207403x: La Tragèdia de don Quijot“ (es genera cada cop que es retorna un préstec amb retard i desapareix automàticament quan venç la data de bloqueig).
o CÓDIGO DE BARRAS (b): codi de barres del carnet d’usuari.
o LDAP-ID (l): identificador local per accedir a El meu compte de l’OPAC.
o NIUB (v): Identificador de matricula UB. S’omple automàticament quan el registre es crea per càrrega batch.
o CORREO ELECTRÓNICO (z): és un camp molt important perquè tots els avisos que es generen estan programats perquè s’enviïn per correu-e. Quan es fan les carregues anuals d’alumnes matriculats, en aquest camp s’inclou el correu-e institucional, si l’usuari no l’utilitza se li ha d’aconsellar que el redirigeixi al seu particular o bé s’ha de posar el correu-e institucional a la 2a adreça correu-e i el correu-e personal a la primera.
o CORREO ELECTRÓNICO2 (c): correu-e alternatiu proporcionat per l’usuari.
o CONTRACTE CÀMERES (f): s’hi consigna la data de signatura del contracte per al préstec de càmeres i dispositius (exclusiu del CRAI Biblioteca de Biblioteconomia).
o CONTRACTE PORTÀTIL (g): s’hi consigna el codi de CRAI Biblioteca i la data de signatura del contracte per al préstec de portàtils.
o IDENTIFICADOR UB (s): vinculat a l’espai Món UB. Només es consigna quan el registre es crea per càrrega batch.
o PIN (=): de moment no s’utilitza.
3.2.2. Modificar registres d’usuaris
Els registres d’usuaris poden ser modificats per aquelles persones amb autorització.
Obrim el registre que volem modificar i cliquem la icona Modificar. Podem afegir, modificar o eliminar les dades del registre de l’usuari:
o Per modificar un camp fix s’ha de clicar el boto dret del ratolí o fer doble clic dins del camp.
o Per modificar un camp variable: es pot fer directament.
15 o Per a inserir un camp variable s’ha de clicar sobre la icona Insertar i escollir el camp que volem afegir. També podem posar el cursor a l’última línia en blanc, clicar el botó dret del ratolí i Insertar campo.
o Per assignar el contingut d’un camp variable a un altre, sense haver d’esborrar l’existent i crear-ne un altre, clicar el boto dret del ratolí i Modificar campo.
o Per eliminar un camp variable posem el cursos damunt del camp que volem eliminar, cliquem el botó dret del ratolí i fem Borrar campo o Ctrl-D.
Per guardar els canvis cliquem la icona Guardar. També podem clicar Cerrar i el sistema ens pregunta si volem guardar els canvis.
Per sortir sense crear cap registre d’usuari cliquem a “cancelar creación de nuevo registro”
des de qualsevol de les finestres d’introducció de dades.
3.2.3. Càrregues d'Usuaris a Millennium
Cada dilluns l'Àrea de Tecnologies fa càrregues a Millennium d'alumnes i de PAS i PDI nous.
Aquestes càrregues creen registres d'usuaris nous i modifiquen registres d'usuaris ja existents a Millennium.
Els registres nous d'estudiants es creen amb els següents valors:
o Tipus Usuari: 1. Estud 1r, 2n cicle i Grau UB
o s’omple el camp Biblioteca en funció de l’ensenyament de la matrícula o s'omple el camp CADUCA amb la data 31/10/20XX
o s'afegeix el Usuario mensaje: v SIN VALIDAR
o s’afegeix la nota [carrega batch xx.xx.xx] (data en la que es fa la càrrega) Els registres nous de PAS i PDI es creen amb els següents valors:
o Tipus Usuari: 31. PAS UB (en actiu o jubilat) o 21. PDI UB (en actiu o jubilat) o NO s’omple el camp Biblioteca
o s'omple el camp CADUCA amb la data 31/10/20XX o s'afegeix el Usuario mensaje: v SIN VALIDAR
o s’afegeix la nota [carrega batch personal xx.xx.xx] (data en la que es fa la càrrega) Els camps dels registres ja existents a Millennium estan protegits i només:
o s'actualitza el camp CADUCA amb la data 31/10/20XX
o s’afegeix la nota [carrega batch xx.xx.xx] (data en la que es fa la càrrega) als estudiants.
o el personal (PAS, PDI i altres provinents del directori) no s’actualitza.
Quan venen aquests usuaris als taulells de préstec s'ha de seguir el següent procediment:
o comprovar que les dades de l'usuari són correctes i canviar quan calgui la tipologia d'usuaris.
o afegir el codi de barres del carnet UB de l'usuari.
16 o eliminar el Usuario mensaje: v SIN VALIDAR.
o eliminar la nota [carrega batch xx.xx.xx] o [carrega batch personal xx.xx.xx].
o afegir el camp Biblioteca quan calgui.
o actualitzar la data de caducitat al personal acreditat.
Si encara no han rebut el carnet UB, no cal fer-los-en un de provisional ja que poden utilitzar el servei de préstec tot ensenyant el DNI, i les funcionalitats de El Meu Compte amb l'Identificador Local (correu UB.alumnes o correu UB; Contrasenya de l'identificador UB).
Es poden donar d’alta manualment a Millennium registres d'alumnes i de PAS i PDI de nou ingrés a la UB si volen utilitzar el servei de préstec o las funcionalitats de El Meu Compte, si es matriculen o els contracten entre 2 càrregues.
En aquests casos és obligatori omplir el camp LDAP ID amb la part esquerra del correu institucional:
o correu UB.alumnes (per als alumnes) o correu UB (per al PDI o PAS)
3.2.4. Crear registres d’usuari
Tot i que la majoria d’usuaris es carreguen de manera automàtica, hem d’entrar també alguns manualment: estudiants de centres adscrits, Alumni UB, usuaris de Préstec IN SITU (no confondre amb PUC in-situ), personal Sanitari Clínic/Bellvitge, etc.
Després de comprovar que l’usuari no es troba a la base de dades, haurem de clicar la icona Nuevo i el sistema ens anirà demanant les dades que s’han d’incorporar al registre d’usuari.
Si no s’ha carregat a Millennium un usuari que apareix al GIGA preguntar-li quan s’ha matriculat i si fa més d’un mes comunicar-ho a la USU (vegeu Catàleg d’incidències Millennium).
4. MOSTRADOR DE CIRCULACIÓN
4.1. Pestanyes del Mostrador de circulación
4.1.1. Prestar
Des d’aquesta pestanya es realitzen els préstecs i es poden realitzar també les següents funcions:
o Cambiar Fecha Devolución
17 o Añadir Mensaje: afegir un missatge a l’exemplar que es presta (“exemplar defectuós”,
“per enquadernar”….) 4.1.2. Ejemplares prestados
Mostra els exemplars que té en préstec un usuari (el nombre d’exemplars apareix entre parèntesi), però no inclou els préstecs que s’estan realitzant a la mateixa sessió. Si hi ha algun préstec vençut la pestanya està en vermell.
Des d’aquesta pestanya es poden realitzar també les següents funcions:
o Renovar préstecs.
o En el cas que un usuari digui que ha retornat un exemplar, marcar-lo com Afirma devuelto.
o Marcar ejemplares perdidos.
o Cambiar fecha de devolución de un préstec.
També es pot visualitzar tots els exemplars en préstec o seleccionant només els que s’han reclamat o els que s’haurien d’haver tornat.
A més, si seleccionem un exemplar y fem doble clic al botó dret del ratolí i escollim Ver este ejemplar, veurem:
o el registre de l’exemplar
o el registre bibliogràfic al qual s’associa l’exemplar 4.1.3. Reserves
(S’expliquen en el punt 7) 4.1.4. Devolver
Des d’aquesta opció es pot retornar un préstec utilitzant Retroceder fecha per realitzar devolucions especials (les devolucions que es fan a les bústies de retorn de llibres, retorns que no voleu que bloquegin a l’usuari… )
4.1.5. Guardados
(Vegeu el Manual Materials Booking o Materiales Guardados) 4.1.6. INN-Reach
(Vegeu el Manual PUC)
18
5. BUSCAR UN DOCUMENT
Per buscar registres bibliogràfics o d’exemplars a la base de dades hem d’accedir a la opció Búsqueda/Reservas i clicar al desplegable:
s’obre un menú amb els índexs de cerca. Un cop seleccionat l’índex s’ha d’introduir el criteri de cerca.
o El camp t TITULO cerca pel títol des del seu inici o El camp a AUTOR
o El camp w PALABRA CLAVE cerca el terme en qualsevol camp del registre bibliogràfic i és aquí on es pot fer una cerca combinada com ara: “t:quijote and a:blecua”
recuperem el registre que coincideixi amb l’estratègia de cerca. Si no hi ha resultats coincidents, mostra un llistat amb les entrades que troba més pròximes i en blau la cerca realitzada
19 A la dreta apareix Nº Entradas, que són el nombre de registre bibliogràfics associats a cada resultat. Es pot clicar a Expandir todo o fer doble clic sobre l’entrada que ens interessa.
A la caixa superior hi ha la informació resumida del registre bibliogràfic que està marcat a la llista.
Tots els llistats de cerques resultants, es poden LIMITAR clicant al botó Apareix una finestra per escollir el límit que es vol aplicar:
Si cliquem el límit que ens interessa s’obre una pantalla per escollir el valor que volem aplicar
20 Fem clic al botó “Guardar”. També podem aplicar aquest criteri a totes les cerques que es facin d’ara endavant, clicant a Limitar todas las búsquedas
Per veure el registre d’exemplar fem doble clic a la línia seleccionada. Si té més d’un exemplar hem de seleccionar el que volem veure.
Per conèixer la informació abreujada sobre el préstec que afecta a un exemplar (qui el té i quan s’ha de tornar…), hem de localitzar l’exemplar, seleccionar-lo fent doble clic, i a la barra d’estat de la part inferior de la finestra apareix el nom de la persona que el té en préstec i la data de devolució.
5.1. Gestió d’exemplars
5.1.1. Visualització de la informació de l’exemplar
Des de qualsevol pestanya, en la qual aparegui de manera abreujada el codi de barres o el títol de l’exemplar prestat o reservat, podem veure el registre complet de l’exemplar fent clic al botó dret del ratolí sobre l’exemplar seleccionat i escollint Ver este ejemplar.
21 També podem veure els registres d’exemplars associats a un registre bibliogràfic fent una cerca des de la icona “Búsqueda/reservas”
A la pestanya “Sumario” es veuen els exemplars associats a un mateix registre bibliogràfic
Si seleccionem un registre i cliquem la pestanya veurem tota la informació de l’exemplar
22 5.1.2. Estructura del registre d’exemplar
A la part superior, es veuen el número de registre ítem Millennium (i19052674), la data de l’última actualització del registre, la data en que es va crear i el nombre de modificacions d’aquest registre.
Més a baix, els camps de longitud fixa (Tipo ejemplar, Ubicación, Mensaje OPAC, etc) que amb informació o sense, sempre formaran part de l’estructura del registre. Poden ser codis, números, dates i es podran modificar o no en funció que la cel·la sigui de color blanc o gris.
A la part inferior, els camps de longitud variable (codi de barres, etc. ) que es poden modificar.
Camps de longitud fixa (en color blanc els modificables i en color gris els que no es poden modificar). [Només s’expliquen els més importants]:
o ORIGEN: els valors són: compra, còpia, DL, donatiu, lliure accés, reconversió.
o TIPO DE EJEMPLAR: Defineix el grup d’exemplar per determinar la durada del préstec:
23 Els codis 220, 221 i 240 (marcats en vermell) només els utilitza el sistema per gestionar el PUC.
o PRESTADO: data i hora en que es va prestar l’exemplar (només apareix si l’exemplar està prestat).
o PREST EN: ubicació des d’on s’ha fet el préstec: 1, client Millennium; 2, màquina d’autopréstec; seguit del codi del CRAI Biblioteca.
o DEVOLVER: data en la qual s’ha de tornar l’exemplar (només apareix si l’exemplar està prestat).
o Nº USUARIO: número del registre d’usuari que té en préstec el document (només apareix si l’exemplar està prestat).
o ULT USUARIO: número de registre de l’últim usuari que va agafar en préstec l’exemplar. Si cliquem 2 cops en aquest número apareix el registre complet de l’usuari.
o ULT DEV: última data en que l’exemplar es va tornar al CRAI Biblioteca. Apareix sempre que s’hagi prestat algun cop, independentment de que actualment estigui o no en préstec.
o NºRENOVACIONES: nombre de vegades que l’usuari actual ha renovat el préstec d’aquest exemplar.
o NºRETRASOS: nivell de l’últim avís de reclamació enviat a l’usuari (apareix només en el cas que un préstec estigui vençut).
o VENCID EL: data en la qual s’ha enviat el darrer missatge de cortesia o reclamació (només apareix si l’exemplar està prestat).
o FECHA REC: no s’utilitza.
o TOT PREST: nombre total de vegades que aquest exemplar s’ha prestat.
o TOT RENOV: nombre total de vegades que s’ha renovat el préstec.
o ÚLTIMA FECHA PREST: data i hora de la última vegada que l’exemplar es va prestar.
24 o UBICACIÓN: CRAI Biblioteca al qual pertany el document. Les ubicacions del tipus
“9cb...” són d’ús exclusiu del sistema PUC i les assigna exclusivament el sistema.
o REGLA PRES: camp essencial per al préstec. És el número de la “Regla de préstec” que s’aplica en aquest moment a aquest exemplar prestat (només apareix si l’exemplar està prestat).
Les diferents regles de préstec estableixen les condicions dels préstecs: temps, possibilitat o no de renovació, nombre d’avisos de reclamació, textos dels avisos, etc
o ESTADO: estat en el qual es troba un exemplar. Aquest valor es visualitza a la columna ESTAT de l’OPAC
Alguns d’aquests valors s’han d’assignar en afegir un exemplar:
Disponible (-): és el valor que escollim per als exemplars de préstec normal i restringit.
Consulta a Sala (o): és el valor que escollim per als exemplars exclosos de préstec.
Novedad (l).
I d’altres els genera el sistema i no es poden modificar:
Afirma Devuelto (z)
En tránsito (t)
Reservado (!)
Reclamado (n)
o Mensaje Ejem: a Exclòs a Cervera; — No message; s Núm. Revista; f On the fly; d Per desafectar; null
o Mensaje OPAC: descriu la modalitat de préstec que hem definit que es visualitzi a l’OPAC
de moment utilitzarem els següents:
---
1 Normal
2 Restringido
3 Excluído (per als exemplars exclosos de préstec)
4 3 dies
5 2 hores
6 4 dies
8 Especial
9 6 hores
a BR
b BR fin semana
c BR Excluido
d Pedir por PI
e 5 dies
25 o Prest Act: nombre de préstecs que aquest exemplar ha tingut durant aquest any. En acabar l’any aquest comptador es posa a 0 i el total de préstecs es traspassa al següent camp
o Prest Ant: nombre de préstecs de l’any anterior.
Si modifiqueu el camp Tipus d’exemplar, heu de modificar els camps ESTADO i Mensaje OPAC en consonància:
1.Disponible ► Disponible ► Normal 2.Préstec restringit ► Disponible ► Fin de semana 3.Exclòs de préstec ► Consulta en sala ► Excluído Vegeu la taula 3 de Camps fixos dels registres a Millennium.
Camps de longitud variable: [Només es detallen els més importants]:
o Código de barras o Topográfico o Volumen
o Mensaje: es genera automàticament cada cop que es realitza una transacció (reserva/préstec/trànsit/devolució). S’esborra automàticament quan la transacció canvia d’estat
o Nota interna o Estado vtls o Nota pública o URL
o Nota Reserva o Ejemplar
Vegeu també: Gestió d'exemplars i holdings.
5.1.3. Modificar i/o afegir registres d’exemplar i holdings
Des del mòdul de circulació i amb qualsevol dels 2 permisos que s’utilitzen en aquest mòdul es poden modificar i afegir registres d’exemplars.
Si fem una cerca des de la icona “Búsqueda/reservas” per defecte apareix la següent pantalla
Per poder gestionar exemplars hem de clicar al desplegable Ver
26 i canviar a i EJEMPLAR
només hem de clicar 2 cops sobre l’exemplar per canviar dades d’aquest exemplar o clicar a
“Asociar Nuevo/a Ejemplar” si volem afegir un exemplar.
Si volem treballar amb holdings canviar a c Fondos.
6. PRÉSTECS, DEVOLUCIONS, RENOVACIONS 6.1. Préstec
Per realitzar un préstec s’ha de recuperar primer el registre d’usuari.
o Llegint o teclejant el codi de barres del carnet d’usuari des del “Mostrador de circulación”.
o Buscant el registre d’usuari pels índexs corresponents:
• nRomero Jimenez (nom)
• u22334455 (DNI)
o Seleccionant l’usuari des de “Fichero”, “Últimos usuarios”.
Si només hi ha un usuari que coincideixi amb la cerca, s’obrirà directament el seu registre. Si hi ha més d’un usuari amb el mateix criteri de cerca es mostrarà la llista de registres d’usuaris coincidents. En aquest cas hem de seleccionar l’usuari fent doble clic. Si el registre està duplicat comunicar-ho a la USU.
Després a la caixa de text “Introducir o escanear códigos de barras”, llegirem o teclejarem el codi de barres de l’exemplar que es vol deixar en préstec.
En aquest moment i depenent del tipus d’usuari i del tipus d’exemplar, el programa determina la regla de préstec que s’aplica:
27
• 90 dies per a l’usuari Exposicions
• 30 dies per a professors
• 60 dies per a l’usuari Préstec Interbibliotecari
• 20 dies per als estudiants de 3r cicle i el PAS
• 10 dies per a la resta d’usuaris
• 7 dies per a tots els usuaris en el cas d’obres de bibliografia recomanada
• 5 dies tots els usuaris en el cas d’obres de préstec d’audiovisuals
• 3 dies per a tots els usuaris en el cas d’obres de préstec restringit
• 1 dia per als exemplars exclosos de préstec
• etc.
Si el registre de l’usuari està bloquejat, caducat, etc., el sistema ens mostra un missatge d’advertència
28 A continuació el programa calcula la data de devolució (si la data de retorn coincideix amb un dia festiu, es posposa fins al següent dia feiner).
En aquest mateix moment es pot modificar la data de devolució clicant “Cambiar Fecha Devolucion”
També es pot canviar la data de devolució un cop prestat l’exemplar però abans que venci el període de préstec, des de la pestanya “Ejemplares prestados” clicant a “Cambiar Fecha Devolucion”. En aquest cas, el programa ho entén com una renovació.
29 Cliquem la icona i a la caixa inferior apareix informació amb el títol, el codi de barres i la data de venciment
6.2. Devolució
6.2.1. Devolució d’exemplars sense usuari
o Seleccionem el botó Devolución de la barra de navegació (vertical).
o Llegim o escrivim el codi de barres de l’exemplar
Podem anar retornant documents de diferents usuaris, i al final del procés tancar l’aplicació.
Fins a 2 hores després de que s’hagi tornat el document en préstec sortirà aquest missatge a l’OPAC: “Retornat recentment”
6.2.2. Devolució d’exemplars des del Mostrador de circulación
Des de la pantalla principal del Mostrador de circulación recuperem el registre d’usuari.
Seleccionem la pestanya Devolver.
Escanegem el codi de barres de l’exemplar. En cas que el retorn s’efectuï amb retard, el sistema calcula els dies de sanció (1 dia de bloqueig per cada dia de retard i document de préstec normal o audiovisuals, 4 dies per dia de retard i document de préstec restringit o bibliografia recomanada, i 6 dies per dia de retard i document de bibliografia recomanada en préstec de cap de setmana) i bloqueja l’usuari fins el dia corresponent.
Per tal que un usuari no es bloquegi si retorna un llibre amb retard podem utilitzar l’opció
“Retroceder fecha” abans d’escanejar el codi de barres de l’exemplar. Apareix un calendari que ens permet escollir la data de retorn.
És molt important marcar sempre la data al calendari abans d’introduir el codi de barres de l’exemplar perquè sinó es realitza el retorn amb data de devolució del dia.
6.2.3 Afirman Devuelto
S’utilitza aquesta opció quan un usuari afirma que ha tornat un document en préstec que, no obstant, no apareix.
Per fer-ho, cliqueu al botó Afirma devuelto des de la pestanya Ejemplares prestados. El sistema desplega el calendari per tal d’escollir la data en la que suposadament es va tornar el document. A continuació hem d’escollir entre les 3 opcions següents:
30 Escolliu la segona opció: “Devolver ejemplares (sin multar) y cambiar el estado a AFIRMAN DEVUELTO”
El sistema genera una nota tant en el registre d’exemplar com en el de l’usuari: “Lun 16 Jun 2008: Afirman devuelto el Vie 13 Jun 2008 por.p1004841”.
En el cas que el document aparegui i se’n vulgui fer un préstec, Millennium avisa que té l’estat
“z” i en suprimir l’estat s’esborra la nota interna. En canvi, el “afirma devuelto” del registre d’usuari es manté i per tractar-se d’un camp fixe de Millennium no es podrà esborrar mai.
6.3. Renovacions
Es poden renovar els préstec de dues maneres:
o anant des del Mostrador de Circulación, un cop recuperat el registre d’usuari, a la pestanya “Ejemplares Prestados” i clicant el botó Renovacions.
o des de la icona Renovación (sin usuario) de la barra de navegació.
El programa renova el préstec del/s exemplar/s seleccionat/s i calcula la nova data de retorn a partir del dia en que venç el període de préstec.
Com a norma general no s’ha de permetre fer renovacions:
o a un usuari amb préstecs vençuts;
o a un usuari bloquejat;
o a un usuari amb el registre caducat o que caducarà abans de la data de devolució de la següent renovació;
o no es poden renovar els préstecs restringits, Bibliografia recomanada de préstec de cap de setmana ni els documents exclosos de préstec;
o no es poden fer renovacions fins a 3 dies abans que caduqui la data de préstec.
IMPORTANT: Si voleu fer renovacions de préstec vençuts, heu de retornar-los aplicant
“Retroceder fecha” i tornar-los a prestar, perquè si renoveu un préstec vençut, Millennium aplica els dies de bloqueig proporcionals als dies de retard entre la data en que s’hauria d’haver tornat i la data en que es fa la renovació.
31
7. RESERVES
7.1. Condicions de les reserves
o Les reserves de documents de préstec normal, préstec normal IL3, préstec restringit i audiovisuals, així com les Sales de Treball sempre les ha de gestionar directament l’usuari des del OPAC.
o Des del Client de Circulació només es fan reserves de documents de préstec normal Cervera i Bibliografia recomanada, així com les Sales de Treball per a cap de setmana i/o festius.
o Un usuari pot reservar un màxim de 6 obres diferents de forma simultània.
o No es podran posar reserves si l’usuari té préstecs pendents de retorn o està bloquejat.
o No es poden reservar els documents de préstec normal SAE, préstec normal INEFC, Bibliografia recomanada en préstec de cap de setmana ni els exclosos de préstec (consulta a sala).
o Quan l’exemplar reservat estigui disponible, s’avisarà a l’usuari que el pot passar a recollir (per això és necessari que l’adreça de correu electrònic de l’usuari consti al camp EMAIL 1 del seu registre d’usuari)
o La reserva que no sigui retirada al quart dia de l’avís, quedarà cancel·lada.
o Per norma general posarem les reserves sobre exemplars concrets. També podem posar una reserva sobre un registre bibliogràfic. No farem servir aquest últim tipus de reserva quan hi hagin altres exemplars disponibles de la mateixa obra o quan hi hagin exemplars disponibles en altres CRAI Biblioteques.
7.2. Reserves sobre exemplars no disponibles
7.2.1. Fer una reserva d’un exemplar en préstec 7.2.1.1. Des de <Mostrador de Circulación>
Des d’aquesta opció podem posar una reserva a un exemplar concret i també veure, modificar cancel·lar i transferir les reserves fetes.
1. Recuperem el registre d’usuari a la base de dades (per codi de barres, nom o dni).
2. Seleccionem la pestanya ”Reservas”
i fem clic al botó “Añadir Reservas”
3. Busquem l’exemplar a la base de dades. Seleccionem l’índex per on volem buscar, desplegant la cel·la que hi ha a l’esquerra de la caixa de cerca i introduïm el text que volem buscar.
32 4. Quan fem intro o clic al botó “Buscar” recuperem el registre o els registres que
coincideixen amb l’estratègia de cerca. Si no hi ha resultats, el sistema mostra un llistat amb les entrades que troba més pròximes.
5. Un cop localitzat l’exemplar, podem escollir posar una reserva sobre un exemplar determinat (botó: “Reservar ejemplar seleccionado”) o sobre el títol (botó:
“Reservar primera copia devuelta”)
Seleccionem l’exemplar i fem clic al botó “Reservar Ejemplar Seleccionado”
6. Ens pregunta si volem generar la sol·licitud de reserva. Sempre hem de seleccionar la primera opció perquè el sistema generi l’avís de reserva i l’enviï a la bústia genèrica del CRAI Biblioteca propietària de l’exemplar.
7. A la pantalla següent, haurem de seleccionar una sèrie de variables:
o Ubicació de recollida — per defecte surt el CRAI Biblioteca des d’on fem la reserva, però podem canviar-lo amb el desplegable.
o No deseado antes de — no posarem cap data.
o No deseado después del — per defecte comptabilitza 180 dies des de la data actual. Podem especificar una data límit menor que ens dirà l’usuari. Si després d’aquesta data l’exemplar encara no està disponible, la reserva s’anul·larà automàticament.
7.2.1.2. Des de <Búsqueda/Reservas>
Des d’aquesta opció <Búsqueda/Reservas por título> també podrem reservar un exemplar concret i veure, modificar, cancel·lar i transferir les reserves fetes.
Els passos són similars als explicats a l’apartat anterior.
1. Recuperem el registre de l’exemplar a la base de dades. Podem buscar pels diferents índexs (per títol, autor, signatura, codi de barres…).
2. Des de la pestanya “Sumario” fem clic al botó “Reservar ejemplar seleccionado”.
33 3. Busquem a la base de dades
l’usuari que vol fer la reserva.
4. Apareix la pantalla per incloure informació addicional de la reserva (ubicació de recollida…).
• Ubicació de recollida — per defecte surt el CRAI Biblioteca des d’on fem la reserva, però podem canviar-lo amb el desplegable.
• No deseado antes de — No posarem cap data.
• No deseado después del — per defecte comptabilitza 180 dies des de la data actual. Podem especificar una data límit menor que ens dirà l’usuari. Si després d’aquesta data l’exemplar encara no està disponible la reserva s’anul·larà automàticament.
A la pestanya “Reserves d’exemplar”, apareix ara el nombre incrementat una nova línia amb la informació de la reserva.
Si seleccionem una de les reserves podem cancel·lar-la i/o modificar-la. També podem filtrar la llista de les reserves per veure-les totes (“Todo”) o solament les que han de ser recollides al nostre CRAI Biblioteca (“Ubicación actual”).
També podrem afegir un nou usuari a la cua de les reserves i canviar la prioritat.
Des de l’OPAC
L’usuari pot veure l’estat de la reserva a ‘el meu compte’
Podem veure l’estat de la reserva de l’exemplar en concret fent clic al títol. Es mostra aquesta pantalla:
34 7.2.2.Modificar una reserva
Tant des de l’opció <Mostrador de Circulación>
com des de <Búsqueda/reser…> podem modificar les condicions d’una reserva.
Recuperem la reserva i fem clic al botó
“Modificar Reservas”.
A la finestra amb la informació de la reserva, podem modificar les seves condicions.
7.2.3. Cancel·lar una reserva
Igualment, tant si es fa des de l’opció <Mostrador de circulación>, com des de l’opció
<Búsqueda/reserv…>, recuperem la reserva i fem clic al botó “Cancelar Reserves”.
El sistema ens ofereix tres possibilitats:
o Cancel·lar la reserva i posar l’exemplar com a extraviat (si anul·lem la reserva perquè no apareix l’obra).
o Cancel·lar la reserva sense modificar l’estat de l’exemplar (aquesta serà l’opció més freqüent quan cancel·lem una reserva sobre un exemplar no disponible).
o No cancel·lar.
A continuació hem de decidir si enviarem o no a l’usuari una comunicació dient que acabem de cancel·lar la seva reserva.
Fem clic al botó SI. El sistema ens permetrà triar entre els dos textos disponibles:
Si la cancel·lació ha estat per iniciativa del CRAI Biblioteca (perquè l’exemplar s’ha extraviat, o ha estat retirat…), seleccionem “drop hold:cancel- bib”
El text que rep l’usuari és:
La reserva que teníeu d'aquest document ha estat cancel·lada.
L'exemplar no està disponible.
Disculpeu les molèsties.
Atentament,
35 Seleccionem “drop hold: cancel-usu” si la
cancel·lació ha estat per petició expressa de l’usuari. Tot i existir el text, aquest no s’envia.
El text és:
La sol·licitud de reserva ha estat cancel·lada a petició seva.
Atentament,
7.2.4. Gestió de la cua de reserves o Afegir un usuari a la cua de reserves.
o Des de l’exemplar en concret i des de la pestanya “Reservas” podem afegir un nou usuari a la cua de reserves ja existent. Només cal que fem clic al botó “Añadir usuario”
i introduirem les dades del nou usuari.
o Modificar l’ordre de la cua de reserves.
Per defecte, les reserves s’ordenen en el mateix ordre que es processen, ara bé, podrem modificar l’ordre de les reserves i establir un nova prioritat.
Aquest procediment l’utilitzarem en els casos que per error haguem cancel·lat una reserva.
Podem restituir l’usuari en l’ordre que tenia a la cua de reserves. En aquest cas haurem de tornar a posar una reserva per aquest usuari i després fem clic al botó “Modificar Reservas”.
A l’OPAC cada usuari pot veure l’ordre de prioritat que ocupa a la cua de reserves des del seu registre d’usuari a la columna “Estado”
o Transferir reserves a un altre exemplar.
Des de la pestanya “sumari” podem transferir les reserves d’un exemplar determinat a un altre del mateix títol (per exemple si l’exemplar s’ha perdut o està en molt mal estat quan el tornen). Seleccionem l’exemplar al qual volem transferir la reserva i fem clic al botó “Transferir reservas”. Apareix una llista desplegable amb els altres exemplars del mateix títol.
36 7.2.5. Devolució d’un exemplar reservat
Quan retornen un exemplar que té una reserva, el sistema ho detecta i mostra aquesta pantalla:
1. Seleccionem “Fulfill hold”
2. Apareix un missatge informant que l’exemplar ha de ser col·locat a la prestatgeria de reserves del CRAI Biblioteca en qüestió per a l’usuari que l’ha reservat. Després, pregunta si volem imprimir un full amb les dades de la reserva per a col·locar-lo dins de l’exemplar.
3. Si diem que Sí, s’imprimirà això:
TITULO: El Ensayo en los siglos XIX y XX / Pedro Aullón de Haro SIGNATURA: 07 860"18/19"-3.09 Aul b07
COD BARRAS: 0700230314 USUARIO: LLETRES TARDA RECOGER EN: Campus Mundet
4. L’endemà l’usuari rebrà un missatge per correu electrònic en què se li dirà que ja pot passar a recollir l’exemplar reservat.
5. Quan l’usuari vingui al CRAI Biblioteca, seleccionem <Mostrador de Circulación>, i busquem el seu registre a la base de dades. El sistema avisarà que té exemplars reservats a punt per a recollir.
6. Finalment, li fem el préstec.
7.3. Reserves sobre exemplars disponibles
Quan es reserva un exemplar disponible, el programa ofereix dues opcions, segons si l’exemplar pertany o no al nostre CRAI Biblioteca:
37 L’exemplar pertany al nostre CRAI Biblioteca
però està perdut. El sistema ens ofereix la possibilitat de reservar-lo i canviar el seu estat a PERDUT, o bé posar només la reserva.
L’exemplar pertany a un altre CRAI Biblioteca i volem sol·licitar un PRÉSTEC ENTRE BIBLIOTECAS (loans a VTLS).
El sistema pregunta si volem imprimir la sol·licitud de reserva o no.
Triarem sempre: “Reservarlo; imprimir solicitud de reserves”. El CRAI Biblioteca on hi ha l’exemplar rebrà un missatge, a l’adreça de correu-e de préstec, amb la llista d’exemplars que haureu de preparar per enviar al CRAI Biblioteca que ha posat la reserva.
7.3.1. Gestió del PRÉSTEC ENTRE CENTRES (loans)
Un usuari (Lletres II, al nostre exemple) va al CRAI Biblioteca de Lletres, demana un exemplar que està a la Biblioteca de IL3, per recollir al CRAI Biblioteca de Lletres.
7.3.1.1. Com posar una reserva sobre un exemplar disponible d’un altre CRAI Biblioteca
El CRAI Biblioteca de Lletres posa la reserva d’un exemplar disponible de la Biblioteca de IL3.
Tant des de l’opció <Mostrador de Circulación> com des de <Búsqueda/reser…> podrem posar una reserva sobre un exemplar disponible.
1. Des de l’opció <Mostrador de circulación>. Buscar l’usuari Lletres II (al nostre exemple).
2. Seleccionem la pestanya “Reserva“ i fem clic al botó “Añadir reservas”
3. Busquem el llibre per títol, matèria…
38 4. Si fem clic al botó “Expandir Todo” veurem totes les entrades. Seleccionem la que ens interessa, per exemple la primera i fem clic al botó “Reservar Ejemplar seleccionado”.
5. Fem clic al botó “Reservarlo; imprimir solicitud de reservas”
6. En aquesta pantalla indiquem a quin lloc l’estudiant vol anar a recollir l’exemplar, per defecte la ubicació de recollida és el CRAI Biblioteca que fa la reserva.
39 A l’OPAC en aquest moment surt:
7.3.1.2. Que ha de fer el CRAI Biblioteca a la qual es sol·licita l’exemplar
La Biblioteca de IL3 comprova les reserves que han estat posades sobre els seus exemplars disponibles
Comprovem, a primera hora del matí, el correu de préstec genèric si hem rebut el missatge amb la Llista de peticions de reserves i que hem de preparar per enviar/posar a la gaveta del CRAI Biblioteca corresponent.
El missatge inclou la informació següent:
Lista Ejemplares Solicitados Pgina 1
Vie 23 May 2008 10:16am
1. AUTOR: Polo Sanchez, Julio
1. TITULO: Arte barroco en Cantabria 2. SIGNATURA:
3. CODBARRAS: 070016201 4. ESTADO:DISPONIBLE 5. UBICACION:Belles Arts 6. RECOGEREN:Letras 7. MENS_OPAC: ---
El camp RECOGER EN: ens indica a quin CRAI Biblioteca hem d’enviar el llibre.
Imprimim el missatge.
Anem a buscar el llibre al prestatge 1. Si el localitzem:
40 Entrem el codi de barres des de l’opció <Devolución>
Seleccionem fulfill hold
Seleccionem En Transito a b07
Demana si volem imprimir. Si diem que sí, s’imprimirà:
HORA: 26-06-08 01:57pm TERMINAL: 0
TITULO: Arte barroco en Cantabria: retablos e imaginería 1660- 1790 / Jul
SIGNATURA: 41 B 73.034.7(46Can) Pol b41 COD BARRAS: 0700162101
ESTADO: EN TRANSITO RECOGER EN: Filología
Recibido. El ejemplar tiene una reserva a recoger en Filología Cuando llegue a Filología, por favor devuelva el ejemplar para activar la reserva.
Posem el llibre a la bossa vermella i a la Gaveta per enviar-lo cap al CRAI Biblioteca de Lletres A l’OPAC surt en trànsit+1reserva:
41 Nota: Podem veure l’estat de la reserva des l’opció <Ver Reservas> (s’explica les funcionalitats d’aquesta opció a l’apartat 7.5. Veure les reserves pendents). També podem visualitzar l’estat de la reserva des de la pantalla de l’exemplar, pestanya “Sumario” a la columna vencimiento:
“En Tránsito”.
Si seleccionem la pestanya “Registro i12…” apareix al camp nota: EN TRANSITO de ub41circ a b07.
2. Si no trobem el llibre al prestatge:
Podem:
o Transferir la reserva cap a un altre exemplar del mateix títol (explicat a l’apartat:
7.2.4. Gestió de la cua de reserves. Transferir reserves). O bé o Cancel·lar la reserva:
a. des de l’opció <Búsqueda/Reser> seleccionem l’índex Código de barras i entrem el codi de barres.
b. Seleccionem “Cancelar reserva y cambiar estado a EXTRAVIADO”
42 c. A la pantalla següent, fem clic al botó “Si”
d. En aquest cas, com que la reserva la cancel·la el CRAI Biblioteca, seleccionem
“drop hold—biblio”
Nota: si al cap d’uns dies apareix l’exemplar, des de l’opció <Devolución> entrem:
Seleccionem el botó Si per canviar l’estat de l’exemplar a “DISPONIBLE”.
7.3.1.3. Que s’ha fer quan un exemplar reservat arriba al CRAI Biblioteca L’exemplar arriba al CRAI Biblioteca de Lletres
1. Des de l’opció <Devolucion> entrem el codi de barres.
2. Seleccionem Fulfill hold
43 3. Imprimim el full per posar a dins del llibre (opcional)
4. S’imprimeix el text:
TITULO: Arte barroco en Cantabria: retablos e imaginería 1660-1790 / Jul SIGNATURA: 41 B 73.034.7(46Can) Pol b41
COD BARRAS: 0700162101 USUARIO: LLETRES II RECOGER EN: Filología
A l’OPAC surt reservat:
5. L’usuari rep al dia següent un Avís de recollida, informant-lo que ja pot passar a recollir l’exemplar que havia reservat i que té un període màxim de 4 dies hàbils per a recollir-lo.
L’usuari també pot veure l’estat de la reserva a l’OPAC i des de l’opció ‘el meu compte’
44 6. Si ja ha passat el període màxim i l’usuari no ha vingut al CRAI Biblioteca, l’exemplar
s’ha de retirar de la prestatgeria de reserves i tornar-lo a la seva ubicació habitual.
IMPORTANT:
Diàriament hem de seleccionar l’opció <Limpiar la estantería de reservas>. (S’explica com fer- ho a l’apartat 7.4. Netejar reserves expirades i netejar prestatgeria de reserves).
També hem de controlar periòdicament l’estat de les nostres reserves pendents des de l’opció Ver reservas pendientes. (Vegeu apartat 7.5. Veure Reserves pendents).
Quan l’usuari ve al CRAI Biblioteca de Lletres, des de l’opció <Mostrador de circulación> el busquem a la base de dades i, surt el missatge:
I li fem el préstec.
7.3.1.4. Devolució de l’exemplar i reenviament al CRAI Biblioteca d’origen L’usuari torna l’exemplar al CRAI Biblioteca de Lletres
Seleccionem <Devolución> i entrem el codi de barres
45 Millennium detectarà que la devolució es fa a un CRAI Biblioteca diferent al CRAI Biblioteca d’ubicació de l’exemplar i l’estat de l’exemplar canviarà a “en transito”.
Podem imprimir el full per posar a dins el llibre
Si fem clic al botó Si, s’imprimeix:
HORA: 26-06-08 02:06pm TERMINAL: 0
TITULO: Arte barroco en Cantabria: retablos e imaginería 1660-1790 / Jul SIGNATURA: 41 B 73.034.7(46Can) Pol b41
COD BARRAS: 0700162101 ESTADO: EN TRANSITO
Recibido. Pertenece a Bellas Artes
Posem el llibre a la bossa vermella i a la gaveta per enviar a la Biblioteca de IL3 A l’OPAC l’estat és:
Quan l’exemplar arriba a la Biblioteca de IL3.
També, des de l’opció <Devolución> entrem el codi de barres perquè l’estat de l’exemplar passi de “En transito” a “Disponible”.
A l’OPAC surt: Retornat recentment
46
7.4. Netejar reserves expirades i netejar prestatgeria de reserves
Anomenem reserves expirades aquelles que han superat la data límit fixada per l’usuari en el moment de fer la reserva (això s’haurà fet a través de l’opció No deseado después del).
Quan diem que cal netejar la prestatgeria de reserves, ens referim a cancel·lar aquelles reserves que l’usuari no ha vingut a recollir després d’haver passat els quatre dies normatius.
Per poder netejar les reserves que han expirat o que han estat cancel·lades pel CRAI Biblioteca, cada dia hem de seleccionar l’opció <Limpiar estantería de reservas>, i triem:
Reserves. Generar un llistat d’aquells exemplars que s’han de retirar. Si escollim l’opció per defecte “Limpiar reservas expiradas y estante de reservas”, es generarà un únic informe global de totes les reserves que s’esborraran, tant aquelles que han expirat sense arribar a l’estant de reserves com les que s’han de retirar d’allí. Podem optar també per treure els dos llistats per separat (per un costat el de reserves expirades, i per l’altre, el de la prestatgeria de reserva).
Ubicació. L’opció per defecte agafa la ubicació vinculada al login amb què hem entrat a Millennium. Conservarem aquesta opció i netejarem solament la prestatgeria de reserves del nostre CRAI Biblioteca.
Clicarem sobre el botó “Borrar”.
Es generarà un llistat amb totes aquelles reserves que ja han expirat i amb els exemplars que actualment estan a la prestatgeria de reserves i que han de ser retirats i retornats al seu lloc habitual. El llistat presenta un sumari amb el resum de les reserves que s’esborraran. A més conté una taula amb informació de cadascuna de les reserves que s’esborraran: usuari, títol, signatura de l’exemplar, seguida de la lletra identificativa de la seva ubicació, codi de barres, i estat de la reserva.
Si cliquem el botó Detalles podrem veure més informació de cada reserva. Apareixerà informació complementària (com per exemple la data en què va ser posada la reserva, data d’expiració, ubicació de recollida, notes…), i si hi ha més reserves: informació sobre el següent usuari de la llista.
47 Aquest llistat, sempre s’ha d’imprimir.
Si intentem tancar la pantalla sense imprimir, el sistema ens avisarà que la informació s’esborrarà definitivament i no la podrem tornar a recuperar. Cal, doncs, respondre que NO, i imprimir primer aquest llistat.
Finalment, hem de retornar els exemplars al seu lloc habitual.
o Si pertany al nostre CRAI Biblioteca i no té més reserves, l’exemplar es retornarà a la seva prestatgeria. El seu estat haurà passat ja automàticament a DISPONIBLE.
o Si l’exemplar tenia més reserves passarà al següent usuari de la llista. Hem de fer
<DEVOLUCIÓN> si volem imprimir una nova fulla per a posar dins del llibre, que substituirà l’anterior. L’exemplar es quedarà a la prestatgeria de reserves.
o Si l’exemplar pertany a una altra ubicació, passarà a estat “En tránsito”. Hem de fer
<DEVOLUCIÓN> per a imprimir la nova fulla de trànsit i retornar-lo al seu CRAI Biblioteca a través de la gaveta, utilitzant la bossa vermella corresponent.
7.5. Veure les reserves pendents
Des del mòdul de circulació de Millennium hem d’examinar cada dia la nostra prestatgeria de reserves, obtenir el llistat de llibres que conté, i consultar l’estat de cadascuna de les reserves que hi han de ser recollides.
Hem de seleccionar l’opció <Ver reservas> per poder generar un llistat a partir de diferents criteris:
Data en què es va posar la reserva. Per defecte, en aquesta opció apareix la data d’avui.
S’inclouran a la llista totes les reserves posades amb anterioritat al dia d’avui. Les reserves que s’hagin fet avui no apareixeran a la llista, ja que la tramitació de les reserves inclou alguns processos que Millennium fa automàticament cada nit.
Es recomana, també, treure periòdicament un llistat de les reserves posades abans d’un període més llarg (per exemple, quinze dies), per tal de veure quines ho han estat encara resoltes, i veure si podem agilitzar-les (per exemple, podem transferir la reserva a d’altres exemplars disponibles o valorar si hem de comprar més exemplars d’una obra).
Ubicació de recollida. Per defecte, Millennium ens mostrarà les reserves posades per ser recollides al nostre CRAI Biblioteca. Aquesta serà l’opció que normalment escollirem. També és possible veure les reserves pendents: de tots els CRAI Biblioteques (“todo”), o d’un en concret (“seleccionar ubicación”).
48 Altres criteris: nom de l’usuari, títol, topogràfic, codi de barres, estat de l’exemplar, ubicació de l’exemplar, estat de la reserva
Per veure totes les reserves que s’ha posat sobre exemplars disponibles del nostre CRAI Biblioteca i que hem de preparar per enviar als diferents CRAI Biblioteques, seleccionem a
"Ubicacion Ejemplar" el nostre CRAI Biblioteca i marquem “Todo”, a Ubicación de Recogida.
Per generar el llistat fem clic al botó “Ver reservas pendientes”
Apareix el llistat amb una capçalera resum amb les dades següents:
o data límit per a la qual s'ha generat el llistat (Reservas pendientes efectuadas antes de…)
o data i hora en què s'ha sol·licitat el llistat o número de reserves pendents
o número de reserves ja a punt a la prestatgeria de reserves o número de reserves a nivell bibliogràfic
o número de reserves a nivell d’exemplar
49 A més a més es presenten les dades de cada reserva en una taula de 9 columnes. El contingut de les columnes és el següent:
o Fecha realizado: Data que es va posar la reserva
o No necesitado despues de/No necesitado antes de: Límits temporals per a la vigència de la reserva
o Info usuario: Dades de l’usuari: nom i cognoms, número de registre d’usuari (p.xxxxxxx), correu electrònic, telèfon.
o Título: títol de l’obra reservada
o Código de barras/Topográfico del ejemplar
o Ubicación: Codi del CRAI Biblioteca a la qual pertany l’exemplar
o Ubicación de recogida: codi del CRAI Biblioteca on s’ha de recollir l’obra reservada o Estado / Estado de la reserva
Alguns valors possibles de l’estat de l’exemplar:
• Available. Disponible
• In transit. En trànsit
• due: Mon 30 jun 2014. Prestat: data de retorn
• On holdshelf. A la prestatgeria de reserves Alguns valors possibles de l’estat de la reserva:
• Item hold with 1 of 2 holds. Reserva sobre l’exemplar, primera reserva d’una llista de dues reserves.
• Item hold on holdshelf. Reserva sobre un exemplar que ja està a la prestatgeria de reserves.
50 La icona després del nom de la columna indica que el contingut és compartit per dos camps diferents, i es pot alternar la visualització d’un o un altre camp clicant al botó dret del ratolí.
Podem ordenar els resultats de la taula per cada columna de manera ascendent o descendent.
Per exemple, al llistat de les reserves posades sobre exemplars del nostre CRAI Biblioteca, podem ordenar la taula per la columna Topográfico o per Ubicación de Recogida. D’aquesta manera agruparem tots els exemplars que hem d’enviar a un determinat CRAI Biblioteca i podem veure l’estat de les reserves.
