Gestión de procedimientos técnicos para la reducción de costos de mantenimiento preventivo en la compañía AJE Colombia

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Gestión de procedimientos técnicos para la reducción de costos de mantenimiento preventivo en la compañía AJE Colombia

Gestión de Mantenimiento Preventivo

Autores:

Edwin Andrés Alfonso Puin 20172197067 Nilton Jhair Velasco Aranda 20172197063

Universidad Distrital “Francisco José de Caldas

Facultad de Ingeniería

Especialización en Gestión de Proyectos de ingeniería Bogotá D.C.

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Tabla de contenido

Introducción ... 1

Justificación ... 2

1. Problema ... 4

1.1. Descripción del problema ... 4

2. Objetivos ... 6

2.1. Objetivo General ... 6

2.2. Objetivos específicos ... 6

3. Fundamentación teórica ... 7

3.1. Estado del arte ... 7

5.1. Ingeniería del proyecto... 21

5.2. Tamaño del proyecto ... 21

5.2.2. Factores ... 21

5.3. Localización ... 22

5.4. Funciones del proyecto ... 23

5.5. Prestación de mantenimiento ... 25

5.5.1. Mantenimiento Autónomo ... 25

5.5.2. Mantenimiento predictivo ... 26

5.5.3. Mantenimiento Preventivo ... 27

5.5.4. Mantenimiento Correctivo ... 28

5.5.5. Mantenimiento Mayor ... 28

5.6. Proceso de Mantenimiento en AJE Colombia ... 29

5.7. Alternativas de solución ... 32

5.7.1. Implementación de software especializado ... 32

5.7.2. Contratación de personal técnico ... 38

6. Estudio Financiero ... 42

6.1. Presupuesto de inversión ... 42

6.1.1. Inversión Fija ... 43

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6.1.3. Inversión consolidada ... 44

6.2. Flujos de caja ... 45

6.2.1. Situación con proyecto Implementación de Software ... 46

6.2.2. Situación con proyecto Técnico Especializado ... 50

7. Conclusiones ... 53

8. Recomendaciones ... 54

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Lista de Tablas

Tabla 1 Análisis DOFA (Autores) ... 15

Tabla 2 Análisis Interno (Autores)... 16

Tabla 3 Análisis Externo (Autores) ... 16

Tabla 4 Estructura de Costos (AJE Colombia) ... 17

Tabla 5 Inversión Fija Software (Autores) ... 43

Tabla 6 Inversión Capital de trabajo Contratación de personal Mes (Autores) ... 44

Tabla 7 Inversión Capital de trabajo Contratación de personal Año (Autores) ... 44

Tabla 8 Flujo de Costos Netos - Situación sin Proyecto ... 45

Tabla 9 Flujo de Costos Netos Software Recursos propios - Pesimista (Reducción 1%) ... 47

Tabla 10 Flujo de Costos Netos Software Recursos propios - Medio (Reducción 3%) ... 47

Tabla 11 Flujo de Costos Netos Software Recursos propios - Optimista (Reducción 5%) ... 48

Tabla 12 Flujo de Costos Netos Software con Financiación - Pesimista (Reducción 1%) ... 49

Tabla 13 Flujo de Costos Netos Software con Financiación - Media (Reducción 3%) ... 49

Tabla 14 Flujo de Costos Netos Software con Financiación - Optimista (Reducción 5%) ... 50

Tabla 15 Flujo de Costos Netos Técnico Especializado - Pesimista (Reducción 1%) ... 51

Tabla 16 Flujo de Costos Netos Técnico Especializado - Normal (Reducción 2%) ... 51

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Lista de Figuras

Figura 1 Ciclo de trabajo de mantenimiento (Viveros, Stegmaier, Kristjanpoller, Barbera & Crespo,

2012). ... 11

Figura 2 Objetivos según Jerarquía Organizacional (Viveros, Stegmaier, Kristjanpoller, Barbera & Crespo, 2012). ... 12

Figura 3 Proveedores/Clientes Proceso Productivo AJE Colombia (Autores) ... 14

Figura 4 Distribución Costos Fijos (%) (AJE Colombia) ... 17

Figura 5 Ubicación AJE Colombia (Google Maps). ... 22

Figura 6 Diagrama de Flujo (Autores) ... 23

Figura 7Diagrama de Gantt del proyecto (Autores) ... 24

Figura 8 Diagrama de proceso de Mantenimiento (Autores) ... 30

Figura 9 Estructura de Mantenimiento AJE Colombia Planta Funza (AJE Colombia) ... 31

Figura 10Estructura de Mantenimiento – Alternativa Software (Autores) ... 35

Figura 11 Diagrama de Flujo Proceso de Mantenimiento - Alternativa Software (Autores)... 36

Figura 12Diagrama de Gantt – Alternativa Software (Autores) ... 37

Figura 13 Estructura proceso de Mantenimiento – Alternativa personal técnico (Autores) ... 40

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Introducción

Para una compañía los activos fijos son esenciales, su operación depende en gran medida por personal capacitado, la tecnología implementada, del buen estado, entre otros factores que

permiten el adecuado funcionamiento de los bienes mencionados. El control de cada uno de ellos es indispensable, tener conocimiento de aptitudes de personal o ciclo de vida de la maquinaria son aspectos que la organización debe tener en cuenta antes y durante el uso de un equipo.

Sin embargo, conocer los aspectos a controlar realmente no es lo importante ya que por experticia o directriz de proveedor se puede tener conocimiento de cuáles son las necesidades y requerimientos para mantener los equipos en óptimas condiciones. Para ello ya existen manuales que permiten la fácil identificación de partes y funcionamiento específico de la maquinaria.

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Justificación

La Eficiencia Total de Equipos (OEE por sus siglas en inglés Overall Effectiveness Equipment) es una herramienta que permite evaluar y discriminar los tiempos de líneas productivas en diferentes subcomponentes ya establecidos (Casilimas y Poveda, 2012). Permite observar de mejor manera la distribución de los tiempos en las distintas máquinas que hacen parte de la línea, identificando así el tiempo que ha sido productivo, la ineficiencia por incumplimiento en

parámetros de calidad, rendimiento (denominado en la compañía como Eficiencia de Línea) o por disponibilidad.

AJE Colombia, compañía dedicada a la fabricación principalmente de bebidas

azucaradas, es una multinacional que cuenta actualmente con 10 líneas de producción, 8 de ellas en la planta principal ubicada en el municipio de Funza, Cundinamarca, los dos restantes se encuentran en el municipio de Malambo, Atlántico. Cada una de estas líneas está compuesta por una serie de máquinas automáticas, siendo de vital importancia el uso de la herramienta

Eficiencia Total de Equipos para poder obtener resultados y realizar una adecuada toma de decisiones, ya que cada parada que no sea programada conlleva costos asociados como mano de obra directa, servicios, arriendos, depreciación, entre otros que afectan directamente el costo del producto final.

Aquellas paradas que afectan la Eficiencia de línea son todas las paradas mecánicas, alistamientos de la máquina, mala calidad en los insumos, fallas operativas o cualquier otra parada que no se tenga contemplada desde el inicio del programa de producción. A partir de este concepto AJE Colombia Planta Funza ha llevado una serie de datos históricos que han permitido realizar la observación de las causas que afectan esta Eficiencia. Durante el año 2016 la

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Debido a que la eficiencia de línea es afectada por múltiples factores, se realiza un análisis exhaustivo que permite identificar que del 40,7%1 del tiempo perdido durante el año 2016, el 23,17% ha sido por falla en la maquinaria (Overall Effectiveness Equipment AJE Colombia, 2016), por otro lado durante el año 2017 del 43,1% del tiempo, la pérdida por falla en la maquinaria ha sido del 24,9% (Overall Effectiveness Equipment AJE Colombia, 2017), lo que indica que los esfuerzos por disminuir el tiempo de las fallas en maquinaria no han sido efectivos y no han podido generar el valor que se espera.

Las fallas en la maquinaria son atacadas directamente por los mantenimientos programados. Para estos mantenimientos se debe contar con personal externo especializado, operadores capacitados, personal de ingeniería, repuestos y tiempos de parada. Debido a estas necesidades los mantenimientos suelen ser sumamente costosos para la compañía, por lo cual el departamento de mantenimiento debe garantizar la óptima operación de la maquinaria después de la intervención, ésta debe estar sustentada por los diferentes parámetros establecidos en la

compañía, tales como horas de operación de la máquina o fallas recurrentes.

Por otro lado durante el año 2016 (Enero a Octubre) se implementaron 2472 Horas calendario en mantenimientos programados (Overall Effectiveness Equipment AJE Colombia, 2016), mientras que en lo que va corrido del año 2017 (Enero a octubre) se han usado 2296 Horas calendario (Overall Effectiveness Equipment AJE Colombia, 2017), por lo cual se infiere que, a pesar de que los tiempos de intervención han sido similares, el resultado no ha sido el mismo, lo que nos podría indicar que existe una falla en los procedimientos técnicos para la planeación y ejecución del mantenimiento preventivo y, añadido a la falta de información confiable, se puede identificar que no se realiza un procedimiento adecuado para enfocar los recursos en lo realmente necesario.

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1. Problema

1.1. Descripción del problema

El objetivo principal de toda compañía con ánimo de lucro es obtener utilidad sobre la operación. En ello consisten todos los esfuerzos realizados por cada una de las áreas que las componen.

Para obtener utilidad sobre la operación existen dos alternativas:

 Aumentar las ventas, ya sea en volumen o en precio, y  Reducir los costos fijos y/o variables

El volumen de producción en la compañía AJE Colombia es establecido por el área de planeación, ellos indican la tasa productiva que debe cumplir el departamento de manufactura para tener producto disponible a la venta. Planeación realiza el programa de producción con base en el plan de distribución y ventas a nivel nacional. Debido a que el producto es perecedero, éste debe tener una rotación constante y su almacenamiento debe ser controlado para no tener costos por destrucción de producto vencido.

Debido a diferentes circunstancias a nivel nacional y del sector en específico, se ha tenido reducción en las ventas, se evidencia claramente en la producción mensual requerida por el departamento de planeación y la utilización de la planta durante los últimos años, la cual ha pasado del 76.16% del tiempo calendario en el 2016 (Overall Effectiveness Equipment AJE Colombia, 2016), 56.58% durante el año 2017 (Overall Effectiveness Equipment AJE Colombia, 2017) y teniendo una utilización actual del 49.61% (Overall Effectiveness Equipment AJE Colombia, 2018).

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Durante el desarrollo del presente trabajo se evidenciará la estructura de costos, en la cual se explicarán los componentes de los mismos en el producto terminado, identificando allí los costos actuales del mantenimiento preventivo.

Como en toda compañía de manufactura los costos de mantenimiento son un factor clave y sensible para las finanzas de la empresa, por ello, y siendo el componente con mayor

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2. Objetivos

2.1. Objetivo General

Estructurar una metodología de gestión del mantenimiento para reducir los costos del proceso a partir de la administración de la información de los procedimientos técnicos en la planeación del mantenimiento preventivo.

2.2. Objetivos específicos

Valorar la información de los procedimientos técnicos en la planeación del mantenimiento preventivo en AJE Colombia

Examinar el sistema de evaluación de costo específico que permita percibir el valor agregado de la metodología

Proponer una metodología de gestión para la planeación del mantenimiento preventivo.

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3. Fundamentación teórica

3.1. Estado del arte

La globalización ha permitido que la industria manufacturera día a día sea más competitiva, ya que no solo se compite con el mercado interno sino también con las industrias extranjeras, permitiendo así un crecimiento obligatorio de las pequeñas y medianas empresas (PyMES) o en su defecto la caída de aquellas PyMES que no obtienen las estrategias para poder aumentar su participación en el mercado.

La óptima gestión del mantenimiento preventivo es una herramienta bastante útil para que las compañías obtengan mayor rentabilidad, ya que está directamente relacionado con la disminución de costos, por ende, con el incremento de la utilidad neta de los productos.

Han sido diferentes estrategias las que se han implementado a lo largo de la historia para obtener mejores resultados en la gestión del mantenimiento. El diseño de software ha sido uno de los más relevantes, ya que muchos de los desarrollos de la Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) son usados en las compañías. Tal es el caso de la industria

farmacéutica, donde ya se han realizado diseños que a partir de software para la Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador permite gestionar de forma eficaz las tareas habituales del mantenimiento de maquinaria de producción, así como sus activos, cumpliendo con la normativa específica del sector para sistemas informatizados (Alcala, 2012).

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Existen otros casos de implementación de la Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador, no con software especializado, también con herramientas ofimáticas recurrentes y de menor costo como Excel®. Dado que es una herramienta de fácil acceso, se realizan desarrollos personalizados para analizar la situación actual de una empresa con el fin de evaluar las

condiciones necesarias y enfrentar un proceso de innovación en el sistema de gestión del mantenimiento (Espinosa, Dias & Back, 2008).

Estos desarrollos para la GMAO han sido prácticos para la industria y han permitido que compañías pequeñas y medianas puedan desarrollar un eficaz plan de mantenimiento, sin

embargo, las empresas no solo están compuestas por maquinaria, las personas son parte fundamental de la industria, por ello se menciona también la gestión del conocimiento y del personal, el desarrollo y gestión de la organización para el alcance de los objetivos estratégicos.

Aunque no se encuentra de manera cuantiosa hay compañías que toman como principal la gestión del personal más que de la maquinaria física. Algunos sugieren la subcontratación

(maquila) para la optimización de los recursos, otros se enfocan en la transmisión de la

información y la administración del personal, hacerlo de manera correcta permitirá la mejora de la motivación y la gestión de los procesos de generación y utilización del conocimiento

(Carrasco, 2016)

Sin embargo, el desarrollo de software y la gestión del personal no son los métodos más usuales para la gestión del mantenimiento. Las empresas generalmente se enfocan en el

desarrollo de procedimientos adecuados que permiten la optimización tanto del recurso físico como del recurso humano. Estos procedimientos son generados según la necesidad de cada compañía.

Varias de ellas se enfocan en la generación de grupos interdisciplinarios que permitan hallar las causas de las fallas y poder atacarlas de manera óptima. Otros intervienen a partir de la gestión de los recursos con metodologías como cantidades mínimas de inventarios, 5’s y

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Todas y cada una de ellas representadas por una serie de pasos a seguir que disminuyen los costos de recursos necesarios y el adecuado uso de la mano de obra para la realización de los mantenimientos.

A pesar de las múltiples soluciones que existen para la mejora del mantenimiento, todas se enfocan en la disminución de costos por medio de recursos físicos o de mano de obra, sin embargo, no identifican el tiempo como factor importante para la toma de decisiones, en el presente estudio de investigación no se encontraron evidencias donde se busque la disminución de los tiempos de mantenimiento, lo que aportaría de manera significativa a la disminución de costos.

3.2. Marco Teórico

Para tener una idea clara de la gestión de la información de los procedimientos técnicos para la planeación de los mantenimientos preventivos, y esta forma sirva para la reducción de los tiempos de ejecución programados en los mantenimientos, debemos conocer puntualmente la gestión del Mantenimiento dentro de las organizaciones.

En años anteriores, incluso décadas, para muchas industrias el concepto de mantenimiento no fue considerado clave dentro de los alineamientos estratégicos de la

organización en función de la producción y escasamente se vinculaba con el área administrativa de la misma. En la actualidad esta percepción ha cambiado, dado que dentro de las estrategias de competitividad actuales se busca optimizar la calidad del producto sin afectar los rendimientos de los equipos productivos, lo que al final se va a ver representado en las ventas y utilidades de la empresa; ello involucra una efectiva gestión del mantenimiento (Hernández, Escobar, Larios & Noriega, 2014).

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ahorro económico y ventaja competitiva frente a las demás empresas (Hernández, Escobar, Larios & Noriega, 2014), permitiendo así realizar una revisión y planeación de todos los

procesos, técnicas o métodos para la mejora de la eficiencia de los equipos y dar cumplimiento a las metas planteadas en cada uno de los planes organizacionales de la producción.

La planeación y programación de los mantenimientos se encuentran direccionados al cumplimiento estratégico, el cual está enfocado a la productividad. Éste engloba el concepto básico que define el modelo de gestión del mantenimiento; debe ser eficaz, eficiente y oportuno, tiene como finalidad incluir todas aquellas actividades destinadas a determinar objetivos y prioridades de mantenimiento, las estrategias y las responsabilidades, en busca del mejoramiento continuo, evaluando en los aspectos económicos de la organización. (Viveros, Stegmaier,

Kristjanpoller, Barbera & Crespo, 2012).

Uno de los puntos importantes en la gestión del mantenimiento es conocer el ciclo de vida de los activos fijos. La compañía debe garantizar que estos activos cumplan como mínimo el periodo útil establecido, adicional se deben alcanzar los objetivos expuestos por la

organización como son: la reducción de costos asociados a la actividad productiva, asegurar el buen funcionamiento de los equipos, preservar la integridad física del personal operativo y mitigando los efectos negativos que puedan ser causados al medio ambiente, formando procesos y tareas que soporten los lineamientos citados (Viveros, Stegmaier, Kristjanpoller, Barbera & Crespo, 2012).

Todo proceso de gestión de mantenimiento incorpora conocimiento, experticia y análisis como fundamento en la toma de decisiones en el área, por lo que se debe tener un modelo que permita aportar la información requerida. Apoyados en la metodología Norma ISO 9001-2015, se logra definir un diagrama que especifica claramente el ciclo de trabajo de mantenimiento, segmentado en dos partes: Ciclo Habitual de Mantenimiento y Ciclo de Mejoramiento Continuo. Como se observa en la Figura 1: Ciclo de trabajo de mantenimiento, el primero enseña la

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mejoramiento y el segundo es la identificación de tareas esenciales para la ejecución de la mejoras definidas con anterioridad (Viveros, Stegmaier, Kristjanpoller, Barbera & Crespo, 2012).

Figura 1 Ciclo de trabajo de mantenimiento (Viveros, Stegmaier, Kristjanpoller, Barbera & Crespo, 2012).

A partir del ciclo de mejoramiento continuo, el cual brinda la identificación de

oportunidades de mejora de los procesos implementados, se vincula un concepto importante en el desarrollo de la gestión del mantenimiento que se puede definir desde la concepción del mismo como el proceso de aprendizaje que genera nuevos conocimientos, competencias y capacidades, resultado un gran recurso de las compañías para la implementación de nuevas estrategias

(Espinosa, Dias & Back, 2008).

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gerentes o jefes establecidos dentro de la estructura de la organización. (Gasca, Camargo, Medina, 2017).

Podemos deducir que los planteamientos considerados en la gestión del mantenimiento, y que de alguna forma conducen a los procesos de mejoramiento e innovación, surgen del ciclo de habitual de mantenimiento, ya que este apoya la información que los directivos utilizan para la toma de decisiones. Como se observa en la Figura 2: Objetivos según Jerarquía Organizacional, se define una jerarquía en el planteamiento de los objetivos y metas, basado en la información que se reporta desde nivel operativo de la organización y que se convierte en la base para la proyección de los objetivos estratégicos, tácticos y operaciones dentro de las organizaciones (Viveros, Stegmaier, Kristjanpoller, Barbera & Crespo, 2012).

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Apoyados en el levantamiento de la información, uno de los intereses prioritarios de todas las compañías es buscar la maximización las eficiencias de la líneas productivas, el cual dentro del desarrollo del análisis de esta información se determina que uno de los inconvenientes más frecuentes para el cumplimiento de las metas, son los tiempos muertos generados en el proceso, por lo que se vuelve una necesidad la toma de acciones para la identificación de su causa y las actividades para eliminarlos (Garcés & Castrillon, 2017).

Es importante informar que los tiempos muertos generan pérdidas tangibles en la operación e incrementa los costos de mantenimiento de los equipos. En la actualidad existen compañías que no logran prever ni identificar los tiempos de afectación con anterioridad, por ende tiene una gran probabilidad de generar un impacto negativo en la organización.

En el transcurso de los últimos años se han aplicado o desarrollado herramientas y metodologías para la identificación y análisis de los tiempos muertos con la finalidad de reducir los costos de mantenimiento y aumentar la productividad de las empresas, algunos de estas herramientas son: Análisis Pareto, Teoría de Colas, Simulación de eventos, programación lineal, Distribución exponencial y desarrollo de Sofware automatizados de Control (Garcés &

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4. Estudio de mercado

AJE Colombia es una empresa manufacturera de productos alimenticios, específicamente de bebidas azucaradas y agua. Realiza su proceso de producción con base en los planes de

producción entregados por el área de planeación, la cual está dada por el volumen de ventas y los pronósticos realizados.

Como se observa en la Figura 6: Proveedores/Clientes Proceso Productivo AJE Colombia, nuestros proveedores (y clientes al mismo tiempo) son: Planeación,

Almacén/Operaciones y Finanzas, esta última como proveedor nos brinda la información de presupuesto, el cual debe ser acorde a las necesidades de la planta, como cliente, se entrega el resultado de la operación el cual se evidencia en el costo final de producto por unidad.

Figura 3 Proveedores/Clientes Proceso Productivo AJE Colombia (Autores)

Con base en lo anterior y debido a que nuestra capacidad es suficiente para cumplir con lo requerido por el área de planeación (durante el año 2017 la utilización de los equipos alcanzó el 58.2%, AJE Colombia 2017) y que el cumplimiento del programa establecido por el área de planeación fue superior al 90% (AJE Colombia 2017) no nos enfocaremos en aumentar la capacidad de la planta de producción, de igual manera el producto terminado entregado al departamento de almacén cuenta con las características de calidad y los requerimientos

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Sin embargo, el costo de producción se puede optimizar. Diseñando adecuadas estrategias para la mejora de los procesos se podrían generar beneficios para la compañía que como resultado obtendremos reducción en los costos de producción.

4.1. Diagnóstico

Como se observa en la Tabla 1, se identifican todos los factores a tener en cuenta por medio de la herramienta de diagnóstico análisis DOFA. Allí encontramos la situación actual del proceso de producción en cuanto a sus Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas para poder generar estrategias de solución que permitan obtener el objetivo del presente trabajo.

Tabla 1 Análisis DOFA (Autores)

ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO

Fortalezas Oportunidades

F 1 Aprovechamiento del recurso humano O 1 Competencia Limitada

F 2 Conocimiento detallado del equipo o línea O 2 Necesidad del producto en crecimiento F 3 Mantiene la calidad de producto O 3 Personal en constante formación

F 4 O 4 Tendencia favorable en el mercado D 6 Mantenimientos poco asertivos A

D 7 Información errónea por mal digitación A

Cada uno de estos factores se clasificó según criterio donde:

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A partir de esta clasificación se realiza la evaluación de los factores internos y externos, como se puede evidencia en las Tablas 2 y 3, allí encontramos la ponderación de cada factor, la relevancia e importancia que tiene para la compañía cada uno de ellos.

Tabla 2 Análisis Interno (Autores)

ANÁLISIS INTERNO Peso Calificación Criterio Calificación Ponderada

Tabla 3 Análisis Externo (Autores)

ANÁLISIS EXTERNO Peso Calificación Criterio Calificación

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4.2. Estructura de costos

En la Tabla 4 se observa la estructura de costos de la compañía AJE Colombia. Al revisar los resultados del año 2017, identificado en la Figura 7, se observan que los costos con mayor impacto sobre el costo final del producto fueron:

1. Administración y operaciones (38,9%) 2. Electricidad (16,79%)

3. Mantenimiento Industrial (16,25%)

Tabla 4 Estructura de Costos (AJE Colombia) Costos Fijos

Costos Variables Mano de Obra Indirecta Materias Primas Electricidad Mano de obra Directa Viajes y Gastos de Oficina

Figura 4 Distribución Costos Fijos (%) (AJE Colombia)

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En administración y operaciones se encuentran los montos correspondientes a

arrendamientos, servicios públicos (excepto energía), servicio de aseo, tratamiento de aguas y cafetería. Los costos allí inmersos son difícilmente susceptibles a cambios, ya que gran parte de ellos no depende de nosotros, donde el arriendo de bodegas es poco negociable, de igual manera los proveedores del tratamiento de aguas o servicio de aseo.

Dado que el consumo energético en la compañía es tan elevado, debido al tipo de maquinaria necesaria (sopladoras de plástico), se toma como un ítem separado dentro de la estructura. El costo de la energía se puede disminuir llevando el uso adecuado de los equipos, en la Figura 4 se puede observar que la compañía cuenta con un coordinador en el área de servicios que optimiza el uso de este servicio.

El tercer ítem que se encuentra es el Mantenimiento industrial, aquí se incluyen los montos correspondientes a costos de mantenimientos preventivos, correctivos (contratación técnicos especializados externos) y compra de repuestos. El costo de mantenimiento depende exclusivamente de nosotros, según la gestión realizada podremos disminuir o incrementar el costo en comparación con el cierre del año 2017. Por ello el interés particular del presente trabajo para reducir los costos de mantenimiento y que el impacto sobre el costo final del producto sea menor.

La empresa actualmente distribuye el costo fijo por volumen, donde se evidencia que el costo fijo por Caja Unitaria (Caja estándar de 30 Litros) durante el año 2017 fue de 1,17 $USD (AJE Colombia, 2017).

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4.3. Situación Actual

Tal como lo evidencia el análisis DOFA, actualmente la compañía posee problemas con la confiabilidad de la información, de igual manera no hay asertividad en los mantenimientos ejecutados, lo que produce un reprocesamiento de labores en las máquinas intervenidas.

Estos reprocesamientos han afectado los tiempos muertos de las líneas de producción, ya que al no ser confiable el mantenimiento preventivo, el técnico y los operadores recurren a realizar mantenimientos correctivos lo que produce gastos adicionales, tanto de repuestos como de tiempos muertos de personal técnico especializado, operarios y, en ocasiones, contrato de técnicos externos.

Durante el año 2016 la empresa hizo uso de 3065 horas para realizar mantenimientos preventivos en las máquinas de la planta Funza, adicional a ellas se intervinieron las máquinas por razón de mantenimientos correctivos 13642 horas, es decir el 81,6% de las paradas fueron para solucionar fallas que no estaban contempladas. Por otro lado, durante el año 2017 se utilizaron 2212 horas para el mantenimiento preventivo y 10325 Horas para el correctivo, en relación con los tiempos de parada 82,35% reparando fallas de las máquinas.

Lo anterior nos da información clara de los tiempos de intervenciones, los tiempos de fallas de máquina, en relación con los tiempos de mantenimiento programados, han aumentado (81,6% el 2016 y 82,35% el 2017) lo que nos indica que efectivamente los mantenimientos programados no han sido asertivos.

Para el desarrollo de las actividades de mantenimientos programados se tiene como base, en primer lugar, las horas de funcionamiento de la maquinaria, según manual se establecen las labores a desarrollar y el tipo de mantenimiento a realizar. Adicional a ello se tiene en cuenta los registros de fallas por parte de los operarios.

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5. Estudio Técnico

5.1. Ingeniería del proyecto

El proyecto consiste en la evaluación de alternativas que permitan un mejor proceso de

mantenimiento y poder así reducir los costos fijos, tales como costos en repuestos, horas hombre (intervención de maquinaria) o contratación de personal especializado.

De acuerdo a las soluciones que se evidencian en el estudio del arte en el presente trabajo se desarrollarán las alternativas planteadas a continuación, ya que nos permitirá con certeza evidenciar la reducción en los costos necesarios.

5.2. Tamaño del proyecto

5.2.1. Descripción del tamaño del proyecto

El proyecto será dirigido al área de mantenimiento de la compañía AJE con sede en Colombia en la planta Funza, Cundinamarca. El principal interesado será el proceso de Producción, ya que con el proyecto se busca optimizar los recursos económicos con los que dispone el proceso.

5.2.2. Factores

Según las propuestas establecidas se pretende disminuir los tiempos de ejecución de mantenimientos correctivos. De esta manera se presentan los más importantes dentro de las propuestas establecidas:

Costo: El costo es el que al final se verá afectado, disminuyendo los tiempos

permitiremos utilización de personal y de maquinaria de manera efectiva.

Recurso humano: vital para el desarrollo del proyecto, en cualquiera de las dos

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Tiempo: La optimización de los tiempos, es lógicamente el más importante, es el objetivo de cada una de las alternativas.

Tecnología: principalmente para la implementación del software, es un factor

determinante para poder desarrollar las actividades necesarias.

5.3. Localización

Este proyecto se ejecutará en la planta de producción de AJE Colombia ubicada en La Sabana de Occidente, Vda. Isla, Ceuta, Funza, Cundinamarca Km 2 vía Funza – Siberia (Ver Figura 3)

Figura 5 Ubicación AJE Colombia (Google Maps).

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5.4. Funciones del proyecto

Para el desarrollo del presente proyecto, se definen actividades y responsabilidades en sus diferentes etapas de manera general, esto con fin de tener claridad del procedimiento básico para la realización de cada una de las tareas, tal como se observa en la Figura 6. Añadido a lo anterior, en la Figura 7 encontramos los tiempos establecidos para las actividades a desarrollar.

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Figura 7 Diagrama de Gantt del proyecto (Autores)

1 Identificar problema 20 días lun vie

Valorar información Elaborar informe Diagnosticar situación Examinar sistema Proponer alternativas

7 Evaluación financiera 15 días lun vie 6

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5.5. Prestación de mantenimiento

La prestación de mantenimiento se define por sus resultados productivos luego de la intervención, es decir por la efectividad en la ejecución de intervenciones de procesos de

mantenimientos autónomos, predictivos, preventivos, correctivos o mayores, teniendo en cuenta los siguientes ítems:

 Naturaleza de los trabajos  Lugar o sitio de intervención  Personal de ejecución  Herramientas necesarias  Documentación

 Repuestos consumidos

5.5.1. Mantenimiento Autónomo

Es el proceso de intervención de mantenimiento realizada por el operador de la máquina, el cual contribuye en gran medida a aumentar la eficacia del equipo a través de la prevención del deterioro de una determinada parte o pieza del equipo, los propósitos previstos son:

 Mantener las condiciones básicas de los equipos

 Establecer una disciplina de inspección por parte del personal operativo  Crear una nueva forma de dirección fundamentada en el autocontrol y

empoderamiento.

Los parámetros del mantenimiento autónomo a realizarse son:

i. Naturaleza de los productos: Ajustes sencillos por medio de mecanismos

accesibles, sin necesidad de desmontar o abrir el equipo, recambio de elementos consumibles de fácil acceso y un nivel básico de intervención.

ii. Lugar o sitio de intervención in situ

iii. Personal de ejecución: Operador de máquina

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v. Documentación: Manuales del equipo

vi. Repuestos consumidos: Por lo general se presenta pequeños consumos de repuestos, dado el bajo nivel de complejidad en la intervención.

5.5.2. Mantenimiento predictivo

Es utilizado para el control del estado de funcionamiento de las maquinas en operación, previniendo fallas o detectando cambios en sus condiciones físicas que demandan mantenimiento, los controles utilizados son:

 Medición y análisis de fallas: Un método para predecir fallas y determinar sus causas en todo tipo de equipo con partes rotatorias

 Medición y análisis de ultrasonido: Es producido por mecanismos rotantes, fugas de fluidos, pérdidas de vacío, y arcos eléctricos.

 Termografía: Esta técnica provee una documentación completa y fácil de interpretar sobre las condiciones anormales encontradas en una determinada instalación. La utilización de la Inspección Infrarroja en sistemas eléctricos y mecánicos mejora la confiabilidad de los mismos e incrementa la utilidad.  Análisis y filtrado de lubricantes: mediante este análisis se logran detectar

elementos con desgaste, conteo de partículas y contaminantes, condiciones del lubricante.

Los parámetros del mantenimiento predictivo a realizarse son:

i. Naturaleza de los productos: Inspección preventiva del estado del equipo ii. Lugar o sitio de intervención In situ

iii. Personal de ejecución: Técnico de mantenimiento especializado iv. Herramientas necesarias: Herramientas de detección predictiva

v. Documentación: Manuales del equipo

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5.5.3. Mantenimiento Preventivo

En la ejecución de este tipo de mantenimiento se lleva un archivo y planificación de los elementos de las máquinas, a fin de establecer su cambio, o cuando la vida útil prevista este próxima a finalizar. El mantenimiento preventivo también se hace sobre los elementos en que se ha detectado anomalías, así como para efectuar limpiezas, reparaciones, lubricación y cambio de elementos deteriorados o que se prevea una falla.

Este tipo de mantenimiento se ejecuta de tal forma que no interrumpe el normal

desarrollo productivo de la planta y cuando sea necesario incidir sobre la producción se realiza los trabajos aprovechando las paradas de producción o días no productivos normalmente los días festivos o vacaciones

Los parámetros del mantenimiento preventivo son: i. Naturaleza de los productos

o Identificación de las fallas notificadas con anterioridad

o Reparación a nivel de los componentes o de recambio de elementos funcionales

o Reparaciones mecánicas menores. o Ajuste general y nivelación de aparatos.

o Organización del mantenimiento preventivo conforme a las instrucciones recibidas.

ii. Lugar o sitio de intervención: In situ y talleres o zonas de reparación iii. Personal de ejecución: Técnico de mantenimiento especializado

iv. Herramientas necesarias: Herramientas previstas por el manual del equipo o procedimiento de mantenimiento.

v. Documentación: Manuales del equipo y procedimientos de ejecución realizados por la compañía

(33)

5.5.4. Mantenimiento Correctivo

En las intervenciones de los mantenimientos correctivos no se limita al simple hecho de corregir las fallas presentadas en las líneas de producción de AJE Colombia, los operarios y técnicos de mantenimiento buscan evitar con sus actuaciones la repetición de estas fallas. Este tipo de mantenimiento es clasificado en las siguientes situaciones: Ajuste con reparaciones menores y reparaciones mayores.

Los parámetros del mantenimiento correctivo son:

i. Naturaleza de los productos: Inspección y corrección correctiva del equipo en falla

ii. Lugar o sitio de intervención: In situ

iii. Personal de ejecución: Técnico de mantenimiento especializado

iv. Herramientas necesarias: Herramientas previstas por el manual del equipo o procedimiento de mantenimiento

v. Documentación: Manuales del equipo y procedimientos de ejecución realizados por la compañía.

vi. Repuesto consumido: Rotación constante de repuestos de acuerdo a las fallas detectadas y corregidas en la intervención.

5.5.5. Mantenimiento Mayor

(34)

Este tipo de mantenimiento se ejecuta de manera coordinada con el área de

mantenimiento, producción y planeación, de tal forma que no interrumpa el normal desarrollo productivo de la planta, evitando la generación de ventas perdidas por largos paros de máquinas no contemplados, ya que en este tipo de mantenimiento las paradas programadas suelen ser superiores a un día.

Los parámetros del mantenimiento Mayor son:

i. Naturaleza de los productos: Inspección y corrección correctiva y preventiva del equipo o parte en falla

ii. Lugar o sitio de intervención: In situ

iii. Personal de ejecución: Técnico de mantenimiento especializado externo e interno. iv. Herramientas necesarias: Herramientas previstas por el manual del equipo y

procedimiento de mantenimiento

v. Documentación: Manuales del equipo y procedimientos de ejecución realizados por la compañía y el proveedor contratado

vi. Repuestos consumidos: Rotación constante de repuestos de acuerdo a horas de trabajo, repuestos según fallas detectadas y corregidas en la intervención.

5.6. Proceso de Mantenimiento en AJE Colombia

En la Figura 7 observaremos al detalle cómo la empresa AJE Colombia realiza y toma las decisiones para la implementación de los diferentes mantenimientos establecidos. Añadido a lo anterior, en la Figura 8, encontraremos la estructura organizacional actual del proceso de mantenimiento. AJE en la actualidad realiza los mantenimientos correctivos, preventivos y mayores, los operadores de máquina realizan las tareas básicas de limpieza y algunas

(35)
(36)
(37)

5.7. Alternativas de solución

Como ya hemos mencionando con anterioridad la falta de información o la confiabilidad de la misma es la que ha generado mayor impacto en el proceso de mantenimiento. Por lo tanto y derivado de ello se propone la implementación de metodologías que permitan tener información a la mano con mayor nivel de confiabilidad.

De las alternativas de solución se establecen las siguientes:

 Implementación de software especializado  Contratación de personal Técnico

Con las alternativas planteadas se busca que la gestión de la información sea confiable y optimice el proceso de mantenimiento.

5.7.1. Implementación de software especializado

Actualmente en la industria se encuentran diferentes ofertas de software especializado para el control del mantenimiento, una de ellas es la Gestión Integral de Mantenimiento (GIM). Debido a que la compañía cuenta con diferentes filiales a nivel mundial, varias de sus sedes han

implementado este tipo de software, por lo cual contactar a proveedores de otros países donde ya se ha implementado garantizaría la reducción de tiempos y costos por temas de adaptación del software a los equipos usados en la industria.

Sin embargo, para cualquiera que sea la propuesta por parte de los proveedores las actividades deben ser:

i) Implementación de software en fase inicial: en esta primera etapa se deben realizar

(38)

Para ello el proveedor debe garantizar en la primera etapa las siguientes actividades.

a. Integración software con base de datos actual

b. Adecuación de los datos (máquinas, repuestos, manuales, etc) c. Cargar datos al sistema

d. Capacitación de software – Usuarios líder y operadores e. Capacitación para migración de datos

ii) Validación información de salida: se deben realizar comprobaciones del software,

donde se comparan los datos de salida con los esperados, datos como fechas de mantenimientos, tiempos de implementación, repuestos requeridos, entre otros.

iii) Implementación piloto de software: se realizan pruebas piloto en algunas máquinas

según las recomendaciones iniciales obtenidos con la información ingresada al software, se analizan resultados y se retroalimenta a todas las áreas correspondientes. En esta fase se espera empiecen a obtener resultados favorables incrementando la eficiencia de los equipos en fase de prueba y disminuyendo los tiempos de

mantenimientos correctivos en relación con los preventivos.

iv) Implementación en vivo de software: realizadas las pruebas, analizando los

resultados obtenidos y corrigiendo las fallas encontradas, se debe implementar en todas las máquinas de la planta ubicada en Funza, Cundinamarca.

v) Revisión de resultados: Se analiza la información de salida después de realizados los

mantenimientos en todas las maquinas o en las recomendadas según GIM, esperando obtener el aumento de las eficiencias de línea deseado con la implementación.

vi) Retroalimentación y evaluación de fallas: Análisis de causa de las fallas

(39)

Se debe tener en cuenta que para las actividades anteriormente mencionadas el proveedor sólo será responsable de la primera. A partir de la segunda actividad el proveedor hará labores de acompañamiento y de contratista en caso de que la compañía lo requiera. La ejecución de estas actividades de la alternativa de implementación de Software a través del tiempo se puede observar de manera clara en el diagrama de Gantt establecido, Figura 10.

Adicional a ello la empresa AJE Colombia no contrataría personal adicional, de hecho, se ve la posibilidad de reducir la nómina actual del área de mantenimiento en uno de los dos

planeadores con lo que se cuenta, figura 6. Lo anterior sustentado en la toma y análisis de información realizado por el software planteado, este cambio se ilustra en la figura 8.

(40)
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(42)

Figura 12Diagrama de Gantt – Alternativa Software (Autores)

ACTIVIDAD SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

Implementación de software en fase inicial

-Integración de Software -Adecuación de datos -Datos en el sistema -Capacitación de Software

Validación información de salida

Implementación piloto de software

Implementación en vivo de software

Revisión de resultados

(43)

5.7.2. Contratación de personal técnico

Con el fin de garantizar la confiabilidad de la información se busca, con personal adicional, gestionar esta información y permitir ser asertivos en la implementación de los mantenimientos preventivos. Siendo una alternativa menos compleja que la implementación de software sin embargo permite disminuir (al igual que el software) los datos erróneos y obtener información al día.

Para la contratación de personal técnico se establecen las siguientes actividades:

i) Selección de personal: Realizar convocatoria en los diferentes medios con los que

cuenta la compañía. No se realiza convocatoria interna, ya que personal de la organización posee la cultura de la situación actual y es posible encontrar desviaciones en la gestión de la información.

ii) Capacitar a personal seleccionado: Capacitación y acompañamiento a la persona

seleccionada para estructurar la captura de información y que la misma sea confiable.

iii) Captura de la información: La persona debe realizar la captura de la información

correspondiente para la toma de decisiones pertinentes

iv) Manejo de la información: Establecer los mantenimientos de acuerdo a la

información capturada por parte del técnico seleccionado.

v) Implementación de mantenimientos: Realizar mantenimientos planteados de

acuerdo a la actividad anterior.

vi) Revisión de resultados: Realizar análisis y seguimiento de los resultados obtenidos

según los mantenimientos realizados.

vii) Retroalimentación y evaluación de fallas: Se deben realizar las respectivas

(44)

En el proceso de inclusión de personal para la toma de la gestión de la información harán cambios en la estructura del proceso de mantenimiento, cambios que se muestran en la Figura 11. Así mismo, la ejecución de estas actividades de la alternativa de contratación de personal técnico a través del tiempo se puede observar de manera clara en el diagrama de Gantt establecido, Figura 12.

(45)
(46)

Figura 14Diagrama de Gantt – Alternativa personal técnico (Autores)

SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

Selección de personal

Capacitar a personal seleccionado

Captura de la información

Manejo de la información

Revisión de resultados

Retroalimentación y evaluación de fallas

(47)

6. Estudio Financiero

En este punto se analizan las alternativas a y b en los componentes de costo de inversión y operación con el fin de determinar la alternativa de mínimo costo. Las cifras para cada una de las alternativas se presentan a precios constantes de cada año según lo requerido para cada

alternativa y sus costos asociados.

El fracaso prematuro de los negocios obedece, la mayoría de las veces, a la improvisación en la asignación de los recursos, cuando no viene precedida por estudios serios que les provean a los inversionistas más información para tomar la delicada decisión de la inversión. Lo anterior es la razón de ser de los estudios de pre inversión o estudios de proyectos. Aunque un buen estudio de proyectos no garantiza el éxito del mismo, si minimiza el riesgo del fracaso empresarial. (Meza, 2010)

Con base en lo mencionado anteriormente se analizan las alternativas A (Compra e instalación de un software de gestión de mantenimiento), el cual nos brindaría la posibilidad de capturar y utilizar gran cantidad de datos y parámetros de paros y fallas, que con la metodología y recurso actual sería casi imposible de obtener y B (Contratación de personal técnico), lo que apoyaría en una ejecución y control técnico más asertivo en el proceso actual, estas alternativas se validaron en los componentes de costo de inversión y operación con el fin de determinar la alternativa de mínimo costo. Las cifras para cada una de las alternativas se presentan a precios corrientes de cada año según inflación (tabla) o constantes.

6.1. Presupuesto de inversión

(48)

inicial, es decir US$ 1731.9. Para la alternativa de contratación de personal no se debe realizar inversión adicional sin embargo se aumentan los costos de operación, el cuál es de US$ 7413.242 anual, contemplando técnico con experiencia y el equipo necesario para el desarrollo de sus actividades.

6.1.1. Inversión Fija

a) Alternativa Software Especializado

Para la alternativa se realizaría una única inversión correspondiente al software, ya que los equipos cuentan con la capacidad para soportar el sistema según las características brindadas por el proveedor3, en la tabla 5 podemos encontrar los costos establecidos por el proveedor.

Tabla 5 Inversión Fija Software (Autores)

Concepto $US

Herramienta (Software) 6927.60 Actualización (Software) 1731.9

b) Alternativa Contratación de personal Técnico

Para el óptimo desarrollo de las actividades se necesitará de un equipo de escritorio, sin embargo, la compañía a la fecha subcontrata los equipos de cómputo, por lo cual la inversión deja de ser fija y se convierte en inversión de capital de trabajo. Por otro lado, la compañía en la actualidad cuenta con el espacio disponible para una persona adicional en la oficina de

mantenimiento, tampoco será necesaria la inversión en muebles o enseres.

6.1.2. Inversión de Capital de trabajo

a) Software especializado

2

Tasa de cambio correspondiente a $2812.83 COP, tomada de http://www.banrep.gov.co/es el 27 de abril de 2018 3

(49)

Para el software no es necesario capital de trabajo, pues se pondrá en funcionamiento con el personal actual, por lo tanto, no se requerirá de este tipo de inversión.

b) Contratación de personal técnico

Las tarifas a continuación relacionadas son las ya establecidas en la compañía para el tipo de cargo y equipo a utilizar (arriendo de equipos de cómputo), el costo se muestra por año en la tabla 6.

Tabla 6 Inversión Capital de trabajo Contratación de personal Mes (Autores)

Concepto $US4

Mano de obra directa 7063.41 Arriendo equipos cómputo5 349.83

Dado que los proveedores de la herramienta garantizan confiabilidad en la utilidad sin actualizaciones durante 5 años, calculamos el valor en precios constantes de la mano de obra directa al igual que el arriendo del equipo tal como se observa en la tabla 7.

Tabla 7 Inversión Capital de trabajo Contratación de personal Año (Autores)

Concepto $US

Mano de obra directa 35476 Arriendo equipos cómputo 1757,1

6.1.3. Inversión consolidada

4

Tasa de cambio correspondiente a $2816.9 COP, tomada de http://www.banrep.gov.co/es el 27 de abril de 2018 5

(50)

Debido a que cada una de las alternativas no posee una de las inversiones, las mostradas en el numeral anterior corresponde a la inversión consolidada en cada una de las posibles soluciones planteadas.

6.2. Flujos de caja

Con la información relacionada anteriormente se realizan los flujos de costos netos. Como se mencionó nuestra meta no es aumentar la capacidad de producción de la compañía (Ver numeral 3. Estudio de mercado) ya que la empresa cuenta con capacidad instalada para aumentar la producción sin inconveniente alguno. La meta del presente trabajo es proponer alternativas de solución que permitan reducir los costos de operación de la planta para aumentar las ganancias por unidad fabricada, por lo tanto, las unidades de producción permanecen constantes.

En la Tabla 8 observamos el comportamiento de los costos durante los próximos 5

periodos, los cuales aumentan conforme al IPC dado por los analistas externos que se reportan en el Banco de la República6 para los años:

 2018 (periodo 1): 3.275%  2019 (Periodo 2 al 5)7: 3.225%

Tabla 8 Flujo de Costos Netos - Situación sin Proyecto

Para interpretar los resultados debemos traerlos a valores presentes, para ello se utiliza la tasa del sector de alimentos el cual se toma del CAPM (Capital Assets Pricing Model)8. Allí se muestra el Beta sectorial para Alimentos, Bebidas y Tabaco correspondiente a 0.49889

6 Tomado de http://www.banrep.gov.co/es/encuesta-proyecciones-macroeconomicas el 15 de mayo de 2018 7

(51)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de: VPN = $ 150’085.232.93 USD

De acuerdo con las alternativas presentadas en el numeral 3.4. Alternativas de solución, a

continuación, se desarrollan los flujos de caja para cada una de ellas con distintos escenarios para ser evaluados.

6.2.1. Situación con proyecto Implementación de Software

Para el desarrollo de la situación con implementación de software se plantean 3 escenarios:

 Escenario 1: Pesimista. De acuerdo con los datos brindados por el proveedor lo mínimo que se espera del software es la reducción de costos de mantenimiento en 1%, datos que son resultado de casos de éxito en compañías de alimentos.

 Escenario 2: Optimista. La compañía ha realizado la implementación de diferentes estrategias, en el mejor de los casos alcanzó a obtener una reducción del 5%, sin embargo, no ha sido sostenido en el tiempo. Para el caso optimista se espera mantener los resultados durante los 5 periodos de implementación del proyecto.  Escenario 3: Medio. Planteados los escenarios optimistas y pesimistas, se indica el

escenario medio esperando una reducción de costos de mantenimiento del 3%.

En las tablas 9, 10 y 11 se desarrollan los flujo de costos para el proyecto implementando Software sin financiación, los costos fijos y variables se mantienen al igual que en la situación sin proyecto, adicional se muestran los ingresos relacionados al ahorro estimado para el

Escenario 1, 2 y 3, mencionados anteriormente y debido a la automatización de toma y análisis de información se establece que a partir del segundo año la empresa contará en su estructura con un único planeador de mantenimiento que también se evidencia en los ingresos.

8

(52)

Tabla 9 Flujo de Costos Netos Software Recursos propios - Pesimista (Reducción 1%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de:

VPN = $ 150’053.886.61 USD.

En comparación con la situación actual nos arroja un ahorro de $ 31,346.33 USD para el escenario pesimista.

Tabla 10 Flujo de Costos Netos Software Recursos propios - Medio (Reducción 3%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de:

VPN = $ 150’019.794.39 USD.

(53)

Tabla 11 Flujo de Costos Netos Software Recursos propios - Optimista (Reducción 5%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de:

VPN = $ 149’985.702.17 USD.

Para el Escenario 3: Optimista se obtendría un ahorro de $ 99,530.76 USD dados los resultados

A continuación, se realiza el estudio de la inversión a partir de recursos financiados y se obtiene el flujo de caja correspondiente, al igual que la opción con recursos propios se mostrarán los tres escenarios de reducción, tablas 12, 13 y 14. Se debe contemplar que se financian las dos inversiones, tanto la compra del software como la actualización del mismo en el periodo 3 (tasa de interés 7,21%9), cada una de ellas financiada al 50%, el resto de la inversión se realiza con recursos propios.

9 Tasa tomada de la Super Intendencia Financiera, con base en la tasa promedio ponderada para créditos

comerciales del Banco Popular

(54)

Tabla 12 Flujo de Costos Netos Software con Financiación - Pesimista (Reducción 1%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de: VPN = $ 150’052.191.48 USD.

Lo cual, en comparación con la situación actual nos arroja un ahorro de $ 33,041.46 USD

Tabla 13 Flujo de Costos Netos Software con Financiación - Media (Reducción 3%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de:

VPN = $ 150’018.099.26 USD.

(55)

Tabla 14 Flujo de Costos Netos Software con Financiación - Optimista (Reducción 5%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de:

VPN = $ 149’984.007.04 USD.

Lo cual, en comparación con la situación actual nos arroja un ahorro de $ 101,225.89 USD

6.2.2. Situación con proyecto Técnico Especializado

En las tablas 15, 16 y 17 se evidencian los costos de operación para el caso de la alternativa b (Personal Técnico especializado) en los tres escenarios de reducción planteados, además los costos fijos y variables que ya conocemos a partir de la tabla 8. También se reportan los ingresos que se obtienen a partir de la reducción de los costos de mantenimiento y los costos de operación por el personal adicional según los costos dados en la tabla 7.

(56)

Tabla 15 Flujo de Costos Netos Técnico Especializado - Pesimista (Reducción 1%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de

VPN = $ 150’084.016.94 USD.

Lo cual, en comparación con la situación actual nos arroja un ahorro de $ 1,216 USD

Tabla 16 Flujo de Costos Netos Técnico Especializado - Normal (Reducción 2%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de:

VPN = $ 150’049.924.72 USD.

(57)

Tabla 17 Flujo de Costos Netos Técnico Especializado - Optimista (Reducción 5%)

Al llevar estos resultados a valores presentes se obtiene el monto de:

VPN = $ 150’015.832.50 USD.

Lo cual, en comparación con la situación actual nos arroja un ahorro de $ 69,400.43 USD

(58)

7. Conclusiones

Al realizar la comparación del flujo de costos se puede evidenciar que el proyecto se hace viable en cualquiera de los escenarios, donde lo ideal es buscar la reducción de los costos en el

escenario optimista, para ellos se deben considerar todas las variables como lo es mano de obra capacitada y desarrollo de las actividades de manera oportuna.

La utilización de nuevas tecnologías en la gestión del proceso de mantenimiento conlleva a la reducción de costos, tiempos muertos, los cuales mejoran la disponibilidad y eficiencia de las líneas de producción, lo que al final permitirá a la compañía AJE Colombia mejorar sus

márgenes de rentabilidad.

En todos los escenarios planteados en el proyecto se genera una reducción del costos actuales de la ejecución del mantenimiento de la compañía AJE Colombia, siendo la alternativa de implementación de software con financiación la que mayor ahorro en comparación al flujo de costos actual genera, siendo este monto de ahorro de $ 101,225 USD en el mejor de los

escenarios.

En el desarrollo de este proyecto para la optimización de los procedimientos técnicos de la gestión del mantenimiento de la compañía AJE Colombia, se plantean dos alternativas de

solución: implementación de software y contratación de personal técnico. Resultando más viable en todos los escenarios de la evaluación financiera con recursos propios la alternativa de

implementación de Software.

(59)

8. Recomendaciones

Como se puede observar en los resultados y en las conclusiones dadas, se puede inferir que AJE Colombia tiene una oportunidad indiscutible en el manejo de la información, ya que en

cualquiera de los escenarios o alternativas expuestas se puede obtener una optimización del recurso económico.

Por ello se recomienda la utilización de cualquier tipo de herramienta que permita organizar de manera coherente y concisa toda la información relevante en el proceso de mantenimiento.

Adicional a ello se sugiere la revisión de la estructura organizacional del área de mantenimiento, como se evidencia cuentan con dos planeadores para el área, sin embargo la utilización de los equipos es baja respecto a los requerimientos de planeación.

(60)

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