Biblioteca Complutense OCLC. Informes. Analíticos

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OCLC. Informes. Analíticos

Biblioteca Complutense

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Empezar

https://ucm.share.worldcat.org/wms/cmnd/

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01/03//2018 Biblioteca Complutense. Sesión formativa "Informes en OCLC" 3

Puedes dejarlo bloqueado si añades

a continuación la url de donde si de

permite

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Informes de WorldShare

Plataforma Data Warehouse. Los datos no se extraen en tiempo real.

Trabamos con datos copiados con una determinada frecuencia,

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Los datos se agrupan en universos

La aplicación de WorldShare Reports Designer dispone de los denominados Universos de datos. Estos son conjuntos de datos de un ámbito concreto. Son los siguientes:

• Adquisiciones: Contiene información de las actividades en el módulo de Adquisiciones de WMS. Esto incluye datos sobre órdenes de compra, actividad de recepción y facturas.

• Catalogación: Contiene existencias de títulos, existencias de ejemplares e información provisional de títulos nuevos y eliminados de su colección

• Eventos de préstamo: Contiene información de las transacciones de eventos en el módulo de circulación WMS. Esto incluye datos sobre el usuario asociado con la transacción y la información a nivel de artículo bibliográfico.

• Solicitud de reservas de préstamo: Contiene información sobre todas las solicitudes de reserva actuales. Esto incluye datos sobre el título que se solicita, el solicitante y las fechas asociadas con la reserva.

• Estado del ítem de circulación: Contiene información sobre el estado actual de todos los ejemplares con código de barras en WMS. Esto incluye datos sobre el ejemplar y datos del usuario que pueden estar asociados con el ejemplar.

• Información del usuario de préstamo Contiene información sobre todos sus usuarios, estén o no asociados con alguna actividad en WMS

• Recursos electrónicos: Contiene datos de uso del COUNTER de recursos electrónicos cargados a través de WorldShare License Manager por su biblioteca o directamente por un proveedor.

• Detalle de los ítems locales: Contiene detalles actuales sobre los ejemplares de LHR que posee, crea o mantiene la institución.

• Títulos de los documentos que forman la colección de la biblioteca

• Superposición de colecciones: Contiene información sobre colecciones y títulos de la Base de conocimiento de WorldShare dentro de esas colecciones, incluidas colecciones globales, locales, privadas y compartidas. Este universo permite a las bibliotecas comparar las colecciones de la Base de conocimiento de WorldShare para ver qué títulos de las colecciones se superponen.

• Publicaciones seriadas recibidas: Contiene datos sobre los documento seriados recibidos a través de Adquisiciones WMS. Este universo contiene información sobre el ejemplar recibido, así como la acción recibida, incluidos los registros de incidencias y las fechas y horas de recepción.

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Objetos en los informes

Para cada universo existen las clases, que son las carpetas que estructuran los datos. Dentro de cada clase existen los objetos (que son los datos que se extraen en los informes) y se estructuran en:

Atributo ( )

•Proporciona datos que sirven de base para el análisis

•Puede ser numéricos pero no se pueden hacer cálculos

•Ejemplos

•Ubicación de estantería

•Categoría de prestatario de evento Medida ( )

•Consiste en datos numéricos sobre una dimensión

•Se pueden realizar cálculos

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Ver los datos de los universos

https://univcomplutensedemadrid.share.worldcat.org/wms/cmnd/

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Perfiles de usuario

Perfiles:

• WorldShare Reports permite obtener informes de la actividad de nuestra institución dentro de la aplicación WorldShare.

• WorldShare Report Designer, se puede crear informes personalizados y visualizaciones diseñándolas de acuerdo a las necesidades

específicas de biblioteca.

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Informes

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Informes de WorldShare

Informes estándar:

• Adquisiciones (saldos de fondos, estado de las adquisiciones, actividad de pago por formato, por proveedor, por ubicación, recepción de

publicaciones periódicas, etc)

• Catalogación (ejemplares por tipo de material y sucursal, por ubicación, títulos nuevos, títulos por fecha de publicación, etc)

• Circulación (Informes de ejemplares prestados, títulos más prestados,

informes de reservas, actividad de préstamo por horas, gráficos de uso, etc)

• Recursos electrónicos (Informes COUNTER: JR1, JR2, BR1, DB1)

• Metadatos (actividad de creación, eliminación y actualización en la base de

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Informes de WorldShare

Con los informes en OCLC se puede:

• guardar, exportar (pdf, Excel, CSV) y actualizar los datos de informes previamente diseñados.

• programar para que se ejecuten en un momento predeterminado, aplicando fechas relativas (mes pasado, semana pasada, etc)

• recibir alertas de informes disponibles.

• realizar filtros en informes diseñados.

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Ejecutar un informe (1)

1. Seleccionar

Ventana inicial de filtro de datos

Campo obligatorio Campo opcional. En algunos casos viene

prestablecido

Formato del dato

(13)

Ejecutar un informe (2) Definir parámetros iniciales.

IMPORTANTE

Se puede ingresar nuevos parámetros en un campo o hacer clic en Avanzado para abrir la

ventana de Avisos. Una vez que haya terminado de modificar

las solicitudes iniciales, haga clic

en Ejecutar para aplicar las nuevas

solicitudes a los datos del informe.

(14)

Límite de registros recuperables en un informe

Un informe puede tener un límite en el número de registros que puede recuperar. En ese caso se visualiza un icono de advertencia en la parte inferior derecha de la pantalla. Ejemplo:

En este caso se obtienen los primeros 500 mil registros

(15)

Ejecutar un informe (3). Filtrar. Controles de entrada.

1. Seleccionar Control de entrada

3. Seleccionar

2. Seleccionar puedo seleccionar varias opciones(Ctrl o Mayús)

(16)

Ejecutar un informe (4). Visualizar

1. Seleccionar

(17)

Ejecutar un informe (5). Exportar excel

1. Seleccionar

2. Seleccionar

(18)

Ejecutar un informe (5). Exportar CVS

1. Seleccionar

2. Seleccionar

(19)

Ejecutar un informe (6). Ayuda

1. Seleccionar

https://help.oclc.org/Library_Management/WorldShare_Reports/Available_standard_reports/Circulation_reports

(20)

Informes de adquisiciones

(21)

Informes. Adquisiciones.

(22)

Tablero de adquisiciones. Acquisitions Dashboard (1) Este informe proporciona una

representación “gráfica" de la actividad de adquisición de la bibliotecaa través de los

siguientes gráficos:

• Los 10 principales gastos por fondo

• Los 10 principales gastos por proveedor

• Los 10 principales gastos por formato de material

• Los 10 principales gastos por clasificación

Los datos de este informe se

actualizan cada noche.

(23)

Tablero de adquisiciones. Acquisitions Dashboard (2)

Seleccionar rango de fecha

Seleccionar otro rango de fechas

(24)

Tablero de adquisiciones. Acquisitions Dashboard (3)

1. Seleccionar otros filtros

2. Seleccionar

Si te sitúas con el ratón puedes ver el dato

(25)

Tablero de adquisiciones. Acquisitions Dashboard (4)

1. Seleccionar para ver el diseño del informe

(26)

Frecuencia de actualización de los datos de adquisición. Acquisitions Data Last Refreshed

El informe “Frecuencia de actualización de los datos de adquisición” muestra cuando los datos de las adquisiciones se actualizan. Proporciona información sobre los informes afectados, la frecuencia con que se actualizan los datos y la fecha de la última

actualización. Puede usar este informe para ver cuándo se actualizaron por última vez los

datos de las adquisiciones.

(27)

Saldo de fondos. Fund Balance (1)

El informe de saldo del fondo muestra un resumen de la actividad del saldo de fondos para un

período de presupuesto específico. Proporciona una instantánea de su fondo e incluye los detalles de la cantidad presupuestada, comprometida y gastada. Este informe se puede usar para

determinar el estado de todos sus fondos.

Los datos de este informe se actualizan cada noche.

(28)

Saldo de fondos. Fund Balance (2)

2.Seleccionar

(29)

Saldo de fondos. Fund Balance (3)

Insertar un filtro: ejemplo un fondo de 1º nivel.

Controles de

entrada 2.Seleccionar

1. Seleccionar otros filtros

Entrada de petición de

usuario

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Informe resumido de la factura pagada. Paid Invoice Summary Report (1) El informe de detalles de la

factura paga detalla información sobre una factura

pagada. Proporciona detalles del número de factura, cantidad de ejemplares de la factura y el

precio unitario de cada ejemplar de la factura. Puede usar este informe para proporcionar

detalles de artículos facturados a departamentos externos que

emiten pagos en nombre de la biblioteca. Para iniciar este

informe, use los enlaces detallados en la columna

Número de factura del sistema

en el Informe resumido de la

factura pagada .

(31)

Informe resumido de la factura pagada. Paid Invoice Summary Report (2)

(32)

Informe resumido de la factura pagada. Paid Invoice Summary Report (3)

1. Seleccionar

2. Seleccionar

3. Seleccionar

(33)

Informe detallado de ejemplares de la factura pagada. Paid Invoice Item Detail Report

Este informe ofrece información detallada sobre una factura

pagada. Proporciona el número de factura, la cantidad de ítems de la factura y el precio

unitario por artículo de factura. Puede usar este informe para

proporcionar detalles de artículos facturados a departamentos

externos que emiten pagos en nombre de la biblioteca. Para iniciar este informe, use los enlaces detallados en la columna Número de factura del sistema en el Informe resumido de la factura pagada .

Los datos de este informe se actualizan cada noche.

(34)

Informes de circulación

(35)

Informes de circulación.

(36)

Tablero de circulación (1). Circulation Dashboard

Este informe proporciona una vista "de un vistazo" de la actividad de circulación en su institución utilizando dos conjuntos de visualizaciones: Tendencias históricas (predeterminado) y Estado actual.

Las tendencias históricas incluyen cuatro componentes:

• Actividad de circulación

mensual: gráfico de columnas apiladas para comparar el número de

ejemplares prestados, renovados y usados en sala por mes.

• Circulación en las 5 ubicaciones de estanterías con más uso: gráfico de barras apiladas que presenta las cinco ubicaciones principales de estanterías permanentes desde las cuales se han prestado, renovado y usado en sala.

• Títulos con más actividad de

circulación: Lista de los siete títulos

con el mayor número total de salidas,

renovaciones y salidas de usado en

sala.

(37)

Tablero de circulación (2). Circulation Dashboard

Estado actual, que muestra los datos al final del día anterior, incluye cuatro componentes:

• Ejemplares en circulación por estado actual: Gráfico circular que muestra los porcentajes de la colección

circulante por estado del ejemplar.

• Número de ejemplares actualmente en préstamo: recuento de

ejemplares en los que el estado del ejemplar es En préstamo.

• Títulos con las más reservas

actuales: Lista de los seis títulos que actualmente tienen más reservas.

• Número de ejemplares actualmente en reserva: número de ejemplares en los que el estado del elemento está en reserva.

Usar las pestañas en la parte inferior del informe para cambiar de vista. Cada pestaña se puede exportar por separado.

Los datos de este informe se actualizan cada noche.

(38)

Fecha de actualización de datos de circulación. Circulation Data Last Refresh Date

Frecuencia de actualización de datos:

La fecha de última actualización de los datos de circulación se muestra cuando los datos de circulación se actualizaron por última vez. Proporciona información sobre los informes afectados, la frecuencia con que se actualizan los datos y la fecha de la última actualización. Puede usar este informe para ver cuándo se actualizaron por última vez los datos de

circulación. Todos se actualizan la noche anterior.

(39)

Informe de todos los ejemplares prestados. All Checked Out Items Report

El informe Todos los ejemplares prestados proporciona una lista detallada de los

ejemplares que actualmente están prestados. Proporciona detalles del formato del material del ejemplar, la política de préstamo de los ejemplares y el

estado actual del estado del ejemplar. Puede usar este informe para identificar ejemplares que requieren acción del personal (por ejemplo, reservas vencidas, fecha de vencimiento, etc.).

Los datos de este informe se actualizan cada noche

1. Seleccionar

(40)

Informe detallado de eventos de circulación. Circulation Events Detail Report El Informe detallado de

eventos de circulación enumera los detalles del evento de circulación dentro de un rango de fechas

específico. Proporciona detalles de las

transacciones de

préstamo, devolución, renovación, reserva, etc. Puede usar este

informe para analizar las transacciones de

circulación por fecha, política de préstamo, número de OCLC,

formato de material o

1. Seleccionar

(41)

Informe de reservas preparadas para ser recogidas. Holds Ready for Pickup Report.

Este informe proporciona una lista de artículos que están actualmente en espera y listos para ser retirados por un usuario. Puede usar este informe para identificar las solicitudes de reserva

cumplidas que están en el estante de espera listas para que los usuarios las recojan.

Los datos de este informe se actualizan cada noche.

(42)

Informe de ejemplares en tránsito. Items in Transit Report

El Informe de artículos en tránsito muestra detalles sobre los ejemplares que están actualmente en tránsito por sucursal dentro de un rango de fechas específico. Proporciona detalles de la sucursal de origen de un ejemplar, la sucursal de destino y la ubicación de la sucursal actual. Puede usar este informe para crear listas para envíos entre sucursales.

Los datos de este informe se actualizan cada noche

(43)

Informe de ejemplares perdidos o desaparecidos. Lost or Missing Items Report (1) El Informe de items

perdidos o desaparecidos enumera detalles sobre los items que están perdidos actualmente. Proporciona detalles de los items

declarados como

devueltos, declarados que nunca les fueron

prestados, y perdidos o desaparecidos dentro de un rango de fechas

especificado. Puede usar este informe para el

desarrollo de la colección y para reemplazar los items ausentes.

Los datos de este informe se actualizan cada noche

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Informe mensual de estadísticas de circulación. Monthly Circulation Statistics Report (2)

El informe mensual de estadísticas de circulación muestra estadísticas de circulación por sucursal de evento, categoría de

usuario, ubicación de estantería permanente, ubicación de estantería temporal o formato de material dentro de un rango de fechas

especificado. Proporciona detalles a nivel de mes y año. Puede usar este informe para realizar un recuento rápido de

ejemplares prestados,

devueltos y renovados.

(45)

Informe mensual de estadísticas de circulación. Monthly Circulation Statistics Report (3)

1. Como valor preestablecido pone los últimos 12 meses

2. Podemos cambiar el intervalo de fechas

(46)

Informe mensual de estadísticas de circulación. Monthly Circulation Statistics Report (4)

1. Podemos hacer más filtros

(47)

Informe de reservas abiertas. Open Holds Report

Este informe muestra la lista detallada actual de ejemplares con reserva. Proporciona detalles de la solicitud de reserva realizada y fecha de vencimiento del préstamo, así como información del usuario. Puede usar este

informe para identificar las solicitudes de reservas abiertas que aún no se han completado.

Los datos de este informe se actualizan cada noche

(48)

Informe resumido del número de usuarios. Patron Counts Summary Report (1)

El Informe resumido del número de usuarios

muestra el número de usuarios por sucursal, categoría (por ejemplo, PDI, estudiante, visitante), tipo de usuario y código postal. Proporciona

información sobre la

cantidad de usuarios según categoría. Puede usar este informe para verificar la

cantidad de usuarios o para

analizar la distribución de

los prestatarios registrados

por categoría.

(49)

Informe resumido del número de usuarios. Patron Counts Summary Report (2)

1. Por defecto pone N (no caducado)

(50)

Informe resumido del número de usuarios. Patron Counts Summary Report (3)

1. Filtros de entrada

(51)

Informe detallado de datos del usuario. Patron Information Detail Report

El Informe detallado de información del usuario enumera información detallada que incluye muchos de los campos de datos en el registro de usuario. Proporciona información detallada de los registros de los usuarios. Puede utilizar este informe para corregir datos (por ejemplo, encontrar usuarios con datos incompletos), y resolución de problemas.

Los datos de este informe se actualizan cada noche

(52)

Informe de ejemplares reclamados. Recalled Items Report

El Informe de ejemplares reclamados muestra una lista detallada de ejemplares reclamados por sucursal. Proporciona detalles de los reclamados antes de la fecha de vencimiento original. Puede usar este informe para realizar un seguimiento de los ejemplares

reclamados que aún no se devolvieron.

Los datos de este informe se actualizan cada noche

(53)

Informes de catalogación/colección

(54)

Informes de catalogación/colección

(55)

Actualización de los datos de catalogación. Cataloging Data Last Refreshed

El informe Actualización de los datos de catalogación aparece cuando se actualizaron los datos de catalogación por última vez. Proporciona información sobre los informes afectados, la frecuencia con que se actualizan los datos y la fecha de la última actualización. Puede usar este informe para ver cuándo se actualizaron por última vez los datos de catalogación.

(56)

Informe de items por tipo de material y sucursal. Branch Item Holdings by Material Format

El Informe de items por tipo de material y sucursal muestra la cantidad de ejemplares por sucursal y formato de

material. Proporciona una instantánea mensual de la cantidad de ejemplares para cada sucursal

desglosada por formato de material. Puede usar este informe para generar recuentos de ejemplares por formato para

informes externos. Tenga en cuenta que este

informe está en el nivel de ejemplar según lo determinado por sus LHR en lugar de título. El

primer mes disponible es

diciembre de 2015.

(57)

Informe de ejemplares por ubicación en estanterías. Branch Item Holdings by Shelving Location

El Informe de ejemplares por ubicación en estanterías muestra la cantidad de

ejemplares por sucursal y ubicación de

estantería. Proporciona una instantánea mensual de la cantidad de ejemplares para cada sucursal desglosada por ubicación de

estantería. Puede usar este informe para generar

recuentos de volumen para informes externos. Tenga en cuenta que este informe está en el nivel de ejemplar según lo determinado por sus LHR en lugar de en título. El primer mes

disponible es diciembre de 2015.

Los datos de este informe se actualizan mensualmente

1. Se pueden elegir varios

(58)

Lista de títulos nuevos. New Titles List (1) El informe Lista de títulos nuevos

muestra nuevos títulos adquiridos en un período de tiempo

específico. Un título representa un registro bibliográfico, a

diferencia de los ejemplares, que están definidos por los LHR. Los nuevos títulos incluyen

información bibliográfica y ubicación. La signatura y la información de ubicación se

extraen del primer item agregado para el título. Puede usar este informe para generar listas de títulos añadidos recientemente para que el personal de la

biblioteca informe a los usuarios

finales. El primer mes disponible

es mayo de 2015.

(59)

Lista de títulos nuevos. New Titles List (2)

1. Se pueden elegir signaturas utilizando el comodín % antes

y/o despus (ejemplo: HS%)

(60)

Lista de títulos eliminados.

El informe Lista de títulos eliminados muestra la lista de títulos eliminados en un período de tiempo específico. Un título representa un registro bibliográfico, a diferencia de los ejemplares, que están definidos por los LHR. Los títulos eliminados incluyen bibliografía, signatura e información de ubicación. La signatura y la información de ubicación se extraen del último ejemplar eliminado para el título. El primer mes disponible es mayo de 2015.

Los datos de este informe se actualizan cada noche.

(61)

Número de títulos por formato de material. Title Holdings by Material Format

El informe de número de títulos por formato de

material muestra el recuento de títulos que una

institución posee en su colección por formato de material. Proporciona una instantánea mensual de los recuentos a nivel de título (WorldCat) desglosados por formato de material. Puede usar este informe para

realizar un seguimiento de los cambios en las

existencias a nivel de título de su colección a lo largo del tiempo. También se puede usar para generar recuentos de títulos por formato para informes externos. El primer mes disponible es julio de 2015.

Los datos de este informe se actualizan mensualmente.

(62)

Títulos por formato de material y fecha de publicación. Title Holdings by Material Format and Publish Date El informe de títulos por

formato de material y fecha de publicación es un gráfico de grados de color del recuento de títulos que una

institución posee en su colección por formato de material y década de publicación. Proporcion a una instantánea

mensual de la distribución de la

colección en el nivel del título (participaciones de WorldCat). La

biblioteca puede comparar cómo ha cambiado la

distribución de su

colección a lo largo del tiempo.

1.Seleccionar

(63)

Diseñador de informes de WorldShare

El Diseñador de informes de WorldShare le permite crear informes, gráficos y

visualizaciones de datos personalizados para satisfacer los requisitos de informes de la biblioteca

(64)

¿Dónde se guardan los informes?

1 Informes estándar

Informes diseñados por el

personal de la BUC y para toda

Informes diseñados por mi y sólo para mí

(65)

Ejemplo de diseño de informe. Seleccionar sobre que universo de datos queremos trabajar

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