Aplicación web de gestión de inventarios y facturación (InvertApp) para la empresa Inversiones B y M SAS que se ubica en la ciudad de Bogotá D.C
Brayan Adolfo Alba Gutierrez, Jordin Blanquicet Montes, María Paula Ortiz Corzo, Jhonathan Styven Troncoso Meza,
Facultad de Ingeniería, Ingeniería de Software Fundación Universitaria Compensar Proyecto fin de grado
Davis Diaz Mestra 24 de mayo de 2021
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A Dios, nuestros padres, mentores, compañeros y amigos
“Camina hacia el futuro, abriendo nuevas puertas y probando cosas nuevas, sé curioso...
porque nuestra curiosidad siempre nos conduce por nuevos caminos.”
Walt Disney
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Agradecimientos
Gracias a cada uno de nuestros familiares que nos han acompañado durante este camino a llegar a ser Ingenieros, a la academia por brindarnos el conocimiento y fortalecer nuestras habilidades para llegar a hoy a este punto de la historia. A cada uno de esos colegas que detrás de las cortinas nos inspiraron a continuar por este sueño.
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Resumen
El siguiente proyecto de grado se elaboró con el objetivo de presentar los diferentes conocimientos sobre ingeniería de software, metodologías, documentación, tecnologías y herramientas de desarrollo. Como también poner en práctica las habilidades obtenidas durante el estudio de la carrera Ingeniería de Software en la Fundación Ucompensar.
En el presente documento se plantean diversos aspectos de la construcción como lo es el backend y frontend, bases de datos y sus relaciones, diseño y desarrollo de una aplicación de gestión de inventarios, pedidos y facturación denominada InvertApp.
Con esta implementación, se busca cumplir con las necesidades de la empresa Inversiones ByM SAS; una empresa joven que actualmente está entrando al mercado de la venta y distribución de diversos materiales de insumos para el sector de Spa en la ciudad de Bogotá D.C debido al auge en innovación y tecnología dentro de este mercado es realmente importante poder brindar una herramienta que permita la gestión y control de productos, información sobre clientes e inventarios de esta nueva empresa.
De esta forma se exponen los conceptos más importantes dentro de la gestión de inventarios, facturación y marco legal que se rige en Colombia, además del proceso de levantamiento de requerimientos por medio de historias de usuario y refinamiento de las mismas durante los seguimientos del proyecto y desarrollo , como también la elaboración de los mockups que sirvieron como guía para la elaboración de las diferentes funcionalidades de la aplicación, por último se profundiza sobre las tecnologías que se utilizaron para el desarrollo como React y Node JS.
Palabras clave: React, Node Js, Software de inventarios, Facturación, Pedidos, Historias de Usuario.
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Abstract
The following degree project was developed with the aim of presenting the different knowledge about software engineering, methodologies, documentation, technologies, and development tools.
As well as to put into practice the skills obtained during the study of the Software Engineering career at the Ucompensar Foundation.
In this document various aspects of the construction such as the backend and frontend, databases and their relationships, design, and development of an application for inventory management, orders and billing called InvertApp are raised.
With this implementation, we seek to meet the needs of the company Inversiones ByM SAS; a young company that is currently entering the market for the sale and distribution of various materials and supplies for the Spa sector in the city of Bogota DC due to the boom in innovation and technology in this market is important to provide a tool that allows the management and control of products, customer information and inventories of this new company.
In this way the most important concepts within the inventory management, billing and legal framework that governs in Colombia are exposed, in addition to the process of raising requirements through user stories and refinement of the same during the monitoring of the project and development, as well as the development of the mockups that served as a guide for the development of the different functionalities of the application, finally delves into the technologies that were used for the development as React and Node JS.
Keywords: React, Node Js, Inventory Software, Invoicing, Orders, User Stories.
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Tabla de Contenido
Introducción ... 11
Antecedentes y Justificación ... 13
Objetivo General ... 17
Objetivos Específicos ... 18
Alcances y Limitaciones ... 19
1. Diseño Metodológico ... 20
1.1 Metodología de Investigación ... 20
2. Marco teórico ... 22
2.1 Inventarios ... 23
2.1.1 Características del inventario ... 24
2.1.2 Tipo de Inventario ... 25
2.1.3 Gestión de inventarios ... 26
2.1.4 Software de inventarios ... 30
2.1.4.1 Tipos de software de inventario ... 30
2.2 Factura ... 31
2.3 Marco legal ... 32
2.4 Levantamiento de Requerimientos ... 33
2.4.1 ¿Qué es un Requerimiento? ... 33
2.4.2 Tipos de requerimientos ... 34
2.4.2.1 Requerimientos Funcionales ... 34
2.4.2.2 Requerimientos No Funcionales ... 35
2.5 Ingeniería de Requerimientos ... 36
2.6 Metodologías para el levantamiento de requerimientos ... 39
2.7 Historias de Usuario ... 41
2.8 Mockups y herramientas ... 42
3. Lenguajes de programación ... 44
3.1 React ... 44
3.2 Node JS ... 45
3.3 MYSQL ... 47
4. Desarrollo del proyecto ... 49
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4.1 Fase de Análisis y levantamiento de los requerimientos. ... 49
4.1.1 Cronograma de actividades ... 49
4.1.1.1 Planeación del proyecto ... 50
4.2 Fase de Diseño, creación de diagramas y Mockups... 64
4.2.1 Diagrama de Contexto ... 64
4.2.2 Mockups ... 65
4.2.2.1 Vista general de la aplicación ... 65
4.2.2.2 Módulo de Parametrizaciones ... 66
4.2.2.2.1 Referencias ... 66
4.2.2.2.2 Productos ... 67
4.2.2.2.3 Gestión de Inventarios ... 68
4.2.2.2.4 Módulo de Pedidos ... 68
4.2.2.2.5 Gestión de Ordenes ... 69
4.2.2.2.6 Módulo de Factura... 70
4.2.2.2.7 Módulo de Cierre ... 71
4.3 Fase de Desarrollo ... 73
4.3.1 Casos de Uso ... 73
4.3.2 Diagrama de Componentes ... ¡Error! Marcador no definido. 4.3.3 Diagrama Entidad Relación ... 75
4.3.4 Estructura proyecto Back-end ... 75
4.3.5 Estructura proyecto Front-end ... 78
4.4 Fase de Pruebas, Set de pruebas ... 80
4.5 Fase de Implementación y Mantenimiento ... 83
5. Conclusiones ... 85
Anexo A: Historias de Usuario ... 86
Anexo B: Formato de Reuniones ... 88
Anexo C: Mockups... 94
Anexo D: Documentación API ... 94
Anexo E: Set de Pruebas ... 95
Anexo F: Manual de Usuario. ... 95
Anexo G: Manual de Despliegue. ... 95
6. Bibliografía ... 96
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Lista de figuras
Ilustración 1 Proceso de Registro de productos. ... 26
Ilustración 2 Cronograma fase análisis ... 50
Ilustración 3 Productos 1 ... 51
Ilustración 4 Productos 2 ... 51
Ilustración 5 Productos 3 ... 52
Ilustración 6 Factura... 52
Ilustración 7 Proceso de Pedidos ... 54
Ilustración 8 Proceso de Cancelación ... 55
Ilustración 9 Estado de la orden ... 56
Ilustración 10 Criterios de aceptación ... 58
Ilustración 11 Historias de Usuario ... 59
Ilustración 12 Cronograma fase análisis 2 ... 60
Ilustración 13 Cronograma fase análisis 3 ... 61
Ilustración 14 Fase Diseño ... 61
Ilustración 15 Fase Desarrollo ... 62
Ilustración 16 Fase de pruebas ... 62
Ilustración 17 Fase de implementación... 63
Ilustración 18 Fase de Mantenimiento... 63
Ilustración 19 Vista general ... 65
Ilustración 20 Parametrización ... 66
Ilustración 21 Referencias ... 67
Ilustración 22 Productos ... 67
Ilustración 23 Gestión de Inventarios ... 68
Ilustración 24 Módulo de Pedidos ... 69
Ilustración 25 Módulo de Factura ... 70
Ilustración 26 Factura ... 71
Ilustración 27 Módulo de Cierre ... 72
Ilustración 28 Proceso de Cierre ... 72
Ilustración 29 Caso de Uso General ... 73
Ilustración 30 Modulo Ordenes ... 73
Ilustración 31 Modulo inventarios ... 74
Ilustración 32 Diagrama de componentes ... 74
Ilustración 33 Entidad Relación ... 75
Ilustración 34 Estructura Back-end ... 75
Ilustración 35 Propiedades del servicio ... 77
Ilustración 36 Estructura Front-end ... 78
Ilustración 37 Configuración Front-end en IIS ... 79
Ilustración 38 Set de Pruebas ... 80
Ilustración 39 Prueba número 1. ... 81
Ilustración 40 Prueba número 2... 81
Ilustración 41 Prueba número 3... 82
Ilustración 42 Prueba número 4... 82
Ilustración 43 Prueba número 5... 82
Ilustración 44 Prueba número 6... 83
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Lista de tablas
Tabla 1. Competidores ... 14 Tabla 2 Conceptos de inventarios ... 24 Tabla Grafica 3 Diagrama de Contexto... 52
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Introducción
Inversiones ByM SAS, es una empresa comercial ubicada en la ciudad de Bogotá. D.C de la República de Colombia, donde realiza sus actividades comerciales, las cuales se basan en la venta y distribución de artículos plásticos como lo son: bolsas plásticas para empaques, artículos desechables, vasos, platos, cubiertos y copas, es decir menaje en general; además de insumos cosméticos para Spa y tocador como lo son: lociones, champú, cremas, limas, guantes de látex, etc.
Esta empresa actualmente no cuenta con un proceso de manejo de inventarios definido, por lo cual al momento de realizar él envió de los pedidos y facturación de las ventas, se tiene que realizar todo en forma manual, llevando pocos registros claros de sus operaciones realizadas, ocasionando que no se tenga visibilidad o acceso a la información, imposibilitando la gestión eficaz de los recursos disponibles para la distribución a los clientes, la compra de mercancía para tener siempre productos disponibles y la generación de facturas que actualmente se hace en talonario, esto último limita la posibilidad de sistematizar los procesos de Inversiones ByM SAS y tener una mejor trazabilidad de los mismos. Debido a estas necesidades, se propone una solución de software que requiere el desarrollo de un aplicativo web denominado InvertApp el cual permitirá la gestión de inventarios, pedidos y facturación, que ayudará a Inversiones ByM SAS a llevar un control eficaz de sus actividades como; cantidad de productos vendidos, cantidad de productos en stock, cantidad de productos agotados, actualización del estado de los pedidos, la impresión de facturas y proceso de cierre que se realiza al final del día.
Para el desarrollo del proyecto se aplicará la metodología de desarrollo tradicional en cascada como marco de referencia de trabajo, el cual permitirá estructurar, planear y controlar el proceso de desarrollo de la aplicación. En la fase de Análisis se realizará la identificación de los requerimientos funcionales necesarios para entregar un prototipo funcional por medio de HU (historias de usuario), durante la fase de Diseño se crearán los mockups de cada uno de los módulos a implementar en la solución, continuando con la fase de Desarrollo donde se utilizarán tecnologías como React, Node Js y MySQL para el desarrollo
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del backend y frontend. Se optó por una arquitectura basada en APIs que ofrece numerables ventajas al momento de desarrollar al ser una arquitectura que se ajusta bien al negocio facilitando la modularidad al establecer tres módulos claves para el funcionamiento de la empresa que son; El módulo de productos, el módulo de pedido y el módulo de facturación, esto a su vez favorece a la escalabilidad y crecimiento de la empresa, al permitir agregar nuevos módulos según el negocio lo requiera sin tener que preocuparse por afectar toda la aplicación.
Para la fase de Pruebas se utilizarán sets de pruebas construidas en Excel, para concluir con las Fases de Implementación y Mantenimiento en donde se desplegará el aplicativo web en un ambiente funcional y se dará mantenimiento y soporte por un tiempo de 3 meses a partir de la fecha de entrega del producto.
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Antecedentes y Justificación
En la actualidad, un aspecto muy importante para cualquier empresa sin importar el tamaño o infraestructura radica en su organización, gestión y administración de sus actividades para el cumplimento de sus objetivos, una mala organización puede ocasionar diversos problemas para una empresa e inclusive causar desinterés por parte de los clientes.
Una parte muy importante de la organización es la gestión de inventarios ya que como menciona (Antonia Cruz Fernández, n.d.) “La elaboración, desarrollo y control del inventario en la empresa es una función que está relacionada con el volumen de su actividad, siendo esta función muy compleja e importante en las grandes empresas industriales y comerciales”. (Rivera &
Blandón, 2014) también recalcan la importancia de llevar una buena organización de los inventarios, ya que para ellos representan los bienes tangibles con los que cuenta una empresa para la realización de sus actividades económicas.
Pero ¿porque tener un inventario organizado? De acuerdo con la Real Academia Española (RAE - ASALE, n.d.) la definición de inventario es: “Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.” (Asociación de academias de la lengua española, 2020), es decir es la forma en la que una persona o comunidad puede llevar un control de sus bienes. Una empresa puede crecer tanto como su inventario lo permita, por lo tanto, el control de los inventarios o bienes es vital para cualquier empresa, ya que representa el alcance total que tiene la empresa sobre el mercado.
Ahora bien, después de entender la importancia y el por qué llevar un control de inventarios, la empresa Inversiones ByM SAS, que es una empresa que está naciendo actualmente en el mercado de la venta y distribución de diversos materiales de insumos como plásticos desechables (vasos, platos, etc.) y venta de productos cosméticos para el sector de Spa (guantes, embaces, plásticos y productos de tocador) en la ciudad de Bogotá D.C, es una empresa que actualmente no cuenta con ningún tipo de sistema de información para la administración de inventarios, gestión de pedidos y facturación, por lo cual, al no contar con una herramienta tecnología para competir dentro del mercado.
El mercado está lleno de empresas profesionales como Professional Beauty que lleva 20 años
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de experiencia dedicada a la distribución de diferentes productos y elementos de estética o HB Estética con 21 Años de experiencia en el mercado, sin mencionar las alianzas que tienen las grandes empresas internacionales como Beauty Line Lissia, Schwarzkopf, Lóreal ...etc., dentro del mercado de cosméticos y que ocupan gran parte de este. Por otro lado, tenemos empresas como lo son Mundiplas que se dedica a la venta de productos para el hogar y la línea de producto de la empresa Carvajal (Carvajal Empaques) que se dedican a la venta al por mayor de artículos plásticos para grandes empresas, por nombrar algunas: Tostao, Johnson & Johnson y Colombina.
Debido al auge en innovación y tecnología provocado por el constante cambio tecnológico que impacta sobre todos los mercados es realmente importante poder brindar una herramienta que permita la gestión, control de productos, pedidos y generación de facturas para esta nueva empresa. Dentro del mercado podemos encontrar las siguientes aplicaciones alrededor del mundo como España, Estados Unidos y Colombia:
Tabla 1. Competidores de software en el sector de inventarios
Aplicación Características
OdoLearn
(España) • Permite realizar inventarios de doble entrada.
• Trazabilidad en la operación desde un producto en almacén hasta la orden de compra (odoo, 2021).
Alegra (Colombia)
• Creación de productos uno a uno.
• Importación masiva desde un archivo Excel.
• Categorizar tipo de inventarios ara productos y referencias (Alegra, 2021).
TradeGecko (Estados Unidos)
• Automatización de envíos.
• Gestión de bodegas.
• Gestión de pedidos (Camino financiar, 2021).
Zoho Inventory (Estados Unidos)
• Escaneo de código de barras.
• Métricas de desempeño de ventas.
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• Rastreo de pedidos (Camino financiar, 2021).
Holded (España)
• Gestión de inventario en línea.
• Almacenamiento en la nube.
• Suite de aplicaciones (Ionos, 2021).
EGA Futura (España)
• Control de inventario.
• Especificación de productos como ubicación y precio.
• Licencias compatibles con la suite de Windows (Ionos, 2021).
Competidores que se encuentra actualmente en el mercado de inventarios (Elaboración propia).
Si observamos la mayoría de las aplicaciones permite la gestión de sus productos en línea, control y seguimiento de los pedidos, las versiones gratuitas de estas aplicaciones se limitan a muchas estas funcionalidades, es por esta razón InvertApp será una solución que cumpla con las funcionalidades básicas de un software de esta categoría.
Por otro lado, a nivel nacional e internacional podemos encontrar proyectos relacionados con la administración e implementación de sistemas de gestión de inventarios como los siguientes:
Control del Inventario de productos terminados en la Fábrica de alimentos “La Matagalpa”
durante el primer semestre del año 2013. De la universidad nacional autónoma de Nicaragua farem-matagalpa cuyos autores Karen Rivera y Róger Blandón realizan
la implementación de un modelo de control de inventarios basados en el método JAT (just a time) para solucionar la problemática de la fábrica de alimentos La Matagalpa donde exponen la falta de organización y planificación en el inventario de productos terminados, lo que ocasiono un desbalance en las existencias de los productos al no tener control de las existencias de productos en exceso y faltantes, concluyendo que existen diferentes factores como la desactualización de la información, deficiencia en las áreas de administración y capacitación del personal que afectan la eficiencia del inventario.
A nivel internacional también se puede encontrar la propuesta de modelo de gestión de
inventarios para la ferretería almacenes Fabian Pintado. De
la universidad Politécnica Salesiana de Ecuador en donde la estudiante Cristina Reino para la obtención del título profesional en ingeniería en Contabilidad y Auditoría, plantea la implementación de un modelo basado en el Modelo Cantidad Económica de Pedido o Modelo de Wilson para realizar la gestión de inventarios mejorando la logística de la empresa, evitando la ruptura de Stock y minimizando los costos por tener productos almacenados,
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concluyendo que el método implementado logró garantizar un mejor desempeño operacional de la empresa, ya que la posesión de los productos dentro de la bodega estuviera acorde al flujo de ventas.
A nivel nacional existen proyectos como la Implementación de un sistema de gestión de inventarios en Melexa s.a. De la universidad Libre de Bogotá donde los estudiantes Yuly Castañeda y Diego Silva para la obtención del título profesional de ingeniería Industrial, en su proyecto los autores implementan un sistema de gestión de inventarios mediante el análisis del comportamiento de un inventario y sus costos, basados en un sistema de Hardware y Software denominado BAAN (Sistema que permite tramitar las órdenes de compra y despacho del material) soportado por el modelo EOQ de Inventarios, lo que los llego a concluir que la utilización del sistema de captura de inventarios debe estar formalizada para cumplir las funciones donde se identifique quien y donde se hacen las actividades para el manejo y control de los inventarios.
Por último, también de la universidad Libre de Bogotá. El proyecto de implementación de sistema de gestión de inventarios para formas y color en lámina WJ Ltda. escrito por los estudiantes Diana Díaz y Vilma Patiño para la obtención del título de Ingeniero Industrial, implementan un sistema de gestión basados en los ciclos PHVA, codificación y pronóstico de los productos, clasificación ABC, diagramas de operaciones de distribución en planta y simulaciones entre otros temas relacionados con inventarios, concluyendo que con la implementación de sistema de gestión de inventarios, se permite realizar mayor seguimiento en los productos, lo que genera calidad en los mismos, además de la implementación de ciclo PHVA que ayudo a identificar las fortalezas y debilidades de la empresa para lograr una mejor gestión de sus inventarios.
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Objetivo General
Desarrollar una aplicación web a la medida utilizando APIs que permita realizar seguimiento y control al proceso de ventas de productos distribuidos por la empresa Inversiones ByM SAS. Logrando así el control de inventarios, despacho de las ordenes de productos e impresión de recibos para el cobro ante los clientes.
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Objetivos Específicos
• Realizar el proceso de levantamiento de requerimientos con el cliente, mediante el uso de historias de usuario.
• Validar la viabilidad de la implementación de los siguientes módulos identificados:
o Módulo de parametrizaciones.
o Módulo de Pedidos.
o Módulo de Facturación.
o Módulo de Cierre.
• Diseñar los mockups de los módulos correspondientes a partir de los requerimientos recolectados con el cliente.
• Implementar el aplicativo en un ambiente funcional para que el cliente pueda iniciar a gestionar los procesos desarrollados y apoyarse en sus actividades laborales.
• Verificar los criterios de aceptación del cliente y determinar el nivel de satisfacción con el software.
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Alcances y Limitaciones
El alcance de la solución consiste en la creación de una serie de módulos para que el cliente Inversiones ByM SAS; pueda realizar a través del software las siguientes actividades:
• Gestión de los productos para el control de inventarios.
• Gestión de los pedidos de los clientes en sus diferentes estados.
• Gestión de la facturación en sus diferentes estados.
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1. Diseño Metodológico
(Carlos Fernández Collado, 2014) autor del libro Metodologías de la investigación, en su sexta edición, definen brevemente la metodología de investigación como un conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que se aplican al estudio de un fenómeno o problema, por lo anterior, orientar un proyecto de software desde una metodología de investigación resulta ser muy útil para poder enfrentar el problema de inventario que tiene actualmente la empresa inversiones ByM SA.
Realizar una investigación para crear nuevos sistemas permite diseñar soluciones y definir criterios para evaluar el producto final, pero una investigación no puede ser del todo desordenada, no se trata de solo investigar por investigar, ya que para toda investigación existen unas series de objetivos y preguntas a las cuales dar respuestas.
Es por lo anterior, que una investigación científica la cual es más rigurosa, organizada y enfocada, permita la implementación de metodologías, generalmente las más utilizadas son: el enfoque cuantitativo, cualitativo o mixto (que es una función de las dos anteriores), para la implementación del proyecto “Aplicación web de gestión de inventarios y facturación (InvertApp) para la empresa Inversiones ByM SAS que se ubica en la ciudad de Bogotá D.C” se describe a continuación la metodología de investigación implementada.
1.1 Metodología de Investigación
El siguiente proyecto es una investigación de tipo cualitativo, ya que la gestión de los inventarios de la empresa Inversiones ByM SAS al no estar organizada, no es posible extraer los datos que son insumos para el análisis del nuevo sistema a desarrollar debido a que la fuente de información no es del todo correcta, esto puede ocasionar que se entreguen falsos resultados que a la larga puedan afectar el rendimiento de la aplicación web InvertApp.
Como define (Carlos Fernández Collado, 2014) Un planteamiento cualitativo es como “ingresar a un laberinto “. ciertamente se conoce la problemática inicial (inicio del laberinto) y se
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desconoce cómo va a terminar (salir del laberinto), por ende, atravesar dicho laberinto, se debe mantener la mente abierta y prepararse para improvisar, por lo cual, la investigación cualitativa se enfocará más en comprender los comportamientos de los usuarios en su entorno natural, bajo su propia perspectiva y contexto del sistema.
La problemática inicial y pregunta problema del proyecto es ¿Cómo una aplicación web permite optimizar el proceso de ventas para la empresa Inversiones ByM SAS a través del control de inventarios, despacho de las ordenes e impresión de recibos para el cobro ante los clientes? Y para dar una solución a esta problemática, se plantearon unos objetivos generales y específicos los cuales se encuentran descritos en el documento.
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2. Marco teórico
La función de producción existe desde que se inició la actividad productiva, pero no ocurre así con el paradigma de la estrategia de producción. En 1969 surgió el primer trabajo referido a la necesidad de conceder un carácter estratégico a la función de producción, realizado por Wickham Skinner, con el título “Manufacturing - Missing Link in Corporate Strategy”. Sin embargo, fue a partir de los años 70 y principios de los 80 cuando surgió como tal el nuevo paradigma de la estrategia de producción, desarrollado por profesores e investigadores de la Facultad de Administración de Empresas de Harvard University. Los trabajos realizados por Kim Clark, Robert Hayes y Steven Wheelwright basados en trabajos previos de Skinner (Skinner, 2000), resaltaron la manera en que los ejecutivos de producción podían emplear las capacidades de sus fábricas como recursos estratégicos que les permitieran desarrollar ventajas competitivas. Como punto central de este paradigma estaba el concepto de “fábrica enfocada” (focused factory) (Skinner, 2000). Luego se comenzaron a articular los conceptos de misión, visión, estrategia, objetivos y tareas de manufactura, categorías de decisión y las concesiones (negociaciones) entre criterios de desempeño (trade-offs). Así se inició este programa de investigación, que ha continuado su avance y reestructuración hasta nuestros días, y se ha constituido en parte activa de la nueva filosofía de excelencia en producción.
(Alejandro & Santamaría, 2012)Los sistemas de costeo anteriores a 1980 se basaron en la planificación de corto plazo, el control, la toma de decisiones y el costeo de productos (Mecimore Bell, A.T., 1995). El estándar del modelo de costos desarrollado hace cien años está muy lejos de reflejar la realidad compleja de una empresa con variedad de productos, proliferación de clientes y procesos de ajuste entre la oferta y la demanda, y es incapaz de explicar por qué los costos aumentan en la empresa cuando se aumenta la variedad de productos. (Pack, n.d.). La logística en teoría incorpora los procesos de planeación abastecimiento, fabricación, movimiento o distribución y venta, es el proceso que realizaremos desde la compra “proveedores” hasta la venta “clientes” esto permitirá una optimización sobre las variables que determinan una ventaja competitiva. En 1962, es fundada la organización profesional de gerentes de logística, docentes y profesionales CLM (Council logistics Management), con el ánimo de captar la esencia de la gerencia o dirección de la logística en el comercio y los negocios quien define el concepto de logística como:
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“Una parte del proceso de la cadena de suministros que planea implementa y controla el eficiente y efectivo flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información relacionada del punto de origen al punto de consumo con el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente”.
Para autores como (González Vargas, 2006) la logística de una empresa es vital para lograr el éxito de la misma, la buena gestión en cada uno de los eslabones en el sistema logístico es para tener en cuenta y darle prioridad, desde ofrecer un buen servicio a la hora de entregar sus productos, pasando por ser competitivos con un buen producto, la manera de liderar estas situaciones es darle un buen manejo a la base de la gestión que son los inventarios.
Para (Ronald H. Ballou, 2004) “El inventario es una provisión de materiales que se utilizan para satisfacer la demanda de los clientes o apoyar la producción de bienes y servicios”. (Heizer et al., 2004) proponen que los inventarios son las principales fuentes de costos en la cadena y tienen un gran impacto en la capacidad de respuesta y satisfacción para el cliente, los inventarios son muy importantes para poder tener una información cuantitativa sobre lo que posee la empresa y lo que necesita para suplir la demanda.
2.1 Inventarios
Los inventarios cuentan con diferentes modelos para administrar sus productos teniendo en cuenta sus variables, demanda y venta para medir el impacto de. estos Así mismo todo inventario tiene como objetivo:
• Reducir riesgos durante el mantenimiento de Stocks.
• Mitigar posibles errores en los costos de distribución de productos.
• Detalle sobre todos los bienes de la empresa de forma ordenada y teniendo en cuenta su valor.
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• Permite conocer el estado del patrimonio de una empresa. (Vázquez Ordás et al., 1999)
Es importante conocer los conceptos de inventarios y sus variables, stock y existencias a continuación una breve definición:
Tabla 2 Conceptos de inventarios
Inventarios Stock Existencias
Es un listado ordenado y valorado de los productos
de la empresa.
Es el almacenamiento de productos o bienes para su
posterior comercialización
Permite conocer el número de productos o bienes que se encuentran dentro del stock de
acuerdo con unos criterios contables.
Variables
Tiempo Demanda Costes
Se basa en los tiempos que participan dentro del proceso
de proveedores, realizar pedido entre otros.
Es la variable que permite establecer diferentes planes de acción con un producto
ya que la demanda cuenta con subvariables como entorno, volumen y comportamiento futuro.
Asociación de gastos en procesos como:
Adquisición Almacenamiento
Demanda Conceptos claves para la definición de inventarios (Elaboración propia)
2.1.1 Características del inventario
Según (Aldana Mercedes (2002)., n.d.)los inventarios tienen las siguientes características:
• Destinados al cumplimiento del objeto social de los negocios o a la realización de la actividad económica para la cual fue creada la empresa. En otras palabras, el inventario se reconoce porque es el recurso que directamente genera el ingreso operacional.
• Los inventarios forman parte importante del activo corriente, pues son el cuarto activo en liquidez después del efectivo, las inversiones y los deudores.
• En economía inflacionaria se clasifica como partida no monetaria y sus cambios de valor económico se reconocen a través de la aplicación de ajustes integrales por inflación
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• Los inventarios forman parte del capital de trabajo; un elemento importante de la solvencia que, unida con las políticas de ventas, afecta en un alto porcentaje la liquidez.
• Es el recurso generador del estado de costos y producción.
• Dependiendo de las características de los inventarios estos pueden ser susceptibles de valorizaciones y provisiones.
2.1.2 Tipo de Inventario
El tipo de inventario permanente se basa en llevar un histórico de inventarios que permite conocer el estado actual de cada uno de los ítems, costos de los de los productos e ingreso de los mismos (Por Gerencie.com en, 2020) A continuación, en el grafico es una representación de cómo está manejando sus recursos Inversiones ByM SAS y el cómo entra a participar el software de InvertApp desde la sección de módulos de productos, en esta sección se muestra el cómo se gestiona y controla el estado de los productos. Ahora la importancia de llevar un control.
Desde la DIAN esta es su posición para los inventarios permanentes se estableció en el artículo 42 de la Ley 1819 de 2016 que para los encargados de llevar una contabilidad debe estar en alguno de los juegos de inventarios e inventarios permanentes para si establecer el de año siguiente (SIigo, 2018).
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Ilustración 1 Proceso de Registro de productos.
Proceso de Registro de productos. (Elaboración propia)
2.1.3 Gestión de inventarios
En cuanto a lo que respecta con la gestión de los inventarios en las organizaciones se considera fundamental, ya que ella permite determinar los niveles óptimos de inventario, así como el manejo y control de estos, para garantizar una adecuada rotación y utilización de los artículos durante el proceso productivo.
Para (MURRAY, 2014), la gestión de inventarios implica:
El establecimiento de políticas; La asignación de responsabilidades para la planificación y el control; El desarrollo de procedimientos para el control; y el diseño de un sistema de información para comunicar a la administración el estado del control de los inventarios.
Por su parte (Chase, Richard & Jacobs, Robert & Aquilano, 2009) definen la gestión de inventarios según la naturaleza de la demanda de los bienes producidos, es decir, si los bienes obtenidos poseen demanda independiente o dependiente. En el caso de la demanda independiente, los artículos en la organización no guardan relación entre sí, lo que se traduce en que los requerimientos de materiales se pueden planificar por separado. En contraste, los artículos con demanda dependiente sí mantienen relación directa con otros artículos. Por lo
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general son de un orden más alto del cual forman parte, planificando los materiales en función del número de artículos de mayor orden.
Es importante resaltar que en toda gestión se definen políticas, así como también en el caso de los inventarios, éstas se asocian con la metodología asumida por la empresa para el manejo y reposición de estos. Dichas políticas orientan la planificación de requerimientos de materiales en las organizaciones, estableciendo los lineamientos posteriores para el control. Al respecto, (FRED R.DAVID, 2003) plantea que las políticas son guía para la toma de decisiones y en este caso en particular son las que definen cuándo y cuánto pedir, permitiendo a la gerencia tomar decisiones asertivas y oportunas sobre los niveles de inventarios idóneos en las organizaciones. Para cumplir las metas rotación de inventarios deben existir políticas de administración bien definidas. Sostiene el autor que éstas se deben desarrollar de manera racional, con base en información proporcionada por la planeación de la fabricación y la función de control. En caso contrario se podrán sobrecargar los inventarios o caer en insuficiencias, como consecuencia del carecimiento de políticas inteligentes. Según el autor, una vez establecidas dichas políticas, se desarrollan planes para satisfacerlas.
En tal sentido, las políticas asumidas en la planificación de inventarios de materiales y partes deben estar enmarcadas en un plan táctico que abarque los siguientes elementos:
Un presupuesto detallado que especifique las cantidades y los costos de tales materiales y partes. Un presupuesto correspondiente de compras de materiales y partes (MURRAY, 2014)
Al respecto, (“Administración Del Inventario: Elemento Clave Para La Optimización de Las Utilidades En Las Empresas,” 2012) plantean que la planificación de los inventarios se debe realizar a través de la Planificación de los Requerimientos de Materiales (PRM), que tiene como propósito gestionar los materiales y los componentes durante el proceso de producción.
(MURRAY, 2014) al establecer políticas y normas precisas de inventarios, la administración de las organizaciones empieza a dar los primeros pasos para el control de estos. De igual forma estos autores plantean que la principal herramienta que deben considerar las políticas de planificación y control de inventarios es la presupuestario anual de dichos activos.
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Los presupuestos de inventarios son un instrumento de control, dado que permiten comparar los niveles reales de este rubro con los niveles estándar fijados por la administración, así como los costos reales unitarios de los materiales y partes con los costos unitarios presupuestados.
Esto permite realizar análisis que puedan detectar anomalías en la ejecución de los presupuestos, facilitando así el control de los inventarios.
El ingeniero Diego Luis Saldarriaga Restrepo realiza una serie de artículo de la revista zona logística, donde se expone la importancia de manejar eficientemente el stock de una compañía.
La gestión de inventarios se vuelve compleja cuando el stock se encuentran situados en varios puntos de una cadena de suministro; en la siguiente ilustración se observan dos esquemas de distribución, el primero entrega los productos directamente desde el fabricante y sus facilidades de despacho hasta los puntos de venta del distribuidor y la segunda opción envía camiones desde las facilidades del fabricante hasta unas facilidades de un distribuidor (podría ser una plataformas de Cross Docking o una bodega de un retailer) desde las cuales posteriormente se entregará la mercancía a los puntos de venta de un detallista (Diego Luis Saldarriaga Restrepo, 2018)
Dentro de toda organización es de vital importancia la compra y venta de bienes o servicios;
de aquí la importancia del manejo del inventario, tanto en empresas como en dependencias gubernamentales, instituciones educativas y algunas otras. Cada vez son más las empresas, así como diversas instituciones que dedican esfuerzos a conseguir un buen sistema de información de Control de Inventarios para la cadena de suministro. Por lo tanto, para lograr un control efectivo de los inventarios es necesario una buena coordinación y una cooperación entre los elementos del sistema. (Sanchez, 2011).
Si se toman en consideración los elementos anteriores, la empresa actual tiene que ser capaz de aplicar técnicas eficientes y eficaces que le permitan enfrentarse a la búsqueda de la solución más conveniente. La administración de inventario es primordial dentro del proceso de producción porque existen diversos procedimientos que va a garantizar como la empresa logrará obtener un nivel óptimo de satisfacción a los clientes. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e
pág. 29 impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va a estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario (Díaz, 2014):
• Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos.
• Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
• Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
• Mantener un nivel adecuado de inventario.
• Satisfacer rápidamente la demanda.
• Recurrir a la informática.
Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
• Minimización de la inversión en inventarios: El inventario mínimo es cero, bajo este concepto la empresa no podrá tener ningún inventario y producir en base a un pedido.
Esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas, puesto que deben satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasará a los competidores que puedan hacerlo; de ahí que las empresas procuran minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso (Díaz, 2014).
• Afrontando la demanda: Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo de inmediato la demanda, ello conllevaría a un almacenamiento de cantidades excesivamente grandes del producto y así no incurriría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente. Sin embargo, resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos, paralizando un capital que se podría emplear con provecho, en consecuencia, la empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere (Díaz, 2014).
Son cuatro los aspectos básicos que se contemplan en la administración del inventario:
• Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
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• En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
• Qué artículos del inventario merecen una atención especial.
• Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
(Díaz, 2014)
2.1.4 Software de inventarios
Los softwares de inventarios o software de control de inventarios son programas creados para facilitar la gestión del inventario de una empresa, entendido este como el conjunto de elementos que forman su patrimonio. Para (España, Software de Inventarios: Comparativa de Los Principales Programas En, 2019) estos softwares permiten Una gestión eficaz del inventario puede suponer la diferencia entre conseguir una venta o dársela a la competencia.
2.1.4.1 Tipos de software de inventario
Software de inventario open source: Software libre de inventario, que también suele ser un software free o gratuito. El mayor riesgo de este tipo de programas es que suelen tener muchas restricciones, por ejemplo, en el n.º de facturas, ya que no te van a alojar documentos de facturación gratuitamente en la nube de forma ilimitada (MyGestion, n.d.)
• Software de facturación e inventario online: Hay programas de facturación que nos permiten disponer no sólo de nuestras facturas emitidas y recibidas, sino también de una relación de todos los artículos de los que disponemos, incluyendo stock. No todos los programas de gestión de facturas nos permiten hacer esto (MyGestion, n.d.)
ERP integral: El ERP online integral es un software para gestión de inventarios más completo, que te permite gestionar facturas, ventas, inventario, compras, almacén, contabilidad, TPV y tenerlo todo sincronizado con tu tienda online. Es un programa que usan las Pymes y también muchas tiendas online y empresas presas de comercio electrónico
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2.2 Factura
La factura es un documento de carácter mercantil que justifica y registra de forma legal la compraventa ya sea de un bien o la prestación de un servicio, en donde la factura responde a qué, quién, cómo, cuándo y dónde se realiza la actividad económica entre un cliente y una empresa. (Ysela Helen Bustamante Aquino & Flor de Maria Pacheco Vizcarra, 2018)
Este documento tiene una validez legal por lo que cualquier empresa o profesional que desarrolle cualquier actividad en la que se realice la venta o prestación de un servicio está obligada a emitirla, ya que se considera sin importar el tipo de factura ya sea física o electrónica como la prueba real de una operación realizada entre dos partes.
(Ysela Helen Bustamante Aquino & Flor de Maria Pacheco Vizcarra, 2018) definen a la factura física como: “documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de un servicio”. Además de mencionar los siguientes tipos de documentos que son considerados también como facturas; boletas de venta, tiques o cintas emitidas por máquinas registradoras, liquidaciones de compra, comprobante de operaciones, documentos autorizados y recibos por honorarios.
Por otro lado, (Villacis y Robalino, 2019) definen la factura física como: “documentación escrita de la transacción del comerciante al consumidor con fines de mantenimiento de registros contables” donde proponen que la factura es más una herramienta para mantener el registro de la venta y proporcionar la información de la fecha, valor o deuda de la venta de un bien, con un propósito más contable.
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2.3 Marco legal
En Colombia existe un ente regulador denominado DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) cuyo objetivo es: “coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad”. (DIAN, n.d.-a)
Dentro de estas actividades la DIAN se encarga de regular las operaciones comerciales realizadas dentro del territorio colombiano donde establece y obliga a las entidades a emitir la factura basado en lo establecido en el artículo 772 del Código de Comercio ley 1231 de 2008.
En el cual en el artículo 1o. Del artículo 772 del Decreto 410 de 1971 decreta así: “Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio”.
En el artículo 2o. Del artículo 773 del Decreto 410 de 1971 decreta lo concerniente a “Aceptación de la factura”.
En el artículo 3o. Del artículo 774 del Decreto 410 de 1971 decreta los “Requisitos de la factura”.
En el artículo 4o. Del artículo 777 del Decreto 410 de 1971 decreta lo establecido para “Pago por cuotas de la factura y Contenido Adicional”.
En el artículo 5o. Del artículo 779 del Decreto 410 de 1971 decreta la “Aplicación de normas relativas de la letra de cambio”.
En el artículo 6o. TRANSFERENCIA DE LA FACTURA. El vendedor o prestador del servicio y el tenedor legítimo de la factura, podrán transferirla a terceros mediante endoso del original.
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En el artículo 7o. Del artículo 778 del Decreto 410 de 1971 decreta la “Obligatoriedad de aceptación del endoso”. (DIAN, n.d.-b)
En el artículo 8o. PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, donde decreta que las empresas que presten servicios de compra de cartera al descuento deberán verificar la procedencia de los títulos que adquieran.
2.4 Levantamiento de Requerimientos
El levantamiento de requerimientos es una tarea que se realiza en la fase inicial del desarrollo en la cual se identifican las necesidades del cliente, durante esta fase se realiza lo que se conoce como el Levantamiento de Requerimientos (Pressman, 2002), donde los ingenieros de Software a través de diversos métodos que buscan conocer la necesidad del negocio con el objetivo de realizar la entrega de un producto de software que satisfaga dichas necesidades.
Antes de entrar de lleno con el levantamiento de requerimientos, es necesario entender los conceptos previos que están relacionados con la realización un de un levantamiento de requerimientos, dichos conceptos se conocen con el nombre de Ingeniería de Requerimientos (IR).
2.4.1 ¿Qué es un Requerimiento?
Según la normativa estándar IEEE Std 610.12-1990 (Buckley, 1984) en el glosario estándar de ingeniería de software, un requerimiento puede ser:
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• Una condición o necesidad de un usuario para resolver un problema o alcanzar un objetivo.
• Una condición o capacidad que debe estar presente en un sistema o componentes de sistema para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otro documento formal.
Según (Sommerville, 2005) define los requerimientos de la siguiente manera: “Un requerimiento es simplemente una declaración abstracta de alto nivel de un servicio que debe proporcionar el sistema o una restricción de éste”. Por otro lado (Bejarano et al., 2013) define que los requerimientos son especificaciones de que es lo que el sistema debe hacer (sus funciones) y propiedades.
Con estas definiciones, se puede concluir que un requerimiento es un conjunto de condiciones, componente o capacidades que interactúan entre sí para recolectar, procesar, almacenar y distribuir información con el objetivo de satisfacer las necesidades de un usuario o sistema, estipulados en un contrato, especificación u otro documento formal que fue levantado al inicio del proyecto.
2.4.2 Tipos de requerimientos
Los requerimientos de software pueden dividirse principalmente en 2 categorías:
requerimientos funcionales y requerimientos no funcionales.
2.4.2.1 Requerimientos Funcionales
Un requerimiento funcional, es la definición de una funcionalidad del software o componente, el cual cuanta con un conjunto de entradas, procesos y salidas para realizar funcionalidades especificas dentro de un sistema.
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Según (Sommerville, 2005) los requerimientos funcionales pueden dividirse de la siguiente manera:
• Los requerimientos de usuario son: “Declaraciones, en lenguaje natural y en diagramas, de los servicios que se espera que el sistema provea y de las restricciones bajos las cuales se debe operar”.
• Requerimientos del sistema: “Establecen con detalle los servicios y restricciones del sistema”.
2.4.2.2 Requerimientos No Funcionales
Un requerimiento no funcional, también conocido como atributo de calidad, es un requerimiento que especifica criterios en los cuales se puede juzgar la funcionalidad del sistema desarrollado a partir de los requerimientos funcionales.
Para (Pressman, 2002) los requerimientos no funcionales pueden dividirse de la siguiente manera:
• Requerimientos de desempeño.
• Requerimientos de seguridad.
• Requerimientos de estabilidad.
• Atributos de calidad del software.
Algunos ejemplos de este tipo de requerimientos serían:
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• Facilidad de uso (usability).
• Fiabilidad (reliability).
• Rendimiento (performance).
• Soporte (supportability).
2.5 Ingeniería de Requerimientos
Uno de los problemas más difíciles a la hora de implementar proyectos de software es entender los requerimientos del usuario, por más increíble que parezca en muchas ocasiones el cliente no sabe que es lo que necesita o no saben cómo explicar sus necesidades, por lo cual Roger S.
Pressman autor del libro Ingeniería del Software. Un enfoque práctico. En su séptima edición, nos define que la ingeniería de Requerimientos es una de las acciones importantes de la ingeniería de software ya que crea un puente para el diseño y el desarrollo. En esta ingeniería de requerimientos se definen las necesidades del negocio, se describen los escenarios de uso, se delinean las funciones y características y se identifican las restricciones y alcance del proyecto, lo que permite examinar el contexto del trabajo de software que debe realizarse.
En conclusión, para Roger S. Pressman la ingeniería de requerimientos proporciona el mecanismo apropiado para entender lo que desea el cliente, analizar las necesidades, evaluar la factibilidad, negociar una solución razonable, especificar la solución sin ambigüedades, validar la especificación y administrar los requerimientos a medida que se transforman en un sistema funcional (Pressman, 2002).
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Sin lugar a duda el levantamiento de requerimientos es de las tareas más importantes a la hora de desarrollar software, por tal motivo (Michael & Chaves;, 1992) define que el levantamiento de requerimientos es el punto de partida, en el cual ayuda a definir actividades como la planeación (tiempos y costos), recursos tanto humanos como tecnológicos, para poder realizar la elaboración del cronograma de desarrollo, que es el principal mecanismo de control durante el ciclo de vida del software y lo que es más importante, la especificación de requerimientos permite verificar que las necesidades del cliente están acorde con las metas establecidas, lo que significa que el proyecto cumplió o no con el objetivo planteado.
Para Ian Sommerville en su libro Ingeniería de Requerimientos 6ª Edición, capítulo 6, define la ingeniería de requerimientos como una serie de procesos:
• Proceso que comprende todas las actividades de requerimientos para crear y mantener un documento de requerimientos del sistema.
• Proceso de aplicar un método estructurado, el cual analiza el sistema y desarrolla un conjunto de modelos gráficos del mismo que actúan como una especificación del sistema.
En los cuales define 4 actividades genéricas:
• Estudio de factibilidad del sistema: Un estudio de factibilidad es corto y orientado a resolver las interrogantes: ¿El sistema contribuye a los objetivos generales de la organización? ¿El sistema se puede implementar utilizando la tecnología actual y con las restricciones de costo y tiempo? ¿El sistema puede integrarse a otros que existen en la organización?
• Obtención y análisis de requerimientos y Especificación de requerimientos: En esta etapa el personal de desarrollo técnico del software trabajará con los Stakeholders (involucrados), Clientes y los usuarios finales del sistema, para establecer requerimientos.