Capítulo II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
12 CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Antes de desarrollar todas las bases teóricas sobre la variable objeto de estudio proceso administrativo, es necesario tomar en consideración y revisar ciertos antecedentes relacionados al análisis de la misma, los cuales servirán como aporte para la realización y desarrollo de la presente investigación.
En este orden de ideas, se presentan Balazarte, Larrazabal y Urdaneta (2014), quienes realizaron un trabajo titulado: evaluación de los procesos administrativos de la empresa Instalaciones Metálicas C.A, partiendo de los enfoques teóricos de los autores Robbins y Coulter (2010), Münch y García (2008), Chiavenato(2008) entre otros.
Dicho trabajo presenta una investigación de tipo evaluativa, descriptiva y de campo con un diseño no experimental, cuya población objeto de estudio constó de quince (15) personas que integran dicha empresa. En la cual la técnica de observación utilizada fue la encuesta. Para tal efecto, el instrumento de medición fue el cuestionario, formado por ciento veinte (120) ítems de múltiples alternativas de respuesta bajo escala tipo Likert (siempre, casi siempre, nunca, casi nunca).
Siendo el mismo validado por tres (03) expertos docentes en el área de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, dando como resultado que todos los procesos administrativos se encuentran puestos en práctica, permitiendo con ello un trabajo armonioso dentro de la organización. Por esta razón, la investigación antes expuesta es de utilidad al presente estudio al proporcionar información válida para el desarrollo y aplicación de la variable procesos administrativos.
Seguidamente, se presenta la investigación realizada por Fernández, Hoyte y Martínez,(2014), titulado: Evaluación de los procesos administrativos en el Departamento de Siniestros en Automóviles Casco de C.A, de Seguros la Occidental Maracaibo , basado en los autores Münch y García (2012), Ribes (2006) , Melinkoff (2008), entre otros.
La investigación fue catalogada de tipo evaluativa descriptiva, bajo la modalidad de campo, con un diseño no experimental transaccional descriptivo; en el cual la población estuvo compuesta por treinta (30) sujetos que laboran en dicha empresa, para la recolección de datos se utilizó la técnica de observación directa mediante encuesta, elaborando un cuestionario constituido por sesenta y nueve (69) ítems (3 por indicador) con alternativas de repuestas dicotomías, a saber si o no; siendo el mismo validado por tres (03) expertos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, alcanzando un resultado de 0,99 altamente confiable y apto para su aplicación.
Por otra parte, los investigadores concluyen que la misión es conocida por los miembros del departamento, la cual refleja la razón de ser del mismo.
Coordinándose las actividades de todos los individuos que integran el departamento con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos técnicos y humanos en la realización de los propios fines de la empresa.
Por consiguiente, se recomendó realizar estudios semestrales que permitan detectar necesidades de capacitación en base a un procedimiento lógico y planeado; provocando que se enriquezcan los conocimientos así como el cambio de actitudes y comportamiento del personal. Por último el antecedente antes planteado es una base referencial que aporta conocimientos esenciales desarrollados a profundidad para abordar la variable objeto de estudio.
En este orden de ideas, se presentan Dávila, Guanipa y Rodríguez (2013), quienes realizaron un trabajo especial de grado titulado: Evaluación de los procesos administrativos en el área de atención al cliente en la empresa Corporación Telemic C.A, para tal efecto se utilizaron los enfoques teóricos de los autores Münch y García (2009) y Chiavenato (2002) entre otros.
La población estuvo constituida por 30 empleados. Se aplicó un instrumento bajo la técnica de observación mediante la encuesta conformada por ciento nueve (109) preguntas con alternativas de repuesta tipo escala, la
validez del instrumento estuvo a cargo del comité académico de la escuela de Administración de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
Asimismo, la metodología de la investigación se catalogó como evaluativa descriptiva y de campo los datos resultantes del instrumento fueron analizados a través de la estadística descriptiva en representación gráfica de cuadro de frecuencias absolutas y relativas, mediante porcentajes y medias aritméticas.
A este respeto, entre las conclusiones obtenidas se puede mencionar que los procesos administrativos en el área de atención al cliente de la empresa Corporación Telemic C.A unidad Maracaibo, presentan programas de presupuesto y procedimientos administrativos dentro de los objetivos estratégicos demostrando actitudes morales en todos los procedimientos.
Es importante acotar, que el trabajo antes expuesto, da una referencia al aportar conocimientos, así como aspectos técnicos y científicos, permitiendo con ello poder abordar la variable Procesos Administrativos de una manera general para el desarrollo de la presente investigación de estudio.
Seguidamente, en la búsqueda de antecedentes se presenta el estudio planteado por Briñez, Gutiérrez, Parra y Pino (2013), titulado: Evaluación de los procesos administrativos en el departamento de producción de la empresa Avícola la Rosita S.A, la cual se sustentó en los postulados de
Montana (2002), Chiavenato (2006), Hernández y Rodríguez (2003), entre otros.
Cabe resaltar que el tipo de investigación fue definida como evaluativa descriptiva y de campo. La población estuvo conformada por veinticinco licenciados (25) del Departamento de Producción de dicha empresa, en ella se aplicó la encuesta como técnica para la recolección de datos, a través de un instrumento tipo cuestionario formado por sesenta (60) ítems con varias alternativas de repuestas (siempre , casi siempre , a veces , nunca , casi nunca).
Igualmente, el instrumento fue validado por expertos en el área de procesos administrativos de la Facultad de Ciencias Administrativas. Los principales resultados señalan que en la empresa se detectaron ciertas desviaciones en cuanto al desarrollo de premisas, determinación de cursos de acción, principio de motivación y principios de calidad de la comunicación.
De igual manera se recomendó mejorar la comunicación entre los jefes y los subordinados, organizar mesas de trabajo entre los gerentes y empleados de dicha empresa, así mismo incentivar al personal para que se sienta motivado y de esta manera ser más eficiente.
De igual manera, para dar continuidad se tomó como referencia el trabajo de investigación realizado por Chávez, Santana, Garrido, Rincón y Urdaneta (2010), titulada evaluación de los procesos administrativos de la empresa de transporte Sánchez Polo. El cual hace énfasis en los planteamiento de
Chiavenato (2002), Robbins (2002), entre otros; caracterizándose por presentar una investigación de tipo evaluativa, descriptiva y de campo.
De igual modo, para el desarrollo de la misma, se utilizó una población formada por seis (6) individuos del área administrativa, tomando en cuenta la variable objeto de estudio procesos administrativos. En el cual se aplicó la técnica de observación mediante la encuesta, instrumento de información compuesto por cincuenta y uno (51) ítems con cinco alternativas de repuestas.
El cual fue validado por el comité académico de la facultad de ciencias Administrativas, arrojando como resultado debilidad en cuanto a los principios de delegación, puesto que los jefes no permiten que los empleados tomen decisiones en las actividades que le competen dentro de la organización.
De igual manera, la autoridad se refleja solo desde el directivo hasta el nivel más bajo de la empresa; resultado obtenido mediante la utilización de estadística descriptiva. Por lo tanto, se recomendó implementar metas y estrategias con proyección hacia el futuro, que contribuyan a la orientación de la toma de decisión y permitan alcanzar el objetivo general.
Lo expresado en el trabajo especial de grado anteriormente mencionado, tiene un aporte significativo para la presente investigación, ya que aborda la variable procesos administrativos, que incita a la reflexión de aspectos
conceptuales, que contribuyen como complemento para la formación, preparación y desarrollo del estudio.
2. BASES TEÓRICAS
Para lograr este estudio es recomendable analizar ciertas definiciones que van hacer utilizadas en el transcurso del desarrollo de esta investigación, como lo es el proceso administrativo y sus etapas. A este respecto, se tomaran como referencia los enfoques teóricos de los autores más reconocidos con el propósito de sustentar el presente trabajo.
2.1. DEFINICIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVOS
El logro de los objetivos que se obtienen actualmente en una organización es a través de un proceso administrativo herramienta que se aplica en las empresas para lograr llegar a la meta y satisfacer sus necesidades tanto lucrativas como sociales, en virtud, de que si ejecuta una eficiente gestión grupal estará más cerca de llegar a lo esperado tomando en cuenta el grado que se cumpla en el proceso.
En este sentido, Benavides (2005, p. 25), refiere que el proceso administrativo es aquel que planea, organiza, integra, dirige y controla las actividades de la organización y el que emplea los demás recursos organizacionales con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la
organización. Es por ello, que el mismo es un conjunto de fases o etapas relacionadas entre la cual tiene como finalidad optimizar el uso de recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos para lograr los objetivos de las organizaciones.
Por otra parte, Reyes (2007, p. 22), define como procesos administrativos a la actuación de la vida social, es de suyo único; forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto y cada etapa tienen que estar indisolublemente unida con las demás, y que, además se dan de suyo simultáneamente. Por lo tanto seccionar el proceso administrativo es prácticamente imposible e irreal. En todo momento de la vida de una empresa se dan, complementándose, influyéndose mutuamente e integrándose en los diversos aspectos de la administración.
Mientras que, Münch (2014, p. 39) expone que el proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las cuales se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cabe acotar, que además de interrelacionarse son interdependientes conformando la función de administración e involucrando diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
Al analizar estas definiciones, se observa que los autores difieren en sus apreciaciones ya que para Benavides (2005) se basa principalmente en las etapas proceso, los recursos y alcanzar las metas establecidas. A diferencia
de Reyes (2007) quien se refiere a que cada etapa tienen que estar unidas continuamente. Por su parte, Münch (2014) define el proceso administrativo como pasos o etapas que son indispensables para el logro de las actividades.
Para efecto de la investigación, los investigadores fijaran posición con lo expuesto por Benavides (2005), ya que para el autor el proceso administrativo es aquel que planea, organiza, integra, dirige y controla las actividades de la organización con la intención de conseguir las metas establecidas en pro de la organización.
A este respecto, los investigadores definen el proceso administrativo como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se pone en práctica la administración para así alcanzar los objetivos deseados integrando los diversos aspectos que ayuden al desempeño dentro de la organización. Todo ello, muestra cómo lograr la administración, a través de planear, organizar, integrar, dirigir y controlar las actividades de la organización empleando los demás recursos organizacionales, con el propósito de conseguir las metas establecidas con un mayor grado de eficiencia.
2.1.1. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo implementa una determinada secuencia de
etapas que se desarrollan continuamente para hacer posible la administración, las cuales son previsión, planeación, organización, integración, dirección y control. Se presentan perspectivas distintas en cuanto a las etapas del proceso administrativo para distintos autores, a su vez concuerdan en determinados aspectos con la finalidad de lograr los objetivos que desea alcanzar una organización.
2.2. ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA
En todas las organizaciones se generan una serie de procesos administrativos, lo cual es posible desempeñar cada uno de ellos dividiendo las actividades por fases, la mecánica administrativa es la primera fase, ya que desarrolla coordinadamente las reglas que deben existir en el transcurso de los planes y programas establecidos por la empresa. Así mismo es importante conocer con amplitud el establecimiento de los elementos de la mecánica administrativa dado que, esta simplifica como debe ser una organización y permite de una manera más concreta llegar al objetivo esperado.
A este respecto, Reyes (2007, p. 23), expresa que es natural que se presenten criterios diversos para distinguir y separar los elementos de la administración para así maximizar las técnicas en pleno periodo de formación. Clasificando el juicio de los diversos elementos, es conveniente la
mecánica administrativa, esta dispone de tres (03) elementos previsión, planeación y organización.
Por su parte, Münch (2014, p. 41), manifiesta que es importante conocer las diversas opiniones en cuanto al número de etapas que construyen el proceso administrativo, aunque algunos autores ponen énfasis exagerados.
En esta obra se analizara el criterio de las cuatro (04) etapas, planeación y organización dentro de la fase mecánica administrativa.
Atendiendo a estas consideraciones, cabe agregar que los autores antes mencionados coinciden en sus apreciaciones ya que para Reyes (2007), y Münch (2014), los elementos de la mecánica administrativa se emplean como base fundamental para analizar cómo debe operar una organización.
Con referencia a lo antes mencionado, los investigadores fijan posición con Reyes (2007), quien manifiesta que la mecánica administrativa la integran elementos tales como previsión, planeación y organización, con la finalidad de generar un desempeño completo relacionado a los objetivos requeridos.
En este sentido, los autores de esta investigación señalan que la mecánica administrativa junto con sus elementos como lo son la previsión, planeación y organización, es la fase que permite coordinar teóricamente los planes y programas que se desean alcanzar, para una mejor ejecución de las actividades. A este respecto, definir la mecánica administrativa es sustancial al igual que los elementos que la integran, a través de ella se obtiene una
mayor precisión en cuanto a la eficiencia de las actividades que se deben desarrollar continuamente y facilita de una manera coordinada lograr cada uno de los objetivos que desea alcanzar la organización.
2.2.1. DEFINICIÓN DE PREVISIÓN
Es el factor principal de la mecánica administrativa, trata de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir se emplea en la administración debido a que se encarga del análisis de la información relevante del presente y del pasado aumentando posibles desarrollos futuros con el propósito de determinar los planes que posibiliten el logro de los objetivos que desea alcanzar la organización. Es relevante conocer detalladamente lo que es la previsión en sí, con la finalidad de optar información adecuada y oportuna para una mejor elaboración de los planes establecidos por la organización seguidamente, se presentan definiciones por diversos autores.
Para Benavides (2005, p. 38), la previsión es aquel elemento de la administración en el que, con base en la consideración de las condiciones futuras en el que una empresa habrá de encontrarse. Revelada por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de una misma empresa.
Por otro lado, Reyes (2007, p. 27), expone que la previsión consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación además de la valoración de cuáles
serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrase, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles. La previsión comprende por lo menos, tres etapas.
a) Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines.
b) Investigaciones: se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse.
c) Alternativas: trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen.
Cabe acotar, que todos los sistemas modernos de administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado al escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, existen otras muchas y variadas posibilidades, no sólo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Se puede decir, que el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones.
Al comparar las definiciones antes expuestas, se observa su similitud ya que para Benavides (2005), la previsión es el elemento de la administración siendo necesario fijar los objetivos o fines que se persiguen, investigar los factores positivos y negativos además de coordinar los distintos medios en
los diversos cursos de acción, Reyes (2007), comprende por lo menos tres etapas como objetivos, investigaciones y alternativas.
Para efecto de la investigación se fija posición con lo enunciado por Reyes (2007), ya que para el autor la previsión es el elemento de la administración el cual revela por una investigación técnica, los principales cursos de acción necesarios para fijar los objetivos que se persiguen, investigar los factores positivos y negativos además, de coordinar los distintos medios para realizar los planes a través de sus tres etapas como lo son objetivos, investigaciones y alternativas.
En síntesis, para los investigadores la previsión es la herramienta principal que facilita el logro de los objetivos tomando más consideración de lo que pueda ocurrir en el transcurso de la ejecución de las actividades, evitando un alto nivel de riesgo para la organización ya que la misma representa el hecho de determinar el riesgo basándose en las condiciones de vulnerabilidad y posibles amenazas.
2.2.1.1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISIÓN
Al realizar previsiones administrativas es necesario seguir una serie de principios que transmiten debidamente conocimientos importantes de lo que se debe tomar en cuenta al momento de prevenir para obtener un mejor funcionamiento en la ejecución de las actividades que hacen posible el logro de los objetivos que desea alcanzar a largo plazo la organización. De
acuerdo con Reyes (2007 p. 182), los principios generales de la previsión son los siguientes:
a) Principio de la Previsibilidad: Puede formularse como la previsión administrativa, puede realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran certeza completa, ya que por el número de factores y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un riesgo; no obstante, tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta.
b) La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor cuando más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuando más puedan aplicarse a dichas experiencias métodos de investigación estadísticos o de cálculo de probabilidad.
c) Principio de objetividad: las previsiones deben descansar en hechos más que en opiniones subjetivas. En este principio descansa todo el proceso lógico de la inducción incompleta, de cuya fecundidad ha surgido principalmente toda la maravillosa técnica moderna.
d) Principio de la medición: las previsiones serán tanto más seguras cuanto más se puedan apreciar, no sólo cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.
A este respecto, los investigadores señalan que los principios generales de la previsión son una serie de pasos que aumentan la eficiencia ante el
logro de los objetivos ya que establece que es necesario apreciar las previsiones tanto cualitativa como cuantitativamente generando seguridad en las actividades que deben desempeñarse.
2.2.1.2. REGLAS PARA LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS
Cuando se genera el proceso de previsión es necesario fijar objetivos para la ejecución de los mismos, considerando algunas reglas o elementos que emplean diferentes autores con el propósito de facilitar una concreta fijación, evitando estrategias erróneas. Por su parte, Benavides (2005, p. 42), expresa que las previsiones ofrecen suficientes elementos en común. A continuación se presentan:
a) Definir los objetivos: Establecer con claridad los objetivos que guardan relación con la toma de decisiones. Si la decisión no cambia cualquiera que sea la predicción, no tiene sentido realizarla.
b) Determinar que no hay que pronosticar: Fijados los objetivos, es necesario detallar lo que en realidad se desea.
c) Fijar las dimensiones temporales: Precisar el número de periodos a los que se extenderá la previsión, y la fecha en que se requiera la previsión.
d) Consideraciones sobre los datos: las bases de dato deben incluir información disponible interna y la consulta de fuentes primarias y secundarias pertinentes.
e) Selección del modelo: existen diferentes niveles de juicio como la
cantidad y el tiempo de datos, así como el horizonte de tiempo, que son factores a considerar en la elección del modelo.
f) Evaluación del modelo: poner a prueba los modelos nos da una apreciación razonada del resultado que dará en nuestra situación específica, así como del margen de error esperado.
g) Preparación de la previsión: se sugiere escoger más de un modelo y, en lo posible, tipos diferentes, que nos arrojen un rango de previsiones desde el peor caso posible y el caso más probable.
h) Presentación de la previsión: se debe permitir entender cómo se obtuvieron las previsiones, para suscitar confianza a los directivos sobre los datos y las personas que prepararon los resultados. Seguimiento de los resultados. El proceso de previsión es continuo debe discutirse abierta y objetivamente las desviaciones que se hayan producido. Benavides (2005 p.
42).
De acuerdo con Reyes (2007 p. 187), el objetivo implica la idea de algo hacia lo cual se lanza o dirigen las acciones suele también conocerse como el nombre de meta. En el fondo es la materialización de la unidad de fin esencial en todo el grupo social, ya que es aquello a lo que las acciones de todos se dirigen. Aquí se ha precisado que en realidad se trata de los fines perseguidos. La importancia de la fijación de objetivos es clara y definitiva;
ellos dan su razón de ser a la empresa. Están señalados al decir “lograr de máxima eficiencia” para conseguir ese logro existe la empresa.
Los autores antes mencionados difieren en las reglas para la fijación de objetivos dado que, Benavides (2005) refleja un conjunto de elementos que se desarrollan continuamente para hacer posible los objetivos. Mientras que, Reyes (2007), muestra una definición específica de lo que son los objetivos y emplea su importancia.
Cabe destacar, que para afectos de la investigación se fija posición con el autor Reyes (2007), ya que define específicamente los objetivos como la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen las acciones suele también conocerse como el nombre de meta y que la importancia de los objetivos es clara y definitiva.
Como complemento, los tesistas señalan que las reglas para la fijación de objetivos permiten definir cada uno de ellos de la forma más concreta posible, para poder identificar claramente lo que se desea lograr y de tal manera, se fijaran las tareas oportunas ya que, es el proceso mediante el cual se consigue el objetivo.
2.2.2. DEFINICIÓN DE PLANEACIÓN
Dentro de las organizaciones se da el proceso de planeación dado que es establecer metas que le permitan llegar y que puedan tener una dirección muy variable, se deben tomar las decisiones adecuadas identificando el problema que se presente y que resulten buscar la solución más apropiada para que las actividades se puedan realizar eficazmente minimizando los
costos y tiempo.
Con referencia a las etapas del proceso administrativo la planeación es sin duda la más importante ya que establece las bases para lograr los resultados eficientes minimizando los riesgos, tareas y actividades que se realizan dentro de una organización además se puede determinar el tiempo y los recursos con que cuenta la empresa.
A este respecto, Benavides (2005 p. 38), define la planeación como el establecimiento de las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por si mismos: es necesario establecerlos con anticipación.
Así mismo Reyes (2007, p. 244), afirma que la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y de números para su realización. Es más, representa el conjunto de procedimientos que implica la selección de misiones y objetivos, y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de acción lo cual comprende de las siguientes etapas:
a) Políticas: Principios para orientar la acción.
b) Procedimientos: secuencia de operaciones o métodos.
c) Programas: Fijación de tiempos requeridos para cada acción.
d) Presupuestos: Que no son sino programas en los que se precisan unidades y los diversos tipos de pronósticos.
e) Estrategias y tácticas: Son el ordenamiento de esfuerzos y recursos para alcanzar los objetivos amplios, en el primer caso, y concretos en el segundo.
Por otra parte, Münch (2014, p. 75), señala que es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro. Es la función administrativa que determina por anticipado cuales son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlo.
En este sentido, al comparar los conceptos de los autores Reyes (2007) y Münch (2014), se observa que los mismos concuerdan en la definición de planeación ya que establece que se deben fijar los cursos de acción para así lograr los objetivos que se deben alcanzar en el futuro. Mientras que Benavides (2005), difiere dado que define la planeación como las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
En consecuencia, los investigadores fijaran posición con el autor Reyes (2007), ya que define la planeación como el curso de acción que se deben fijar estableciendo los principios que habrán de orientarlo para así llegar a su realización, contribuyendo al logro del propósito y los objetivos de la organización, junto con sus etapas políticas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias y tácticas.
En resumen, los investigadores, exponen que la planeación proporciona la base para una acción efectiva que resulta de la habilidad de la administración para anticiparse y prepararse para los cambios que podrían afectar los objetivos organizacionales, así mismo, es la base para integrar las funciones y es necesaria para controlar las operaciones de la organización.
2.2.2.1. IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Es necesario resaltar que la planeación es indispensable en el desarrollo de una organización ya que ayuda a establecer métodos de utilización racional de los recursos, mantiene una visión de lograr las metas y objetivos para que pueda ser realizado integra y eficazmente permitiendo encaminar y aprovechar mejor los recursos. En este sentido, Benavides (2005, p. 40), señala que la importancia es la herramienta que ayuda a los administradores a desarrollar nuevas aptitudes y procedimientos para acarar los negocios de mañana, proporciona a la empresa muchas otras cosas valiosas, su mayor aportación radica en hacer frente al cambio de hoy a los de mañana.
Sin embargo, Reyes (2007 p. 244), refiere que la importancia de la planeación radica en cinco puntos fundamentales tales como se presentan a continuación:
a) La eficiencia, obra de arte, no puede venir del acaso, de la Improvisación.
b) La parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear: si el administrador es “hacer a través de otros”. Se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse.
c) El objetivo (señalado en la previsión) serían infecundo si los planes no lo detallaran; para que puedan ser realizado integra y eficazmente, lo que en la previsión se descubrió como posible y conveniente, se afina y corrige en la planeación.
d) Todo plan tiende a ser económico, desafortunadamente, no siempre de su realización, puede parecer innecesario e infecundo.
e) Todo control es imposible si no se compara con el plan previo. Sin planes se trabaja a ciegas
f) La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presentan con las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.
Por otra parte, Münch (2014, p. 77), refiere que la planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y los cambios que pueden deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlo. Así mismo, el reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
En este orden, al confrontar las definiciones antes expuesta, se observa que los autores concuerdan entre si ya que tanto para Benavides (2005), Reyes (2007) y Münch (2014) la importancia de la planeación radica en que
la misma se ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer), así como de los medios (cómo hay que hacerlo). En otras palabras, indica donde quiere estar la empresa en el futuro y la manera de llegar allí.
Cabe acotar, que los investigadores fijaran posición con Reyes (2007), porque es el autor que mejor se identifica con el estudio ya que para el mismo la importancia de la planeación radica en cinco puntos fundamentales tales como la eficiencia, dirigir, el objetivo (señalado en la previsión), plan económico, control para compararlo con el plan previo.
En resumen, para los investigadores la importancia de la planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier organización. A través de esta se prevén contingencias y cambios del futuro y se establecen medidas para afrontarlas. Es más, la planeación es importante porque reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, establece un sistema racional para la toma de decisiones, reduce al mínimo los riesgos, aprovecha al máximo las oportunidades, la motivación se eleva, optimiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la organización.
2.2.2.2. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Es importante dentro de la planeación conocer algunos principios ya que
transmite una serie de conocimientos referente a como se debe planear adecuadamente y así aplicar cada uno de los elementos y objetivos que la conforma, los planes constituyen un solo esqueleto sobre el que puede calcularse las adaptaciones futuras de tal manera el gerente identifica los términos claros y precisos.
A este respecto, Benavides (2005, p. 40), enuncia que los principios son la factibilidad, objetividad y cuantificación, flexibilidad, cambio de estrategias, contribución a los objetivos generales, eficiencia de los planes, primacía de la planeación, extensión de la planeación. Aunque su amplitud varía con su autoridad. Tal como se presentan a continuación:
a) Factibilidad: lo que se prevé debe ser realizable; es inoperante elaborar objetivos demasiado ambiciosos u optimistas que resulten imposibles de alcanzar. Las previsiones deben ser congruentes con la realidad y las condiciones objetivas que actúan en el ambiente.
b) Objetividad y cuantificación: cuando se hacen planes, es necesario basarse en datos reales, razonamiento preciso y exacto, más que en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Para ello es necesario emplear técnicas estadísticas, estudios de mercado, estudios factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, todo ello para reducir al mínimo los riesgos.
c) Flexibilidad: al planear es conveniente establecer márgenes de holguras que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen
nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. No establecer esos margen es de seguridad puede ocasionar resultados desastrosos.
d) Cambio de estrategias: este se da cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente.
Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar sus estrategias y, en consecuencias, políticas, programas, procedimientos para lograrlas.
e) Contribución a los objetivos generales: todo plan y los que dé él se deriven deben contribuir positivamente a asegurar los objetivos empresariales. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse en un plan general y dirigirse hacia el logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes y armónicos.
f) Eficiencia de los planes: un plan es eficiente si cuando se le pone en práctica de lugar a la consecución de los objetivos, con un mínimo de consecuencias imprevistas y con resultados mayores que los costos.
d) Primacía de la planeación: La planeación es el resultado primario para las funciones de organización, integración, dirección y control.
h) Extensión de la planeación: la función de planeación es labor de todos los dirigentes de la empresa. Aunque su amplitud varía con su autoridad.
Si bien es cierto, Reyes (2007, p. 245), señala que los principios de la planeación pueden considerarse los siguientes como la precisión,
flexibilidad, de la unidad de dirección, de consistencia, rentabilidad y de participación así como se detallan a continuación:
a) Principio de la precisión: los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
b) Principio de la flexibilidad: dentro de la previsión todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, ya en razón de la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.
c) Principio de la unidad de dirección: los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinado e integrado que en realidad puedan decirse que existe un solo plan general.
d) Principio de consistencia: todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
e) Principio de rentabilidad. Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en forma más cuantitativa posible.
f) Principio de participación. Todo plan deberá tratar de conseguir la
participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionados de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo asegura un resultado más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vistas distintos y complementarios.
Además, esta participación constituye una de las mayores motivaciones que se conocen hoy en día para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que se ha aportado el conocimiento personal sobre las pequeñas contingencia de lo que se presenta distinto cada día. (Reyes 2007 p. 245)
De igual manera, Münch (2014, p. 78), enuncia que para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios de cada etapa del proceso administrativo, los cuales se rigen por una serie de aplicaciones indispensables tales como son:
a) Factibilidad: lo que se planea debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiados ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.
b) Objetividad y cuantificación. Es cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamiento preciso y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios.
c) Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen
nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.
d) Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos. Plan integral, plan de producción, plan de mercadotecnia, plan de capital humano, y plan financiero.
e) Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación con el tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y, consecuentemente, las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlo. (Münch 2014 p.78).
En relación a los conceptos antes expuestos, se aprecia una semejanza entre Benavides (2005), y Münch (2014), expresan los mismos principios y en ellos establecen las medidas necesarias para implementarlos en la planeación ya que deben adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio. Mientras que Reyes (2007), difiere ya que expresa que los principios son todo plan preciso que se deben prever en lo posible los cambios que pueden ocurrir.
Es importante acotar, que los investigadores fijaran posición con Benavides (2005), ya que el autor demuestra que los principios son
disposiciones que orientan al gerente de la organización para que establezca planes y objetivos concretos a fin de realizar una buena acción administrativa.
En resumen, los investigadores exponen que los principios de planeación tienen un aporte importante dentro de la misma ya que permite alcanzar con exactitud los objetivos, adaptarse a los cambios que puedan ocurrir para que de esa manera se construya un sólo plan establecido eficientemente
2.2.2.3. TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN
El administrador debe utilizar las técnicas al momento de tomar decisiones adecuadas ya que las mismas son necesarias para toda organización las cuales son impredecibles para anticipar al futuro, minimizar riesgos y optimizar los recursos en todas las áreas de la organización. Es por ello, que Benavides (2005, p. 95), hace referencia a las técnicas de planeación como aquellas que se denominan técnicas de investigación operativa y cuya aplicación es principalmente en la administración de la producción son:
a) Programación lineal: utiliza métodos algebraicos para analizar las relaciones que puedan ser expresadas como funciones lineales, son mayormente usadas para resolver problemas de asignaciones.
b) Teoría de la fila: también llamada teoría de la cola, es valiosa para determinar el balance correcto de los factores necesarios para lograr el
manejo más eficiente de los servicios intermitentes.
c) Teoría del juego o simulación de las operaciones de un sistema. Al proceso de obtener las cualidades esenciales de la realidad sin la realidad misma se le llama simulación.
d) Teoría de la probabilidad: es la determinación del grado de riesgo. Las predicciones concernientes al resultado probable de eventos futuros son inferencias basadas en un cuidadoso análisis estadístico de los datos existentes.
e) Análisis del punto de equilibrio: es la técnica que identifica el punto en el cual el ingreso total es justamente el necesario para cubrir el total de los costos.
f) Técnicas de programación: un programa es un esquema donde se establece la secuencia de actividades que han de realizarse para alcanzar determinado objetivo, y el tiempo requerido para efectuar cada una de las partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. (Benavides 2005, p. 95)
Por otro lado, Reyes (2007, p. 259), expone que las técnicas para formular planes así como para presentarlos, además de explicarlos y discutirlos, entre otros, suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. Es por ello, que a continuación se presenta algunas de estas como son:
a) Manuales objetivos y políticos, departamentos, entre otras.
b) Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.
c) Graficas de Gantt, las cuales tienen por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan de manera coordinada.
d) Programas de muy diversas formas, pero especialmente los que se presentan bajo las características ya explicadas de presupuesto no financiero y pronósticos.
e) Los sistemas conocidos con los nombres PERT (programa evaluación and review tecnique), CPM (critical path method), RAMPS (resource allocation and multi Project scheduling). Todos los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de técnicas de trayectoria critica porque buscan planear y programar, en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen poniendo énfasis principalmente en la duración, costos etc.
Por consiguiente Münch (2014, p. 122), expresa que emplear las técnicas de planeación eficazmente, es impredecible para una organización y la misma debería valerse de estas herramientas las cuales le permiten al administrador optimizar los recursos, para con ello, lograr resultados eficientes. Porque la finalidad de las técnicas de planeación, es que el administrador que las utilice tome las decisiones más adecuadas de acuerdo con la situación específica del medio y de la organización en donde actué; la
complejidad de estas técnicas varia y su utilización dependerá de los recursos, tamaño y factores inherentes a cada una de las empresas.
Al comparar las definiciones expuestas, se aprecia que los autores Reyes (2007) y Benavides (2005), coinciden en que las técnicas de planeación sirven para formular planes y que son llamadas también técnicas de investigación. A diferencia de Münch (2014), quien refleja que las técnicas de planeación permite al administrador tomar las decisiones adecuadas optimizando los recursos y logrando los resultados de la organización.
Los investigadores de la presente investigación fijan posición con Münch (2014), ya que el mismo define las técnicas como herramientas que debe utilizar el administrador al momento de tomar decisiones para así minimizar los recursos logrando los objetivos que se plantea la organización.
En relación a lo antes mencionado, para los investigadores las técnicas de planeación consisten en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación específica del medio y de la organización donde actúen, los manuales constituyen una de las herramientas más importantes para facilitar el desarrollo de las funciones administrativas y operativas.
2.2.3. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN
Al fijar los objetivos que se desean alcanzar será conveniente disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y
financieros a través de comportamientos que deben presentar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, lo que solamente es posible por medio de la organización. La determinación de la organización conlleva a ejecutar las actividades establecidas con mayor claridad y precisión esto se logra a través de lo que transmita cada autor referente al significado de este proceso ya que existen diversas definiciones dependiendo de cómo la refleje cada uno.
De acuerdo con Reyes (2007, p. 277), la organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Este implica necesariamente las siguientes etapas:
a) Funciones: La determinación de cómo deben dividirse y asignarse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general b) Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel existente dentro de una organización.
c) Puestos: Las obligaciones y requisitos que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por una persona.
Según Benavides (2005 p. 124), organizar implica dividir y agrupar las actividades que se han de realizar en una empresa con el propósito de proporcionar los productos y servicios a la comunidad, fin para el cual fue creada la compañía. Es más, la organización implica una estructura de
funciones o puestos intencional y formalizada.
Por otro lado, Münch (2014, p. 127), define la organización como el establecimiento de la estructura necesaria para la coordinación racional de las actividades, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Al confrontar las definiciones antes expuestas, se observa que los autores citados difieren en sus apreciaciones ya que según Reyes (2007) la organización son las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos tanto materiales como humanos. Mientras que Benavides (2005), se enfoca en dividir y agrupar las actividades que se deben realizar en una empresa. Por otro lado, para Münch (2014), es el establecimiento de la estructura necesario para la coordinación de actividades.
En relación a los autores antes mencionados los investigadores, fijaran posición con Reyes (2007), dado que este define la organización como la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados contando con las etas de funciones, jerarquías y puestos para el óptimo funcionamiento de la organización.
En síntesis, se puede decir que la organización es la fase que se encarga
de ordenar y coordinar cada actividad a ejecutarse, con el propósito de mantener un desempeño eficiente, de esta manera hacer posible aquellos objetivos que se desean alcanzar. La organización es uno de los complementos del proceso administrativo por lo tanto es significativo definirlo como la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con la finalidad de lograr un máximo grado de eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados
2.2.3.1. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
La organización es un proceso estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñado para llevar a cabo las políticas empresariales en este caso, es necesario conocer el valor significativo que posee el proceso de la organización. Respecto a la importancia Reyes (2007, p. 277), expone que la organización por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.
Cabe acotar, que es tan grande la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores ya que para el autor antes citado, (Reyes, 2005), la organización no es sino una parte de la administración, también señala que tiene gran importancia por construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos así como científico, además de lo
práctico y empírico.
Al mismo tiempo, Münch (2014, p. 127), plantea que la importancia de la organización es de carácter continuo, es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social, suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades con un esfuerzo mínimo, evita la lentitud e ineficiencia de las actividades incrementando la productividad al menor costo posible y reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo.
Al comparar los conceptos presentados se observa que los autores difieren ya que para Reyes (2007), la organización es importante por ser el elemento final del aspecto teórico; a diferencia de Münch (2014), quien plantea que la importancia de la organización es de carácter continuo dado a que la empresa y sus recursos están sujetos a constantes
Para efecto, de la presente investigación se fija posición con el autor Reyes (2007), ya que plantea que la organización por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.
En suma, para los investigadores la organización es importante debido a que su objeto es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos, con el propósito de alcanzar las metas establecidas. Es fundamental establecer la importancia de la organización en virtud de que
permite apreciar de una forma más explícita la ejecución de este proceso, la organización por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.
2.2.3.2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los principios de la organización la integran varios componentes, resulta significativo reflejar cada uno de ellos, aunque distintos autores no concuerdan en el establecimiento de estos principios todos buscan la satisfacción de los objetivos de una manera más ordenada. Atendiendo a estas consideraciones, Reyes (2007, p. 282), revela cinco principios de la organización, los cuales se presentan a continuación:
a) Principio de la especialización: cuando más se divide el trabajo, dedicado a cada empleado a una actividad más limitada y concreta se obtiene mayor eficiencia precisión y destreza. Según el autor antes citado, se debe advertirse que la división del trabajo no es sino el medio para obtener una mayor especialización y con ella mayor precisión, profundidad de conocimientos, destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función.
b) Principios de la unidad demando: para cada función debe existir un solo mando. Este principio establece que cada subordinado no reciba órdenes
sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización. Para obtener mayor eficiencia la especialización estableció la división por funciones, la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establecer su coordinación a través de un solo mando, que fije el objetivo común y dirige a todos a lo largo.
c) Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad: este debe precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico.
Estableciéndose al mismo tiempo, la autoridad correspondiente a aquella. La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo, la responsabilidad va en la misma línea pero de abajo hacia arriba, como elemento esencial en la jerarquía de una empresa cada nivel jerárquico debe tener señalado de manera perfecta el grado de responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada jefe esa responsabilidad constituye a su vez, el funcionamiento de la autoridad que debe concederse.
d) Principio del equilibrio de dirección-control: a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. La administración no puede existir “sin alguna delegación” ya que aquella consiste en “hacer a través de otros”, se delega la autoridad correlativamente a la responsabilidad comunicada, según el principio anterior.
e) Principio de la definición de puestos: deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto,
entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal específico. Mientras que no se establezca en forma precisa y clara lo que cada quien debe hacer, no existirá una estructura adecuada. (Reyes 2007 p. 282)
Por otro lado, Münch (2014, p. 127), expone que los principios de la organización están orientados al objetivo, especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, así como a la unidad de mando, difusión, amplitud o tamaño de control, colaboración, las unidades de una organización y la continuidad, los cuales se detallan a continuación:
a) Del objetivo: son todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, es decir la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
b) Especialización: es el trabajo de una persona, el cual debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitada, mientras más específico y menos sea el campo de acción de un individuo mayor será su eficiencia y destreza.
c) Jerarquía: resulta necesario establecer centro de autoridad de que emane la comunicación necesaria para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e interrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
d) Paridad de autoridad y responsabilidad: es cuando a cada grado de responsabilidad conferido, debe responder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se otorgó la autoridad necesaria para poder realizarlo.
e) Unidad de mando: este principio establece que al terminar, un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse a un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad e ineficiencia.
f) Difusión: para maximizar las ventas de una organización las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con ellas.
g) Amplitud o tamaño de control: existe un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientes.
h) Colaboración: las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas.
i) Continuidad: una vez que se ha establecido la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. La organización que sea apropiada para la empresa en un momento dado puedo no serlo posteriormente por lo mismo alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugiere los ajustes y modificaciones necesarias. (Münch, 2014 p. 127).
Es importante acotar, que los autores antes señalados coinciden en sus apreciaciones de los principios ya que orientan la acción de los individuos que conforman la organización dado que, ambos señalan que recibir órdenes de dos o más empleados solo ocasiona ineficiencia, la autoridad sin responsabilidad y la responsabilidad sin autoridad trastorna gravemente la organización las dos van de la mano, la autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte.
A este respecto, los investigadores fijan posición con el autor Reyes (2007), en vista que este, con sólo cinco principios establece el conocimiento necesario para llegar al objetivo señalando que cuando más se divide el trabajo dedicado a cada empleado, a una actividad más limitada y concreta se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.
En suma, para los investigadores los principios de la organización son una serie de pasos que transmiten como se deben asignar las actividades adecuadas de cada individuo que integra la empresa y sugiere las normas específicas que se deben generar dentro de la misma; además, comparte las consecuencias que se obtienen al no ejecutar cada función de forma
correcta.
Sin duda, determinar los principios de la organización es significativo, cada uno de ellos aporta normas o reglas que se deben cumplir tales como, precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando, y para cada función debe existir un solo mando.
2.2.3.3. FUNCIONALIZACIÓN: REGLAS Y TÉCNICAS
Al aplicar el proceso de organización en una empresa es necesario seguir un conjunto de reglas o etapas que ayudan a la ejecución de las actividades, como lo es la funcionalización, esta permite separa las tareas que corresponden a cada función para el logro eficaz de los objetivos que se desean alcanzar.
Según Benavides (2005, p. 127), existen dos aspectos centrales en el diseño de la organización y estos son la división del trabajo y la coordinación.
La división del trabajo, consiste en dividir la totalidad de las actividades en proporciones manejables, lo que propicia la especialización, la cual refleja que en toda empresa el trabajo se divide en departamentos principales.
En cada departamento se asignan las tareas por áreas o secciones, y así el proceso continuo hasta que todas las operaciones han sido fraccionadas en tareas que pueda desempeñar la persona que ocupe un puesto específico
a este proceso se le denomina departamentalización. La coordinación: Es el arreglo ordenado del esfuerzo de un grupo para propiciar unidad de acción en la consecución de un propósito.
Para Münch (2014, p. 132), la funcionalización son las etapas de la
organización las cuales son denominadas división de trabajo y coordinación.
Cabe aclarar, que la división de trabajo, es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionismo en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia de etapas tales como:
a) Jerarquización: es la disposición de las funciones de la organización por orden de rango, grado o importancia, los niveles jerárquicos son un conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
b) Departamentalización: es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.
c) Coordinación: es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Por otro lado, Reyes (2007 p. 285), expresa que la funcionalización son esas reglas sobre la división de funciones, porque la división es el primer nivel jerárquico de las empresas siendo este casi siempre funcional. Para hacer esta división en modos más adecuados se debe partir de la consideración de los objetivos y planes aprobados, presentando un conjunto de reglas particulares como las más prácticas para conseguir la división de funciones y la departamentalización respectiva tal como se plasman a continuación:
a) Primera Regla: esta se da teniendo en cuenta los objetivos y planes que se pretenden realizar, ante todo elaborarse una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se considere, debe establecerse en el primer nivel jerárquico.
b) Segunda Regla: esta se debe definirse en forma sencilla o precisarse al menos cada una de las funciones listas.
c) Tercera Regla: es para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.
d) Cuarta Regla: se repite esta operación en forma idéntica hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean analizar.
e) Quinta Regla: cuando se tenga una división funcional teórica, se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización, atendiendo
al número de calidad, preparación y experiencia, de las personas de que puede disponerse.
f) Sexta Regla: representa la forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble.
Todo ello, porque unos autores aconsejan que se haga una carta de organización, señalando a cada persona los diversos títulos que les correspondan por las distintas funciones que asume. Mientras que otros aconsejan que se conserve la carta de organización estructuradas con las funciones que deben existir, separadas en los cuadros y niveles que le correspondan. Puede decirse que en toda empresa las funciones básicas son tres (03), producción, ventas y finanzas. Reyes (2007 p. 285)
A este respecto, Benavides (2005), y Münch (2014), coinciden en lo que es la funcionalización, ambos expresan que esta se separa en división de trabajo y coordinación. Mientras que Reyes (2007), difiere en tal sentido al establecer que es un conjunto de reglas continúas para alcanzar la división de funciones.
De acuerdo con las evidencias anteriores, los investigadores fijan posición con el autor Reyes (2007), ya que este emplea una serie de reglas particulares para alcanzar la división de funciones y la departamentalización adecuada.