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ÁREA DE GENERACIÓN DE ENERGÍA
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MANEJO AMBIENTAL DEL ÁREA DE GENERACIÓN DE CHEC, BAJO LA MODALIDAD DE ADMINISTRACIÓN DELEGADA
MANIZALES, MARZO DE 2016
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 5
1.1. OBJETO ... 5
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ... 5
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ... 6
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA OBLIGATORIA ... 7
1.5. VISITA AL SITIO DE LAS ACTIVIDADES ... 8
1.6. INFORMACIÓN GENERAL ... 8
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 8
1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN . 9 1.6.3. TRANSPARENCIA ... 9
1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 10
1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 10
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 11
1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 11
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ... 11
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 11
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 12
1.9.1. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO EPM ... 12
1.9.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 12
1.9.3. IDIOMA DE LA OFERTA ... 13
1.9.4. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 13
1.9.5. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ... 13
1.9.6. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA ... 15
1.9.7. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO ... 17
1.9.8. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 18
1.9.9. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 19
1.9.10. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 20
1.9.11. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 20
1.9.12. PRECIO ... 21
1.9.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 22
1.9.14. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ... 23
1.9.15. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN... 24
1.9.16. OTRAS CONDICIONES ... 24
1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ... 25
1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ... 25
1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 25
1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ... 26
1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA ... 26
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1.10.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ... 28
1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ... 29
1.10.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ... 29
1.10.6.2. AJUSTE ECONÓMICO ... 30
1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 30
1.11.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 30
1.11.2. PERFECCIONAMIENTO, FORMALIZACIÓN E INICIO DEL CONTRATO ... 31
1.11.3. INICIACIÓN ... 31
1.11.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ... 31
1.11.5. RENOVACIÓN ... 32
1.11.6. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 32
1.11.7. FONDOS ... 32
1.11.8. VALOR DEL CONTRATO ... 32
1.11.9. FORMA DE PAGO ... 32
1.11.10. DISCRIMINACIÓN DE COSTOS ASOCIADOS A HONORARIOS ... 33
1.11.11. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN ... 33
1.11.12. FONDO ROTATORIO ... 34
1.11.13. RETENCIÓN DE PAGOS ... 34
1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 34
1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 36
1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ... 36
1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 36
1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 38
1.17. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 39
1.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 40
1.19. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 40
1.20. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 41
1.21. COMPENSACIÓN ... 41
1.22. INTERVENTORÍA ... 41
1.23. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ... 41
1.24. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ... 41
1.25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ... 45
1.26. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ... 46
1.27. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ... 46
1.28. INDEMNIDAD ... 46
1.29. POLÍTICA AMBIENTAL ... 47
1.30. CONTROL DE REGISTROS ... 48
1.31. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 48
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2.1. GENERALIDADES ... 50
2.2. PERSONAL ... 50
2.3. CONTRATOS DE TRABAJO ... 50
2.4. TRANSPORTE ... 51
2.5. MATERIALES Y SERVICIOS ... 51
2.6. HERRAMIENTAS, EQUIPO Y MAQUINARIA PESADA ... 51
2.7. TIEMPO EXTRA O FESTIVO ... 52
2.8. ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN ... 52
2.9. SUELDOS Y JORNALES ... 52
3. FORMATOS ... 54
3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN ... 54
3.2. ANÁLISIS DEL PORCENTAJE DE HONORARIOS POR ADMINISTRACIÓN ... 57
3.3. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PAGOS PARAFISCALES ... 58
3.4. INCUMPLIMIENTOS EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 59
3.5. APARTAMIENTOS ... 60
3.6. CONOCIMIENTO DEL TERCERO ... 61
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
1.1. OBJETO
Ejecución de actividades para el cumplimiento de los planes de manejo ambiental del área de generación de CHEC, bajo la modalidad de administración delegada.
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO
El alcance del presente contrato abarca la ejecución de diferentes actividades tendientes a cumplir con lo estipulado en los Planes de Manejo Ambiental para el Área de Generación Energía, aprobados por diferentes autoridades ambientales. Para lo cual es necesario, previa autorización de la interventoría, llevar a cabo las medidas de prevención, neutralización, mitigación y compensación, medidas de manejo, programa de seguimiento, monitoreo y evaluación, y demás acciones estipuladas en los planes de manejo y/o que determine el interventor; se entenderán como planes de manejo los contenidos en la resolución 0211 del 02 de agosto de 1994 en la que el entonces Ministerio de Ambiente otorga licencia ambiental para el desarrollo del proyecto geotérmico de CHEC; Resolución 0413 del 27 de febrero de 2009 del entonces Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial que Establece el Plan de Manejo Ambiental para la operación de la Central Hidroeléctrica San Francisco; resolución 091 del 09 de enero de 1996 en la que Corpocaldas otorga la Licencia Ambiental para la operación de la planta Termodorada y la resolución 590 del 25 de octubre de 2010 que la modifica; resolución 0376 de junio 10 de 2009 para el proyecto Sardinas; resolución 1199 de noviembre 13 de 1996, por la cual se otorga licencia ambiental al proyecto el Chispero; así como en los autos, actos, resoluciones y oficios que emitan las autoridades ambientales para los nuevos proyectos que actualmente se tramitan en el área de Generación de CHEC.
Las actividades principales que se realizan dentro de este contrato previa autorización de la interventoría son las siguientes:
Apoyo logístico en eventos de relacionamiento con grupos de interés, como talleres, seminarios, socializaciones, celebración de fechas especiales, entre otros.
Suministro de transporte de diferente tipo, personas y carga.
Suministro de alimentación (refrigerios, almuerzos y comidas.)
Compra y siembra de material vegetal.
Levantamiento de información de tipo socio ambiental.
Estudios ambientales.
Suministro de elementos de ferretería y construcción.
Adecuaciones menores en infraestructura.
Suministro de insumos y materiales varios.
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Alquiler de equipos.
Suministro de alojamiento hotelero.
Reparación de maquinaria y equipos.
Apoyo logístico en el retiro, aprovechamiento y disposición de residuos.
Formulación de planes de ahorro y uso eficiente de recursos.
Rescate y transporte de fauna y flora.
Caracterización de aguas.
Campañas de monitoreo y caracterización en cuerpos de agua y sus alrededores.
Elaboración de inventarios y monitoreo de fauna y flora acuática y terrestre.
Apoyo en la conservación y mantenimiento de bosques.
Instalación de pozos sépticos y construcción de PTARS.
en casinos e infraestructura asociada a las plantas.
Recuperación botaderos.
Las demás actividades que defina la interventoría, acorde con las exigencias que se reciban de las autoridades ambientales y requerimientos internos de CHEC.
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar las personas naturales o jurídicas, conformadas con una anterioridad mayor a un año a la fecha de presentación de la oferta. Deberán certificar experiencia de dos años en contratos de mandato, administración delegada, suministro por factores multiplicadores o prestación de servicios por factores multiplicadores; cuyo objeto haya estado enfocado al cumplimiento, formulación o evaluación de Planes de Manejo Ambiental, Estudios de Impacto Ambiental, Diagnóstico Ambiental de Alternativas o Manejo de Impactos Ambientales; y cuya sumatoria de valores ejecutados sea de al menos 100 SMLMV de la fecha de ejecución.
La experiencia debe haberse adquirido en los últimos diez (10) años, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Esta experiencia es válida en calidad de contratista directamente responsable del contrato o como interventor. No valdrá la experiencia adquirida como residente, administrador, coordinador o similar.
La experiencia del oferente debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin.
Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.
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En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación.
Para el caso de las personas jurídicas, su objeto social debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.
En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo, en proporción al tiempo en el cual se haya ejecutado el contrato.
No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios o uniones temporales.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por lo tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA OBLIGATORIA
Se realizará reunión de carácter obligatorio, con el fin de entregar a los posibles oferentes el contexto sobre el cual se ejecutarán las actividades objeto del presente proceso de contratación y las condiciones particulares del contrato previstas en estos términos. Dicha reunión se llevará a cabo el día viernes 11 de marzo, a las 9:00 a.m., el sitio de reunión será la Sala del Área de Generación, ubicada en el bloque 1, piso 2, Estación Uribe, Manizales. La reunión estará a cargo de los funcionarios de CHEC Jorge Andrés Salazar Sepúlveda y Nolberto Devia Quintero.
La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta.
Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC
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designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social y el NIT de la persona jurídica que representará en la reunión.
Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión.
Un oferente no podrá representar a otro oferente y, a su vez, un delegado solamente podrá representar a un solo oferente.
Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la asistencia a la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
La no asistencia a la reunión o a la visita, es causal de rechazo de la oferta.
1.5. VISITA AL SITIO DE LAS ACTIVIDADES
En este proceso de contratación CHEC no ha considerado visita al sitio de los trabajos.
En todo caso, el interesado, antes de presentar su oferta, deberá investigar e informarse completamente, de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte, disponibilidad de materiales de construcción, mano de obra y todos los demás aspectos que de acuerdo con la ubicación de las actividades puedan influir o afectar los trabajos, tales como la situación de orden público.
El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones o incumplimientos.
1.6. INFORMACIÓN GENERAL
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
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1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por lo tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
1.6.3. TRANSPARENCIA
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren
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a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO
El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por lo tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o celebrar el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses;
para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por lo tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo con la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
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CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día lunes 7 de marzo de 2016, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Generación de Energía de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Jorge Andrés Salazar Sepúlveda, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. al teléfono 8899000 extensión 1223 o a través del correo electrónico jorge.salazar@chec.com.co
Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día jueves 17 de marzo de 2016 a las 3:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia.
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora
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mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas.
CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA
1.9.1. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO EPM
En caso de que una o varias empresas del Grupo Empresarial EPM, no incluidas en este proceso de contratación, llegare (n) a requerir los mismos bienes o servicios durante el término de ejecución del contrato, que para estos efectos se denomina contrato originario, el contratista deberá, salvo justificación debidamente acreditada, estar en capacidad de extender las mismas condiciones contractuales, a la (s) empresa (s) que presente (n) su solicitud de oferta, a través de la modalidad de selección establecida para tal efecto, dentro del término indicado.
Los precios deberán ser iguales o más favorables a los inicialmente pactados. Este valor debe ser negociado con cada empresa antes de la firma del respectivo contrato.
En todo caso, CHEC no se hace responsable de ninguna obligación contraída por las demás empresas del Grupo EPM, con motivo de la suscripción del contrato derivado, entendido éste como el celebrado invocando la existencia del contrato originario.
1.9.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. (Subsanablepara lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada)
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.
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Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanablepara lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada).
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín.
1.9.3. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
1.9.4. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha.
En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
1.9.5. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
Los oferentes declaran que tanto los recursos que serán utilizados en la ejecución de las actividades que comprenderán el objeto de esta contratación, así como sus ingresos, provienen de actividades y fuentes lícitas y se comprometen a no utilizar a CHEC ni al contrato como vehículo para dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos en actividades ilícitas.
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El oferente o contratista se obliga a reportar a CHEC la inclusión de su nombre, razón o denominación social, el de los empleados asignados al desarrollo del objeto del contrato, el de sus asociados, sus administradores o cualquier aportante de recursos bajo cualquier título, en listas de riesgo delictivo administradas por Naciones, Organizaciones o entidades nacionales o internacionales.
El contratista se obliga a entregar a CHEC la información veraz y verificable que esta última les exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año.
De la misma forma, el oferente o contratista deberá informar a CHEC del inicio de cualquier proceso penal, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal, sin importar en la calidad que sea citado.
CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la
“Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.
CHEC declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia, CHEC en la suscripción del contrato obra con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia.
Las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicio al contratista:
1. Cuando el contratista no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.
2. Cuando el contratista o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID – Banco Interamericano de Desarrollo – o en las listas nacionales o internacionales.
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3. Cuando exista en contra del contratista o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda poner a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o la financiación del terrorismo.
5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones del contratista, la licitud de sus recursos o que el contratista ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas.
6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por el contratista en la ejecución del contrato.
7. Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.
8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.
1.9.6. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA
Con la presentación de la oferta, se entiende presentada bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta:
1. Que los ingresos o bienes del oferente o contratista no provienen de ninguna actividad ilícita contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural.
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2. Que el oferente o contratista no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.
3. Que los recursos o bienes objeto del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.
4. Que en la ejecución del contrato, el contratista se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción.
5. Que el contratista cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude y corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales.
6. Que ni el oferente o contratista ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas.
7. Que no existe en contra del oferente o contratista ni de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
8. El oferente o contratista se obliga a indemnizar a CHEC por todos los perjuicios probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.
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1.9.7. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO
Con fundamento en el artículo 1602 del Código Civil, las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicios a EL CONTRATISTA:
1. Cuando EL CONTRATISTA no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.
2. Cuando EL CONTRATISTA o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, Revisores Fiscales, Auditores Externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID – Banco Interamericano de Desarrollo – o en las listas nacionales o internacionales.
3. Cuando exista en contra de EL CONTRATISTA o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales Revisores Fiscales, Auditores Externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo.
5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones de EL CONTRATISTA, la licitud de sus recursos o que EL CONTRATISTA ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas.
6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por EL CONTRATISTA ejecución del contrato.
7. Cuando EL CONTRATISTA, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación
18 de las políticas anticorrupción del Grupo BID.
8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.
En consecuencia, EL CONTRATISTA indemnizará los perjuicios presentes y futuros ocasionados por el inicio de la acción de extinción de dominio sobre los bienes objeto de la operación realizada en virtud de este contrato que afecte cualquier derecho real adquirido en la relación jurídica.
1.9.8. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados o en medio digital, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.
(Subsanable)
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b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando la garantía haya sido expedida antes del cierre de la solicitud de ofertas).
d) Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y pagos parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002, para lo cual deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).
e) Formato de Conocimiento del tercero. (Subsanable)
f) Constancia de asistencia a la reunión y visita obligatorias (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión y a la visita)
g) Documento de autorización de asistencia a la reunión y visita obligatorias, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la visita (Subsanable).
h) Análisis del porcentaje de administración y utilidades, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados los formularios del Formato 3.2 ANÁLISIS DEL PORCENTAJE DE HONORARIOS POR ADMINISTRACIÓN. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos)
i) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado
“APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por lo tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo)
j) Incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas o sanciones, la oferta será rechazada).
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
1.9.9. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser rechazada.
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En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
1.9.10. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
1.9.11. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
“OFERTA PARA LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MANEJO AMBIENTAL DEL ÁREA DE GENERACIÓN DE CHEC, BAJO LA
MODALIDAD DE ADMINISTRACIÓN DELEGADA”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral de DOCUMENTOS DE LA OFERTA.
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b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.
1.9.12. PRECIO
La oferta se debe presentar en pesos colombianos.
Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir totalmente con el objeto y alcance estipulados en estos términos de referencia.
Serán a cargo de contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del servicio que se pretende contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato.
Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada.
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación.
En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio.
Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo con el porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC.
Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al
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estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.
El contratista declara expresamente que para la fijación de los valores relacionados en el formulario de precios, para el desarrollo de este contrato, tuvo en cuenta todos los gastos correspondientes a: mano de obra, material fungible, dotación y equipo requeridos;
adicionalmente el pago de los costos legales, los trámites, permisos, impuestos, pagos de servicios tanto públicos como particulares, la administración y cualquier otro costo adicional que se requiera, así como los costos directos e indirectos que la afecten, teniendo en cuenta actividades en tiempo ordinario, con los días de descanso obligatorios y festivos, y las prestaciones que por ley se deban reconocer, las contractuales u otras implicaciones que se generen en desarrollo del contrato, para ejecutar las actividades objeto de esta contratación, de acuerdo con las condiciones y especificaciones estipuladas en este documento. Adicionalmente debe tener en cuenta todos los costos requeridos para cumplir con el objeto a cabalidad de la presente solicitud pública de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos.
También deberá tener en cuenta dentro del AU los costos por elaboración y presentación de cuentas mensuales y demás trámites administrativos del contrato, los cuales el contratista se compromete a asumir y posteriormente no podrá alegar costos que no hayan sido incluidos en su oferta.
En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
Si el oferente dentro de la preparación de su oferta detecta que los formatos preestablecidos no permiten depositar con certeza y claridad todos los costos asociados a la administración del personal, así lo hará saber a CHEC, antes de la presentación de su oferta y así CHEC tomará las acciones del caso, si se considera procedente.
CHEC no se responsabiliza por la ejecución tardía, o la inejecución del presupuesto de inversión propuesto.
1.9.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente deberá presentar la póliza de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales.
El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
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El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será del 10% del valor que resulte de multiplicar el total del porcentaje por administración (Formato 4) por el presupuesto de inversión ($ 300.000.000). La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.
- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para perfeccionar o formalizar el contrato, para el cual ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
1.9.14. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.
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La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta o celebrar el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
1.9.15. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
1.9.16. OTRAS CONDICIONES
El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria, aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma.
La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada;
por la no presentación de la propuesta conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.
Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.
La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de
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condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.
El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.
1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS
En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el porcentaje de administración ofrecido.
La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.
El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto.
CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.
1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes, en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
Igualmente, la oferta podrá ser rechazada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.
1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.
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b. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.
c. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o personas naturales o jurídicas que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.
d. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.
e. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o su representante legal, en las condiciones establecidas en la esta solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.
f. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
g. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad.
h. Cuando el oferente presente precios reajustables.
CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
a. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.
b. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por CHEC.
1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA
CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.
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1.10.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS
1.10.5.1. PRESELECCIÓN
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.
En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán rechazadas.
La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.
1.10.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:
Análisis contractual y legal.
Verificación cumplimiento de requisitos para participar.
Evaluación técnica.
Calidad comercial de la oferta.
a) Análisis contractual y legal:
Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por lo tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
b) Verificación cumplimiento de requisitos para participar:
Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.
c) Evaluación técnica:
Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos.
d) Calidad comercial de la oferta:
Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas
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con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC
La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será rechazada.
1.10.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
La evaluación económica es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el Formato 3.2 ANÁLISIS DEL PORCENTAJE DE HONORARIOS POR ADMINISTRACIÓN, el cual incluye el porcentaje por honorarios de administración.
Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:
Dónde:
P: Puntaje de ponderación.
P1: Valor oferta evaluable más baja.
Px: Valor oferta que se está ponderando.
Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones.
En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas o sanciones. Si persiste el empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.
1.10.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS
Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se les disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.
El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”.
Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales, así como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.
100
1
