Informe Práctica Empresarial
Programa de Administración de Empresas Idaly Zorely Larrota Cerón
COPETRAN LTDA
11/10/2021
Actualización del manual de puesto de trabajo de selección y contratación del área RRHH en la
empresa Copetran Ltda.
CONTENIDO
1. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ... 4
MISIÓN ... 5
VISIÓN ... 5
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ... 6
POLÍTICAS DE SEGURIDAD ... 6
POLÍTICA DE CALIDAD... 6
ORGANIGRAMA GENERAL ... 7
ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO ... 8
ORGANIGRAMA OPERATIVO ... 8
OBJETIVO GENERAL ... 9
OFICINA DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN ... 9
2. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES Y/O ACCIONES DE MEJORA ... 10
3. APORTES SIGNIFICATIVOS DE LA EXPERIENCIA A SU PROFESIÓN .. 12
4. CONCLUSIONES... 13
5. BIBLIOGRAFÍA... 14
6. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO ... 15
7. ANEXOS: PROPUESTA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ... 16
7.1ENTREGADEDOTACIÓN ... 17
7.2. INGRESODEFACTURASDOTACIÓN–SAP ... 21
7.3. INVENTARIO ... 29
7.5. ENTREGADESPRENDIBLESDENÓMINAYCOMISIÓN ... 38
7.6. PAZYSALVOS ... 43
7.7. INSCRIPCIÓNCURSOS ... 49
7.8. RECEPCIÓNDECURSOSALSISTEMA ... 51
7.9. FACTURACIÓNCURSOS ... 56
1. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
COPETRAN LTDA es una empresa creada en 1939 por un grupo de 26 empresarios, los cuales conformaban tres empresas: Flota del Fonce, Flota Comuneros y Transporte Unión Santander. Su objetivo era organizar la industria de transporte a través de la prestación de los servicios de carga y pasajeros; la cual ha venido evolucionando y posicionándose con el tiempo como empresa líder del transporte terrestre en el país.
Actualmente COPETRAN LTDA es la empresa de transporte más grande del país y cuenta con 80 años de tradición, recuerdos y experiencia, son los líderes en el transporte terrestre, sobres y paquetes, carga y turismo, y constantemente evolucionan para mejores soluciones en temas de movilidad y logística. (Copetran, s.f.)
Copetran. Nuestra Historia. Recuperado de https://www.copetran.com/nuestra-historia/
Vanguardia. 2019. Nuevo servicio doble piso. Recuperado de https://www.vanguardia.com/informes- comerciales/informacion-comercial/mas-confort-mas-entretenimiento-mas-tecnologia-nuevo-servicio-de- copetran-doble-piso-BI1208399
Misión
“Nuestra misión es brindar soluciones logísticas integrales de transporte, con los más altos estándares de calidad, respaldo y seguridad, con alianzas estratégicas para satisfacer sus necesidades.”
Visión
“En el 2025, COPETRAN estará posicionada como una empresa líder de transporte multimodal y servicios integrales a nivel nacional e internacional, reconocida por
evolucionar ante las exigencias de nuestros clientes, con cumplimiento y compromiso con el desarrollo sostenible, generando valor para los asociados y colaboradores.”
(COPETRAN, Quiénes Somos, 2022)
Sistema Integrado de Gestión
Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente. HSEQ.
Conscientes de las exigencias del mercado y en la búsqueda de brindar un portafolio de servicios que cumpla con los requerimientos de nuestros clientes dentro de los más altos niveles de aceptación, se ha implementado el Sistema de Gestión Integrado siguiendo las directrices de las normas NTCISO 9001, NTCISO 14001, NTC OHSAS 18001, RUC Y NORSOK.
Políticas de Seguridad
En Copetran estamos comprometidos con la prestación del servicio de transporte terrestre de carga; teniendo como un lineamiento principal, evitar la contaminación de las
mercarías con sustancias ilícitas y elementos con fines terroristas, estableciendo alianzas estratégicas que soporten esta operación y redunden en beneficio de nuestros clientes externos e internos.
Así mismo y derivado de este proceso, como herramienta preventiva e instrumento de competitividad en los negocios internacionales hemos obtenido la certificación BASC (Alianza Empresarial para el Comercio Seguro), que se traduce en fortalecimiento a los estándares de seguridad y ahorro de tiempo y dinero en el tránsito de mercancías y por averías en la manipulación; entre otros significativos beneficios.
Política de Calidad
Política HSEQ
COPETRAN está comprometida con la calidad, la satisfacción de las partes interesadas,
inherentes al transporte terrestre de carga masiva a nivel nacional e internacional, aplicando para ello los siguientes principios:
1. Controlar los peligros que puedan generar lesiones o enfermedades a los trabajadores.
2. Prevenir la contaminación, a través de la identificación y control de los aspectos ambientales.
3. Cumplir con la legislación y normatividad vigente aplicables a su actividad económica y otros requisitos que suscriba la organización.
4. Prevenir y controlar el porte, distribución, consumo de alcohol, tabaco y drogas.
5. Prevenir el daño a la propiedad, equipos y mercancías que se pueda presentar en la ejecución de sus procesos.
6. Revisar periódicamente su sistema integrado de gestión (SIG), procesos y controles operacionales, que permita garantizar una mejora continua.
7. Proveer los recursos necesarios para el desarrollo del Sistema integrado de Gestión (SIG). (COPETRAN, Conócenos , 2022)
Organigrama General
Fuente: COPETRAN
Organigrama Administrativo
Fuente: COPETRAN
Organigrama Operativo
Objetivo general
Actualizar el manual de puesto de trabajo de DOTACIÓN del área de Recurso Humano de la empresa COPETRAN LTDA, específicamente de la oficina de Selección y
Contratación, llevando así el debido seguimiento y control del proceso que lleva a cabo el puesto de trabajo de dotación en esta dependencia.
Oficina de Selección y Contratación
La oficina de Selección y Contratación, la cual se encuentra localizada en la ciudad de Bucaramanga tiene como funciones principales:
El proceso semanal de selección y contratación que se lleva a cabo para los
diferentes tipos de modalidad; carga seca o líquida, pasajes y también conductores del Proyecto Drummond, el cual se encuentra en funcionamiento en la ciudad de La Loma – Cesar.
Entrega de dotaciones a todos los conductores y administrativos de la empresa,
junto al respectivo carnet para cada uno donde acredita la vinculación a la empresa.
El manejo de las hojas de vida de los conductores que han estado activos con la empresa desde el año 2018 hasta la actualidad.
También realiza cambios de firma, cancelaciones, bajas y altas de los conductores de la Cooperativa a nivel nacional.
Por último, genera documentación solicitada por los conductores para sus
diferentes trámites personales, estas son certificaciones laborales, certificaciones
de ingresos y retenciones DIAN, comprobantes de pago de nómina y comisión y también las planillas de seguridad social.
2. Descripción de las Funciones y/o Acciones de Mejora
Funciones desarrolladas durante la práctica:
Actualización de documentación de todos los conductores de la empresa a nivel
nacional (licencias, vacunas, cursos). Tanto en el sistema como en las hojas de vida del archivo físico.
Atención directa con los conductores para entrega de documentos solicitados por
los mismos para trámites. (certificaciones laborales, comprobantes de nómina y comisión, parafiscales).
Apoyo en el proceso de selección y contratación de conductores a nivel nacional.
(realizar carnets, afiliaciones, entrega de dotación).
Realizar las certificaciones laborales solicitadas por los conductores a nivel
nacional.
Suscribir a los diferentes cursos (manejo defensivo, alturas, sustancias peligrosas)
semanalmente a los conductores a nivel nacional. Tanto a personal nuevo como a los antiguos en actualización de los mismos.
Generar informes mensuales de los soportes de pago que se recibían por concepto de: Pago curso inducción, pago curso actualización, pago solicitud de
certificación laboral y pago prueba de manejo. Esto con el fin de remitir al área de
Estas prácticas fueron desarrolladas en la oficina de Selección y Contratación del área de Recursos Humanos de la Cooperativa Santandereana de Trasportadores Limitada
COPETRAN, allí se maneja y actualiza diariamente la información de todos los
conductores de la Cooperativa, ya sean de la línea comercial, o del proyecto Drummond.
Conjuntamente, en esta oficina es donde se realiza la firma, es decir el contrato de los conductores con su respectivo asociado, donde se realiza la cancelación, se autorizan las vacaciones, se generan liquidaciones o licencias y donde se entrega también la dotación y carnet de los conductores y administrativos.
El actual informe se realizó con carácter descriptivo, en donde se recolecta, se busca, se actualiza y se mejora el documento del puesto de trabajo, es decir el manual de
procedimientos de la jefe de la oficina de Selección y Contratación del área de Recursos Humanos de la empresa COPETRAN LTDA, para ello inicialmente se llevó a cabo una reunión con la Jefe de la oficina, para así, recolectar toda la información necesaria y detallada en cuanto a los procesos que diariamente se deben realizar en dicho puesto de trabajo, mencionando el principal, el cual es la entrega de dotación tanto a conductores, como administrativos y partícipes de toda la empresa. Luego de esto se realizó una comparación del nuevo y actualizado manual, con el antiguo, el cual se realizó en el año 2017, una vez hecho esto, se procedió a organizar toda la información actualizada de los procesos para hacer más fluido el traspaso de estos datos y documentarlo en el manual de procedimientos del puesto de trabajo de entrega de dotación.
Lo anterior, con el fin de que este puesto de trabajo se lleve de una forma eficiente, donde se cumpla con los valores y políticas de área de la empresa, pues este se publicará para
cualquier otro funcionario que pueda llegar a ocupar este cargo en un futuro. (CEUPE, s.f.)
3. Aportes significativos de la experiencia a su profesión
Esta modalidad de grado me permitió tener mi primer acercamiento real con un trabajo profesional y en una de las empresas de transporte líderes en el país. Por lo cual resulta sumamente positivo para mi experiencia laboral y personal, pues la empresa en cuestión me ha aportado habilidades y actitudes fortalecidas frente a puestos de trabajo
específicos, donde me permitieron entender condiciones y expectativas en diferentes espacios de trabajo, más específicamente, en el área de Recursos Humanos, en la oficina de Selección y Contratación, donde logré confrontar el desafío que conlleva contratar a un conductor de la empresa COPETRAN, de asumir responsabilidades y de poder entablar buenas relaciones humanas en la Cooperativa.
En conclusión, este programa de prácticas en conjunto con la empresa COPETRAN me ha permitido constatar la gran importancia que tiene el vincular los saberes y habilidades adquiridas en el transcurso de mi formación académica como Administradora de
Empresas, con la realidad del mundo laboral y de un puesto de trabajo específico, lo que implica también profundidad y construcción de nuevos conocimientos, los cuales me llevan a asumir y desarrollar mi propia identidad profesional e inserción laboral futura.
(Castro & Rojas)
4. Conclusiones
Al finalizar la práctica en la empresa COPETRAN LTDA y en conjunto con la
información relacionada en este informe y en el manual de procedimientos, se recalca la gran contribución que tuvo ello en mi carrera universitaria y en la dinámica de trabajo que desarrollé en la organización, pues me aportó así mismo estrategias e ideas de
fortalecimiento para el ámbito laboral. Además, la empresa también permitió que pusiera en práctica los conocimientos teóricos adquiridos, pues me asignaron diferentes tareas en las cuales aprendí a manejar diferentes plataformas ligadas a la empresa.
Por otro lado, se destaca el gran desarrollo y transformación que ha tenido la empresa desde su creación, pues gracias a su esfuerzo y disciplina hoy es una de las empresas líderes de transporte terrestres, sobres y paquetes, carga y turismo. Siendo así, la
actualización del manual de procedimientos de los puestos de trabajo de la empresa que se ha realizado en este informe, supremamente importante, pues este es la herramienta idónea en la que se plasma todo el proceso de actividades específicas de un puesto de trabajo, realizándolas de una manera eficaz y eficiente.
5. Bibliografía
Castro, R., & Rojas, L. (s.f.). La práctica como experiencia de vida que valora la integridad del ser humano desde su saber hacer. Universidad Javeriana.
CEUPE, B. (s.f.). La importancia de los RRHH en las empresas. Obtenido de
https://www.ceupe.com/blog/la-importancia-de-los-rrhh-en-las-empresas.html
COPETRAN. (2022). Obtenido de Quiénes Somos:
https://www.copetran.com/conocenos/
COPETRAN. (2022). Conócenos . Obtenido de https://www.copetran.com/conocenos/
6. Certificación de cumplimiento
7. Anexos: PROPUESTA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS DE ENTREGA DE DOTACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN A
CONDUCTORES
7.1 ENTREGA DE DOTACIÓN
A. Primero se verifica que el conductor esté dado de alta en el sistema SAP, una vez hecho esto se ingresa al mismo por medio de “Rama de dotación – MOV
MCIAS”. Diligenciando el respectivo usuario y contraseña.
B. Una vez se ingresa, se busca el apartado de MOVIMIENTO DE MERCANCÍAS.
C. El paso a seguir es buscar SALIDA DE MERCANCÍAS.
D. Una vez allí, para saber el código de la prenda a entregar en el sistema, se debe verificar en la lista de STOCK.
Los siguientes códigos para el SM Dot CeCo Admon de costo se ingresa dependiendo del tipo de empleado que solicite dotación:
907: Para conductores
905: Para administrativos
En vale material se coloca el código del personal con el respectivo indicativo:
4: Si está contratado por temporal.
2 o 9: Si son conductores.
1: Si es administrativo.
E. A continuación, en CANTIDAD se ingresa el #1.
F. En la siguiente opción se diligencia según el año de la entrega de dotación, en este caso será el 2022.
G. Por último, se pica en CONTABILIZAR para así descargar el documento de constancia de la entrega de la dotación, el cual pasa a firmar el funcionario que la entrega y el empleado que la recibe.
7.2. INGRESO DE FACTURAS DOTACIÓN – SAP
A. Se ingresa a SAP, con el respectivo usuario y contraseña.
B. A principio de año lo primero que se ingresa es el total del contrato anual de dotación que se realiza con el proveedor, después se pasa al ingreso de cada factura de dicho contrato, las cuales se van cruzando y descontando del contrato inicial.
INGRESO DEL CONTRATO. Se entra en el apartado de CREAR PEDIDO.
C. Se ingresa el NIT de la empresa proveedora.
D. Se diligencia:
Material: El código de la prenda.
Cantidad: La cantidad de la prenda.
Precio neto: De cada una de las prendas.
Z3: Conductores.
Z1: Ventas.
E. Se verifica en FACTURA que siempre esté el impuesto VE de la prenda.
F. En el apartado de CONDICIONES se debe verificar la cantidad y precio de la prenda.
G. Por último, en el apartado de TEXTOS se ingresa el año de la factura. Así mismo se repiten los pasos anteriores para cada una de las prendas que se deben ingresar y al final se anota el número del pedido estándar.
INGRESO DE FACTURAS DEL CONTRATO
A. En este caso las facturas se irán ingresando con el código arrojado por el sistema en el paso anterior al finalizar la entrada del contrato a SAP. Esto con el fin de cruzar la información y cantidades hasta el cumplimiento de dicho contrato.
Esta vez entramos por el apartado de MOVIMIENTO DE MARCANCÍAS.
B. Después en ENTRADA DE MERCANCÍAS.
C. Se diligencia NOTA DE ENTRADA y TXT CABEC con el número de la factura.
Igualmente se verifica MATERIAL y CLASE DE VALORACIÓN.
D. Ahora se cambia al apartado de CANTIDAD, allí se verifica el código de la prenda que se está ingresando, y se coloca la cantidad de prendas que está entrando al sistema.
E. Finalmente se verifica y contabiliza para poder anotar el número de factura que arroja SAP.
7.3. INVENTARIO
A. Ingresa a SAP.
B. Se ingresa por el apartado de LISTADO DE STOCKS
C. Se llama a la variante de dotación y después click en el chulito y reloj.
D. Se diligencia el material a visualizar, el centro y el almacén.
E. Finalmente, el listado se exporta a Excel y se imprime.
7.4. ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES
A. Ingresamos a SAP por el apartado de CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES
B. Traemos la variante.
C. Seleccionamos el reloj para ejecutar.
D. Damos en continuar y repetimos de nuevo el paso de traer la variante, hasta que nos genere la ventana de todas las certificaciones de ingresos y retenciones.
E. Se selecciona el Certificado a imprimir y posteriormente click en el chulito y el reloj para pasar a imprimirlo.
F. Los datos para diligenciar son:
Número de personal, es decir el código de 4 dígitos del conductor interesado mas el indicativo (2 o 9).
Área de nómina, CN si es conductor de la línea comercial, y CE si es conductor del proyecto Drummond.
Fecha de expedición de la solicitud del certificado de ingresos y retenciones DIAN.
G. Una vez se tengas los datos anteriores se ejecuta.
H. Se pasa a la ventana de impresión o visualización del documento en PDF. Se diligencia lo siguiente:
Dis. Salida, siempre irá la palabra LOCAL.
En Control Spool, se selecciona solamente SALIDA INMEDIATA y NUEVA ORDEN SPOOL.
Una vez hecho esto click en imprimir o en visualización de impresión; según se solicite.
7.5. ENTREGA DESPRENDIBLES DE NÓMINA Y COMISIÓN
A. Se ingresa por el apartado de REPORTE DE PAGO DE NÓMINA MASIVO
B. En pago de nómina diligencia rango de fechas y código del conductor y se ejecuta.
C. Posteriormente click en imprimir comprobante.
D. Llenamos de nuevo datos de impresión y seleccionamos según corresponda (visualizar o imprimir).
E. Para el comprobante de comisión lo único que se debe cambiar es en el primer paso, donde diligenciamos lo siguiente.
NOTA: La comisión o porcentaje es el valor que se le consigna los 15 de cada mes, su paga es al mes vencido y el sueldo (nómina) es el consignado los días 30 de cada mes, el cual si es correspondiente al mes trabajado por el conductor.
F. En cálculo de nómina especial se diligencia con la palabra A y se realizan los mismos pasos para ejecutar e imprimir el comprobante de comisión.
7.6. PAZ Y SALVOS
El paz y salvo es el estado del conductor con COPETRAN.
A. Para generarlo el paz y salvo, primero se le debe entregar el siguiente formato al conductor para que lo firme.
Una vez firmados dichos formatos y constancias, se pasa a generar el paz y salvo en el sistema LOGTRANS. Si el conductor tiene asociado a la fecha se genera con el código del asociado, sino con el código de la empresa, el cual es 9902.
Cabe aclarar que los paz y salvo se generan únicamente para aquellos conductores que ya han trabajado con la Cooperativa y tiempo después, solicitan nuevamente trabajo con la misma, esto con el fin de conocer el estado del conductor con la empresa y obtener información sobre su conducta y demás para la nueva contratación.
B. El paz y salvo se genera de la siguiente forma. Por el apartado de SOLICITUD
C. En tipo de solicitud “Solicitud conductor antiguo” y los datos del conductor.
D. El tiempo estimado de espera del paz y salvo es de 2 a 3 horas. Una vez todas las dependencias de la empresa generen las novedades en el paz y salvo, este saldrá de esta forma. Cuando el conductor cumpla con todas las novedades puestas allí, se procederá a finalizar e imprimir el documento.
NOTA: Si el conductor aspirante es de la modalidad de pasajes, una vez genere el paz y salvo deberá pasar inmediatamente a la inscripción de los cursos.
Si es de carga (líquida o seca) se le deberá primero autorizar los exámenes médicos con el respectivo código del asociado que lo vaya a firmar, ya que sin los exámenes médicos no pueden realizar los cursos.
E. Paz y salvo final.
7.7. INSCRIPCIÓN CURSOS
A. El primer paso es la recepción ya sea de mensajes, llamadas o de atención directa en la oficina con los conductores, donde estos solicitan la suscripción a los cursos dependiendo de su modalidad (carga o pasajes).
La suscripción se divide en:
Inducción: Para los aspirantes a conductores que no han tenido
anteriormente ninguna vinculación como conductores con la empresa, o que llevan más de 2 años por fuera de la misma, totalmente nuevos.
Reinducción: Para aquellos conductores que están activos o cancelados de
hace poco tiempo, pero tienen sus cursos vencidos. La vigencia de los cursos es de un año.
Para los conductores de carga (líquida o seca) antes de suscribirlos se deben verificar los exámenes médicos, que estén vigentes y que estén aprobados para trabajar en alturas. Sino lo están, deben actualizarlos primero y después si realizar los cursos.
Los conductores se pasajes se suscriben sin ninguna verificación previa.
A continuación, el formato de suscripción en Excel.
7.8. RECEPCIÓN DE CURSOS AL SISTEMA
A. Plataforma Ocupasalud: para conductores de carga líquida o seca.
Se ingresa en el apartado de BUCARAMANGA.
B. Se diligencia con el respectivo usuario y contraseña.
C. Ingresamos por CLIENTES.
D. Después por DESCARGA DE ARCHIVOS INTERNOS.
E. Para finalizar, debemos seleccionar un rango de fechas y buscar por nombre y apellido al conductor en cuestión.
Saldrán los 3 cursos exigidos para cada conductor de carga.
CURSO SEGURIDAD VIAL (Manejo defensivo).
CURSO MANEJO DE SUSTANCIAS PELIGROSAS.
CURSO AVANZADO DE TRABAJO SEGURO EN ALTURAS.
F. Plataforma Instituto Karen: Para los conductores de la modalidad pasajes.
Se ingresa con el respectivo usuario y contraseña, en este caso el NIT de COPETRAN.
G. Una vez en la plataforma, nos vamos al apartado del usuario e ingresamos por CERTIFICADOS.
H. Seleccionamos el rango de fecha, los apellidos y nombres del conductor para
I. Nos saldrá los apellidos y nombres del conductor con la fecha en la que realizó los cursos. Damos click en IMP para descargar el archivo seleccionado.
J. Para finalizar, nos saldrá el documento ya listo para imprimir o guardar como PDF, según se necesite.
7.9. FACTURACIÓN CURSOS
A. Existen dos proveedores al momento para los cursos:
Instituto Karen: Con ellos, se recibe por correo una pre-factura para
verificar con el listado de suscritos (el Excel) que tiene la empresa, para luego de ello generar la factura como tal, cruzar pagos y proceder al pago.
Ocupasalud: Con esta empresa se recibe de una vez y directamente la
factura en físico en la oficina de Contratos de COPETRAN y se pasa a realizar el cruce de soportes para verificar los pagos, y por último dar el visto bueno para su respectivo pago.
Procedimiento entrega de dotación: La dotación tanto de conductores como de administrativos se lleva a cabo en la oficina de Selección y Contratación del área de Recurso Humano, por las siguientes personas: Paola Gómez y Said Galvis.
Cabe resaltar que se enfatiza en la entrega de dotación de conductores, pues el proceso es similar al de los administrativos y es también el que más se realiza, el principal.
Tabla 1. Simbología diagramas de flujo.
Símbolo Significado Símbolo Significado
Inicio o final del proceso, también sirve como conector.
Decisión, va acompañado
siempre de un sí o un no.
Muestra el flujo de material y de personas.
Tareas, acciones u operaciones llevadas
por los
involucrados.
Demora en alguna operación o tiempo de espera.
Almacenaje.
Ilustración 1: Proceso de entrega de dotación conductores