POLITICA DE ACCESOS A EDIFICIOS
INDICE
1. OBJETO 2. AMBITO
3. CONTROL DE ACCESO
4. GESTIÓN DE INCIDENCIAS 5. INCUMPLIMIENTO
6. ANEXO
1. OBJETO
La Política de Acceso a zonas restringidas del Parque Industrial pretende regular los accesos de los trabajadores, visitas y contratas a dichas zonas, con objeto de:
- registro de acceso por motivos de seguridad, emergencia, etc.
- evitar el acceso de personas no autorizadas.
- recabar información sobre el uso de las instalaciones, garantizando una correcta explotación de las mismas.
- salvaguardar los procesos e información sensible de la Compañía.
El control de los accesos permite a la Compañía disponer de información precisa para garantizar la seguridad de los empleados, que en situaciones de emergencia pueden ser necesarias para su gestión eficiente.
También permiten reducir el riesgo de acceso de personas no autorizadas que pueden causar siniestros, fugas de información o situaciones de conflictividad.
Se garantiza el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
2. ÁMBITO
GEOGRÁFICO y PERSONAL:
• El alcance de la Política incluye todo el personal cuyo puesto de trabajo está ubicado en el Parque Industrial o que acceda con carácter temporal.
Se consideran ubicaciones sensibles, entre otras, los siguientes:
Ø Edificio y Laboratorios R&D Ø Zonas de Prensas y Silos
Ø CPDs Sistemas (Principal / Respaldo / Servicios Múltiples) Ø Archivo Principal
Ø Vestuarios de Producción TEMPORAL:
• La Política será revisada anualmente.
Se prestará especial atención a las nuevas necesidades que pudieran emerger derivadas de nuevos protocolos de seguridad para efectuar modificaciones en la Política.
3. CONTROL DE ACCESO
3.1. Edificio Principal de Oficinas
Todos los empleados de las oficinas centrales tienen acceso al edificio principal de oficinas mediante tarjeta de control de accesos en los horarios habituales de la jornada laboral.
La recogida de información se llevará a cabo mediante el uso de la tarjeta de acceso del empleado en los lectores ubicados en los tornos de acceso al edificio. Dicho acceso habilitará la entrada o salida del edificio y registrará la hora del mismo.
El acceso o salida de la Oficina deberá realizarse por una de las dos entradas principales (Recepción o Zona Producción – Compras - Proyectos).
La entrada próxima al Comedor/Office y las salidas de emergencia quedarán inhabilitadas como acceso o salida al edificio (son válidas exclusivamente como salida de emergencia).
Todos los empleados deberán hacer uso siempre de su tarjeta en cada acceso o salida del edificio, aunque el torno de control esté en posición abierto.
Si el personal accede a pie al Parque Industrial (por ejemplo al aparcar el vehículo en el parking exterior o por desplazarse acompañado por un externo), se deberá hacer uso siempre de los tornos de accesos situados en el entorno del Centro de Control de Seguridad, siendo esta las dos únicas zonas habilitadas para acceder a pie. No se podrá acceder a pie por la zona de barrera automática.
Durante la estancia en todo el recinto del Parque Industrial los empleados deberán portar siempre su tarjeta de empleado para facilitar su identificación.
El sistema de apertura manual de tornos sólo podrá ser accionado en situación de emergencia con peligro para las personas o bienes, o por autorización expresa del personal de Recepción para entrada de mercancía. Por tanto, la posición normal de funcionamiento del torno es subido en todas las puertas de acceso. El personal de Recepción y Vigilancia mantendrá en posición elevada dichos tornos.
3.2. Edificios Sensibles
3.2.1. Autorización de Acceso
La recogida de información se llevará a cabo mediante el uso de la tarjeta de acceso en los lectores ubicados en las puertas a controlar.
Las instalaciones de I+D+i tendrán además un sistema de lectura de huella dactilar.
Para acceder a una ubicación sensible se debe solicitar autorización al responsable del Área a la cual se pretende acceder. Para ello el interesado deberá:
1. Enviar correo electrónico con la justificación correspondiente al/los responsable/s del Área sensible a acceder, con copia a Control de Accesos/Vigilancia y al Director de Seguridad y Medio Ambiente. Tan sólo se concederá el acceso una vez contestada la solicitud por el/los responsable/s, considerándose el silencio como negativo.
2. En caso de confirmación del acceso, Control de Accesos se pondrá en contacto con el interesado para proporcionarle los permisos para acceder a la ubicación sensible.
Control de Accesos mantiene un listado actualizado del personal autorizado (con la justificación del permiso) a acceder a las ubicaciones sensibles de la Compañía.
3.2.2. Modificación de Accesos
El responsable de Área tiene la obligación de comunicar a Control de Accesos cualquier modificación de los accesos concedidos. Es decir, el responsable comunicará con la mayor brevedad posible cualquier rescisión de accesos a una ubicación sensible.
Control de Accesos actualizará automáticamente el permiso de acceso en caso de finalización de la relación contractual con el empleado.
3.3. Accesos Temporales Personal Externo
En caso que fuera necesario la realización de trabajos (contratas) o visitas por terceros, el responsable de Área deberá seguir el procedimiento planteado en el punto 3.2.1, comunicando además la duración de los trabajos. Control de accesos proporcionará al personal externo una tarjeta de acceso, incluyendo
huella dactilar en el caso de instalaciones de I+D+i, con una vida útil hasta la finalización de los trabajos o servicios a las personas autorizadas.
3.4. Accesos Vehículos y desplazamientos internos
Los empleados podrán aparcar su vehículo en el parking exterior o en el parking interior. Para acceder a este segundo parking es necesario mantener actualizada la base de datos gestionada por el servicio de vigilancia con la matrícula y modelo de vehículo con el que se pretende acceder. Se debe enviar comunicado con esta información al correo Control de Accesos ([email protected]).
Los empleados no podrán acceder ni a pie ni con su vehículo con personal ajeno a la compañía sin pasar previamente por el Centro de Control de Seguridad, salvo autorizaciones especiales de acceso gestionadas con carácter previo (p.e. visitas de clientes).
Para aquellas situaciones para las que se requiera entrada y salida de las oficinas para desplazamiento por el Parque Industrial, se deberá utilizar la tarjeta de acceso para cada entrada y salida.
4. GESTION DE INCIDENCIAS
Se entiende por incidencia cualquier circunstancia que pueda alterar el correcto o fiel funcionamiento del sistema establecido.
En general, siempre que suceda alguna de estas situaciones (salvo indicación contraria) o para la resolución de cualquier duda relacionada con la Política de Accesos, el trabajador deberá enviar un correo electrónico a la dirección [email protected] sobre la circunstancia sucedida.
Correo de incidencias [email protected] Se entiende por incidencia:
1. Pérdida de la tarjeta o deterioro que impida su uso y objeto.
Se comunicará inmediatamente mediante la solicitud de una nueva tarjeta por medio del Gestor de Tareas (Intranet) en el apartado Vigilancia, procediéndose a la anulación de la tarjeta extraviada o deteriorada.
2. Solicitud de Tarjeta de Acceso al Edificio Principal para personal de Producción / Center
Deberá solicitar acceso al Edificio de Oficinas aquel empleado que tenga un acceso recurrente al edificio. Para ello se debe enviar a través del Gestor de Tareas la solicitud de tarjeta para acceso a Oficinas, que será entregada en el Centro de Control de Vigilancia en 24h desde el lanzamiento de la solicitud. El personal de Vigilancia informará al Director de Área (y, en su caso, también al Responsable Directo) de la tramitación de dicha solicitud.
3. Solicitud de Acceso Provisional al Edificio.
Cualquier empleado que quiera acceder provisionalmente al Edificio de Oficinas podrá solicitar una tarjeta en Recepción de Oficinas, que entregará una tarjeta provisional para acceder por los tornos. Para asegurar la trazabilidad y devolución de la tarjeta se deberá firmar en el registro de entrega previa identificación con DNI o Tarjeta de Presencia (Fichaje) del empleado.
El personal de Recepción dispondrá de una tarjeta para el acceso controlado por el personal de Mensajería.
Excepcionalmente las visitas superiores a 50 personas, comunicadas por el protocolo de visitas y previamente verificadas por Vigilancia, podrán acceder / salir del edificio de oficinas con los tornos de Recepción (zona showroom) en posición bajada. Dicho torno recuperará su posición tras realizarse el acceso / salida.
4. Solicitud de Acceso a zonas restringidas.
Para acceder a las zonas restringidas del edificio de oficinas (Archivo o CPD) o edificios sensibles se debe enviar e-mail al Director de Área (y, en su caso, también al Responsable Directo) solicitando el acceso al área restringida con la justificación necesaria, e indicando si es permanente o temporal. Se dará cumplimiento en todo momento a otras políticas relacionadas con el acceso a Centro de Procesamiento de Datos o Archivos, dejando constancia en todo momento de los motivos y duración de la autorización. El Director debe autorizar dicho acceso, con copia al email [email protected]
5. Olvido de la tarjeta de acceso.
Se solicitará directamente una tarjeta provisional en Centro de Control de Seguridad, procediéndose a la anulación temporal de la tarjeta válida. Para la entrega de la tarjeta provisional, con las mismas características que la original y teniendo una vida útil hasta la finalización de la jornada laboral del interesado, será necesario inscribirse en un registro en Vigilancia previa identificación con DNI. La tarjeta provisional será devuelta
al finalizar la jornada. El olvido continuado podrá entenderse como incumplimiento.
6. Detección de errores en el funcionamiento del sistema.
La persona que detecte un funcionamiento incorrecto del sistema de acceso, deberá comunicarlo a través del correo de incidencias o del Gestor de Tareas y correo electrónico a Control de Accesos. En caso de urgencias está habilitado el teléfono 2(483) donde se atenderá la incidencia para su resolución.
7. Apertura de barrera de acceso con vehículo.
Se debe mantener actualizada la matrícula del vehículo. Es posible dar de alta al menos dos matrículas por empleado. Para cualquier incidencia en la apertura de la barrera o para actualizar la matrícula y modelo de vehículo se deberá enviar comunicación a través del correo de incidencias.
8. Cualquier circunstancia análoga.
5. INCUMPLIMIENTO
Una vez comunicada la Política y la obligatoriedad del uso del sistema de Control de Acceso, ante el incumplimiento de la misma, la Empresa podrá establecer amonestaciones y sanciones de distinta índole en función de la gravedad o reiteración de dicho incumplimiento. El departamento de People canalizará dichas amonestaciones / sanciones.
ANEXO I. DIRECTRICES BÁSICAS DE SEGURIDAD EN EL PARQUE INDUSTRIAL COSENTINO
§ Los Vigilantes de Seguridad podrán solicitarle a cualquier persona que se encuentre en las instalaciones su identificación como personal de Cosentino o en su defecto su documentación, facilitándole el personal dicha documentación.
§ La única forma de acceder a las Oficinas Centrales será a través de los tornos, mediante tarjetas de acceso.
§ La única forma de acceder a las zonas sensibles del Parque Industrial será mediante tarjetas de acceso y previamente autorizado.
§ Los proveedores, visitas o cualquier otro personal ajeno a Cosentino S.A., no podrán acceder a las Oficinas Centrales, salvo que la persona a la que vienen a visitar les de autorización. Debiendo este recogerlos en la Recepción de las Oficinas Centrales y acompañarlos durante su visita.
§ Respetar y permitir la inspección visual de vehículos por parte de los Vigilantes de Seguridad en inspecciones rutinarias.
§ No circular por el parque industrial a una velocidad superior a los 20 km/h.
§ Respetar y obedecer las indicaciones dadas por los Vigilantes de Seguridad en la circulación del tráfico.
§ Respetar y obedecer las normas sobre seguridad y salud sobre utilización de los equipos de protección individual por parte de trabajadores de Cosentino y trabajadores externos autorizados.
§ Respetar la señalización de los viales.
§ Respetar las bocas de carga y descarga de camiones en las naves.
§ Respetar la total accesibilidad a los sistemas de extinción / detección de incendios, así como las indicaciones dadas por el servicio de vigilancia.
§ Respetar las zonas de aparcamiento habilitadas, prohibiendo en cualquier caso el aparcamiento en rotondas, pasos estrechos o zonas habilitadas para emergencias.
§ Queda terminantemente prohibida la circulación de vehículos sin autorización dentro del Parque Industrial.