MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATOS CAPITULO : PROCESOS

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

ADQUISICIONES Y CONTRATOS Código:

Elaborado: 10/07/07

CAPITULO : PROCESOS Revisado:

GER. ADM. DPTO. LOGISTICA

PROCEDIMIENTO PARA LAS ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, CONSULTORÍA Y OBRAS

INTERNACIONALES DE PETROPERÚ S.A.

Versión : 1.0 Página : 1 de 11

1. OBJETIVO

Regular los procedimientos para las Contrataciones Internacionales realizadas por PETROPERU S.A. con empresas no domiciliadas, cuya regulación no está sujeta a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es de aplicación en todas las dependencias de PETROPERÚ S.A.

3. MARCO LEGAL

- Estatuto Social de PETROPERU S.A., adecuado a la Ley General de Sociedades – Ley

Nº 26887, aprobado por la Junta General de Accionistas de la Empresa el 9 de Mayo del 2002.

- Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 083-2004-PCM, en su Art. 2 numeral 2.3 literal “n”.

- Opiniones de CONSUCODE N° 033-2005/GTN y 053-2005/GTN, de fecha 13/04/2005 y

20/05/2005 respectivamente.

- Las demás disposiciones legales vigentes que sean de aplicación.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Se encuentran comprendidos dentro de los alcances del presente procedimiento, las

adquisiciones de Bienes (equipos, repuestos, maquinarias, instrumentos, insumos1,

materiales, licencias, software, etc.), contratación de servicios en general, consultorías y obras, que cumplan los siguientes requisitos:

a) La inexistencia en el mercado nacional de alguna oferta que satisfaga el requerimiento de bienes, servicios y obras en las condiciones requeridas por la empresa (sin que pueda o deba contratarse las prestaciones con agente que no sea extranjero, o no se pueda definir fehacientemente si la prestación se ejecutará en el extranjero o en territorio nacional).

b) Se realicen con agentes extranjeros no domiciliados en el país.

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En el caso de la adquisición internacional de hidrocarburos, se regulará por el procedimiento específico aprobado por el Directorio.

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Cuando las prestaciones se ejecuten:

c) Íntegramente en el extranjero (caso de bienes y servicios), o

d) Parte en el extranjero y parte en el territorio nacional (caso de servicios y obras,

cuando por su naturaleza y complejidad, comprenda una serie de prestaciones, que en su integridad sólo puedan ser cumplidas por el agente extranjero y, a su vez, deberán ejecutarse necesariamente en territorio extranjero y nacional y que el cumplimiento de las obligaciones principales deba realizarse fuera del territorio nacional).

En estos supuestos (cumplimiento obligatorio de los requisitos a y b, y una de las condiciones c y d), la contratación deberá efectuarse fuera del ámbito de la aplicación de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y deberá estar debidamente acreditada y sustentada, en el Informe Técnico-Legal, en razón de las especificaciones técnicas o Términos de Referencia solicitadas para la adquisición o contratación por parte de PETROPERU.

Asimismo, el presente procedimiento es aplicable para todas las adquisiciones y contrataciones internacionales cuyos contratos se celebren por primera vez (no aplicable para el caso de las prórrogas y/o renovaciones de los contratos internacionales celebrados a la vigencia del presente Procedimiento) y para las adquisiciones y contrataciones internacionales, cuyos montos, en cada caso, sean mayores a 1 UIT (Unidad Impositiva Tributaria).

5. NORMAS GENERALES

5.1 En todos los procesos de adquisiciones internacionales se tomará en cuenta la eficiencia, en la medida que se garantice las mejores condiciones no solo de la compra del bien sino del mantenimiento, reparación, reemplazo de piezas, oportunidad de atención, garantías y demás aspectos, de ser el caso. Dichas condiciones deberán estar sustentadas en un Informe Técnico - Económico elaborado y aprobado por la dependencia usuaria.

5.2 Las Bases Administrativas para las adquisiciones / contrataciones internacionales, serán elaboradas en concordancia con el presente procedimiento.

Para la modalidad de proceso por competencia, las Bases serán elaboradas de acuerdo a los lineamientos que se incluyen como Anexo 1, las que deberán permanecer inalterables y serán de uso obligatorio en los procesos en mención.

5.3 La Administración delega en el Cuadro de Niveles de Aprobación vigente para las adquisiciones y contrataciones que se realizan dentro del territorio nacional, la autoridad para que los funcionarios y Supervisores de las diferentes dependencias aprueben la Buena Pro en los procesos de adquisición / contratación internacional.

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5.4 Las adquisiciones y contrataciones internacionales, deberán sujetarse a los principios establecidos en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, los que serán aplicados de acuerdo a la naturaleza del bien a adquirirse, servicio u obra a contratarse.

6. PROCEDIMIENTO PARA LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

INTERNACIONALES

De la aprobación de los requerimientos y del Monto Estimado Referencial

6.1 Las dependencias usuarias tramitarán y aprobarán los requerimientos, siendo responsables de especificar las características completas que identifiquen el bien, servicio u obra y los potenciales proveedores.

El Monto Estimado Referencial del requerimiento y del proceso, serán determinados por la dependencia usuaria.

De los niveles de Aprobación de los requerimientos y Bases

6.2 Los requerimientos (conjuntamente con las Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia) y las Bases serán aprobados de acuerdo al Cuadro de Niveles de Aprobación vigente para las adquisiciones y contrataciones que se realizan dentro del territorio nacional.

De la presentación del Informe Técnico

6.3 Como resultado del estudio o indagaciones del mercado, que realice la dependencia usuaria, se elaborará un Informe Técnico que sustente las razones de la inaplicación de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, proponiendo los posibles proveedores del mercado internacional. Dicho Informe será aprobado por el Gerente de Organización Básica (nivel B) de la dependencia usuaria correspondiente, para el caso de Oficina Principal, y por el Gerente de la Operación para el caso de las Operaciones, en el que se aprobará además, si la adquisición o contratación se realizará mediante adquisición / contratación directa o por competencia, sustentando en el primer caso, el nombre del proveedor o contratista que realizará las prestaciones.

De la designación de la dependencia u órgano encargado de la adquisición o contratación y de la Segregación de Funciones

6.4 El requerimiento aprobado será presentado a la Unidad Ejecutora respectiva (dependencia encargada de las adquisiciones o contrataciones), quién la registrará y

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derivará su atención a la dependencia u órgano que designe la Administración de PETROPERU S.A.

6.5 Para el caso de Adquisición Directa de Bienes, Contratación Directa de Servicios en general, Consultorías y Obras, su atención estará a cargo de la Unidad Ejecutora (dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones) respectiva.

6.6 Para los procesos de adquisiciones y contrataciones por competencia, cuyo objeto del contrato sean complejos, sofisticados o especializadas se podrá nombrar un Comité Especial, cuya designación será aprobada por la Gerencia de Administración para el caso de Oficina Principal, y por la Gerencia de la Operación, para el caso de las Operaciones, en coordinación con las dependencias usuarias respectivas, considerándose para ello lo siguiente:

a) En la designación se escogerá a los Miembros más idóneos para su conformación, debiendo ser número impar, hasta un máximo de cinco. En la designación se nombrará al Presidente del Comité, el mismo que será presidido mínimo por el nivel "E". La mayoría de los miembros pertenecerán al área usuaria.

b) En caso el funcionario o servidor que tenga que aprobar las Bases, sea Miembro del Comité Especial, o el que tenga que aprobar la Buena Pro, éstas serán aprobadas por el nivel inmediato superior.

Criterios de la elección de la Modalidad

6.7 La elección de la modalidad del proceso de adquisición o contratación está condicionada por las características del mismo, y en función del Informe Técnico referido en el numeral 6.3, no estará no en función del monto.

6.8 Se establecerán las siguientes modalidades:

a) Adquisición / Contratación Directa.- Aplicable para los reemplazos directos de equipos o maquinarias estandarizados; cuando los bienes, servicios u obras no admiten sustitutos, o exista proveedor único. En todo caso se debe procurar mejorar las condiciones de la propuesta mediante negociación directa.

b) Proceso por Competencia.- Cuando en el mercado internacional exista más de un proveedor para el bien, servicio u obra, que se desee adquirir o contratar, respectivamente, y que no sean considerados en el literal anterior.

De la convocatoria

6.9 Para los procesos de adquisición / contratación directa, la convocatoria se realizará mediante invitación directa. Cuando corresponda, se adjuntará a la invitación o solicitud de cotización, los Términos de Referencia, Bases o condiciones de la

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adquisición / contratación. De no ser necesario, y de acuerdo a la naturaleza del bien adquirir directamente, servicio u obra a contratar directamente, se podrá no adjuntar los documentos señalados, pudiendo considerarse la cotización, proforma, o proforma/factura recibida previamente a la emisión del requerimiento, según corresponda.

6.10 Para los procesos por competencia, la convocatoria del proceso, se realizará mediante invitación directa a los principales proveedores propuestos y señalados en el Informe Técnico del área usuaria, cursada por cualquier medio de comunicación escrito, incluyendo el fax y el correo electrónico. Según la complejidad del requerimiento (bien, servicio u obra) y a fin de permitir mayor concurrencia de potenciales proveedores, se podrá convocar públicamente a través de los medios u Organismos Internacionales.

Las Bases Administrativas serán elaboradas de acuerdo a los lineamientos que se incluyen como Anexo 1.

6.11 Los postores para suministrar las necesidades requeridas deberán cumplir la condición que hayan adquirido las Bases directamente o a invitación de PETROPERU S.A. capacitadas para cumplir con las condiciones de las Bases y que no tengan litigios o reclamos pendientes con PETROPERÚ S.A., o deudas, o procesos arbitrales, o que se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado.

Los postores dejarán constancia escrita del nombre o razón social con que participarán, precisando su domicilio legal, teléfono, fax y/o correo electrónico a las que se remitirán las comunicaciones pertinentes

6.12 Independientemente de la modalidad de convocatoria, los postores podrán presentar ofertas alternativas.

De las condiciones del proceso

6.13 Podrán efectuarse consultas a las Bases, las que serán atendidas de acuerdo a lo estipulado en las mismas.

6.14 La empresa, se reserva el derecho de verificar lo informado en las propuestas, en cuanto a plazos, condiciones de entrega, calidad y lo que se considere pertinente a sus intereses y rechazará las propuestas con información no veraz, sin que ello pueda dar derecho a los postores a demandar pérdidas o intereses por los gastos en que hubieran podido incurrir, como consecuencia de la preparación y presentación de las ofertas, de la constitución de garantías o de cualquier otro concepto.

6.15 Durante la ejecución del proceso, la empresa podrá reducir cantidades o adquirir parcialmente los bienes solicitados, y/o contratar parcialmente el servicio solicitado,

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así como declarar desierto o cancelar el proceso, sin asumir responsabilidad alguna, en cuyo caso se informará a los postores por los mismos medios de la convocatoria. 6.16 El proceso podrá declararse desierto en el caso que no exista propuesta válida o

cuando el otorgamiento de la Buena Pro no se apruebe; en cuyo caso deberá informarse a los postores.

6.17 El proceso podrá ser cancelado en cualquier etapa del mismo hasta antes del otorgamiento de la Buena Pro, en el caso que las propuestas no sean aceptables porque sus condiciones no son convenientes para PETROPERU S.A., o cuando ya no exista la necesidad, o en el caso que sobrevinieran causas de fuerza mayor o caso fortuito que tornen imposible la adquisición de los bienes o contratación de los servicios, consultorías y obras.

De la recepción de propuestas

6.18 Para los procesos convocados por invitación directa, en la modalidad de adquisición / contratación directa, la recepción de propuestas debe efectuarse en la forma indicada en la invitación, pudiendo ser en sobre cerrado hasta el día fijado en la invitación; excepcionalmente, y a criterio de la dependencia u órgano encargado del proceso de la adquisición o contratación, se podrá disponer de otros medios, modos o formas para la recepción de propuestas, siempre que éstos den certeza de su recepción. 6.19 Para los procesos convocados por invitación directa, en la modalidad de proceso por

competencia, en actos privados, la recepción de propuestas será en dos (2) sobres cerrados, de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica (sobre 1) y el segundo la propuesta económica (sobre 2)

6.20 Para los procesos con convocatoria pública, o por invitación directa y convocatoria pública, en la modalidad de procesos por competencia, en actos públicos, la recepción de propuestas será en dos (2) sobres cerrados, de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica (sobre 1) y el segundo la propuesta económica (sobre 2), en el día, hora y lugar fijados en la convocatoria.

Los actos públicos, serán con la participación de Notario Público, y adicionalmente, se notificará a la Gerencia de Auditoría Interna o Unidad de Auditoría respectiva, para los fines del caso, según corresponda. Asimismo, podrán asistir los postores.

El(los) funcionario(s) o supervisor(es) responsable(s) de la recepción de las propuestas leerá según lo estipulado en las Bases, los nombres de los postores y detalles principales de las propuestas. Se dará por terminado el acto, luego de la lectura del Acta, consignándose las observaciones de los postores que deseen hacerlo, la que será suscrita por los funcionarios o supervisores de PETROPERU S.A. y por los postores que deseen hacerlo.

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6.21 En caso de postergarse la recepción de propuestas y/o apertura de las mismas, se comunicará a los postores con la debida anticipación, la nueva fecha, por los mismos medios de la convocatoria.

6.22 En todos los casos, los postores deberán presentar los documentos obligatorios solicitados en las Bases.

6.23 Después de la recepción de propuestas, se procederá a su evaluación. Se podrá solicitar a los postores aclaraciones respecto a su propuesta, siempre y cuando ello no signifique modificación de su propuesta.

6.24 De existir algún defecto subsanable, será la dependencia u órgano encargado del Proceso, quien resolverá las observaciones y tomará la decisión fundamentada sobre ellas.

6.25 En los procesos por competencia, todos los documentos serán redactados en español o en inglés; en este último caso, se acompañará de ser necesario la correspondiente traducción oficial al español, a excepción de los catálogos, folletos y similares y aquellos que se especifique en las Bases. La necesidad de solicitar la traducción oficial será determinada por la Unidad Ejecutora o Comité Especial, según corresponda.

De los criterios y parámetros de evaluación

6.26 En los procesos por competencia, se incluirán en las Bases los criterios y parámetros de evaluación más apropiados, que cumplan la condición de ser objetivos, congruentes y razonables, en concordancia con el objeto de la convocatoria, buscando la mejor opción técnico - económica, en los términos de relación Costo Total versus Beneficio.

Cuando se acepten propuestas con financiamiento, deberán establecerse los criterios y parámetros de evaluación respectivos.

6.27 La dependencia u órgano, encargada del proceso, podrá contar con la participación de las dependencias usuarias en la evaluación técnica de las propuestas, las que al solo requerimiento, éstas están en la obligación de darla, bajo apercibimiento de sanción disciplinaria.

De las causales de descalificación de propuestas

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a) No adjuntar los documentos de presentación obligatoria requeridos en las Bases,

a pesar de haberse requerido la subsanación, según el caso.

b) Presentar información discrepante entre los documentos presentados. c) Los errores en los montos de las propuestas económicas.

La relación es enunciativa, más no limitativa.

Del otorgamiento de la Buena Pro

6.29 Se otorgará la Buena Pro a la propuesta que cumpliendo con las Bases, obtenga el mayor puntaje, que resulte de la sumatoria de la propuesta técnica y económica. 6.30 En caso se presente una sola propuesta, se puede otorgar la Buena Pro, a condición

que ésta cumpla con los requerimientos señalados en las Bases, y cuya propuesta económica esté dentro de los precios que señale el mercado.

6.31 Se podrá adjudicar la Buena Pro por valores superiores al Valor Referencial, requiriéndose para ello contar con la conformidad de la dependencia usuaria por el mayor gasto.

6.32 La Buena Pro será aprobada de acuerdo a lo señalado en el numeral 5.3, con la presentación de un Cuadro Comparativo elaborado por el evaluador de las propuestas (Comité Especial o dependencia asignada), consignándose el orden de prelación y los puntajes técnico, económico y total obtenidos por cada uno de los postores.

6.33 El otorgamiento de la Buena Pro será comunicado por los mismos medios en que se efectuó la convocatoria del proceso, indicándose los ítems y montos otorgados, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de la apertura de las propuestas. De ser necesario, este plazo podrá ampliarse en cinco (05) días hábiles adicionales previa comunicación por los mismos medios en que se efectuó la convocatoria.

De las responsabilidades

6.34 Los funcionarios o servidores de las dependencias u órganos que participan en la elaboración de los requerimientos y en los procesos de adquisiciones o contrataciones, son responsables en lo que compete su participación.

De los Recursos Impugnativos

6.35 Durante el proceso, los postores podrán presentar Recursos de Apelación, los que serán resueltos por PETROPERU S.A. como única instancia.

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6.36 Sólo podrán ser objeto de impugnación aspectos relacionados con la evaluación técnica y económica.

6.37 El recurso de apelación será presentado por escrito ante el Comité Especial o dependencia asignada, dentro de los dos (02) días hábiles siguientes de comunicado el otorgamiento de la Buena Pro. El nivel inmediato superior del que aprobó las Bases, resolverá en última instancia.

Para ese efecto, el Comité Especial elaborará un Informe Técnico y lo elevará conjuntamente con el Recurso y el Expediente al área de Administración respectiva en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles de presentado el recurso. Dicha área nombrará una Comisión de atención de la apelación, la que se encargará de elaborar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, un Informe y el Proyecto de Resolución respectivo, que someterá al nivel inmediato superior del que aprobó las Bases, para su aprobación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

6.38 La Comisión de atención de la apelación, no podrá estar conformada por algún Miembro del Comité Especial, o por el funcionario o servidor que aprobó la Buena Pro. En caso la aprobación de la Resolución recaiga en el Jefe de la dependencia que administra el contrato, o en algún Miembro del Comité Especial, o en el funcionario o servidor que aprobó la Buena Pro, la Resolución será aprobada por el nivel inmediato superior de acuerdo al nivel funcional que corresponda.

6.39 El Recurso de Apelación se presentará acompañado de una Carta Fianza a favor de PETROPERU S.A. con vigencia no menor de treinta (30) días calendarios contados a partir de la fecha de presentación, por un monto equivalente al 10% del monto relacionado con el valor referencial del ítem o ítems del proceso de selección que se apele. La Carta Fianza será emitida por una Entidad Bancaria, Financiera o de Seguros, autorizados y acreditados en el Perú por la Superintendencia de Banca y Seguros, y a satisfacción de PETROPERU S.A.

De declararse infundado el Recurso, PETROPERU S.A. ejecutará y tramitará el honramiento a su favor de la Carta Fianza presentada por el o los postores.

De las Garantías

6.40 Es potestad de PETROPERU S.A. solicitar las garantías que sean necesarias entre las que se pueden considerar:

a) Garantía de fiel cumplimiento.- Aplicable para bienes y servicios, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cláusulas del contrato. El porcentaje máximo es hasta el 20% de las obligaciones contractuales.

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b) Garantía de buen rendimiento.- Garantiza el cumplimiento de las obligaciones técnicas del objeto del contrato.

c) Garantía de validez de oferta.- Garantiza la validez de la propuesta del postor, la que será ejecutada en caso el postor no cumpla con mantener la validez señalada en su propuesta, o cuando pierda su derecho al otorgamiento de la Buena Pro por incumplir con presentar los documentos y/o garantías señalados en las Bases, o cuando no cumpla con recabar la orden de compra o de servicio y/o a suscribir el contrato.

Dichas garantías deben ser incondicionadas, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al solo requerimiento de PETROPERU S.A., y serán emitidas mediante Cartas Fianzas emitidas de preferencia por Entidades Bancarias, y Entidades financieras autorizadas y acreditadas en el Perú por la Superintendencia de Banca y Seguros, o estar consideradas en la última lista de Bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú,

a satisfacción de PETROPERU S.A. y según Modelo señalado en las Bases

.

De la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato

6.41 La notificación o el consentimiento del otorgamiento de la Buena Pro, según el caso, implica la formalización del Contrato, Orden de Compra o de Servicio, según lo señale las Bases, los que serán gestionados por la Unidad Ejecutora respectiva, y aprobados de acuerdo al Cuadro de Niveles de Aprobación vigente para las adquisiciones y contrataciones que se realizan dentro del territorio nacional.

6.42 El postor al que se haya otorgado la Buena Pro deberá cumplir con entregar dentro del plazo que señale las Bases, las garantías y documentos requeridos en las Bases, después de la notificación de la confirmación del otorgamiento de la Buena Pro y antes de la formalización del contrato ú orden.

6.43 El incumplimiento de lo estipulado en el numeral anterior, en el plazo que se haya establecido, originará la pérdida de su derecho al otorgamiento de la Buena Pro, y PETROPERU S.A. ejecutará y tramitará el honramiento de las garantías correspondientes, salvo que por razones debidamente justificadas, extienda dicho plazo.

6.44 Una vez cumplido el plazo señalado, PETROPERU S.A. extenderá la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato, según el caso, al ganador de la Buena – Pro; y lo citará para recabar la Orden de Compra, Orden de Servicio, o suscribir el Contrato, según corresponda. En caso el postor no pueda presentarse en el plazo señalado por razones debidamente justificadas, PETROPERU podrá extender dicho plazo. Si finalmente no se presentara en el último plazo, el postor ganador de la Buena Pro

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perderá su derecho a la adjudicación de la Buena Pro y PETROPERU ejecutará y tramitará el honramiento de las garantías respectivas.

6.45 En el caso que no requiera presentar documentos y/o garantías, el postor deberá acercarse a suscribir el respectivo Contrato o a recibir la Orden de Compra o de Servicio dentro del plazo que señale las Bases. De ser el caso, PETROPERU podrá optar por remitir por cualquier medio la Orden de Compra u Orden de Servicio, debiendo constar la recepción de dichos documentos, y la aceptación del trabajo para el caso de Orden de Servicio.

6.46 En los casos que se aplique lo mencionado en los numerales 6.44 y 6.45, PETROPERU S.A. podrá optar entre convocar un nuevo proceso o adjudicar la Buena Pro al postor que ocupó el segundo lugar, comunicando este hecho por el mismo medio de la convocatoria, en el menor plazo posible.

En el caso que se opte por una nueva convocatoria, ésta será efectuada por la misma dependencia ú órgano designado.

6.47 En todos los contratos ú ordenes, deberá estipularse el sometimiento del Contratista a las normas y Tribunales nacionales, renunciando expresamente a cualquier reclamación diplomática o fueros internacionales.

De las Sanciones

6.48 El incumplimiento por parte del proveedor o contratista, en la entrega del bien o servicio en los plazos acordados, estará sujeto a penalidad en una tasa de 3/1000 por día de atraso de la parte respectiva que se haya incumplido, hasta un plazo máximo que se señale en las Bases. El monto será deducido de la factura o de la Carta Fianza respectiva. Cumplido el plazo en mención, PETROPERU S.A. ejecutará y tramitará el honramiento a su favor, de las garantías respectivas y podrá resolver la Orden de Compra, Orden de Servicio o el Contrato, según corresponda.

En las Bases y en el Contrato se podrá disponer otras penalidades siempre que corresponda a la naturaleza de la prestación.

Disposición Final

6.49 Todos los demás actos que se realicen, deberán estar en concordancia con las Bases.