Técnicas documentales de archivo

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(1)Técnicas documentales de archivo Ordenación y clasificación de los documentos de archivo. Víctor Hugo Arévalo Jordán.

(2) Técnicas documentales de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo.

(3) Víctor Hugo Arévalo Jordán. Técnicas documentales de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo.

(4) Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño de la cubierta, puede reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma, ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, óptico, de grabación o de fotocopia, sin la previa autorización escrita por parte del autor.. © 2003 por Víctor Hugo Arévalo Jordán © Primera edición virtual y en papel, Ediciones del Sur, octubre de 2003. Impreso en Buenos Aires. Hecho el depósito que marca la ley 11723 ISBN 987-20868-4-2 Distribución gratuita Visítenos y disfrute de más libros gratis en: http://www.edicionesdelsur.com.

(5) ÍNDICE. OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO ............................................. 11. NOCIONES GENERALES .............................................................. Archivos: técnica y ciencia ............................................... Conceptos del documento ................................................. Documentos privados ................................................... Documentos públicos .................................................... Documentos administrativos ....................................... Documentos judiciales ................................................. Documentos diplomáticos ............................................. Documentos heurístico-históricos ................................ Documentos auténticos ................................................ Documentos ejecutivos ................................................. Archivalía ......................................................................... 12 16 18 19 19 20 21 22 23 26 26 27. INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS ............................................ Los principios ................................................................... Unidades de ordenación ............................................... Principio de procedencia y de orden original ................ Los conceptos ................................................................... Concepto de ordenación ................................................ Concepto de clasificación .............................................. Niveles jerárquicos ................................................... 31 31 41 49 55 57 70 75.

(6) Clasificación decimal Dewey .................................... Clasificación documental LC (Library of Congress) .. Taxonomía ....................................................................... Necesidad de una clasificación ................................. ¿Especie o tipo documental? ..................................... Designación de un tipo documental ......................... Clasificación jerárquica ........................................... Filogenia .................................................................. Sistema tradicional de clasificación ......................... Metodologías alternativas ........................................ Taxonomía diplomática ............................................ Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los organismos ................................................................ La Sistemática ............................................................. El uso de los nombres tipológicos ................................. Sistema de clasificación ................................................ 76 78 80 81 81 82 83 83 84 84 85. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS .................................................... El ciclo vital de los documentos ........................................ Traslado y transferencia .............................................. Fase activa ............................................................... Fase administrativa ................................................. Fase intermedia ....................................................... Fase de conservación permanente ........................... Fase tecnológica ....................................................... Sistemas de información en el ciclo vital de los documentos .................................................................... 91 92 96 103 105 105 107 108. LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO ............. Caracteres externos ......................................................... Clase y tipo documental ............................................... Clasificación de los documentos diplomáticos .......... Documentos públicos: regios ................................ Documentos públicos pontificios .......................... Documentos privados ........................................... Contenedor o formato ................................................... Cantidad ....................................................................... Soporte o forma ............................................................ Minutas ..................................................................... 119 119 120 129 130 130 131 131 133 134 137. 6. 85 86 87 89. 111.

(7) Documentos originales ............................................. Categorías intermedias ............................................ Copias ....................................................................... Caracteres internos .......................................................... Entidad productora ...................................................... Fecha y lugar de producción ........................................ Orígenes funcionales .................................................... Contenido sustantivo ..................................................... 138 140 140 141 142 143 144 146. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO ............................. Conceptos generales ......................................................... Sistemas ........................................................................... Teoría general de sistemas .............................................. Empresas y organismos de servicio en la teoría de sistemas ........................................................................ Clasificación de sistemas ................................................. Sistemas físicos y abstractos ....................................... Naturales y elaborados ................................................ Técnicos y civiles o sociales .......................................... Abiertos y cerrados ...................................................... Sistema de producción ................................................. Clasificación de los sistemas de servicio por su proceso ... Clasificación de los sistemas de servicio por sus fines ...... 148 148 148 149 152 153 154 154 154 154 155 155 156. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS ............................................... Archivos audiovisuales ..................................................... Archivos cartográficos ...................................................... Archivos impresos ............................................................ Archivos legibles a máquina ............................................ Archivos públicos ............................................................. Archivos administrativos ................................................. Archivos eventuales ......................................................... Archivos centrales ............................................................ Archivos intermedios ....................................................... Archivos de conservación permanente o históricos .......... Archivos generales ........................................................... Archivos privados ............................................................. Archivos particulares ....................................................... Archivos económicos ........................................................ Archivos eclesiásticos ........................................................ 157 157 157 158 158 159 162 162 162 163 164 164 164 166 166 166. 7.

(8) El Archivo del Vaticano .................................................... Archivos secretos ............................................................. Archivos vivos .................................................................. Archivos muertos .............................................................. 167 168 168 169. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA .................................................... Tendencias de las organizaciones ..................................... Evolución de las organizaciones ....................................... Concepto de estructura .................................................... Criterios para comprender la estructura ......................... La delegación ............................................................... La departamentalización ............................................. La descentralización .................................................... Estructura formal e informal ...................................... Tipos de departamentalización ......................................... Departamentalización por funciones ............................ Departamentalización por servicios ............................. Departamentalización por área geográfica ................... Departamentalización por tipo usuarios ...................... Departamentos staff y de servicios ............................... 170 171 172 173 175 175 175 176 176 177 177 178 179 179 179. DIAGRAMAS ............................................................................. Propósito de los diagramas .............................................. Flujogramas ................................................................. Organigramas .............................................................. Estructura orgánica ......................................................... Comunicación ............................................................... Análisis ........................................................................ Limitaciones .................................................................... Modelos de organigramas ................................................. Principales formas de organigrama ................................. Diagramación ............................................................... Codificación de los cargos del diagrama ........................... Tipos de diagrama de estructura ..................................... Relevamiento de la información ........................................ 181 182 182 183 183 186 188 190 191 193 195 201 202 204. LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN .............. Generalidades ................................................................... Las actividades ................................................................ Actividades de planificación .......................................... 207 207 218 221. 8.

(9) Actividades políticas ..................................................... Actividades de decisión ................................................. Actividades de influencia ............................................. Actividades de información .......................................... Actividades operativas ................................................. Actividades de control .................................................. Actividades de fomento ................................................. Actividades de servicio ................................................. Actividades de coordinación .......................................... 222 222 225 226 227 228 229 230 230. IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES .......................... Aproximación a una metodología archivística ................. Precisión de conceptos ...................................................... Hipótesis ...................................................................... Teoría ........................................................................... Leyes ............................................................................ Operativa del método ................................................... Los métodos documentales ............................................... Análisis de los tipos documentales ............................... Determinación del tipo de información que se desea obtener ...................................................................... Las unidades documentales ......................................... División de los fondos en unidades documentales ........ Identificación de los fondos documentales ........................ Método de identificación de fondos ............................... Identificación de la entidad productora ........................ Identificación de los orígenes funcionales .................... Identificación del tipo documental ............................... Identificación del documento ........................................ Especificaciones o requerimientos documentales ......... Delimitación del concepto de serie documental ............ El método sistémico ......................................................... El modelo sistémico .......................................................... El contexto ....................................................................... Organización del fondo documental ................................. La ordenación de las unidades mayores ........................... Los grupos documentales ................................................. Las colecciones de manuscritos ........................................ La ordenación de las unidades intermedias ..................... Series documentales ...................................................... 232 232 237 237 239 241 242 244 250. 9. 250 253 253 255 256 257 259 260 261 263 266 266 267 268 268 270 270 272 274 275.

(10) Formación de la serie documental ............................... Ordenación de las series .............................................. Series de manuscritos ...................................................... El método interrogativo .................................................... Determinación de la obtención de datos ........................... Forma de obtener los datos .............................................. La entrevista .................................................................... Sistema de entrevistas ..................................................... Limitaciones .................................................................... Sistema de consultas ........................................................ Sistema de encuestas ....................................................... Encuesta y cuestionario ................................................... Clasificación de los cuestionarios ..................................... Preparación de formularios .............................................. El formulario .................................................................... El método del test .............................................................. 278 279 279 280 280 281 282 283 285 286 286 288 289 290 291 291. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ........................................................ 293. 10.

(11) OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO. – Conocer y aplicar correctamente la terminología archivística. – Conocer y comprender los métodos y procedimientos administrativos. – Distinguir los tipos documentales que producen las entidades. – Perfeccionar el vocabulario profesional y los conceptos empleados por la Archivología en el marco de la ordenación y clasificación en sus distintos niveles. – Conocer los distintos elementos que intervienen en la clasificación documental. – Conocer los principios archivísticos. – Distinguir las distintas unidades documentales. – Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe realizar el archivero como consejero de la organización de documentos activos para efectivizar el servicio..

(12) NOCIONES GENERALES. LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus técnicas actuales data de épocas remotas. Los archivos comenzaron a formarse prácticamente desde la aparición de las escrituras. Los egipcios, predecesores de muchos conocimientos de la actualidad, los sumerios y los macedonios, en el florecimiento de sus respectivas civilizaciones —detalle a considerar—, se vieron en la necesidad de crear depósitos dedicados a la conservación de los documentos. Este fenómeno, de carácter netamente social, considerado como una constante en la historia de la humanidad, permite aseverar que la formación de los archivos responde a una necesidad explícita. En la medida que aumenta el número de la población, se requiere de una memoria más amplia que dé testimonio de todos sus acontecimientos, sociales en primera instancia, que posteriormente pueden convertirse en históricos. Esta aseveración nos lleva a manifestar, con justa razón, que en los grados de civilización superior, es decir, bajo determinadas condiciones como la existencia de todo.

(13) un contexto jurídico-cultural, se establecen como determinantes para la formación de archivos. La Archivología como ciencia en formación es relativamente moderna, surge como una técnica empírica para dar arreglo y conservación de los archivos.1 La configuración como ciencia independiente y como ciencia auxiliar de la Historia, es reciente. Fueron muchos los archiveros preocupados por este desarrollo, sustentado en la misma necesidad de información de las instituciones y sus administraciones. Algunos hitos son reconocidos, como la difusión del manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que se editara en 1898. La Archivología, que se diferencia conceptualmente de la Archivística, por la aplicación de tecnología moderna, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplomática, Paleografía, Biblioteconomía, Historia y finalmente Administración, colaborando en su desarrollo, pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusive del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los archivos administrativos logrará, en cierta forma, buscar menos dependencia de la influencia negativa de la Historia y la Biblioteconomía sobre los archivos. La Archivología tiene alcances demasiado amplios, lo que, al momento de la formación de profesionales, presenta variadas opciones de aplicación, pero básicamente pueden citarse: – Definición de la misma y establecimiento de su campo de estudio, lo que conforma todo un cuerpo teórico permanentemente actualizado. – Análisis de su objeto, método y finalidad. 1 Antonia Heredia Herrera: Archivística General - Teoría y Práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 1991.. 13.

(14) – Elaboración, estudio y aplicación de los principios relacionados a sus actividades como profesión. – Gestión de documentos y administración de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos – Estudio de la evolución de la práctica archivística en todos sus campos. – Bibliografía y formación profesional. – Consideración de las instalaciones, conservación material, reproducción en todas sus variantes y con toda su problemática. La Archivología requiere entonces para el logro de sus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomática, Paleografía, Cronología, Sigilografía, Historia institucional, Derecho administrativo, Administración, Arquitectura, Restauración, Reproducción, Química, Biología e Informática. A la Archivología la podemos considerar sin muchas vueltas como una ciencia de las clasificaciones, porque en cada uno de sus aspectos o capítulos, clasifica previamente sus conocimientos y los aplica a los distintos contenidos que participan de su saber.2 A la necesidad explícita de la formación de los documentos y de su posterior centralización en archivos, desde la antigüedad, podemos clasificarla en dos cualidades: La cualidad testimonial: de las decisiones jerárquicas, sean de realeza o no, se “petrifican” para su conservación permanente, constituyéndose en memoria de las actividades de determinado ejercicio administrativo, político o simplemente de poder. La cualidad de constancia: efectúa evidencia sobre la propiedad o un derecho adquirido, producto de una 2 Consideramos que el lector ha leído previamente, el contexto teórico de la Archivología.. 14.

(15) cultura intelectual en desarrollo; que permite conceptuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que al ser registrados en un documento, cobran valor legal y de requisito para demostrar ante herederos y comerciantes, la acreditación de la propiedad como tal. Son los aspectos que determinan el estado jurídico, la organización del gobierno que hace prevalecer ese estado de derecho. Lo evidente es que en la antigüedad existieron depósitos documentales, con un nombre u otro, y se modificaron los soportes documentales acorde con el desarrollo tecnológico del momento. La aparición y desarrollo de la escritura originan la necesidad de un depósito con propósitos específicos: reunir, ordenar, conservar y recuperar la información celosamente guardada. Paralelamente con el desarrollo de la escritura, se conforman varias clases de documentos, que contribuyen al conocimiento diplomático, y permiten posteriormente la aparición de la Paleografía. Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fehacientemente los documentos librarios y se diferencian de documentos administrativos por la finalidad de su creación y su esencia. Los documentos librarios encierran pensamientos, por decirlo así, mientras que los administrativos eran fruto de una acción o decisión. Los descubrimientos continuos realizados por la Arqueología contribuyen aportando datos de interés sobre esta rama del saber. Es así que en las excavaciones realizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuando no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba la existencia de cantidades documentarias, generalmente ubicadas en los palacios reales o en los templos, estos últimos son considerados como los repositorios más 15.

(16) antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdotes sobre asuntos oficiales y sobre la administración de los bienes pertenecientes al templo, lógicamente que existieron documentos sobre asuntos seculares. Los palacios reales o de magistrados allegados al rey conservaban los diplomas, leyes y demás textos, escritos unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, papiro, y más tarde en pergamino y papel. Es decir, efectuamos una clasificación de los soportes documentales en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza intrínseca del soporte. Los archivos constituyen, definitivamente, el depósito natural donde se conservan primero y luego son consultadas, todas las series de escritos llamados de “acción”, acto, hecho, actuación; o de decisión, resolución, determinación.. ARCHIVOS: TÉCNICA Y CIENCIA Los archivos resguardan documentos que difieren en la apreciación de su valor con el transcurso del tiempo, sometiéndose generalmente a la investigación histórica. Estos documentos pueden ser diferentes en su significado, pero mantienen información de una organicidad. Los archivos son esencialmente orgánicos. El desarrollo de la investigación en la Sociología, al igual que en la Historia económica, cobraron importancia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que obligó a prestar una mayor atención de la organización de los archivos, asimismo se comprende que los documentos encierran un valor incalculable en investigaciones de Etnología, Diplomática, Paleografía (hoy Grafística).. 16.

(17) Se modifica enormemente el interés por los documentos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un amplio desarrollo de las técnicas documentales. Esto nos lleva a la conclusión de que todo archivo debe estar preparado para el servicio de investigación, y no sólo en la consulta eventual de documentos administrativos, sino para facilitar información continua que permita adquirir un mayor conocimiento en el campo científico o, como en el caso de las actuaciones administrativas, tomar decisiones acertadas. Esto compromete a quienes hasta ahora, en forma idónea, se hicieron cargo de los archivos; se establece entonces que la función básica de todo archivero es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a esta conclusión, se ha desarrollado una serie de experiencias hasta conformar el conocimiento actual, que es sólo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba sólo por los medios descriptivos. La ordenación y clasificación es un proceso aplicado muy recientemente. Las necesidades de información adecuada en la toma de decisiones permiten aplicar un conjunto de técnicas que, aglomeradas bajo una misma dirección, conforman un saber, aún naciente, pero que desarrolla en la medida en que la sociedad demanda un mayor conocimiento social. La Archivología surge necesariamente. El conocimiento sobre los archivos tiene modificaciones continuas; se habla de archivos públicos, privados eclesiásticos, de archivos administrativos, económicos e históricos. Clasificamos a los archivos por sus fines concretos, por los soportes que contienen o por el aspecto legal que los sustentan. El papel de los archivos desorganizados no favorece la perduración de los documentos, ni permite una adecuada selección documental. La ordenación documental de los archivos se convierte en una técnica que adecua el control para el archivero. 17.

(18) La dinámica documental hace necesario un estudio sobre su comportamiento, se establecen principios, de acuerdo a estos permanentes análisis, existen estudios paralelos sobre el comportamiento de la información contenida en los documentos; se generan investigaciones al respecto, la Archivología alcanza el nivel de ciencia y se engloba en las Ciencias de la Documentación.. CONCEPTOS DEL DOCUMENTO El documento es la materia prima de nuestros estudios, el objeto formal de la Archivología y de las Ciencias de la Documentación. Archivísticamente hablando, significa cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la información. Es ambiguo hablar del documento sin su contexto, su definición varía de acuerdo con la ciencia o disciplina que lo estudia. Se define el documento como “cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia”.3 Al decir soporte se especifica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, pergamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guarda un signo determinado como información que deber ser extraída por quien o quienes se interesen. Si bien podemos realizar una clasificación del documento por sus soportes, nos interesa más por su objetividad.4 3 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”, en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 8, Buenos Aires, 1979, año VIII, p. 17. 4 Ver objetivación del documento en Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, editorial virtual elibro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.. 18.

(19) Documentos privados El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que está reservado a una sola persona o a un pequeño grupo de personas, por oposición a público. Como acto particular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de la economía, se considera un sector privado al sector de la economía de un país generado por las empresas, las economías domésticas e instituciones privadas con fines de lucro. El criterio que separa al sector público y al privado de la economía es la naturaleza de las decisiones económicas. Es decir, se considera que pertenecen al sector público las instituciones cuyas decisiones son adoptadas por una autoridad centralizada y al sector privado aquellas cuyas decisiones están condicionadas por el mercado. Por un lado existen empresas de titularidad pública que se rigen por el mercado (sus decisiones se adoptan a partir de la lógica del mercado) y otras empresas de titularidad pública combinan en su gestión las decisiones de carácter público con aquellas que emanan de la lógica del mercado. El documento privado, entonces, es el producido por entidades privadas y particulares. También se interpreta como el redactado por partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcionario público que le dé fe o autoridad. Documentos públicos El adjetivo público es bastante ambiguo en sus significados, pero en términos generales nos dice perteneciente o relativo a toda la comunidad, por oposición a privado. Desde el punto de vista económico y político, 19.

(20) se habla del sector público, como el conjunto de actividades económicas en las que el Estado participa o ejerce un control directo de la gestión. El documento público es entonces “el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen”.5 Documento producido por entidades públicas o estatales. Documentos administrativos “Los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la administración pública. El de carácter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de índole administrativa. El relacionado con la administración, gestión económica y organización de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autoridades o funcionarios públicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulación”.6 La enorme variedad de los documentos administrativos nos llevan aun a una nueva clasificación, que podemos resumir sin agotar el tema. El término administración implica la acción y efecto de administrar. Esta acción se interpreta como un conjunto de actos de gestión y disposición ejecutados sobre un patrimonio. Aurelio Tanodi: Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC, Dirección General de Publicidad, Córdoba. 1ª parte, 3ª reimpresión, 1979, p. 42. 6 Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977. 5. 20.

(21) Documentos administrativos públicos: se sustentan en la gestión de los intereses públicos, realizada por los organismos competentes y el conjunto de organismos encargados de cumplir esta función. Documentos administrativos eclesiásticos: son los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que comprende una dimensión espiritual, referente a las jerarquías, jurisdicción, etc., y una dimensión temporal, referida a la gestión de bienes y servicios. Documentos administrativos militares: parten de la administración pública del Estado que se ocupa de gestionar todos los asuntos militares. Documentos administrativos diocesanos: derivados de una diócesis, que tiene a su cargo la recaudación de los ingresos o de las rentas de una diócesis y su empleo en los gastos de la misma. Documentos administrativos centrales: derivados de la administración central, o el conjunto de órganos superiores de la administración pública. Documentos administrativos autónomos: provenientes de la administración autónoma, constituida por los órganos administrativos de las distintas comunidades autónomas que componen el Estado y la administración local. Sector de la administración pública integrado por los entes menores de carácter territorial, como son las provincias, los municipios, etc. Documentos judiciales Por el adjetivo judicial se entiende todo lo perteneciente o relativo al juicio, a la administración de justicia o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar. Por lo tanto, los documentos se refieren a “Cualquiera de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju21.

(22) risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun provenientes de una parte y otro interesado que la causa o requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los registros de la propiedad, los que cumplen la función de titularidad que en los actos y contratos inscriptos o inscribibles se requiere”.7 Podemos apreciar, definiciones para el término documento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de vista diplomático, histórico y documentalista. Documentos diplomáticos “Un testimonio escrito, redactado en forma determinada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurídica, que tiene por fin darle fuerza probatoria”.8 El documento diplomático requiere tres aspectos esenciales: – Ser producido en una entidad organizada, por consiguiente, ser producto de una actividad. – Haber sido realizado, redactado, elaborado, con determinadas fórmulas internas que caracterizan directamente su contenido y haber cumplido con formas externas determinadas. – Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.. 7 8. Luis Piazzali: op. cit. Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit, p. 18.. 22.

(23) Documentos heurístico-históricos “Escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idóneos para el cumplimiento de fines jurídicos”.9 Desde el punto de vista documentalista, tenemos la definición del FID citada anteriormente. Amat Noguera lo considera: “Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos”.10 Para Couture de Troismonts “es toda base material de conocimiento susceptible de emplearse para la consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simultáneamente un soporte, un conocimiento y un testimonio”.11 En concordancia con estas definiciones dadas, comprendemos entonces que el documento es la base de partida, no sólo para la Archivología, sino para las Ciencias de la Documentación. Resumiendo, observamos que todas las definiciones de alguna u otra manera contienen tres elementos: – Un elemento de carácter probatorio. – Un elemento tangible, soporte. – Un elemento informativo. que nos dan un concepto aproximado del documento. Aurelio Tanodi: Manual de Archivología, op. cit., p. 19. Ibídem. 11 Roberto Couture de Troismonts: Manual de técnicas en documentación, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7. 9. 10. 23.

(24) Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en realidad, todo lo que existe es un documento. Si observamos un pedazo de tiza, y sabemos cómo obtener un determinado tipo de información, veremos que el pedazo de tiza nos da continuamente información, primero por el color, la forma nos dará un concepto de trabajo, un concepto de cultura, sus componentes químicos son otro tipo de información. Los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrándolo en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo. En descripción, cuando se estudian los caracteres internos y externos del documento, esencialmente se consideran dos aspectos diferentes: – La forma. – El contenido. Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes, como lo califican algunos autores. Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido, los datos latentes.. 24.

(25) DOCUMENTO (docere)         . (Emilia Currás)  → → → →  ↓ Su forma ªdato evidente.   Su contenido ªdato latente. FID. Cualquier soporte de cualquier índole que contiene informacion de interés para una determinada materia.. Objeto físico Carácter probatorio Finalidad informativa Proyección histórica ↓ Hacia su mundo exterior → Ordenar → Archivar  → Clasificar → Inventariar → Catalogar → Informatizar ↓→ Multi-media → Objeto físico → Su forma - Dato evidente → Finalidad informativa - Su contenido - Dato latente → Carácter probatorio → Proyección histórica - Mundo exterior. Cuadro 1. Documento.. Estos aspectos son determinantes de la ordenación y la clasificación en la Archivología, así tenemos que los documentos se ordenan por su forma y se clasifican por su contenido. De acuerdo al sistema elegido.. 25.

(26) Documentos auténticos Se clasifican en cuatro grupos principales: 1) Documento auténtico pontificio: que son traducidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los obispos de las respectivas diócesis. 2) Documentos auténticos otorgados en el extranjero: que exigen la legalización de acuerdo a convenios entre países o de acuerdo con el derecho internacional. 3) Documentos auténticos no redactados en castellano: que deberán ser traducidos por funcionarios autorizados. 4) Documentos auténticos por sí mismos: que no necesitan requisitos y autentificación ni legislación alguna. Documentos ejecutivos Es el instrumento, título o pieza documental que conlleva ejecución que se presenta para efectividad de la obligación que contenga en su texto.. 26.

(27) DOCUMENTO (fenómeno)  → Hecho (Causa - efecto) → Componente Mental → Componente Material   ↓  ↓ Sentido Administrativo  Sentido Histórico    Certifica:   Testimonia:  → Acciones  → Historia → Funciones  → Educación → Actividades  → Investigación → Tareas  → Usuario ↓  ↓ Técnicas del Archivo  Técnicas Documentarias → Clasificación  → Clasificación → Ordenación  → Catalogación → Descripción  → Indización → Selección  → Análisis  → Tratamiento   informático  → Tratamiento   Multimedia  Información Relativa ----- Perpetua. Cuadro 2. Documento como fenómeno.. ARCHIVALÍA En varias oportunidades nos referimos a este término utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado Manual de Archivología. “El contenido esencial ineludible, de los archivos como secciones o instituciones, es la Archivalía, que muchos tratadistas identifican con el 27.

(28) archivo. Nos parece más conveniente, delimitar los dos términos. La palabra archivalía no ha recibido todavía, su ‘carta de ciudadanía’ en la lengua castellana, la usan en México especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos adherimos por completo a su empleo por su practicidad, claridad y fuerza expresiva”.12 “El vocablo archivalía fue introducido por T. Schellemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado como plural, archivale como singular, en holandés archivalía, en inglés archivalia, como masa de documentos preservadas en un archivo”.13 De acuerdo con su origen, la archivalía sería los documentos de un archivo, pero tal afirmación no es tan fácil de comprender. Veamos la definición: “Por archivalía entendemos todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro, audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales”.14-15 Lógicamente podemos pensar que este término puede facilitarnos algunos aspectos de la Archivología, pero su interpretación depende del punto de vista desde el que lo tratemos. Veamos: En la segunda fase de formación de los archivos presentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivalía verdadera como la documentación que cumple algunos requisitos: Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15. Ibídem. 14 Ídem. 15 Por su importancia este título lo extractamos de Teoría, fundamentos y práctica de la archivología del mismo autor. 12 13. 28.

(29) – Que ha cumplido su función inmediata. – Que ya no sirve para la tramitación completa. – Que ha pasado al archivo administrativo. El problema se presenta para denominar a los documentos de la primera fase, gestación y gestión de los documentos, archivalía en potencia, como concepto está muy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posteriormente pasa la documentación a convertirse en fuentes, sin dejar de ser archivalía. Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la archivalía como objeto de la Archivología, aclaremos antes que aquí habría una superposición de términos, el objeto de la archivología es el archivo, el objeto del archivo sería la archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la postura de Vázquez, la archivalía sería el objeto formal de la Archivología; volviendo al tema, nos dice: “Esta palabra con el correr de los años no ha hecho sino aumentar su necesidad y debe ser adoptada, por dos razones: ”l) Quienes no usan la palabra archivalía han de definir la palabra archivo como el edificio o institución y como los documentos que contienen creando un equivocismo que es pobreza y dificulta el entendimiento de textos. ”2) Con el auge de la disciplina documentación, la palabra documento, documentación ha dejado de ser patrimonio de los archiveros y necesitamos hacer la precisión documento de archivo y evitar la palabra documentación. Entonces la palabra archivalía es la justa, la indiscutiblemente archivística”.16 Los términos documento y documentación no dejan de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido 16 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”, en Revista General del Archivo de la Nación, vol. 8, año VIII, Buenos Aires, 1979, p. 17.. 29.

(30) patrimonio completamente, por su misma ambigüedad el documento podría ser patrimonio de todas las ciencias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como Ciencias de la Documentación y de la Información, Historia, Paleografía, etc. Pero el principal problema es cuando deja de ser archivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera. Aparentemente la archivalía comienza cuando el documento ingresa definitivamente en un archivo, sea éste como sección de la entidad productora o el archivo intermedio. Resultaría más interesante denominar archivería a los documentos del archivo sin discriminar las etapas, así podemos hablar de la archivería como se habla de librería para la bibliotecología. No altera entonces ninguno de nuestros conceptos sobre el documento, el archivo y la Archivología, el hecho de adoptar el término archivería. Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atribuciones del archivo moderno, al hablar de archivería, en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del documento. El archivero puede interpretar que su papel sólo le corresponde a la archivería, dejando de intervenir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad sería un retroceso en sus funciones.. 30.

(31) INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS. LOS PRINCIPIOS ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al margen de toda actividad administrativa, esperando sólo los documentos que han de llegar para su resguardo y conservación. Anna Szlejcher comenta que “El archivero empieza a actuar desde el momento de la creación de papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su acción, por consiguiente, deberá preocuparse de las condiciones en que llegarán al archivo los documentos, así como de aquellas condiciones en que se efectuará el tránsito de los mismos desde la etapa administrativa a la etapa histórica. Sería deseable, por ello, la instauración de reglas o procedimientos para asegurar la participación del archivo desde la elaboración de los legajos de documentos hasta el momento de su archivo”.17 El problema “receptar la documentación” no es tan sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci17. p. 4.. Ana Szlejcher: Organización de archivos vivos, Córdoba, CIDA, 1975,.

(32) mientos que permiten una adecuada recepción documental. Vicenta Cortés Alonso distingue dos aspectos en la recepción: uno activo y uno pasivo. “Recepción activa, es decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El principio de esta actividad debe tender a la participación en el proceso mismo de la producción documental, a fin de que el nacimiento y trámite, la normalización de la tipología documental, la normativa sobre la vigencia de los documentos y la programación de los expurgos, así como la recogida de los fondos, se haga de una manera sistemática y periódica. Estas actuaciones previas, por su carácter específico y técnico, son de exclusiva competencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar en íntimo contacto con los administradores —productores de la documentación— por un lado, y con los consultantes —clientes de esa documentación— por otro, para solucionar los difíciles problemas de la perdurabilidad de los papeles, que hoy se producen en cantidades enormes”.18 La recepción entonces no se limita a un simple esperar a que la documentación llegue por inercia propia al archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar compenetrado en las necesidades de servicio que requiere una administración en cuanto a la documentación se refiere. Asimismo debe participar en los procesos de creación documental, en su tipología, evitando inclusive la duplicidad de documentos que contengan igual información. La recepción pasiva se refiere sobre todo a la entrega de documentos a un sector determinado para los trámites. Vicenta Cortés Alonzo: “Archivos: función y exigencias”, en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 6, año VI, Buenos Aires, 1977, p. 9. 18. 32.

(33) Lamentablemente no existen criterios uniformes a este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene de que el archivo debe permanecer inactivo como un depósito de papeles. De ser así, la ordenación y la clasificación no se justifican como conocimiento archivístico. La mayoría de los sistemas administrativos consideran a las oficinas receptoras de documentación en trámite a un nivel dependiente de secretaría general, administración, inclusive, separándolas y colocándolas muchas veces por encima del archivo, sustentándose con una legislación y un manual de procedimientos, pero sin criterios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento. Las unidades receptoras cumplen la función de contacto del archivo con la administración y con el usuario. Sus funciones esenciales son la atención del público en general, usuarios, terceros, a las distintas unidades administrativas de la institución que generan al archivo, a los investigadores en general y si la naturaleza del archivo permite la difusión de sus contenidos, es substancial en el campo educativo. Es un campo no muy explotado por la teoría de los archivos. Las unidades receptoras en la Argentina son propiamente las mesas de entradas y salidas, encargadas de todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con inventario), comprobación de inventarios con los fondos documentales, registros de entrada. La participación del archivero viene a mano por el hecho de que para aplicar los principios, debe conocer la procedencia de ellos y establecer así las distintas tareas que le corresponde. Tampoco debería sorprendernos encontrarnos con mensajes como “Ordenar y clasificar no son operaciones exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos perió-. 33.

(34) dicamente libros o fotos. La clasificación es un acto mental que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en la tienda del mercado o cuando observamos pasar los transeúntes, repartimos instintivamente estos objetos en distintas categorías que corresponden a nuestra clasificación personal. Sin embardo, no sentimos la necesidad de recurrir a un lenguaje de clasificación”.19 Desde el punto de vista archivístico, hablar de ordenación, clasificación, es dirigirnos directamente al establecimiento de los principios archivísticos. Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que se interesaron en los sistemas modernos de archivos holandeses, por lo cual se ocupó de los principios que regirían el orden de los documentos en los archivos, considerando que la ordenación cronológica o numérica fue abandonada, para realizar un sistema de archivos por materia, imitando una práctica alemana establecida.20 Así mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que sólo había dos principios de ordenación, el de procedencia y el de pertinencia, de los cuales todas las demás formas de ordenamiento son variaciones. Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Hardenberg llegan a otra conclusión en Nederlandse archieftarminologie (Terminología archivística holandesa).21 Los holandeses le atribuyeron un significado limitado al término procedencia. S. Muller define a este término en 1908 como: “El principio de procedencia (herkomstbeginsel) es el método de ordenamiento de archi19 Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificación. Concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales, Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993, p. 19. 20 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118. 21 Ibídem.. 34.

(35) vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al grupo de archivos y a la sección del grupo a la que pertenecía el grupo cuando el grupo era aún un organismo vivo”.22 Pero debemos comprender que este principio se refiere solamente a los documentos individuales. Los grupos de archivos tienen un orden interno. Así, parece contraproducente anunciar un principio de orden original, considerando que todo documento administrativo nace con un orden determinado, que no debe ser afectado. Por esta misma razón, Muller menciona la sección a la cual perteneció originalmente el documento. El procedimiento archivístico parte de su misma historia, señala el origen de los papeles que encierra. La clasificación constituye un destacado método documental escalonando desde las grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza simple. La pieza documental está constituida por la mínima unidad documental, sea el documento, expediente, o la pieza documental en algunos casos, como unidad indivisible. Las primeras agrupaciones reunidas en atención a su origen, son los fondos integrados por documentos procedentes de una institución o administración importante que tiene una organización, funciones y fines conocidos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categoría de las divisiones: Cada uno de estos grupos quedará constituido por los documentos producidos por las grandes divisiones de la institución que constituyen las divisiones encargadas de las diversas funciones desarrolladas para la consecución del fin o fines encomendados.. 22. Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.. 35.

(36) Las series están integradas por otras unidades menores: los tipos documentales, entendiendo como tales no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye un todo que no puede ser separado porque las partes que lo integran tienen sentido en cuanto están unidas al conjunto, como sucede con el expediente. Sobre el término “colección” es necesario precisar que en algunos textos, en lengua española, y en algunas traducciones, la palabra colección es usada impropiamente, al emplearse como sinónimo de fondo archivístico. Se trata de una acepción del término, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo querría que la palabra colección fuese prohibida en el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho; es decir que los archivos no son ‘coleccionados’”.23 Y Antonia Heredia precisa: “La idea de colección es ajena al archivo”.24-25 Las colecciones de documentos se consideran de todos modos, como agrupaciones artificiales de papeles (hablamos de archivos) que deben su formación a causas distintas a la actividad administrativa de una entidad o Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture for a new course in archive administration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Gloucester, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio Lodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29. 24 Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29. 25 Elio Lodolini: “El problema fundamental...”, op. cit. 23. 36.

(37) individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo, obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, investigación, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuentran depositadas en los archivos. Las colecciones denominadas particulares, que pertenecen a personas con cierto renombre público o cuya profesión les obliga a generar, recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas orgánicas, en virtud de que cuentan con status jurídico. Pese a que los documentos pueden clasificarse desde distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad, dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme también a las distintas disciplinas científicas, temática administrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación que agrupe a los documentos de una organización de acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e información que implica el desempeño de cada una de ellas. “Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado ni descrito, desde luego, de la manera que se ocurra subjetivamente al archivista, pues de ahí se seguiría el peligro de cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estará realmente organizado”.26 De ahí nuestro interés de conocer algunos principios, sobre todo el principio de procedencia, aplicado con mucho entusiasmo. La Nederlandse archiefterminologie dice: “El principio de procedencia es el principio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original”. Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación y la descripción archivísticas en América Latina, Córdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5. 26. 37.

(38) Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuencias, podríamos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin mencionan superficialmente la división de grupos en los archivos (respect des fonds), pero sí encontraremos una noción definida como el principio de destino, señalando que es su destino y no el contenido sustantivo del documento, lo que determina el lugar que se le asigna en el grupo de archivo. Se define entonces así: “El principio de destino es el principio por el cual todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó de acuerdo con su naturaleza”. Para comprenderlos mejor, los holandeses establecen para diferenciar que el principio de destino constituye una operación activa, dedicado a documentos particulares; en términos estrictos, compondrían una colección, o producción personal de documentos que por razones históricas, pueden ser conservados en los archivos. Mientras que el principio de procedencia es sólo una derivación o cualidad pasiva que se ocupa de todos los documentos producidos por una entidad productora. Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original de la entidad productora, se convierte en un requisito para la aplicación del principio de procedencia. Pero, para mejorar nuestra visión o confusión, depende del ángulo visor del archivero, se menciona también en la Terminología archivística holandesa el principio de estructura archivística (structuurbeginsel): “El principio de la estructura archivística es el principio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la estructura teóricamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos”. Generalmente el principio de procedencia se entiende por este principio.. 38.

(39) Para estos principios obtenidos hasta ahora, siempre existe la condición de restaurar el orden original, dado que por tendencia natural, los documentos llegan al archivo por partidas, porque molestan en alguna oficina, porque no hay más espacio, lo que implica desorden; hay que ordenar. La condición de restaurar o restablecer el orden interno impuesto por la entidad productora se denomina principio de restitución (restauratiebaginsel): “es el principio por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya existía en ese grupo; después pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes de ese orden”. Este principio genera interpretaciones confusas que nos llevan a pensar en el principio de pertenencia y en el principio de la estructura administrativa, citado en los Principios de la tecnología archivística alemana, (Grundzüge einer deutschen archivteminologie) y descrito como “Regulierendes registraturprinzip” (Principio regulador de archivo).27 En el sentido anteriormente señalado consideramos la clasificación como un proceso que consiste en agrupar dentro de una misma categoría a todos los documentos cuyos caracteres, datos, información contenida, son apreciablemente similares como para justificar la exigencia de demanda de información en cuanto a conocimiento, experiencias y contenidos sustantivos. Una vez que todos los documentos están clasificados, naturalmente estamos en condiciones de conocer los distintos tipos documentales existentes en la institución. La ordenación y la clasificación en el archivo y en la Archivología son prácticas fundamentales y tienen ca27. Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.. 39.

(40) racterísticas propias de esta ciencia; permiten dar un orden natural a los documentos, básicamente son tres los elementos que se consideran para una clasificación archivística.28 El primer elemento a considerar es el acto, hecho o acción, a que los documentos se refieren, es considerado como la unidad básica de la clasificación, las acciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un objetivo, claro y específico para cada organización o entidad. El acto es considerado como la manifestación de la voluntad humana en su interregno social, es el hecho voluntario que tiene la capacidad de crear, modificar o extinguir relaciones de derecho, generando de esta forma documentos con la validez legal que le sustenta. La acción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar distintos aspectos de la clasificación. Los actos son componentes intrínsecos de las actividades encaminadas al logro de una función. El acto es la facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos recordarlas para comprender algunos de los principios, suelen llamarse administrativamente actuaciones. Las actividades crean los documentos de archivo; los documentos no son creados con miras al archivo ni con la idea de que futuros investigadores de historia buscarán en esos papeles la sustancia histórica, los documentos son creados por determinadas necesidades de comunicación. La función es la responsabilidad asignada a cada dependencia de una organización. Es la capacidad de ac28 Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y técnicas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografía e Historia, Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia, 1985, pp. 82-94.. 40.

(41) ción de un ser, apropiada a su condición natural o destinada por el hombre, es la acción y ejercicio natural de un empleo u oficio. Para las instituciones del Estado, las funciones están enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamento interno o manual de funciones que cubre la gama de acciones y que el archivero está en la obligación de conocer. A cada función le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos. Las actividades a su vez se subdividen en sustantivas y facilitativas. Actividades sustantivas: son las actividades de fundamento, las labores técnicas o profesionales propias de determinados organismos, estas actividades son específicas y relacionadas con las funciones institucionales. Actividades facilitativas: son las actividades de apoyo, están más relacionadas con las actividades internas de la institución. El segundo elemento a considerar es la estructura orgánica de la entidad productora. Los documentos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitente da su situación, su ubicación dentro del organismo en el que se desarrolla. La clasificación entonces respetará esa organicidad institucional. Para lograr una buena comprensión de la clasificación es conveniente que el archivero efectúe un estudio del organigrama de la institución a la que pertenece, así podrá delimitar las funciones y actividades con mayor claridad. Unidades de ordenación Cuando hablamos de la estructura orgánica, establecemos las unidades documentales aplicables a las estruc41.

(42) turas. Schellemberg efectúa una división que se acomoda a las exigencias de la clasificación, primero las divide en unidades mayores, intermedias y menores. Unidades mayores. En esta división se toman en cuenta los fondos, los grupos documentales, las colecciones y las secciones. Los fondos documentales son todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo. Los grupos documentales corresponden propiamente a las funciones generales de la institución, los factores de formación se deben principalmente a los orígenes administrativos, a la cantidad de documentos. Las colecciones derivan de particulares que efectúan donativos documentales a los archivos. Las secciones son empleadas como auxiliares de subdivisión, sobre todo cuando la entidad productora de documentos es muy amplia en sus funciones. Corresponde aclarar que las secciones corresponden al método español de clasificación. Unidades intermedias. En esta división se toma en cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y series. Los subgrupos son unidades que se forman de acuerdo a las actividades y se acomodan dentro de los grupos, obedecen esencialmente a la estructura orgánica de la institución generadora. Las subsecciones, tomadas también del método español, en la misma forma que en los grupos o unidades mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en casos de documentación demasiado amplia o abundante. Las series corresponden a las unidades intermedias, básicamente es la materia prima del archivo, son con42.

(43) juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mismo tema, originados por las actividades, por consiguiente se ordenan en consecuencia a estos factores. Unidades pequeñas. Propiamente son las piezas documentales. Se trata de documentos aislados, agregados de documentos que deben ordenarse procurando darle siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en el trámite o el orden original. El tercer elemento a considerar es el orden interno. Puede encontrarse con la división por asuntos y dentro de los asuntos por materias (principalmente para la descripción). Debemos tomar en cuenta que la clasificación por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente a las actividades, será fácil, pero posiblemente encontremos materias que sean generales a toda la institución pero que se desenvuelven de manera separada en cada actividad, para estos casos se sugiere que la clasificación por materias se efectúe en los auxiliares descriptivos y no en la ordenación, por la sencilla razón de que al efectuarse en la ordenación, alteraría la organicidad documental y en un caso dado, podría ser motivo de extravío de los documentos aludidos. Bien, volviendo al tema de los principios, nos encontramos también con la definición del principio de estructura administrativa tal como se da en la terminología archivística alemana; combina dos conceptos en la terminología holandesa. Se da el caso de que el orden de los documentos en el archivo corresponde no sólo a las funciones de la entidad productora del documento sino también a su organigrama. En Holanda y en otros países, existen instituciones en las cuales el orden de los documentos se establece bajo normas de trámite, disponiendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener 43.

(44) en cuenta la organización de los cargos y sus tareas especiales. Es correcto entonces que se enuncien el principio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de organización (organisatiebaginsel), de los cuales sólo el último puede traducirse como el principio de estructura administrativa: “El principio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en la creación como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la subdivisión de la tarea de la agencia o la persona que origina o cree en un grupo de archivo”.29 Este principio es básicamente diferente del principio de pertinencia, el orden, en el primer caso, se establece objetivamente en las funciones de la entidad productora, en el segundo caso, el orden se basa en una división teórica. Sí puede llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero continuando con esta variedad de principios, observamos que el principio de estructura administrativa se define como “El principio de organización es el principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan tanto de la organización de la agencia creadora como de la organización de la administración de la agencia”. Este principio, como podemos observar, nos da la pauta de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo consideramos así con el principio de pertinencia. “El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento de los grupos de archivo, los ítems deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenecen, sin tener en cuenta su destino ni su procedencia”. Consideramos que este principio nos sirve sólo como aclaratorio de los otros principios, es decir comprende29. Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.. 44.

(45) mos mejor los otros principios cuando conocemos ambos enunciados, pero en la aplicación es prácticamente inaceptable, puesto que volveríamos a los archivos “fabricados” por historiadores, es decir, netamente temáticos. Hemos observado que no existe uno o dos principios, sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este estudio de modo que podamos comprender que existe una amplia creatividad sobre el tema de los principios. De estos principios, los de estructura y restitución de archivos se han sustentado por mucho tiempo. Podemos apreciar que el problema de establecer un orden documental en los archivos es una preocupación permanente, no resuelta aún, pero que este camino prácticamente se detiene en los países de habla hispana con la aceptación general del principio de procedencia, dada su fácil comprensión y aplicación a los estamentos teóricos. Los inicios del principio de procedencia (término admitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia con el respeto de fondos30 ), se orientan a Max Lehmann como el autor de “The Regulations of July 1, 1881” las cuales en el Privy State Archives prescriben: “respeto para cada orden original y para cada designación original”. La discusión se origina cuando se dice que las Regulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Lehmann y adoptadas en una conferencia de funcionarios del Privy State Archives, presidida por su director, Heinrich von Sybel Director de los Archivos Estatales Prusianos (1875 hasta 1895), quien dio sanción oficial y autorizó su aplicación. Es a Meinecke a quien se le debe algo Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de procedencia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner, Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44. 30. 45.