Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte

(1)

servicios y obras de infraestructuras de

transporte

(2)

documental de los expedientes de contratación

de servicios y obras de infraestructuras de

transporte

(3)

Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación

Gestión archivística de los expedientes en FASE DE TRAMITACIÓN

Auditoría de los DOCUMENTOS ESENCIALES del expediente

Cuadros de clasificación VINCULADOS para actividades y documentos

Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y

SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE

(4)

Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación

PREPARACIÓN

Designación del gerente del contrato

Realización de la propuesta de orden de inicio de estudio

Realización de la orden de inicio de estudio

Análisis de la orden de inicio de estudio

Etc.

LICITACIÓN

ADJUDICACIÓN

_EJECUCIÓN

_EXTINCIÓN

Realización de cartas de invitación

Realización de anuncios de licitación

Publicación en el perfil del contratante Presentación de ofertas Etc Requerimiento al licitador más ventajoso Declaración de desierto Adjudicación Propuesta de contratación Comunicación de la adjudicación al adjudicatario Etc Actuaciones previas

Nombramiento del director de obra

Desarrollo y aprobación del Plan de Seguridad y Salud

Licencias y autorizaciones Etc

Inicio de obras

Elaboración de acta de replanteo e inicio de obras

Desarrollo

Seguimiento y control de obra Auditorias de calidad de obras Auditoria de gestión medioambiental Certificaciones ordinarias

Etc

Liquidación de las obras

Plazo de garantía y responsabilidad por vicios ocultos

Devolución o cancelación de la garantía

Inicio

Verificación de seguros Elaboración de Orden de Inicio

Redacción del Plan de Aseguramiento de Calidad

Desarrollo de tareas comunes

Asignar a contrato horizontal Suspensión de los trabajos Ampliación del Plazo Etc

Desarrollo Redacción de proyecto

Redacción de anteproyecto

Consultar sobre bienes y patrimonio en la zona de actuación (A) Etc Etc Liquidación de proyecto Devolución o cancelación de la garantía

Identificación de Fases, Tareas y Modelos de Documentos

O b ra s S e rv ic io s O b ra s S e rv ic io s

(5)

Series ASOCIADAS

&

Series SUBORDINADAS

Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación

Identificación de series relacionadas

SERIE SERIE

Expte. de Obras Expte. de Dirección de Obras

(6)

Gestión archivística de los expedientes en FASE DE TRAMITACIÓN

GESTIÓN ARCHIVÍSTICA TRADICIONAL

Gestión de Expedientes

CERRADOS

PROYECTO THOT

Gestión de Expedientes

ABIERTOS y CERRADOS

(7)

Auditoría de los DOCUMENTOS ESENCIALES del expediente

Control de documentos esenciales…

para la Organización,

pero sobre todo…

(8)

Cuadros de clasificación VINCULADOS para actividades y documentos

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

DE ACTIVIDADES CUADRO DE CLASIFICACIÓNDE DOCUMENTOS

Categoría Nomb re Natural Categoría F unción M arco F unciones generales

F unción M arco F unciones esp ecíficas

F unción Desarrollo y gestión d e ob ras púb licas División F ondo Activid ad /p roceso Atrib ución y F inanciación Sección Fond o Activid ad /p roceso Ge stió n d e tran sfe re n c ias c o n asign ac ió n n o min ativa Serie

Activid ad /p roceso Ge stió n d e atrib u c io n e s y e n c o mie n d as d e ge stió n d e

ac tu ac io n e s Serie

Activid ad /p roceso Asesoramiento Sección Fond o Activid ad /p roceso R e d ac c ió n d e in fo rme s té c n ic o s Serie

Activid ad /p roceso Gestión d e recursos patrimoniales Sección Fond o Activid ad /p roceso A d q u isic ió n d e b ie n e s y d e re c h o s Serie

Activid ad /p roceso A d q u isic ió n d e b ie n e s y d e re c h o s Serie

Activid ad /p roceso Contratación administrativa Sección Fond o Activid ad /p roceso Contratación de obras Serie

Activid ad /p roceso Contratación de servicios Serie Activid ad /p roceso Contratación de concesiones de obra pública Serie Activid ad /p roceso Contratación de suministros Serie Activid ad /p roceso Gestión de anticipos y liquidaciones Serie Activid ad /p roceso Gestión de anticipos y liquidaciones Serie

CUADRO CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

Categoría Nomb re Natural

División F ond o Desarrollo y gestión d e ob ras púb licas Sección F ond o Atrib ución y F inanciación

Serie Ex p e d ie n te s d e tran sfe re n c ias c o n asign ac ió n n o min ativa

Serie Ex p e d ie n te s d e atrib u c ió n y e n c o mie n d as d e ge stió n d e

ac tu ac io n e s

Sección F ond o Asesoramiento Serie In fo rme s té c n ic o s

Sección F ond o Gestión d e recursos patrimoniales

Serie Ex p e d ie n te s d e ad q u isic ió n d e b ie n e s y d e re c h o s

Serie Ex p e d ie n te s d e e x p ro p iac ió n

Sección F ond o Contratación administrativa Serie Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e o b ras

Serie Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e se rvic io s

Serie Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e c o n c e sio n e s d e o b ra p ú b lilc a

Serie Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e su min istro s

Serie Ex p e d ie n te s d e liq u id ac ió n

Serie Ex p e d ie n te s d e an tic ip o d e su b ve n c ió n

CU ADRO CLASIFICACIÓN DOCUM ENTOS Agencia de Ob ra Púb lica d e la Junta d e And alucía

(9)

OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE

ENI

ModeloExpedienteJA

Propios

METADATOS

+eEMGDE

(10)

Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE

OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE

ENI

ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD

• Versión NTI

• Identificador

• Órgano

• Fecha de captura

• Origen

• Estado de elaboración:

 Tipo de copia

 Identificador de documento

origen

• Nombre de formato, del fichero de contenido

• Tipo documental

• Tipo de firma

• Si el tipo de firma=CSV, se consignarán los

siguientes metadatos:

 Valor CSV

 Definición generación CSV

• Versión NTI

• Identificador

• Órgano

• Fecha de apertura

del expediente

• Clasificación

• Estado

• Interesado

• Tipo de firma

• Si el tipo de firma=CSV, se

consignarán los siguientes metadatos:

 Valor CSV

 Definición generación CSV

Metadatos mínimos obligatorios

Documento electrónico

Expediente electrónico

9-12 metadatos

8-10 metadatos

(11)

eEMGDE

OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE

(12)

ELEMENTOS

RI-ENI-11 METADATOS DOCUMENTO ELECTRÓNICO

RI-ENI-21 METADATOS DEXPEDIENTE ELECTRÓNICO

RI-ENI-40 FIRMA ELECTRÓNICO

RI-EJA-10 INFORMACIÓN DE TRAMITACIÓN

RI-EJA-11 INFORMACIÓN DE TAREAS

RI-EJA-12 INFORMACIÓN DE REGISTROS

RI-EJA-13 INFORMACIÓN DE NOTIFICACIONES

RI-EJA-20 INFORMACIÓN DE INTERESADO

RI-EJA-21 DATOS DE CONTACTO INTERESADO

RI-EJA-30 METADATOS COMPLEMENTARIOS

RI-EJA-40 REMISIONES DE EXPEDIENTES

RI-PFI-10 FIRMANTES TIPOS DOCUMENTOS

Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE

OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE

MODELO DE EXPEDIENTE JA

MODELO ESPECIFICADO EN EL DISEÑO DE NUEVA

VERSIÓN MOTOR DE TRAMITACIÓN TREW@ 2.3.1

(13)

OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE

Metadatos propios

ESPECÍFICOS DE LAS SERIES

TRATADAS

• Clase documento tramitador

• Identificador documento tramitador • Elemento PEP • Objeto contrato • Tipo financiación • Clase actuación • Adjudicatario nombre • Adjudicatario identificador

• Importe base del contrato

• Tipo IVA contrato

Metadatos de identificación

Metadatos de tramitación

• Gerente

Metadatos de contenido

• Municipio origen • Municipio destino • Coordenada origen X • Coordenada origen Y • Coordenada destino X • Coordenada destino Y • Longitud infraestructura

• Obra ejecutada (SI/NO)

• Red • Matrícula vía • Velocidad de proyecto • Pendiente máxima (%) • Número de calzadas • Número de plataformas

• Numero de carriles por

calzada

• Número de vías por

plataforma • Anchura calzada/calzada+arcenes previa • Anchura calzada/calzada+arcenes proyectada • Ancho vía/ancho plataforma previo • Ancho vía/ancho plataforma proyectado • Número de estructuras • Número de túneles • Longitud de túneles

• Problemáticas del proyecto

• Capítulo del presupuesto

• Capítulo del

presupuesto,Valor

48 metadatos

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