Unidad 3. Proceso de Auditoría
Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
Reunión de Apertura
Memorando reunión de apertura auditoria
Para: “Responsable del proceso” / Copia “Alta Gerencia” De: “Responsable de ejercer la auditoria”
Fecha: “Fecha del memorando”
Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que apliquen.
Criterios de Auditoría:
- Sistema de Gestión de Calidad - Política de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos - Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana” Oficialización de Auditoria
Reunión de Apertura:
“Fecha de la reunión de apertura”
“Hora de inicio de la reunión de apertura”
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite información adicional.
Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compañía de la cual todos haces parte.
Cordialmente,
Indicadores
- Indicador de Rotación Personal - Indicadores de Gestión
Procedimientos a Auditar
- Contratación de Funcionarios - Bienestar y Salud Ocupacional - Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos - Afiliación de Personal
Responsable de Auditar:
“Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno para realizar la Auditoría”
Asistencia
No. Nombre Cargo Área Firma
1 ___________ __________ __________ __________ 2 ___________ __________ __________ __________ 3 ___________ __________ __________ __________ 4 ___________ __________ __________ __________ 5 ___________ __________ __________ __________ 6 ___________ __________ __________ __________ 7 ___________ __________ __________ __________
b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.
N°
Documento revisado
Observaciones del documento
1 Política de Contratación Revisión Estándares Iso, Actualización y posibles oportunidades de mejora.
2 Evaluación Conocimientos Política de Calidad y Objetivos
Comprensión y conocimiento de la política de calidad y objetivos.
3
Procedimiento de Contratación (evidencias: hojas de vida de funcionarios)
Revisión de hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad.
4
Procedimiento de bienestar y salud ocupacional (evidencias: Plan de bienestar, soportes de reuniones de brigadistas)
Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos.
5
Procedimiento Formación de Personal (evidencias: formatos
de asistencia de
capacitaciones, plan de formación)
Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos.
6 Liquidación y Finalización de Contratos
Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad.
7
Procedimiento de afiliación de personal (soportes: afiliaciones y planillas de afiliación)
Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres meses.
c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría.
Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos evidenciados.
d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoría.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.
e. Generación de hallazgos de auditoría:
Fecha: 01 Junio de 2016 Auditor(es): Grupo Auditor
Proceso auditado: “Gestión Humana” Auditado(s): “Dueño del proceso” N° Evidencia de auditoría Criterios de la auditoría Hallazgos de la auditoría C NCM NCm 1 Procedimiento de Contratación Política de contratación Se evidencia que la contratación de los funcionarios se está realizando acorde. X 2 Evaluación Conocimientos Política de Calidad y Objetivos Conocimiento y comprensión de la política y objetivos de calidad Se evidencia que un 40% de los funcionarios que interactúan en el proceso n cuenta con el conocimiento requerido. X 3 Procedimiento de bienestar y salud ocupacional Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos. Se evidencia la empleación de formatos que no se encuentran estandarizados y adicional no son referenciados en el procedimiento matriz. X 4 Procedimiento Formación de Personal Estandarización los de los documentos y referenciados en los procedimientos. El procedimiento se ejecuta de acuerdo con lo documentado, y sus documentos se encuentran debidamente estandarizados. X 5 Liquidación y Finalización de Contratos Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad. Se evidencia que no existe formatos ni entrevistas de retiros de funcionarios de acuerdo con .el procedimiento
6 Procedimiento de afiliación de personal Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres meses. La afiliación de los funcionarios se hace a tiempo y en los términos requeridos. X
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría. Conclusiones de la Auditoría:
+ Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo. + Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la política de calidad y los objetivos.
+ Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.
+ Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud ocupacional.
+ Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo documentado.
+ Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.
g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check list con cada criterio Iso y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo debe ser debidamente soportado.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.
Conclusiones:
El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean efectivos.
Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más disponible posible a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por el auditor y no por donde pretenda llevar el dueño del proceso para su propio beneficio.
La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente establecidos.
Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”.
No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.
Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.
Criterios de evaluación
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido.