VERSIÓN: 1 CÓDIGO: EFPMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: DICIEMBRE 05 DE 2008 PAGINA 1 DE 67
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE
LOS USUARIOS
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
Responsable:
Planeación:
Comité:
Acta no:
Fecha:
Nombre del Secretario del Comité:
Cargo del Secretario:
Firma:
CONTROL DE COPIAS
ORIGINAL
COPIA CONTROLADA
COPIA NO
CONTROLADA
No
No
Código de
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: EFPMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 2 DE 67
CONTENIDO
PROCEDIMIENTOS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
EFPPT-01 - QUEJAS Y RECLAMOS ... 4
EFPPT-02 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LAS DIRECTIVAS ACADÉMICAS ANTE CSU ... 7
EFPPT-03 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS DOCENTES ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO ... 9
EFPPT-04 - PROCEDIMIENTO: ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS EGRESADOS ANTE EL CONSEJO
SUPERIOR UNIVERSITARIO ... 13
EFPPT-05 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO 16
EFPPT-06 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS EX RECTORES ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO 20
EFPPT-07 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DEL SECTOR PRODUCTIVO ANTE EL CONSEJO SUPERIOR
UNIVERSITARIO ... 23
EFPPT-08 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS DIRECTORES DE PROGRAMA ANTE EL CONSEJO ACADÉMICO25
EFPPT-09 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS DOCENTES DE PROGRAMA ANTE EL CONSEJO ACADÉMICO .. 28
EFPPT-10 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES ANTE EL CONSEJO ACADÉMICO ... 31
EFPPT-11 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS DOCENTES ANTE LOS CONSEJOS DE FACULTAD ... 34
EFPPT-12 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS EGRESADOS ANTE LOS CONSEJOS DE FACULTAD ... 38
EFPPT-13 - ELECCIÓN REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES ANTE LOS CONSEJOS DE FACULTAD ... 41
EFPPT-14 - ELECCIÓN DE DECANOS ANTE EL COMITÉ DE INVESTIGACIONES ... 45
EFPPT-15 - ELECCIÓN DE DECANOS ANTE EL COMITÉ DE INTERNO DE ASIGNACIÓN Y RECONOCIMIENTO DE
PUNTAJE ... 47
EFPPT-16 - ELECCIÓN DE LOS DOCENTES ANTE EL COMITÉ DE INTERNO DE ASIGNACIÓN Y RECO.NOCIMIENTO DE
PUNTAJE ... 49
EFPPT-17 - ELECCIÓN REPRESENTANTES Y SUPLENTES ANTE EL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL53
EFPPT-18 - DESIGNACIÓN Y REMOCIÓN DEL RECTOR ... 57
EFPPT-19 - AUDIENCIA PUBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS ... 63
NORMOGRAMA DEL PROCESO
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 RECIBE PETICIÓN: EN FORMA PERSONAL,
ESCRITA, VÍA BUZÓN, E-MAIL O TELÉFONO.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE RECIBAN EN OPORTUNAMENTE
SEGUIMIENTO OFICIO E-MAIL
1. ESTUDIA Y ENVÍA LA SOLICITUD (QUEJA Y/O RECLAMO), A LA DEPENDENCIA A QUE SE
RELACIONA LA PETICIÓN, PARA QUE ESTA DE RESPUESTA AL QUEJOSO SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE RECIBAN EN OPORTUNAMENTE SEGUIMIENTO
2. RELACIONA PARA SEGUIMIENTO LA SOLICITUD
ENVIADA Y ESTÁ ATENTA DE COPIA DE LA RESPUESTA AL QUEJOSO SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/SECRE TARÍA GENERAL QUE NO SE DEJE CONSTANCIA A QUE DEPENDENCIA SE ENVÍA LA QUEJA O RECLAMO REVISIÓN VERIFICACIÓN OFICIO
3. VERIFICA LA PETICIÓN DEL QUEJOSO Y
PREPARA RESPUESTA ESCRITA
DEPENDENCIA O ÁREA DE LA UNIVERSIDAD NO DAR RESPUESTA ESCRITA, DENTRO DE LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS REVISIÓN VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Quejas y Reclamos
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-01 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Medir el grado de satisfacción del usuario
ALCANCE: Inicia recibiendo peticiones en forma personal, escrita, vía buzón, e-mail o teléfono y finaliza con el envió de la respuesta escrita y archivo de la contestación
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO SOLICITUD DE QUEJA O RECLAMO RELACIONA PARA SEGUIMIENTO ELABORA LA RESPUESTA AL QUEJOSO DEFINE ENVIÓ SOLICITUD DE QUEJA O RECLAMO A
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
4. ENVÍA RESPUESTA ESCRITA AL QUEJOSO Y
COPIA DE LA MISMA A LA SECRETARÍA GENERAL. DEPENDENCIA O ÁREA DE LA UNIVERSIDAD QUE LA RESPUESTA SE ENVÍE A DIRECCIÓN EQUIVOCADA VERIFICACIÓN OFICIO
5. ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO / SECRETARIA GENERAL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO SECRETARIA GENERAL REVISIÓN Y CONTROL REMITE RESPUESTA AL QUEJOSO A ARCHIVA DOCUMENTOS FIN
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
2 DELIBERA Y ELIGE UN REPRESENTANTE DE LAS DIRECTIVAS ACADÉMICAS PARA QUE LOS
REPRESENTE ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO.
CONSEJO ACADÉMICO DE LA UCMC.
3 ELABORA ACUERDO POR EL CUAL SE DESIGNA EL REPRESENTANTE DE LAS DIRECTIVAS
ACADÉMICAS ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE ELABORE EL ACUERDO OPORTUNAMENTE VERIFICACIÓN ACUERDO DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
4 TOMA JURAMENTO ANTE EL CONSEJO
SUPERIOR UNIVERSITARIO Y FIRMA LA RESPECTIVA POSESIÓN. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE LA UCMC VERIFICACIÓN ACTA DE POSESIÓN
5 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
SECRETARIO EJECUTIVO -AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE LOS DOCUMENTOS EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN Y VERIFICACIÓN ACTA DE POSESIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección de Representantes de la Directivas Académicas ante el Consejo Superior Universitario
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Garantizar la elección de un representante de las Directivas Académicas ante el Consejo Superior Universitario
ALCANCE: Inicia con la deliberación y elección de un representante de las Directivas Académicas ante el Consejo Superior Universitario y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO CONSIDERA Y ELIGE EL REPRESENTANTE LEGALIZA ACUERDO DONDE SE ELIGE EL REPRESENTANTE REALIZA EL JURAMENTO Y LEGALIZA LA POSESIÓN ARCHIVA DOCUMENTOS FIN
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 ELABORA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA A LOS DOCENTES PARA QUE ELIJAN SU
REPRESENTANTE ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO.
SECRETARIO GENERAL/
SECRETARÍA GENERAL REVISIÓN RESOLUCIÓN
2
ENVÍA FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA PARA QUE SE PUBLIQUE EN LA DIFERENTES CARTELERAS DE LA UNIVERSIDAD, EN LAS FACULTADES, EN LA PÁGINA WEB Y SEA ENVIADA A LOS CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES POR PARTE DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN, SISTEMA Y DESARROLLO Y PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE DE LA DIVULGACIÓN CORRESPONDIENTE A LA CONVOCATORIA PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTE AL CSU SEGUIMIENTO FOTOCOPIAS DE RESOLUCIÓN
3 SOLICITA ADMINISTRATIVOS Y RECURSOS FÍSICOS LA A LA DIVISIÓN DE SERVICIOS
ORGANIZACIÓN DE LAS MESAS, SILLAS, URNAS, PARA EL DÍA DE LA ELECCIÓN.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE INFORME CON LA DEBIDA ANTICIPACIÓN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS A UTILIZAR VERIFICACIÓN MEMORANDO O E-MAIL
4 REALIZA LA INSCRIPCIÓN DE LOS DOCENTES CON LA FIRMA DE CINCO COMPAÑEROS DE
CUALQUIER FACULTAD Y LA CERTIFICACIÓN DE LA DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE LA DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS CERTIFIQUE ERRÓNEAMENTE EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL CANDIDATO REVISIÓN ACTA DE INSCRIPCIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección Representante de los Docentes ante el Consejo Superior Universitario
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-03 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar la representación de un Docente del estamento ante el Consejo Superior Universitario
ALCANCE: Inicia con la elaboración de resolución que convoca a los docentes para que elijan su representante ante Consejo Superior Universitario y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO DIGITA PROYECTO DE RESOLUCIÓN. REMITE FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN A TODAS LAS FACULTADES. A REMITE OFICIO REALIZA INSCRIPCIÓN DE DOCENTES
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
5 INSTALA LAS MESAS Y URNAS, EN EL SITIO Y
HORA ESTABLECIDA. SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE PRESENTEN LOS JURADOS A LA HORA INDICADA VERIFICACIÓN ACTA DE INSTALACIÓN
6 INICIA LAS VOTACIONES, SELLA LAS URNAS Y SE
DILIGENCIA EL ACTA DE INSTALACIÓN
SECRETARIO GENERAL- JURADOS DE VOTACIÓN QUE NO SE DILIGENCIE EL ACTA DE INSTALACIÓN REVISIÓN
7 CIERRA LAS VOTACIONES SEGÚN EL HORARIO
ESTABLECIDO JURADOS DE VOTACIÓN
8 CUENTA EL NÚMERO DE VOTOS DEPOSITADOS EN LAS URNAS Y DILIGENCIA LAS ACTAS DE ESCRUTINIO PARCIAL.
JURADOS DE VOTACIÓN
QUE SE HAGA UN MAL CONTEO DE LOS VOTOS
CONTEO DE VOTOS ACTA DE ESCRUTINIO
9 REALIZA UN ESCRUTINIO FINAL DE VOTOS EN LA
SECRETARÍA GENERAL JURADOS DE VOTACIÓN VERIFICACIÓN
ACTA DE ESCRUTINIO
10 DILIGENCIA LAS ACTAS DE ESCRUTINIO FINAL Y
DE DOCENTE ELECTO JURADOS DE VOTACIÓN
QUE NO SE DILIGENCIA EN SU TOTALIDAD EL ACTA DE ESCRUTINIO REVISIÓN ACTA DE ESCRUTINIO A
SITÚA LAS MESAS Y URNAS RESPECTIVAS. LEVANTA EL ACTA AL INICIAR LA VOTACIÓN. FINALIZA LAS VOTACIONES DE ACUERDO A HORARIO ESTABLECIDO. DILIGENCIA ACTAS DE NÚMERO DE VOTOS. B EFECTÚA ESCRUTINIO FINAL DE VOTOS. DILIGENCIA ACTA S
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
11 COMUNICA AL DOCENTE ELECTO Y A LA
COMUNIDAD LOS RESULTADOS.
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE INFORME AL DOCENTE ELECTO SEGUIMIENTO OFICIO
12 TOMA JURAMENTO Y POSESIÓN ANTE EL
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE LO CUAL SE ELABORA LA RESPECTIVA ACTA
DOCENTE ELECTO QUE EL DOCENTE NO HAYA MANIFESTADO CON ANTICIPACIÓN LA NO ACEPTACIÓN AL CARGO O NO SE PRESENTE A LA SESIÓN DE POSESIÓN. ACTA DE POSESIÓN
13 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN INFORMA A DOCENTE ELECTO
REALIZA ACTA DE TOMA DE JURAMENTO. ARCHIVA DOCUMENTO S FIN B
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 SOLICITA A ASEUMA TERNA DE HOJA DE VIDA
DE EGRESADOS DE LA UNIVERSIDAD SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE LA ASOCIACIÓN DE EXALUMNOS NO ENVIÉ TERNA DE HOJAS DE VIDA
VERIFICACIÓN HOJAS DE VIDA
2 PRESENTA EN SESIÓN DEL CONSEJO SUPERIOR
UNIVERSITARIO TERNA PARA SER ANALIZADA Y ELEGIR REPRESENTANTE
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL
3 ANALIZA LAS HOJAS DE VIDA Y ELIGE UN
REPRESENTANTE ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO/ UCMC QUE NO SE LLEGUE A UN ACUERDO
4 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y AL EGRESADO
ELECTO LA DESIGNACIÓN
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL
QUE NO SE INFORME
A LOS EGRESADOS SEGUIMIENTO OFICIO
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección Representante de los Egresados ante el Consejo Superior Universitario
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-04 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar la elección de un egresado que represente al estamento ante el Consejo Superior Universitario
ALCANCE: Inicia con la solicitud a ASEUMA terna de Hoja de vida de egresados de la universidad y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA
INICIO
SOLICITA TERNAS A ASOCIACIÓN DE
EGRESADOS.
PRESENTA TERNA PARA SER ANALIZADA ELIGE REPRESENTANTE ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. REMITE OFICIO INFORMATIVO. A
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
5 TOMA POSESIÓN Y JURAMENTE ANTE EL
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. EGRESADOS/
UCMC QUE EL EGRESADO NO MANIFIESTE CON LA DEBIDA ANTELACIÓN LA NO ACEPTACIÓN AL CARGO O QUE NO SE PRESENTE A LA SESIÓN DE POSESIÓN SEGUIMIENTO ACTA DE POSESIÓN
6 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS SEGÚN LA TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN
TOMA POSESIÓN ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. A FIN ARCHIVA DOCUMENTO S
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 ELABORA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA A LOS ESTUDIANTES PARA QUE ELIJAN SU
REPRESENTANTE ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
SECRETARIO GENERAL/
SECRETARÍA GENERAL REVISIÓN RESOLUCIÓN
2
ENVÍA FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA PARA QUE SE PUBLIQUE EN LAS DIFERENTES CARTELERAS DE LA UNIVERSIDAD, EN LAS FACULTADES, EN LA PÁGINA WEB Y SEA ENVIADA A LOS CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES POR PARTE DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN, SISTEMAS Y DESARROLLO Y PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE DE LA DIVULGACIÓN CORRESPONDIENTE A LA CONVOCATORIA PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTE AL CSU SEGUIMIENTO FOTOCOPIAS DE RESOLUCIÓN
3 SOLICITA ADMINISTRATIVOS Y RECURSOS FÍSICOS LA A LA DIVISIÓN DE SERVICIOS
ORGANIZACIÓN DE LAS MESAS, SILLAS, URNAS, PARA EL DÍA DE LA ELECCIÓN.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE INFORME CON LA DEBIDA ANTICIPACIÓN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS A UTILIZAR VERIFICACIÓN MEMORANDO O E-MAIL 4
REALIZA LA INSCRIPCIÓN DE LOS ESTUDIANTES CON LA FIRMA DE DIEZ COMPAÑEROS DE CUALQUIER FACULTAD Y LA CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EXPEDIDA POR EL DECANO DE LA FACULTAD. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE LA FACULTAD CERTIFIQUE ERRÓNEAMENTE E. EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL CANDIDATO REVISIÓN ACTA DE INSCRIPCIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección Representante de los Estudiantes ante el Consejo Superior Universitario
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-05 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar la elección de un estudiante que represente el estamento ante el Consejo Superior universitario
ALCANCE: Inicia con la elaboración de la resolución que convoca a los estudiantes para que elija su representante ante el Consejo Superior Universitario y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO DIGITA PROYECTO DE RESOLUCIÓN. REMITE FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN A TODAS LAS FACULTADES. A REMITE OFICIO REALIZA INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES.
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
5 INSTALA LAS MESAS Y URNAS, EN EL SITIO Y
HORA ESTABLECIDA. SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE PRESENTEN LOS JURADOS A LA HORA INDICADA
VERIFICACIÓN INSTALACIÓN ACTA DE
6 INICIA LAS VOTACIONES, SELLA LAS URNAS Y SE
DILIGENCIA ACTA DE INSTALACIÓN
SECRETARIO GENERAL- JURADOS DE VOTACIÓN QUE NO SE DILIGENCIE EL ACTA DE INSTALACIÓN REVISIÓN
7 CIERRA LAS VOTACIONES SEGÚN EL HORARIO
ESTABLECIDO JURADOS DE VOTACIÓN
8 CUENTA EL NÚMERO DE VOTOS DEPOSITADOS
EN LAS URNAS Y DILIGENCIA LAS ACTAS DE ESCRUTINIO PARCIAL.
JURADOS DE VOTACIÓN QUE SE CUENTEN
MAL LOS VOTOS CONTEO DE VOTOS
ACTA DE ESCRUTINIO
9 REALIZA UN ESCRUTINIO FINAL DE VOTOS EN LA
SECRETARÍA GENERAL
JURADOS DE VOTACIÓN/
SECRETARIO GENERAL VERIFICACIÓN
ACTA DE ESCRUTINIO
10 DILIGENCIA ACTAS DE ESCRUTINIO FINAL Y
ESTUDIANTE ELECTO JURADOS DE VOTACIÓN/ SECRETARIO GENERAL QUE NO SE DILIGENCIA EN SU TOTALIDAD EL ACTA DE ESCRUTINIO REVISIÓN ACTA DE ESCRUTINIO
SITÚA LAS MESAS Y URNAS RESPECTIVAS. LEVANTA EL ACTA AL INICIAR LA VOTACIÓN. FINALIZA LAS VOTACIONES DE ACUERDO A HORARIO ESTABLECIDO. B DILIGENCIA ACTAS DE NÚMERO DE VOTOS. EFECTÚA ESCRUTINIO FINAL DE VOTOS. DILIGENCIA ACTAS A
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
11 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y AL ESTUDIANTE
ELECTO SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE INFORME AL ESTUDIANTE ELEGIDO SEGUIMIENTO OFICIO
12 TOMA JURAMENTO Y POSESIÓN ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE LO CUAL SE ELABORA LA RESPECTIVA ACTA
ESTUDIANTE ELECTO QUE NO SE PRESENTEN ESTUDIANTE AL ACTO DE POSESIÓN ACTA DE POSESIÓN
13 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN INFORMA A ESTUDIANTE ELECTO
REALIZA ACTA DE TOMA DE JURAMENTO. ARCHIVA DOCUMENTO S FIN B
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 CONVOCA A EX RECTORES UNIVERSITARIOS Y
DE INSTITUCIONES PARA QUE PRESENTEN HOJAS DE VIDA
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARÍA GENERAL
QUE NO SE RECIBAN
LAS HOJAS DE VIDA. SEGUIMIENTO CONVOCATORIA
2 ENVÍA PARA PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB INSTITUCIONAL CONVOCATORIA DE LOS EX RECTORES
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARÍA GENERAL
3 ANALIZA LAS HOJAS DE VIDA PRESENTADAS Y
ESCOGE TERNA
CONSEJO ACADÉMICO/
U.C.M.C. HOJAS DE VIDA
4 PRESENTA MEDIANTE ACUERDO TERNA DE CANDIDATOS ANTE EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA
GENERAL
5 ANALIZA LAS HOJAS DE VIDA Y DESIGNA
MEDIANTE ACUERDO UN REPRESENTANTE
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO/
U.C.M.C.
HOJAS DE VIDA
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección Representante de los Ex Rectores ante el Consejo Superior Universitario
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-06 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Garantizar la elección de un representante de los Ex - rectores ante el Consejo Superior Universitario
ALCANCE: Inicia con la convocatoria a ex rectores universitarios y de instituciones para que presente Hoja de vida y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta. DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO INVITA A PRESENTAR HOJAS DE VIDA PRESENTA TERNA DE CANDIDATOS ESTUDIA HOJAS DE VIDA ESTUDIA Y ESCOGE REPRESENTANTE ENVÍA PARA PUBLICACIÓN EN LA PAGINA WEB A
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
6 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y AL CANDIDATO
ELECTO SOBRE LA DESIGNACIÓN
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/ SECRETARIA GENERAL
ACTA
7 TOMA POSESIÓN DEL CARGO ANTE EL CONSEJO
SUPERIOR UNIVERSITARIO REPRESENTANTE EX RECTORES QUE NO SE PRESENTE EL CANDIDATO ELECTO O QUE NO HAYA MANIFESTADO CON LA DEBIDA ANTELACIÓN SU IMPOSIBILIDAD DE ACEPTAR EL CARGO. ACTA DE POSESIÓN
8 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN A FIRMA ACTA DE POSESIÓN ARCHIVA DOCUMENTOS FIN DILIGENCIA OFICIO SOLICITANDO RESPUESTA
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 CONVOCA A AGREMIADOS E INSTITUCIONES
PARA QUE PRESENTEN HOJAS DE VIDA
SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE DE CIRCULACIÓN A LA CONVOCATORIA SEGUIMIENTO CONVOCATORIA
2 ENVÍA PARA PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB
INSTITUCIONAL CONVOCATORIA DE LOS EX RECTORES QUE NO SE PUBLIQUE PARA CONOCIMIENTO DE LA COMUNIDAD LA CONVOCATORIA SEGUIMIENTO
3 ANALIZA LAS HOJAS DE VIDA Y ESCOJE LA
TERNA
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO/
U.C.M.C.
VERIFICACIÓN HOJAS DE VIDA
4 TOMA POSESIÓN DEL CARGO ANTE EL CONSEJO
SUPERIOR UNIVERSITARIO
REPRESENTANTE ELECTO DEL SECTOR
PRODUCTIVO QUE NO SE PRESENTE EL REPRESENTANTE DEL SECTOR PRODUCTIVO AL ACTO DE POSESIÓN ACTA DE POSESIÓN
5 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección Representante del Sector Productivo ante el Consejo Superior Universitario
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-07 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO:
ALCANCE: Inicia con la convocatoria a agremiados e instituciones para que presente Hoja de vida y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO INVITA A PRESENTAR HOJAS DE VIDA ESTUDIA HOJAS DE VIDA FIRMA ACTA DE POSESIÓN ARCHIVA DOCUMENTOS FIN ENVÍA PARA PUBLICACIÓN EN LA PAGINA WEB
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 CONVOCA A REUNIÓN A LOS DIRECTORES DE PROGRAMA PARA QUE ELIJAN SU REPRESENTANTE. SECRETARIO GENERAL/ SECRETARÍA GENERAL. MEMORANDO QUE CONVOCA 2
ELIGEN HASTA DOS REPRESENTANTES
DIRECTORES DE PROGRAMAS/ U.C.M.C. 1- QUE NO SE LLEGUE A UN ACUERDO DE REPRESENTANTE. 2- NO HAYA QUÓRUM 3
ELABORA LA RESPECTIVA ACTA DE ELECCIÓN
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL ACTA DE ELECCIÓN
4 FIRMA EL ACTA DE ELECCIÓN DEL
REPRESENTANTE DE LOS DIRECTORES DE PROGRAMA ANTE EL CONSEJO ACADÉMICO
REPRESENTANTES DE
LOS PROGRAMAS SEGUIMIENTO
ACTA DE ELECCIÓN
5
MANIFIESTA ACEPTACIÓN DEL CARGO
DIRECTOR DE PROGRAMA ELECTO/ UCMC QUE EL DIRECTOR DEL PROGRAMA ELECTO NO MANIFIESTE CON ANTELACIÓN LA IMPOSIBILIDAD DE ASUMIR DICHA REPRESENTACIÓN SEGUIMIENTO OFICIO
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección Representante de los Directores de Programa ante el Consejo Académico
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-08 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar la elección de un Director de Programa que represente este estamento ante el Consejo Académico
ALCANCE: Inicia con la convocatoria a reunión a los directivos de programa para que elijan su representante y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO CONVOCA A REUNIÓN ELIGE REPRESENTANTES Y ELABORA ACTA ELABORA ACTA DE ELECCIÓN
FIRMA ACTA DE ELECCIÓN DE REPRESENTANTE
A
SOLICITA INFORMACIÓN DE ACEPTACIÓN O NEGACIÓN AL CARGO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
6 TOMA POSESIÓN ANTE EL CONSEJO
ACADÉMICO Y FIRMA LA RESPECTIVA ACTA
DIRECTOR DE PROGRAMA ELECTO DE LA U.C.M.C.
ACTA DE POSESIÓN
7 ARCHIVA DE ACUERDO A TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE PARA TAL FIN
SEGUIMIENTO ACTA DE POSESIÓN
ELABORA ORDEN DEL DIA Y ACTA DE POSESIÓN A ARCHIVA DOCUMENTOS FIN
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1
ELABORA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA A LOS REPRESENTANTES DE LOS DOCENTES ANTE LOS CONSEJOS DE FACULTAD PARA QUE ELIJAN UN REPRESENTANTE ANTE EL CONSEJO ACADÉMICO.
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARÍA GENERAL
2 PRESENTAN HOJA DE VIDA POR FACULTAD DE
DOCENTE EN SECRETARÍA GENERAL.
DECANOS DE FACULTAD/
FACULTADES U.C.M.C. HOJAS DE VIDA
3 REALIZA REUNIÓN DE REPRESENTANTES DE DOCENTES DE CADA FACULTAD, PARA ESTUDIO DE LAS RESPECTIVAS HOJAS DE VIDA.
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARÍA GENERAL
QUE NO EXISTA
QUÓRUM HOJAS DE VIDA
4 ANALIZA LAS HOJAS DE VIDA Y ELIGE DOCENTE
REPRESENTANTE.
REPRESENTANTES DE LOS DOCENTES ANTE EL CONSEJO DE FACULTAD
QUE NO SE
ESTUDIEN TODAS LAS HOJAS DE VIDA
REVISIÓN HOJA DE VIDA
5
ELABORA EL ACTA DE ELECCIÓN
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE REALICE EL RESPECTIVO ACTA REVISIÓN ACTA DE ELECCIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elección Representante de los Docentes de Programa ante el Consejo Académico
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-09 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar que el estamento Docente tenga un representante en el Consejo Académico
ALCANCE: Inicia con la elaboración de la resolución que convoca a los representante de los docentes ante Consejo de Facultad para que elijan un representante ante el Consejo Académico y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA
INICIO
ELABORA RESOLUCIÓN
PRESENTA HOJA DE VIDA
ANALIZA HOJAS DE VIDA REALIZA REUNIÓN PARA ESTUDIO DE LAS HOJAS DE
VIDA
ELABORA ACTA ELECCIÓN, NOMBRANDO
CANDIDATOS
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
6 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y AL DOCENTE
ELECTO SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE DE LA INFORMACIÓN AL DOCENTE ELECTO SEGUIMIENTO OFICIO
7 TOMA POSESIÓN ANTE EL CONSEJO
ACADÉMICO EL REPRESENTANTE ELECTO.
REPRESENTANTES ELECTOS QUE LA POSESIÓN DEL DOCENTE ELECTO SE REALICE FUERA DE LOS TÉRMINOS PARA TAL FIN O QUE EL DOCENTE ELECTO NO SE PRESENTE VERIFICACIÓN ACTA DE POSESIÓN
8 ARCHIVA DE ACUERDO A TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN COMUNICA MEDIANTE OFICIO A LOS NUEVOS REPRESENTANTES
A
TOMA POSESIÓN DEL CARGO
ARCHIVA DOCUMENTOS
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1
ELABORA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA A LOS REPRESENTANTES DE LOS ESTUDIANTES ANTE LOS CONSEJOS DE FACULTAD PARA QUE ELIJAN EL REPRESENTANTE ANTE EL CONSEJO ACADÉMICO
SECRETARIA GENERAL/ SECRETARÍA GENERAL
2 PRESENTAN POR CADA FACULTAD HOJA DE
VIDA DE ESTUDIANTE EN SECRETARÍA GENERAL.
DECANOS DE FACULTAD/
FACULTADES U.C.M.C. REVISIÓN HOJA DE VIDA
3 REALIZA REUNIÓN DE REPRESENTANTES DE LOS ESTUDIANTES ANTE LOS CONSEJOS DE
FACULTAD, PARA ESTUDIAR LAS RESPECTIVAS HOJAS DE VIDA. SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO EXISTA QUÓRUM EN LA REUNIÓN HOJA DE VIDA
4 ANALIZAN LAS HOJAS DE VIDA Y ELIGEN EL
ESTUDIANTE REPRESENTANTE.
REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES ANTE LOS CONSEJOS DE FACULTAD
QUE NO SE
ESTUDIEN TODAS LAS HOJAS DE VIDA
REVISIÓN HOJA DE VIDA
5
ELABORA EL ACTA DE ELECCIÓN
SECRETARIO EJECUTIVO - AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE REALICE LA RESPECTIVA ACTA REVISIÓN ACTA DE ELECCIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elección Representante de los Estudiantes ante el Consejo Académico
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-10 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar que el estamento estudiantil tenga un representante ante el Consejo Académico.
ALCANCE: Inicia con la elaboración de la resolución que convoca a los representante de los estudiantes ante el Consejo de Facultad para que elijan un representante ante el Consejo Académico y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA
INICIO
CONVOCA A ELECCIÓN DE LOS ESTUDIANTES
PRESENTA HOJA DE VIDA
REALIZA REUNIÓN PARA ESTUDIO DE LAS HOJAS DE
VIDA
ANALIZA HOJAS DE VIDA
ELABORA ACTA ELECCIÓN, NOMBRANDO CANDIDATOS
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
6 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y AL ESTUDIANTE
ELECTO SECRETARIO EJECUTIVO - AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE DE LA INFORMACIÓN AL ESTUDIANTE ELECTO SEGUIMIENTO OFICIO
7 TOMA POSESIÓN ANTE EL CONSEJO
ACADÉMICO EL REPRESENTANTE ELECTO.
REPRESENTANTE ELECTOS QUE EL ESTUDIANTE ELECTO NO HAYA MANIFESTADO CON LA DEBIDA ANTELACIÓN LA IMPOSIBILIDAD DE ACEPTAR EL CARGO VERIFICACIÓN ACTA DE POSESIÓN
8 ARCHIVA DE ACUERDO A TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN COMUNICA MEDIANTE OFICIO A LOS NUEVOS REPRESENTANTES
A
TOMA POSESIÓN DEL CARGO
ARCHIVA DOCUMENTOS
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 ELABORA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA A LOS DOCENTES PARA QUE ELIJAN A SUS
REPRESENTANTES ANTE LOS CONSEJO DE FACULTAD
SECRETARIO GENERAL/
SECRETARÍA GENERAL REVISIÓN RESOLUCIÓN
2
ENVÍA COPIA DE LA RESOLUCIÓN A LAS FACULTADES PARA SU DIVULGACIÓN; A
PROMOCIÓN Y RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES PARA SU PUBLICACIÓN EN CARTELERAS Y A PLANEACIÓN, SISTEMAS Y DESARROLLO PARA PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB Y ENVÍO POR CORREO ELECTRÓNICO DE LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE. SECRETARIO EJECUTIVO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE DE LA DIVULGACIÓN CORRESPONDIENTE A LA CONVOCATORIA PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTE AL CONSEJO DE FACULTAD SEGUIMIENTO FOTOCOPIAS DE RESOLUCIÓN
3 SOLICITA A SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y RECURSOS FÍSICOS LA ORGANIZACIÓN DE LAS
MESAS, SILLAS, URNAS, PARA EL DÍA DE LA ELECCIÓN. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE INFORME CON LA DEBIDA ANTICIPACIÓN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS A UTILIZAR VERIFICACIÓN MEMORANDO O E-MAIL 4
REALIZA LA INSCRIPCIÓN DE LOS DOCENTES CON LA FIRMA DE CINCO COMPAÑEROS DE SU MISMA FACULTAD Y LA RESPECTIVA CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/SECRE TARÍA GENERAL QUE LA DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS CERTIFIQUE ERRÓNEAMENTE EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL CANDIDATO REVISIÓN ACTA DE INSCRIPCIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elección Representante de los Docentes ante los Consejos de Facultad
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-11 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar que el estamento Docente tenga un representante ante el Consejo de Facultad
ALCANCE: Inicia con la elaboración de la resolución que convoca a los docentes para que elijan a sus represente ante los consejos de Facultad y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO DIGITA PROYECTO DE RESOLUCIÓN. REMITE FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN A TODAS LAS FACULTADES. A REMITE SOLICITUD REALIZA INSCRIPCIÓN DE DOCENTES
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
5 INSTALA LAS MESAS Y URNAS, POR FACULTAD
EN EL SITIO Y HORA ESTABLECIDA.
SECRETARIO GENERAL/SECRETARIA GENERAL QUE NO SE PRESENTEN LOS JURADOS A LA HORA INDICADA VERIFICACIÓN ACTA DE INSTALACIÓN
6 INICIA LAS VOTACIONES, SELLA LAS URNAS Y
DILIGENCIA EL ACTA DE INSTALACIÓN
SECRETARIO GENERAL-JURADOS DE VOTACIÓN/SECRETARIA GENERAL Y FACULTADES QUE NO SE DILIGENCIE EL ACTA DE INSTALACIÓN REVISIÓN
7 CIERRA LAS VOTACIONES SEGÚN EL HORARIO
ESTABLECIDO JURADOS DE VOTACIÓN
8 CUENTA EL NÚMERO DE VOTOS DEPOSITADOS EN LAS URNAS Y DILIGENCIA LAS ACTAS DE ESCRUTINIO PARCIAL.
JURADOS DE VOTACIÓN QUE SE CUENTEN
MAL LOS VOTOS CONTEO DE VOTOS
ACTA DE ESCRUTINIO
9 DILIGENCIA EL ACTA DE ESCRUTINIO FINAL Y EL
ACTA DE DOCENTES ELECTO EN LA SECRETARÍA GENERAL
JURADOS DE VOTACIÓN ACTA DE
ESCRUTINIO
10 DILIGENCIA ACTAS DE ESCRUTINIO FINAL Y DE
DOCENTES ELECTOS JURADOS DE VOTACIÓN
QUE NO SE DILIGENCIA EN SU TOTALIDAD EL ACTA DE ESCRUTINIO REVISIÓN ACTA DE ESCRUTINIO
SITÚA LAS MESAS Y URNAS RESPECTIVAS. LEVANTA EL ACTA AL INICIAR LA VOTACIÓN. FINALIZA LAS VOTACIONES DE ACUERDO A HORARIO ESTABLECIDO. DILIGENCIA ACTAS DE NÚMERO DE VOTOS. EFECTÚA ESCRUTINIO FINAL DE VOTOS. DILIGENCIA ACTA S A B
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
11 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y AL DOCENTE
ELEGIDO SECRETARIO GENERAL/SECRETARIA GENERAL QUE NO SE INFORME AL DOCENTE ELECTO SEGUIMIENTO OFICIO
12 TOMAN JURAMENTO ANTE EL RECTOR DE LO
CUAL SE ELABORA LA RESPECTIVA ACTA DE JURAMENTO O POSESIÓN DOCENTES ELECTOS QUE EL DOCENTE NO SE PRESENTE AL ACTO DE POSESIÓN ACTA DE POSESIÓN
13 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN INFORMA A DOCENTE ELECTO
REALIZA ACTA DE TOMA DE JURAMENTO.
ARCHIVA DOCUMENTOS
FIN B
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 SOLICITA A LOS DECANOS DE FACULTAD QUE
POR INTERMEDIO DE ASEUMA ENVÍE TERNA DE EGRESADOS. SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE LA ASOCIACIÓN DE EXALUMNOS NO ENVIÉ TERNA DE HOJAS DE VIDA
VERIFICACIÓN HOJAS DE VIDA
2 PRESENTA ACADÉMICO LAS HOJAS DE VIDA PARA ELEGIR EN SESIÓN DE CONSEJO
EL REPRESENTANTE DE LOS EGRESADOS ANTE CADA CONSEJO DE FACULTAD
DECANOS DE FACULTAD/SECRETARIA
GENERAL
3 ELIGE UN REPRESENTANTE DE LOS
EGRESADOS POR CADA FACULTAD
CONSEJO ACADÉMICO UCMC
4 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y A LOS
EGRESADOS SOBRE LA DESIGNACIÓN DEL CARGO
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL
QUE NO SE INFORME
A LOS EGRESADOS SEGUIMIENTO
5
TOMAN POSESIÓN ANTE EL RECTOR
EGRESADOS DESIGNADOS/ UCMC QUE NO SE PRESENTEN EGRESADOS AL ACTO DE POSESIÓN O QUE NO MANIFIESTE PREVIAMENTE SU NO ACEPTACIÓN A LA DESIGNACIÓN SEGUIMIENTO ACTA DE POSESIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elección Representante de los Egresados ante los Consejos de Facultad
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-12 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar que exista un representante de los egresados en cada Consejo de Facultad
ALCANCE: Inicia con la solicitud a los Decanos de Facultad que por intermedio de ASEUMA envíe terna de egresados y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA
INICIO
SOLICITA ENVÍO DE TERNA
PRESENTA TERNAS POR FACULTAD ELIGE REPRESENTANTE POR FACULTAD ENVÍA OFICIO INFORMANDO EGRESADO ELECTO A
TOMA POSESIÓN ANTE CONSEJO DE FACULTAD
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
6 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS SEGÚN LA TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN FIN ARCHIVA DOCUMENTOS A
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 CONVOCA MEDIANTE RESOLUCIÓN A LOS ESTUDIANTES PARA QUE ELIJAN SUS
REPRESENTANTES ANTE LOS CONSEJOS DE FACULTAD SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE AL MOMENTO DE NUMERAR LA RESOLUCIÓN EXISTA DUPLICIDAD REVISIÓN SEGUIMIENTO RESOLUCIÓN 2
ENVÍA FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN QUE CONVOCA PARA QUE SE PUBLIQUE EN LAS DIFERENTES CARTELERAS DE LA UNIVERSIDAD, EN LAS FACULTADES, EN LA PAGINA WEB Y SEA ENVIADA A LOS CORREOS ELECTRÓNICOS POR PARTE DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN , SISTEMA Y DESARROLLO SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE DE LA DIVULGACIÓN CORRESPONDIENTE A LA CONVOCATORIA PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTE SEGUIMIENTO RESOLUCIÓN
3 SOLICITA ADMINISTRATIVOS Y RECURSOS FÍSICOS LA A LA DIVISIÓN DE SERVICIOS
ORGANIZACIÓN DE LAS MESAS, SILLAS, URNAS, PARA EL DÍA DE LA ELECCIÓN.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/SECRE TARÍA GENERAL QUE NO SE INFORME CON LA DEBIDA ANTICIPACIÓN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS A UTILIZAR VERIFICACIÓN MEMORANDO O E-MAIL 4
REALIZA LA INSCRIPCIÓN DE LOS ESTUDIANTES CON LA FIRMA DE DIEZ TESTIGOS DE SU MISMA FACULTAD Y LA RESPECTIVA CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EXPEDIDA POR EL DECANO DE LA FACULTAD. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE LA FACULTAD CERTIFIQUE ERRÓNEAMENTE EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL CANDIDATO REVISIÓN ACTA DE INSCRIPCIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elección Representante de los Estudiantes ante los Consejos de Facultad
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-13 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar que el estamento estudiantil tenga un representante en el Consejo de Facultad
ALCANCE: Inicia con la convocatoria mediante resolución a los estudiantes para que elijan sus representantes ante el Consejo de Facultad y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA EJECUTA TRAMITE DE PERFECCIONAMIENTO. REMITE FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN A TODAS LAS FACULTADES. A REMITE SOLICITUD REALIZA INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES. INICIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
5 INSTALA LAS MESAS Y URNAS, POR FACULTAD
EN EL SITIO Y HORA ESTABLECIDA.
SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE PRESENTEN LOS JURADOS DE VOTACIÓN A LA HORA INDICADA VERIFICACIÓN ACTA DE INSTALACIÓN
6 INICIA LAS VOTACIONES, SELLA LAS URNAS Y DILIGENCIA LAS ACTAS DE INSTALACIÓN
SECRETARIO GENERAL-JURADOS DE VOTACIÓN QUE NO SE DILIGENCIE EL ACTA DE INSTALACIÓN REVISIÓN ACTA DE INSTALACIÓN
7 CIERRA LAS VOTACIONES SEGÚN EL HORARIO
ESTABLECIDO JURADOS DE VOTACIÓN
8 CUENTA EL NÚMERO DE VOTOS DEPOSITADOS
EN LAS URNAS Y DILIGENCIA LAS ACTAS DE ESCRUTINIO PARCIAL.
JURADOS DE VOTACIÓN QUE SE CUENTEN MAL LOS VOTOS CONTEO DE VOTOS ESCRUTINIO ACTA DE
9 DILIGENCIA ACTAS DE ESCRUTINIO FINAL Y
ESTUDIANTES ELECTOS JURADOS DE VOTACIÓN
QUE NO SE
DILIGENCIA EN SU TOTALIDAD EL ACTA DE ESCRUTINIO
REVISIÓN ÍDEM
SITÚA LAS MESAS Y URNAS RESPECTIVAS. LEVANTA EL ACTA AL INICIAR LA VOTACIÓN. FINALIZA LAS VOTACIONES DE ACUERDO A HORARIO ESTABLECIDO. B DILIGENCIA ACTAS DE NÚMERO DE VOTOS. DILIGENCIA ACTAS A
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
10 COMUNICA A LA COMUNIDAD Y A LOS
ESTUDIANTES ELECTOS SECRETARIO GENERAL/ SECRETARIA GENERAL QUE NO SE INFORME A LOS ESTUDIANTE ELEGIDO SEGUIMIENTO
11 TOMAN JURAMENTO Y POSESIÓN ANTE EL
RECTOR DE LO CUAL SE ELABORA LA RESPECTIVA ACTA ESTUDIANTES ELECTOS QUE NO SE PRESENTEN LOS ESTUDIANTES AL ACTO DE POSESIÓN O QUE NO HAYAN MANIFESTADO CON LA DEBIDA ANTELACIÓN QUE NO PUEDEN ACEPTAR EL CARGO ACTA DE POSESIÓN
12 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS
SEGÚN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN INFORMA A ESTUDIANTE ELECTO
REALIZA ACTA DE TOMA DE JURAMENTO.
ARCHIVA DOCUMENTOS
FIN B
REVISIONES
ACTIVIDADES
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
REVISÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
APROBÓ
CARGO
FECHA
FIRMA
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA
NATURALEZA DEL CAMBIO
No DESCRIPCIÓN O DETALLE FLUJOGRAMA
RESPONSABLE Y DEPENDENCIA
RIESGO CONTROL DOCUMENTO
1 ESTUDIA LOS PERFILES ACADÉMICOS DE LOS DECANOS DE CADA FACULTAD Y ELIGE A DOS
COMO REPRESENTANTES ANTE EL COMITÉ DE INVESTIGACIONES
CONSEJO ACADÉMICO/ SECRETARÍA GENERAL
2 ELABORA ACUERDO DE DESIGNACIÓN DE
DECANOS ANTE EL COMITÉ
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARIA GENERAL
QUE NO SE ELABORE
EL ACUERDO REVISIÓN ACUERDO
3
NOTIFICA A DECANOS PARA POSESIÓN
SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARIA GENERAL
QUE NO SE INFORME
A LOS DECANOS SEGUIMIENTO
4 TOMAN JURAMENTO Y POSESIÓN ANTE EL
RECTOR DE LO CUAL SE ELABORA LA RESPECTIVA ACTA
RECTOR/SECRETARIA GENERAL /RECTORÍA /SECRETARÍA GENERAL
QUE LOS DECANOS NO SE PRESENTEN A
LA POSICIÓN
SEGUIMIENTO ACTA DE
POSESIÓN
5 ARCHIVA LOS DOCUMENTOS SEGÚN LA TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ SECRETARÍA GENERAL QUE NO SE ARCHIVE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN
NOMBRE DEL PROCESO: FOMENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elección de Decanos ante el Comité de Investigaciones
RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: EFPPT-14 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2
OBJETIVO: Asegurar que el Comité de Investigaciones tenga la participación de los Decanos de Facultad
ALCANCE: Inicia con es estudio de los perfiles académicos de los decanos de cada facultad y elige a dos representantes ante el comité de investigación y finaliza con la toma de juramento y posesión del representante y archivo del acta.
DEFINICIÓN: NO APLICA INICIO ANALIZA PERFILES DE CANDIDATOS ELABORA ACUERDO NOTIFICA A DECANOS PARA POSESIÓN FIN ARCHIVA DOCUMENTOS TOMA DE JURAMENTO Y POSESIÓN
