CURSO DE INICIACIÓN A
EXCEL
Excel es un herramienta de cómputo que simula una
cuadricula (columnas, renglones y celdas) que facilita
llevar a cabo operaciones, complejas y sencillas, con
números. Además de ser una hoja de cálculo, Excel
permite ordenar, analizar, graficar, formatear datos
entre otras múltiples funciones
Elementos de Excel (Objetos)
Celda
Columna
Fila
Hojas (Hasta 127 según memoria RAM)
Rango
Barra de Herramientas
Cada elemento del menú horizontal presenta un conjunto de
íconos los que tienen adheridos una acción (negritas, subrayados,
tamaño de letra, color, borde, etc) sobre los elementos (celda,
columna, fila, rango) de la hoja de cálculo.
La opción “Archivo”
La opción “Archivo” presenta acciones que se
pueden aplicar sobre el documento: Abrir,
Guardar, Nuevo, Imprimir, Cerrar, etc.
Movimientos rápidos
Movimiento Teclado
Celda Abajo Flecha abajo
Celda Arriba Flecha arriba
Celda Derecha Flecha Derecha Celda Izquierda Flecha Izquierda
Pantalla Abajo AvPag
Pantalla Arriba RePag
Celda A1 Ctrl+Inicio
1ª Celda Columna Activa Fin + Flecha Arriba Última Celda Columna Activa Fin + Flecha abajo
1ª Celda Fila activa Fin + Flecha Izquierda Última Celda Fila Activa Fin + Flecha Derecha
Tipo de datos
•
Numéricos enteros, decimales, positivos o negativos (1, 45,
7.28, 3.4516, -67, -78.56)
•
Carácter o alfabéticos ( [a-z], [A-Z], %/=,;:)
•
Alfanuméricos (combinación de números con caracteres: A1,
jose33, ESPN2, FOX3, etc)
•
Fórmulas o funciones: =(A1 + B1),
•
Objeto: imágenes, sonidos, videos, gráficas.
•
Los cálculos (formulas) solo aplican para los datos numéricos.
•
Existen funciones que aplican para un solo tipo de datos o para
datos combinados.
•
TRUCO: para que un número sea considerado como carácter
debemos anteponer un apostrofe “´”. ´5676
Manipulación de celdas y datos
•
Ingreso de dato: capture el dato en la celda seleccionada y para
aceptarlo de “Intro”, o cualquier de las teclas de movimiento.
•
Modificación de dato: Vaya a la celda a modifica y presión F2.
Desplácese con flecha izquierda o derecha posiciónese en la letra
o número a modificar, con tecla “Supr” o “Retroceso” elimine el
dato incorrecto e ingrese el nuevo. Aceptamos con “Intro”.
•
Ingreso de fórmula: Para que Excel determine que va ingresar una
fórmula se debe anteponer el signo “+” o “=“. Seleccione un celda
luego ingrese (+, -, *, / ). Selecciones otra celda y acepte con
“Intro” para aplicar a formula. Si son mas de dos celdas donde
aplicará formula seleccione celda e ingreso símbolo las veces que
sena necesarias para obtener resultado deseado, luego acepte
“Intro”
Manipulación de celdas datos
•
Borrar contenido de celda: Simplemente posiciónese en la celda
deseada y de “Supr”
•
Borrar contenido de un rango: Seleccione el rango deseado con
“Shift” o “Cambio” y desplácese con las teclas de movimiento,
vera que el rango seleccionado cambia de color, luego de “Supr”.
PRIMER EJERCICIO: Crear una documento Excel con 4 columnas y 5
renglones. Títulos de columna (Nombre, días trabajados, sueldo
diario, sueldo. Capture a 4 trabajadores. Calcule el sueldo de cada
trabajador. Calcule el sueldo total a pagar.
Manipulación del documento
Guardar libro de trabajo:
- Guardar como: Para guardar un libro de trabajo que aún no se asigna nombre.
1. Archivo -> Guardar como
2. Selecciones la ubicación donde se va guardar (Documentos del usuario, Documentos de OneDrive, Escritorio, etc)
3. Asigne nombre (se recomienda nombres indicativos de la información que contiene el documento, nombres cortos y sin caracteres como la, ; . _ &. La organización (carpetas y documentos) que demos a nuestros trabajos es vital para su futura y fácil localización.
- Guardar: Para guarda un libro de trabajo que ya le asignamos nombre y actualizamos los cambios.
Manipulación del documento
Abrir un libro existente 1. Archivo -> Abrir
2. Seleccione la ubicación donde se encuentra el documento 3. Seleccione el documento deseado.
Manipulación del documentos
Libro de trabajo nuevo 1. Archivo -> Nuevo
Manipulación de celdas, filas y columnas.
Selección de celda
1. Muévase con la flechas de dirección o con el mouse para seleccionar celda deseada.
Selección de rango
1. Muévase a la celda de inicio de rango. Presione “Cambio” y desplácese con la teclas de dirección a través del conjunto de celdas que desea seleccionar.
2. Con el mouse mantenga presionado el botón de la derecha y desplácese a través de las celdas a seleccionar, luego deje de presionar el mouse.
Selección de columna.
1. Click en la letra de la columna deseada Selección de fila.
Manipulación de celdas, filas y columnas.
Inserta o agregar una columna
1. Desplácese a la letra de la columna a eliminar o donde se desea insertar otra. Presione botón de a izquierda y seleccione “eliminar” o “insertar”. Vea el resultado.
Insertar o agregar una fila.
1. Desplácese al número de la fila a eliminar o donde se desea insertar otra. Presione botón de a izquierda y seleccione “eliminar” o “insertar”. Vea el resultado.
Ampliar o reducir una fila o columna.
1. Seleccione la fila o filas, columna o columnas a ampliar o reducir. Desplace el mouse a la división de arriba o abajo si es fila, izquierda o derecha si es columna hasta que vea el singo “+”. Presione con el botón de la izquierda del mouse y desplace el espacio que desea ampliar o reducir.
Manipulación de celdas, filas y columnas.
Copiar y Pegar celdas
1. Seleccione la celda o rango a copiar.
2. Presione CTRL + C, o bien, seleccione botón de copiar de la sección de “Inicio” del menú horizontal.
3. Ubíquese en al celda donde desea copiar la selección y presiones CTRL + V, o presiones el botón de “Pegar” de la sección de “Inicio”
4. OJO. Podemos copiar celdas con fórmulas o funciones para no repetir trabajo innecesario. PRACTICA.
Pegado especial
Habrá ocasiones que nos interese copiar la selección con todo el formato adherido a la selección o sin él, para esto se usa Pegado especial. Para
mostrar las opciones de este tipo de pegado, simplemente presione la flechita hacia abajo del botón de “Pegar”.
Manipulación de celdas, filas y columnas.
Copiar y Pegar celdas
1. Seleccione la celda o rango a copiar.
2. Presione CTRL + C, o bien, seleccione botón de copiar de la sección de “Inicio” del menú horizontal.
3. Ubíquese en al celda donde desea copiar la selección y presiones CTRL + V, o presiones el botón de “Pegar” de la sección de “Inicio”
4. OJO. Podemos copiar celdas con fórmulas o funciones para no repetir trabajo innecesario. PRACTICA.
Pegado especial
Habrá ocasiones que nos interese copiar la selección con todo el formato adherido a la selección o sin él, para esto se usa Pegado especial. Para
mostrar las opciones de este tipo de pegado, simplemente presione la flechita hacia abajo del botón de “Pegar”.
Dar formato a los datos de la celda y rangos
Fuentes o Tipos de letra: Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
1. Seleccione celda o rango para aplicar el tipo de letra. Vaya a la “Sección de fuente” de la opción de “Inicio”. Practique con los íconos para aplicar efecto de:
a) Tipo de letra d) Itálica (K) g) Color de relleno b) Tamaño de letra e) Subrayado (S) h) Bordes
Dar formato a los datos de la celda y rangos
Fuentes o Tipos de letra: Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
1. Seleccione celda o rango para aplicar el tipo de letra. Vaya a la “Sección de fuente” de la opción de “Inicio”. Practique con los íconos para aplicar efecto de:
a) Tipo de letra d) Itálica (K) g) Color de relleno b) Tamaño de letra e) Subrayado (S) h) Bordes
Dar formato a los datos de la celda y rangos
Formato numérico:
1. En la seeción de “Número” de la opción de “Inicio” haga click en la flechita de la esquina abajo a la derecha. Se abrirá una ventana con la opciones de formato numérico. Podrá seleccionar:
Dar formato a los datos de la celda y rangos
Formato numérico:
1. En la seeción de “Número” de la opción de “Inicio” haga click en la flechita de la esquina abajo a la derecha. Se abrirá una ventana con la opciones de formato numérico. Podrá seleccionar:
Dar formato a los datos de la celda y rangos
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
Dar formato a los datos de la celda y rangos
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
Segunda Práctica
Crear una hoja nueva. Agregue 4 títulos con el nombre de los formatos numéricos resaltados con rojo. Ingrese 5 número en la primer columna con decimales y sin decimales. Copie los cinco valores a las 3 columnas restantes. De el formato que indican los títulos. Practique con 0, 2 y 3 decimales. Comente los resultados.
Segunda Práctica
Crear una hoja nueva. Agregue 4 títulos con el nombre de los formatos numéricos resaltados con rojo. Ingrese 5 número en la primer columna con decimales y sin decimales. Copie los cinco valores a las 3 columnas restantes. De el formato que indican los títulos. Practique con 0, 2 y 3 decimales. Comente los resultados.
Alineación de celdas y rangos.
Podemos alinear el contenidos de las celda en una posición determinada, por ejemplo, a la izquierda, derecha, centrado, justificado.
Alineación de celdas y rangos.
Alinear a la izquierda, derecha, centrado o justificado.
1. Seleccione la celda o rango. Presione en la sección de “Alineación” en la opción de “Inicio” los botones que hacen referencia a la izquierda, derecha o centrado, como lo muestra la imagen de la diapositiva anterior. Practique.
2. Para obtener el efecto del justificado debemos abrir la ventana de “Formatos de Celda”. Presione la flechita de la parte inferior derecha de la sección de “Alineación”. Ir a la pestaña de “Alineación”. En la “Alineación Horizontal” abra la lista y seleccione “Justificar”
Alineación de celdas y rangos.
Centrar en la selección: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
1. Escriba un texto largo en una celda.
2. Seleccione el rango horizontal donde va quedar centrado el texto, comenzando la selección a partir de la celda que contiene el texto.
3. Para obtener el efecto de centrado en la selección debemos abrir la ventana de “Formatos de Celda”. Presione la flechita de la parte inferior derecha de la sección de “Alineación”. Ir a la pestaña de “Alineación”. En la “Alineación Horizontal” abra la lista y seleccione “Centrado en la selección”. Practique.
Alineación de celdas y rangos.
Ajustar texto en una celda: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
1. Escriba un texto largo en una celda.
2. Seleccione el botón de “Ajustar Texto” de la sección de Alineación en la opción “Inicio”. Vea el efecto.
Bordes. Elaboración de formatos
Bordes: Esta herramienta nos permite trazar líneas a los lados de las celdas o del rango seleccionado. Es comúnmente usado para elaborar formatos.
Bordes. Elaboración de formatos
Las principales líneas que podemos trazar en la celda o rango son:
• Inferior
• Superior
• Izquierda
• Derecha
• Sin borde
• Todos los bordes
• Borde externo
Practica con bordes.
Elabore un formato utilizando todos las herramientas vistas hasta ahora como lo muestra la figura:
• Justificar en la selección el título
• Centrar edad
• Formato numero dos decimales Hora de Entrada y Hora de Salida
• Calcular horas trabajadas
• Utilice colores de relleno
Uso de funciones.
Las funciones son una parte importante de Excel porque es lo que le da gran potencia y robustez a esta herramienta de cálculo. Como usuarios nos ayuda a simplificar y ahorrar tiempo en la elaboración de trabajos. Las principales funciones son:
=SUMA(A1:A8)
=PROMEDIO(A1:A8)
=CONTAR(A1:A8) Cuenta no. De celdas en un rango
=MAX(A1:A8) Valor máximo en un rango
=MIN(A1:A8) Valor mínimo en un rango
=DIA (fecha) Devuelve día de la fecha seleccionada =MES (fecha) Devuelve mes de la fecha seleccionada =AÑO(fecha) Devuelve año de la fecha seleccionada
Excel cuenta con infinidad de funciones de diversos temas como matemáticas, estadística, finanzas, de búsqueda, de fecha, de texto.
Uso de funciones.
Para conocer más de las funciones vaya a la opción de “Fórmulas”. Seleccione botón de “Insertar Función” y a continuación aparecerá la ventana donde detalla cada una de la funciones de Excel
Uso de funciones.
¿Cómo aplicar una función a un rango?
1. Para aplicar la función de SUMA a un rango de celdas con contenido numérico debemos posicionarnos primero en la celda que mostrará el resultado de la suma. 2. Recuerde comenzar con el símbolo de “=“. Luego escriba la palabra SUMA. Abra paréntesis. Selecciones el rango a sumar. Cierre paréntesis. Acepte “Intro”. Vea que sucede
3. Repita el mismo proceso para las funciones que se aplican a rangos de celda.
¿Cómo aplicar una función a una celda?
1. Para aplicar la función de DIA a una fecha debemos posicionarnos en la celda que mostrará el resultado de la función.
2. Recuerde comenzar con el símbolo de “=“. Luego escriba la palabra DIA. Abra paréntesis. Seleccione la celda con la fecha. Cierre paréntesis. Acepte “Intro”. Vea que sucede
Tablas, orden y filtros.
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas, y las demás filas contienen los datos almacenados.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Las operaciones mas comunes de las tablas son:
• Darle orden por una columna
• Filtar la tabla por determinado dato de una columna.
Tablas, orden y filtros.
Ordenar una tabla de datos.
1. Para ordenar una tabla de datos abra o cree un documento con la tabla de datos.
2. Posiciones en uno de los títulos de la tabla. Vaya a la opción de “Datos” y aplique el botón filtro. Vea lo que sucede.
3. Posiciónese en el titulo de la columna por la cual desea ordenar la tabla. Aplique el botón de orden ascendente o descendente de la sección de “Datos”. Vea lo que sucede.
Tablas, orden y filtros.
Filtrar una tabla: Un filtro es la visualización de la tabla por un subconjunto de datos contenidos en una columna. Por ejemplo, deseamos ver la tabla solo por el dato “CAMISAS” de la comuna “Concepto” de nuestra tabla. Al aplicar este criterio en la tabla solo aparecerán los renglones que contienen “CAMISAS”. Pratiquemoslo:
1. Posiciones en el ´titulo de la columna a filtrar. Vaya a la opción de “Datos” y aplique el botón filtro. Vea lo que sucede.
3. Presione el botón que aparece a la derecha de la coluna. Aparecerán todos los valores seleccionados. Quite la selección.
3. Solo seleccione el valor que dese filtrar (“CAMISAS”). Acepte y vea lo que sucede.
4. Vuelva a seleccionar todos los valores para volver a la tabla original y pueda aplicar otro filtro. Podemos aplicar filtros a los filtros
