San Pedro de la Paz
MUNICIPALIDAD c i u d a'd v i v aREGLAMENTO N°
San Pedro de la Paz, t Q QQ] 2012
N° o¿v> / VISTOS: La necesidad de implementar un reglamento que dicte las normas y procedimientos inherentes a los Programas de Actividades Municipales y, teniendo presente las atribuciones que me confieren los artículos 10°, 49° y 56° de la Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, vengo en dictar la siguiente resolución en carácter de Reglamento:
REGLAMENTO SOBRE PROGRAMA DE ACTIVIDADES MUNICIPALES
FORMULACIÓN
Artículo 1°: Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por Gastos en
Programas y Actividades Municipales aquellos gastos que deba efectuar la Municipalidad para actividades ocasionales y/o transitorias ajenas a la gestión administrativa interna, que están directamente asociadas al desarrollo de programas en beneficio de la comunidad en materia de carácter social, cultural, deportivas, de rehabilitación o para enfrentar situaciones de emergencia.
Adicionalmente podrán realizarse gastos para la celebración de Festividades Nacionales, aniversarios, inauguraciones, fiestas populares de recreación.
Artículo 2°: Todo Programa de actividad debe enmarcarse dentro los fines propios del
municipio y ser originados por causas netamente institucionales y deben ejecutarse durante el año presupuestario respectivo.
Artículo 3°: El programa proyectado deberá contener las siguientes formalidades:
DETALLE DEL PROGRAMA (ANEXO AL DECRETO ALCALDICIO) 1. Tipo de programa: Cultural, Deportivo, etc.
2. Nombre: Nombre del Programa, en forma breve y preciso.
3. Objetivo: Se deberá indicar claramente el objetivo hacia el cual se orienta
el programa y que deben corresponder a las funciones propias a cumplir por el Municipio (Art. 4° Ley 18.695).
4. Fundamentación del programa: Necesidad de realizar la actividad.
5. Descripción del programa: Se deberá establecer el detalle de todas las
actividades a realizar, cada una deberá comprender lo siguiente: a) Actividad: Se debe asignar el nombre de la actividad específica. b) Fecha:
c) Lugar:
Se debe establecer la fecha estimativa de la realización de la actividad.
Se debe especificar el lugar en donde se realizará la actividad y la hora (esta última solo si es posible).
d) Beneficiarios: Indicar a cuantas personas, se estima beneficiará la actividad. Lo anterior con el objeto de determinar el costo del programa.
e) Gasto: Se deberán individualizar los gastos que origine la actividad correspondiente.
f) Responsable: Se asignará el nombre de la dirección y del funcionario responsable que ejecutará la actividad, en el caso de no hacerlo directamente el encargado del programa.
g) Estimación de Gastos: La estimación de gastos se deberá basar en datos reales, lo que deberá implicar un estudio por parte de los encargados de la elaboración del programa con cotizaciones que deberán considerar la totalidad de los gastos, incluidos los impuestos, siendo éstas solo referencia les.
h) Encargado del Programa: Deberá designarse a un funcionario con responsabilidad Administrativa, mencionarse el cargo y nombre de quien ejecutará el programa y visará la documentación de respaldo.
i) Detalle del Gasto: Para efectos del decreto alcaldicio, las estimaciones de gastos determinados deberán ser resumidos en ¡tems según su naturaleza, como por ejemplo:
Material de oficina
Materiales e insumos de aseo Textiles y acabados de textiles Vestuario , prendas y accesorios
Otros materiales, repuestos y útiles diversos Productos químicos
Materias primas y semielaboradas Alimentos para personas
Equipos menores
Productos agropecuarios y forestales
Productos elaboradas del cuero, caucho y plástico Arriendos
Honorarios
DECRETO ALCALDICIO
El detalle de ejecución de actividades descrito en el antecedente anterior, debe ser resumido en el formulario existente para formalizar la actividad como Decreto Alcaldicio (Formulario N° 1)
Artículo 4°: Una vez confeccionado el programa, éste deberá ser sometido a la aprobación de la Dirección de Administración y Finanzas y Dirección de Control. Para tal efecto, el programa deberá ser presentado en la Dirección de Administración y Finanzas con una anticipación de 20 días hábiles a la fecha de realización de la actividad de que se trate. No se cursarán programas que no cumplan con el plazo antes señalado, salvo aquellas situaciones que por fuerza mayor sean catalogadas como imprevistos y sean debidamente justificadas por escrito, por el Director responsable.
Artículo 5°: La Dirección de Administración y Finanzas, procederá a revisar el programa y una vez aprobado le asignará la disponibilidad presupuestaria, certificándola en el formulario habilitado para tal efecto, consignando la imputación presupuestaria correspondiente. Una vez efectuado lo anterior esta Dirección remitirá los antecedentes a la Dirección de Control.
Artículo 6°: Corresponderá a la Dirección de Control verificar que la actividad programada esté acorde a las funciones del Municipio, establecidas en la Ley 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Artículo 7°: En el caso de que el programa haya sido aprobado por la Dirección de Administración y Finanzas y Dirección de Control, se procederá a formalizar éste, mediante la dictación del Decreto Alcaldicio correspondiente.
Artículo 8°: En la situación de que el programa sea observado por la Dirección de Administración y Finanzas o por la Dirección de Control, éste será devuelto a la
Dirección responsable a fin de subsanar las observaciones señaladas.
Con todo, el plazo para reingresar subsanado el programa, no podrá ser inferior a 15 días hábiles de iniciarse la actividad.
EJECUCIÓN
Artículo 9°: Las Actividades, así como los gastos que se realicen como consecuencia del programa, deberán enmarcarse estrictamente en el objetivo preestablecido. En caso contrario, la Dirección de Administración y Finanzas y Dirección de Control, procederán a objetar el gasto.
Las boletas o facturas correspondientes a gastos, deben ser extendidas con posterioridad a la fecha de dictación del Decreto Alcaldicio que autoriza el programa y de la orden de compra o contrato de que se trate.
Artículo 10°: Toda actividad que implique contratar arriendos, adquisición de bienes, producción de eventos, deberá ser requerida oportunamente a la Dirección de Administración y Finanzas, mediante el formulario "Solicitud de adquisición".
Dicha solicitud, deberá detallar claramente los requerimientos específicos del servicio o bienes, periodo en que será utilizado, especificaciones generales que resulten necesarias y suficientes para que la unidad encargada pueda licitar y contratar lo requerido.
En el caso de la contratación de honorarios éstos se deben solicitar a la Dirección Jurídica, mediante oficio de la Dirección responsable del programa, indicando vigencia del contrato, funciones y valor a cancelar, adjuntando además los antecedentes curriculares y fotocopia del programa.
Artículo 11°: La contratación deberá ser sometida por la Dirección de Administración y Finanzas a las formalidades contempladas en la Ley de Compras Públicas N° 19.886, Ley N° 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades y el Reglamento Interno de Adquisiciones.
Artículo 12°: En el caso de que el programa contemple un gasto para la construcción de algún tipo de infraestructura, se deberá designar a un profesional encargado del asesoramiento técnico, tanto de los trabajos como de los materiales.
Artículo 13°: Solo se podrán adquirir bienes o equipos inventariables, mediante programas que sean financiados a través de convenios o recursos externos y que así lo señalen expresamente.
FORMALIDADES PARA PAGO E INFORME DE PROGRAMAS
Artículo 14°: Excepcionalmente y ante eventualidades de fuerza mayor, los programas podrán ser modificados para la ampliación en el gasto, redistribución de los gastos ya aprobados y fecha de ejecución.
De efectuarse una modificación relacionada con los gastos, ésta deberá ser justificada y solicitada a través del formulario existente para los programas de
actividades, expresando solamente lo que se desea modificar
Artículo 15°: Las modificaciones al programa deberán ser aprobadas por la Dirección de Administración y Finanzas y Dirección de Control. Una vez aceptadas, éstas deberán ser aprobadas mediante Decreto Alcaldicio de igual manera que el
programa original.
Artículo 16°: En el caso de programas que contemplen gastos por impresos, al momento de enviar la guía de recepción de materiales diversos, a la Dirección de Administración y Finanzas, se deberá adjuntar un ejemplar de cada impreso, y en el caso de lienzos y/o gigantografías, remitir a esta Dirección fotografías de los mismos.
Artículo 17: En el caso de que el gasto involucre entrega de premios, se deberá identificar con claridad a las personas directamente beneficiadas, detallándose nombre, RUT y dirección de cada uno de ellos.
En los casos en que la beneficiaría del servicio o entrega de materiales sea la comunidad en general, deberá señalar el día en que efectivamente se ejecutó la actividad, lugar, hacer referencia a la cantidad y proveniencia de los asistentes, identificando a la organización a la que pertenecen.
En caso de premios en dinero, deben existir bases del concurso, comisión o jurado de a lo menos 3 personas, de las cuales 2 deben ser funcionarios municipales. Posteriormente debe haber un acta de premiación y en el caso del pago la recepción conforme por parte del o los ganadores.
Para la entrega de Alimentos, si se trata de actividades que impliquen entrega de alimentación, debe señalarse lugar de la actividad, fecha y adjuntar lista de asistentes, y de no ser factible ello, hacer referencia a la cantidad y de quienes se trata (proveniencia, organización a la que pertenece, etc.).
Artículo 18°: Una vez finalizado el programa, será obligación del encargado del mismo emitir un informe de gestión, el cual será remitido por oficio del Director responsable al Sr. Alcalde, con copia a la Dirección de Control y Dirección de Administración y Finanzas. El referido informe deberá ser emitido dentro de los 15 días siguientes de terminada la actividad y deberá indicar a lo menos:
a) Los objetivos logrados.
b) El número de personas asistentes. c) Fotografías de la actividad realizada.
El incumplimiento injustificado de la obligación aquí consignada, será causal para hacer efectiva las responsabilidades administrativas que correspondan.
Artículo 19°: El presente Reglamento comenzará a regir desde su aprobación y a él deberá sujetarse todo Programa Municipal que se pretenda ejecutar por esta MUNICIPALIDAD. Déjase sin efecto lo dispuesto sobre esta misma materia en el reglamento N° 1/98 del 24.04.1998.
ANÓTESE, COMUNIQÚESE Y ARCHÍVESE.
JORGE CACE SECRETA ETAMAL LAZO ALCALDE r "*T \z DISTRIBUCIÓN: Alcaldía Administración Municipal Secretaría Municipal
Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Desarrollo Comunitario Dirección de Obras Municipales Dirección Jurídica
Dirección de Control
Secretaria Comunal de Planificación Dirección de Medio Ambiente
Dirección de Tránsito y Transporte Público Juzgado de Policía Local
Departamento de Informática
Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas Departamento de Contabilidad
FORMULARIO N° 1
IDDOC:
PROGRAMA DE ACTIVIDAD MUNICIPAL
El Director que suscribe, en su calidad de encargado de la actividad que a continuación se indica, viene a presentar el siguiente Programa: NOMBRE: OBJETIVO: FECHA DE DESARROLLO: Firma y Timbre Director responsable CERTIFICADO DE: O DISP. PRESUPUESTARIA IMPUTACIÓN CONTABLE N° DE FECHA / / CUENTA (Uso Exclusivo DAF)
Sub - Programa: DETALLE DE GASTOS VALOR TOTAL $ VALOR ($ IVA Incluido) Firma y Timbre
Director de Administración y Finanzas
Firma y Timbre Director de Control
San Pedro de la Paz,
N° _ / VISTOS estos antecedentes y en uso de las facultades legales contenidas por la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades:
DECRETO Apruébese el Programa Actividad Municipal individualizado.
ANÓTESE, COMUNIQÚESE Y EN SU OPORTUNIDAD ARCHIVESE
Secretario Municipal
Distribución:
• Dirección de Administración y Finanzas (3) • Dirección de Control
• Secretaria Municipal • Administración Municipal • Dirección d e , , .
