Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Dirección de Normas y Procedimientos

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DGBCA-NP 311-04

San José, 19 de octubre de 2004

Para: Proveedurías Instituciones

De: Licda. Jeannette Solano García

Directora General

Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

Asunto: Recordatorio sobre el registro y control de bienes

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La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en cumplimiento con lo establecido en el inciso e) del artículo 99 de la Ley No. 8131, “ Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos” y luego de realizadas varias inspecciones en las Proveedurías Institucionales, ha detectado algunas, debilidades, omisiones e inconsistencias en el registro y control de bienes, por lo que a continuación procedemos a efectuar un recordatorio, de cómo deben ser tratados algunos temas referentes a bienes y algunos controles básicos que deben implementarse en las Proveedurías Institucionales y Áreas de Administración de Bienes, para cumplir con lo preceptuado en la legislación propia de la materia, y con especial énfasis en lo que indican los artículos 18 y 19 del “Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías

Institucionales de los Ministerios de Gobierno”, así como en el “Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, como sigue:

1) Recepción de Bienes

Antes de abordar el tema de recepción de bienes, resulta de vital importancia recordar a las Proveedurías Institucionales y Áreas de Administración de Bienes, que deben contar con un manual de funciones y procedimientos en el que se desarrolle la organización interna, esto con el fin de que los funcionarios conozcan en detalle los deberes y obligaciones propios de su cargo. Asimismo debe facilitarse al personal que se encarga del registro y control de bienes la legislación que en la materia existe.

En materia propia de recepción de bienes, la bodega debe asegurarse de contar con la mayor información posible sobre lo que va a recibir, como por ejemplo marca, color, modelo etc, si esta información no se encuentra en los documentos que tiene a la vista el funcionario responsable de la recepción, se debe solicitar el expediente de la contratación para la respectiva verificación. Cuando la bodega reciba las mercancías o autoriza la salida de éstas debe registrar estos movimientos de forma inmediata en el inventario, lo anterior con el fin de tener un inventario actualizado que verifique la existencia real de los artículos que se encuentran en bodega.

Por otra parte la Oficina Institucional de Bienes debe llevar un inventario de bienes tanto muebles como de inmuebles, así como de los diferentes movimientos, que sufren los mismos, como por ejemplo traslado, préstamo, donación, permuta etc. Lo anterior con fundamento en el artículo 2 del Decreto Ejecutivo No. 30720-H, de fecha 26 de agosto del 2002, modificado por el Decreto Ejecutivo No31194-H, de fecha 3 de abril del 2003, denominado “ Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central”.1

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Asimismo es obligación de la Oficina Institucional de Bienes, dar seguimientos a las inconsistencias que se encuentren cuando se realiza un inventario general, porque uno de los fundamentos de llevar a cabo los inventarios generales es que lo que se indica en el inventario sea lo que refleje físicamente en la realidad y de existir faltantes o inconsistencias se determine los motivos y se documente la situación específica.

2) Almacenamiento de bienes

Para almacenar bienes resulta de vital importancia que la planta física en la que opera la (s) bodega (s) posea las condiciones mínimas de infraestructura, mobiliario y equipo, así como que reúna las condiciones apropiadas de luz, ventilación, sistemas de seguridad y sobre todo que cuente con los seguros respectivos.

Al recibir bienes los encargados de la bodega deben proceder a clasificar y almacenarlos correctamente, tomando en cuenta la naturaleza del bien, peso, cantidad, vida útil etc.

Si los bienes requieren ser patrimoniados, debe procederse a efectuar el plaqueo correspondiente antes de que el bien salga de la bodega., según lo establece el artículo 1 del “ Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central”.2 En cuanto a los bienes que se mantienen en bodega se debe realizar un monitoreo permanente de los mismos, para determinar cuales de ellos cuentan con garantía y estar verificando la fecha de vencimiento de la misma; así como de aquellos bienes que tienen fecha de expiración, con el fin de mantener informados a los programas, para que éstos determinen si desean retirarlos o van a desecharlos.

Una vez que se determine que existen materiales vencidos y que no pueden ser utilizados, debe procederse con la respectiva destrucción, reciclaje etc.

3) Movimiento de bienes

Respecto al movimiento de bienes en una misma institución, es decir de un departamento a otro o de una dirección a otra, donde la asignación presupuestaria es independiente para cada uno, debe recordarse el cumplimiento de las formalidades exigidas por el Reglamento para el registro y control de bienes en su artículo 22.3

2_{“Todo bien que ingrese a la Administración deberá ser identificado por un sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de alta}

seguridad), en el que se indique el número de patrimonio asignado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Las Oficinas de Bienes Institucionales serán las responsables de rotular los bienes, de acuerdo con las pautas establecidas en el Sistema Informático de Registro y Control de Bienes. (...)”

3_{“Artículo 22.—Traslado de bienes entre dependencias de un mismo órgano. Para el traslado de bienes de una dependencia a otra del mismo órgano, los}

bienes deben ser declarados en desuso, por lo que se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Autorización expedida por el superior jerárquico, con base en la solicitud, y aceptación de las dependencias interesadas; b) Levantamiento y firma del acta;

c) Entrega física de los bienes a la oficina receptora;

d) Registro de los datos en el Sistema Informático de Administración de Bienes;

e) Comunicación de lo actuado a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

En caso de reducción o fusión de dependencias como consecuencia de procesos de reestructuración o similares, deberá dejarse razón de dicha circunstancia y proceder a la redistribución interna de bienes en los mismos términos antes indicados. (Asi reformado por DECRETO EJECUTIVO N° 31194-H de 3 de abril del 2003 Publicado en La Gaceta número 111 de 11 de junio del 2003)”

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Cabe resaltar que para poder tramitar los movimientos correspondientes debe cumplirse con la existencia del formulario respectivo, el cual deberá ser conservado por la Oficina Institucional de Bienes, como lo indica el artículo 4 del reglamento supra citado. 4

4) Bienes en concesión.

Respecto al tema de las concesiones, es importante recordar la obligación establecida en el artículo 2 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, responsabilidad que recae en la Unidad encargada de la Administración de Bienes Institucional. 5

Dicha Unidad encargada de la Administración de los Bienes en cada institución, debe formar parte de la estructura organizativa de la Proveeduría Institucional, lo anterior conforme lo establece el artículo 8 del Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales.6

Así las cosas, vemos que la normativa vigente exige el levantamiento y mantenimiento de un inventario permanente de los bienes dados en concesión, lo cual es responsabilidad exclusiva de la Administración Activa, específicamente de la Proveeduría Institucional, de lo cual deberán mantener informada a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, labor que actualmente no se está realizando en muchas de las instituciones y de lo cual se les llama la atención, a efectos de que se corrija este proceder, se cumpla con la normativa y se establezcan las responsabilidades derivadas de tales omisiones.

5) Baja de bienes.

Respecto al procedimiento para declarar la baja de un bien el artículo 26 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central establece, :

Artículo 26.—Baja de bienes. Para dar de baja bienes públicos, por agotamiento, inservibilidad, rotura o desuso, la Administración debe demostrar que los bienes ya no son de utilidad. Se pueden utilizar los siguientes mecanismos para dar de baja: venta, permuta, donación, desmantelamiento, destrucción.

4 _{“Artículo 4º—Formularios. El sistema informático de bienes contará con los formularios correspondientes para tramitar las altas de bienes,}

asignación, reasignación, préstamo concesión y baja de bienes. Así mismo, las instituciones podrán contar con otros formularios internos necesarios para dichos trámites.” (Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central)

5_{“Artículo 2º—Registro de bienes. Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio y órgano adscrito,}

mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución e informar a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación

Administrativa de las obras y bienes cedidos, mediante el régimen de concesión de obra pública, el de concesión establecido en la Ley de Contratación

Administrativa u otras disposiciones normativas aplicables a la materia. (Así reformado por DECRETO EJECUTIVO Nº 31194-H de 3 de abril del 2003 Publicado en La Gaceta número 111 de 11 de junio del 2003).”

6_{“Funciones y estructura organizativa básica de las proveedurías institucionales}

Artículo 8º—Funciones Generales de las Proveedurías Institucionales. Las proveedurías institucionales contarán con una estructura organizativa básica que les permita cumplir en forma eficiente y oportuna con las funciones de tramitación de los procedimientos decontratación administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes, para l o cual cada Ministerio deberá adoptar las medidas que correspondan para dotar a dichas unidades de los recursos humanos y materiales indispensables, a más tardar al 31 de diciembre del 2002.”

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Asimismo, cuando por desaparición, pérdida, hurto o robo, por caso fortuito o fuerza mayor, vencimiento, muerte de semovientes y otros conceptos que extingan el valor del bien de que se trate, se requiere su destrucción, se deberá seguir con los procedimientos establecidos en el citado reglamento.

Los procedimientos establecidos para dar de baja bienes patrimoniales de la Administración Central están contemplados en los artículos del 27 al 50 del reglamento supra citado.

Respecto a los responsables de verificar el procedimiento de baja de bienes el artículo 27 inciso c), es claro al involucrar al funcionario responsable del bien, es decir el funcionario que lo tiene asignado para su uso, el jefe de la respectiva sección o departamento en el que está siendo utilizado el bien, el funcionario responsable institucional de los bienes, es decir el encargado de la administración de los bienes que pertenece a la unidad a la que fue encomendada ésta labor, así como la autorización del máximo jerarca de la institución o de quién éste haya delegado esta función, en el caso de oficinas en el exterior, en sustitución del máximo jerarca de la institución, deberá contarse con la autorización del embajador, cónsul o funcionario del Gobierno acreditado o a quien éste delegue. Todos éstos funcionarios deberán corroborar que el bien ya no sea de utilidad para la institución, y deberá acreditarse en el expediente respectivo lo siguiente:

a) Justificación y motivo de la baja por parte del responsable del bien. b) Avalúo correspondiente;

c) Elaborar un acta de la oficina institucional responsable de la Administración de bienes. Esta acta deberá firmarse por el funcionario responsable del bien, el jefe de la respectiva sección o departamento el funcionario ministerial encargado de los bienes y el responsable institucional de los bienes. Las actas que para estos efectos se produzcan en el exterior, deberán llevar la firma del embajador, cónsul o funcionario del Gobierno acreditado;

d) Autorización de baja por parte del máximo jerarca de la institución o quien haya delegado esta función. e) Registrar la baja de acuerdo al artículo 3º de este Reglamento; y

f) La oficina responsable de la administración y control de bienes institucional debe remitir a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa un listado con la descripción, valores y detalle

Es importante recordar las responsabilidades del encargado de bienes institucional, el cual de conformidad con sus obligaciones inherentes al puesto deberá dar seguimiento a los procedimientos administrativos que se lleven a cabo por pérdida, robo, hurto o cualquier otra situación atinente a los bienes patrimoniales institucionales, asimismo se les recuerda el deber de información a ésta Dirección General, regulado en el artículo 13 del reglamento citado. 7

En cuanto al procedimiento para dar de baja bienes por desmantelamiento debe seguirse los lineamientos establecidos en el artículo 35 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración.8

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Artículo 13.—Información sobre destino de bienes. En caso de pérdida, daño, hurto, robo o depreciación de bienes nacionales, el funcionari o o contratista responsable de los bienes, deberá rendir un informe al Jefe de la Oficina o Dependencia, y presentar la respectiva denuncia ante la autoridad judicial competente, cuando proceda. Corresponde al Jefe de la Oficina o Dependencia comunicar lo pertinente al enc argado de la Oficina de Bienes Institucionales y a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

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Artículo 35.—Baja por desmantelamiento de máquinas, equipos, vehículos, aparatos, etc. Se podrá dar de baja por desmantelamiento a toda aq uella maquinaria, equipo, vehículo, aparatos, etc., con el fin de aprovechar sus partes utilizables. Para dar de baja por este fin, los bienes deben estar en pérdida total o parcial, el costo de mantenimiento debe ser alto, o por inutilidad o grave daño qu e haga aconsejable esta medida. Se cumplirán los siguientes requisitos.

a) Solicitud escrita al superior de la entidad o a su representante, hecha por el jefe de la oficina o dependencia que tiene los bienes a su cargo. Se debe incluir una descripción de los bienes que se quieren desmantelar, clase, marca, número, capacidad, valor de inventario y la justificación del desmantelamiento;

b) Autorización por parte del máximo jerarca o quien este haya delegado esta función;

c) Nombramiento por el superior de una comisión que deba intervenir en la diligencia de desmantelamiento; d) Expedición de la orden de baja de los bienes desmantelados;

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Se debe resaltar la necesaria existencia de una comisión de desmantelamiento institucional, la cual es de nombramiento del máximo jerarca de la institución, y sin la cual no podrá realizarse éste procedimiento, asimismo en el acta que se levante al efecto por parte de esta comisión, deberán inventariarse las partes que se rescatan de los equipos desmantelados, de lo cual deberá quedar constancia en el expediente de desmantelamiento respectivo.

En cuanto a la baja por donación se deberá aplicar el siguiente procedimiento de conformidad con lo establecido por el

DECRETO EJECUTIVO N° 31194-H de 3 de abril del 2003:

1) Avalúo de los bienes realizado por un perito de la administración o por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda. (Art. 39)

2) Consulta del registro de instituciones aptas para recibir donaciones que lleva la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (Art. 40)

3) Existencia de una comisión de donación la cual es nombrada por el máximo jerarca de la institución (Art. 41) 4) Emisión de la resolución de donación firmada por el máximo jerarca o a quien éste delegue esa competencia. (Art.

42)

Adicionalmente en el expediente respectivo de la donación deberá constar:

1) Lista de bienes susceptibles de dar de baja por donación (descripción, número de patrimonio, estado, avalúo y ubicación de los bienes), debidamente firmada por el funcionario competente para tales casos.

2) Nombre y cualidades de la institución o instituciones que fueron beneficiadas con la donación.

3) La comisión deberá levantar un acta con el detalle de los bienes donados con las respectivas firmas y sellos del donante y donatario. Éste último, deberá firmar el Acta en el acto de entrega de los bienes.

4) Envío de los documentos a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Respecto a la recepción de bienes por donación, ésta figura está regulada en el artículo 19 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central.9

En todo trámite de recepción de una donación, se debe confeccionar un acta de recepción de bienes firmada por los jerarcas o representantes de las personas jurídicas o físicas involucradas (donante y donatario) o las personas a quien éstos hayan delegado esta función.

e) Inventario de las partes utilizables; las piezas que sean sobrantes podrán ser donados o destruidos siguiendo el procedimient o estipulado en

el presente reglamento;

f) Aviso de lo ocurrido a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, comunicando la baja de los bienes.

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Artículo 19.—Alta por donación u obsequio. Hay donación u obsequio cuando por liberalidad de una persona física o jurídica, nacional o internacional, se transmite gratuitamente la propiedad y el dominio de un bien a favor del Estado que la acepta. Para recibir bienes a este título, se necesita el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Ofrecimiento escrito del donante, con detalle del bien;

b) Copia de la respuesta de aceptación del superior de la entidad donataria;

c) En caso de donación internacional, el Ministerio respectivo deberá gestionar la exoneración ante los entes respectivos ; d) Acta de recibo de los bienes firmada por el donante y donatario o por sus delegados autorizados;

e) Expedición de la orden de alta para su inclusión en el Sistema Informático de Administración de Bienes e inventarios; y f) Comunicación a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

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Igualmente se les insiste que en todo momento en que exista alta o baja de bienes patrimoniales en cada institución, de todo lo actuado deberá comunicarse a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Adicionalmente esta Dirección les recuerda que las Oficinas Institucionales de Bienes tienen una gran responsabilidad y para poder cumplir con sus obligaciones de forma oportuna y eficaz, deben contar con el personal idóneo y condiciones necesarias mínimas, para lo cual se solicita la colaboración de los máximos jerarcas de las instituciones, pues sin su apoyo es difícil que esta tarea salga adelante, lo anterior se resalta en virtud que luego del análisis de las inspecciones realizadas por esta Dirección, se evidencia la falta de condiciones y recurso humano suficiente para realizar la labor.

Por otra parte se les recuerda que esta Dirección General desarrolló el Sistema Informático de Administración de Bienes, para el registro y control de los bienes, muebles, inmuebles, semovientes e intangibles de la Administración Central, siendo una obligación que tienen todos los Ministerios e Instituciones Adscritas, de utilizar el mismo, como lo establece el artículo 144 del Reglamento de la Administración Financiera y el artículo 3 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central; para así, respaldar la información suministrada en el informe del inventario de bienes que se debe presentarse a más tardar el 1º de marzo de cada año, y debe encontrarse toda la información registrada en el sistema en el mes de enero, permitiendo que la Contabilidad Nacional pueda actualizar la contabilidad patrimonial.

El incumplimiento de las responsabilidades indicadas en el presente oficio, dará pie para que los funcionarios responsables, puedan hacerse acreedores a las sanciones que establece la Ley No. 8131 denominada “Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”, en su Titulo X, titulado “Régimen de Responsabilidad”