Introducción a Office

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Introducción a Office

1. LOS PROGRAMAS DE OFFICE

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n cualquier tipo de empresa o negocio se maneja una gran cantidad de información: citas, mensajes, formularios, encuestas, faxes, listas, informes, propuestas, albaranes, facturas, previsiones, folletos, agendas, gráficos, memorandos, currículos, etc.

Toda esta información es muy importante para la empresa, ya que se utiliza para tomar decisiones, como por ejemplo, qué comprar o qué vender y cuándo hay que hacerlo.

Para manejar toda esta información más fácil y eficazmente, puedes utilizar la suite Microsoft Office, que es un conjunto de aplicaciones con las que podrás utilizar mejor la información de una empresa, crear distintos tipos de documentos, buscar datos...

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Seguro que te preguntarás para qué te sirve Office si no tienes ninguna empresa o negocio. También puedes utilizar las aplicaciones de Office en otras actividades, como escribir cartas, sobres, correo electrónico, llevar la contabilidad de la casa, hacer apuntes y trabajos para el colegio y otras muchas cosas. Cuando conozcas Office tú mismo encontrarás algo en que aplicarlo.

Microsoft a lo largo de los años ha creado ya varias versiones de Office (97, 2000, XP y 2003), siendo Office 2007 la última que acaba de aparecer y la que aquí veremos.

Office 2007 se vende en distintas ediciones, cada una preparada para un modo o forma de trabajo. Cada edición tiene distintas aplicaciones. Veamos las aplicaciones que hay en la edición Office Professional 2007.

Microsoft Word: es un potente procesador de textos para hacer documentos en los que puedes escribir texto, crear tablas, colocar gráficos, imágenes, etc., de una forma sencilla y amena.

Podrás hacer informes, cartas, boletines, memorándums, páginas web, fax, etc.

Microsoft Excel: hoja de cálculo con la que podrás hacer tareas que necesiten cálculos, como facturaciones, planes de amortización, presupuestos, llevar la contabilidad de la casa, etc. Microsoft Access: sistema de administración de bases de datos

para poder guardar, clasificar y relacionar distintos tipos de datos y así poder obtener otro tipo de información que te puede ser útil.

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Por ejemplo, puedes tener todos los datos de tus películas de vídeo y DVD en una base de datos y, a partir de estos datos, gestionar las que has dejado a tus amigos, obtener una lista de las que son de ciencia ficción, de vaqueros, de policías, etc.  Al presentar un producto, hablar de algo en una conferencia o

exponer un trabajo en el colegio, puedes comunicar tus ideas de una forma más clara, sencilla y divertida si además de hablar, muestras imágenes, animaciones, gráficos, sonido, etc. Todo esto lo puedes hacer con Microsoft PowerPoint.

 Cuando tienes muchas cosas que hacer, te tienes que organizar un poco. Microsoft Outlook te puede servir para planificar las tareas, citas, reuniones, actualizar tu agenda y controlar los mensajes de tu correo electrónico.

Microsoft Publisher: aplicación de autoedición que se utiliza para la creación y diseño de diferentes tipos de publicaciones: material para publicidad o marketing, folletos, catálogos, anuncios, trípticos, etc.

Uno de los temas estrella del mundo informático en la actualidad es Internet. Esta “red de redes” permite tener al alcance de tu ordenador prácticamente cualquier información que necesites, sin importar dónde se pueda encontrar.

Con Internet puedes consultar bibliotecas de todo el mundo, entrar en foros de temas especializados, obtener aplicaciones gratuitas a través de la red, comprar en cualquier parte del mundo y mucho más. Esto hace que Internet influya, no sólo en la informática sino también en cualquier aspecto de nuestra vida diaria.

Imitando a Internet, también en una empresa, en una escuela o en otra organización pueden existir redes particulares, denominadas intranets, con las que los trabajadores o los usuarios pueden estar interconectados para intercambiar documentos, sin importar el lugar en el que se encuentren.

Pues bien, los programas de Office 2007 están preparados para incorporar tecnología de Internet. Por ejemplo, puedes abrir archivos en formato HTML o XML, crear páginas web para poderlas ver en Internet, aplicar seguridad a tus documentos para que sólo los usuarios que indiques puedan ver su contenido o hacer cambios en ellos, etc.

Por otro lado, Microsoft dispone del servicio Microsoft Office Online, que te proporciona un completo sistema de ayuda y formación, plantillas, diccionarios, traducciones, imágenes prediseñadas y otros servicios que se actualizan constantemente.

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Office 2007 puedes utilizarlo en actividades de distintos tipos, trabajando tú sólo o colaborando con otras personas, bien en un pequeño grupo o en un gran equipo o empresa.

A través de las opciones que tiene Office para compartir documentos con otras personas por medio de Internet o de una intranet, no importa si estas personas están en la misma habitación, en otra planta del mismo edificio o muy lejos en cualquier otra parte del mundo.

Aunque siempre se ha entendido como documento un papel en el que hay algo escrito, como una carta o un informe, las aplicaciones de Office trabajan con documentos. Por eso, en Office llamaremos documentos tanto a una carta escrita con Word, a una hoja de cálculo de Excel, a una presentación de PowerPoint o a una base de datos de Access.

P

ara continuar con la introducción a los programas de la suite informática Microsoft Office 2007, vamos a ver el aspecto general que presentan estas aplicaciones, describiendo los distintos elementos de su entorno.

Puedes poner en marcha cualquiera de las aplicaciones de Office desde el menú de Inicio de Windows, al que puedes acceder a través del botón , que está en la esquina inferior izquierda de la pantalla. En Office, la

Web es como una

prolonga-ción más, por lo que suele ser una buena idea el tener conocimien-tos acerca de cómo funciona Internet y de sus principales características (páginas web, correo electró-nico, etc.). 2. EL ENTORNO DE TRABAJO

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Las aplicaciones de Office, junto con algunos programas auxiliares y herramientas, se encuentran en la carpeta de programas Todos los programas - Microsoft Office de este menú Inicio.

La primera vez que pones en marcha alguna de las aplicaciones de Office (por ejemplo, Word), te pide que indiques un nombre de usuario para utilizarlo en tus documentos. Después, ya puedes empezar a escribir una carta, un informe o el documento que quieras.

Si ya has indicado un nombre de usuario previamente o durante la instalación de Office, no te aparecerá este cuadro de diálogo.

De todas formas, en cualquier momento puedes cambiar el nombre de usuario y/o las iniciales. Para esto, accede al menú del Botón de Office y selecciona el comando Opciones, con lo que accederás a las opciones del programa de que se trate (es decir, Word, Excel...); a continuación, indica el nombre y las iniciales en la sección Personalizar la copia de Microsoft Office del cuadro de diálogo que aparecerá.

Lo primero que vamos a ver es el entorno de las distintas aplicaciones de Office, es decir, la interfaz de usuario, el diseño de la ventana de los programas, la distribución de los comandos, la ubicación de las barras de herramientas y elementos que nos permiten trabajar con la aplicación.

Si utilizas mu-chas veces los programas de Office, tam-bién puedes crear accesos directos al programa o programas co-rrespondientes en el escritorio de Windows, con lo que po-drás acceder a

estas aplica-ciones más rápidamente.

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En la parte superior puedes ver la Cinta de opciones (también denominada, en ocasiones, Banda de opciones). Este elemento está compuesto por distintas fichas o pestañas, organizadas según lo que quieras hacer en cada momento (insertar distintos elementos, cambiar el diseño de la página, etc.). Si haces clic en una ficha podrás ver los comandos que están en ella.

Dentro de una ficha, los distintos botones y controles están organizados por grupos. En la parte inferior de cada grupo puedes ver su nombre, que te indica para qué sirven los comandos de ese grupo.

Dentro de cada grupo existen botones, listas, cuadros de texto, listas o menús desplegables. Para ejecutar alguno de los comandos de una ficha, sólo tienes que pulsar en el botón correspondiente, seleccionar la opción en la lista desplegable, etc.

Los botones o controles en los que aparezca una pequeña flecha a su lado o debajo, indican que, si pulsas en dicha flecha, se desplegará una lista con distintas opciones que puedes elegir.

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Además de las fichas estándar que aparecen en la Cinta de opciones, existen otras fichas que únicamente aparecen cuando seleccionas el objeto correspondiente.

Por ejemplo, al ponerte en una tabla, aparecen las fichas que sirven para trabajar y hacer cosas con esa tabla. De la misma forma, si seleccionaras una imagen, aparecerían otras fichas que contendrían los comandos que puedes utilizar con la imagen; si seleccionaras un gráfico aparecerían sus fichas correspondientes, etc.

De esta forma tendremos la pantalla más despejada, porque sólo se muestran las fichas importantes para lo que estás haciendo en cada momento, ocultándose cuando no son necesarias.

Otra posibilidad de la Cinta de opciones es poderla minimizar, para lo que puedes hacer doble clic sobre la ficha activa. De esta forma tendrás más espacio para trabajar con el documento.

Si haces clic sobre una ficha se mostrarán los botones y comandos que están dentro de ella, para poderlos ejecutar. Si quieres volver a tener la Cinta de opciones como antes, haz doble clic en una ficha

En lugar de utilizar el ratón para acceder a los distintos elementos de la Cinta de opciones, también puedes utilizar el teclado, a través de lo que se llaman sugerencias de teclas.

Para utilizar el teclado, pulsa la tecla , con lo que podrás ver las teclas correspondientes en las fichas de la Cinta de opciones. Tras pulsar la tecla correspondiente a la ficha, aparecerán las teclas de los botones, para que puedas pulsar la teclas o teclas de lo que quieras hacer.

Este tipo de herramien-tas que sólo aparecen al seleccionar un tipo de obje-to se llaman herramientas contextuales (también se llaman a veces comandos contextuales o fichas contex-tuales). Las distintas pes-tañas de este tipo de he-rramientas se ven resaltadas con otro color distinto al de las otras fichas estándar. En versiones anteriores de Office podías ejecutar algu-nos coman-dos pulsando y alguna tecla más (por ejemplo, + para copiar y + para pegar). Puedes seguir utilizando estas combina-ciones de te-clas en Office 2007.

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Si, tras pulsar la tecla , quieres cancelar el acceso a un comando con el teclado, pulsa la tecla . Si estás viendo las teclas de los comandos de una ficha, esta tecla también sirve para volver atrás y ver las teclas asociadas a las fichas de la Cinta de opciones.

Si conoces o has visto alguna versión anterior de los programas de Office, podrás comprobar que el aspecto general es completamente distinto en esta nueva versión. De todas formas, es relativamente fácil el acostumbrarte a este entorno de trabajo.

En versiones anteriores existía una barra de menús desplegables en la parte superior de la ventana, desde la que podías acceder a los distintos comandos y opciones. También existían varias barras de herramientas, que contenían botones para ejecutar los comandos correspondientes; podías mostrar u ocultar estas barras de herramientas conforme las necesitaras, así como moverlas, añadir o eliminar botones en ellas, etc.

Estos elementos han desaparecido en esta nueva versión, para que sea más fácil usar los distintos comandos. Se ha rediseñado y revisado la interfaz de usuario, agrupando las distintas acciones en grupos según lo que quieres hacer (es decir, una agrupación orientada a las tareas y subtareas a realizar); además, los comandos más utilizados son más visibles, mientras que los que sólo se usan sobre determinados objetos (por ejemplo, los que trabajan sobre una imagen o sobre una tabla), aparecen únicamente cuando son necesarios.

Este entorno, aunque al principio puede resultarte un poco complejo, es más simple e intuitivo, con lo que puedes localizar más fácilmente el comando adecuado según lo que quieras hacer, creando y diseñando tus documentos de una manera más rápida y con menos esfuerzo.

No importa si hay alguna cosa que no entiendes completamente. Sólo estamos empezando a conocer lo que aparece en la ventana del programa, poco a poco iremos viendo más cosas y seguro que lo ves todo más claro.

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amos a continuar viendo otros elementos del entorno de los programas de Office.

A través del Botón de Office , que está en la parte superior izquierda de la ventana, puedes mostrar un menú que tiene los comandos básicos para trabajar con documentos: abrir, guardar, imprimir...

En este menú aparecen dos paneles: en el panel de la izquierda se muestra lo que puedes hacer con un documento (crear uno nuevo, abrir uno existente, guardar el documento actual, imprimirlo, cerrarlo, etc.), mientras que el panel derecho aparecen las opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda.

En principio puedes ver en el panel derecho una lista de los últimos documentos con los que has trabajado. Utiliza esta lista para abrir rápidamente cualquiera de estos elementos.

En la parte inferior del menú del Botón de Office de los distintos programas de Office se encuentra el comando Opciones, que permite acceder a las opciones generales. Estas opciones sirven para controlar y configurar el funcionamiento y el aspecto del programa.

Todas estas opciones están clasificadas en distintas categorías o grupos; al seleccionar alguna de las categorías de la parte izquierda de la ventana podrás ver sus opciones.

3. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

El menú del

Botón de Office tiene las opciones que en versiones anteriores de Office apa-recían en el menú Archivo.

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Por ejemplo, en la categoría Mostrar del programa Word están varias opciones que sirven para indicar cómo se debe mostrar el documento en la pantalla o al imprimirlo en papel (mostrar marcas de formato en pantalla, imprimir o no imprimir los colores, dibujos, propiedades del documento, etc.).

Hay un montón de opciones que puedes configurar. Muchas veces no es necesario cambiar estas opciones, porque los programas de Office las establecen a los valores más comunes. De todas formas, algunas veces puede ser conveniente cambiarlas, para adaptar el funcionamiento del programa a tus gustos.

A la derecha del Botón de Office puedes ver la Barra de herramientas de acceso rápido, en la que aparecen algunos comandos

que se suelen utilizar muchas veces .

En principio aparecen los botones de Guardar , Deshacer y Rehacer (o Repetir , según lo que vayas haciendo), aunque puedes añadir los botones que uses más a menudo, para poder acceder a ellos más rápidamente.

Desde el menú del botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido puedes activar o desactivar los botones, según quieras que aparezcan o no en la Barra de herramientas de acceso rápido. Algunas opcio-nes muestran el icono al lado. Si colo-cas el cursor del ratón en este icono, aparecerá un texto de ayuda que te indica para qué sirve esa opción.

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Desde la opción Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrás seleccionar los comandos de entre todos los existentes en el programa.

Por otro lado, además de utilizar los distintos botones y comandos de la Cinta de opciones, es posible utilizar un cuadro de diálogo.

Cuando en la parte inferior derecha del nombre de un grupo de comandos puedas ver el icono Iniciador de cuadro de diálogo , esto indica que puedes pulsar en este icono para que se abra un cuadro de diálogo o una ventana con opciones avanzadas o más detalladas relacionadas con este grupo.

Muchas veces estos cuadros de diálogo son parecidos a los de versiones anteriores de los programas de Office, por lo que, si has trabajado ya con alguna versión anterior, podrás ver que las opciones son muy parecidas o las mismas.

Otra forma de añadir botones de la Cinta de opciones a esta barra es pulsar en ellos con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Agre-gar a la barra de herra-mientas de acceso rápido. Para elimi-narlos de esta barra, puedes usar el menú que aparece al pulsar con el botón derecho sobre el botón de la barra que quieras quitar.

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na característica nueva de esta versión de Office y que puede resultarte de mucha utilidad es la vista previa activa.

La vista previa activa permite probar una opción antes de seleccionarla. Esto quiere decir que puedes ver los cambios en el documento al ir señalando las distintas opciones. Si te gusta como queda, selecciona la opción para aplicarla; si no, prueba con otras opciones.

De esta forma puedes ver mejor el efecto de aplicar cada una de las opciones sobre el documento, sin tener que ir aplicándolas una a una. Al seleccionar una determinada opción se aplicará finalmente en el documento.

Esto puede hacerte más fácil el elegir las distintas opciones, aparte de ahorrarte tiempo y esfuerzo a la hora de crear el documento.

Otra de las características del entorno de los programas de Office son las galerías, que son las opciones que aparecen en un comando o una lista, en las que aparece el aspecto que tendrá el elemento en el documento.

4. VISTAS PREVIAS ACTIVAS

Las galerías hacen más sencillo el tra-bajo, aunque, si quieres per-sonalizar más los resultados, siguen exis-tiendo cuadros de diálogo y otras ventanas desde las que se tiene más control sobre lo que quieres hacer.

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Por ejemplo, en la primera lista de la imagen anterior puedes ver el aspecto (color, tamaño, estilo...) del texto al aplicarle cada uno de los estilos; en la segunda puedes ver el aspecto de la forma que se insertaría en el documento, etc.

De esta forma, puedes ver rápidamente el resultado que obtendrías al seleccionar cada una de las opciones, al mostrarse el aspecto del elemento que vas a insertar o modificar.

Las galerías ayudan a la hora de elegir una determinada opción, ya que es más fácil elegir uno de los posibles resultados que introducir las distintas opciones en un cuadro de diálogo.

Todos estos elementos del entorno que hemos visto son comunes a los distintos programas de Office (sobre todo en Word, Excel, PowerPoint y Access), aunque cada uno tiene ciertas características propias: fichas de la Cinta de opciones, comandos, etc.

Outlook tiene también algunos de los nuevos elementos del entorno que hemos visto; además, esta nueva interfaz de usuario aparecerá en determinados momentos o cuando estés haciendo ciertas cosas, mientras que en otros momentos el entorno será más parecido a la versión anterior. Por otro lado, Publisher no tiene la misma interfaz de usuario que el resto de programas, sino que mantiene un entorno más similar al de versiones anteriores.

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na vez has terminado de trabajar con el programa de Office o con el documento, puedes cerrar el programa o cerrar el documento de varias formas.

Con la opción Cerrar del menú del Botón de Office cerrarás el documento en el que estés trabajando.

Si has hecho algún cambio en el documento, el programa te preguntará si quieres guardar o no los cambios antes de cerrarlo. Si respondes que no, se perderán todos los cambios que hubieras hecho desde la última vez que grabaste el documento.

5. SALIR DEL PROGRAMA

También puedes cerrar el documen-to actual con el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana del programa. Si el documento es el único que tenías abierto con el progra-ma, se cerrará también este programa.

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Con el botón Salir, que está en la parte inferior derecha de este menú, cerrarás la aplicación en la que te encuentres, cerrando también todos los documentos que tengas abiertos en la misma.

Con todo lo que hemos visto te habrás podido hacer una idea del entorno y de los distintos elementos que te encontrarás con los distintos programas de Office (sobre todo en Word, Excel, PowerPoint y Access, que comparten muchos de los elementos en la ventana de trabajo).

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Trabajo con documentos

1. ABRIR DOCUMENTOS

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amos a continuar con la introducción a los distintos programas de la suite informática Microsoft Office 2007, viendo algunas de sus características comunes.

Recuerda que lo que veamos se puede aplicar a cualquiera de los programas de Office (Word, Excel, PowerPoint...). De esta forma es más fácil el uso de los distintos programas, porque comparten el entorno, la manera de abrir y guardar documentos, el sistema de ayuda, etc.

En esta lección nos centraremos con el trabajo y las opciones básicas en el trabajo con los documentos de estos programas. Lo primero que vamos a ver es cómo abrir documentos que tengamos guardados en el disco duro (o en cualquier otro sitio).

Los archivos recientes con los que has trabajado, es decir, los últimos archivos que hayas abierto en el programa, aparecen en la parte derecha del menú del Botón de Office . Si quieres abrir alguno de estos documentos recientes, simplemente tienes que seleccionarlo en esta lista.

En la lista de Documentos recientes irán apareciendo los documentos más recientes con los que vayas trabajando, desapareciendo de esta lista los documentos antiguos.

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Trabajo con documentos

Puedes hacer que el acceso a un determinado documento reciente no desaparezca de esta lista, a pesar de que trabajes con otros documentos. Para esto, pulsa en el icono de la chincheta que aparece a la derecha de su nombre ; de esta forma, este icono cambiará a una chincheta clavada , para indicarte que dicho archivo aparecerá siempre en esta lista, como si lo “fijaras” en este menú.

Si vuelves a pulsar en el icono de la chincheta clavada se desclavará, con lo que el acceso al archivo puede desaparecer de la lista de Documentos recientes al ir trabajando con otros documentos.

Al seleccionar la opción Abrir aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, que es uno de los más utilizados en Office, y funciona exactamente igual en cualquiera de las aplicaciones de Office, permitiéndote abrir un documento que ya esté creado.

Desde este cuadro de diálogo puedes abrir rápidamente cualquier documento, sin importar dónde se encuentre: en tu disco duro, en alguna carpeta compartida de tu red local o incluso en Internet.

Los campos y botones de la parte superior del cuadro son los mismos que puedes encontrar en el Explorador de archivos de Windows, desde los que puedes organizar el contenido de la carpeta, la forma de ver el contenido, etc.

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Trabajo con documentos

Desde los botones de la parte superior puedes ir hacia atrás o hacia adelante , recorriendo las distintas carpetas que has ido mostrando en el cuadro de diálogo. También aparece un cuadro con la ubicación actual y un cuadro de búsqueda para buscar archivos en la vista actual.

Entre otras opciones, desde el menú del botón

puedes crear nuevas subcarpetas en la carpeta actualmente seleccionada, copiar, cortar y pegar documentos de una carpeta a otra, cambiar el nombre de las carpetas o de los documentos, eliminarlos y establecer varias opciones de diseño, para mostrar o no ciertos elementos en este cuadro.

El menú del botón sirve para indicar cómo se deben mostrar los archivos y carpetas en este cuadro (en forma de lista, viendo sus detalles, en forma de icono, etc.).

En principio, en este cuadro de diálogo se muestra el contenido de la carpeta Documentos del usuario actual de Windows, aunque puedes ponerte en cualquier otra carpeta para ver qué hay en ella.

En la parte izquierda del cuadro puedes ver la sección Vínculos favoritos, que contiene enlaces a las carpetas que más sueles usar (recuerda que puedes añadir tus propias carpetas al apartado de Vínculos favoritos, para acceder a ellas rápidamente).

Puedes abrir la lista de carpetas de tu equipo pulsando en Carpetas, en la parte inferior del panel de navegación de la parte izquierda del cuadro, para poder ir a la carpeta que quieras.

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Trabajo con documentos

Para ver el contenido de una carpeta, tanto desde la sección Vínculos favoritos como desde la lista de Carpetas, sólo tienes que seleccionarla. Puedes acceder a las subcarpetas de una carpeta haciendo doble clic en ella o pulsando el triángulo que aparece a la izquierda de su nombre .

Desde el botón que se encuentra a la derecha del campo Nombre de archivo, en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puedes indicar el tipo de documentos que quieres ver en esta ventana.

Por ejemplo, en el caso de Word, desde esta lista puedes indicar que sólo aparezcan en el cuadro los documentos de Word, plantillas, los archivos de texto, archivos en formato RTF o XML...

Con la opción Todos los archivos (*.*) podrás ver todos los archivos de la carpeta, aparte de los documentos de Word (por ejemplo, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, bases de datos de Excel, imágenes, programas, etc.).

Desde la lista del tipo de archivo puedes indicar que se muestren documentos de versiones anteriores de Office e inclu-so los creados con otras

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Trabajo con documentos

Después de seleccionar el archivo adecuado, puedes pulsar el botón Abrir para abrirlo.

Fíjate que este botón tiene una flecha en su parte derecha . Si haces clic en esta flecha se abrirá un menú con otras opciones relacionadas con la manera de abrir el documento.

Por ejemplo, puedes abrir el documento como de sólo lectura, con lo que te aseguras de que no podrás modificarlo, o abrirlo como una copia, trabajando con una copia del documento y dejando el documento tal como está en el disco sin modificar.

La opción Abrir y reparar puede ser útil para reparar y recuperar el contenido de un archivo que te haya causado problemas o errores, que esté dañado o que no se pueda abrir normalmente.

Como has visto, el cuadro de diálogo de Abrir tiene muchas cosas. Este cuadro es estándar en el sistema operativo Windows, por lo que también aparece en otros programas.

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tra de las cosas que más se suelen hacer relacionadas con los documentos es crear nuevos documentos.

Puedes hacer esto seleccionando la opción Nuevo en el menú del Botón de Office . Otra manera de abrir un documento es hacer doble clic en él. Esta acción es equi-valente que seleccionar el archivo y pulsar el botón Abrir.

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Trabajo con documentos

Tras seleccionar el tipo de documento en blanco y pulsar el botón Crear de la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, se creará un nuevo documento, preparado para empezar a escribir en él y a introducir los elementos que quieras (imágenes, tablas, etc.).

En lugar de crear un documento en blanco, podemos utilizar alguna plantilla, que es como un modelo o patrón que se utiliza al crear un documento, para que te sirva de ayuda. Para esto, desde el cuadro de creación de nuevos documento, selecciona la opción Plantillas instaladas, en la sección Plantillas de la parte izquierda del cuadro.

Puedes elegir el tipo de plantilla o modelo de documento que más se adapte a lo que quieres hacer: cartas, faxes, informes, etc.

Al seleccionar una plantilla podrás ver una vista previa en la parte derecha del cuadro, para que te hagas una idea del aspecto que tendrá el documento.

Como las plantillas ya tienen muchos elementos (textos en el formato adecuado, dibujos, fondos, etc.), con sólo hacer unos pequeños cambios e introducir el texto adecuado lograrás tener un documento con un aspecto profesional. De esta forma, Office hace la mayor parte del trabajo.

Tras crear un documento basado en una plantilla seleccionada, puedes completarlo, introduciendo los textos y otros elementos particulares del documento. Los tipos de letra, formatos, colores, etc., serán los de la plantilla.

Aunque utilices una plantilla, siempre pue-des modificar el documento, añadiendo o eliminando elementos del mismo, cambiando el formato de la forma que quieras, etc. Es decir, que el utilizar una plantilla no te limita a la hora de crear y modificar documentos.

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Trabajo con documentos

Ten en cuenta que, aunque hayas utilizado una plantilla para crear un nuevo documento, todos los cambios que hagas se aplican sobre el documento, sin que cambie para nada la plantilla. Así la podrás utilizar en otros documentos.

Además de las plantillas instaladas en tu ordenador por Office, también puedes utilizar las plantillas que te ofrece Microsoft a través de Internet, en su sitio web Microsoft Office Online.

Las plantillas de este sitio están clasificadas por categorías, para que te sea más fácil el buscar la plantilla que quieres utilizar (algunas categorías están divididas, a su vez, en subcategorías).

Puedes utilizar el campo de búsqueda de la parte superior del cuadro para escribir una o varias palabras y ver las plantillas que contengan esas palabras, así como los botones Atrás y Adelante para desplazarte por las distintas categorías que has visitado.

Existe una gran cantidad de plantillas que puedes utilizar para crear tus documentos. Además, con las plantillas podrás hacer documentos con un aspecto profesional en muy poco tiempo.

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na vez has acabado de trabajar con un documento, el siguiente paso es guardarlo, para conservar los cambios que hayas hecho y poder recuperarlo y seguir trabajando con él en otro momento.

Los otros boto-nes de la parte superior del cuadro sirven para ordenar las planti-llas según la puntuación que les han ido asignando los usuarios o según su nom-bre y para mostrar o no mostrar las plantillas que han creado los usuarios y han enviado a Microsoft Office Online . 3. GUARDAR DOCUMENTOS

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Trabajo con documentos

Con la opción Guardar del menú del Botón de Office

guardarás el documento. Si es la primera vez que guardas el documento, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, para que indiques el nombre y la ubicación donde lo vas a guardar.

Si ya habías guardado el documento antes (es decir, que ya tiene un nombre), esta opción Guardar guardará el documento automáticamente, sin pasar por el cuadro de diálogo Guardar como. La combinación de teclas + es equivalente a este comando Guardar.

El cuadro de Guardar como es muy parecido al de Abrir: panel de navegación con las secciones de Vínculos favoritos y Carpetas, botones y campos de la parte superior del cuadro...

Igual que antes, por defecto el documento se guarda en la carpeta Documentos del usuario, pero puedes elegir cualquier otra carpeta para guardarlo.

Después de ponerte en la carpeta adecuada, tienes que indicar el nombre del documento y el formato con el que quieres que se guarde, a través de la lista Tipo. Dependiendo del programa de Office de que se trate, desde esta lista Tipo podrás elegir distintos formatos para guardar el documento: RTF, página web...

El botón Guar-dar de la Barra de he-rramientas de acceso rápido hace lo mismo que la opción Guardar del menú del Bo-tón de Office,

por lo que es lo mismo ir a la opción del menú que pul-sar este botón.

Este botón se suele utilizar para guardar el documento de una mane-ra rápida.

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Trabajo con documentos

En el caso del programa Word, en principio el documento se graba con el formato de Documento de Word, con extensión docx. Otros programas utilizarán sus propios formatos; por ejemplo, en Excel los documentos se guardan por defecto en formato de Libro de Excel (xlsx), mientras que en PowerPoint se guardan como Presentación de PowerPoint (pptx).

Las extensiones de los formatos predeterminados en Word, Excel y PowerPoint añaden una x o una m a las extensiones utilizadas en las versiones anteriores de Office. La letra x indica que el formato del archivo es XML, mientras que la m indica un archivo XML que además tiene macros.

De esta forma, las extensiones de archivo de los formatos de documentos más comunes en los programas de Office 2007 son:  Word:

 Documento: docx

 Documento con macros: docm  Plantilla: dotx

 Plantilla con macros: dotm  Excel:

 Libro: xlsx

 Libro con macros: xlsm  Plantilla: xltx

 Plantilla con macros: xltm  PowerPoint:

 Presentación: pptx

 Presentación con macros: pptm  Plantilla: potx

 Plantilla con macros: potm

La opción Guardar miniatura del cuadro Guardar como permite guardar una vista en miniatura del documento, que se puede ver, por ejemplo, en el Panel de detalles del Explorador de archivos de Windows al seleccionar el archivo.

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Trabajo con documentos

Tras guardar el documento, el nombre que le has dado al mismo aparecerá en la barra de título del programa de Office de que se trate, en la parte de arriba de su ventana.

Si ahora continúas trabajando con el documento, haciendo más cambios, podrás guardarlo cuando quieras pulsando el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o con la opción Guardar del menú del Botón de Office. Ya no tendrías que volver a indicar el nombre ni la carpeta donde guardar el archivo a través del cuadro Guardar como.

Si, una vez has guardado un documento, quieres guardarlo con otro nombre o en otra carpeta distinta, puedes utilizar la opción Guardar como para volver a ver el cuadro de diálogo e indicar los datos adecuados.

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os formatos de los archivos de los programas de esta nueva versión de Office son distintos a los formatos de versiones anteriores.

En este caso se utiliza el formato Microsoft Office Open XML, lo que significa que los documentos se guardan utilizando XML, lo que reduce el tamaño de los archivos, mejora la recuperación de datos en los archivos dañados y facilita el compartir datos entre programas, entre otras características.

De esta forma, el formato predeterminado de los documentos de Word es docx, en Excel es xlsx y en PowerPoint es pptx.

Si quieres compartir un documento con alguna persona que tiene una versión anterior de Office (por ejemplo, mandárselo por correo electrónico), puedes guardar el documento con el formato anterior.

Para esto, despliega las opciones de Guardar como (en el menú del Botón de Office ) y selecciona la opción adecuada para guardar el documento con el formato de una versión más vieja. Por ejemplo, en el caso de Word, puedes elegir la opción Documento de Word 97-2003.

Si es la pri-mera vez que

guardas un documento, el acceder a la opción Guardar (o pulsar el botón Guardar ) es lo mismo que acceder a Guardar como: apare-cerá el cuadro Guardar como para darle un nombre.

4. DOCUMENTOS DE VERSIONES ANTERIORES DE OFFICE

En realidad, esta opción es la misma que acceder al cuadro Guar-dar como y se-leccionar este formato en la lista Tipo.

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Trabajo con documentos

Al guardar un archivo con un formato de una versión anterior, aparece un comprobador de compatibilidad, que te dice las cosas de esta versión 2007 que se van a perder o que van a cambiar de aspecto.

Tras pulsar el botón Continuar, se guardará finalmente el documento con el formato de la versión anterior.

De esta forma, las personas que tengan una versión anterior de Office podrán abrir y modificar el documento, aunque perderemos las características especiales de la versión 2007 que no aparecen en las versiones antiguas.

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Trabajo con documentos

De todas formas, no es necesario convertir un documento a una versión anterior para que los usuarios con esta versión puedan verlo. Si el usuario tiene una versión actualizada de Office 2000, Office XP u Office 2003 (es decir, con todos los parches y service packs proporcionados por Microsoft), al abrir un documento que está con el formato de la versión de Office 2007, aparecerá un mensaje indicando que el documento se creó con una versión posterior de la aplicación.

También se les preguntará si quieren descargar un convertidor para abrir y trabajar con este tipo de documento. Este convertidor es gratuito y está disponible en los sitios web de

Microsoft Office Online y Microsoft Update.

Por otro lado, en el título de la ventana de la aplicación, además del nombre del documento puedes ver el texto [Modo de compatibilidad].

Al abrir un documento creado con una versión anterior de Office, aparece este texto [Modo de compatibilidad] en el título de la ventana, indicando que el archivo se ha creado con una versión anterior y que, por lo tanto, no podrás usar todas las características de esta nueva versión.

Si guardas el documento se seguirá guardando con el formato de la versión anterior. Si quieres guardarlo con el formato de esta nueva versión, utiliza la opción Documento de Word dentro de la opción Guardar como (o selecciona este tipo de formato en el cuadro Guardar como).

En el programa Access no aparece el texto [Modo de compatibilidad] al abrir un documento de una versión, sino que aparece el nombre del programa en la barra de título: Formato de archivo de Access 2002 - 2003 o Formato de archivo de Access 2000, según sea el tipo de documento que has abierto.

Desde este programa puedes guardar los documentos en el formato predeterminado o en cualquiera de estos dos formatos de versiones anteriores.

Sin embargo, en este caso, sólo puedes abrir los documentos con el nuevo formato utilizando la versión Access 2007.

Por otro lado, el formato de los documentos de Publisher 2007 es el mismo que el de las versiones 2003 y 2002 (aunque alguna de las nuevas características no estarán disponibles si abres el documento con una versión anterior del programa). Para utilizar versiones anteriores del programa, puedes guardar los documentos para las versiones 2000 y 98.

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Obtener ayuda y recursos

1. EL SISTEMA DE AYUDA

S

igamos viendo los aspectos más básicos de los programas de Microsoft Office 2007, centrándonos ahora en cómo nos puede ayudar a hacer las cosas.

Aunque los programas de Office muestran un aspecto bastante sencillo, tienen muchísimas funciones que los hacen muy potentes y versátiles.

¡Pero no te asustes! Sí, ya sé que todas las funciones y cosas que puedes hacer con los programas pueden agobiarte al principio, pero no te preocupes. Office también ha tenido esto en cuenta.

Office dispone de un sistema de ayuda muy potente, ya que puede buscar la respuesta que necesitas en muchos lugares y de varias formas.

Para acceder al sistema de ayuda, puedes hacer clic en el botón Ayuda , que está en la parte superior derecha de la ventana del programa, o pulsar la tecla .

En Office hay varias formas de obtener ayuda, información, sugerencias, formación, además de elementos para utilizar en tus documentos, como plantillas, imágenes, etc.

Para buscar información sobre Office, escribe la palabra o frase en el campo de texto de búsqueda y pulsa el botón .

Después de buscar algo, Office mostrará en esta ventana los temas relacionados con el texto que hayas indicado en el cuadro de texto.

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2

Obtener ayuda y recursos

Para desplazarte a alguno de los temas de la ayuda, simplemente pulsa sobre él. Es lo mismo que haces al navegar en las páginas web de Internet, al ir pulsando los distintos hipervínculos.

Para saber los enlaces en los que puedes pulsar, fíjate en que el cursor del ratón cambia a la forma de una mano . Además, también se subrayan al pasar sobre ellos.

En las páginas de la ayuda, los hipervínculos aparecen inicialmente en color azul; cuando ya los hayas utilizando, su color cambiará a rojo. Pulsando sobre ellos, se mostrará más información sobre ese tema.

Existen algunos hipervínculos que, al pulsar sobre ellos, despliegan su contenido directamente en la ventana de ayuda, mostrando la información correspondiente. Por ejemplo, este es el caso de los hipervínculos a Word, Publisher y Outlook que puedes ver en la parte inferior de la ventana de ayuda anterior (el hipervínculo Word está desplegado, mostrando la ayuda asociada a él).

Por defecto, Office busca la ayuda en Microsoft Office Online, siempre que estés conectado a Internet. Sin embargo, si tu ordenador no está conectado a Internet, buscará en los archivos de Office que tengas instalados en tu ordenador.

En algu-nos cuadros de diálogo dispones del botón de Ayuda , que te per-mite acceder directamente a la ayuda sobre las diferentes opciones de ese cuadro de diálogo. Si quieres que se vea la información de todos los hipervíncu-los que se despliegan y muestran su información, pulsa en el texto Mostrar todo, que está en la parte su-perior derecha

del texto de la ayuda.

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Obtener ayuda y recursos

El botón Conectado a Office Online, que está en la parte inferior derecha de la ventana de la ayuda, te indica si se está buscando la ayuda en Internet o en los archivos instalados en tu ordenador:

o (este botón se suele

llamar Estado de conexión). Además, desde el menú del botón puedes elegir entre una opción u otra.

Normalmente, la mejor opción es buscar la ayuda desde Internet, a través de Microsoft Office Online. Sin embargo, a veces puede resultar útil buscar la ayuda que se encuentra en tu ordenador, si no quieres o no puedes estar conectado a Internet; por ejemplo, esto podría ser útil si estás usando un ordenador en el que debes pagar para conectarte a Internet o te encuentras en un avión. Otra posibilidad es que, aunque hayas indicado que quieres acceder a Internet para consultar la ayuda, no se pueda acceder correctamente a Office Online (por ejemplo, porque este servidor de Internet no esté disponible). En este caso, aparecerá un mensaje indicándote esta circunstancia y se accederá a la ayuda que esté instalada en el ordenador.

Si pulsas en la flecha que está en la parte derecha del botón se mostrará otro menú. Independientemente de la opción que selecciones en el menú Estado de conexión, desde este menú puedes indicar dónde quieres buscar el texto que escribas en el cuadro de texto de su izquierda. Hay que tener en cuenta que, para sacar el máximo rendimiento a Office 2007, es conveniente que estés conectado a Internet. Así podrás acceder a muchos recursos en Microsoft Office Online que se actualizan constantemente: ayuda, sugerencias, plantillas, imágenes, etc.

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Obtener ayuda y recursos

O

tra forma de obtener información sobre cómo utilizar una aplicación de Office es con la Tabla de contenido de la ayuda. Para mostrar este elemento pulsa en el botón Mostrar tabla de contenido , que está en la parte de arriba de la ventana de la ayuda.

Al igual que la ayuda, puedes acceder a la Tabla de contenido aunque no estés conectado a Internet, pero si te conectas a Internet, este tipo de ayuda se carga desde Office Online, por lo que estará más actualizada.

La Tabla de contenido proporciona la ayuda dividida por temas, que aparecen representados a través de libros que puedes ir abriendo y cerrando.

Puedes abrir o cerrar los temas o libros haciendo clic en ellos, para ver u ocultar su contenido.

Un tema o libro puede tener, a su vez, otros subtemas, que vuelven a aparecer como pequeños libros . Si pulsas en los temas con el icono que tiene un interrogante , se mostrará ya directamente la información.

Los otros botones de la parte superior de la ventana de la ayuda sirven para ir hacia atrás o hacia adelante por las páginas de ayuda que has ido viendo (de manera similar a los navegadores de Internet), imprimir la ayuda o irte a la página inicial de la ayuda.

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Obtener ayuda y recursos

El botón Detener detiene la carga de la página de ayuda. Por ejemplo, si al acceder a la ayuda que se encuentra en Internet el programa tarda bastante, puede ser útil el detener la carga y volver a intentarlo, por si fuera debido a algún error al acceder a Internet o al servidor de Office Online.

El botón Actualizar vuelve a cargar la página de la ayuda, mostrando el contenido más reciente, mientras que Cambiar tamaño de fuente permite elegir si la letra en que se muestra la ayuda será mediana, pequeña o grande.

Por otro lado, el último botón indica si la ventana de la ayuda debe permanecer visible por encima del Word al trabajar en este programa o no. Si el icono de este botón muestra una chincheta desclavada (No visible ), la ventana de la ayuda pasará a un segundo plano al ponernos en Word o en el programa de Office de que se trate; por el contrario, si el icono es una chincheta clavada (Mantener visible ), la ventana de la ayuda siempre estará visible, aunque nos pongamos en el programa de Office para seguir trabajando en él.

Para acceder a información sobre las aplicaciones de Office también puedes acceder directamente a Office Online.

Para esto, despliega el menú del Botón de Office , pulsa el botón de las opciones del programa de Office de que se trate, que está en la parte de abajo de este menú, y accede a la categoría Recursos, desde la lista de la parte izquierda del cuadro de diálogo de las opciones.

Entre otras opciones, desde esta sección puedes acceder directamente a Microsoft Office Online, buscar actualizaciones para los programas de Office o ponerte en contacto con Microsoft (para acceder al soporte técnico, enviar comentarios o sugerencias, acceder a las comunidades de Office, etc.).

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Obtener ayuda y recursos

La opción de diagnósticos de Office puede ser muy útil en caso de que los programas se bloqueen a menudo o provoquen fallos, para intentar reparar el problema.

Con el botón Conectar puedes acceder al sitio web de Office Online, cargando en el navegador la página principal de este sitio.

Desde los enlaces que aparecen ahí podemos obtener información sobre los programas de Office, acceder a distintos tipos de ayuda, trucos o consejos, descargar plantillas, imágenes o actualizaciones, etc.

Además, en los distintos apartados también puedes utilizar la sección Buscar para encontrar lo que quieras más fácilmente.

Como ves, en Office dispones de todo tipo de ayuda posible, que va actualizándose continuamente. Suele ser conveniente consultar este sitio web para encontrar nuevas descargas y recursos que te pueden resultar útiles.

Y

a hemos comentado las ventajas de estar conectado a Internet para que los programas de Office aprovechen la ayuda y los recursos a los que puedes acceder en Microsoft Office Online.

Entre los recursos a los que puedes acceder están las imágenes prediseñadas. Veamos cómo utilizarlas.

En Outlook y Publisher, las opciones de la ayuda, buscar actualizaciones y diagnósticos de Office se encuentran en el menú de Ayuda del programa. 3. IMÁGENES PREDISEÑADAS

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Obtener ayuda y recursos

En la ficha Insertar de la Cinta de opciones se encuentra el botón Imágenes prediseñadas

(en la sección Ilustraciones). Si pulsas este botón aparecerá el panel Imágenes prediseñadas en la parte derecha de la ventana del programa, desde el que puedes buscar imágenes o clips (un clip es un archivo multimedia que puede contener imágenes, sonido, animaciones o películas).

En el campo Buscar tienes que escribir el nombre de lo que quieres que tenga la imagen o algo que la describa.

Antes de iniciar la búsqueda de imágenes, puedes indicar dónde buscarlas y qué tipos de imágenes quieres, desde las listas Buscar en y Los resultados deben ser.

En la lista Buscar en puedes elegir los lugares donde se hará la búsqueda:

Mis colecciones: archivos que han sido clasificados por ti (favoritos, colecciones propias, etc.).

Colecciones de Office: archivos multimedia propios de Office que se encuentran en tu ordenador.

Colecciones Web: archivos multimedia que están en Internet, en Microsoft Office Online.

Si despliegas la lista Los resultados deben ser, puedes activar o no las casillas de las distintas opciones , según lo que quieras obtener al realizar la búsqueda.

En la parte de abajo de las imágenes puede apare-cer un icono para indicar si esa imagen se encuentra en Internet (es decir, en Office Online) y para indicar si es una película o animación .

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Obtener ayuda y recursos

De esta forma, incluso puedes elegir que sólo se busquen las imágenes en un determinado formato.

Una vez realizada la búsqueda, las imágenes y demás recursos encontrados según lo que hayas indicado aparecen en el panel Imágenes prediseñadas.

Al situar el ratón encima de alguna de las imágenes, aparecerá una flecha en su parte derecha . Al pulsar en esta flecha, se mostrará un menú que tiene acciones que puedes hacer con esa imagen.

Con la opción Insertar de este menú se copiará la imagen en el documento.

Las otras opciones permiten copiar la imagen en el portapapeles, buscar imágenes parecidas a esa o ver sus propiedades (tipo de imagen, tamaño, palabras clave, etc.).

En la parte inferior del panel Imágenes prediseñadas existen dos hipervínculos que permiten buscar imágenes de otras formas.

Si pulsas en Imágenes prediseñadas de Office Online se abrirá este sitio web en tu navegador de Internet, para que puedas elegir la imagen que quieres colocar en el documento directamente desde ahí.

La opción Organizar clips abre la Galería multimedia, donde se encuentran las distintas imágenes organizadas por temas.

Para insertar una imagen en el docu-mento también puedes pulsar sobre ella.

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Obtener ayuda y recursos

V

amos a continuar viendo las opciones disponibles para añadir imágenes a los documentos, describiendo ahora la Galería multimedia.

Ya hemos comentado antes que para abrir la Galería multimedia puedes pulsar en Organizar clips, en la parte inferior del panel Imágenes prediseñadas.

La Galería multimedia es un pequeño programa incluido en Office, al que también puedes acceder desde el menú Inicio de Windows , dentro de las opciones de la carpeta de programas Microsoft Office - Herramientas de Microsoft Office.

Los distintos clips y recursos están clasificados por temas o colecciones, que puedes ver en el panel de la parte izquierda de la ventana de la Galería multimedia.

Para desplegar una colección, pulsa en el icono con el símbolo de esta colección. Al seleccionar una colección podrás ver los clips que hay dentro de ella.

De una forma parecida a como hacíamos con los clips del panel Imágenes prediseñadas, desde el menú de cada uno de los clips podemos copiarlo en el portapapeles, ver su vista previa, sus propiedades o buscar imágenes similares.

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Obtener ayuda y recursos

Algunas de las opciones de los menús de los clips también están disponibles a través de los botones de la barra de herramientas de esta ventana (por ejemplo, copiar el clip seleccionado o eliminarlo de la Galería multimedia ).

El botón abre Office Online en el

navegador de Internet, para que elijas la imagen desde ahí, mientras que con se mostrará un panel de búsqueda en lugar de la lista de colecciones, desde el que podrás buscar clips de igual manera que lo haces en el panel Imágenes prediseñadas.

Después de copiar el clip que queremos, podemos situarnos de nuevo en el documento en el que estemos trabajando y pegarlo allí.

Explicaremos con más detalle cómo se copian y pegan elementos más adelante. De momento, indicarte que puedes realizar estas acciones desde la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Por ejemplo, para pegar en un documento la imagen que tengas copiada, utiliza el

botón Pegar .

Recuerda que estamos viendo los elementos comunes a los programas de Office, aunque en algunos casos puede existir alguna característica personalizada. Por ejemplo, en Access no está disponible el panel de Imágenes prediseñadas, aunque sí que puedes utilizar la Galería multimedia.

En los programas Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Publisher puedes utilizar tanto el panel Imágenes prediseñadas como la Galería multimedia, para poner imágenes en los documentos en los que estés trabajando.

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Otros elementos comunes

1. PROPIEDADES DE LOS ARCHIVOS

V

amos a seguir viendo cosas que puedes utilizar en las aplicaciones de Office 2007.

Al crear un documento, además de añadir el contenido que debe tener, una posibilidad muy útil es el guardar junto a este documento información que indique el autor del documento, un título, una o más palabras clave, comentarios, etc.

Toda esta información la puedes usar más adelante a la hora de localizar un determinado archivo, además de que te puede ayudar a saber quién ha creado el documento, el estado del mismo (por ejemplo, si es una versión inicial, está en proceso de creación o ya ha finalizado), etc.

Puedes acceder a las propiedades del documento abierto a través de la opción Propiedades de la sección Preparar del menú del Botón de Office .

La sección que aparece se llama Panel de información del documento, y desde ella puedes introducir los datos relativos al documento.

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Otros elementos comunes

En Palabras clave puedes indicar una o más palabras que identifiquen el tema o el contenido del documento. Esto te puede ser útil, por ejemplo, para buscar más adelante todos los archivos que tengan una determinada palabra clave.

Puedes utilizar la propiedad Estado para indicar el estado o etapa en el que está el documento (por ejemplo, borrador, beta, por revisar, finalizado, etc.).

Aparte de utilizar estas propiedades básicas, también existen más propiedades que puedes asignar al documento. Para acceder a ellas, pulsa en el botón Propiedades del documento, que está en la parte superior izquierda del Panel de información del documento, y selecciona la opción Propiedades avanzadas del menú de este botón.

El cuadro de diá-logo que aparece mues-tra las propiedades del archivo, desde donde puedes establecer otra información, como la organización o empre-sa, la persona que hace de administrador del documento, etc.

La ficha Estadís-ticas muestra informa-ción general sobre el documento y alguna información estadísti-ca (número de páginas, de líneas o de palabras, tiempo de edición del documento, etc.).

La ficha General también muestra cuándo fue creado y modificado el documento, así como la fecha del último acceso al mismo, además del tamaño del archivo, ubicación y atributos.

Desde la ficha Personalizar puedes crear tus propias propiedades para los documentos: puedes elegir la nueva propiedad desde la lista de nombres que aparece o escribir tu propio nombre, e indicar si en esa propiedad se guardarán textos, números, fechas o los valores sí o no. Si sitúas el

cur-sor del ratón sobre algún campo del Panel de in-formación del documento un momento, aparecerá una etiqueta con ayuda sobre dicho campo. También pue-des acceder al cuadro con las propiedades de un archivo directamente desde el Explo-rador de archi-vos de Windo-ws, a través del menú contextual del archivo (el que aparece al pulsar con el botón dere-cho del ratón

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Otros elementos comunes

Una vez has acabado de ver o cambiar las propiedades de un documento, puedes cerrar el Panel de información del documento pulsando su botón Cerrar , que está en su esquina superior derecha.

En Access, para acceder a las propiedades debes utilizar la opción Administrar - Propiedades de la base de datos, dentro del menú del Botón de Office . De esta forma se abrirá el cuadro de diálogo con las propiedades del archivo de la base de datos, desde el que podrás ver y cambiar estas propiedades. Por otro lado, en Publisher debes utilizar la opción Propiedades del menú Archivo. En este programa tampoco existe el Panel de información del documento, por lo que, al igual que en Access, esta opción muestra el cuadro de diálogo de las propiedades.

R

elacionado con el tema de las propiedades de los documentos, vamos a ver ahora cómo podemos buscar documentos. Si tienes muchos documentos, puede ser útil el utilizar el campo Buscar del cuadro de diálogo Abrir para encontrar más rápidamente el documento que quieres abrir.

Al ir escribiendo un texto en este campo se van filtrando los archivos que aparecen en la lista, es decir, que únicamente se van mostrando los archivos que coincidan con el texto que vayas escribiendo. Cuanto más afines el texto, podrás filtrar más archivos y localizar mejor el archivo que quieres buscar.

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Otros elementos comunes

Además de lo que escribas, la búsqueda tiene en cuenta lo que esté seleccionado en la lista del tipo de documento (que está a la derecha del campo Nombre de archivo).

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver que en la lista del tipo de archivo está seleccionada la opción Todos los archivos (*.*), por lo que aparecen archivos de Word (con extensión docx) y de Excel (con extensión xlsx).

Por otro lado, además de en el nombre del archivo, la búsqueda se basa también en su autor, las etiquetas o palabras clave y otras propiedades del mismo.

La columna Etiquetas muestra las palabras clave asociadas a los archivos. Si te fijas en el ejemplo anterior, los tres archivos que se ven tienen el texto presupuesto entre sus palabras clave, y por eso han aparecido en los resultados de la búsqueda.

Recuerda que desde el botón puedes indicar cómo se deben mostrar los archivos y carpetas en este cuadro: en forma de lista, en forma de icono, etc.

Con la opción Detalles se mostrará, además del nombre del archivo, sus detalles (tamaño, tipo, fecha de modificación...). Puedes personalizar las columnas que aparecerán en el cuadro, eligiendo las que quieres ver o no, desde el menú que aparece al pulsar el botón derecho sobre el encabezado de alguna de estas columnas.

Por otro lado, si pulsas en una columna se ordenarán los archivos según esa columna. Además, también puedes pulsar en la flecha que aparece en la parte derecha de una columna para desplegar el menú de dicha columna y realizar un filtrado.

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Otros elementos comunes

Hemos visto que, aunque básicamente el cuadro de Abrir sirve para abrir documentos, tiene funciones y características que lo hacen muy útil a la hora de buscar documentos. Recuerda que, para esto, es muy conveniente el establecer las propiedades adecuadas en los archivos.

Otra manera de utilizar el campo Buscar del cuadro Abrir para filtrar archivos es indicar la propiedad del archivo que quieres buscar. Por ejemplo, podemos indicar Nombre:presupuesto para ver únicamente los archivos que tienen esa palabra en su nombre (no en sus palabras clave ni el resto de sus propiedades). Otros ejemplos pueden ser Autor:María, Etiqueta:informe, Modificado:2007...

También podemos combinar varios de estos filtros. Por ejemplo, indicar Nombre:presupuesto Modificado:20/03/2007 para ver los archivos que tengan ese nombre y fueron modificados en esa fecha.

Otros filtros avanzados consisten en utilizar los signos de mayor que > y menor que <. Por ejemplo, Tamaño:>300 KB para ver los archivos con un tamaño mayor que 300 KB o Fecha:<=20/03/2007 para ver los archivos modificados en esa fecha o antes.

Consulta la ayuda de Windows si deseas más información sobre las posibilidades de búsqueda de que dispone este sistema operativo.

C

onforme vayas creando tus propios documentos, verás que algunas veces necesitas poner el mismo elemento (texto, imagen, etc.) en distintos sitios, repetir elementos o incluir un elemento procedente de otro programa.

En estos casos, lo que se suele hacer es copiar o cortar el texto, imagen o elemento y después pegarlo en el documento. Para esto

puedes utilizar los botones de la sección Portapapeles de la ficha Inicio de la Cinta de opciones.

Con los comandos de Copiar y Cortar se sitúa en el Portapapeles de Windows una copia del elemento. La diferencia entre ellos está en que con Cortar, se borra el elemento original.

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6

Otros elementos comunes

Es decir, que al Cortar un texto, gráfico o cualquier otro objeto seleccionado, se elimina del documento y se sitúa en el Portapapeles de Windows, y se queda allí hasta que lo sustituya otro elemento (es decir, al utilizar otra vez el comando de Cortar o Copiar).

Para copiar o cortar, lo primero que tienes que hacer es seleccionar en el documento el texto o el elemento que quieres copiar o cortar. A continuación, utiliza el comando de Copiar o Cortar . De esta forma, si utilizas Copiar, el elemento seleccionado seguirá en el documento. Si usas el comando de Cortar, el texto o elemento seleccionado desaparecerá del documento.

Después de copiar o cortar, con el comando de Pegar

colocamos el contenido del portapapeles en el documento, en la posición donde se encuentre el cursor.

Cuando pegas cualquier información, como un texto o una imagen en un documento, aparece el botón Opciones de pegado .

Al pulsar en este botón se abre un menú, desde el que puedes elegir el tipo de formato con el que quieres que se pegue la información. Las opciones que se muestran en el menú dependerán del tipo de información que hayas pegado: texto, imágenes, etc. El portapapeles es un elemento del sistema operativo, por lo que también lo podemos utilizar en otros programas, además de en Office. De esta forma incluso podemos copiar o cortar elementos de un programa a otro. Por ejemplo, podemos copiar una imagen desde el programa Paint (o desde otro programa de dibujo) a un documento de Word, a una hoja de cálculo de Excel o a una presentación de PowerPoint.

Si pulsas en la flecha que está en la parte de abajo del botón de Pegar se abrirá un menú que tiene varias opciones para pegar el objeto que tienes en el portapapeles. Por ejemplo, en este menú está la opción Pegado especial, que permite indicar el formato que se utilizará al pegar el elemento en el documento.

Estas operaciones de copiar, cortar y pegar son muy frecuentes durante el trabajo con los programas de Office (así como en otros programas), por lo que es importante que entiendas bien su funcionamiento.

También es bastante nor-mal el utilizar combinaciones de teclas para ejecutar estos comandos, en lugar de utili-zar los botones

de la Cinta de opciones: + para copiar, + para cortar y + para pegar. Al pegar un elemento en un documento, este elemento sigue estando en el portapa-peles, por lo que puedes

se-guir pegándo-lo tantas veces como quieras en el mismo o en otro docu-mento.

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Otros elementos comunes

H

emos dicho que el portapapeles es un elemento del sistema operativo y que sólo puede guardar un único elemento, que estará allí hasta que sea sustituido por otro, al copiar o cortar otra vez.

Las aplicaciones de Office tienen, además del Portapapeles de Windows, el Portapapeles de Office, que puede guardar hasta 24 elementos.

Para mostrar el Portapapeles de Office, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Portapapeles, en la Cinta de opciones (en Publisher, la opción que permite acceder al Portapapeles de Office se encuentra en el menú Edición de este programa).

El Portapapeles de Office se muestra como un panel en el que hay una lista de los datos copiados, mostrando el contenido del texto o imagen que tiene almacenados para que puedas verlos fácilmente.

Al copiar un nuevo elemento, éste se añade al Portapapeles de Office. Cada vez que copias un nuevo elemento, se muestra una etiqueta junto al icono Portapapeles de Office , que se ve unos segundos indicando cuántos elementos lleva recopilados de los 24 que puede guardar.

Desde el botón de Opciones, que está en la parte inferior del panel del Portapapeles de Office, puedes controlar el comportamiento de este elemento de Office:

 Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office: al copiar un elemento, aparece automáticamente el Portapapeles de Office. 4. EL PORTAPAPELES DE OFFICE Cuando el Portapape-les de Office está abierto, se muestra en la barra de tareas de Windows su icono , para indicarte esta circuns-tancia. En el portapa-peles podemos copiar textos, gráficos, ta-blas de Excel, diapositivas de PowerPoint, etc. Cada elemento tiene un icono que lo repre-senta, además de verse una parte del texto copiado o una miniatura de la imagen.

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