Introducción a la Administración con Enfoque Empresarial. Otoño 2016

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Introducción a la

Administración con

Enfoque Empresarial

MTRO. MARTÍN CÉSAR HERNÁNDEZ MIRANDA

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Contenidos de la materia

Unidad 5

Organización.

5.1 Concepto.

5.2 Principios.

5.3 Proceso.

5.4 Sistemas de organización.

5.5 Organigramas.

5.6 Manual de organización.

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Unidad5

Organización

5.1 Concepto

Organización

Münch (2010) “La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo” (p. 61).

Koontz, Weuhrich y Cannice (208) “Organización es una estructura intencional formalizada de roles o posiciones” (p. 204).

 Identificación y clasificación de las actividades requeridas.

Agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos.

Asignación de un gerente a cada grupo o departamento, con la autoridad necesaria para supervisarlo.

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Unidad5

Organización

5.1 Concepto

Organización

Reyes (2007) “Organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados” (p. 277).

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Unidad5

Organización

5.2 Principios

 Especialización: Cuanto más dividimos el trabajo, designando a cada empleado una actividad más concreta y limitada, obtenemos mayor eficiencia, destreza y precisión (División del trabajo).

 Unidad de mando: Para función debe existir un solo mando (Un subordinado no debe recibir ordenes de dos personas distintas).

 Equilibrio autoridad-responsabilidad: Precisar el grado de responsabilidad de cada jefe de acuerdo al orden jerárquico, estableciendo la autoridad que le corresponda (La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo, la responsabilidad de abajo hacia arriba).

 Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación le corresponde establecer los controles adecuados para asegurar la unidad de mando (La autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte).

 Definición de puestos: Definir por escrito actividades y responsabilidades correspondientes a cada puesto (Sin definición de actividades, no habrá estructura adecuada).

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Unidad5

Organización

5.3 Proceso

Lo conforman las siguientes etapas:

1. División del trabajo

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Unidad5

Organización

5.3 Proceso

1. División del trabajo Etapas:

1) Describir procesos: Descripción básica de procesos o funciones principales que se desempeñan en la organización.

2) Definir: Aquellas funciones más importantes.

3) Clasificar: Agrupar funciones en base a macroprocesos.

4) Establecer: Las líneas de comunicación e interrelación.

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Unidad5

Organización

5.3 Proceso

1. División del trabajo La jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando.

Es la estructura de la empresa con centros de autoridad y comunicación relacionados entre sí, perfectamente definidos.

 Niveles jerárquicos mínimos e indispensables.

Tipo de autoridad, lineal, funcional, y/o staff en cada nivel.

Los niveles jerárquicos son un conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

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Unidad5

Organización

5.3 Proceso

1. División del trabajo La departamentalización

Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas en base a su similitud. Su secuencia es :

1. Definir los procesos.

2. Listar todas las funciones.

3. Clasificación en base a su similitud. 4. Ordenación en base a su jerarquía.

5. Asignar actividades a cada área funcional o departamento agrupado.

6. Especificar relación autoridad-responsabilidad entre las funciones y puestos. 7. Establecer líneas de comunicación e interrelación departamentales.

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Unidad5

Organización

5.3 Proceso

1. División del trabajo

Descripción de actividades

Una vez definidos los niveles jerárquicos y los departamentos o áreas funcionales de la empresa, se procede a definir con total claridad las actividades o labores que se desarrollarán en cada unidad de trabajo o puesto, que integran cada departamento o área de la organización.

Se puede realizar por medio de:

Análisis de puestos.

 Carta de distribución del trabajo.

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Unidad5

Organización

5.3 Proceso 2. Coordinación

Es el proceso de armonizar y sincronizar actividades para realizarlas con oportunidad y calidad requeridas.

Es la unidad de esfuerzos para que tanto funciones como resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempo perdido o fugas de responsabilidad.

Por ejemplo un equipo de futbol:

Si cada integrante no tiene claro que debe hacer en el equipo por medio de la división del trabajo, si no hay comunicación, coordinación y armonía entre ellos durante un encuentro, por muy buenos futbolistas que sean en lo individual, ese esfuerzo que hagan se verá nulificado por falta de coordinación.

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Unidad5

Organización

5.4 Sistemas de organización

Según características y requerimientos de la organización, es posible utilizar diversos sistemas o modelos de organización aplicables a distintas áreas funcionales, tales como:

Funcional: Agrupa actividades análogas, por su función principal para lograr la especialización y eficacia del personal.

Dirección de

Finanzas

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Unidad5

Organización

Por Productos: Para quienes elaboran o fabrican diversas clases de productos. La departamentalización se hace en base a un producto o grupo de ellos relacionados entre sí.

Gerencia de

Planta

División de

Aceites

División de

Pastas

División de

Galletas

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Unidad5

Organización

Geográfica o por Territorio: Cuando se realizan actividades en diversos sectores alejados físicamente, o bien cuando el tramo de operación y personal es muy extenso y disperso en áreas grandes y diferentes. Es recomendable para el área de ventas.

División

Latinoamérica

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Unidad5

Organización

Clientes: Se determinan departamentos para servir a los clientes. Comúnmente se utiliza para empresas comerciales, de autoservicio, departamentales, incluso industriales y de servicios.

Ventas Calzado

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Unidad5

Organización

Por Proceso o Equipo: Si al fabricar un producto, su proceso o equipo es fundamental en la empresa, se crean departamentos enfocados a dichos procesos y equipos (herramientas de producción), cuando reportan ventajas económicas, eficiencia, ahorro de tiempo, por su capacidad, manejo en sí o por el mismo proceso.

Producción

Cortadora

de Plasma

Control

Numérico

Proyector

de Perfiles

Pulidora

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Unidad5

Organización

Proceso

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Unidad5

Organización

Secuencia: Se usa para niveles intermedios u operativos, y cuando por razones técnicas o económicas, sea necesario hacer la departamentalización por secuencia alfabética, numérica o de tiempo. Una empresa que trabaja por turnos ininterrumpidos, puede seccionar cada uno de ellos. El departamento de cobranza que maneja infinidad de tarjetas

Producción

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Unidad5

Organización

Secuencia: El departamento de crédito que maneja infinidad de tarjetas, utiliza la organización por números.

Departamento

de Crédito

Cliente

0-1000

Cliente

1001-2000

Cliente

2001-3000

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Unidad5

Organización

Lineal o Militar: La autoridad es centralizada en una sola persona, tomadora de decisiones y responsabilidad básica de mando.

Asigna y distribuye el trabajo a sus subalternos, quienes reportan a un solo jefe.

Gerente

General

Subgerente

Jefe de

Departamento

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Unidad5

Organización

Lineo-funcional: Es la más práctica, agrupa las funciones en base a las áreas funcionales de la empresa.

Gerente de

Planta

Jefe de

Producción

Compras

Proceso

Producto

Terminado

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Unidad5

Organización

Staff: La estructura surge como necesidad de las empresas de contar con especialistas en manejo de conocimientos, que proporcionen información experta y asesoría a los departamentos. El staff, no tiene autoridad de línea.

Director General

Subdirección

Administrativa

Subdirección de

Operaciones

Subdirección de

Producción

Asesor Jurídico

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Unidad5

Organización

Comités: Se asignan funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa, reunidas y comprometidas para discutir y decidir juntos los asuntos encomendados. Son de carácter temporal.

Se integran como:

 Comité directivo: Por accionistas o alta dirección de la organización, y se encargan de asuntos estratégicos.

 Comité ejecutivo: Se nombra por el comité directivo para la ejecución de los acuerdos.

 Comité de vigilancia: Son personas de confianza que se encargan de supervisar las labores de los trabajadores de la organización.

 Comité consultivo: Formado por especialistas, que emiten dictámenes sobre asuntos, en base a sus conocimientos o estudios.

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Unidad5

Organización

Director General

Producción

Comité de

Higiene y

Seguridad

Reclutamiento y

Selección

Mercadotecnia

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Unidad5

Organización

Multidivisional: Para grandes empresas, que por su magnitud operacional y lograr mayor eficiencia, la organización se subdivide en unidades con base en productos, áreas, servicios, procesos, área geográfica.

Presidencia

Latinoamérica

División Refrescos

de Cola

División Agua

Purificada

División Bebidas

Energizantes

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Unidad5

Organización

Holding: Es una sociedad constituida por diversas empresas, con giros distintos, funciones y administraciones independientes.

También pueden ser empresas de las que dependan unidades de negocio autónomo, que forman parte de la matriz, pero cada unidad de negocio funciona independiente, manteniendo nombre original de sus empresas, identidad y estructura.

Corporativo

Compañía Atlas

25% de Acciones

Compañía Omega

50% de Acciones

Compañía Alfa

25% de Acciones

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Unidad5

Organización

Matricial: Para grandes empresas, se le conoce también como organización de matriz, de parrilla o de proyectos. Es una combinación de diversos tipos de organización, que consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. Es un sistema de mando múltiple o “de dos jefes”.

Director

Ejecutivo

Dirección

de Ventas

Equipos

Industriales

Dirección

de

Servicios

Ventas de

Consumo

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Unidad5

Organización

5.5 Organigramas

Son la representación gráfica de la estructura formal de una organización, muestra las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y líneas de autoridad.

Clasificación:

• Estructurales: Muestran la estructura administrativa. • Funcionales: Indican áreas y funciones departamentales. • Especiales: Destacan alguna característica.

Por su Objeto

• Generales: Representan a toda la empresa

• Departamentales: Representan a la organización de un departamento o área funcional.

Por su Área

• Esquemáticos: Se elaboran para el público y contienen solo áreas principales, no muestran detalle.

• Analíticos: Son más detallados y técnicos.

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Unidad5

Organización

Formas para representar organigramas:

Organigrama Vertical: Los niveles jerárquicos se determinan de arriba hacia abajo.

Asamblea

de

Accionistas

Director

Ventas

Finanzas

Recursos

Humanos

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Unidad5

Organización

Organigrama Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Gerente General

Comercialización

Finanzas

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Unidad5

Organización

Organigrama Circular: Los niveles jerárquicos se grafican del centro hacia la periferia.

Director Producción Finanzas Recursos Humanos Finanzas

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Unidad5

Organización

Organigrama Mixto: Se utilizan tanto el horizontal como el vertical.

Director Contabilidad Talento Humano Selección Nóminas Higiene y Seguridad

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Unidad5

Organización

5.6 Manual de Organización

Son documentos que de forma sistemática contienen información acerca de la organización. De acuerdo a su contenido se clasifican en:

 Políticas.  Departamentales.  Organizacionales.  Procedimientos.  Específicos.  Técnicas.  Puestos.

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Unidad5

Organización

5.6 Manual de Organización Ventajas:

 Medio para que se observe y respete la estructura formal y los procesos.

 Promueven eficiencia en los trabajadores, al indicarles lo que debe hacerse y cómo hacerlo.

 Son fuente de información y capacitación.

 Evitan la duplicidad de funciones y fugas de responsabilidad.

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Referencias bibliográficas

Unidad 5

Organización.

 Harold Koontz y Heinz Weihrich, 2012. Administración una perspectiva global y empresarial. 14a ed. Mc.Graw Hill.

 Hernández y Rodríguez, Palafox de Anda. 2012. Administración teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad 3ª ed. McGraw-Hill.

 Münch Galindo; Administración: Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México, D.F. : Editorial Pearson, 2014.