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DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 06 de marzo, 2013 DCA-0547

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al oficio No.

02435

06 de marzo, 2013

DCA-0547

Señor

Luis Paulino Hernández Castañeda. Director Médico

Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia.

Estimado señor:

Asunto: Se autoriza al Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia a implementar una contratación directa concursada para la adquisición de insumos e implantes para procedimientos artroscópicos por consignación para el servicio de Ortopedia de dicho Hospital, por un monto máximo de ¢200.000.000,00.

Nos referimos a sus oficios N° DM-0633-02-2013 del 4 de febrero y HDRACG-DM-1053-02-2013 del 25 de febrero, ambos del año en curso, mediante los cuales solicita autorización y brinda información adicional para promover la contratación directa referida en el asunto del presente oficio.

1) Antecedentes y justificaciones.

a) Que señala el Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia que la Caja Costarricense de Seguro Social provee a los Hospitales y Clínicas los insumos e implantes necesarios para procedimientos artroscópicos, sin que sea posible la adquisición en forma particular por cada centro debido a que es catalogado como almacenable.

b) Se señala al ser un nuevo código la Caja no les ha abastecido el material, los cuales son muy necesarios en tanto se utilizan para corregir innumerables patologías de rodilla, hombro, cadera y pequeñas articulaciones, ofreciendo la ventaja de una menor agresión quirúrgica y una recuperación más rápida. Se indica, que esta operación se logra con el uso de un Artroscopio.

c) Se indica que el Hospital dio de baja el Artroscopio en noviembre del 2011, lo que obligó, además de realizar traslados de pacientes a otros Hospitales (con sus eventuales riesgos), a implementar la Licitación Abreviada N° 2012LN-000022-2101, cuyo objeto contractual era el préstamo de Artroscopio y la adquisición de los insumos necesarios para el procedimiento. No obstante lo anterior, señala que dicho concurso fue declarado desierto debido a la confusión de los códigos del material, por lo que la Comisión Técnica de Normalización y Compras de Ortopedia y Traumatología señaló que el Hospital no podía adquirir los insumos pues los códigos no son los mismos que la institución asignó para la compra de instrumental de artroscopia.

d) Señala ese Centro Médico la urgencia de contar con dichos insumos, en el tanto existe una lista de espera de 2027 pacientes, respecto de los cuales, algunos cuentan con resolución de

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la Sala Constitucional ordenando que en el menor tiempo posible se proceda a la respectiva operación.

e) Que el apoyo de los Hospitales de Cartago, Limón y Guápiles ha sido insuficiente, situación que además de implicar riesgos por la distancia a la que se encuentran - puede haber una complicación o riesgo de vida para algún paciente o funcionario en caso de un eventual accidente durante el traslado -, también conlleva la interrupción de la normal actuación de los funcionarios, lo cual impacta negativamente la atención de los pacientes del Hospital y genera aumentos en sus listas de espera.

f) Señala dicho hospital, conforme a la referencia hecha, la necesidad de contar, a la brevedad posible, con los insumos y el préstamo del equipo de artroscopia, previendo un monto aproximado de ¢200.000.000,00 correspondiente a aproximadamente 1000 kits de rodilla y 250 kits de hombro. Aunado a lo anterior, señala que la compra debe realizarse bajo la modalidad de consignación, debido a que este tipo de cirugía no puede determinar, a priori, las dimensiones de los insumos, el tamaño de las agujas, el tamaño de un posible desgarre o la extensión osteocondial, por lo cual, la mejor forma de satisfacer el interés público es contar con todos los insumos al momento de la operación para que con el paciente en la mesa de operación se determine qué insumo y de qué medida se debe usar conforme a la patología del paciente.

g) Señala que conforme a la estimación, el procedimiento de contratación corresponde a una licitación abreviada, por lo que se requiere un procedimiento más expedito y que se tramite para contratar directamente con las empresas: Quality 1 Export Inc., Synthes Costa Rica SCR Ltda., Orthopedic Biomet Centroamericana S.A., Eurociencia Costa Rica S.A. y Biotec Biotecnología de Centroamérica S.A., las cuales disponen de los insumos en el mercado costarricense. Adicionalmente se indica que para no generar un doble gasto y para favorecer la economía de escala de la Caja Costarricense de Seguro Social, se incluiría una cláusula que señale que el contrato se podrá terminar anticipadamente, al año, si el Nivel Central dispone en su momento del respectivo contrato a Nivel Nacional.

h) Junto a la solicitud, se remite oficio N° SIEI-2117-2012 de la Sub Área de Investigación y Evaluación de Insumos mediante la cual se indica, respecto a la Compra de Insumos descartables para Artroscopia, “Por ser un código que se va a adquirir por primera vez en el nivel central, se encuentra identificado en condición N (nuevo), al no haber un contrato vigente en el nivel central, puede ser adquirido en nivel local, con el código mencionado.” i) Se tiene oficio N° CTOT-199-2012 mediante el cual, la Comisión Técnica de

Normalización y Compras de Ortopedia y Traumatología de la Caja Costarricense de Seguro Social, señala que “Es importante indicar lo expresado por esta Comisión, textualmente fue: “… por lo que solicitamos, que en el momento en que las Comisiones Técnicas de cualquier área inicien la compra de insumos a nivel central se detengan inmediatamente la compra de los mismos a nivel local, permitiendo únicamente compras pequeñas para evitar el desabasto o por demanda, si incluyen una cláusula que permita finalizar la ejecución contractual al momento que inicie el contrato a nivel nacional.” Por lo anterior se concluye que no nos negamos a la compra de insumos para la atención de los pacientes, siempre y cuando, dichos procesos no dupliquen el gasto institucional.”

j) Se aporta Certificación de Contenido Presupuestario del 5 de febrero del 2013, suscrita por el señor Carlos Vargas Castillo, Coordinador Sub- Área de Presupuesto del Hospital, mediante el cual, se separa el monto de ¢200.000.000,00.

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k) Que con ocasión de la solicitud de este Despacho, el Hospital Calderón Guardia aporta información adicional que acredita los motivos de interés público para tramitar una autorización de contratación directamente concursada, en tanto que se considera que una licitación conlleva plazos bastante más amplios respecto a plazos de presentación de ofertas, regímenes recursivos, tipo de publicación, etc., lesionando los intereses de gran cantidad de pacientes que requieren este procedimiento y lo dispuesto por la Sala Constitucional. Así las cosas, considera que la compra directa conllevaría a que la adquisición de insumos y equipo en un plazo menor, y así se elimina o disminuye la lista de espera, salvaguardando la salud de los asegurados para que ésta no se deteriore o empeore y entonces se requiera una intervención más agresiva.

l) Se indica por parte de la Administración que la contratación sería por un plazo de un año prorrogable por otro igual, pero se incluirá una cláusula que señale que en caso que el Nivel Central de la Caja formalice y ejecute la contratación a nivel nacional de dichos insumos, se dejaría sin efecto el contrato emitido por el Hospital.

m) Se indica que la selección del contratista se determinaría por el cumplimiento de aspectos técnicos y administrativos establecidos en el cartel, así como la ponderación de 100% precio. Se adjudicará a una sola empresa, debido a que la compra incluye la modalidad de préstamo de equipo de alta complejidad y de un tamaño considerable, por lo que no es conveniente para el interés público que sean varias empresas y que todas aporten equipo, ya que la ejecución de la compra será prácticamente imposible porque no existe espacio físico para albergar los equipos y además se volvería muy complejo el seguimiento, supervisión y vigilancia de la ejecución contractual. Se indica que durante la selección del insumo no habrá régimen recursivo debido a que solo es una empresa la contratista, la forma de pago resulta ser la misma que se contempla en las Condiciones Generales para la Contratación Administrativa Institucional de Bienes y Servicios (máximo 30 días naturales después de la recepción definitiva). Respecto al cronograma de actividades y responsables del trámite de contratación, se adjunta y se indica que el plazo de recepción de ofertas será de 5 días hábiles y de 31 días hábiles para adjudicar.

n) En lo que corresponde a la fiscalización de la ejecución contractual, señala que se cuenta con la vía técnica y presupuestaria. Al respecto, bajo la modalidad de entrega, será el contratista quien custodie los insumos que diariamente deben tenerse a disposición del cirujano, quién toma la decisión de los productos que mejor se ajustan a la patología del paciente, para lo cual, el Servicio de Ortopedia –el médico- al ser el que directamente utilizan el producto y equipo, es quien verifica directamente que el producto cumpla con el cartel y el contrato. En igual sentido, respecto a las cantidades consumidas en cada intervención quirúrgica se implementará una hoja de gasto que dentro de sus datos determinará la descripción de los insumos, cantidad, precio, entre otros, el cual será llenado por el cirujano tratante y validado por la Jefatura del Servicio de Ortopedia, lo cual será parte de los documentos a presentar para el pago correspondiente.

o) Respecto al funcionamiento del equipo que se dará en calidad de préstamo que se solicita como parte de la contratación, el mismo corre por cuenta del proveedor y el Servicio de Ortopedia solo coordinará lo relacionado con el mantenimiento correctivo del mismo, siendo ésta una de las condiciones cartelarias obligatorias para la adjudicación. En ese sentido siempre que se realice una intervención quirúrgica estará presente un representante de la empresa adjudicada que se encargará de la supervisión, buen uso y cuidado.

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p) Aunado a lo anterior, se tiene que la Sub Área de Presupuesto llevará un registro de los montos pagados a efectos de tener control del dinero asignado y no sobrepasar la suma con que cuenta el Hospital para cirugías artroscópicas.

q) En cuanto a la determinación de los kits de hombro y rodilla, hay implantes exclusivos para patologías específicas y otros insumos que se pueden utilizar indistintamente dependiendo de las necesidades que se presenten al momento de realizar la cirugía, por lo que el espíritu de la contratación es dar la mayor posibilidad a los cirujanos de resolver adecuadamente la mayoría de patologías que se presenten al momento de operar y de tal manera proteger el interés públicos. Así las cosas, señala que no se pude indicar con precisión como está constituido uno y otro kit, ya que los mismos comparten insumos y se utilizan tanto para Artroscopia de rodilla, como de hombro; pero si se podría especificar como estaría compuesta la compra, sea estos los insumos que componen el kit para cirugía artróspica, ajuntando para tales efectos copia de las fichas técnicas institucionales.

II) Criterio de la División.

En primera instancia, corresponde indicar que con base en los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 138 de su Reglamento (RLCA), esta Contraloría General puede autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa, en aquellos casos en que existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de satisfacer el interés general, o bien, evitar daños o lesiones a los intereses públicos.

De conformidad con lo expuesto, se tiene que el Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, cuenta con una gran demanda de los servicios de cirugía artroscópica, siendo que se identifica un listado de espera de 2027 pacientes, algunos de los cuales han obtenido el reconocimiento de su derecho a una rápida intervención con ocasión de resoluciones emitidas por la Sala Constitucional ha efectos de que se realice, a la brevedad posible, dichas cirugías.

Pese a la referida necesidad, se tiene que el Hospital en la actualidad no cuenta con el equipo e insumos necesarios para llevar a cabo este tipo de cirugía, para lo cual ha optado por trasladar pacientes a otros hospitales fuera del área metropolitana (Limón, Cartago y Guápiles), pese a los riesgos que esto implica no solo a los pacientes sino a los mismos funcionarios del Hospital.

Ahora bien, se tiene que esa institución intentó implementar el procedimiento ordinario de contratación administrativa (Licitación Abreviada N° 2012LN-000022-2101); no obstante, por decisión de la Comisión Técnica de la Caja Costarricense de Seguro Social, la misma se declaró desierta, ante lo cual, persisten las carencias del Hospital para atender a sus pacientes.

De conformidad con lo expuesto, es evidente la necesidad de los pacientes del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia de contar con los equipos e insumos necesarios para llevar adelante este tipo de operaciones, sea el préstamo o alquiler del Artroscopio, así como la adquisición de los insumos necesarios para implementar el procedimiento quirúrgico, motivo por el cual, este Despacho considera que se cuentan con los supuestos para considerar que nos encontramos ante una imperiosa necesidad que se relaciona con la salud de los pacientes de dicho Hospital.

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De igual modo, se entiende que la implementación de un nuevo procedimiento ordinario de contratación –bajo el supuesto que por monto corresponda- constituye en este momento una limitante en la consecución de la satisfacción del interés público involucrado en la compra- máxime considerando que se trata de un bien de imperiosa necesidad como la Salud Pública-, lo anterior considerando los plazos establecidos tanto para la Licitación Pública como para la Licitación Abreviada

Así las cosas, se autoriza una contratación directa concursada a efectos que a la brevedad posible se adquieran los insumos y equipos necesarios para cubrir la satisfacción pública involucrada, todo lo anterior bajo los supuestos que de seguido se indican.

III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización.

No obstante que se autoriza la contratación solicitada, se deja condicionada a los aspectos que se indican seguidamente, las cuales será responsabilidad del señor Luis Paulino Hernández Castañeda, en su calidad de Director Médico del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia y suscribiente de la solicitud, o en su defecto, de la persona que ocupe ese cargo. En caso que no le corresponda tal verificación, deberá instruir a las instancias competentes para el seguimiento correspondiente:

1) Deberá dejarse evidencia de todo lo actuado, en estricto orden cronológico en el expediente administrativo que se levante al efecto, para facilitar eventuales revisiones posteriores.

2) Se autoriza la implementación de un procedimiento de contratación administrativa concursada entre todas las empresas que ofrezcan los insumos en el mercado nacional, respecto a los cuales se realizará la respectiva invitación a concursar de la presente contratación directa concursada. Para tales efectos, se tiene que procederán únicamente los recursos objeción y revocatoria ante esa misma Administración, de conformidad con las condiciones y plazos establecidos en los artículos 170 y siguientes, 185 y siguientes, ambos del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Condiciones que deberán consignarse en el pliego cartelario.

3) Se deberá implementar todas las medidas de fiscalización y control señaladas por la Administración en sus oficios de solicitud de contratación directa, sea desde la selección de la empresa adjudicataria, la selección de los insumos, el control de la contratación, la calidad de los insumos y equipos, así como la forma de pago, todos estos aspectos deben consignarse en el cartel de la contratación con la debida minuciosidad.

4) La presente autorización se brinda por un monto máximo de ¢200.000.000,00. No obstante, esa Administración deberá requerir que las empresas oferentes procedan a cotizar cada uno de los insumos que integran cada kit de tratamiento, a efectos que se tenga absoluta certeza en cuanto al precio de cada uno de los insumos que lo integran. Lo anterior en vista que como señala la Administración, los insumos se pueden intercambiar de acuerdo a las necesidades del paciente.

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5) La selección de la contratista será, tal y como lo dispone la Administración, tras la comprobación de las condiciones técnicas, financieras y legales correspondientes, siendo la que ofrezca el menor monto la que resulte adjudicataria. En ese sentido, deberá darse el cumplimiento técnico de cada insumo que integre cada kit.

6) Para todos los efectos, se debe tener presente lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en virtud del cual la Administración podrá continuar con el procedimiento en caso de que la cotización presente un exceso que no supere el 10% del monto, ello bajo las condiciones dispuestas en esa norma. Si tal propuesta supera ese 10%, será necesaria la autorización de esta Contraloría General.

7) Resulta necesario que la Administración proceda con la elaboración del respectivo contrato que considere aquellas especificaciones técnicas necesarias para una correcta ejecución contractual, las cuales son de su exclusiva responsabilidad; el cual se exime del refrendo contralor, por lo que deberá contar con la aprobación interna de la Administración (artículo 17.3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública) y sujeto a nuestro control posterior.

8) La disponibilidad presupuestaria queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. Será responsabilidad de esa Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender la erogación producto de la presente autorización, debiendo verificar que los montos presupuestarios pueden ser utilizados legalmente para ese fin.

9) Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

10) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá ajustarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: “Modificaciones que no se ajustan a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (..).”.

11) Deberá valorarse- por parte de esa Administración- la posibilidad de exigir garantía de cumplimiento, cláusulas penales y multas con ocasión de la ejecución del contrato.

12) Se deja bajo la absoluta responsabilidad de esa Administración la selección del contratista, así como la razonabilidad del precio contratado.

13) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración que el contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de

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prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. En ese sentido, debe verificar y dejar debidamente acreditado en el expediente, que a los contratistas no les afectan las prohibiciones establecidas en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. De igual forma deberá dejar acreditado en el expediente que los contratistas no cuentan con ningún tipo de sanción que les impidan contratar con el Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia.

14) Es responsabilidad de esa Administración velar que el contratista se encuentre al día en el pago de obligaciones de seguridad social (CCSS y FODESAF), en igual sentido será obligación de esa Administración corroborar que la empresa se encuentre al día en el pago de los impuestos nacionales (incluyendo el impuesto a las Sociedades Anónimas, conforme la Ley No. 9024).

15) El plazo de contratación es por un año, no obstante lo anterior, en caso que la Caja Costarricense de Seguro Social implemente el procedimiento ordinario de contratación para a adquisición de estos insumos, ese Hospital deberá dejar sin efecto, en forma inmediata la presente autorización de contratación; este aspecto, que como los anteriormente establecidos, deberán ser del conocimiento de los potenciales oferentes y adjudicatario.

16) En cuanto a las especies fiscales, es necesario indicar que en vista que la cuantía de la contratación que se genere con ocasión del presente procedimiento resultan inestimables, es necesario que además de la incorporación de ¢50,00 (cincuenta colones) por concepto de timbre fiscal al momento de su formalización, el pago de las especies fiscales deben ser realizado también al momento en que la institución efectúe el requerimiento de cada suministro y de acuerdo al monto definido para cada uno, según fue definido por la Dirección General de Tributación ante consulta de éste órgano contralor, mediante oficio N° DGT-190-2011 del 6 de abril del 2011.

Atentamente

Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Lic. Gerardo A. Villalobos Guillén Gerente Asociado Fiscalizador

GVG/yhg NI: 2910, 4909 Ci: Archivo central G: 2013000704-1

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