I
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES-BABAHOYO”
MAESTRÍA EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS A GERENCIA ESTRATÉGICA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE MAGISTER EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS A GERENCIA ESTRATÉGICA
TEMA: “PLAN ESTRATÉGICO PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN HUMANA DEL REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN DE LOS RÍOS”
AUTORA: LIC. TANIA AMIRA FLORES MORÁN
ASESOR: ING. ROSENDO GIL, MBA
BABAHOYO – ECUADOR
II
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA DE TESIS
III
AUTORÍA DE TESIS
Yo, Tania Amira Flores Morán, declaro que los resultados logrados en esta investigación presentada, previo a la obtención del título de Magister en Dirección de Empresas con Énfasis a Gerencia Estratégica cuyo tema es: “PLAN ESTRATÉGICO PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN HUMANA DEL REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN DE LOS RÍOS”, son definitivamente legítimos y personales, por tal motivo eximo a la UNIANDES y a sus representantes legales de reclamos o posibles acciones legales.
IV
DEDICATORIA
El presente trabajo investigativo se lo dedico a mis hijos Fernando, Javico e Ian y a mi esposo Javier Guerrero Rugel por su apoyo incondicional, a Dios todopoderoso por ser mi pilar espiritual y motivarme para lograr superarme profesionalmente.
Del mismo modo se lo dedico en memoria de mi sobrina Nahomy Daleth Flores Cortez, a quien Dios llamo a su lado y ahora nos cuida desde el cielo.
V
AGRADECIMIENTO
En primera instancia manifiesto mi eterno agradecimiento a Dios por permitirme estar junto a mi familia, padres, hermanos, esposo, hijos, cuñados, tíos, quienes me han brindado confianza y apoyo en mi trayectoria laboral y personal.
Mi imperecedero agradecimiento a la Universidad Regional Autónoma de Los Andes UNIANDES, por permitirme la culminación de mis anhelos personales y profesionales, siendo una institución educativa que imparte conocimientos a sus estudiantes.
Un reconocimiento especial al Ing. Rosendo Gil, asesor de tesis, quien con su guía colaboró para culminar la tesis previa obtención del título de Magíster en Dirección de Empresas con Énfasis a Gerencia Estratégica.
Y como broche de oro a la Dirección Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos, institución donde laboro desde hace ya 17 años y actualmente desempeño las funciones de Responsable de Talento Humano Provincial.
VI TEMA
PORTADA I
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA DE TESIS II
AUTORÍA DE TESIS III
APROBACIÓN DE TESIS IV
DEDICATORIA V
AGRADECIMIENTO VI
ÍNDICE VII
RESUMEN EJECUTIVO IX
SUMMARY X
Contenido
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ... 11
Planteamiento de problema ... 13
Formulación del problema ... 14
Delimitación del problema ... 14
Objetivos Específicos: ... 15
Hipótesis: ... 15
Justificación del tema: ... 16
Variables de la investigación ... 16
Metodología de investigación ... 17
Estructura de la tesis ... 17
Novedad científica, aporte teórico y significación práctica: ... 18
CAPITULO I. MARCO TEÓRICO ... 20
1.1 Origen y evolución ... 20
1.2 Análisis de posturas teóricas ... 22
La Administración ... 23
Etimología ... 23
Importancia de la Administración ... 24
Procesos Administrativos ... 25
Gestión de Talento Humano ... 25
La Administración Pública ... 26
Proceso de Identificación humana ... 29
VII
Identificación digital o Dactiloscopia ... 41
La Dactiloscopia ... 43
Identidad, identificación y Filiación ... 43
1.3 Valorización critica ... 55
1.4 Conclusiones ... 58
CAPITULO II. MARCO METODOLÓGICO ... 59
2.1 Caracterización del sector ... 59
Reseña Histórica ... 63
Productos Institucionales ... 65
Organigrama por Procesos de la DIGERCIC ... 67
Organigrama Estructural de la Dirección Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos ... 68
Cadena de valor institucional ... 69
Mapa de Procesos ... 70
2.2 Descripción del procedimiento metodológico ... 72
Tipos de investigación ... 73
Métodos de investigación ... 73
Técnicas e instrumentos ... 73
Población y Muestra ... 74
Muestra ... 75
Calculo de la muestra ... 75
Selección de la muestra ... 76
Objetivo General de la Encuesta ... 77
Objetivos Específicos ... 77
Información de la Encuesta ... 77
Interpretación de resultados ... 77
Encuesta a los usuarios externos ... 79
2.3 Propuesta ... 87
Planeación estratégica ... 87
Proceso de la planeación estratégica ... 89
Modelo de planeación estratégica ... 89
Desarrollo de la planificación estratégica ... 89
Fortalezas ... 90
Debilidades ... 90
Oportunidades ... 90
Amenazas ... 91
VIII
Objetivos específicos del Plan de Acción ... 94
Modelo de Procesos Propuesto ... 102
2.4 Conclusiones ... 103
CAPITULO III. VALIDACIÓN DE RESULTADOS ... 104
3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados ... 104
3.2 Análisis de los resultados ... 115
3.3 Conclusiones ... 115
CONCLUSIONES GENERALES ... 116
RECOMENDACIONES ... 117
IX
RESUMEN EJECUTIVO
En el capítulo I se plantea el problema del requerimiento de mejorar la calidad del servicio en el proceso de mayor demanda que es la cedulación de los ciudadanos ecuatorianos definida como Identificación Humana en la DIRECCIÓN PROVINCIAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN DE LOS RÍOS, ubicada en el cantón Babahoyo, parroquia Clemente Baquerizo en las calles 27 de Mayo y calle Quinta.
En el capítulo II se sustenta la base teórica de la definición de la administración y se aplica el modelo de los procesos administrativos del autor Idalberto Chiavenato. En este capítulo se fundamenta el diagnóstico situacional del Registro Civil de Babahoyo, mediante el análisis interno y externo de la institución, para lo cual se aplicaron encuestas dirigidas a usuarios, personal de la institución cuyos resultados fueron tabulados y se encuentran consolidados en las Matrices elaboradas en el presente trabajo de investigación. Por medio de la Cadena de valor y el mapa de procesos, se seleccionan los procesos a ser analizados, y en base al empleo de diagramas de análisis de los procesos se determinan los costos y tiempos así como su eficiencia, el cual concluye con la presentación de una Matriz consolidada.
En el capítulo II se detalla además la propuesta de Organización por Procesos para el Registro Civil de la agencia Babahoyo, para lo cual se diseñó una cadena de valor y mapa de procesos, basados en el proceso administrativo, se plantean factores de éxito, indicadores de gestión, atribuciones y funciones por áreas y finalmente se presentan los organigramas estructural, funcional y posicional, diseñados para la Institución.
X
SUMMARY
The first chapter presents the problem about quality improvement need on the identification process, which is the most demanded process in the Provincial Direction of the Civil Register, Identification and Citizen Registration, located in Babahoyo, Baquerizo Clement parish, in the streets May 27 and Fifth Street.
Chapter II sustains the theoretical basis about the definition of management and applies the administrative processes model of Idalberto Chiavenato. In this chapter is based the situational diagnose of the Civil Registry of Babahoyo, through an internal and external analysis of the institution using surveys, which were directed to users and the staff, the results were tabulated and are consolidated in the matrixes developed in this document. Through the value chain and the map of processes, there were selected the processes to be analyzed, and based on the use of diagrams of the process analysis there were determined the costs and time as well as the efficiency, which concludes with the presentation of a consolidated matrix.
Chapter II also details the proposal about Organization by Processes for the Civil Registry, Babahoyo Agency, for which it was designed a chain of value and map of processes, based on the administrative process, success factors, performance indicators, attributions and functions by areas and finally it is presented the organization structural, functional and positional charts, designed for the institution.
11 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
La nueva Constitución de la República del Ecuador, en su artículo 261, ratifica la competencia exclusiva del Estado central en el registro de personas naturales dentro y fuera del país.
Asimismo, El Plan Nacional de Desarrollo, articula la promoción del desarrollo humano integral, en el que se incluyen los ejercicios fundamentales de la persona, y en el que se encuentra el derecho a la identidad como un aspecto apremiante y necesario.
La Dirección Provincial de Registro Civil de Los Ríos es una institución de carácter público que tiene a su cargo la identificación de todas las personas que viven en el Ecuador otorgando la cedula de identidad y ciudadanía, teniendo bajo su custodia uno de los más importantes archivos del país, donde pernocta la identidad del pueblo ecuatoriano constituyendo un patrimonio histórico para la sociedad y el Estado en general.
Como antecedente se cita el informe elaborado por (Secretaría de Planificación y Desarrollo, 2009) donde se concluye lo siguiente “Los ciudadanos consideran que los servicios públicos son importantes; pero que su calidad y la del funcionamiento de las instituciones públicas no responde a esa importancia.
Al respecto se debería considerar como una herramienta la relación entre la opinión ciudadana sobre la importancia de los servicios públicos y la demanda ciudadana de calidad.” (Ver anexo 1)
12
(Vásconez, La Administración del Talento Humano , 2007) Considera con respecto a la eficacia, la ciudadanía considera que el Registro Civil en Babahoyo es más ineficaz que eficaz.
En el mismo sentido, se otorga una puntuación media a la rapidez para atender a los ciudadanos debido a la entrevista para verificar los datos en los módulos de atención universal según el instructivo de verificación de datos emitido por el departamento de proceso de Identificación de Ciudadanos y emisión de documentos de identidad Código INST-ICED-VEDA-1.0 emitido con fecha 18 de junio de 2014.
Es importante destacar que el usuario no acepta que los documentos habilitantes que emite el Registro Civil para realizar cambios en el estado civil, nombres, apellidos de titular o padres sean entregados en un periodo de 48 horas laborables.
Sin duda existen ocasiones que el proceso se prolonga debido a múltiples factores como la inconsistencia de los datos en el sistema provocando una búsqueda especial y exhaustiva denotando una pérdida de tiempo para el usuario.
Esta investigación considero como referencia el proyecto de tesis “Modelo de gestión para la calidad en los procesos de Inscripciones y cedulación que privilegie la eficiencia en las Operaciones y la satisfacción del usuario de la Dirección Provincial de Registro Civil de Imbabura” elaborado por (Jaramillo, 2012).
13 Planteamiento de problema
Pese a las mejoras presentadas en la infraestructura y el desarrollo institucional aún se carece de un mecanismo eficaz que permita medir la satisfacción de los usuarios del área de cedulación del Registro Civil de la ciudad de Babahoyo.
Previo el proceso de reestructuración administrativa del Registro Civil en el año 2007, la tecnología utilizada era obsoleta, la infraestructura era adversa y el recurso humano no estaba motivado careciendo de preparación, capacitación para la modernización institucional y como problema adicional los funcionarios del Registro Civil cometían actos de corrupción. De la misma forma se refiere a la problemática de las instituciones públicas (Campaña, 2012).
La problemática de la Dirección Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos en lo concerniente a la identidad humana, es la seguridad de los datos en la entrega de los documentos de identidad y ciudadanía por lo cual deben cumplir con los altos estándares de calidad y excelencia. Identificado en el Plan Estratégico (Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, 2010).
Según el (Dirección General de Registro Civil, Manual de Casos, 2015) manifiesta que la mayéutica proviene del griego μαιευτικη que significa "dar a luz". Se le da este nombre pues Sócrates tenía como ideología que el saber era dar a luz un nuevo conocimiento. Es el conocimiento a través del cuestionamiento.
Considerada como una técnica que consiste en interrogar a una persona para hacer que llegue al conocimiento a través de sus propias conclusiones y no a través de un conocimiento aprendido y concepto pre conceptualizado.
14 Formulación del problema
Radica en determinar ¿Cómo incide la carencia de un plan estratégico para la mejora de la calidad del servicio en el proceso de identificación en el Registro Civil de la ciudad de Babahoyo?
Delimitación del problema
La investigación se realizara en la ciudad de Babahoyo en la Dirección Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación que se encuentra ubicada en la parroquia Clemente Baquerizo en las calles 27 de Mayo y calle Quinta.
El proyecto se encuentra delimitado en un primer plano al contexto cantonal, dentro del territorio geográfico y fronteras políticas de la capital Babahoyo en la provincia de Los Ríos.
Localización: Babahoyo
Tiempo: Periodo 2014
Según la implementación del Plan Estratégico para mejorar la calidad del servicio en el proceso de identidad humana del Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos se obtendrán los resultados en el primer trimestre.
Objeto de investigación:
Proceso Administrativo de Entidades Públicas
Campo de acción:
15 Línea de investigación:
Competitividad, administración estratégica y operativa
Objetivo General:
“Diseñar un Plan Estratégico para que mejore la calidad del servicio en el proceso de Identificación Humana de la Dirección Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos”
Objetivos Específicos:
Fundamentar científicamente la administración en el sector público, procesos de identificación humana, así como la planificación estratégica y el mejoramiento en la calidad del servicio.
Diagnosticar mediante técnicas y procedimientos de investigación la situación actual de la Dirección Provincial de Registro Civil Identificación y Cedulación en Babahoyo y las posibles soluciones.
Plantear un Plan Estratégico para mejorar la calidad del servicio en el proceso de Identificación Humana de la Dirección Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos.
Validar a través de la ejecución de un proyecto piloto aplicando el plan estratégico en un periodo de una semana.
Hipótesis:
16 Justificación del tema:
Para el Departamento de Talento Humano Provincial es de suma importancia realizar la medición de la calidad del servicio para verificar la satisfacción de los usuarios, y a medida que se disminuyen los trámites burocráticos conjuntamente se incremente la participación y colaboración de los servidores públicos en la mejora de la calidad de los servicios prestados.
Es importante hacer referencia de proyectos que sirvieron de base fundamental para la elaboración del Plan Estratégico propuesto:
Así lo establece la Carta Magna Constitucional (Asamblea Nacional, 2008) “Las
empresas, instituciones y organismos que presten servicios públicos
deberán incorporar sistemas de medición de satisfacción de las personas
usuarias y consumidoras, y poner en práctica sistemas de atención y reparación”.
Con sus 778.115 habitantes (INEC, 2010), Los Ríos es la cuarta provincia más poblada del país, sin duda alguna es merecedora de la atención de los gobiernos excepcionales y de un plan estratégico que permita mejorar la calidad del servicio y lograr todos los objetivos de la institución.
Variables de la investigación
Las variables identificadas en el proceso investigativo son las siguientes:
Variable Independiente: Plan Estratégico
17 Metodología de investigación
Basados en el libro de investigación de (Roberto Hernández Sampieri, 1997) se utilizará la modalidad cualitativa y cuantitativa ya que se tratará de determinar las características del problema, las mismas que serán ratificadas en base de datos numéricos recopilados en la investigación realizada en las oficinas de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos.
El tipo de investigación a utilizar es el diseño no experimental transversal porque analiza el fenómeno presente recolectando los datos para verificar la incidencia dentro del objeto de investigación.
El alcance de la investigación es descriptivo-exploratorio, ya que por un lado se estudiara el proceso en relación a la percepción de los usuarios y por otro lado se confrontara esta realidad con los procesos organizacionales con los que cuenta actualmente el Registro Civil.
Como métodos de investigación se utilizará la observación científica, el análisis documental y en referencia a los instrumentos utilizados para la recopilación de la información confiable y veraz fue la entrevista a los usuarios internos y la encuesta a los usuarios externos.
Estructura de la tesis
En el capítulo I se plantea el origen histórico de la creación de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación a través de la historia, su misión y visión actual, siendo importante conocer la evolución histórica de la cédula en el Ecuador, basándose a lo expuesto en la página web de la institución ( Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, 2014).
18 realidad del objeto de investigación.
En el capítulo II se fundamenta el diagnóstico situacional del Registro Civil de Babahoyo, mediante el análisis interno y externo de la institución, para lo cual se aplicaron encuestas dirigidas a usuarios, personal de la institución cuyos resultados fueron tabulados y se encuentran consolidados en las Matrices elaboradas en el presente trabajo de investigación.
El proceso investigativo se enfoca en la base metodológica y las líneas de investigación científica por la Dirección Provincial de Registro Civil Identificación y Cedulación de Los Ríos en el uso de la población, muestras, encuestas efectuadas. Posterior a ello se realiza el levantamiento y Análisis de Procesos de Cedulación en el Registro Civil de Babahoyo, los mismos que se utilizaran para el mejoramiento de la calidad del servicio en el proceso de identificación humana.
En este capítulo se detalla la propuesta de Organización por Procesos para el Registro Civil de la agencia Babahoyo, por medio de la Cadena de valor y el mapa de procesos se analizó la información, basados en el proceso administrativo posteriormente se plantean factores de éxito, indicadores de gestión, atribuciones y funciones por áreas y finalmente se presentan los siguientes organigramas estructural, funcional y posicional, diseñados para la Institución.
Para concluir en el capítulo III donde a través de la experimentación del modelo se ratifica la validez del mismo, adicionalmente se exponen las conclusiones de la presente investigación y se proponen las recomendaciones orientadas al mejoramiento de la calidad del servicio y los procesos de optimización de los recursos institucionales.
Novedad científica, aporte teórico y significación práctica:
Como novedad científica se puede determinar que se realiza un alcance a las investigaciones realizadas por (Jaramillo, 2012) en su trabajo “Modelo de
gestión para la calidad en los procesos de Inscripciones y Cedulación que
19
Dirección Provincial de Registro Civil de Imbabura” que concluyo que “se
implemente el Modelo de Gestión para la Calidad en los procesos de
inscripciones y cedulación y se convierta en el plan piloto a nivel nacional, con el fin de establecer a futuro los cambios y logros alcanzados”.
Así mismo como lo recomienda (Plasencia, Diseño de un modelo de Gestión Estratégica para la Dirección Provincial del Registro CivilL, Identificación y Cedulación de Cotopaxi, Período 2014-2017, 2014) que finaliza sugiriendo lo siguiente “Se recomienda eliminar el hábito de creer que la institución por
ser pública y que los ciudadanos están obligados a demandar los servicios
no tienen el compromiso y deber de mejorar los trámites y la atención al
cliente, mediante el compromiso de asistir a las capacitaciones dictadas por la Institución y aplicarlas dentro de la misma”
El aporte teórico se encamina a la selección de una herramienta de gestión estratégica simplificada y consolidada a la realidad tanto de las competencias como de los recursos con los que actualmente deben trabajar las dependencias del Registro Civil a nivel nacional.
Como significación práctica definitivamente la implementación de un sistema de monitoreo de la calidad permitirá mejorar la eficiencia de los servicios con lo que se cumpliría con la norma constitucional y los valores corporativos que la institución tiene.
A nivel económico ofrecerá un ahorro sustancial a los usuarios quienes tendrán con mayor agilidad los documentos evitando el gasto de regresar más de una vez para finalizar el proceso.
En el aspecto tecnológico se logra aplicar una técnica utilizada por las grandes organizaciones dentro de la gestión pública.
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CAPITULO I. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución
El afán del Registro Civil es registrar la información de los hechos y actos relativos al estado civil de los ecuatorianos y de los extranjeros residentes en el Ecuador, en sus diferentes etapas de ciclo de vida, garantizando su identidad, para acceder a los derechos propios del ser humano y cumplir las obligaciones del ciudadano.
Su base legal inicia el 25 de octubre de 1900, según expone (Saltos, 2002) el Congreso de la República del Ecuador expide el decreto por medio del cual se crea la Ley de Registro Civil, la misma que fue ejecutada por el Presidente de la República, General Eloy Alfaro Delgado, publicado en el Registro Oficial No- 1252 del día Lunes 29 de Octubre, siendo el primer director de esta Institución, el escritor Manuel Calle.
(Serrano, Manual de auditoría para Gestón de Empresas, 2007) Opina que el proceso de modernización emprendido por el Gobierno Nacional, demanda que todos los servidores transmitan una imagen cálida que contribuya a consolidar una nueva cultura de servicio al usuario a nivel nacional, la cual sólo es posible con el compromiso, la dedicación, el esfuerzo, la honestidad y el ejercicio del liderazgo.
Siendo importante resaltar que la modernización no solo debe mejorar el aspecto informático sino también el nivel del talento humano, puesto que es el personal de servicio público (usuario interno) quien ejecutará estas innovaciones con una aplicación directa y óptima a la ciudadanía (usuario externo) como se manifiesta en el trabajo de (Vásconez, La Administración del talento Humano eficiente y eficaz del registro Civil, para la satisfacción de necesidades del cliente interno y externo, optimizando el desarrollo sostenible del Ecuador, 2002).
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públicos, en este contexto la principal razón de ser de un servidor público es la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos y el compromiso de mejorar continuamente para ofrecer servicios de calidad con calidez.
El Departamento de Talento Humano Provincial debe realizar la medición de la calidad del servicio para verificar la satisfacción de los usuarios, y a medida que se disminuyan los trámites burocráticos conjuntamente se incremente la participación y colaboración de los servidores públicos en la mejora de la calidad de los servicios prestados, así lo establece la (Fernando Cordero Cueva, 2008) “Las empresas, instituciones y organismos que presten servicios públicos deberán incorporar sistemas de medición de satisfacción de las personas usuarias y consumidoras, y poner en práctica sistemas de atención y reparación”.
Con sus 650.000 habitantes, Los Ríos es la cuarta provincia más poblada del país, sin duda alguna es merecedora de la atención de los gobiernos excepcionales y de un plan estratégico que permita mejorar la calidad del servicio y lograr todos los objetivos de la institución.
La Tecnología, una atención adecuada y el trato personalizado permiten tener un usuario satisfecho en el nuevo Registro Civil. De acuerdo al mandato constitucional “La administración pública constituye un servicio a la
colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia y calidad”.
La actual administración, en el marco del Plan de Modernización, estableció acertadamente como primer objetivo estratégico el fortalecimiento del Talento Humano, el cual se encuentra en un proceso radical de cambio y mejora permanente como se manifiesta en el trabajo investigativo de (Saltos Alvarez, 2007)
22 residentes en el Ecuador.
El Registro Civil en la actualidad cuenta con un proceso competitivo de selección de personal, el cual permite identificar, capacitar y vincular a los mejores ecuatorianos que constituyan el talento humano capaz de satisfacer las necesidades institucionales, impulsando así la cultura de meritócracia y transparencia.
(González Pacheco, 2004) Coincide en su investigación al proponer que se capaciten continuamente a los funcionarios para mejorar su desempeño en áreas de servicio y atención al usuario.
Con estos antecedentes el Director Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos ha concientizado la importancia de fortalecer la prestación de un servicio efectivo y que a su vez, permita afianzar los niveles de seguridad interna y externa del Estado en lo relativo a la seguridad de la identidad humana.
Al proceder a realizar la recopilación de información se concluye que es el primer trabajo de tesis investigativo concerniente al mejoramiento de la calidad del servicio en el proceso de identificación humana realizado en la DIRECCIÓN PROVINCIAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN DE LOS RÍOS ubicada en el cantón Babahoyo.
1.2 Análisis de posturas teóricas
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(Espinosa, 2012), enfatiza que es necesario priorizar a la imagen como un valor estratégico, siendo inconmensurable a lo expuesto en la planificación estratégica.
La Administración
La administración significa transportarse en trayectoria hacia el futuro y cumplir con la meta propuesta; por consiguiente, no efectúa actividades elegidas eventualmente, al contrario todas las actividades tienen un propósito y una dirección concreta.
Etimología
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Henri Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, sin embargo es preciso mencionar otras definiciones para (Tead, 1964) la administración es "el conjunto de actividades propias de ciertos individuos que tienen la misión de ordenar, encaminar y facilitar los
esfuerzos colectivos de un grupo de personas reunidos en una entidad, para
la realización de objetivos previamente definidos".
(Heinz, 1987) Realiza el siguiente planteamiento: "la administración es una actividad esencial; asegura la coordinación de esfuerzos individuales para
el logro de metas grupales.
El propósito de todo administrador es establecer un medio ambiente en el
cual las personas puedan lograr metas de grupo con la menor cantidad de
tiempo, dinero, materiales e insatisfacciones personales".
Posición similar a la expuesta por (Stoner, 1995) con su definición: "el proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de los miembros de la
organización y de utilizar todos los recursos disponibles de la empresa para
alcanzar los objetivos organizacionales establecidos".
Importancia de la Administración
La importancia de la Administración se basa en que se da donde quiera que exista una organización.
Del mismo modo emite su criterio (Dávila, 2010), es decir que el éxito de una empresa se debe a la administración que sus gerentes fijan.
25 Procesos Administrativos
El proceso administrativo se basa en las funciones de planeación, organización, dirección y control. Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que según Henry Fayol, el proceso de la administración está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección, coordinación, control.
Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.
Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.
A partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.
Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
Gestión de Talento Humano
En la actualidad varios factores favorecen al cambio tecnológico, social, cultural y uno de los más importantes es La Gestión de Talento Humano para el efecto se cita textualmente el concepto dado por (Chiavenato, Gestión de Talento Humano, 1994) “La gestión del talento humano es un área muy sensible a la
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situacional, pues depende de aspectos como la cultura de cada
organización, la estructura organizacional adoptada, las características del
contexto ambiental, el negocio de la organización, la tecnología utilizada, los procesos internos y otra infinidad de variables importantes.”1
En lo que respecta a las actividades del Departamento de Talento Humano enfocadas al mejoramiento de la calidad del servicio se enumeran las siguientes:
1. Realizar y participar en el levantamiento de encuestas que permitan determinar la satisfacción del ciudadano
2. Asistir en la elaboración de los procesos y procedimientos de los servicios y/o productos claves que presta la institución a sus usuarios externos
3. Apoyar en la recepción, registro, tramitación y seguimiento de solicitudes, de reportes de problemas, quejas de servicio, fallas y daños técnicos de manera integral.
4. Colaborar en el levantamiento de información en los procesos claves atención ciudadana
5. informar al cliente sobre el proceso de atención al ciudadano.
La Administración Pública
Debido a su función la Administración Pública permite el contacto directo del Estado Ecuatoriano con la ciudadanía, de este modo se consigue la satisfacción de los intereses públicos en un corto plazo.
Se encuentra principalmente regulada por el poder ejecutivo y los organismos de control asociados en forma directa con las entidades públicas. Al respecto (Serrano, Manual de Auditoría de Gestión para las empresas de derecho privado con participación Estatal, 2007) manifiesta que “Al igual que la actividad
privada, el Estado debe tener visión, misión, objetivos y metas para poder
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medir sus resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia y economía, para eso necesita implantar una cultura de servicio.”
Para el logro de los objetivos de la administración pública es necesaria una buena gestión en la administración de los servidores, siendo ellos los conocedores de las falencias en la aplicación o estandarización de los procesos de cedulación a nivel nacional, se constituyen un factor importante al momento de tomar decisiones a nivel gerencial como la planificación, organización, dirección y control de la dependencia estatal.
En este contexto (Chiavenato, Fundamentos de la Administración, 2000) en su libro Fundamentos de Administración, representa a la administración de la siguiente manera:
Figura T1
Fuente: I. Chiavenato Introducción a la Teoría General de la Administración
La administración en el sector público como el Registro Civil se utiliza para alcanzar sus metas institucionales, en este caso la competitividad, debe canalizar los esfuerzos de las personas para que estas también consigan sus objetivos individuales y de este modo se beneficien todos, a través de una correcta
ADMINISTRACION
- PLANIFICACION -ORGANIZACION
-DIRECCION - CONTROL
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planificación, organización, dirección y control de los procesos de Cedulación en la Dirección Provincial de Registro Civil, Identificación y Cedulación de Los Ríos.
Elementalmente conocer las funciones del administrador permitirán tener una idea básica de lo que se debe hacer al momento de dirigir una empresa o entidad estatal, por tal motivo se expresa el proceso sistemático de la siguiente forma:
Figura T2
Fuente: I. Chiavenato Introducción a la Teoría General de la Administración
Un buen administrador discierne las funciones básicas para alcanzar sus objetivos y cumplir con la misión de la institución, de la misma manera opina (Guadalupe, 2012) mientras afirma la importancia del liderazgo.
(Chiavenato, Introducción a la Teoría General de la Administración, 1999) Se refiere al ciclo administrativo se relaciona entre sí de manera dinámica e interactiva, siguiendo un enfoque sistemático, es importante que se consideren los cuatro elementos:
La planificación comprende la decisión sobre los objetivos, la definición de los planes y la programación de las actividades.
La organización utiliza los recursos y actividades necesarios para alcanzar los objetivos mediante los órganos y cargos correspondientes direccionados por la autoridad competente.
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La dirección se representa por la designación de cargos, la comunicación, el liderazgo y la motivación del personal para cumplir con los objetivos institucionales.
El control es la definición de los estándares para medir el desempeño, corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación.
Figura T3
Fuente: I. Chiavenato Introducción a la Teoría General de la Administración
Proceso de Identificación humana
Por Decreto Ejecutivo No. 8, publicado en Registro Oficial 10 de 24 de Agosto del 2009, se adscribe la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación al Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información.
La (Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación , 1900) en su normativa legal vigente, indica en su Art. 97.- Documento que acredite la identidad
PLANIFICACION
ORGANIZACION
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personal.- La identidad personal de los habitantes de la República se acreditará mediante la cédula de identidad o la de identidad y ciudadanía, que serán expedidas por las Jefaturas de Registro Civil, Identificación y Cedulación, a base de los datos de filiación constantes en las actas de Registro Civil o en el correspondiente documento de identificación si se tratare de extranjeros, y de las impresiones digitales, palmares o plantares, según el caso.2
Según lo establecido en el Art. 98 la cédula de identidad y la identidad y ciudadanía son documentos públicos que tienen por objeto comprobar la identidad de una persona residente en el territorio de la República. (Ver anexo 3).
Contendrán en su encabezamiento la leyenda; "República del Ecuador - Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación" y, además, los siguientes datos:
1º Clase y número de la cédula; 2º Nombres y apellidos del cedulado; 3º Lugar y fecha de nacimiento;
4º Especificaciones de registro civil sobre su nacimiento; 5º Nacionalidad;
6º Fotografía del cedulado; 7º Estado civil;
8º Instrucción;
9º Profesión u ocupación;
10º Clasificación individual dactiloscopia; 11º Nombres y apellidos de los padres;
12º Firmas del cedulado y de la autoridad competente; y, 13º Fechas de expedición y de expiración de la cédula.
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14º Autorización expresa del ciudadano para ser donante de órganos u otros componentes anatómicos, de conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley Orgánica de la Salud.3
Reposición de cédula.- La reposición de una cédula que se haya extraviado, destruido o deteriorado, deberá obtenerla el titular, a base de los datos constantes en las tarjetas a que se refiere el artículo anterior, con la obligación de actualizar los datos variables. La cédula así obtenida llevará el número original y la razón de que se trata de reposición.
Cuando se produjere modificación de alguno de los datos establecidos en el artículo 98, el filiado está en la obligación de actualizarlo en el plazo de treinta días. Toda persona al cedularse declarará su domicilio; y cuando cambiare de este, lo comunicará a la Jefatura de Registro Civil, Identificación y Cedulación de su nuevo domicilio, en el plazo y bajo la sanción establecida en el inciso anterior.4
Caducidad de las cédulas.- Las cédulas de identidad y de identidad y ciudadanía caducarán en los siguientes casos:
1º Cuando falleciere el cedulado; 2º Cuando hubiere vencido su plazo;
3º Cuando existiere sentencia ejecutoriada que acepta la impugnación sobre la identidad de una persona;
4º Cuando hubiere error material evidente en su expedición; y, 5º Cuando hubieren sido expedidas en contravención de esta ley.
6º La cédula de identidad y ciudadanía caducará, además, por la pérdida o suspensión de los derechos políticos del cedulado.
Plazo de validez de las cédulas.- Las cédulas serán válidas por el plazo de doce años contados a partir de la fecha de su expedición.
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Tomado de la Ley General de Registro Civil, Identificación y Cedulación Pág. 28
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Nota 1: Nuevo texto de este Artículo dado por Ley 125, publicado en Registro Oficial 479 de 26 de abril de 1983.
Nota 2: Por Decreto Ley No. 29, publicado en Registro Oficial 532 de 29 de Septiembre de 1986, se reformó la Ley de Timbres y Tasas Postales y Telegráficas y, al Referirse al Registro Civil dispuso en nota 21-c que "Las Cédulas de Identidad y de Identidad y Ciudadanía tendrán validez hasta la
muerte de su Titular".
Reformando tácitamente el contenido de este artículo. El Decreto Ley No. 29 fue derogado por Ley No. 56, publicada en Registro Oficial 341 de 22 de Diciembre de 1989. Sin embargo se ha interpretado que la reforma tácita subsiste, criterio que dejamos a juicio de nuestros usuarios.5
De la Cédula de Identidad
Objetivo.- La cédula de identidad tiene por objeto identificar a los ecuatorianos que no se encuentren en goce de los derechos políticos y a los extranjeros admitidos en calidad de residentes.
Quienes están obligados a solicitarla y plazos.- Deben obtener cédula de identidad los ecuatorianos a partir de la fecha de inscripción de su nacimiento, y los extranjeros residentes en el Ecuador, en el plazo de treinta días después de haber obtenido la autorización de residencia.
Están obligados a solicitar la identificación de un menor de edad y de los incapaces, sus padres o representantes legales, dentro del plazo de un año, a contarse de la fecha de inscripción del nacimiento o de la declaración de incapacidad, según el caso.
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Los representantes legales de los interdictos están obligados, si fuere del caso, a obtener el canje de la cédula de identidad y ciudadanía de sus representados por la de identidad, dentro del plazo de treinta días de ejecutoriada la providencia que declaró la interdicción.6
De la Cédula de Identidad y Ciudadanía
Objetivo.- La cédula de identidad y ciudadanía tiene por objeto identificar a los ecuatorianos en goce de los derechos políticos.
Esta cédula, será, además, el documento idóneo para ejercer el derecho de sufragio.
Quienes están obligados a solicitarla y plazos.- Están obligados a obtener cédula de identidad y ciudadanía, por primera vez, los ecuatorianos al cumplir la mayor edad y entrar en el goce de los derechos políticos.
Los ecuatorianos que hubieren obtenido cédula de identidad y que luego cumplieren los requisitos establecidos por la ley para ejercer los derechos políticos están en la obligación de solicitar el canje de la cédula de identidad por la de identidad y ciudadanía.
De igual manera, los interdictos, una vez rehabilitados, están en la obligación de solicitar, si fuere el caso, el canje de la cédula de identidad por la de identidad y ciudadanía.
Indicación de domicilio.- El ciudadano, al obtener su cédula de identidad y ciudadanía, debe indicar su dirección domiciliaria y la parroquia a la que pertenece su domicilio civil.
Si tuviere varios domicilios, indicará el principal de ellos cuando por error, un ciudadano hubiere declarado una parroquia distinta a la que corresponde su
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dirección domiciliaria, el Jefe de Registro Civil, Identificación y Cedulación está obligado a rectificar el error, y hará constar al cedulado en la parroquia que realmente le corresponde.
No deben constar en padrones electores.- Quienes se cedularen por primera vez dentro de los sesenta días precedentes a una elección popular, no constarán en los padrones electorales.7
Disposiciones Comunes a las Cédulas de Identidad y de Identidad y Ciudadanía
Obligación de exigir la cédula.- Los funcionarios o empleados públicos y privados, están obligados a exigir el cumplimiento estricto de lo dispuesto en esta Ley, y harán constar, en las solicitudes que tramiten, el número de la correspondiente cédula del interesado. Igualmente se hará constar el número de la cédula en los contratos y en las actuaciones jurisdiccionales cuando una persona comparezca por primera vez en ellas.
Quienes no exigieren la presentación de la cédula serán sancionados con multa por cada vez que omitan esta obligación, multa que será impuesta por la respectiva Jefatura Provincial de Recaudaciones.
Documentos en que deben constar su número.- El número de cada cédula será único en el Ecuador, y se hará constar obligatoriamente, en los siguientes documentos de las personas naturales:
1º cédula tributaria;
2º certificados militares o cédula de las Fuerzas Armadas; 3º de afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; 4º licencia de manejo;
5º pasaporte;
6º matrícula de comercio;
35 7º matrícula industrial;
8º cédula de agricultor;
9º de afiliación a las Cámaras de Artesanía y Pequeña Industria; 10º cédula de colegio Profesional;
11º registro de importador o de exportador; 12º matrícula de vehículo;
13º registro de contribuyente;
14º catastro de predio urbano o rústico;
15º declaración y comprobante de pago de tributos; 16º certificado de no adeudar al Fisco o al Municipio;
17º permiso de importación, póliza de importación y pedimento de aduana; y, credenciales.
Número base para sistemas de computación.- Los organismos y empresas que procesan datos mediante el sistema de computación electrónica, deben tomar como base el número de la cédula de identidad, o de identidad y ciudadanía para el caso de las personas naturales, y el número de identificación fiscal para el caso de las personas jurídicas. El número correspondiente deberá constar en todos los formularios que utilicen para dicho procesamiento.8
Reforma de datos de cedulación.- Las personas al momento de obtener su cédula hubieren presentado partidas de nacimiento que no les correspondían o declarado datos inexactos relativos al estado civil o a la capacidad, deberán solicitar la reforma de aquella al Director General del Registro Civil, Identificación y Cedulación, quien, de encontrar procedente la petición y previo dictamen del Departamento Jurídico, dispondrá la reforma correspondiente.
Obligatoriedad de Colaboración.- Las autoridades y organismos, así como empresas, están obligados a prestar su colaboración a fin de que las personas residentes en la República obtengan la cédula de identidad o la de identidad y ciudadanía, y cumplan las disposiciones de esta ley.
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Para este objeto, la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación dará las instrucciones necesarias, prestará los medios adecuados para la cedulación y mantendrá cursos para la capacitación del personal.9
Evolución Histórica de la Cédula en Ecuador
Es trascendental lo suscitado luego de estar en vigencia el Decreto Ejecutivo Nº 126, el 11 de septiembre de 1925, el afán de consolidar y transparentar los procesos electorales, se establece como política de Estado que la cédula es el único documento público que prueba legalmente la existencia del ciudadano.
En este contexto desde que entró en vigencia la primera cédula hasta llegar al actual formato moderno, ha sufrido variaciones a través del tiempo. 10
Foto archivo del Informe de gestión de Labores 2009- 2011
1925 Primera Cédula
Las impresiones dactilares del dedo pulgar derecho, del jefe de oficina de seguridad, con su firma y caligrafía, se elaboraba manualmente, con pluma y tinta. Firma y sello del jefe del Registro Civil, Identificación y Cedulación. Además, tenía otras seguridades tales como la firma del intendente de Policía, número de cédula y de retrato iguales, números calados, entre otras.
Categorías, materiales utilizados y costos:
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Primera: Elaborada en cuero repujado con un valor de cinco sucres. Segunda: En cuero repujado con un valor de tres sucres.
Tercera: En papel simple, sin costo se entregaba al ciudadano común que no percibía ingresos económicos.
1936
Se incorpora número de la cédula en la toma de la foto. Sello de Gabinete de Identificación sobre firma y foto. Sello del Ministerio del Interior. Firma y sello del Jefe de Policía. Firma y sello del Jefe de Identificación
Cédula de 1944
Se añaden timbres fiscales y firma y sello del Secretario General de Seguridad.
En las cédulas de cartón, las características y seguridades eran de similar formato, sellos de la oficina de identificación, Timbres Fiscales y el lugar en donde se levanta la impresión monodactilar (pulgar derecho) del usuario.
Así como también, las firmas de: Jefe Policial, Jefe de Cedulación, con la impresión dactilar de los dedos índice, medio y anular de la mano derecha.11
1945
Se crea un nuevo tipo de cédula que se diferenciaba por su color: Verde para los ciudadanos. Amarillo para los no ciudadanos y analfabetos.
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Las cédulas se elaboraban a mano, con pluma y tinta simple. Constaba el número de cédula en la parte superior de la fotografía. La impresión digital del pulgar derecho al reverso de la especie.
1950
Las características y seguridades eran: Sellos de la oficina de Identificación, timbres fiscales, el lugar donde se levanta la impresión monodactilar (pulgar derecho) del usuario, firmas de Jefe Policial y Jefe de Cedulación, con la impresión dactilar de los dedos índice, medio y anular de la mano derecha.
Cédula de 1956
Según el nuevo formato de cédula según las clases sociales existentes en el Ecuador, aparecen cédulas de cuarta y quinta clase, cuyas seguridades fueron: Especie valorada, lámina plástica, sellos de seguridad, pulgar derecho y número de cédula en la parte superior de la fotografía, tomada por la propia oficina.
1958
39 Cédula de 1964 -1965
Mediante Registro Oficial No. 3020, de 5 de enero de 1965, el Departamento de Identificación y Cedulación, expide la cédula única: De color blanco para los ciudadanos.
La de color amarillo para los analfabetos, menores de edad y extranjeros. La lámina de seguridad incorpora las firmas de personeros del Gobierno: Secretario General de Gobierno, Ministro de la Junta Militar de Gobierno, Presidente de la Junta Militar de Gobierno, tres miembros de la Junta Militar y Director Nacional de Registro Civil, Identificación y Cedulación.12
Cédula de 1978
Fotografía con fondo rojo para los ciudadanos, fotografía con fondo verde para los menores de edad, fotografía con fondo amarillo para los infantes y analfabetos, fondo celeste para los extranjeros, la fotografía que consta en la cédula se toma en el momento de la cedulación.
Se hace constar también la placa de validación con el sello del Ecuador y el número de cámara del Registro Civil, Identificación y Cedulación, en el extremo izquierdo de la fotografía, cubierta con un plástico laminante carente de seguridad.
Tomado del libro (Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, 2009)
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40 Cédula 2002
Se promueve un documento laminado impreso en papel especial pero que lastimosamente no cumple con estándares de seguridad en documentación ciudadana. Éste documento ha sido susceptible a falsificaciones y suplantaciones.13
En el proceso de cedulación la clave se encuentra en determinar la identidad a través de métodos de identificación de forma confiable y segura brindando un servicio con calidad y calidez, el mismo que se efectua mediante la identificacion de las huellas dactilares.
Con el avance tecnologico y la firme desisicon de confeccionar la nueva cédula con la seguridad como principal direccionamiento, esta cuenta con 16 niveles de seguridad que evita la falsificación, imitación, reproducción o alteración del documento.
La nueva cédula (2009)
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41 Identificación digital o Dactiloscopia
Juan Vucetich Kovacevich (Wikipedia, 2014), fue un argentino nacido en Croacia que desarrolló una primicia ejecutando un sistema eficaz de identificación de personas por sus huellas digitales.
Las primeras fichas dactilares del mundo con las huellas de 23 procesados se recopilaron el 1 de septiembre de 1891 Vucetich fomentando el Día Mundial de la Dactiloscopia. Inmediatamente de verificar el método con 645 reclusos de la cárcel de La Plata, en 1894 la Policía de Buenos Aires adoptó oficialmente su sistema.
Posteriormente en el año 1905, su sistema dactiloscópico fue incorporado por la Policía de la Capital en Buenos Aires. La Academia de Ciencias de Parísen 1907 anunció públicamente que el método de identificación de personas desarrollado por Vucetich era el más competente.
Juan Vucetich Kovacevich falleció el 25 de enero de 1925 considetando los méritos alcanzados en su vida, se bautizó con su nombre a la Escuela de Policía de la Provincia de Buenos Aires.
La identificación de personas por sus huellas digitales
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Al inicio de su investigación Vucetich documento 101 rasgos de las huellas para clasificarlas en cuatro grandes grupos. Simplificando el método basándolo en cuatro rasgos principales:
1.- Arcos
2.-Presillas internas 3.- Presillas externas y 4.- Verticilos
Inmediatamente se ilustra los cuatro grupos generales de la clasificación de la huellas en los procesos de identificación humana, las huellas se forman intrauterinamente entre los 4 y 6 meses, pueden ser distinguidas basándose en las características de las crestas, son diferentes hasta en el caso de hermanos gemelos y representan la unicidad de las personas.
43 La Dactiloscopia
Proviene de las palabras griegas daktilos que significa dedos y skopein que significa examinar, este vocablo sustituye al de icnofalangometría.
La Dactiloscopia se determina como una ciencia que se propone la identificación de la persona, físicamente considerada, por medio de la impresión o reproducción física de los dibujos formados por las crestas papilares en la yema de los dedos., de la misma forma consta en el trabajo realizado por (Noillet)
En la dactiloscopia se examina la impresión del dedo, las estrías que sus figuras forman en la impresión de sus huellas digitales. El doctor Reyna Almandos dice que “Es la ciencia que trata de la identificación humana por medio de las impresiones digitales”. Como referencia se cita lo expuesto en la página web (Dactilóscopia, 2007).
En el período neolítico se puede observar que las impresiones palmares son importantes, lo que fortalece el indicio que en la prehistórica se aplicaba la dactiloscopia. Kumagusu Minakata sostiene que los chinos habían inventado un método para tomar las impresiones digitales y que aplicaban en el siglo VII de nuestra era.
Identidad, identificación y Filiación
El (Diccionario de la Real Acádemia de la Lengua, 2014) define a la identidad como un conjunto de rasgos propios de un individuo o de una colectividad que los caracterizan frente a los demás.
Identidad
44 Identificación
Identificación es una palabra que se deriva de la palabra latina "identitas" cuya raíz es "ídem" que significa "lo mismo".
En otros idiomas la palabra puede tener diversos significados, que varían desde la designación de un grupo con características comunes hasta el significado forense de conexión de una información con un individuo, a lo que se denomina también individualización (Tuthill).
Filiación
Es la constancia de las características de una persona, animal o cosa, a fin de que más tarde sea dable reconocer a aquella persona, animal o cosa, por medio del examen de dichas características. Filiación: es conocimiento. Identificación: es reconocimiento.
Según el ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN en su Resolución No. 024-DIR-G se adscribe la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación al Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información, en este aspecto se procede a describir los conceptos básicos del Registro Civil.
a) Misión de la unidad.- Emitir cédulas de ciudadanía a los ecuatorianos y extranjeros residentes en el territorio de la República del Ecuador, a través de la prestación de servicios eficientes, efectivos, eficaces y de calidad, contando con información confiable y segura de los datos asignados cuya unidad responsable es la de Identificación y Cedulación.
45 b) Atribuciones y responsabilidades:
1) Elaborar proyectos técnico administrativos para la identificación y cedulación de las personas, enmarcados en el conocimiento de la dactiloscopia y la normatividad vigente, para la generación de productos y servicios concordantes con la misión de la DIGERCIC.
2) Generar, diseñar e implantar planes, programas y proyectos de gestión, acordes al objetivo del proceso, orientados hacia enfoques modernos, sujetos a directrices establecidas y asegurando la satisfacción del cliente usuario.
3) Plantear alternativas de solución a los diversos problemas institucionales, fundamentadas en el análisis de información, procedimientos y políticas preestablecidas, con la finalidad de proporcionar seguridad en la toma de decisiones.
4) Custodiar, conservar y archivar los documentos duplicados de todas las cédulas de identidad otorgadas por las direcciones provinciales de Registro Civil, Identificación y Cedulación del País.Mediante D.E. 8 (R.O. 10, 24-VIII-2009), se adscribe la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación al Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información.
5) Realizar la correlación de datos en las tarjetas índices y dactilares.
6) Ejercer las demás responsabilidades que establece la Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
c) Productos y servicios: (Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, 2014)
1) Cédula primera vez. 2) Cédula de renovación. 3) Cédula primera extranjeros. 4) Cédula renovación extranjeros. 5) Datos de filiación.
46 7) Suplantaciones.
8) Duplicidad de cédulas.
9) Actualización por datos inexactos. 10) Archivo general.
Yuxtapuesto de lo indicado se procede a describir los casos que se generan al comprobar la identidad humana de los usuarios de manera generalizada en las diferentes dependencias de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
SUPLANTACIONES
Caso 1: Intento de suplantación AFIS - Delito flagrante
Para que se determine un caso de suplantación, el usuario debe presentarse a obtener una cédula de ciudadanía o identidad, utilizando datos distintos de los que le corresponden. Por lo tanto, cae la aplicación en AFIS, al encontrarse un person ya creado con esos datos, y distintas huellas, foto y firma.
El módulo de investigación de Registry, rechaza la solicitud y emite un informe al jefe de agencia y producción, informando sobre el particular.
En ese momento, el dactiloscopista, debe comenzar a solicitar la documentación necesaria, a su vez, el jefe de agencia debe realizar una mayéutica profundizando temas con el usuario y ponerse en contacto con el representante de la unidad de asesoría jurídica.
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dígitos de la tarjeta dactilar, y uno de los que consten en el certificado biométrico, para determinar que no pertenecen a la misma persona.
Si el usuario, llegare a indicar su verdadera identidad, se deberá realizar una búsqueda de sus documentos y realizar un segundo cotejo, entre la tarjeta dactilar del suplantador y el certificado biométrico, para establecer la identidad del mismo.
Se debe confeccionar el informe técnico, estableciendo que se ha tratado de una suplantación de persona, y entregarlo al abogado presente para que se determine la flagrancia y el mismo denuncie el hecho. Deben enviarse copias de todo lo actuado a la unidad de Control de Gestión Institucional.
Caso 2: Intento de suplantación sin enrolamiento - Delito flagrante
Se presentan características similares al caso enunciado anteriormente. Sin embargo, la determinación de que existen irregularidades en el proceso de cedulación se da en el módulo de información o de cedulación previo al enrolamiento.
Por lo tanto, el funcionario de módulo o información que detecte alguna irregularidad, debe ponerse en contacto con el jefe de agencia y el dactilóscopo, para ellos luego del análisis contacten al abogado.
48 Caso 3: Suplantado intenta cedularse
En este caso, el usuario intenta sacar una cédula con datos que verdaderamente le pertenecen, sin embargo, al momento de enrolase en el sistema, la aplicación cae en AFIS al encontrarse un person ya creado con esos datos, pero con distintas huellas, foto y firma.
El módulo de investigación de Registry, rechaza la solicitud y emite un informe al jefe de agencia y producción, informando sobre el particular.
En ese momento, el dactiloscopista, debe comenzar a solicitar la documentación necesaria, a su vez, el jefe de agencia debe realizar una mayéutica profundizando temas con el usuario.
Se debe recomendar que presente una denuncia por suplantación ante la Fiscalía local.
El dactiloscopista debe recabar: Inscripción de nacimiento. Tarjeta dactilar e índices, certificado biométrico de las huellas tomadas al momento del enrolamiento que ha finalizado con el rechazo del módulo de investigación.
Realizar el cotejo dactilar, entre uno de los dígitos de la tarjeta dactilar, y uno de los que consten en el certificado biométrico, para determinar que pertenecen a la misma persona.
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Una vez realizada, se debe enviar la misma, junto con el informe del dactilóscopo al módulo de investigación Registry (Control de Gestión Institucional), para que se proceda con el levantamiento del Person y el usuario pueda cedularse.
Deben enviarse copias de todo lo actuado a la unidad de Control de Gestión Institucional.
Caso 4: Suplantador intenta cedularse
En este caso, el usuario intenta sacar una cédula con datos que verdaderamente le pertenecen, sin embargo, al momento de enrolase en el sistema, la aplicación cae en AFIS al encontrarse un person ya creado con las mismas huellas y fotos, pero distintos datos. El módulo de investigación de Registry, rechaza la solicitud y emite un informe al jefe de agencia y producción, informando sobre el particular.
En ese momento, el dactiloscopista, debe comenzar a solicitar la documentación necesaria, a su vez, el jefe de agencia debe realizar una mayéutica profundizando temas con el usuario.
El dactiloscopista debe recabar: Inscripción de nacimiento. Tarjeta dactilar e índices, certificado biométrico de las huellas tomadas al momento del enrolamiento que ha finalizado con el rechazo del módulo de investigación.
Realizar el cotejo dactilar, entre uno de los dígitos de la tarjeta dactilar de la identidad que el usuario indica que le corresponde, y uno de los que consten en el certificado biométrico, para determinar que pertenecen a la misma persona.
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Finalmente, se debe concluir indicando que se debe cedular en la filiación determinada al suplantador, con su verdadera individual decadactilar y que se envía el informe de identidad humana a la unidad de Asesoría Jurídica para que realice la respectiva resolución administrativa.
Una vez realizada, se debe enviar la misma, junto con el informe del dactilóscopo al módulo de investigación Registry (Control de Gestión Institucional), para que se proceda con el levantamiento del Person y el usuario pueda cedularse.
Deben enviarse copias de todo lo actuado a la unidad de Control de Gestión Institucional
DOBLE IDENTIDAD
Caso 1: Una misma inscripción de nacimiento para dos filiaciones que pertenecen a la misma persona
Este tipo de casos se presenta cuando se encuentran dos filiaciones que pertenecen a una misma persona y se han conseguido en base a una misma inscripción de nacimiento.
El informe del dactilóscopo, debe incluir como documentos solicitados: la inscripción de nacimiento, las tarjetas dactilares e índices, libro fotográfico.
Se realiza el cotejo entre las huellas obrantes en las tarjetas dactilares obtenidas de las dos cedulaciones.
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Concluye el informe, colocado que se trata de un caso de doble identidad, y se remite a la unidad de Asesoría Jurídica, para que conjuntamente con la solicitud del usuario se defina cuál de las filiaciones se caduca para que pueda proceder a cedularse con la que finalmente le corresponde.
La resolución de caducidad de una de las filiaciones, más el informe dactilar realizado, deben ser enviados a módulo de investigación Registry (Control de Gestión Institucional). Para que se proceda con el levantamiento del Person y el usuario pueda cedularse.
Caso 2: Dos inscripciones de nacimiento, para dos cédulas que pertenecen a la misma persona.
En estos casos, una misma persona obtiene dos inscripciones de nacimiento, que da lugar a dos filiaciones distintas.
El dactilóscopo debe cotejar las huellas obrantes en las tarjetas dactilares obtenidas de las dos cedulaciones. Se debe probar que pertenecen a la misma persona.
Se pueden dar dos situaciones:
Que las inscripciones contengan apellidos distintos, por lo que se convierte en una problemática de filiación.
