UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
FACULTAD DE EDUCACION A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis previa a la obtención del título de:
LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CONTADOR PÚBLICO
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y FINANCIEROS DE ALMACEN’S C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) DEL CANTON EL CARMEN 2010.
Estudiante:
NANCY LORENA MOYANO ROMÁN
Directora de Tesis: Dra. Clemencia Carrera N.
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Autoría de Tesis
La abajo firmante, en calidad de estudiante de la Licenciatura en Contabilidad y Auditoría, declaro que los contenidos de este Proyecto de Investigación, requisito previa a la obtención de Grado de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría C.P.A, son absolutamente originales, auténticos, personales y de exclusiva autoría de la misma.
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo, 28 de julio de 2011.
Matemático Mauricio García
DIRECTOR DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Presente.-
De mis consideraciones.-
Mediante el presente hago llegar el informe de dirección de tesis, de la Srta. Nancy Loren Moyano Román, sobre el tema: “ELABORACIÓN DEUN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y FINANCIEROS DE ALMACEN’S C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) DEL CANTÓN EL CARMEN 2010”.
El trabajo de investigación lo ha desarrollado la estudiante, bajo mi dirección, el mismo que se compone de cinco capítulos que contienen lo siguiente:
En el capítulo I se encuentran los antecedentes, la importancia del estudio, situación actual del tema de estudio, limitación del estudio, los objetivos, la justificación, hipótesis y el planteamiento del problema.
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del control interno, limitaciones de las actividades de un sistema de control interno, tipos de control interno, control interno administrativo, control interno financiero-contable, evaluar el riesgo de control interno, manuales, objetivos, tipos de manuales. En el capítulo III se presenta la metodología, en donde consta la situación de la empresa, la misión, visión, los clientes fijos, proveedores, la situación financiera de la empresa, la estructura de la organización, evaluación del control interno, cuestionarios de control interno para la gerencia, caja, digitación, contabilidad, ventas, cartera y los resultados e la evaluación del control interno.
En el capítulo IV consta la propuesta que es la elaboración de un manual de control interno para mejorar los procesos administrativos, contables y financieros de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) del cantón El Carmen, el mismo que contiene la misión, visión, y el control interno para caja, caja chica, bancos, cuentas y documentos por cobrar, inventario de mercaderías, cuentas por pagar, ventas, compras.
En el capítulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación a los cuales ha llegado la estudiante.
Este trabajo se ha desarrollado con la rigurosidad científica el mismo que servirá para el control de los recursos económicos de Almacen’s C.C.R de la ciudad de El Carmen y de negocios similares.
Atentamente,
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DEDICATORIA
El presente trabajo de investigación está dedicado a las dos personas que han sido el pilar fundamental de mi vida, por quienes he luchado para alcanzar todas las metas propuestas, quienes me apoyaron incondicionalmente a subir un escalón más de mi preparación académica; la Sra. Lucy Román y el Sr. Willian Moyano, mis bellos padres que supieron inculcar en mi el esfuerzo y la dedicación en todo lo que uno emprende.
A demás quisiera dedicar este trabajo de manera muy especial a mis hermanos y demás familiares que de corazón me apoyan en todos mis proyectos, a todos quienes hicieron posible este logro, al Sr. Guido Chamorro quien es y ha sido más que un jefe, un amigo incondicional y con su ayuda hice posible este anhelo.
A mi esposo y a mi hija mis dos grandes amores, quienes sacrificaron horas de su tiempo apoyándome de manera directa e indirecta, que están conmigo siempre confiando y creyendo en mi.
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AGRADECIMIENTO
Quisiera agradecer en primer lugar a Dios quien es el motor principal del ser humano, por quién he sido inmensamente bendecida hasta ahora y a quién le debo todo cuanto soy como mujer, esposa, madre, hija y persona.
Un agradecimiento muy grande a mis padres, hermanos y demás familiares ya que han estado conmigo en todo momento, brindándome su apoyo, comprensión y cariño el cual ha constituido mi motivación más grande para llegar a esta meta.
A mi tutora por su paciencia, comprensión y dedicación a mi trabajo de tesis ya que sin su ayuda no habría sido posible la culminación de la misma.
A mi hija y esposo mil gracias por su amor incondicional sin ellos este sueño no hubiese tenido sentido, su comprensión y apoyo significan mucho para mí.
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INDICE DE CONTENIDOS
Descripción Páginas
Portada i
Hoja de Derecho de Autor ii
Informe de Aprobación del Director de Tesis iii
Dedicatoria v
Agradecimiento vi
Tabla de contenido vii
Resumen Ejecutivo xvi
CAPITULO I INTRODUCCIÓN
1.1.1 Antecedentes 1
1.1.1 Antecedentes históricos 1
1.1.2 Antecedentes científicos 2
1.1.3 Antecedentes prácticos 3
1.1.4 Importancia del Estudio 4
1.1.5 Situación actual del tema de investigación 4
viii
1.3. Alcance del trabajo 5
1.4 Objeto del estudio 5
1.5 Objetivos 6
1.5.1 Objetivo General 6
1.5.2 Objetivo Específico 6
1.6 Justificación 6
1.7 Hipótesis 7
1.7.1 Variables 7
1.7.2 Indicadores 7
1.8 Aspectos metodológicos del estudio 8
CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1 Marco Teórico 11
2.1.1 Reseña histórica del control interno 11
2.2 El Control Interno 13
2.3 Definición de control interno 13
2.4 Elementos del control interno 13
2.5 Medios de obtener el control interno 15
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2.5.1.1 Integridad y valores éticos 15
2.5.1.2 Compromiso con la competencia 15
2.5.1.3 Consejo de administración o comité de auditoría 15 2.5.1.4 Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos 15
2.5.1.5 Estructura organizacional 16
2.5.1.6 Asignación de autoridades y responsabilidades 16 2.5.1.7 Políticas y procedimientos de recursos humanos 16
2.5.2 Procesos de evaluación de riesgo 16
2.5.3 Sistema de información aplicable a los informes
financieros y a la comunicación e información contable 16
2.5.4 Actividades de control 17
2.5.4.1 Evaluaciones del desempeño 17
2.5.4.2 Controles de procesamiento de información 17
2.5.4.3 Controles físicos 18
2.5.4.4 División de obligaciones 18
2.5.4.5 Monitoreo de los controles 18
2.6 Objetivos del control interno 19
2.7 Importancia 19
2.8 Estructura del control interno 20
2.9 Clasificación del Control Interno 22
2.10 Técnicas de Control Interno 24
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2.12 Tipos de control interno 29
2.12.1 Control interno administrativo 30
2.12.2 El control interno financiero-contable 30
2.13 Evaluar el riesgo de control 31
2.13.1 Determinar el nivel de riesgo de control evaluado y planeado 31 2.13.2 Diseñar y realizar pruebas adicionales de los controles 32 2.13.3 Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas
planificadas 32
2.13.4 Documentar el nivel evaluado de riesgo de control 32
2.14 Empresa 33
2.14.1 Aplicación del concepto de empresa 33
2.15 Clases de empresa 34
2.15.1 Empresa Comercial 35
2.16 Contabilidad 35
2.17 El proceso contable 35
2.18 Fases del desarrollo contable 36
2.19 Manuales 37
2.20 Objetivos 37
2.21 Tipos de manuales 39
2.21.1 Manual de procedimientos 39
2.21.2 Manual de políticas 39
xi
2.22 Tesorería 40
2.22.1 Funciones específicas de la tesorería 41
CAPITULO III METODOLOGÍA
3.1 Análisis de la situación actual 42
3.1.1 Situación actual de la empresa 42
3.2 Misión 42
3.3 Visión 42
3.4 Clientes fijos 42
3.5 Proveedores 45
3.6 Situación financiera 46
3.7 Estructura de la organización 50
3.7.1 Estructura orgánica 51
3.8 Evaluación del Control Interno 52
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3.8.6 Cuestionario de control interno aplicado a cartera 57 3.9 Resultados de la evaluación de Control Interno 58
3.9.1 Análisis del departamento de Gerencia 58
3.9.2 Análisis del departamento de Caja 59
3.9.3 Análisis del departamento de digitación 59 3.9.4 Análisis del departamento de contabilidad 60
3.9.5 Análisis del departamento de ventas 60
3.9.6 Análisis del departamento de cartera 61
CAPITULO IV PROPUESTA
4.1 Introducción 62
4.1.1 Actividad de la empresa 62
4.1.2 Misión 62
4.1.3 Visión 62
4.1.4 Propuesta de Organigrama estructural 63
4.2 Manual de Control Interno 64
4.2.1 Control Interno Activos 64
4.2.1.1 Caja 64
xiii
4.2.1.3 Bancos 65
4.2.1.4 Cuentas y documentos por cobrar 66
4.2.1.5 Inventario de mercaderías 69
4.2.2 Control Interno Pasivos 70
4.2.2.1 Cuentas por pagar 70
4.2.3 Control Interno Ingresos 71
4.2.3.1 Ventas 71
4.2.4 Control Interno Costos 72
4.2.4.1 Compras 72
4.3 Manual de funciones 73
4.3.1 Gerencia 73
4.3.2 Asistente de Gerencia 75
4.3.3 Contador 76
4.3.4 Auxiliar de Contabilidad 77
4.3.5 Supervisor de Caja o custodio 78
4.3.6 Cajero o tesorero 79
4.3.7 Vendedores 80
xiv CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones 84
Recomendaciones 85
Bibliografía 87
Anexos 90
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico #1 50
Gráfico # 2 63
INDICE DE ANEXOS
ANEXO N°1 Modelo de Arqueo de Caja 90
ANEXO N°2 Informe Diario de Caja o reporte 91 ANEXO N°3 Modelo de Comprobante de Egreso 93 ANEXO N°4 Acta de solicitud para reposición de caja chica 94
ANEXO N°5 Modelo de Vale de Caja 95
ANEXO N°6 Solicitud de emisión de estado de cuenta bancario 96
ANEXO N°7 Modelo de Conciliación bancaria 97
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ANEXO N°9 Carta de confirmación de saldo con clientes 101
ANEXO N°10 Solicitud de crédito 102
ANEXO N°11 Guía de remisión 103
ANEXO N°12 Factura Legal que se emite al cliente 104
ANEXO N°13 Contrato y pagaré para ventas a crédito 105
ANEXO N°14 Reserva de dominio para ventas a crédito 106
ANEXO N°15 Letra de cambio para ventas a crédito 107
ANEXO N°16 Notificación escrita por pagos adeudados 109
ANEXO N°17 Modelo de Kárdex 110
ANEXO N°18 Modelo de factura de proveedores 111
ANEXO N°19 Modelo de guía de proveedores 113
ANEXO N°20 Solicitud de reposición stock de mercaderías 115
ANEXO N°21 Solicitud de confirmación de saldo con proveedores 116
ANEXO N°22 Recibo de cobro a clientes en almacén. 117
ANEXO N°23 Recibo de cobro de notificadores fuera del almacén 118
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RESUMEN EJECUTIVO
En el presente trabajo se expone la investigación realizada a Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), la cual tiene como principal propósito la elaboración de un manual de control interno para mejorar los procesos administrativos, contables y financieros. Este está distribuido en cinco capítulos que se detallan a continuación.
En el primer capítulo se encuentra la introducción de la investigación en donde se describen los antecedentes históricos, científicos y prácticos del estudio además de la importancia del estudio, situación de tema de investigaciones y limitaciones que se podrían suscitar en el transcurso de la misma. Encontrarán también el alcance del trabajo, objeto, impacto y objetivos que se esperan del mismo.
En el segundo capítulo se detalla el marco de referencia el cual contiene toda la información científica sobre la cual se basa el tema de investigación, como conceptos, definiciones, actividades de control, importancia, etc. Esto se logró luego de una recopilación y análisis teórico del tema objeto del estudio, con el fin de que se permita entender cada una de las actividades que serán realizadas en el presente trabajo.
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En el cuarto capítulo se da a conocer el desarrollo de la propuesta de la elaboración de un manual de control interno para mejorar los procesos administrativos, contables y financieros de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), de los procesos y controles que se plantear con la finalidad de mejorar la situación en la que se encontró la empresa.
1 CAPITULO I
1.1. Antecedentes
1.1.1. Antecedentes históricos
Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), inició sus actividades comerciales el 29 de mayo del año 2000, estableciéndose inicialmente como un pequeño negocio no obligado a llevar contabilidad; cuya actividad principal hasta la actualidad es la venta de electrodomésticos, muebles y artículos para el uso del hogar.
No contaba con local propio es por ello que puso a funcionar su negocio en el sitio de las cinco esquinas en la ciudad de Santo Domingo, provincia de los Tsáchilas de donde es oriundo su dueño y fundador el Sr. Guido Chamorro Peña, quien con su espíritu emprendedor y visionero supo concretar sus sueños haciendo posible que hasta la actualidad este en pie brindando no solo la mejor calidad en electrodomésticos sino también fuentes de trabajo para varias personas.
El Carmen, es una zona comercial y productiva cuya principal actividad es la producción, comercialización y exportación de plátano gracias a las diferentes compañías existentes, por ello esta ha sido la fuente que mueve la economía de este cantón y sus zonas aledañas.
La rentabilidad que recibían al realizar recorridos los vendedores hacia este cantón y sus alrededores, era evidente y significativo, esto obligó a su dueño a que en el año 2002 se de la apertura de una sucursal en esta ciudad, ubicándose un local en la Av. La Esperanza y Salustio Giler.
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inventario, con un nuevo tipo de mercaderías vehículos motorizados, en la actualidad aún comercializa motos pero no como actividad principal.
Con el pasar de los años, el incremento en las ventas fue notable, así como también su clientela, por lo cual fue necesaria la construcción de un local propio que proporcione las condiciones necesarias para ventas, cobros y atención al cliente.
Es por ello que en el año 2007, gracias a la ayuda de sus colaboradores, al incondicional apoyo de su esposa la Sra. Zoila Rivadeneira y toda su dedicación pudieron cristalizar este anhelo y hoy cuenta con un local comercial propio en la calle Salustio Giler y Portoviejo diagonal al registro civil, en donde hasta la actualidad se atiende a la clientela.
El establecimiento que existía en Santo Domingo de los Tsáchilas, fue cerrado en este mismo año, por factores de influencia como la competencia y la falta de liquidez para mantener activo dos negocios en diferentes ciudades.
1.1.2. Antecedentes científicos.
La empresa objeto de análisis, hasta la actualidad se dedica a la venta de electrodomésticos, al por menor, variedad de muebles y artículos para uso del hogar; cuenta con un amplio stock de mercadería tanto en línea café, como en línea blanca, muebles, motos, artículos de cocina, computadoras, entre otros artículos, en las mejores marcas como son: Sony, Panasonic, Samsung, Philips, LG, Indurama, Global, Innova, Bosch, Electrolux, entre otras.
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Línea Café.- Televisores, DVD`s, equipos de sonido, minicomponentes, radio grabadoras, radios para carro, Lcd’s, Plasmas, cámaras digitales, etc.
Vehículos Motorizados.- Todo tipo de motocicletas en diferentes marcas como Motor Uno, Honda, Suzuki, Thunder, entre otras.-Actualmente no adquiere en gran cantidad como en un principio ya que el monto de recuperación de este capital era insuficiente para cubrir el pago de las nuevas adquisiciones lo que provocó falta de liquidez económica.
Línea de Computadoras.- En esta gama cuenta con computadoras completas, Laptops, impresoras, accesorios de computadoras, memorias, monitores, parlantes, etc.
Línea de Muebles.- En este aspecto cuenta con camas de madera, fierro, cómodas, juegos de sala, comedor, literas, colchones en las marcas Paraíso, Chaide & Chaide y Resiflex.
Artículos de cocina y varios.- En este segmento encontramos todo en cuanto se refiere a accesorios de cocina en general o para uso de la ama de casa, así como también diferentes tipos de adornosy accesorios para dormitorios, sala, cocina y comedor.
1.1.3. Antecedentes prácticos.
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desempeño administrativo, por tal razón la empresa se encuentra en inminente riesgo de control.
1.1.4. Importancia del Estudio.
El presente estudio es importante ya que ayudará a solucionar los problemas de funcionamiento administrativo, contable y financieros de la empresa y facilitará en la elaboración de los correctivos que sean necesarios; así también se podrán corregir las falencias y debilidades existentes para impulsar al desarrollo productivo de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira).
1.1.5. Situación actual del tema de investigación.
Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), se encuentra actualmente comercializando los mejores electrodomésticos y artículos para el hogar, tratando siempre de satisfacer las necesidades y exigencias de su clientela, es por ello que ha tratado de innovar su mercadería acorde con el avance tecnológico. Pese a su gran espíritu de liderazgo en mantenerse en pie firme como una empresa competitiva, arrastra una serie de inconvenientes administrativos que han generado que no surjan las actividades de la mejor manera posible y que sigan llevando las cosas de manera ambigua.
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La estructura organizativa de Almacen`s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) se encuentra definida de la siguiente manera:
- Gerencia
- Asistente de Gerencia - Departamento de Caja - Departamento de Cartera - Departamento de Contabilidad
1.2. Limitación del estudio.
El estudio se realizó durante el año 2011 en toda el área administrativa y financiera de la empresa y comprendió la elaboración de un manual de control interno.
1.3. Alcance del trabajo
Al plantear un manual de control interno como alternativa a los problemas que aun mantiene la empresa permitirá que esta se fortalezca de manera administrativa, contable y financiera. A la vez será parte del crecimiento de la empresa, de que logre satisfacer las necesidades del consumidor y el cumplimiento de sus objetivos y metas propuestas.
1.4. Objeto del estudio.
6 1.5. Objetivos
1.5.1. General
Elaborar un manual de control interno que regule y mejore el cumplimiento en los procesos administrativos, contables y financieros de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) del cantón El Carmen.
1.5.2. Específicos
- Obtener la información técnica necesaria y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil en el mejoramiento administrativo, financiero y contable con la ayuda de los resultados obtenidos en el trabajo de tesis.
- Establecer los beneficios y garantías que proporciona una buena estructura de control interno para salvaguardar sus actividades administrativas, financiera y contables.
- Plantear las soluciones o correctivos necesarios en cada área afectada para mejorar la productividad de la empresa, por medio de la estructura de control interno.
- Proponer la creación de una manual de control interno para mejorar el cumplimiento de los procesos administrativos, contables y financieros de la organización.
1.6. Justificación
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para impulsar al desarrollo productivo de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira).
Así mismo ayudará a que los encargados de las áreas administrativa, contable y financiera puedan obtener soluciones en problemas que se han venido dando con anterioridad y exponer alternativas eficientes a la gerencia de la empresa.
1.7. Hipótesis
La falta de un diseño de control interno está afectando en el avance y cumplimiento de objetivos de la empresa. Con la aplicación del manual de control interno, mejorarán los procesos administrativos, contables y financieros de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira).
1.7.1 Variables:
- Variable Independiente 1: Control Interno
- Variable Dependiente 1: Procesos administrativos, contables y financieros.
- Variable Dependiente 2: Eficiencia, Efectividad y Eficacia
- Variable Dependiente 1: Pruebas de Control
1.7.2 Indicadores:
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- La eficiencia, efectividad y eficacia, fueron analizados de forma cuantitativa y cualitativa por medio de indicadores de gestión esto se llevó a cabo en el desarrollo.
- Las pruebas de control fueron evaluadas por medio de inspecciones e investigaciones, a través de observaciones y preguntas, las cuales se realizaron durante el desarrollo del trabajo de tesis.
1.8. Aspectos metodológicos del estudio
a.- Diagnóstico:
Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), es una empresa dedicada a la venta de electrodomésticos, motocicletas, muebles de todo tipo y diferentes artículos para el hogar.
Pese a que es una empresa legalmente constituida y que sus ingresos brutos reflejan un desempeño económico normal, tiene muchas falencias administrativas y financieras que corresponden básicamente al no contar con una estructura de control interno que garantice y le proporcione una seguridad razonable en sus actividades financieras y en su desempeño administrativo. El control interno incluye además el programa para preparar, comprobar y distribuir a varios niveles ejecutivos los informes y análisis que les permiten mantener el control sobre las actividades y funciones que se realizan en una gran corporación.
A continuación se describen algunos problemas que se observo:
• Ausencia de reglamento interno. • Ausencia de un manual de funciones. • No cuenta con un organigrama establecido.
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• No hay un sistema adecuado para el manejo de personal en diferentes áreas.
• Falta de controles y supervisión:
a. Reportes de caja no custodiados, retraso en pago a proveedores, remuneraciones al personal y terceros.
b. Disminución del capital de trabajo.
• No existen políticas de crédito ni de ningún otro tipo.
• No existe orden ni control adecuado en cuanto a mercadería receptada, devuelta, cambios de producto, etc.
• No existe comunicación adecuada de empleados a jefe y viceversa. • No se realizan auditorias ni arqueos sorpresivos.
En consecuencia la empresa necesita de manera urgente un manual de control interno para el cumplimiento de sus objetivos y metas propuestas.
b.- Pronóstico
Por lo expuesto anteriormente, podemos decir con seguridad que estos problemas acarrean una serie de inconvenientes administrativos, financieros y contables que si no se solucionan a tiempo traerán consecuencias desfavorables para la economía y desenvolvimiento del negocio, que hasta la actualidad se han venido pasando por alto sin solución alguna.
c.- Control de Pronóstico
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rentabilidad aumentará en altos grados hasta alcanzar en algún momento la expansión de la misma.
d.- Formulación del Problema
11 CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1 Marco Teórico
2.1.1 Reseña histórica del control interno
Antecedentes: Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para proteger sus intereses.
La causa principal que dio origen al Control Interno fue la "gran empresa" A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa.
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En el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las exigencias en los Controles Internos, a partir de la década del 70, por el descubrimiento de muchos pagos ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, por lo que terceras personas quisieron conocer por qué los Controles Internos de las entidades no habían prevenido a la administración de la ocurrencia de esas ilegalidades.
El Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales; generalmente el Control Interno se ha considerado como un tema reservado solamente para los contadores.
Se comenzaron a ejecutar una serie de acciones a partir de los años 80 en diversos países desarrollados con el fin de dar respuestas a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno en el ámbito internacional. La pretensión consistía en alcanzar una definición de un nuevo marco conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que habían sido utilizados sobre éste, con el objetivo de que los diferentes niveles legislativos y académicos dispongan de un marco conceptual común, con una visión integradora que pueda satisfacer las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados con dicho concepto.”1
1 http://www.mailxmail.com/noticias/noticia.cfm?idn=1102
13 2.2 El Control Interno
“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada y
mixta, para obtener información y adhesión a su política administrativa”.2
“Puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar la eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.)”.
El control interno tiene el propósito de organizar y fomentar ante todo el orden en todas las actividades que se desarrollan en la empresa y que sus integrantes cumplan a cabalidad las metas y objetivos de la organización.
2.3 Definición de control interno.
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2 Abraham Perdomo Moreno, Fundamentos de Control Interno; 7ª.Edición, Capitulo 1, pagina 3. 3 Coordinador: D.Juan M. Aguirre Ormaechea y colaboradores, Auditoria III edición 1997, capitulo 1
pag.7, cultural de ediciones s.a. Madrid-España.
El control interno es un plan estratégico que sirve como ayuda a cada empresa a crecer y fortalecerse económica y administrativamente para garantizar su estabilidad y fortalecer sus metas y objetivos a seguir.
2.4 Elementos del Control Interno
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-Organización.- Implica las relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para alcanzar su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos.
-Catálogo de cuentas.- Relación del rumbo de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada en el registro de sus operaciones.
-Sistema de contabilidad.- Se entiende por el conjunto de principios aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar de forma ordenada la información monetaria, de las operaciones que realiza una entidad económica.
-Estados financieros.- Son documentos que reflejan la situación económica de la empresa, capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasado o futura, o el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio económico.
-Presupuestos y pronósticos.- Grupo de estimaciones programadas de las condiciones de operación y resultados que prevalecerán en el futuro dentro de un organismo social público, privado o mixto.
-Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal.- Tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pública, privada o mixta.
-Supervisión.- “La supervisión da lugar a que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo con los planes de organización establecidos, engloba dos funciones.- revisar, por parte de la persona responsable tanto la gestión económica-financiera, como las políticas y procedimientos establecidos.- y la aprobación y autorización de documentación para un normal circuito informativo-contable.”4
4 Auditoria III edición 1997, capitulo 1 pag.12, cultural de ediciones s.a. Madrid-españa coordindor:
15 2.5 Medios de obtener el control interno
“El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores como el tamaño, la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante, ciertas características son esenciales para un buen control interno en las grandes empresas. Incluye cinco componentes:
2.5.1 Ambiente de control 2.5.1.1Integridad y valores éticos
La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e imposición de la integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles, ya que al existir controles inadecuados o ineficaces está latente la tentación de cometer actos inmorales o de incurrir en actos reprobables.
2.5.1.2Compromiso con la competencia
Los empleados deben ser capacitados adecuadamente de manera que cumplan sus obligaciones a cabalidad.
2.5.1.3Consejo de administración o comité de auditoría
Los factores de los que depende su eficacia son: el grado de independencia de gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con los auditores internos y externos.
2.5.1.4Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos
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establecerán políticas escritas, informes de desempeño entre otros para controlar sus actividades.
2.5.1.5Estructura Organizacional
Una estructura correctamente diseñada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad, responsabilidades y obligaciones entre los miembros, toma de decisiones y división de actividades entre departamentos. A demás divide las responsabilidades en autorizar las transacciones, llevar el registro de ellas y custodiar los activos.
2.5.1.6Asignación de autoridades y de responsabilidades
El personal de la empresa debe conocer bien sus responsabilidades, reglas y normas. Por ello para mejorar el ambiente de control se definen los puestos, autoridades y las responsabilidades de cada personal de la organización.
2.5.1.7Políticas y procedimientos de recursos humanos
Las características del personal influyen en la eficacia del control interno, así pues todo lo concerniente a los empleados influye en la idoneidad del ambiente de control.
2.5.2 Procesos de evaluación de riesgo
Sirve para describir el proceso con el que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos de negocios que enfrenta la organización y el resultado de ello. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlos.
2.5.3 Sistema de información aplicable a los informes financieros y a la comunicación e información contable
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se compone de los métodos y de los registros establecidos para incluir, procesar, resumir y presentar las transacciones y mantener la responsabilidad del activo, pasivo y patrimonio unido. Por lo tanto un sistema contable debería:
1.- Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
2.- Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros.
3.- Medir los valores de transacciones de modo que pueda anotarse su valor monetario en los estados financieros.
4.- Determina el periodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el periodo contable correspondiente.
5.- Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones en los estados financieros.
2.5.4 Actividades de control
Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que atacan los riesgos de la organización. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditoria a los estados financieros:
2.5.4.1Evaluaciones del desempeño
Estos controles consisten en revisar el desempeño real comparado con los presupuestos, los pronósticos y el desempeño de periodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre sí, en hacer evaluaciones globales del desempeño.
2.5.4.2Controles del procesamiento de información
18
los tipos de transacciones, esta puede ser general cuando la alta dirección establece criterios para aceptar cierta clase de transacciones; o puede ser específica cuando las transacciones se autorizan de modo individual.
2.5.4.3Controles físicos
Otorgan seguridad física respecto a los registros y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos prenumerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, además de restringir el acceso a los programas de computación y a los archivos de datos.
2.5.4.4División de obligaciones
En función del bienestar de cada empresa y para que la responsabilidad entre departamentos no sea análoga, ninguna persona debería realizar más de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos.
La finalidad es que ningún individuo tenga obligaciones incompatibles que le permita cometer y ocultar errores en el cumplimiento de sus tareas.
2.5.4.5Monitoreo de los controles
Consiste en evaluar su calidad con el tiempo. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisión y administración como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la credibilidad de los informes de los ejecutivos.
19
que varias unidades de la organización están desempeñando sus funciones, después comunican los resultados y los hallazgos a la alta dirección. ” 5
2.6 Objetivos del Control Interno6 a) Prevenir fraudes
:
b) Descubrir robos y malversaciones
c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.
d) Localizar errores administrativos, contables y financieros.
e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedad y demás activos de la empresa.
f) Promover la eficiencia del personal
g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.
h) Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoria, etc.
2.7 Importancia
“El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales”7
5
O.Ray Whittington/Kurt Pany,Principios de auditoria; decimocuarta edicion, Capitulo siete, pagina 214.
6 Abraham Perdomo Moreno, Fundamentos de Control Interno; 7ª.Edición, Capitulo 1, pagina 5. 7
20
Cada empresa para su mejor desenvolvimiento tanto administrativo, contable y financiero debe contar con instrumentos de control, es por esto que un buen sistema de control interno es de suma importancia, para garantizar la integridad absoluta.
2.8 Estructura del Control Interno
“Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir:
1. Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes.
El cual puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple, flexible y debe establecer claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de organización es la independencia de funciones de operación, custodia, contabilización y auditoría interna. Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operación en general.
Establecerse la responsabilidad dentro de cada división para con la adhesión a los requerimientos de la política de la empresa. Junto con esto debe ir la delegación de autoridad para afrontar tales responsabilidades.
Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en las gráficas del manual de organización.
2. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.
cuida-21
dosamente facilita la preparación de estados financieros. Si el código se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables.
Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a través de diseños de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lógico de los procedimientos de registro y aprobación. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobación se incorpora en manuales de procedimientos.
3. Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organización.
La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están determinadas en alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la organización.
Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prácticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia.
Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin.
22
4. Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.
Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus prácticas y procedimientos, sino también, de la competencia de los funcio-narios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y económica.
Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirecta-mente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluación. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relación con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de evaluarles.
Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema.”8
2.9 Clasificación del Control Interno
“Los controles internos pueden clasificarse:
1.-Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables; preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional, prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento
8
23
de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades legales.
2.-Por jurisdicción: control interno contable; control interno administrativo. Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales. Como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable.
Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables.
3,- Por métodos: controles preventivos; controles de detección.
4.-Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas; controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la administración; controles documentales.
Medidas para lograr un buen Control Interno.
El sistema de control interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:
• Establecer líneas claras de responsabilidad.
• Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción. • Subdivisión de funciones.
24
• El costo del control.
El alcance de la auditoría, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos a aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la evaluación de su confiabilidad9
2.10Técnicas de Control Interno
.”
“Si una empresa descuida de sus controles internos, su situación es tan frágil a que se cometan fraudes, y errores que ponen en riesgo su patrimonio.
Para mejorar el proceso del control interno, dentro de la empresa existen cuatros rubros vitales para la buena operación empresarial:
1) Ingresos 2) Cobranzas 3) Egresos, e 4) inversiones.
Si no se toma medida adecuadas las posibilidades de fallas y fraude crecen paulatinamente.
1.- El presupuesto, es la herramienta de control financiero que marca la pauta para evaluar las finanzas, dándonos claras evidencia de lo que se prevé, de lo que está sucediendo, y del porque de las desviaciones; al compararse lo presupuestado y lo obtenido realmente no vale la pena si no se ha identificado las causas y efectos, por ejemplo si durante el periodo estimo gastar un monto x en sueldo y salarios, y resulta que al compara contra resultados, rebasa el presupuesto, esto da un elemento de análisis para la dirección de la empresa, que buscará encontrar las causas en el ejercicio de los flujos de efectivo de la empresa.
25
2.- El análisis de la Información Financiera, requiere de tiempo para revisar y analizar todos los estados financieros, sino que también es necesario evaluar el flujo de efectivo y demás reportes como las conciliaciones bancarias, existencias de mercaderías, cartera por cobrar, cumplimiento de los presupuestos de ventas; todo esto permitirá estar más atento a los cambios que se efectúen en el desarrollo de las operaciones.
3.- Afianzar al personal que maneja efectivo y valores, sin importarle el nivel de jerarquía o amistad, quizás se ofenda por tomar esta medida. El afianzar al personal que maneja efectivo, inventarios y las cobranzas, hace pensar dos veces a cualquiera de la posibilidad de cometer un fraude, y de cometerlos la responsabilidad es compartida con la empresa afianzadora, de manera que el daño económico será menor.
4.- Control permanente de las cobranzas e ingresos, es el punto neurálgico de mayores fraudes a las empresas, por lo cual deben cotejarse constantemente los documentos de cartera y actualizarlos de ser necesario. El arqueo sorpresivo al encargado de cobranzas y al cajero (tesorero), así como enviar estados de cuentas durante el ejercicio a los principales clientes, son procesos de controles necesarios que actúan como timbre de alarma que alertan de los actos de colusión y cohechos.
26
6.- El control de Egresos al girar cheques con firmas compartidas, clasificación y sello de las facturas pagadas evitará contra tiempos y errores fatales en la ejecución de los pagos. Sin duda que el monitoreo de ingresos y egresos diarios marcara las pautas en la ejecución de cada estrategia en el manejo de la liquidez.
Normas para el manejo del presupuesto, tendrá como objetivo establecer el control interno en las actividades relacionadas con el manejo presupuestario, en cuanto acciones justificadas, responsables, tiempo de ejecución y metas que se alcanzarán
Normas de control interno para tesorería, su finalidad deberá ser controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorería, con el fin de lograr seguridad y racionabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada departamento, evitando riesgos en la gestión.
Normas de control interno para anticipos de fondos y cuentas por cobrar, se deben aplicar para obtener información actualizada que permita realizar el cobro oportuno de los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad a tiempo.
Normas de control interno para inversiones en existencias y bienes de larga duración; su tiene que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro, control, protección y conservación de los bienes de larga duración.
27
Normas de control interno para el área de recursos humanos, se refieren a los mecanismos que se aplicarán para la correcta administración de los recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeño de las funciones encomendadas al personal; las políticas de control interno, deben estar enfocadas a la selección, inducción, capacitación, rotación y promoción, sanciones, evaluaciones.
Normas de control internos para el área de sistemas de información, buscará promover la correcta utilización de los sistemas computarizados que procesan la información que generan las entidades para mitigar los riesgos tecnológicos.
Norma de control interno para la producción y servicios sin duda han marcado don gran impacto las normas ISO.”10
2.11 Limitaciones de la actividad de un sistema de control interno
“El control interno contribuye mucho a proteger contra los errores y el fraude, además de garantizar la confiabilidad de los datos contables. Con todo es importante reconocer la existencia de algunas de sus limitaciones intrínsecas. Pueden cometerse errores en la aplicación de los controles porque no se entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencia, distracción o fatiga. Desde este punto de vista no es posible establecer controles que brinden protección absoluta contra el fraude y el desperdicio; una seguridad razonable en este aspecto es lo máximo que puede obtenerse generalmente”.11
10
De Félix Campoverde http://www.articulosinformativos.com/Tecnicas_del_Control_Interno-a1160207.html
11 O.Ray Whittington/Kurt Pany,Principios de auditoria; decimocuarta edicion, Capitulo siete, pagina
28
Podemos decir que a pesar de que la base de toda buena organización es tener un buen control interno, este no es suficiente o no garantiza seguridad absoluta de que las operaciones enteras de una entidad serán levadas a entera cabalidad; lo que si garantiza es seguridad razonable de las mismas. Por tanto depende mucho de cada responsable de área o departamento para que de la importancia necesaria y requerida para lograr los objetivos y metas que cada entidad tiene trazada.
“Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales. Consideran que el Control Interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto es, el cumplimiento de los objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia. El control interno efectivo sólo puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecución.
Pero no puede cambiar una administración ineficiente por una buena. Y, transformándolas en políticas o programas de gobierno, acciones de los competidores o condiciones económicas puede ir más allá del control administrativo.
El control interno no asegura éxito ni supervivencia; el control interno puede asegurar la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.
29
tiene la capacidad de desbordar el sistema. Otro factor de limitación es que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar estrechez de recursos y los beneficios de los controles se deben considerar con relación a sus costos.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o privada a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.”12
“Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede garantizar por sí misma, una gestión eficiente y
.
financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello mantener una estructura de control interno que elimine cualquier que, más costoso que los beneficios que se considere obtener de su implementación.”13
2.12 Tipos de Control Interno
El contar con un sistema de control interno bien definido nos brinda seguridad razonable en cuanto a diferentes actividades de la empresa, pero no garantiza en su totalidad que todas las actividades se den con normalidad, por lo tanto se debe estar supervisando periódicamente y no descuidar de ninguna manera las actividades que se desarrollan en una empresa.
Existen dos tipos de control interno estos son:
12http://www.mailxmail.com/autor-yusnielviel
30 2.12.1 “Control interno administrativo
No está limitado a el plan de la organización y relaciona con el intercambios
Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.
2.12.2 Elcontrol interno financiero-contable
Comprende el plan de la organización y los salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables”14 “El control interno administrativo a demás comprende procesos que aseguran la eficiencia operativa y el cumplimiento de las normas definidas por la dirección. El control interno contable no solo refiere a normas de control con fundamento contable por ejemplo conciliaciones de cuentas o repaso de asientos; sino también a todos aquellos procedimientos que afectan a la situación financiera como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, entre otras.”
.
15
La fusión de estos dos controles se da ya que ambos son imprescindibles en las actividades y desarrollo de cada empresa, por tanto es importante rescatar que su correcto control y aplicación será crucial para el buen desenvolvimiento de toda entidad.
14 www.monografias.com
15 Auditoría y Control interno, Grupo Cultural, Edición MMVI, Coordinador general Dr. Juan M.
31 2.13 Evaluar el Riesgo de Control
En lo que respecta a la evaluación de riesgo de control, podemos decir que la misión es detectar errores materiales o económicos en una empresa, con el fin de evitarlos o corregirlos a tiempo, así como también obtener la certeza de que estos controles están o no siendo efectivos.
“Los siguientes pasos que se detallan son esenciales para evaluar el control:
2.13.1 Determinar el nivel de riesgo de control evaluado y planeado
Para que las cuentas de los estados financieros parezcan tener controles efectivos, los auditores deben determinar si es eficiente obtener la evidencia necesaria para justificar una evaluación del riesgo de control en un nivel más bajo. Para esto se deben:
- Identificar aquellos controles que probablemente evitaran o detectaran errores materiales de la cuenta.
- Realizar pruebas de controles para evaluar su efectividad.
32
2.13.2 Diseñar y realizar pruebas adicionales de los controles
Se deben realizar indagaciones al personal, inspección de documentos e informes, observación de la aplicación de controles y realizar nuevamente los controles.
Las Pruebas sustantivas consideran la precisión de las cifras en los estados financieros, estas proporcionan evidencia documentaria del desempeño.
2.13.3 Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas planificadas.
Luego de terminar las pruebas de control, se revalúa el riesgo de control en base a los resultados de las pruebas; ya que pueden que el nivel de riesgo es alto más de lo planificado.
2.13.4 Documentar el nivel evaluado del riesgo de control
El nivel evaluado del riesgo de control identifica las cuentas que contengan riesgo de control máximo y aquellas cuentas para las cuales el riesgo es considerado menor que el nivel máximo. Los auditores deben documentar estas conclusiones en sus papeles de trabajo, describiendo a demás la base para todas las evaluaciones que están en un nivel inferior al máximo.
Se utilizan papeles de trabajo para resumir las evaluaciones del riesgo de control y las modificaciones resultantes en las pruebas sustantivas.”16
16 Auditoria un enfoque integral, 12ª.edición, O. Ray Whittington-Kurt Pany; capitulo 7, pagina 188.
33 2.14Empresa
“La empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a
actividades de producción, comercialización y prestación de servicios a la
colectividad.”17
2.14.1 Aplicación del concepto de empresa
Una empresa es constituida por diferentes fines y propósitos, sin embargo todas las empresas sirven a la comunidad a través de venta o comercialización de bienes servicios y demás.
18
Luego de conocer la definición o el concepto de empresa, es importante saber cómo lo podemos aplicar en la actualidad no solo en un negocio si no también en la vida diaria.
- Crear, desarrollar y dar a conocer el sistema de la empresa a todos los integrantes, para que estos le den siempre la importancia que se merece la entidad.
- Concientizar a cada miembro de la empresa acerca de que la misma es una organización social, para lograr en conjunto cumplir los objetivos mentalizados. - Administrar adecuadamente cada recurso de la empresa, de esta manera los mismos serán óptimos y eficientes en todo momento.
- Guiar positivamente las conversaciones que se dan empresa, para fomentar en todo momento la unión y los pensamientos positivos para la misma y así evitar las tergiversaciones que en algún caso se puedan dar y afecten el desarrollo de la entidad.
17 Contabilidad General, 6ta. Edición, Mercedes Bravo Valdivieso, capítulo 1, página 3.
34
- Incentivar los compromisos que contribuyen positivamente al mejoramiento de la empresa, pudiendo ser por medio de incentivos para que existan lazos entre funcionarios y empleados que establezcan en todo momento armonía en la empresa.
2.15Clases de Empresas
“Según su naturaleza se clasifican en: - Comerciales
- Industriales - de Servicios.
Según el sector al que pertenecen: - Públicas
- Privadas - Mixtas
Según su capital: - Unipersonales
- Sociedades o compañías; estas a la vez se subdividen en:
Sociedades de personas: en comandita simple y a nombre colectivo.
Sociedades de capital: anónimas, economía mixta, compañía limitada y en comandita por acciones”.19
35 2.15.1 Empresa Comercial
La empresa comercial es aquella que se dedica a la compra-venta de productos o diferentes artículos que son distribuidos o comercializados en nuestro entorno.
2.16 Contabilidad
“Se puede conceptuar a la Contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustenta en procesos y principios generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de: análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada periodo o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.”20
2.17El proceso Contable
Podemos decir que la contabilidad a más de una ciencia que estudia las actividades financieras de una empresa, es la herramienta más útil para llevar a una entidad a alcanzar sus metas financieras, tomar decisiones correctas para prevenir fracasos económicos futuros.
El proceso contable se puede definir como el conjunto de fases por medio de las cuales se puede comprobar todo lo relacionado con la información financiera, para mantener control y orden en un ejercicio contable.
20 Contabilidad General. Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional, José Orozco Cadena,
36 2.18Fases del desarrollo contable 21
a) Apertura o inicial
1.-Inventario
“Los cuales serán considerados como activos de acuerdo a las siguientes características:
- poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; - en proceso de producción con vistas a esa venta; o
- en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios”.22
21 http://ciberconta.unizar.es/LECCION/cf002/710.HTM
22 Normas Internacionales de Contabilidad módulo 2 Inventarios, pág.8,
2.-Apertura de contabilidad
b) Desarrollo o gestión
1.-Registro de hechos contables en el libro diario.
2.-Pasar los asientos contables del libro diario a mayor general.
3.-Balance de comprobación sumas y saldos.
c) Conclusión o cierre.
37 2.19 Manuales
“Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización.”23
2.20Objetivos
Un manual es un registro que contiene procedimientos y técnicas que se deben seguir para lograr el éxito laboral en todo lo concerniente al personal y las funciones que desempeña cada uno en la empresa.
“De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
38
e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
i) Interviene en la consulta de todo el personal.
j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
ll) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
m) Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
39
p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.”24
2.21 Tipos de Manuales
2.21.1 Manual de Procedimientos
“El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.”25
2.21.2 Manual de Políticas
Cada empresa en el proceso de implementar un sistema de control interno,
debe disponer los procedimientos que forman el pilar para el correcto
desarrollo de las actividades a la vez indicar las responsabilidades para los
encargados de cada área; de esta forma se podrá establecer mayor control y
seguridad en el cumplimiento de objetivos y metas.
“Consiste en una descripción detallada de los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.
24http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default3.as
p
40
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.”26
2.21.3 Manual de organización
“Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.”27
2.22 Tesorería
“La tesorería es aquella área en la cual se gestionan y concretan todas las acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario. Es decir aquí se llevan a cabo los cobros por actividades que presta la empresa, pagos y todo cuanto tiene que ver con los movimientos de la caja de una empresa, los mismos que están siempre supervisados por el área contable.”28
26
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default3.asp
27
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default3.asp
28 http://www.definicionabc.com/economia/tesoreria.php
41 2.22.1 Funciones específicas de Tesorería
“El departamento de tesorería tiene funciones específicas en las empresas,
entre las más importantes se encuentran:
*Realizar la desagregación de funciones y responsabilidades de cada persona
que trabaja en el área del manejo de efectivo, bancario y de pagos.
*Adquirir, verificar y hacer seguimiento de las pólizas de manejo.
*Almacenar los soportes de todas las transacciones.
*Realizar boletines diarios de los fondos de la empresa.
*Aplicar las medidas necesarias para la prevención de errores en cuanto al
manejo del efectivo, la caja y los bancos.
*Brindar la información oportuna sobre la liquidez y de todas las
transacciones comerciales y financieras.
En algunos casos autorizar erogaciones y realizar pagos.
Control de los altos recursos en cuentas corrientes.
Manejar un libro auxiliar de operaciones, este debe ser llevado claramente y
actualizado.”29
29
42
CAPITULO III
METODOLOGÍA
3.1 Análisis de la situación actual
3.1.1 Situación actual de la empresa
Almacen´s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), en la actualidad se encuentra en un nivel de solvencia medio, su grado de cartera vencida ha ido disminuyendo pero aun existen cuentas vencidas; así como también deudas pendientes de pago, cuentas incobrables, etc. Con respecto a la administración, aun ejercen las funciones de manera empírica, sin manuales de funciones o reglamento interno que defina la función de cada empleado para un mejor desarrollo, por tanto siguen existiendo desordenes laborales a nivel administrativo y financiero que hace más compleja la administración.
3.2 Misión
Almacen´s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), no cuenta con una misión propia lo cual afecta en la acción de la empresa.
3.3 Visión
Almacen´s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), no cuenta con una visión propia lo que genera una debilidad para la planificación de la empresa.
3.4 Clientes Fijos
