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ii
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del trabajo de investigación.
CERTIFICO:
Que el Proyecto de Investigación presentado por el estudiante José Leonidas Changoluisa, reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la evaluación por parte del jurado examinador.
Quito, Noviembre del 2011
………. MSc. Mario Ganchala
iii
AUTORÍA DE TESIS
El abajo firmante, en calidad de estudiante de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, declara que los contenidos de esta Tesis, requisito previo a la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos, personales y de exclusiva responsabilidad legal y académica del autor.
Quito, Noviembre del 2011
………. José Leonidas Changoluisa
iv
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de tesis a Dios, por haberme concedido salud y fortaleza para emprender mis mas grandes sueños.
A mi Padre José que aunque ya no esté aquí seguro estará contento y orgulloso por todo lo que he conseguido y a mi Madre Rosa Elena, en quien encontré todo el apoyo que necesitaba para alcanzar todo lo que propuse y por darme todo el amor que de ella he recibido. A mis hermanas Ligia y Mercedes, gracias por estar siempre presentes en los gratos y difíciles de mi vida. A mis amigos Dr. Agustín Vargas y Ing. Ernesto Moscoso por estar pendientes y preocupados en toda mi vida universitaria.
v
AGRADECIMIENTO
A Dios por bendecir y guiar mi vida.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, que me acogió en sus aulas durante toda mi carrera universitaria, donde me he formado como profesional sin dejar de lado mi formación personal.
A los Excelentes Profesores quienes con entusiasmo y mucha paciencia imparten los mejores conocimientos para hacer de los alumnos personas útil para la sociedad. Agradezco de manera muy especial al Dr. Edison Alarcón Gerente de la Clínica Especialidades Central por autorizar el levantamiento de información necesaria para este trabajo y Msc. Mario Ganchala, por las importantes sugerencias y ayuda que me brindo, ya que él ha sido mi guía durante el desarrollo de este trabajo, por su valioso aporte para el logro de los objetivos planteados.
vi
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo investigativo tiene como tema “Diseño e implementación de un Manual de Control Interno para la Clínica de Especialidades Central del Cantón Salcedo”, siendo uno de sus objetivos el de proporcionar a sus directivos normativas de control efectivas en las distintas áreas de la entidad.
Las técnicas de investigación utilizadas fueron: encuestas, cuestionarios de control interno, análisis FODA, observación directa, flujogramas. Los tipos de estudio utilizados fueron: Exploratorio, descriptivo, explicativo, deductivo, y inductivo, además material bibliográfico y virtual que permitió ampliar el presente estudio.
El Manual de Control Interno propone: Controles Administrativos; donde se establecen lineamientos, normas, políticas, procedimientos, concernientes a la parte administrativa. Controles Financieros; donde se implantan lineamientos, normas, políticas, procedimientos, referentes a el área contable-financiera y Controles Operativos donde existe lineamientos, normas, políticas, procedimientos, relativos al área operativa de la entidad
Mediante la creación y implementación de este Manual se pretende crear normativas de control que mejoren la eficiencia en las operaciones y evitar el quiebre de la institución.
vii
ÍNDICE GENERAL
PRELIMINARES
Carátula i
Aprobación del tutor ii
Autoría de tesis iii
Dedicatoria iv Agradecimiento v Introducción vi
Índice general vii
Índice de Cuadros x
Índice de Gráficos xiii
CAPÍTULO I 1. EL PROBLEMA
Planteamiento del problema 1
Formulación del problema 2
Sistematización el problema 2
Preguntas de investigación 2
Justificación de la investigación 3
Objetivos 4
Objetivo general 4
Objetivos específicos 4
Alcance de la investigación 4
CAPÍTULO II
2. MARCO DE REFERENCIA
Marco conceptual 5
viii
Marco temporal y espacial 30
Hipótesis o ideas a defender 30
Variables 30
CAPÍTULO III 3. METODOLOGÍA
Unidad de Análisis 32
Población 32
Muestra 33
Tipo de investigación: 33
Prueba de hipótesis 34
Método de estudio 34
Técnicas e instrumentos 35
Fuentes de Información 35
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Verificación de hipótesis 36
CAPÍTULO V 5. PROPUESTA
Tema 48
Datos Informativos 48
Antecedentes de la propuesta 49
Objetivos de la entidad 53
Objetivos de la propuesta 54
Objetivo General 54
Objetivos Específicos 54
ix
Fundamentación Legal 55
Servicios que ofrece. 56 Organigramas 59 Fundamentación Científica 60 Matriz de medios internos 75 Matriz de medios externos 77 Descripción de procesos actuales 95 Análisis del sistema contable. 98 Introducción 103 Presentación 103 Alcance del manual 104 Beneficios del control interno 104 Responsabilidad del control interno 105 Los controles administrativos 105 Sobre la documentación 105 Disposiciones generales 168 Implementación del manual 169 Administración de la propuesta 172 Evaluación de la propuesta 174 CAPÍTULO VI 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones 193 Recomendaciones 194 BIBLIOGRAFÍA 196
ANEXO: Encuesta para la Clínica de Central de Salcedo 197
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 198
RECURSOS 202
x
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro No1. Listado de empleados y personal de servicio de la Clínica de
Especialidades Central de Salcedo (2011) 32
Cuadro No. 2 Disponibilidad de un manual 36
Cuadro No. 3 Posibilidad de mejorar con un manual 37
Cuadro No. 4 Control interno no es prioridad 38
Cuadro No. 5 Cumplimiento de objetivos con el manual 39 Cuadro No. 6 Mejora de la competitividad con el manual 40
Cuadro No. 7 Actividades de control 41
Cuadro No. 8 Responsabilidad en el control interno 42
Cuadro No. 9 Aspectos del control interno 43
Cuadro No. 10 Funciones de control en la clínica actualmente 44
Cuadro No. 11: Frecuencias observadas 46
Cuadro No: 12 Frecuencias esperadas 46
Cuadro No: 13 Cálculo de X² 47
Cuadro No: 14: Distribución del personal que trabaja en la Clínica de
especialidades Central ((Diciembre 2011) 50
Cuadro No. 15: Factores Internos de la Clínica Central (2011) 76 Cuadro No. 16 Factores externos de la Clínica Central 78
Cuadro No. 17 Evaluación de debilidades 79
Cuadro No. 18: Filosofía administrativa y estilo de operación 80 Cuadro No. 19. Asignación de la autoridad y responsabilidad 81
Cuadro No. 20: Análisis de riesgos y su proceso 82
Cuadro No. 21: Tipos de actividades de control 83
Cuadro No. 22: Control sobre los sistemas de información 84
Cuadro No. 23: Análisis de la información 85
Cuadro No. 24: Actividades de monitoreo 86
Cuadro No. 25. Determinación del nivel riesgo-confianza 87 Cuadro No. 26: Análisis de los procesos administrativos considerando sus
cuatro elementos básicos 93
xi
Cuadro No. 28: Valoración cuantitativa 98
Cuadro No. 29: Resumen de las evaluaciones 101
Cuadro No. 30: Procedimiento de elaboración de documentos 108 Cuadro No. 31: Procedimiento para establecer responsabilidades 111 Cuadro No. 32: Procedimiento para la rendición de cuentas 113 Cuadro No. 33: Procedimiento para el reporte de deficiencias encontradas. 114 Cuadro No. 34: Procedimiento para el reporte de informes 115 Cuadro No. 35: Procedimiento para la toma de decisiones 117 Cuadro No. 36: Procedimiento para la apertura del fondo de caja chica 124 Cuadro No. 37: Procedimiento de utilización de fondo de caja chica 126 Cuadro No.38: Asientos de ajuste para caja chica 127 Cuadro No. 39: Procedimiento de cierre del fondo de caja chica 129 Cuadro No. 40: Procedimiento para el arqueo de caja 132
Cuadro No. 41 Hoja de arqueo 134
Cuadro No. 42 Detalle de gastos 135
Cuadro No. 43: Procedimiento para realizar la conciliación bancaria 139
Cuadro No. 44 Estado de Cuenta 141
Cuadro No 45 Conciliación Bancaria 141
Cuadro No. 46: Procedimiento para la creación del comité de adquisiciones 151 Cuadro No. 47: Procedimiento para la solicitud de materiales y/útiles de
oficina 152
Cuadro No. 48: Procedimiento para la adquisición de existencias y/o bienes
de larga duración 154
Cuadro No. 49: Procedimiento para el almacenamiento de materiales y/o
útiles de oficina, útiles de aseo 155
Cuadro No. 50: Procedimiento para la identificación y protección de los
bienes de larga duración 155
Cuadro No. 51 Procedimiento para la constatación física de existencias de
bienes de larga duración 156
xii
Cuadro No. 55: Procedimiento para liquidación de servicios básicos 163 Cuadro No. 56: Procedimiento para analizar los estados financieros 166 Cuadro No. 57: Presupuesto de gastos de la propuesta 173
Cuadro No. 58: Plan de evaluación 174
Cuadro No. 59 Plan de cuentas 175
Cuadro No. 60 Libro diario
Cuadro No. 61 Balance de comprobación
184 191
xiii
ÍNDICE DE GRAFICOS
Gráfico No. 1 Matriz de operacionalización 31
Gráfico No.2 Disponibilidad de un manual 36
Gráfico No. 3 Posibilidad de mejorar con un manual 37
Gráfico No. 4 Control interno no es prioridad 38
Gráfico No. 5 Cumplimiento de objetivos con el manual 39 Gráfico No. 6 Mejora de la competitividad con el manual 40
Gráfico No. 7 Actividades de control 41
Gráfico No. 8 Responsabilidad en el control interno 42
Gráfico No. 9 Aspectos del control interno 43
Gráfico No. 10 Funciones de control en la clínica actualmente 44 Gráfico No. 11. Relación entre componentes y objetivos 62
Gráfico No. 12: Entorno del Control 68
Gráfico No 13. Procedimiento: registro del ingreso en efectivo. 95 Gráfico No. 14: Procedimiento: elaboración de cheques y pagos. 96 Gráfico No. 15 Procedimiento: Pago de sueldos del personal. 97
Gráfico No. 16: El Proceso Contable 100
Gráfico No. 17: Diagrama de procesamiento y fijación de responsabilidades de
la documentación 107
Gráfico No. 18: Flujograma del procedimiento: elaboración de documentos. 109 Gráfico No. 19: Flujograma del procedimiento de realización de informes
especiales. 116
Gráfico No. 20: Flujograma del procedimiento de apertura fondo de caja chica 125 Gráfico No. 21: Flujograma del procedimiento utilización del fondo caja chica 128 Gráfico No.22: Flujograma del procedimiento de cierre de fondo de caja chica 130 Gráfico No. 23: Flujograma del procedimiento de arqueo de caja 136 Gráfico No. 24: Flujograma de procedimiento de elaboración cheques y pagos 142 Gráfico No.25: Flujograma del procedimiento para la solicitud de materiales
y/o útiles de oficina 1
153
1 CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el cantón Salcedo, la Clínica de especialidades “Central”, en el logro de los objetivos planificados dentro de la planificación estratégica, se nota que no han sido cubiertos en su totalidad, vale mencionar ante este inconveniente, que una de las razones para que no se logren los objetivos mencionados, es el descuido latente sobre la supervisión de las actividades en cada uno de los departamentos que conforman la Clínica de Especialidades Central.
Se considera desde la perspectiva científica, que el control interno servirá como una herramienta para:
El logro de los objetivos
Para la utilización eficiente de los recursos
Para prevenir fraudes, errores o violaciones a principios y normas contables, fiscales y tributarias.
Además abarca a toda la organización, a las políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las actividades asignadas para el logro de los resultados deseados.
2
Las cuentas por cobrar tienen un plazo de 30-45 días, en cambio que las cuentas por pagar, esperan hasta dos meses y tres meses para el pago.
El capital operativo promedio de la Clínica de Especialidades Central por mes, es aproximadamente de 60.000 USD.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿De qué forma, la ausencia de un Manual de Procedimientos de Control Interno, afecta a la realización de los objetivos de la Clínica de especialidades Central del cantón Salcedo durante el año 2011?
SISTEMATIZACIÓN EL PROBLEMA
La investigación que está por desarrollarse, y sobre todo el diseño del Manual de Control interno para la Clínica Central del Cantón Salcedo, ambas, son un elemento indispensable para solucionar el inconveniente del desconocimiento de la eficiencia con la que se están manejando en la actualidad los recursos, humanos, materiales, tecnológicos, institucionales y financieros de la institución, y dado que, la Clínica debe presentar informes anuales, sería conveniente que se disponga de los instrumentos necesarios para realizar ésta gestión.
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
Las siguientes interrogantes ayudarán a obtener una mejor comprensión del problema planteado.
3
¿En la actualidad se realizan controles internos sobre modelos ya
preestablecidos y adecuados para una institución de salud?
¿Los procedimientos de control interno contribuyen a un adecuado manejo de las finanzas?
¿Qué actividades son importantes para que se pueda aplicar un adecuado control interno?
¿La aplicación de un Manual de Procedimientos de Control interno corregirá los errores en la toma de decisiones a nivel administrativo-financiero?
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El Control Interno es una herramienta muy necesaria dentro de la toma de decisiones de la empresa, este trabajo es factible realizarlo, ya que se cuenta con los recursos humanos, económicos, de infraestructura, de información y sobre todo se cuenta con la aprobación de las autoridades de la institución para la emisión de la información necesaria y la adquisición de la opinión de los diferentes departamentos.
Dentro de la Clínica de Especialidades Central, es un trabajo nuevo, ya que desde que fue creada, hasta la fecha de hoy, no ha sido posible estructural un manual, de la categoría que tiene el Control Interno y la importancia del mismo.
4 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Manual de procedimientos de Control Interno para el área contable que promueva el cumplimiento de los objetivos de la Clínica de especialidades Central del Cantón Salcedo, año 2011”
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Reconocer la importancia de los controles internos dentro del manejo administrativo-financiero de las Instituciones.
Analizar los resultados del levantamiento de información mediante aplicación de encuesta y entrevistas.
Diseñar un manual de procedimientos de control interno para la Clínica de Especialidades Central, de tal manera que permitan identificar el grado de efectividad de cada uno de los departamentos.
ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN
5 CAPÍTULO II
2. MARCO DE REFERENCIA
MARCO CONCEPTUAL
Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculación directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas.
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica; así como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. En esta sección se discute el concepto de Control Interno en el marco de una gerencia moderna, así como su importancia en el desarrollo de las labores de auditoría.
“El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el término control tiene dos acepciones”:
Inspección, fiscalización, intervención; y,
Dominio, mando, preponderancia.(DICC. LENGUA ESPAÑOLA:
2010-168 p.)
6
del ser humano que, a pesar de ser un ente de carácter abstracto, su existencia no es negada.
“Controlar es una acción, en la medida en que sea tangible y, consecuentemente, el efecto que produce pueda medirse. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo humano, el control lo es a la entidad como ente concreto y, específicamente a la administración, personificada en sus órganos de dirección y gerencia”. (Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia: 2010-168 b p.)
En auditoría, el término control interno comprende la organización, políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados.
El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, eficiencia y economía. Una estructura de control interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad.
7
Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razón, la dirección debe evaluar periódicamente los controles internos, informar al personal de los cambios que se implementen y, dar un buen ejemplo a todos respetándolos.
CONTROL INTERNO
Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes:
En el país, el “Control interno”, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.
El IFAC , menciona que “a fin de lograr una adecuada comprensión de su naturaleza y alcance, a continuación se define el término Control Interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector público:” Normas Internacionales de Auditoria Federación internacional de Contadores- IFAC – (2000: 16-21p.)
Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios;
Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
Promover la efectividad. Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la
8
efectividad, eficiencia y economía. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en los programas, así como sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.
La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados, en tanto que la eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos (productividad) y su comparación con un estándar de desempeño establecido. La economía, se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios en condiciones de calidad, cantidad apropiada y oportuna entrega, al mínimo costo posible.
La evaluación de los programas de control de calidad en el sector público debe permitir apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tienen un impacto directo en el público beneficiario, así como es factible medir el incremento de la productividad en el trabajo y la disminución en los costos de los servicios que brinda el Estado.
Protección y conservación de los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, acto irregular o ilegal. Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos públicos.
9
El cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. Este
objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, así como concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental.
Elaboración de información financiera válida y confiable, presentada con
oportunidad. Este objetivo tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos
dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es válida y confiable, al igual que se revela razonablemente en los informes.
Para el criterio del autor, una información es válida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales; en tanto que una información confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza.
Desde la primera definición del control interno establecida por el Instituto Americano
de Contadores Públicos Certificados-AICPA en 1949 y hasta su modificación
efectuada por el SAS N°55 en 1988, este concepto no sufrió cambios importantes hasta 1992, cuando la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos, conocida como la Comisión Treadway, establecida en 1985 como uno de los múltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate, emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno (Framework Internal Control Integrated), el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO
(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
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su desempeño y en su economía, prevenir pérdidas de recursos, asegurar la elaboración de informes financieros confiables, así como el cumplimiento de las
leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en públicas”. Instituto
Americano de Contadores Públicos Certificados-AICPAInformeCOSO (1992: 4 p.)
El concepto mencionado es una generalización aplicable a la realidad de cualquier empresa pública o privada, el mismo que se puede adaptar a tal empresa según sus necesidades, y de acurdo a un diagnóstico previo, que permita establecer
Los componentes del concepto
“El concepto de control interno discurre por cinco componentes:”
1) ambiente de control, 2) evaluación del riesgo, 3) actividades de control
4) información y comunicación; y,
5) supervisión,
Como se puede notar, estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia, los que permiten que los directores se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los propietarios del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos.
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e INTOSAI (siglas en inglés de la Organización Internacional de Instituciones
Superiores de Auditoría), definiéndose el control interno de la siguiente manera:
“Es el plan de organización y el conjunto de medidas y métodos coordinados, adoptados dentro de una entidad pública para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observación de la política”. INTOSAI (1971: 14 p.).
El criterio de la INTOSAI denota un conjunto de actividades coordinadas orientadas a resguardar y prevenir el mal manejo dentro de las instituciones. El interés por este tema en la década de los 70' respondía a dos hechos importantes: en primer lugar, el sector público había crecido de manera significativa en los países en desarrollo, tanto en magnitud como en volumen de operaciones, y, en segundo lugar, las entidades públicas eran muy reacias a efectuar cambios para disponer de una administración moderna y eficaz, a pesar que se encontraban en un escenario distinto.
Con ocasión del XII Congreso Mundial de Entidades Superiores de Auditoría realizado en Washington, en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la Comisión de Normas de Control interno integrada por diversas
Instituciones Superiores de Auditoría-ISA's. Estas directrices fueron instituidas, con
el propósito de fortalecer la gestión financiera en el sector público, mediante la implementación de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el ámbito público, así como las responsabilidades de cada entidad en la creación, mantenimiento y actualización de su estructura de control interno.
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a) preservar las operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad, acorde con la misión que la institución debe cumplir; b) preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraude e irregularidades;
c) respetar las leyes, reglamentos y directivas de la dirección; y,
d) elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en informes oportunos.
Elementos básicos del control interno: FERNÁNDEZ (1993: 197 p.)1 Pueden
considerarse como elementos básicos de control interno los siguientes:
a) Plan de organización: b) Niveles de autorización c) Prácticas Sanas
d) Personal Idóneo
e) Responsabilidad delimitada
f) Separación de funciones y carácter incompatible g) Aplicación de pruebas de exactitud.
Los factores emitidos por Fernández en el 1993, son válidos hasta la fecha e igualmente efectivos en el monitoreo de las actividades que se intentan realizar.
Tipos de control:
a) Control Gerencial b) El Control Contable
c) Control Administrativo u Operativo d) Control operativo de gestión.
1 FERNÁNDEZ Millán, W. 1993. Auditoría Empresarial. Madrid: Instituto Contabilidad y de Auditoría de Cuentas.
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e) El control Presupuestario
Objetivos de control interno
A. Proteger los recursos de la organización;
B. Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en toda las operaciones de la organización;
C. Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión;
D. Asegurar la oportunidad, claridad y confiabilidad de la información y los registros que respaldan la gestión; y,
E. Aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos.
Control interno en el sector público
“Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno”.(Fernández: 1993:205 p.)
El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad.
Componentes de la estructura del control interno
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad.
14 Ambiente de Control Interno
Evaluación del Riesgo
Actividades de Control gerencial
Sistema de información y comunicación.
Actividades de Monitoreo
Ambiente de control interno
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el que también se conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo.
Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes:
Integridad y valores éticos;
Autoridad y responsabilidad;
Estructura organizacional; y
Políticas de personal;
Evaluación del riesgo.
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estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad”. (Fernández: 1993-216-121 pp.)
Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.
Esta actividad de auto-evaluación que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados.
Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:
Los objetivos deben ser establecidos y comunicados;
Identificación de los riesgos internos y externos;
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y,
Evaluación del medio ambiente interno y externo
Actividades de control gerencial
“Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías: controles de operación, controles de información financiera y controles de cumplimiento. Comprenden también las actividades de protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos”. (Fernández: 1993-184 p)
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políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son:
Políticas para el logro de objetivos;
Coordinación entre las dependencias de la entidad; y,
Diseño de las actividades de control
Sistema de información y comunicación
Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables.
Los elementos que conforman el sistema de información son:
Identificación de información suficiente
Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.
Revisión de los sistemas de información
17 ACTIVIDADES DE MONITOREO
Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran.
Debe orientarse a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinación de ambas modalidades
Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son:
Monitoreo del rendimiento;
Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno;
Aplicación de procedimientos de seguimiento; y,
Evaluación de la calidad del control interno
Estructura del control interno
El control interno gerencial.
El concepto de control interno, tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros.
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Aun cuando es difícil delimitar tales áreas, siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del:
Control interno financiero, y
Control interno gerencial.
Control interno financiero
El control interno financiero comprende en un sentido amplio, el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa.
Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable.
Control interno gerencial
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Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas;
Monitoreo del progreso y avance de las actividades
Evaluación de los resultados logrados
Acción correctiva, en los casos que sean requeridos
En el ámbito público, el control interno gerencial se extiende más allá de las operaciones de las entidades. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en qué forma se desarrollan las actividades públicas, es decir, comprende desde la Constitución Política (asignación de mandato, autoridad y responsabilidad), leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), política presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía, su cumplimiento y aplicación, hasta las normas de los sistemas administrativos (presupuesto, tesorería y contabilidad pública) y de control de entidades específicas (controles gerenciales).
Áreas del Control Interno
Conciliación bancaria
Al finalizar cada mes, los bancos envían a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el período mensual.
La conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificación de los valores y registro tanto en libros como en el extracto:
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CONCILIACIÓN ANTERIOR LIBRO AUXILIAR DE
BANCOS
EXTRACTO BANCARIO
CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron cobrados en el banco en el presente mes, remeses en tránsito que también pueden aparecer en el extracto.
Caja Chica
Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
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Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
Arqueo de caja
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos.
Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
Activos fijos
Para Chong, Esteban. (2002) “Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la
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Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características:
1. Ser físicamente tangible.
2. Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor).
3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos (útiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del año o ciclo operativo de la empresa.
4. Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios, para ser alquilado a terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe con la intención de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio.
Es importante aclarar que la clasificación de un bien como activo fijo no es única y que depende del tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo, un camión es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos eléctricos si es que lo usa para entregas de mercadería; pero es considerado como un inventario (para ser destinado a la venta) en una empresa distribuidora de camiones.
Pago de cheques
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aportar el tenedor tan sólo la documentación acreditativa de que se ha producido el impago.
Características de emisión
Un cheque puede ser emitido por cualquier persona física o jurídica que tenga capacidad legal para endeudarse. Así en el caso de las personas físicas estas han de ser mayores de edad. En el caso de las personas jurídicas se deberán respetar las siguientes normas:
a) Antefirma, concepto por el que actúa el firmante y en nombre de quién.
b) La persona que actúa como librador esté autorizada en documento suscrito con la entidad librada, esto es, la persona firmante esté apoderada por parte de la empresa para la firma de créditos.
Según la Ley Cambiaria y del Cheque no es preceptivo que el documento tenga como domicilio de pago una cuenta bancaria de tal modo que un cheque será considerado como tal siempre y cuento en dicho documento queden reflejados los siguientes datos:
- Denominación de "cheque", en el propio documento.
- En los documentos que muestren disparidad entre la cantidad en letra y en número se tomará como válida la letra.
- Fecha de emisión. - Firma autógrafa.
Impuestos
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contraprestación directa o determinada por parte de la administración hacendaria (acreedor tributario).
Los impuestos en la mayoría de legislaciones surgen exclusivamente por la "potestad tributaria del Estado", principalmente con el objeto de financiar sus gastos. Su principio rector, denominado "Capacidad Contributiva", sugiere que quienes más tienen deben aportar en mayor medida al financiamiento estatal, para consagrar el principio constitucional de equidad y el principio social de solidaridad.
Los impuestos son cargas obligatorias que las personas y empresas tienen que pagar para financiar al estado. En pocas palabras: sin los impuestos el estado no podría funcionar, ya que no dispondría de fondos para financiar la construcción de infraestructuras (carreteras, puertos, aeropuertos, eléctricas), prestar los servicios públicos de sanidad, educación, defensa, sistemas de protección social (desempleo, prestaciones por invalidez o accidentes laborales), etc.
En ocasiones, en la base del establecimiento del impuesto se encuentran otras causas, como disuadir la compra de determinado producto (por ejemplo, tabaco) o fomentar o desalentar determinadas actividades económicas.
De esta manera, se puede definir la figura tributaria como una exacción pecuniaria forzosa para los que están en el hecho imponible. La reglamentación de los impuestos se denomina sistema fiscal o fiscalidad.
Retención en la fuente
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Objetivos de la rete-fuente
Acelera y asegura el recaudo de los impuestos.
Da liquidez al estado, consiguiendo que el impuesto en lo posible, sea recaudado en el mismo ejercicio gravable en el cual se cause.
Mecanismo de Control y Cruce de información.
Previene la Evasión.
Da presencia del estado en muchos lugares.
Elementos de la retención
Sujeto activo: Es el estado. Existe un sujeto que representa al estado que es el
AGENTE RETENEDOR.
Sujeto pasivo: Persona sobre quien se realiza la retención.
Hecho generador: Pago o abono en cuenta.
Base: Valor de la transacción, sin tener en cuenta IVA, descuentos no condicionados, tributos en general, etc.
Tarifa: Porcentuales. Cada concepto tiene una tarifa a aplicar.
Obligaciones del agente retenedor
Efectuar la retención.
Presentar la Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley.
Consignar oportunamente la retención.
Expedir certificados:
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Sujetos pasivos
Contribuyentes del régimen general:
o Impuesto de Renta
o Impuesto de Ganancias Ocasionales o Impuesto de Remesas
Contribuyentes del régimen especial:
o Rendimientos Financieros
Auto-retenedores: No son sujetos pasivos.
o No contribuyentes
o Régimen tributario especial o Entidades exentas
Impuesto al Valor Agregado
El impuesto sobre el valor agregado o impuesto sobre el valor añadido, es aplicado en muchos países, y generalizado en la Unión Europea. Generalmente se le conoce también por las siglas IVA.
27 Empresas de Servicios
Sector servicios o sector terciario es el sector económico que engloba todas aquellas
actividades económicas que no producen bienes materiales de forma directa, sino servicios que se ofrecen para satisfacer las necesidades de la población.
Incluye subsectores como comercio, transportes, comunicaciones, finanzas, turismo, hostelería, ocio, cultura, espectáculos, la administración pública y los denominados servicios públicos, los preste el Estado o la iniciativa privada (sanidad, educación, atención a la dependencia), etc.
Dirige, organiza y facilita la actividad productiva de los otros sectores (sector primario y sector secundario). Aunque se lo considera un sector de la producción, propiamente su papel principal se encuentra en los dos pasos siguientes de la actividad económica: la distribución y el consumo.
El predominio del sector terciario frente a los otros dos en las economías más desarrolladas permite hablar del proceso de terciarización.
Composición
El sector de servicios o sector terciario se compone de las áreas "suaves" de la economía tales como:
Comercio (mayorista, minorista, franquicias)
Actividades financieras (banca, seguros, bolsa y otros mercados de valores)
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Servicios a empresas de cualquier sector, como la gestión y administración de empresas (incluyendo el nivel ejecutivo), la publicidad y las consultorías y asesoramientos económico, jurídico, tecnológico, de inversiones, etc.
Función pública, administración pública, actividades de representación política y de servicios a la comunidad, como las actividades en torno a la seguridad y defensa (ejército, policía, protección civil, bomberos, etc.) y las actividades en torno a la justicia (jueces, abogados, notarios, etc.)
Hostelería y las actividades en torno al turismo
Las actividades en torno al ocio, la cultura, el deporte y los espectáculos, que incluyen las llamadas industrias audiovisuales o de imagen y sonido (industria musical, industria cinematográfica y similares, como los videojuegos); la industria editorial se incluye, con las artes gráficas, entre los sectores industriales (es decir, en el sector secundario)
Transporte y comunicación (según se transladen mercancías o información)
Medios de comunicación, especialmente los medios de comunicación de masas o sociales (periodismo escrito -prensa-, radio y televisión)
Telecomunicaciones, especialmente los medios personales (telefonía)
29 TERMINOLOGÍA
AUDITORÍA: Es una de las funciones más sobresalientes dentro del Sistema de Control
Interno y Evaluación de la Clínica de Especialidades Central para la revisión de las operaciones, también es de mucha importancia para la Gerencia como ayuda lógica en el descargo de sus responsabilidades.
CONTROL INTERNO.- Se emplea como sinónimo de comprobación, verificación,
supervisión, dirección, vigilancia e intervención.
ESTADOS FINANCIEROS.- El Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias,
Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Evolución del Patrimonio, Estado de Ejecución Presupuestaria que es parte de los estados financieros.
LA AUDITORÍA INTERNA.- La Auditoría Interna dependerá directamente de la máxima
autoridad o del titular de la entidad, estará ubicado orgánicamente a nivel asesor; y, será responsable del examen posterior de las operaciones financieras de la entidad u organismo.
LA AUDITORÍA EXTERNA.- Es un examen objetivo y sistemático sobre los estados
financieros presentados por la Clínica de Especialidades Central y realizados por un profesional Contador Público Autorizado independiente, a fin de expresar su opinión, el mismo que debe ser previamente calificado ante la el Gerente de la Clínica.
POLÍTICAS CONTABLES.- Son los principios, bases, reglas específicas adoptadas por
una empresa en la preparación y presentación de los Estados Financieros.
PRESUPUESTO.- Es información financiera prospectiva, prevista con base en un
supuesto sobre los eventos futuros.
RESPONSABILIDAD.- Conjunto de obligaciones y derechos inherentes a la autoridad
conferida, dentro de cada jurisdicción a quienes integran la escala jerárquica.
SISTEMA DE CONTABILIDAD.- Es la serie de tareas y registros de la entidad por
30 MARCO TEMPORAL Y ESPACIAL
DELIMITACIÓN TEMPORAL
La investigación tendrá una duración de ocho meses, desde la elaboración del Plan de Investigación hasta la entrega del Informe final, esto es, desde el mes de Septiembre del 2011, hasta Abril del 2012.
FACTOR ESPACIAL
La encuesta de opinión, que es la base de la investigación de campo, de este proyecto, ser aplicará a cada uno de los empleados de la Clínica de Especialidades Central, ubicada en el Cantón Salcedo ubicada en la calle 24 de mayo y Bolívar, en la provincia de Cotopaxi-Ecuador.
HIPÓTESIS O IDEAS A DEFENDER
Con la aplicación de un MANUAL DE CONTROL INTERNO para el departamento contable se logra el cumplimiento de los OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN, y por ende el proceso de registro de cada uno de las cuentas que maneja la Clínica de Especialidades Central de Salcedo año 2011”
VARIABLES
1
Gráfico No. 1 Matriz de operacionalización FUENTE: Investigación bibliográfica
ELABORADO POR: José Changoluisa
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA
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SALCEDO Tipos de control Normas Internacionales de Contabilidad Objetivos del control interno Definición de Control Interno Empresa Actividades de control gerencial Impuestos Impuesto al Valor Agregado
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1
CAPÍTULO III 3. METODOLOGÍA
Unidad de Análisis
La unidad de análisis para la presente Investigación, es la Clínica de especialidades Central del Cantón Salcedo, dentro de la misma se estudiará a todo el personal vinculado con el control interno.
Población
El universo estudiado involucra a todo el personal que trabaja en la Clínica de especialidades Central, la misma que cuenta con un número de 39 profesionales, de los cuales, 34 son capaces de interpretar las preguntas realizadas, y ellos tienen decisión sobre la administración de la Clínica, de ellos se podrá extraer la información oportuna para respaldar la hipótesis formulada.
Cuadro No1. LISTADO DE EMPLEADOS Y PERSONAL DE SERVICIO DE LA CLÍNICA DE ESPECIALIDADES CENTRAL DE SALCEDO (2011)
PERSONAL EN GENERAL:
3 = médicos de medicina general 2 = médicos de ginecología obstétrico 2 = médicos especialista en pediatría
2= médicos cirujanos especialista en cirugía 2 = médicos especialista medicina interna 1 = médico especialista anestesista 1 = médico especialista traumatólogo 1 =Dr. psicólogos clínico
33
Cuadro No1. LISTADO DE EMPLEADOS Y PERSONAL…
1 =medico odontólogo
1= dr.de laboratorio clínico 1 = Dr. radiólogo
1 = licenciadas de enfermería 4 = auxiliares 1 =licenciada en contabilidad 1 =auxiliar
1= Dra. química farmacéutica 1= auxiliar de farmacia 1= una secretaría de información
ALIMENTACION DEPARTAMENTO DIETETICO
1 auxiliar de cocina 1= auxiliar de nutrición 2 auxiliares de limpieza
2 auxiliare de lavandería 1 recepcionista
1 chofer de ambulancia 1 guardia
FUENTE: Archivo de la Clínica Central de Salcedo
ELABORADO POR: José Changoluisa
Muestra
Se aplicara en la presente investigación las técnicas de encuestas y entrevistas a todo el personal administrativo de la Clínica de Especialidades Central.
Tipo de investigación:
Se trata de una investigación exploratoria ya que reconocer el fenómeno investigado, y a la vez extraer sus manifestaciones, por lo cual se trata también de un trabajo descriptivo.
34
Aplicando el método ANALÍTICO-SINTÉTICO, se podrá disgregar la información pertinente de cada una de las variables para reconocerlas en su totalidad, un adecuado análisis permitirá detallar cada uno de los componentes de la variable Control Interno y la variable Cumplimiento de Objetivos lo que serviría para la comprensión holística del problema y la obtención de información significativa.
Dentro del análisis crítico del problema, se desarrollará el mismo desde sus raíces, hasta el descubrimiento de sus efectos.
El tercer método, de MODELACIÓN ayudará al diseño de un Manual de Procedimientos de Control Interno, para que sea sugerido como patrón dentro de la toma de decisiones, pues, la Clínica en vista de que maneja un importante capital, debe tener bien claro y conocer, de qué manera se están manejando los recursos con los que cuenta para que se pueda medir sobre una base sólida y veraz, el logro de sus metas
Prueba de hipótesis
La hipótesis se verificará mediante la prueba de Chi cuadrado, con un 95% de Nivel de confianza y 1 Grado de Libertad
Método de estudio
El Método Inductivo-Deductivo, ayuda a generar las conclusiones a partir de la recolección sistemática de información de la opinión de los ejecutivos involucrados con el problema de la inexistencia de un Manual de Procedimientos de control interno para la Clínica Central de Salcedo.
35
Con el Método de Análisis se caracterizará el fenómeno a partir de cada una de las partes que lo caracterizan, sus causales y los efectos que provoca.
Con el Método de Modelación, se diseñará el manual de procedimientos de Control interno, necesario para solucionar el problema identificado.
Técnicas e instrumentos
La fuente de información será la aplicación de una encuesta a una muestra representativa de empleados de la Clínica de Especialidades Central de Salcedo.
Fuentes de Información
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37
2. ¿Es posible mejorar la gestión administrativa a través de la aplicación de un Manual de Procedimientos de Control Interno?
Cuadro No. 3 POSIBILIDAD DE MEJORAR CON UN MANUAL
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Porcentaje acumulado Válidos SI
NO
34 0
100,0 0
100,0 100.0 Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central
Elaborado por: José Changoluisa
Gráfico No. 3 POSIBILIDAD DE MEJORAR CON UN MANUAL
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Interpretación.
Absolutamente todos los encuestados (100.00%), manifiestan que la Gestión Administrativa podría mejorar con la aplicación de un Manual de procedimientos de Control Interno.
Análisis.
Según la respuesta dominante manifestada en la encuesta, se puede verificar en teoría que la gestión administrativa, en un alto porcentaje es responsabilidad del personal de Alta Gerencia y Mandos Medios, pero ésta, función gerencial, se vería enriquecida, si existe un adecuado control, monitoreo y supervisión de cada una de las actividades que se llevan a cabo dentro de las empresas, cuando se descuidan éstos aspectos, se reduce la eficiencia del sistema y esto perjudica a la institución.
38
3. ¿El control interno, no es tomado en cuenta por los directivos, ni es una herramienta facilitadora de la gestión óptima de los servicios de la Clínica de Especialidades Central de Salcedo?
Cuadro No. 4 CONTROL INTERNO NO ES PRIORIDAD
Frecuencia Porcentaje
Porcentaje acumulado
Válidos DE ACUERDO 24 70,6 70,6
EN DESACUERDO 7 20,6 91,2
NO SABE/NO OPINA 3 8,8 100,0
Total 34 100,0
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Gráfico No. 4 CONTROL INTERNO NO ES PRIORIDAD
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Interpretación.
El 70.6% de los encuestados están de acuerdo con el hecho de que el control interno, no es tomado en cuenta por los directivos, y mucho menos es una herramienta facilitadora de la gestión óptima de los servicios de la Clínica, el 20.6% no está de acuerdo con esta afirmación, y el 8.8% prefiere no opinar.
Análisis.
Es un garrafal error administrativo, evadir la enorme responsabilidad que está depositada en quienes gerencian la Clínica de especialidades Central, ya que solamente el control es la herramienta de medida de eficacia infaltable como constatación in-situ de los procesos, sin el control, no se puede esperar una gestión óptima de servicios.
8,82%
20,59%
70,59%
39
4. ¿La implantación y aplicación de un Manual de Procedimientos de Control Interno, facilitará el cumplimiento de los objetivos operacionales, financieros y las normas institucionales de la Clínica de Especialidades Central?
Cuadro No. 5 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS CON EL MANUAL
Frecuencia Porcentaje
Porcentaje acumulado
Válidos SI 34 100,0 100,0
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Gráfico No. 5 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS CON EL MANUAL
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Interpretación.
El cumplimiento de los objetivos operacionales, financieros y de las normas institucionales, según la apreciación de todos los encuestados (100.00%), sí estaría fundamentada en la implantación y aplicación de un Manual de Procedimientos de Control Interno.
Análisis.
La opinión de todos los encuestados apunta a que la implementación de un Manual de Control interno facilitaría el cumplimiento de los objetivos organizacionales, en ésta respuesta se debe considerar que las tres etapas del control: monitoreo, seguimiento y evaluación aseguran que se cumpla con la planificación estratégica, inclusive en el diseño de la misma son consideradas estas fases para indicadores del logro.
100,00%
40
5. ¿Un Manual de Procedimientos de Control Interno asegura el cambio y
competitividad?
Cuadro No. 6 MEJORA DE LA COMPETITIVIDAD CON EL MANUAL
Frecuencia Porcentaje
Porcentaje acumulado
Válidos SI 34 100,0 100,0
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Gráfico No. 6 MEJORA DE LA COMPETITIVIDAD CON EL MANUAL
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Interpretación.
Todos los 34 encuestados (el 100%), manifiestan que un Manual de Control Interno asegurará el cambio y la competitividad.
Análisis.
Mejorar la eficiencia individual, el desempeño de cada uno de los empleados, y sobre todo la eficiencia de los procesos, son condiciones necesarias en todo sistema administrativo que apunte al desarrollo, por ello, el cambio y la competitividad, están sujetos a los esfuerzos que se realicen por mejorar la eficiencia del sistema integral.
100,00%
41
6. ¿Cuáles son las actividades que deben hacerse para concretar un programa permanente de Control Interno?
Cuadro No. 7 ACTIVIDADES DE CONTROL
Frecuencia Porcentaje
Porcentaje acumulado Válidos ASIGNACION DE
RECURSOS 1 2,9 2,9
ASESORAMIENTO
CONTÍNUO 33 97,1 100,0
Total 34 100,0
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Gráfico No. 7 ACTIVIDADES DE CONTROL
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Interpretación.
Los empleados de la Clínica Central de Salcedo, responden que las actividades que deben hacerse para concretar un programa permanente de Control Interno, están supeditadas al asesoramiento continuo (97,1%), el resto de los mismos, pina que la actividad mencionada depende de la asignación de recursos que se realice para el logro de este objetivo.
Análisis.
Sin recursos para el cumplimiento de un Control interno, y mucho menos, sin la existencia de asesoría externa, sería imposible concretar programas para su aplicación y éstos programas jamás serían permanentes, la administración de la Clínica Central debería implementar con urgencia el mencionado Manual de Control, sobre el que se base la evaluación de la gestión administrativa, para realizar correcciones durante la marcha.
97,06%
2,94%
42
7. ¿El responsable de ejercer la función de control interno es?
Cuadro No. 8 RESPONSABILIDAD EN EL CONTROL INTERNO
Frecuencia Porcentaje
Porcentaje acumulado
Válidos JEFE DE CONTABILIDAD 31 91,2 91,2
DIRECTOR DE LA
CLINICA 3 8,8 100,0
Total 34 100,0
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Gráfico No. 8 RESPONSABILIDAD EN EL CONTROL INTERNO
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Interpretación.
La mayoría opina que el responsable de ejercer el Control Interno dentro de la Clínica es el Jefe de Contabilidad (91.2%), y tan solo el 8.8%, asigna estas delicadas funciones al director de la clínica.
Análisis.
Por supuesto que parece obvio que el personal administrativo de la Clínica de especialidades Central de Salcedo, no esté efectivamente capacitado para cumplir con el trabajo de Auditar el funcionamiento institucional, ya que ésta es una labor de carácter técnico y específica para el departamento financiero, por ende, es lógico que la mayoría de las respuestas se dirijan a que el Jefe de Contabilidad sea el más idóneo para cumplir con tal misión.
8,82%
91,18%
43
8. ¿Las actividades de Control Interno en la Clínica Central, debe considerar aspectos tales como?
Cuadro No. 9 ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO
Frecuencia Porcentaje
Porcentaje acumulado Válidos EVALUACIÓN DE
PROGRAMAS Y
PROYECTOS 4 11,8 11,8
PRESUPUESTARIOS Y
ECONÓMICOS 3 8,8 20,6
NORMAS
OPERACIONALES 25 73,5 94,1
MEDIDAS CORRECTIVAS 2 5,9 100,0
Total 34 100,0
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Gráfico No. 9 ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO
Fuente: Encuesta a personal Administrativo y de servicios de la Clínica Central Elaborado por: José Changoluisa
Interpretación. Las actividades de Control Interno de la Clínica Central, según la
perspectiva de la mayoría de los empleados se orientan a las normas operacionales (73.5%), en segundo lugar están la evaluación de programas y proyectos (11.8%), luego le siguen los aspectos presupuestarios y económicos (8.8%) y finalmente las medidas correctivas (5.9%).
Análisis. Según la tendencia de las respuestas, todos los aspectos mencionados, son
considerables dentro de un Programa de Control interno para la Clínica Central del cantón Salcedo, y cada una de ellas debe ser considerada con prioridad, sin embargo se debe dar énfasis a dos, las normas operacionales que garanticen el loro de las metas, y la evaluación concreta de la planificación.
5,88%
73,53%
8,82% 11,76%
MEDIDAS CORRECTIVAS NORMAS
