“U N I A N D E S”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis de grado previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad
Superior, Auditoría y Finanzas CPA.
Tema: Sistema de control interno para bienes de larga duración del Consejo Nacional
Electoral de la provincia del Carchi.
Autora: Alexandra Janeth Narváez Mora
Tutor: Ing. Paola Carrera
II
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En calidad de Asesor de Tesis de Grado, previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior y Auditoría, CPA; certifico que la Srta. Narváez Mora Alexandra Janeth, elaboró su trabajo de grado sobre el Tema: Sistema de Control Interno para Bienes de Larga Duración en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi, investigación que está enfocada a desarrollar procedimientos para el adecuado manejo de los bienes de larga duración, a través del control interno, el mismo que está elaborado bajo los lineamientos, normas y formatos académicos establecidos por la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
La presente Tesis de Grado puede ser sometida a presentación pública y evaluación por parte del jurado calificador que se designe.
Atentamente:
…………...………
Ing. Paola Carrera
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Declaro en forma libre y voluntaria que el presente trabajo que versa sobre el tema: Sistema de Control Interno Para bienes de Larga duración en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi, como también las expresiones expuestas en la Tesis son de mi libre autoría, por lo tanto asumo la responsabilidad de la originalidad y el cuidado respectivo al referirme a las distintas fuentes bibliográficas.
AUTORIZO, a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” tenga plena Facultad para hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo de investigación, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, su reglamento y la normativa institucional vigente.
Atentamente,
IV
DEDICATORIA
La presente Tesis quiero dedicar a mi Dios por haberme dado la fortaleza y ser mi guía en todo momento de mi vida lo que me ha permitido cumplir con cada objetivo y meta propuesta.
A mis padres Piedad Mora y Armando Narváez que son lo más importante que tengo en mi vida y son ellos los que me impulsan día a día con su apoyo incondicional y su plena confianza para cumplir todo lo que me propongo, quienes con una palabra de aliento han hecho que cada dificultad presentada logre superarla.
V
AGRADECIMIENTO
Agradecer a mi Dios por la fortaleza, sabiduría y perseverancia que me ha dado para poder culminar con éxito una meta más en mi vida.
A mis padres por haberme dado la oportunidad de estudiar una carrera, por el esfuerzo y sacrificio que han realizado día a día para poder permitirme culminar mis estudios, por el apoyo brindado y la confianza depositada lo que me ha dado la fuerza suficiente para mantenerme firme en lo que me he propuesto.
A mi hermanita por estar a mi lado siempre, por las palabras de ánimo durante el desarrollo de mi tesis y en cada momento de mi vida.
A mi asesora de tesis, quien con sus conocimientos, su experiencia y paciencia ha logrado que pueda terminar este trabajo de grado.
A mis docentes quien con sus conocimientos y paciencia a lo largo de estos años contribuyeron a mi formación profesional y personal.
VI
ÍNDICE GENERAL
Portada……….I
Certificación del tutor ... II
Declaración de autoría ... III
Dedicatoria ... IV
Agradecimiento ... V
Resumen ejecutivo ... XIV
Executive summary ... XV
Introducción ... 1
Antecedentes de la investigación ... 1
Planteamiento del problema ... 2
Formulación del problema ... 3
Delimitación del Problema ... 3
Objeto de investigación y campo de acción ... 3
Línea de investigación ... 4
Objetivo general. ... 4
Objetivos específicos ... 4
Idea a defender ... 4
Variables de la Investigación ... 4
Justificación del tema ... 5
Metodología investigativa a emplear ... 5
Estructura de la tesis ... 6
VII
CAPITULO I. MARCO TEORICO ... 8
1.1. Origen y evolución de la Auditoría de Gestión ... 8
1.1.1. Edad Antigua ... 8
1.1.2. Edad media ... 8
1.1.3. Edad actual ... 8
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ... 9
1.2.1. Definición de Auditoría de Gestión ... 9
1.2.1.1. Objetivos de la Auditoría de Gestión ... 9
1.2.1.2. Control interno ... 10
1.2.1.3. Objetivos del control interno ... 10
1.2.1.4. Importancia ... 11
1.2.1.5. Características del control Interno ... 11
1.2.1.6. Tipos de control interno ... 12
1.2.1.7. Limitaciones del control interno ... 13
1.2.1.8. Elementos para el sistema de control interno. ... 13
1.2.1.9. Componentes del Control Interno ... 14
1.2.1.9.1. Ambiente de control ... 14
1.2.1.9.2. Evaluación de riesgos ... 16
1.2.1.9.3. Actividades de control ... 17
1.2.1.9.4. Información y Comunicación ... 17
1.2.1.9.5. Supervisión ... 18
1.2.1.10. Métodos de evaluación del control interno ... 18
VIII
1.2.1.12. Principios del control interno ... 20
1.2.2. Bienes de Larga Duración ... 21
1.2.2.1. Objetivos de los bienes de larga duración ... 22
1.2.2.2. Clasificación ... 22
1.2.2.3. Depreciación ... 23
1.2.2.3.1. Criterios para realizar la depreciación ... 23
1.2.2.4. Uso de los bienes de larga duración ... 24
1.2.2.5. Ciclo de vida de los bienes de larga duración ... 25
1.2.2.6. Inventario de bienes ... 25
1.2.2.7. Control de los bienes de larga duración ... 26
1.2.2.8. Niveles de responsabilidad de los activos fijos. ... 26
1.2.2.9. Entrega –Recepción ... 27
1.2.2.10. Codificación ... 28
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de la Auditoría de Gestión ... 29
1.4. Conclusiones parciales del capitulo ... 30
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO ... 31
2.1. Caracterización del Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi. ... 31
2.1.1. Misión ... 31
2.1.2. Visión ... 32
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación ... 32
2.2.1. Modalidad de investigación ... 32
2.2.1.1. Paradigma cualitativo. ... 32
IX
2.2.2. Tipos de investigación. ... 32
2.2.2.1. Investigación descriptiva ... 32
2.2.2.2. Investigación bibliográfica ... 33
2.2.2.3. Investigación de campo ... 33
2.2.2.4. Investigación correlacional ... 33
2.2.3. Métodos de investigación ... 33
2.2.3.1. Métodos empíricos ... 33
2.2.3.1.1. Observación Científica. ... 33
2.2.3.1.2. Análisis documental ... 34
2.2.3.1.3. Validación por la vía de expertos. ... 34
2.2.3.2. Métodos teóricos ... 34
2.2.3.2.1. Histórico- Lógico. ... 34
2.2.3.2.2. Analítico-Sintético. ... 34
2.2.3.2.3. Inductivo-Deductivo. ... 34
2.2.3.2.4. Sistémico. ... 35
2.2.4. Técnicas de Investigación ... 35
2.2.4.1. Encuesta. ... 35
2.2.4.2. Entrevista. ... 35
2.2.5. Instrumentos ... 35
2.2.5.1. Cuestionario ... 35
2.2.5.2. Guía de entrevista ... 35
2.2.5.3. Población y Muestra ... 36
X
2.2.7. Resultado de la entrevista realizada al Guardalmacén ... 44
2.2.8. Resultado de la entrevista realizada al Jefe Financiero ... 45
2.3. Conclusiones parciales del capítulo. ... 46
CAPÍTULO III. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA... 47
3.1. Título de la propuesta ... 47
3.2. Caracterización de la propuesta ... 47
3.2.1. Diseño Control Interno ... 49
3.2.1.1. Procedimiento de recepción de los bienes en la entidad ... 49
3.2.1.2. Procedimiento de Codificación de Bienes de Larga Duración ... 55
3.2.1.3. Procedimiento de constatación Física de Los Bienes de Larga Duración ... 59
3.2.1.4. Procedimiento para el traslado interno de bienes ... 64
3.2.1.5. Procedimiento de Recepción de los Bienes previos a la Baja ... 68
3.2.1.6. Procedimiento para la revalorización de los bienes de larga duración ... 73
3.2.1.7. Capacitación a los funcionarios ... 77
3.2.2 Informe del sistema COSO ... 78
3.2.2.1 Ambiente de control ... 78
3.2.2.2 Evaluación de riesgos ... 78
3.2.2.3 Actividades de control ... 78
3.2.2.4 Información y comunicación ... 79
3.2.2.5 Supervisión ... 79
3.3 Validación de los resultados de la propuesta ... 79
3.3.1 Carácter técnico ... 80
XI
3.3.3 Organización de la temática ... 80
3.3.4 Descripción de la propuesta ... 81
3.3.5 Viabilidad para la aplicación practica ... 81
3.3.6 Actualidad de la propuesta ... 81
3.4 Conclusiones parciales del capitulo ... 82
Conclusiones generales ... 83
Recomendaciones generales ... 84
Bibliografía
XII
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Depreciación de bienes de larga duración ... 24
Cuadro Nº 2 Niveles de responsabilidad ... 27
Cuadro N° 3. Sistema de control interno ... 48
Cuadro Nº 4 Procedimientos Generales para la Recepción de Bienes en la Entidad ... 50
Cuadro Nº5 Flujograma de Procedimiento de Recepción de Bienes en la Entidad... 52
Cuadro Nº 6 Procedimientos Generales para la Codificación de los Bienes ... 56
Cuadro Nº 7 Flujograma de Procedimiento de Codificación de Bienes ... 57
Cuadro Nº 8 Procedimientos Generales para la Constatación Física ... 60
Cuadro Nº 9 Flujograma de procedimiento para la Constatación Física ... 62
Cuadro Nº 10 Procedimientos Generales para el Traslado Interno de los Bienes ... 65
Cuadro Nº 11 Flujograma de Procedimiento Traslado Interno de Bienes en la Entidad ... 66
Cuadro Nº 12 Procedimientos Generales Recepción de Bienes Previos a la Baja ... 68
Cuadro Nº 13 Flujograma de Procedimiento de Recepción de los Bienes Previos a la Baja .. 70
Cuadro Nº 14 Procedimientos Generales para la Revalorización de los Bienes ... 73
Cuadro Nº 15 Flujograma de Procedimiento de Revalorización de Bienes ... 74
Cuadro Nº 16 Capacitación………77
ÌNDICE DE GRÁFICOS Grafico Nº 1 Simbología de flujograma ... 19
XIII
CONTENIDO DE ANEXOS
anexo 1 Carta de aceptación del Tutor anexo 2 Carta de aprobación de la empresa
anexo 3 Formato de encuesta aplicada a los funcionarios anexo 4 Entrevista aplicada al Responsable Financiero anexo 5 Entrevista aplicada al funcionario Guardalmacén
anexo 6 Formato de Acta Entrega-Recepción para el ingreso de los bienes a la entidad. anexo 7 Formato de Formulario de Ingreso de Activos Fijo
anexo 8 Formato de Hoja de Vida para cada bien
anexo 9 Formato de Formulario de Activos Fijos Según Inventario
anexo 10 Formato de Formulario de Activos Fijos que no constan en el Inventario anexo 11 Formato de Formulario de Activos Fijos faltantes
anexo 12 Formato de Formulario de Activos Fijos Obsoletos en Desuso o Inservibles anexo 13 Formato de Formulario de Activos Fijos No Considerados Activos Fijos anexo 14 Formato de Formulario de Activos Fijos Faltantes
anexo 15 validación de los expertos anexo 16 Fotografías
XIV
RESUMEN EJECUTIVO
En la actualidad las entidades sean estas públicas o privadas la utilización de activos fijos o bienes de larga duración se hace indispensable para el desarrollo de actividades empresariales por lo tanto se deben establecer procedimientos claros los mismos que deben ser controlados y evaluados de tal manera que permitan determinar errores a tiempo y su posterior corrección optimizando la utilización de los bienes de larga duración. El tener claros los procedimientos que se llevan a cabo para el manejo de los bienes en especial en las entidades públicas permite cumplir con los reglamentos vigentes para la administración de estos, puesto que representan una parte significativa de las entidades y requieren total responsabilidad en su uso, custodia y conservación desde la máxima autoridad hasta el último de los funcionarios.
En el presente trabajo de tesis se ha utilizado modalidades de investigación cuantitativa y cualitativa, así como también métodos teóricos y empíricos de investigación que se aplicaron a lo largo de la tesis y la utilización de técnicas e instrumentos que aportan a la recolección de información válida, que es utilizada para el planteamiento de la propuesta al problema identificado en la entidad.
XV
EXECUTIVE SUMMARY
Today institutions whether public or private use of fixed assets or durable goods is essential for the development of business activities should therefore establish clear procedures thereof to be controlled and evaluated in a manner that allows identify errors early and subsequent correction optimizing the use of durable goods. Having clear procedures are performed for handling goods especially in public institutions enables compliance with the regulations for the administration of these, since they represent a significant part of the entities and require full responsibility for their use custody and preservation from the highest authority until the last of officials.
In this thesis has been used methods of quantitative and qualitative research, as well as theoretical and empirical research methods were applied throughout the thesis and the use of techniques and instruments that contribute to the collection of valid information, which is used for the proposed approach to the problem identified in the state.
1
Para el desarrollo de la presente investigación se han tomado como base y guía investigaciones ya realizadas las mimas que contribuyen a la realización del presente tema a investigarse.
Coronel y Villacis (2012), realizaron la tesis con el tema: “Diseño de un sistema de control interno de activos y su incidencia en la eficiente aplicación del Reglamento Sustitutivo de Control de Bienes del Sector Público, en la Gobernación de la provincia Bolívar - año 2011”, con el objetivo de diseñar un sistema de control interno de activos que incida en la eficiente aplicación del Reglamento sustitutivo de Control de Bienes del Sector Público, en la Gobernación de la Provincia Bolívar - año 2011 , en esta tesis se presenta procedimientos para el control de los bienes de larga duración enmarcados en la ley y reglamentos de control de bienes del sector público, la elaboración de los formatos respectivos para su manejo así como la codificación de bienes y la elaboración del inventario institucional.
Sánchez (2011), realizó la tesis con el tema “Control interno de bienes de larga duración y su incidencia en la toma de decisiones en la Contraloría General del Estado,” en esta tesis se presenta un evaluación al sistema de control interno en cuanto a la organización del manejo de los bienes de larga duración, de igual manera se realiza un análisis minucioso sobre las políticas y procedimientos del control interno, la aplicación de cada uno de los procesos para cada bien que incurre dentro de la institución y su incidencia en la toma de decisiones, determinando de esta forma un mayor conocimiento de las existencias reales que posee la Institución.
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operativas de los funcionarios involucrados para la ejecución, control y evaluación de las actividades esenciales al manejo de los bienes. Así mismo, da a conocer información detallada y ordenada de cada uno de los procedimientos para el requerimiento del activo, su adquisición, codificación, registro y asignación de su custodio.
Cabe indicar que se revisaron tesis de grado y proyectos existentes en la biblioteca de UNIANDES Tulcán, observando que no se han desarrollado investigaciones con temas similares al título de la presente tesis de grado.
Planteamiento del problema
La falta de control sobre los bienes es un problema común dentro de la administración de las instituciones públicas del Ecuador, los bienes principalmente de larga duración representan un porcentaje razonable dentro de la información financiera a los que las autoridades y servidores de las entidades públicas del país no le han prestado la importancia y disciplina suficiente para lograr una administración eficiente en el control de los bienes que se encuentran a su disposición y que en definitiva son de propiedad de la colectividad.
En la actualidad en la provincia del Carchi no todas las instituciones públicas que tienen a su cargo bienes de propiedad del estado controlan el manejo de estos debido a la inobservancia de las normas de control interno y el reglamento para bienes del sector público afectando a la información financiera que genera cada entidad por lo tanto el control es muy necesario y útil dentro del medio en el que nos encontramos, siendo muy aplicable en las entidades para un mejor control y evitar así desperdicios dentro de la empresa, en este caso un mejor control sobre el manejo de los bienes de larga duración.
3
Esta deficiencia en el manejo y control de los bienes de larga duración se debe a la ausencia de procedimientos y de lineamientos internos de control lo que incrementa la probabilidad de errores en la gestión de los bienes y sobre todo la poca eficiencia en la realización de tareas de importancia , así como por la inaplicabilidad y desconocimiento de las normas, leyes y reglamentos vigentes para el manejo de los bienes en el sector público originando negligencia en la realización de las actividades del departamento encargado.
Estas dificultades dan lugar a consecuencias tales como el desconocimiento del inventario de los bienes de larga duración sin conocer a ciencia cierta los bienes existentes en la entidad , la vida útil de los mismos , su valor y el estado en el que se encuentran ; implicando también la inexistencia de registros y documentación que respalden la ubicación, uso, y destino de los bienes dando lugar al uso inadecuado y daño de los bienes sin responsabilidad alguna por parte de los funcionarios a quienes les fue asignado para su custodia ; así como también ocasionando la inadecuada toma de decisiones tanto administrativas como financieras al presentar información desactualizada en cuanto al rubro de los bienes de larga duración.
Formulación del problema
¿Cómo contribuir al mejoramiento del manejo y control de bienes de larga duración en el Consejo Nacional electoral de la provincia del Carchi?
Delimitación del Problema
Lugar: Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi
Tiempo: se estima seis meses comprendidos desde abril a octubre del 2014
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación
Auditoría de Gestión
Campo de aplicación
4
Línea de investigación
Auditoria
Objetivos:
Objetivo general.
Diseñar un sistema de control interno para el mejoramiento del manejo y control de bienes de larga duración en el Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi.
Objetivos específicos
Sistematizar la información teórica sobre control interno y bienes de larga duración.
Diagnosticar el estado actual de los procedimientos establecidos para el manejo y control de los bienes de larga duración en el Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi.
Determinar un sistema de control interno para bienes de larga duración en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi.
Validar la propuesta por vía de expertos.
Idea a defender
Con el desarrollo del sistema de control interno se va a contribuir a un adecuado manejo y control de los bienes de larga duración en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi basado en leyes y reglamentos aplicables vigentes.
Variables de la Investigación
Independiente:
5
Dependiente:
Bienes de larga duración
Justificación del tema
El diseño de un sistema de control interno es importante en la actualidad, ya que la globalización que envuelve a las empresas grandes, medianas y pequeñas de carácter público o privado obliga a que los altos ejecutivos implementen procesos a través de los cuales se puede evaluar la realización de las actividades y tomar decisiones oportunas para lograr los objetivos planteados por las entidades.
Mediante el presente trabajo de investigación se pretende diseñar un Sistema de Control Interno con la finalidad de mejorar los procedimientos existentes en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi para el manejo y control de bienes de larga duración.
El diseño del sistema de Control Interno permitirá desarrollar procedimientos basados en leyes y reglamentos vigentes aplicables para el manejo de bienes de larga duración en el sector público que permita controlar de una manera eficiente las actividades desde el ingreso, codificación, asignación de su custodio, traspaso, constatación física y revalorización de los bienes.
El diseño del sistema de control Interno en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi traerá consigo grandes beneficios para la entidad debido a que se llevará un mejor control de las actividades relacionadas con el manejo de bienes de larga duración, contribuyendo así a la adecuada toma de decisiones por parte de la dirección y al uso eficiente de los bienes con los que cuenta la entidad.
Metodología investigativa a emplear
6
Los tipos de investigación que se utilizan son la investigación de campo, bibliográfica, descriptiva, correlacional y aplicada que permiten obtener información necesaria para el desarrollo de la presente investigación.
En el desarrollo de la presente tesis se utilizan métodos empíricos que comprenden la observación científica, análisis documental y la validación por vía de expertos que ayudan a determinar la situación actual de la entidad objeto de investigación y la viabilidad de la propuesta, así como también se emplean métodos teóricos tales como histórico-lógico, analítico- sintético, inductivo-deductivo y sistémico que contribuyen al cumplimiento del propósito de la presente tesis.
Las técnicas de investigación a utilizarse son la encuesta y la entrevista que serán indispensable para la recolección de información a través de instrumentos investigativos tales como el cuestionario y guía de entrevista.
Estructura de la tesis
A continuación se establece una breve explicación de los capítulos que se encuentran en el presente trabajo de tesis.
Capítulo I: corresponde al Marco Teórico en donde se fundamenta mediante las diferentes posturas teóricas la investigación a realizarse, es un proceso en el cual se establece y se deja en claro la teoría que sustenta el trabajo de investigación, en si es una revisión profunda de las teorías que describen todo lo que se sabe o se ha investigado sobre el tema a investigarse.
Capítulo II: Este corresponde al Marco Metodológico y Planteamiento de la Propuesta el mismo que contiene una descripción de la propuesta para dar solución al problema encontrado en la entidad, la misma que se sustenta mediante el desarrollo de la metodología de investigación aplicando Métodos Empíricos y Teóricos de Investigación; de la misma manera técnicas e instrumentos los mismos que serán aplicados al personal de la entidad.
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mismos, así como también se describe el análisis de los resultados de la investigación el mismo que se encuentra materializado con la validación por la vía de expertos en el tema.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
Aporte teórico
El aporte de conceptos sobre sistema de control interno, permite la elaboración de procedimientos adecuados para una mayor eficiencia y eficacia en el manejo de los bienes de larga duración así como también permite evaluar y asegurar el correcto funcionamiento de los mismos.
Significación práctica
Con el Sistema de Control Interno para Bienes de Larga Duración se pretende mejorar y tener un mayor control sobre los procesos que se llevan a cabo en la entidad desde el ingreso, codificación, asignación de su custodio, constatación física y revalorización de los bienes basados en normas, leyes y reglamentos emitidos para su manejo permitiendo la adecuada toma de decisiones administrativas y financieras en la entidad.
Novedad científica
8
CAPITULO I. MARCO TEORICO
1.1. Origen y evolución de la Auditoría de Gestión
Es de vital importancia la evolución de la auditoria de gestión a través del tiempo para mayor comprensión se realiza el siguiente análisis.
1.1.1. Edad Antigua
La Auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la Auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas. Así como determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, esto se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la Auditoría.
(Roberto, 2010, pág. 23)
La auditoría de gestión nace de la necesidad de determinar la veracidad de las operaciones y descubrir hechos fraudulentos que permitan conocer en que se está fallando mediante un análisis exhaustivo de las evidencias existentes.
1.1.2. Edad media
En la década de 1950 el congreso de Estados Unidos comenzó a solicitar información sobre el desempeño de la administración en las diversas agencias federales, La Contraloría General de Estados Unidos desarrollo la capacidad de evaluar las deficiencias en la administración de tales agencias la Contraloría General de los Estados Unidos ha sido la entidad que ha contribuido con este tipo de auditoria de gestión.
(Ferrando, 2010, pág. 15)
La auditoría de gestión con el pasar del tiempo se desarrolla como una manera de controlar y evaluar las actividades con relación a determinados objetivos y metas permitiendo asegurar el fiel cumplimiento de los mismos mediante la eficiente y económica utilización de los recursos.
1.1.3. Edad actual
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En la actualidad la auditoria de gestión se ha constituido en una herramienta de gran valor independientemente de la naturaleza de las empresas, puesto que permite certificar, evaluar las operaciones que se han llevado a cabo en la entidad, así como realizar recomendaciones orientas a mejorar la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
En este capítulo se va a realizar un análisis de las distintas posiciones teóricas sobre control interno y bienes de larga duración los cuales serán de gran utilidad para el desarrollo de la presente investigación.
1.2.1. Definición de Auditoría de Gestión
La auditoría de gestión permite mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones.
Consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas. (Mantilla Blanco, 2009, pág. 15)
La auditoría de gestión se constituye en la valoración de todas y cada una de las operaciones de una empresa, en forma analítica, objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado permitiendo maximizar el desarrollo de la empresa mediante la exposición de conclusiones y recomendaciones.
1.2.1.1. Objetivos de la Auditoría de Gestión
Es importante tener claros los objetivos de la auditoría de gestión para emitir un informe que manifieste criterios valorativos sobre la situación de la entidad auditada.
Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de la gestión pública.
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. Verificar el manejo eficiente de los recursos.
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Los objetivos de la auditoría de gestión están enfocados a determinar el grado de cumplimiento de políticas, procedimientos, normas, reglamentos internos y externos, así como el manejo adecuado de los recursos y el cumplimiento de metas y objetivos institucionales para establecer recomendaciones encaminadas a mejorar los niveles de eficiencia, eficacia, economía y calidad de la entidad.
1.2.1.2. Control interno
Un sistema de control interno es indispensable en una organización puesto que proporciona un grado de seguridad razonable.
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes , métodos , principios, normas , procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades , opresiones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos. (Tadeo, 2012, pág. 32)
El control interno se constituye en acciones que son adoptadas por las entidades ya sean estas públicas o privadas para controlar las operaciones a través del establecimiento de procedimientos y mecanismos de evaluación que proporcionen seguridad razonable en la información así como un adecuado manejo de los recursos, es así que en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi se hace indispensable el establecimiento de procedimientos adecuados que permitan el control de los bienes de larga duración con los que cuenta la entidad para la ejecución de sus funciones desde el ingreso del bien, custodia, codificación, traspaso y constatación física, de esta manera contar con información confiable para la toma de decisiones y un manejo adecuado de los bienes permitiendo el cumplimiento de los objetivos institucionales.
1.2.1.3. Objetivos del control interno
Para que un sistema de control interno sea efectivo y brinde un grado de seguridad razonable es preciso garantizar el cumplimiento de los siguientes objetivos.
“eficiencia. Eficacia y economía de las operaciones Salvaguarda de los activos
11
Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicable” (Mantilla Blanco, 2009, pág. 7)
Mediante el establecimiento de un adecuado control interno en el Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi se pretende cumplir con los objetivos que persigue un control interno debidamente establecido con la finalidad de minimizar los riesgos para garantizar la eficiencia, eficacia y economía en los procesos que realiza la entidad para la gestión de los recursos con especial énfasis en el uso económico y eficiente de los bienes de larga duración, su protección, el cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables para el manejo de dichos bienes, que permita la presentación de información financiera confiable para la posterior toma de decisiones.
1.2.1.4. Importancia
El control interno se constituye en una herramienta de importancia ya que promueve la eficiencia en las operaciones, detecta y minimiza los riesgos.
“Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de perdida de activos y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y regulaciones.” (Mantilla Blanco, 2009, pág. 67)
El control interno se constituye en una herramienta importante puesto que le permite al Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi brindar una seguridad razonable en el manejo de los bienes mediante la fijación y evaluación de procedimientos adecuados evitando así la pérdida o uso inadecuado de los mismos, además permite estar al tanto de lo que acontece en la empresa detectando riesgos y en caso de haberlos minimizarlos a tiempo.
1.2.1.5. Características del control Interno
Se hace necesario para la adopción de un sistema de control interno tomar en cuenta las siguientes características que permitirán un adecuado funcionamiento del mismo.
El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de la planeación, de información operacional de la respectiva entidad.
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En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. ( (Tadeo, 2012, págs. 34-35)
Un sistema de control interno debe ser adecuado a la naturaleza, estructura de la entidad puesto que se constituye en parte integrante de los demás sistemas ya que sus actividades y sus resultados forman parte de los sistemas contables y financieros, permitiendo la preparación de informes contables, financieros y administrativos veraces, exactos y oportunos. Es así que en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi la necesidad de un sistema de control interno enfocado al manejo de los bienes de larga duración se hace necesaria debido a que la información proporcionada sobre estos bienes será necesaria en la toma de decisiones administrativas y financieras.
1.2.1.6. Tipos de control interno
Es preciso conocer los tipos de control, lo mismos que se llevan a cabo en cada proceso de la entidad para lograr una correcta toma de decisiones y la prevención de posibles riesgos que afecten a la consecución de los resultados que la entidad se haya propuesto.
Control previo
Este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En lugar de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Control concurrente
Son mecanismos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones con el objetivo de que las mismas estén encaminadas a obtener los resultados que la institución requiere. Esto está relacionado con el control de calidad.
Control posterior
Son las acciones realizadas con posterioridad a la ejecución de los procesos y todas sus fases. Este control se lo ejerce a través de la revisión de la documentación generada en la ejecución de las acciones.
(Lara Bueno, 2011, pág. 54)
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detallado de los bienes que ingresan para conocer a ciencia cierta sobre los bienes existentes en la entidad, así mismo controlar la formulación de actas de entrega recepción y demás documentación que permita conocer la ubicación del bien y al funcionario responsable de su custodia.
1.2.1.7. Limitaciones del control interno
Es importante tener claro que un sistema de control interno no provee una seguridad total y que solo es razonable y que por lo tanto tiene algunas limitaciones inherentes a él.
El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales como: a) el error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones.
b) La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad o con empleados de la misma.
c) La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración que violara algún control. (Maldonado E, 2009, pág. 55)
El contar con un sistema de control interno dentro de una entidad permite garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales de una manera razonable pero no garantiza un total seguridad debido a que se encuentra sujeto a situaciones que no pueden ser controladas por el sistema tales como el descuido propio o comprensión equivoca de los funcionarios, por lo tanto en el Consejo Nacional Electoral el sistema de control interno para los bienes no deja de lado estas situaciones no controlables.
1.2.1.8. Elementos para el sistema de control interno.
Para la elaboración de un sistema de control interno se deben tener en cuenta elementos que permiten obtener mejores resultados.
“un plan de organización que prevea una separación apropiada de funciones
Métodos y procedimientos de autorización y registro que hagan posible el control financiero y administrativo sobre los recursos.
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En el Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi en lo que respecta al manejo de los bienes de larga duración no existen procedimientos e instrumentos adecuados que permitan el control de dichos bienes así como la ausencia de métodos de evaluación del cumplimiento de dichos procedimientos por lo tanto para el establecimiento de un control interno eficiente debe dar cumplimiento a estos elementos necesariamente.
1.2.1.9. Componentes del Control Interno
“El control interno del informe COSO consta de cinco componentes, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración, y son:
Ambiente de control Valoración de riesgos Actividades de control Información y Comunicación
Monitoreo” (Estupiñan, 2010, págs. 67-69).
Los componentes de control interno del método COSO se encuentran relacionados entre si los cuales son aplicados en todas las entidades ya sean estas de carácter público o privado de forma diferente de tal manera que permita una buena aplicación del control interno garantizando su efectividad.
1.2.1.9.1. Ambiente de control
El ambiente de control es la base de los otros componentes de control interno ya que se constituye en el escenario que enmarca el proceder de una entidad.
“El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno.” (Contraloria General del Estado, 2009)
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constituye en el fundamento base para los demás componentes de control interno puesto que proporciona estructura y disciplina para el desarrollo de los demás componentes.
Integridad y valores éticos
La observancia y cumplimiento de la integridad y los valores éticos permiten el funcionamiento eficaz de un sistema de control interno.
“La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e imposición de la integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles. Deben establecerse normas conductuales y éticas que desalienten la realización de actos deshonestos.” (Pany, 2008, pág. 214)
Es de vital importancia que los valores éticos y la integridad establecidos sean difundidos y vigilados por el director encargado de la entidad puesto que estos permiten la eficacia del control interno al enmarcar el proceder de los funcionarios en el desarrollo de sus actividades orientando el compromiso moral e integridad para con la entidad.
Asignación de autoridad y responsabilidades
La asignación de autoridad y responsabilidad se relaciona con la adecuada asignación de actividades y el claro reconocimiento de los niveles de autoridad para llevar a cabo los procesos en la entidad.
“El personal de la entidad necesita conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y reglas que las rigen. Por eso para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organización.” (Pany, 2008, pág. 216)
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claro cuales sus responsabilidades no se ha realizado un manejo adecuado de los bienes de larga duración.
Competencia profesional
Es preciso que un sistema de control interno cuente con personal con habilidades y conocimientos necesarios que permitan la eficacia y eficiencia del mismo.
“La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.”
(Contraloria General del Estado, 2009, pág. 4)
Para llevar a buen término el desarrollo de los procedimientos que constituyen el sistema de control interno en la entidad es indispensable que los funcionarios posean el conocimiento y habilidades necesarias para el desarrollo eficiente y eficaz de las responsabilidades encomendadas las mismas que se encuentran directamente relacionadas con los procedimientos establecidos en el control interno y su correcto cumplimiento garantizan la efectividad de este.
1.2.1.9.2. Evaluación de riesgos
Mediante este componente de control interno se logra identificar y evaluar los riesgos relevantes que afectan a los procesos que se llevan en la entidad.
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma. (Perdomo, 2010, pág. 35)
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1.2.1.9.3. Actividades de control
Las actividades de control son políticas y procedimientos que permiten garantizar el cumplimiento de las actividades encomendadas.
“son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la administración. Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas para direccionar el riesgo y ejecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.” (Edicontab, 2010, págs. 67-68)
En cuanto al manejo de los bienes de larga duración en el Consejo Nacional Electoral de la provincia del Carchi se hace necesario desarrollar políticas de control que permitan el control de los procedimientos a ejecutarse en lo que respecta al ingreso, custodia, codificación de los bienes, así como actividades de autorización, verificación de los bienes adquiridos, controles físicos de los bienes, a través de la definición apropiada de responsabilidades en todos los niveles involucrados en el manejo de los bienes de la entidad minimizando el riesgo de errores y por tanto el adecuado manejo de los bienes de larga duración.
1.2.1.9.4. Información y Comunicación
La información y comunicación entre los funcionarios de la entidad es imprescindible para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas y el control de las operaciones.
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones y la información externa de negocios. También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por pare de la alta administración respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse seriamente, ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que como su actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. (Mantilla Blanco, 2009, pág. 83)
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actividades de los demás funcionarios de la entidad que necesitan dicha información y la posterior toma de decisiones acertada.
1.2.1.9.5. Supervisión
La supervisión en un sistema de control interno es imprescindible para la detección de riesgos y posibles falencias en los procesos y operaciones.
“Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.” (Contraloria General del Estado, 2009, pág. 10)
La supervisión continua y evaluación periódica de los procedimientos del sistema de control interno es ineludible y debe ser efectuada de manera continua de tal manera que permita determinar falencias en las operaciones y asegurar que se dé cumplimiento a las políticas, normas y regulaciones emitidas para las entidades del sector público corrigiendo desviaciones contribuyendo al mejoramiento continuo del control y además asegurar la eficacia del sistema.
1.2.1.10. Métodos de evaluación del control interno
Es necesario conocer los diferentes métodos de evaluación de control interno los cuales son:
Cuestionario
Es preciso el uso de cuestionarios para medir la eficiencia y cumplimiento del sistema de control interno.
“Un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o responder el auditor. Las cuestiones se responden normalmente si, no o no aplicable que se anota al lado de la pregunta. El cuestionario está diseñado de modo que la ausencia de respuesta indica una debilidad del control interno.” (Pany, 2008, pág. 217)
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entidad, el cual se aplica al departamento administrativo y financiero de tal manera que permita detectar las falencias en el manejo de dichos bienes y permita diseñar un sistema de control interno en el que se contrarreste dichas desviaciones.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo o flujogramas permiten representar de manera gráfica los procedimientos a través de los distintos departamentos y actividades.
“Es un diagrama, una representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos en que estos se muestran en secuencia. Dando una imagen clara del sistema: muestra la naturaleza y la secuencia de procedimientos, la división de responsabilidades, las fuentes y distribución de documentos.” (Maldonado E, 2009, pág. 69)
Grafico Nº 1 Simbología de flujograma
Fuente: Maldonado Milton
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El diagrama de flujo es un método que se utilizará en la simbolización de los procedimientos de recepción, codificación, traspaso, constatación física, revalorización de los bienes de larga duración de tal manera que permita mostrar la secuencia de los procesos a implementarse para el manejo de los bienes de larga duración así como la distribución de responsabilidades y documentos proporcionado información clara, ordena y concisa.
1.2.1.11. Beneficios del control interno
El sistema de control interno es una herramienta útil y su adecuada aplicación permite generar información confiable y prevenir riesgos para el cumplimiento de objetivos y la acertada toma de decisiones.
El control Interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y a prevenir la pérdida de recursos.
Puede ayudar a conseguir que la información financiera sea confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdida de reputación y otras consecuencias.
En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. (Mantilla Blanco, 2009, pág. 71)
Un apropiado sistema de control interno es de gran ayuda para el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi ya que permite el logro de metas planteadas por la institución e impedir la perdida y mal uso de los bienes dando cumplimiento a leyes y regulaciones a las que la institución se encuentra sujeta en cuanto al manejo de bienes, proporcionado información veraz y oportuna.
1.2.1.12. Principios del control interno
Un sistema de control interno debe estar basado en principios que permiten su eficiente funcionamiento y proporcione una seguridad razonable.
Segregación de funciones.-conlleva diferenciar las funciones de control interno según el nivel organizacional (estratégico, táctico, operativo y específico).
Desde arriba- hacia –abajo.-El control interno es una presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos, desde arriba hacia abajo. Las transacciones, los eventos (riesgos) y las condiciones (contratos) tienen que ser autorizados y ejecutados por personas que actúan dentro del rango de la autoridad y con seguimiento estricto del debido proceso.
Selección del personal hábil y capacitado.- se requiere que cada puesto
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Documentación.- toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado.(Mantilla Blanco, 2009, págs. 46-47)
Un óptimo sistema de control interno se desarrolla bajo principios que son necesarios aplicarse los cuales hacen referencia a una adecuada división de funciones tomando en cuenta el nivel organizacional de la entidad, a la presencia necesaria de niveles de autoridad quienes son los encargados de autorizar y evaluar los procedimientos de control así como la participación de personal capacitado, y la documentación necesaria puesto que la inobservancia de uno de los principios da lugar a un sistema de control poco confiable e ineficiente que no puede dar cumplimiento a los objetivos de un sistema de control interno. Por esto es necesario tomar en cuenta estos principios en el diseño de sistema de control interno para los bienes de larga duración en el Consejo Nacional Electoral de la Provincia del Carchi.
1.2.2. Bienes de Larga Duración
Los bienes de larga duración o activos fijos representan una cantidad significativa en una entidad y son destinados a actividades administrativas y/o productivas.
Son considerados bienes de larga duración todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la entidad, destinados a actividades administrativas y operacionales.
Los muebles e inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
Bienes de propiedad privativa Institucional;
Destinados a actividades administrativas y/o productivas; Generen beneficios económicos futuros;
Vida útil estimada mayor a un año;
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).
(Ministerio de Economia y Finanzas Ecuador, 2007, pág. 55)
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control interno en el Consejo Nacional Electoral es necesario identificar de acuerdo a los requisitos establecidos por el Ministerio de Economía y finanzas que bienes de la entidad cumplen tales requisitos para ser considerados bienes de larga duración y determinar los procedimientos de control a establecerse enfocado a lograr un manejo adecuado de los mismos.
1.2.2.1. Objetivos de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración son necesarios para la operación de una entidad puesto que son adquiridos para fines únicos por lo cual no se puede prescindir de ellos.
Dotar de la infraestructura necesaria para realizar las actividades comunes de la entidad Cumplir y apoyar como soporte físico en la concusión de los objetivos y metas institucionales Entregar los beneficios de su uso o usufructo a la entidad
Producir otros bienes o servicios
(Universidad Autónoma de Honduras, 2013, pág. 9)
los bienes de larga duración que forman parte de la entidad son implementados con los fines de proporcionar los bienes necesarios para el eficiente desempeño de las actividades y cumplimiento de los objetivos institucionales así como brindar a la ciudadanía servicios de calidad, por lo tanto para que estos bienes seas utilizados y administrados adecuadamente y puedan cumplir con los objetivos para los que fueron adquiridos es necesario el desarrollo del sistema de control interno, que permitirá evitar el incumplimiento de los fines para los que fueron adquiridos.
1.2.2.2. Clasificación
Los bienes de larga duración desde el punto de vista de la evidencia física se clasifican en tangibles, intangibles, muebles, semovientes e inmuebles.
Desde la óptica de la evidencia física:
Tangibles.- estos se pueden medir y tocar .por su naturaleza se pueden agrupar en maquinaria y equipo, edificios, vehículos, mobiliario y enseres, equipos de oficina.
Intangibles.- aquellos derechos que aunque no se puede ver, se percibe su presencia benéfica tales como derechos de autor, derechos de llave entre otros.
Desde el punto de vista de la facilidad del traslado se puede clasificar en:
Muebles.- Activos que no requieren mayor esfuerzo para su movilización tales como enseres, vehículos, maquinaria y equipos.
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Inmuebles.- Bienes que no pueden ser trasladados tales como terrenos y edificios.
(zapata Sanchez, 2010, pág. 179)
Los activos que poseen las entidades son indispensables para el desarrollo de las actividades estos pueden ser tangibles e intangibles los mimos que deben ser utilizados de una manera eficiente, es así que en el Consejo Nacional Electoral se cuenta con bienes tangibles utilizados en la ejecución de las funciones administrativas para los cuales no se han establecido adecuados procedimientos de control que permitan el manejo eficiente de los mismos y por ende a la buena toma de decisiones administrativas y financieras.
1.2.2.3. Depreciación
La depreciación es importante porque permite tomar decisiones sobre los activos fijos como la baja oportuna de los bienes y la adquisición de nuevos bienes.
“Termino contable que denota desgaste físico de activos fijos por el uso normal o intensivo realizado por el propietario o por terceros; este gasto está asociado a la utilización del bien.” (zapata Sanchez, 2010, pág. 182)
Los activos fijos se constituyen en un recurso indispensable en toda entidad puesto que son utilizados de manera continua en el desarrollo de las actividades enfocadas al cumplimiento de la misión institucional, por lo tanto debido al uso permanente y con el pasar del tiempo estos pierden valor y su rendimiento disminuye gradualmente. En el Consejo Nacional Electoral los bienes que se encuentran en la entidad no se han dado de baja debido a que se desconoce los bienes que deben darse de baja y aquellos que ya han cumplido su vida útil pero no se ha realizado el registro contable oportuno de su pérdida de valor.
1.2.2.3.1. Criterios para realizar la depreciación
La depreciación de los bienes de larga duración se constituye en la pérdida de valor y para su cálculo se deben tomar en cuenta ciertos tales como vida útil, valor residual.
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Cuadro Nº 1 Depreciación de bienes de larga duración
Fuente: Normativa SAFI, Ministerio de Economía y Finanzas
Valor residual.-Cantidad monetaria estimada, basándose en la experiencia o consejo técnico que se espera obtener al final de la vida útil o sea cuando el bien se encuentra en calidad de desecho, para los que se determinará un valor residual equivalente al 10% de su valor contable.
(Ministerio de Economia y Finanzas Ecuador, 2007, págs. 12-13)
Para la depreciación de los bienes de larga duración se deben tomar en cuenta criterios como valor residual, el tiempo de vida útil de los mismos que en el caso de instituciones públicas se debe observar la tabla establecida por el ministerio de economía y finanzas de tal manera que permita realizar un cálculo adecuado y la posterior presentación de información financiera veraz y oportuna en cuanto a bienes de larga duración para la toma de decisiones.
1.2.2.4. Uso de los bienes de larga duración
El uso de los bienes de larga duración debe ser exclusivamente para las actividades propias de la entidad y deben ser adecuadamente utilizados y conservados.
Los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación. (Contraloria General del Estado, 2009, pág. 36)
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funciones lo constatara mediante una recepción escrita de los bienes que recibe de esta manera contribuyendo al manejo adecuado de los mismos.
1.2.2.5. Ciclo de vida de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración tiene un ciclo de vida que abarca desde su ingreso a la entidad periodo de utilización y la baja de los bienes por lo tanto el control en cada una estas etapas es primordial.
Ingreso.-Momento clave que marca la culminación de todas las actividades relacionadas con la gestión de compra o de construcción, o de la recepción por arriendo financiero o donación, según sea el caso.
Utilización.- constituye el momento en el que se hace uso de los bienes para el desarrollo de las operaciones empresariales.
Bajas.- Consiste en excluir de los registros contables los activos fijos. Las empresas suelen dar de baja a los bienes por las siguientes razones: El bien ya no les ofrece el servicio esperado
El bien está en malas condiciones.
Robo o hurto del bien, donación. (zapata Sanchez, 2010, pág. 175)
El control de los activos fijos o bienes de larga duración como se denominan en el presente trabajo de investigación es necesario para llevar un manejo adecuado de los mismos desde el primer momento de su ingreso, el uso o utilización que se les da en el desarrollo de las actividades de la entidad, así como el egreso de los mismos por cualesquiera que sean los motivos de tal manera que permita contar con información verídica y disponible en el momento que sea necesaria contribuyendo a la buena toma de decisiones de la entidad.
1.2.2.6. Inventario de bienes
El inventario de los bienes de larga duración permite contar con información actualizada de los bienes y contribuyendo a la toma de decisiones de adquisición, baja y mantenimiento de los mismos.
Es el recuento físico de los bienes que se realiza para actualizar la existencia de los mismos con el objetivo de:
Identificar la cantidad de bienes en uso y su estado físico Agregar bienes nuevos y eliminar los bienes dados de baja Comprobar si se están usando eficientemente
Deducir responsabilidades por mal uso, descuido o sustracción. Apoyar las decisiones para su uso adecuad, mantenimiento y custodia. Programar adquisiciones, bajas o modificaciones futuras.
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En el Consejo Nacional Electoral no se cuenta con un inventario actualizado de bienes de larga duración por tal motivo se desconoce los bienes con los que cuenta la entidad, su ubicación, el uso, y el estado en el que se encuentran evitando que se conozca a ciencia cierta si se están usando eficientemente, establecer responsabilidades por el inadecuado uso así como dar de baja a los bienes inservibles y por consiguiente afectando a la toma de decisiones tales como adquisiciones, bajas y mantenimiento de los mismos.
1.2.2.7. Control de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración necesitan ser controlados a través de medias que permitan el manejo adecuado de los mismos y proveer de información oportuna en el momento requerido.
Entre las medidas de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos describiéndolos. Poseer una información detallada y actualizada
Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación. Hacer conteos físicos periódicamente
Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.(Sarmiento, 2009, pág. 208)
El control de los bienes de larga duración se hace necesario en el Consejo Nacional Electoral puesto que al manejo de tales bienes no se le ha dado la importancia requerida por lo tanto el desarrollo de un sistema de control permite establecer responsabilidades a los funcionarios que hacen uso de los bienes, disponer de información detallada y actualizada de los mismos en cualquier momento, identificar fácilmente su ubicación y llevar a cabo la depreciación y baja de los mismos en el momento requerido.
1.2.2.8. Niveles de responsabilidad en la administración, custodia y control de los
activos fijos.
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Cuadro Nº 2 Niveles de responsabilidad
Responsabilidad Nivel
Administración - máxima autoridad
-Directores y jefes de unidades administrativas
Registro y control contable:-unidad de contabilidad
Físico:-servidores caucionados de la unidad de activos fijos.
-Responsables del control en cada unidad administrativa.
Uso y conservación Todos los servidores que usan Activos Fijos Fuente: Manual General de administración y control de activos fijos
Elaborado por: Janeth Narváez
Responsabilidad en la administración.- en primer término la responsabilidad recae en la máxima autoridad de la entidad, siendo su obligación velar por la correcta adquisición, conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de los activos fijos institucionales y de aquellos que no sean propiedad del ente; así como de mantener adecuados controles internos aplicables a esta área, de conformidad con la normativa vigente.
Responsabilidad en el registro y control de los bienes.- el registro y control contable de los activos fijos institucionales, lo ejercerá el personal de la unidad de contabilidad del ente.
Responsabilidad en la custodia y control físico de los bienes.- este será efectuada por los servidores de nombramiento que cumplen funciones de guardalmacén, bodeguero que forma parte de la unidad de activos fijos.
Responsabilidad en el uso y conservación de los bienes.- la responsabilidad directa por el uso, custodia y conservación de los bienes, corresponde a todos los servidores de las entidades y organismos del sector público. (Contraloria General del Estado, 1997, págs. 16-17)
El manejo de los bienes de larga duración es responsabilidad de todos los niveles de la organización desde la alta autoridad hasta los niveles operativos, es así que en el Consejo Nacional Electoral la ausencia de procedimientos bien definidos da lugar a que no se determinen responsabilidades sobre la adquisición, custodia, uso , conservación de los bienes de la entidad por lo tanto para el desarrollo de los procedimientos de control interno se establecerá claramente las responsabilidades de cada funcionario involucrado.
1.2.2.9. Entrega –Recepción
La entrega recepción es un documento de control que sustenta la responsabilidad de los funcionarios que entregan y reciben el bien.
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administración sea reemplazado por otro, dejando constancia de todo ello en las correspondientes actas” (Contraloria General del Estado, 1997, pág. 14)
El acta de entrega-recepción se constituye en un documento a través del cual se deja constancia por medio de una acta que funcionario recibe un bien para llevar acabo las funciones encomendadas, en esta acción necesariamente debe intervenir el custodio de los bienes (guardalmacén) en representación de la entidad, es conveniente aclarar que en el Consejo Nacional Electoral no se realiza la entrega apropiada de estas actas a los funcionarios así como en el momento en el que ingresa un bien a la entidad por lo tanto no se establece responsabilidad alguna por el uso que se les dé a los bienes a ellos asignados o por el traspaso cuando el funcionario encargado de la custodia sea remplazado por otro.
1.2.2.10. Codificación
La codificación de los bienes de larga duración facilita la ubicación de los bienes y una mayor organización de los mismos.
“se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y de los bienes de larga duración.” (Contraloria General del Estado, 2009, pág. 36)
