A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: GESTION ESTUDIANTIL - GE
2. Tipo de Proceso: PROCESOS DE APOYO 3. Responsable del Proceso:
VICERRECTOR ASISTENTE DE ESTUDIOS,
4. Objetivo del Proceso: Prestar un servicio ágil y oportuno de acuerdo con la admisión, matricula, tramites académicos y de grado.
5. Alcance del Proceso: Inscripción del Aspirante hasta la tramitación de grado del estudiante.
B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.1 Interrelaciones con otros
procesos y entes:
Direccionamiento estratégico. Gestión de la TICS.
Gestión de mercadeo. Gestión documental.
Gestión de bienestar universitario. Gestión documental.
Gestión jurídica y control disciplinario.
6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Internos ( de la institución ) MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004 Decreto 2566 de 2003: Condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y desarrollo de programas académicos de educación superior.
Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el Servicio Público de la Educación Superior. Estatuto Estudiantil, Acuerdo N.065-1996, Estructura Orgánica, Acuerdo 126, 1994 Estatuto General, Acuerdo 091, 1993 Acuerdo Derechos Pecuniarios, Elementos. 5: Modelo de operación por procesos. 12. Políticas de operación 13. Procedimien 3.22 3.50 4.2.3 4.2.4 5.1 5.2 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2.1 7.5. 7.6 8.2.1
Acuerdo. Estatuto docente, Acuerdo 096,1996, Articulo 46 Literal m. tos. 14. Controles. 15. Indicadores. 16.Manual de procedimien tos 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5
C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )
7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades
( P_H_V_A ) 10. Salidas (Productos o Resultados) 11. Receptor INTERNOS Gestión documental. Formularios de Inscripción. Documentación aplicable al proceso de inscripción, matrícula y vida académica del estudiante. (Formatos de Evaluación Docente, Hojas de Vida, Paz y Salvos de Grado, Sticker Carnet, etc.)
P: Estructurar programación de
oferta académica semestralmente.
P: Definir comunicaciones para la
recolección, registro, procesamiento y análisis de la
información académica.
P: Planear cronológicamente actividades académicas que competen a la Dependencia. Aspirantes admitidos en los diferentes programas y modalidades. . Programación Académica. Aspirante y Estudiante de la Institución. Egresados, Docentes y Personas externas a la Universidad. Docencia. Requerimiento de información académica. Gestión de
Registro de Notas
sistematizado.
P: Solicitar la reproducción de formatos que se requieren en los diferentes procesos académicos (Sticker Carnet, Estatutos, Hojas de Vida, etc.).
P: Estudiar las necesidades generadas por la academia para el normal cumplimiento de las actividades propuestas.
H: Divulgar la Oferta Académica a la Comunidad en general.
H: Realizar soporte técnico al proceso de Evaluación Docente por parte de los estudiantes semestralmente.
H: Organizar y Archivar alfa y numéricamente las hojas de vida académicas de estudiantes y egresados en los diferentes programas y modalidades.
H: Expedir Certificados de Notas y de Estudios de acuerdo a los requerimientos. Calificaciones reportadas. Certificados expedidos. Estudiantes graduados. Imagen institucional adecuada en el contexto regional. Informes de gestión del proceso. Indicadores de información estadística académica.
H: Atender solicitudes
académicas internas y externas. H: Administrar y mantener actualizada la base de datos académica.
H: Realizar procesos de trámites de grado.
H: Atender y realizar proceso de matrícula académica de estudiantes nuevos. Docencia. Resoluciones y Documentación de Traslados, Transferencias, Egresados y Homologaciones. Resoluciones de Cancelación de Semestre y Levantamiento de Ceros en fecha extemporánea.
A: Ajustar los trámites académicos de acuerdo con la normatividad vigente.
A: Realizar mantenimiento preventivo y correctivo al Sistema de Información Académico.
A: Dar repuesta a las quejas y reclamos en materia académica. A: Prestar atención personalizada a usuarios potenciales del
servicio. .
Solicitudes de Oferta Académica.
V: Velar por el cumplimiento de los requisitos para las admisiones académicas.
V: Verificar el cumplimiento del buen funcionamiento de la Dependencia
Docencia
Validaciones.
Recepción y Entrega de Listas de Notas a Docentes. Reporte de Matrícula de Estudiantes: Nuevos, Traslados y Transferencias, Preuniversitarios. Documentación de estudiantes en trámite de grado. Registro sistematizado de solicitudes académicas: -Cancelación de semestre, parcial de materias, levantamiento de ceros.
12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas E. RECURSOS
F. Identificación de Riesgos del Proceso ( Ver mapa de
riesgos asociados a cada proceso ), códigos:
13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos G. CONTROLES AL
PROCESO: • Verificación de la información registrada en el SIA y documento físico. • Adecuación de un sistema de archivo central de la Universidad. • Cumplimiento de los procesos académicos a la fecha establecida por Calendario Académico. • Divulgar por los
diferentes canales de comunicación institucional las modificaciones efectuadas a la normatividad estudiantil. • Actualizar permanentemente el Estatuto Estudiantil según normatividad vigente.
Recurso Condición Recurso Condición Cargo
Funcionamiento de la Red. Equipos de alta capacidad. Actualización de software y capacidad instalada en la Vicerrectoría. Mantenimientos Preventivos y Correctivos. Cumplimiento de los requerimientos de la Comunidad Universitaria. Instalaciones locativas, equipos y redes de computo y comunicación, sistemas de información. Cumplimiento de los mínimos requerimientos para el buen funcionamiento de las instalaciones locativas y equipos.
Jefe de Dependencia: División de Sistemas, Admisiones y Registro Académico.
Profesional Universitario encargado del Sistema Informático y Base de Datos.
H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO
I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO
NOMBRE DE
INDICADOR FORMULA META
TIPO DE INDICADOR RESPONSABLE FRECUENCIA DE MEDICION FUENTE DE INFORMACION Eficacia en la Promoción de la Oferta Académica. Actividades de Promoción realizadas/Actividades de Promoción Programadas Incrementar semestralmente un 10% el número de inscritos
EFICACIA SEMESTRAL Estadísticas de Inscritos. Eficiencia en el archivo de Documentación y Hojas de Vida de estudiantes. Documentación y Hojas de Vida archivadas/ Total de Documentos y Hojas de Vida de estudiantes
EFICIENCIA AUXILIARES SEMESTRAL
Informes de Estudiantes admitidos. Efectiva expedición de Certificados de Notas y de Estudios. No. de Certificaciones
expedidas. EFECTIVIDAD SECRETARIA PERMANENTE
Recibos de Solicitud. Eficacia semestral en matrícula. No. de Estudiantes matriculados/No. de Estudiantes Admitidos EFICACIA OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO SEMESTRAL Estadísticas de Estudiantes Matriculados. Eficaz actualización de bases de datos académica. No. de Información
Académica Actualizada EFICACIA
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO Y DIVISION DE SISTEMAS
PERMANENTE Base de Datos Académica.
Efectiva atención diaria a usuarios.
No. de usuarios atendidos diariamente.
Mejorar en un 80% la atención personalizada a usuarios potenciales del servicio diariamente.
EFECTIVIDAD AUXILIARES PERMANENTE El Usuario del Servicio.
J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos,
Formatos, Guías, )
18. Documentos Externos ( Si los hay)
(Ver listado maestro de documentos internos) (Ver listado maestro de documentos externos)
Control de Cambios
Fecha Cambio
Justificación y ¿Qué se Modifico?
Versión Distribución
Elaboró Revisó Aprobó
Fecha Fecha Fecha
