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1. MÓDULO GENERAR VENTA
Para el acceso a este módulo ingresamos al portal back de SVAs a través de la dirección http://etb.com.co/sva-back/login.aspx:
El usuario y la contraseña para acceder son las mismas de red.
Al ubicarse en la sección “Ventas”, se despliega un sub menú con la opción “Generar Venta”. Al momento de seleccionar esta opción, se despliega un formulario en el cual se ingresa el número de teléfono, incluyendo el indicativo, del cliente que desea adquirir los nuevos servicios. (Ver Imagen 1)
El usuario y contraseña para acceder es el mismo de red para usuarios de ETB y para Aliados el asignado por el Portal:
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CONSULTA DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE Imagen 2 Número de conexión.
Al ingresar el número de conexión, se presiona el botón “Consultar” que se muestra de lado derecho. Esta consulta va a mostrar una serie de datos del cliente relacionado con el número de conexión indicado, los cuales se confirman con el cliente. Al confirmar estos datos, se presiona el botón “Selección de Servicios”. (Ver Imagen 3)
Imagen 3 Consulta de Información de Cliente.
SELECCIÓN DE SERVICIOS:
Se despliega una lista de servicios disponibles a ser vendidos al cliente, debido a que se validan los servicios ETB suscritos por el cliente y su compatibilidad con los
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servicios SVAs a vender. Además, valida que éstos servicios ya no se hayan adquirido durante el mes actual. (Ver Imagen 4).
Imagen 4. Selección de servicios.
Al seleccionar o dar clic al servicio que se desea vender, se despliega una ventana en donde se selecciona el plan comercial del servicio y del cual se muestra su información. Los planes comerciales pueden tener configurados atributos adicionales de los cuales hay que indicar sus valores. (Ver imagen 5)
Imagen 5. Planes Comerciales.
Al seleccionar el plan comercial, se presiona el botón “Seleccionar”. Seguidamente, se actualiza el carrito de compras ubicado en la parte superior
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derecha, indicando el número de artículos seleccionados hasta el momento y la sumatorio de sus valores. (Ver Imagen 6)
Imagen 6. Actualización de Selección de Servicios.
RESUMEN DE VENTA:
Por cada venta, se pueden seleccionar más de un servicio, los cuales serán visualizados en la sección de “Resumen de Venta”. (Ver Imagen 7)
Imagen 7.Resumen
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CONFIRMACIÓN DE VENTA:
Se confirma que los servicios desplegados son los servicios a vender y se presiona el botón “Completar venta”. En este momento se completa la venta y se ingresa totalmente al sistema, confirmando el éxito de la operación con el siguiente mensaje [informar al cliente este número de ticket] : (Ver Imagen 8)
Imagen 8.Confirmación de venta.
2. MÓDULO REPORTE DE VENTAS
No ubicamos en la sección “Ventas” del menú, se despliega un sub menú con la opción “Reporte de Ventas”. (Ver imagen 9)
La función principal de este módulo es procesar las ventas por parte de los aliados y asesores, además de visualizar las ventas y hacerles su seguimiento. Procesar una venta significa que se cambia su estado a “En Curso Facturación”, “Declinado” o “Cumplido” cuando el aliado ha confirmado y completado su proceso de venta y se actualiza en el sistema; o por el contrario, no se completa el proceso y se declina.
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Al momento de seleccionar esta opción, se despliega una pantalla que consta de dos secciones. La sección izquierda corresponde al filtro, donde hay una serie de paneles con los campos para indicar los criterios de búsqueda se presentan. La sección derecha consta de una tabla donde se presentan las ventas realizadas a través del sistema. (Ver Imagen 10)
Nota: Es importante tener en cuenta que se debe aplicar al menos un criterio de
búsqueda para que se presenten las ventas sobre la tabla. Imagen 10. Reporte de Ventas
2.1. FILTRO
Se presentan una serie de paneles que clasifican los campos por los cuales se pueden filtrar las ventas del sistema. Adicionalmente, se presentan 2 botones en la parte inferior derecha de esta sección, los cuales corresponden a “Limpiar Filtro” y “Filtrar”. Introducir los valores que se desean obtener y dar click en la opción
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“Filtrar” para que se visualicen las ventas que coincidan con el criterio de búsqueda aplicado, en caso de que existan. Oprima “Limpiar Filtro”, para reestablecer el filtro e indicar nuevos valores de criterios de búsqueda. (Ver Imagen 11).
Imagen 11. Filtro Reporte de Ventas.
PROCESAMIENTO DE VENTA
Como se indica al principio de la descripción de éste módulo, una venta es procesada por parte del aliado (principalmente) para indicar que un servicio ha sido activado y la venta ha sido aceptada.
Para procesar una venta, es condición que su estado de venta sea “En Curso”, el cual puede ser cambiado a “En Curso Facturación”, que significa que el aliado ha aceptado la venta y debe ser facturada; o puede ser cambiado a “Declinado” el cual indica que por alguna razón la venta no pudo terminarse. Para garantizar que las ventas a ser procesadas puedan visualizarse, se debe aplicar el filtro por Estados y seleccionar el estado de venta “En Curso”, de esta manera las opciones de procesar las ventas serás habilitadas.(Ver imagen 12)
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Imagen 12. Panel de procesamiento de ventas.
Al momento de procesar una venta, se desplegará un aviso de confirmación de la acción, indicando el número de ventas a ser procesadas, y el estado al cual éstas ventas serán actualizadas. (Ver imagen13)
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Al aceptar la confirmación, se efectúa el cambio del estado y se presenta un mensaje de éxito y se visualizarán las ventas afectadas por el cambio en la lista. SEGUIMIENTO DE SERVICIOS
Cuando se visualizan los servicios vendidos en el listado del reporte de ventas, sobre la columna “Venta” aparece un link con el nombre de “Seguimiento”. Al hacer clic sobre el link, se despliega una ventana con la lista de eventos que ha sufrido la venta; indicando el momento en el cual se efectuó el evento, qué usuario lo efectuó y los detalles del evento. (Ver imagen 14). La fecha de la activación del servicio corresponde a la que se visualiza cuando cambio el estado de la venta a: “En curso facturación”:
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EXPORTAR LISTA DE VENTAS
El listado de ventas puede ser exportado a formato xlsx. Los datos exportados son los mismos datos que para ese momento según el criterio de filtrados esté siendo aplicado. Hacer clic en el botón “Exportar” para que el archivo sea descargado (Ver imagen 15)
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3. MÓDULO GESTIÓN PQR
Nos ubicamos en la sección “PQR” del menú, se despliega un sub menú con la opción “Gestión PQR”. (Ver imagen 16)
Imagen 16 Menú gestión PQR.
La función principal de este módulo es gestionar las PQR que deben estar asociadas a una venta. La gestión de una PQR consiste en asignarle una PQR a una venta, la cual al momento se ser agregada, se inicia con estado “En Proceso”; luego a una PQR se le pueden agregar comentarios y descripción del seguimiento que se le dé, y por último, se cierra la PQR (Aliado o ETB). Los PQR deberán solucionarse y cerrarse en la aplicación web teniendo en cuenta las
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responsabilidades y tipologías definidas en las matrices de cada servicio de valor agregado.
Al momento de seleccionar esta opción, se despliega una pantalla que consta de dos secciones. La sección izquierda corresponde al filtro, donde una serie de paneles con los campos para indicar los criterios de búsqueda se presentan. La sección derecha consta de una tabla donde se presentan las ventas realizadas a través del sistema. (Ver Imagen 17)
Nota: Es importante tener en cuenta que se debe aplicar al menos un criterio de
búsqueda para que se presenten las ventas sobre la tabla. Imagen 17 Lista de Ventas PQR.
3.1. FILTRO
Se presentan una serie de paneles que clasifican los campos por los cuales se pueden filtrar las ventas del sistema. Adicionalmente, se presentan 2 botones en la parte inferior derecha de esta sección, los cuales corresponden a “Limpiar Filtro” y “Filtrar”. Introducir los valores que se desean obtener y oprimir “Filtrar” para que se visualicen las ventas que coincidan con el criterio de búsqueda aplicado, en caso de que existan. Oprima “Limpiar Filtro”, para reestablecer el filtro e indicar nuevos valores de criterios de búsqueda. (Ver Imagen 18).
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Imagen 18. Filtro Gestión PQR.
GESTIÓN DE PQR POR VENTA
Para visualizar y gestionar PQRs de una venta, el primer paso es seleccionar la venta en cuestión utilizando el filtro en la sección Izquierda. Cuando se listan las ventas, se presenta una columna de la tabla en el extremo derecho, en donde aparece un link de nombre “Ver PQRs”. (Ver imagen 19)
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Al hacer clic sobre el link, se presenta una nueva pantalla con una distribución parecida. Una sección de filtro del lado izquierdo y una tabla del lado derecho que contiene la lista de PQR relacionadas en caso de haber; además de un título en la parte superior donde se identifica la venta asociada a las PQRs.(Ver imagen 20) Imagen 20. Lista de PQRs por Venta.
De las PQRs asociadas, se muestra la tipología, la clase, la fecha de registro, el CUN si tiene, una observación y el usuario quien registra la PQR. También se muestran 2 links en el extremo derecho sobre la columna “Seguimiento”. Un link
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con el nombre “Ver” el cual al hacer clic sobre él, se despliega una ventana con los comentarios de seguimiento que ha tenido la PQRs. (Ver Imagen 21)
Imagen 21. Seguimiento de PQR.
El otro link que se muestra sobre la columna “Seguimiento” es “Nuevo”, el cual permite incluir un nuevo seguimiento a la PQR. Un nuevo seguimiento solo puede ser agregado cuando la PQR está en estado “En Proceso”; si ya se encuentra en estado “Cerrado”, no es posible hacerle más seguimientos. En el momento de agregar un seguimiento, se presenta la opción de “Cerrar PQR”. (Ver imagen 22) 2)
Imagen 22. Nuevo seguimiento PQR.
Al agregar el nuevo seguimiento, se puede marcar la opción “Cerrar PQR” quedando la PQR cerrada.
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Al seleccionar una venta y visualizar sus PQRs, sobre la sección derecha de la pantalla se habilita un botón con el nombre de “Nuevo PQR” el cual permite agregar una nueva PQR a la venta. Se presenta un formulario, en el cual se selecciona la tipología y sub tipologías configuradas, se indica el CUN si la tipología lo requiere y las observaciones concernientes. (Ver imagen 23)
Imagen 23. Nueva PQR.
Al aceptar la adición de la nueva PQR, se presenta un mensaje de éxito y se listan las PQRs asociadas.
EXPORTAR LISTA DE PQRs
El listado de PQRs asociadas a la venta, puede ser exportado a formato xlsx. Los datos exportados son los mismos datos que para ese momento según el criterio de filtrados esté siendo aplicado. Hacer clic en el botón “Exportar” para que el archivo sea descargado.
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4. MÓDULO TRÁMITES – CANCELACIONES
Nos ubicamos en la sección “PQR” del menú, se despliega un sub menú con la opción “Trámites” y a su vez la opción “Cancelaciones”. (Ver imagen 24)
La función principal de este módulo es procesar las ventas actualizar su estado de servicio “Activo” a “Cancelado”. Esto va a impedir que se continúe incluyendo el servicio en la facturación recurrente. Para que un servicio sea cancelado, su estado de venta debe ser “Cumplido” y su estado de servicio debe ser “Activo”, de lo contrario no se habilitan los botones de acción.
Imagen 24 Menú Trámites - Cancelaciones.
Al momento de seleccionar esta opción, se despliega una pantalla que consta de 2 secciones. La sección izquierda corresponde al filtro, donde una serie de paneles con los campos para indicar los criterios de búsqueda se presentan. La sección derecha consta de una tabla donde se presentan las ventas realizadas a través del sistema. (Ver Imagen 25)
Nota: Es importante tener en cuenta que se debe aplicar al menos un criterio de
búsqueda para que se presenten las ventas sobre la tabla. Imagen 25. Reporte de Ventas Trámites
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4.1. FILTRO
Se presentan una serie de paneles que clasifican los campos por los cuales se pueden filtrar las ventas del sistema. Adicionalmente, se presentan dos botones en la parte inferior derecha de esta sección, los cuales corresponden a “Limpiar Filtro” y “Filtrar”. Introducir los valores que se desean obtener y oprimir “Filtrar” para que se visualicen las ventas que coincidan con el criterio de búsqueda aplicado, en caso de que existan. Oprima “Limpiar Filtro”, para reestablecer el filtro e indicar nuevos valores de criterios de búsqueda. (Ver imagen 26).
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CANCELACIÓN DE VENTAS
Como se indica al principio de la descripción de éste módulo, una venta es cancelada para evitar que siga siendo incluida en la facturación.
Para cancelar una venta, es condición que su estado de venta sea “Cumplido” y su estado de servicio sea “Activo”. Al procesar la cancelación, el servicio queda con estado “Por confirmar Cancelación”. Se debe ingresar nuevamente a este módulo para que la cancelación sea confirmada y pasa a ser “Cancelada”. (Ver imagen 27) Imagen 27. Panel de cancelaciones ventas.
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Al momento de cancelar una venta, ya sea la primera cancelación o la confirmación de la misma, se desplegará un aviso de confirmación de la acción, indicando el número de ventas a ser procesadas, y el estado al cual estas ventas serán actualizadas. (Ver imagen 28)
Imagen 28. Confirmación de cancelación de servicios.
Al aceptar la confirmación, se efectúa el cambio del estado y se presenta un mensaje de éxito y se visualizarán los servicios afectados por el cambio en la lista.
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Nota: El cumplimiento de desactivación del servicio se realiza a final de mes y es cumplida por el Aliado.
SEGUIMIENTO DE VENTA
Cuando se visualizan las ventas en el listado, sobre la columna “Venta” aparece un link con el nombre de “Seguimiento”. Al hacer clic sobre el link, se despliega una ventana con la lista de eventos que ha sufrido dicha venta; indicando el momento en el cual se efectuó el evento, qué usuario lo efectuó y los detalles del evento. (Ver imagen 28)
Imagen 28. Seguimiento de Venta en Trámites.
EXPORTAR LISTA DE VENTAS
El listado de ventas puede ser exportado a formato xlsx. Los datos exportados son los mismos datos que para ese momento según el criterio de filtrados esté siendo aplicado. Hacer clic en el botón “Exportar” para que el archivo sea descargado.