CONTROL INTERNO 3

(1)

PROPUESTA DE METODOLOGÍA GENÉRICA

PARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO.

Contraloría General de la Rep

(2)

AGENDA

1- Concepto de autoevaluación del sistema de control interno.

2- Metodología génerica para la autoevaluación del sistema de

control interno.

3- herramienta propuesta: Guía para la autoevaluación general

sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la ley

y el manual de normas generales de control interno.

I- EXPOSICIONES SOBRE:

II- TRABAJOS GRUPALES: RESOLUCIÓN DE CASO PRÁCTICO

4- Instrucciones y trabajo en grupo.

5- Exposiciones y conclusión general5- Exposiciones y conclusión general 6- Confirmar compromiso adquirido

(3)

Autoevaluación del Sistema de Control Interno

Contraloría General de la República

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Sep Oct Nov Dic

Fase 1 Preparatoria

Fase 2 ejecución

Fase 3 informe y seguimiento

Ago

(4)

El

Sistema de Control Interno

• El Control Interno apoya la gestión administrativa_{El Control Interno apoya la gestión administrativa}

• Concepto y características del Sistema de Control Interno_{Concepto y características del Sistema de Control Interno}

• Obligatoriedad de disponer de un Sistema de Control interno_{Obligatoriedad de disponer de un Sistema de Control interno}

• Componentes orgánicos y funcionales del Sistema_{Componentes orgánicos y funcionales del Sistema}

• Riesgos inherentes al control_{Riesgos inherentes al control}

(5)

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)

APOYA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• PLANIFICA

• ORGANIZA

• DIRIGE

• EJECUTA

• COORDINA

• CONTROLA ¿Qué hace un

Administrador?

Proceso que procura el logro de lo propuesto en los términos previstos legal y técnicamente

hablando. Así como el éxito y la

(6)

Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán

de sistemas de control interno, los cuales deberán

ser aplicables, completos, razonables, integrados y

congruentes con sus competencias y atribuciones

institucionales. Además, deberán proporcionar

seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones

y competencias; todo conforme al primer párrafo

del

artículo

3 de

la

del

artículo

3 de

la

presente

Ley.

ARTÍCULO # 7

(7)

CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO (SCI)

• Serie de acciones ejecutadas por la administración y diseñadas para:

• Proteger y conservar el patrimonio

• Exigir confiabilidad y oportunidad en la información • Garantizar la eficiencia y eficacia en las operaciones

• Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. _{(Art. 8 LGCI)}

• Características según: (Art. 7 LGCI):

Aplicable: Logra esos objetivos con los recursos disponibles Completo: Abarca todos los procesos y están presentes los _{componentes funcionales y orgánicos} Razonable: _{Satisface con la calidad necesaria las necesidades}

y con recursos que se posee

Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente

(8)

Cumplimiento, validez y suficiencia del sistema de control interno

CUMPLIMIENTO

CUMPLIMIENTO El sistema de control en funcionamiento se

está aplicando tal como está establecido y diseñado.

Está diseñado para que la organización cumpla con los objetivos institucionales, con ordenamiento jurídico y técnico que le aplica. (aplicables y congruentes)

Ni excesivos ni carece de los necesarios que se requieren para su funcionamiento eficiente (completos, razonables e integrales. art. 7 LGCI)

VALIDEZ

SUFICIENCIA

(9)

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)

COMPONENTES ORGÁNICOS

COMPONENTES FUNCIONALES

• La administración

_{La administración}

, el jerarca y titulares subordinados, y

resto del personal

• La auditoría interna

_{La auditoría interna}

, asesora, independiente y objetiva.

• _{Ambiente de control}

_{Ambiente de control}

• _{Valoración del riesgo}

_{Valoración del riesgo}

• Actividades de control

_{Actividades de control}

• Sistemas de información

_{Sistemas de información}

• _Seguimiento

_Seguimiento

Ambos interrelacionados para el logro de los objetivos

(10)

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)

RIESGOS RIESGOS INHERENTES INHERENTES AL PROCESO AL PROCESO

DE DISEÑAR E

IMPLANTAR

CONTROLES

• Alto costo

_{Alto costo}

• _{Obstáculo en el trabajo y servicio}

_{Obstáculo en el trabajo y servicio}

• _Ilegalidad

_Ilegalidad

• Retraso en el tiempo de los procesos

_{Retraso en el tiempo de los procesos}

• En defecto o en exceso

_{En defecto o en exceso}

• _{Desconocimiento de criterios de control}

_{Desconocimiento de criterios de control}

• _{Personal poco capacitado e instruido en}

_{Personal poco capacitado e instruido en}

su aplicación

• Personal se descuida en su aplicación

_{Personal se descuida en su aplicación}

• No hay autoevaluación, ni supervisión

_{No hay autoevaluación, ni supervisión}

adecuada

(11)

CONCEPTO Y GENERALIDADES DEL PROCESO DE

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

(ASCI)

_{¿CÓMO REALIZARLA?}

 ¿QUÉ RESULTADO SE ESPERA?

 ¿PARA QUIÉN SON LOS TADOS?

ARTÍCULO 17 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL ARTÍCULO 17 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL

INTERNO INTERNO

_{¿QUE ES ?}  ¿PARA QUE ?

_{¿SOBRE QUÉ}_?

(12)

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (ASCI)

ARTÍCULO 17 LGCI

a) La autoevaluación corresponde al seguimiento del sistema de control interno y tiene que ver con la calidad de su funcionamiento, a lo largo del tiempo.

b) Que las acciones de control y prevención se realicen continuamente en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones.

c)

c) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que

año, las autoevaluaciones que conduzcan conduzcan al al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus

objetivos. objetivos.

(13)

¿QUÉ ES LA ASCI ?

Titular subordinado • Revisión sobre la efectividad de los controles _{(cumplimiento, validez y suficiencia),}_{así como las acciones} que se realizan en los procesos, productos y servicios/ objetivos de la unidad alineados con los institucionales. Plan de mejoras a SCI.

Jerarca • Revisión del cumplimiento de la visión, misión, objetivos estratégicos y los productos y servicios que están proporcionando a la sociedad, a la luz del cometido institucional.

• Identificación de los aspectos clave del SCI necesarios de perfeccionar en los distintas dependencias.

• Establecimiento de prioridades en asignación de recursos para el perfeccionamiento del SCI.

Auditoría Interna

(14)

La autoevaluación del sistema de control interno es:

• Un ejercicio que no debe verse como no debe

una carga adicional o como un medio para buscar e identificar culpables

• D_Debe ser un ejercicio fácil, ágil y que ebe ser

(15)

¿PARA QUÉ ? _{• Propiciar el perfeccionamiento y calidad del}

SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales.

• Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma.

¿SOBRE QUÉ SE

APLICA ? •_• Procesos/actividades/operaciones/competencias_{Productos/servicios/atribuciones}

(16)

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

(ASCI) - FACTORES CLAVE DE ÉXITO

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL INSTITUCIONAL?INSTITUCIONAL?

1. Instauración de un equipo o unidad que facilitará y

coordinará

2. Lineamientos sobre la administración del proceso

3. Determinación de eventos para analizar y coordinar los

resultados.

4. Incorporar en el Plan anual operativo vigente y futuros un

(17)

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE DEPENDENCIASO UNIDADESDEPENDENCIASO UNIDADES? ? Conformar un equipo con conocimientos en:

Conformar un equipo con conocimientos en:

1. Temas de Administración, controles, LGCI, Manual de Normas

Generales de Control Interno y otros.

2. El Marco normativo de la institución y de proceso/productos y

servicios de la dependencia.

3. Un Inventario o lista de procesos/productos/ servicios/objetivos/

atribuciones/competencias/riesgos de la unidad o dependencia a evaluar.

4. Personal de la unidad, informado, motivado e involucrado.

Norma 2.8 de ambiente de control.

(18)

5. Un plan y agenda que organice.

6. Herramientas que apoyen la autoevaluación

7. Registro que acumule los resultados de las autoevaluaciones

8. Definición de las características de los productos resultantes de la

autoevaluación (Análisis, plan-cronograma anual o plurianual).

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE

¿QUÉ SE NECESITA A NIVEL DE DEPENDENCIAS O UNIDADESDEPENDENCIAS O UNIDADES? ? Conformar un equipo con conocimientos en:

Conformar un equipo con conocimientos en:

Continuación...

“Los resultados son para la

(19)

¿CÓMO SE ESPERA QUE SE LLEVE A CABO ?

Conjunto de actividades: • Planificadas

• Coordinadas • Organizadas • Controladas

Con un espíritu constructivo y participativo que propicie el mejoramiento de la gestión de las dependencias y de la institución

¿QUÉ RESULTA DE LA

AUTOEVALUACIÓN? • Funcionarios con mejor comprensión de la

utilidad del control

• Registro histórico de los resultados de la autoevaluación - seguimiento en el tiempo

• Programa de mejoras alineado al PAO.

(20)

Propuesta de Metodología Genérica para la

Autoevaluación del Sistema de Control Interno

(21)

Propuesta de Metodología genérica para la autoevaluación del

Sistema de Control Interno

• Las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno.

• El Manual de normas generales de control interno.

• La normativa interna y externa que regula el funcionamiento y competencias de las instituciones.

• La normativa de las áreas, departamentos y unidades.

(22)

Propuesta de metodología genérica para la

autoevaluación del Sistema de Control Interno.

• Metodología para la autoevaluación: Serie de

pasos o actividades que se deben realizar en el

proceso de autoevaluación.

(23)

 El Jerarca de la institución debe designar los responsables del proceso de autoevaluación. Así como sus deberes y responsabilidades genéricas.

 El responsable de coordinar el proceso de autoevaluación debe definir la estructura organizativa bajo la cuál se llevará a cabo dicho proceso y el papel que desempeñara cada participante. Por ejemplo:

a-Unidad coordinadora; b-Equipo Gerencial; c-Equipo de enlaces; e-Auditoría Interna

Propuesta de metodología genérica para la

autoevaluación del Sistema de Control Interno.

(24)

A- UNIDAD COORDINADORA

Coordinará que se ejecuten todas las acciones requeridas para dar cumplimiento al artículo #17 de la Ley General de Control Interno y al transitorio único del Manual de normas generales de control interno. Con las siguientes responsabilidades:

1) Diseñar y formalizar lineamientos de cómo se va a manejar el proceso (preparatorias, ejecución, informe y seguimiento)

2) Proponer y formalizar la herramienta que se usará en la autoevaluación.

3) Coordinar y establecer un plan-cronograma de inicio, resultados y finalización.

4) Coordinar con el equipo gerencial la integración de resultados institucionales para darlos a conocer al jerarca.

5) Propiciar, recibir y proporcionar la asesoría atinente.

(25)

B- EQUIPO GERENCIAL

El equipo lo conforman el jerarca y los titulares subordinados. Les corresponde:

1) Liderar, conducir y coordinar el proceso con la unidad coordinadora.

2) Coordinar ajustes que requieren los lineamientos, herramientas y otros.

3) Preparar el informe ejecutivo sobre los resultados.

4) Elaborar plan-cronograma de fortalecimiento del sistema de control interno y darle seguimiento.

5) Participar con la Unidad Coordinadora en la integración y presentación de resultados al Jerarca.

(26)

D- ENLACES DE UNIDAD

Funcionarios que con instrucciones de su titular, les corresponde llevar a cabo actividades preparatorias, de ejecución, resultados y seguimiento del proceso.

1) Lista de normativa legal, administrativas u otra sobre la competencia, procesos, actividades u otros de la unidad.

2) Diseño del plan, organización del personal y los eventos necesarios.

3) Al evaluar los criterios mínimos, deberán investigar para que den respuestas y se definan acciones económicas y ajustadas a la realidad.

4) Elaborar el informe, el plan de mejoras al SCI y otras actividades que se consideren necesarias.

5) Seguimiento para asegurar que las mejoras se incluirán en el plan anual vigente o futuro.

(27)

E- DE LA AUDITORÍA INTERNA

1) Realizar la autoevaluación de la Auditoría Interna de conformidad con la metodología y lineamientos institucionales.

2) Asesorar cuando lo solicite el jerarca en esta materia.

3) Revisar y advertir en forma constructiva y de apoyo a la administración para que oriente los resultados de autoevaluación hacia el mejoramiento del sistema de control interno.

(28)

ACTIVIDADES A DESARROLLAR Plan cronograma institucional sobre: PREPARATORIAS, EJECUCIÓN, INFORME Y SEGUIMIENTO.

PREPARATORIAS

1) Lineamientos o políticas que conducirán el plan, ejecución, informe y seguimiento del proceso

2) Incluir este proceso en el Plan anual

3) Lista de todos los pasos o actividades a cumplir en el proceso (Plan-cronograma)

4) Coordinación el plan de divulgación e instrucción necesaria.

5) Preparar reuniones de coordinación dentro y con otras unidades

6) Recopilación y distribución de la información y herramientas.

(29)

EJECUCIÓN

1) Aplicación de la herramienta.

2) Investigar y promover investigación para proporcionar respuestas y acciones prácticas, económicas y ajustadas a la realidad.

3) Tabulación, registro y almacenamiento de los resultados (considerando la herramienta estandarizada a nivel institucional)

4) Formular informe y plan de acciones de mejoras al SCI de las unidades, según lineamientos institucionales.

5) Informe y plan de acciones institucionales con prioridades para incluir en planes de trabajo anual o futuros. (Gerentes y Jerarca)

6) Inclusión en plan anual presente o futuros.

(30)

INFORME

1) Sobre su sistema de control interno cada unidad deberá documentar adecuadamente las actividades de autoevaluación.

2) Cada unidad debe elaborar un informe ejecutivo sobre el estado general y las acciones para mejorar el sistema de control interno. Según lo solicitado en los lineamientos institucionales. Dicho informe es para el jerarca.

3) Podría contener por Ej: nivel de cumplimiento con la LGCI y Normas, principales fortalezas, principales debilidades, priorización con las posibles fechas en que se puede iniciar la implantación de las acciones para mejorar el SCI, sugerencias a niveles superiores·

(31)

SEGUIMIENTO

1) Se debe instaurar un sistema de registro y de información que facilite acumular resultados de las autoevaluaciones y dar seguimiento a las medidas que se inicien de acuerdo con los planes anuales para mejorar los controles.

2) Los lineamientos deben obligar el establecimiento de dicho sistema y las acciones de seguimiento y monitoreo particularmente de las mejoras progresivas que sobre el fortalecimiento del Sistema de Control Interno se dan año con año.

(32)

Guía Genérica para la Autoevaluación del

Sistema de Control Interno

Tercer Tema

(33)

La aplicación de la guía autoevaluación del sistema de control interno es:

• Un ejercicio que no debe verse como no debe

una carga adicional o como un medio para buscar e identificar culpables

• Un ejercicio fácil, ágil y que debe debe propici

propiciar ar un mejor entendimiento (jerarca, titulares subordinados y el resto del personal) sobre la importancia del control en tanto apoya la gestión de cada quién en su puesto

(34)

1) La guía propuesta corresponde a una serie de medidas de control para dar cumplimiento a las disposiciones legales, técnicas y de otra naturaleza, esas medidas se consideran mínimas, se refieren a la Ley y Normas Generales de Control Interno.

2) No obstante cada institución, en la unidad respectiva, debe adicionar otras normas de conformidad con las demás normas específicas de control interno, por ejemplo, las normas técnicas de presupuesto, las debe incorporar la unidad de presupuesto en lo correspondiente, y así con la demás normativa como: el Reglamento de viáticos, Normas de Sistemas de Información Computarizados, lineamientos y otras emitidas por esta Contraloría General, adicionando normativa de instituciones de Control, Jerarcas, y otra que se considere necesarias .

MEDIDAS O CRITERIOS DE CONTROL CONTENIDOS EN GUÍA

(35)

3) Las medidas o criterios de control contenidas en la guía propuesta se formulan como preguntas.

4) El control interno de cada institución y dependencia será calificado de acuerdo con las respuestas dadas a las preguntas, a mayor cantidad de respuestas positivas mayor grado de satisfactorio o razonable será el sistema de control interno.

5) Cuando las respuestas a las preguntas sean no o parcial, implicará que se deben definir medidas o acciones para mejorar el cumplimiento de las disposiciones.

6) Medidas que deben valorarse en cuanto a su diseño e implantación a la luz de los riesgos, prioridades, cargas de trabajo, recursos disponibles u otros, esto es las posibilidades reales para su diseño e implantación, a fin de contemplarlas en un plan-cronograma y por ende, en el plan anual operativo que corresponda.

(36)

7) Miden sobre las disposiciones tres características • Que la medida haya sido diseñada

• Qué haya sido formalizada

• Si es del conocimiento del personal y si éste la aplica.

8) Unas son de carácter institucional que no eximen al titular de la responsabilidad en el ámbito de su competencia.

9) Las de carácter institucional además de las acciones para programar cada unidad, pueden generar recomendaciones que deben canalizarse al nivel inmediato correspondiente, para que sean trasmitidas en informe al jerarca.

10) N/A cuando la respuesta es que la medida no aplica del todo a nivel institucional ni de unidad

11) Las respuestas deben ser ajustadas a la realidad, ya que son la base del informe y del plan-cronograma de mejoras.

12) Se requieren técnicas de indagación, confirmación y verificación.

(37)

1.

1. ASPECTOS GENERALESASPECTOS GENERALES

2.

2. AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE DE CONTROL

3.

3. VALORACIÓN DEL RIESGOVALORACIÓN DEL RIESGO

4.

4. ACTIVIDADES DE CONTROLACTIVIDADES DE CONTROL

5.

5. SISTEMA DE INFORMACIÓNSISTEMA DE INFORMACIÓN

6.

6. SEGUIMIENTOSEGUIMIENTO

Las medidas o criterios de control se agrupan en seis aspectos principales sobre todo considerado los deberes y responsabilidades contempladas en la LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

Después de una aplicación genérica se debe valorar ir profundizando en cada proceso (ya sea en una misma autoevaluación o gradualmente año con año).

Eso dependerá de los recursos y otros elementos que se valoren.

(38)

1) El primer grupo de criterios corresponde a algunos deberes genéricos (G)

(G) de la LGCI Art. 3,4,6,12,39,40,41.

2) El segundo grupo de criterios corresponde a deberes sobre el Ambiente de Control (A)(A). LGCI Art. 13 literales a) al e) y las MNGCI 2.1 a 2.11.

3) El tercer grupo de criterios enfoca deberes sobre la Valoración de riesgos (R)(R). LGCI Art. 14 literales a) al d) y MNGCI 3.1 a 3.6.

4) El cuarto grupo de criterios de los deberes sobre Actividades de control (C)

(C). LGCI Art. 15, literales a) y b) y MNGCI 4.1 a 4.21.

5) El quinto grupo de criterios sobre sistemas de información (I)(I). LGCI Art. 16 literales de a) a c) y MNGCI 5.1 a 5.6.

6) Un sexto grupo de criterios sobre el seguimiento SCI (S)(S). LGCI Art. 17 literales del a) al c) MNGCI 6.1 a 6.8.

GRUPOS DE MEDIDAS O CRITERIOS

(39)

Criterios

mínimos de auto-evaluación

Marque con X si: La medida se ha cumplido en un 100% de conformidad con lo preguntado.

Marque con X cuando:

Del todo no se ha cumplido con la medida de control, es decir corresponde realizar una serie de acciones de control que del todo están pendientes

Cuando usted marque esta casilla siempre debe hacer comentarios o desgloses de mejoras en la columna de: MEDIDAS PARA MEJORAR, tal y como se le indica en esa columna.

En esta Casilla. Se marca con X cuando se ha cumplido en algunos casos y en otros no con lo que la medida de control solicitada.

Cuando se marca esta casilla siempre corresponde hacer comentarios en la columna de MEDIDAS PARA MEJORAR, allí debe desglosarse de uno a uno lo aspectos en los que no se está cumpliendo o en que la medida requiere ser mejorada.

Marque con X cuando:

La medida de control o la pregunta no es aplicable a la unidad o institución.

Por ejemplo, cuando se pregunta por ¿Los controles de dineros transferidos por ley a sujetos de derecho privado?, si la institución de acuerdo con la Ley no ha realizado transferencias, la pregunta no corresponde contestarla, ya que no tiene porqué establecer esos controles si la ley no le establece transferencia.

Cuando marque NO o PARCIALMENTE usted debe:

Desglosar uno a uno todos los aspectos que no se están cumpliendo o que están pendientes para que la medida se cumpla en su totalidad, o los que requiere ser mejorada.

Por ejemplo. Si la medida de control pregunta ¿Se han documentado todos los procesos? Si faltan por documentarse 2 procesos, entonces debe estipularse así:

1. Pendiente de documentar proceso de inventarios

2. Pendiente de documentar proceso de resguardo de activos. Esta casilla debe llenarse si usted contestó NO o PARCIALMENTE.

Se estipulará la fecha o semestre y año, en que se iniciará con un proyecto para atender lo que está pendiente, para cada medida señalada en la casilla anterior.

Esas fechas deberán ser incorporadas en el Plan Anual Operativo que corresponda, de manera que deberá definirse un renglón para mejoras en los sistemas de control interno.

GUÍA PROPUESTA PARA LA AUTOEVALUACIÓN GENERAL (Esta herramienta debe ser mejorada a criterio de la Administración de manera que le sirva para una efectiva autoevaluación del Sistema de Control Interno) SI _{NO PARCIAL N/A}

CÓDIGO DE

PREGUNTA _{(Aplicables a cada órgano de la organización y}MEDIDAS MÍNIMAS DE CONTROL Estado de cumplimiento MEDIDAS PARA MEJORAR EL CUMPLIMIENTO _{DE LAS} _{DISPOSICIONES} PLAZO PARA INICIAR CON LA IMPLANTACIÓN DE _{LAS MEDIDAS PARA MEJORAR EL CONTROL} a ésta como un todo)

G 3 01 G 3 02

Aspecto evaluado G,A,R,C,I,SG,A,R,C,I,S

Artículo de la Ley evaluado

(40)

Guía Genérica para la Autoevaluación del Sistema de Control Interno

1) Los resultados deben valorarse y compararse contra los hechos que los rigen, se reitera que las acciones para mejorar deben diseñarse a la luz de los riesgos, prioridades, cargas de trabajo, recursos disponibles u otros, esto es las posibilidades reales para su diseño e implantación, a fin de contemplarlas en un plan-cronograma y por ende, en el plan anual operativo que corresponda.

2) A fin de fomentar un mejor conocimiento sobre las medidas de control existentes y las mejoras propuestas, cada jerarca y titular, según corresponda, debe compartir en uno o varios eventos dichos resultados con su personal.