OBLIGACION DE CUSTODIA DE LA DOCUMENTACION VISADA POR LOS COLEGIOS DE INGENIEROS INDUSTRIALES
NORMATIVA
Real Decreto 1332/2000, de 7 de julio, por el que se aprueban los Estatutos Generales de los Colegios Oficiales de Ingenieros Industriales y su Consejo General
Artículo 6. Visado.
1. El visado colegial garantiza la identidad, la titulación y la habilitación del que suscribe el trabajo. Asimismo acredita la autentificación, el registro, la corrección formal de presentación de los documentos y que se ha contemplado la normativa aplicable, pero no sanciona el contenido del trabajo profesional ni su corrección técnica.
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Procedimiento de visado aprobado por el Pleno del Consejo General en su reunión del 12 de diciembre de 2003.
...1.3.3. Alcance del visado colegial
Registro y custodia de la documentación. El trámite de visado ha de servir también par que el Colegio ejerza funciones de registro de los trabajos profesionales presentados, garantizando en todo caso la confidencialidad.
En la reunión del Pleno del Consejo General celebrada el 5 de noviembre de 1998, se puso de manifiesto que las causas por las que se archiva copia de los trabajos visados son, fundamentalmente, las siguientes:
La legislación relativa a Colegios no obliga taxativa y expresamente al archivo de los documentos visados.
Falta de espacio en los Colegios.
En dicha reunión, existiendo un amplio consenso entre los Colegios sobre la bondad de realizar este archivo, el Pleno tomó el acuerdo de recomendar a todos los Colegios la custodia durante diez años de una copia de todos los documentos visados.
La implantación a corto plazo del visado electrónico facilitará la labor de los Colegios en el archivo y custodia de la documentación presentada a visar.
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Real Decreto 314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Código Técnico de la Edificación.
Anejo II.- Documentación del seguimiento de la obra.
En este anejo se detalla, con carácter indicativo y sin perjuicio de lo que establezcan otras Administraciones Publicas competentes, el contenido de la documentación del seguimiento de la ejecución de la obra, tanto la exigida reglamentariamente, como la documentación del control realizado a lo largo de la obra.
1 Las obras de edificación dispondrán de una documentación de seguimiento que se compondrá, al menos, de:
a) el Libro de Órdenes y Asistencias de acuerdo con lo previsto en el Decreto 461/1971, de 11 de marzo;
b) el Libro de Incidencias en materia de seguridad y salud, según el Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre;
c) el proyecto, sus anejos y modificaciones debidamente autorizados por el director de obra; d) la licencia de obras, la apertura del centro de trabajo y, en su caso, otras autorizaciones administrativas; y
e) el certificado final de la obra de acuerdo con el Decreto 462/1971, de 11 de marzo, del Ministerio de la Vivienda
2 En el Libro de Órdenes y Asistencias el director de obra y el director de la ejecución de la obra consignarán las instrucciones propias de sus respectivas funciones y obligaciones.
3 El Libro de Incidencias se desarrollará conforme a la legislación específica de seguridad y salud. Tendrán acceso al mismo los agentes que dicha legislación determina.
4 Una vez finalizada la obra, la documentación del seguimiento será depositada por el director de la obra en el Colegio Profesional correspondiente o, en su caso, en la Administración Publica competente, que aseguren su conservación y se comprometan a emitir certificaciones de su contenido a quienes acrediten un interés legítimo.
II.2. Documentación del control de la obra
1 El control de calidad de las obras realizado incluirá el control de recepción de productos, los controles de la ejecución y de la obra terminada. Para ello:
a) el director de la ejecución de la obra recopilará la documentación del control realizado, verificando que es conforme con lo establecido en el proyecto, sus anejos y modificaciones;
b) el constructor recabará de los suministradores de productos y facilitará al director de obra y al director de la ejecución de la obra la documentación de los productos anteriormente señalada así como sus instrucciones de uso y mantenimiento, y las garantías correspondientes cuando proceda; y
c) la documentación de calidad preparada por el constructor sobre cada una de las unidades de obra podrá servir, si así lo autorizara el director de la ejecución de la obra, como parte del control de calidad de la obra.
2 Una vez finalizada la obra, la documentación del seguimiento del control será depositada por el director de la ejecución de la obra en el Colegio Profesional correspondiente o, en su caso, en la Administración Publica competente, que asegure su tutela y se comprometa a emitir certificaciones de su contenido a quienes acrediten un interés legítimo.
Anejo III. Terminología
A efectos de aplicación del CTE, los términos que figuran a continuación deben utilizarse conforme al significado y a las condiciones que se establecen para cada uno de ellos.
Dirección facultativa:
Está constituida por el director de obra y el director de la ejecución de la obra. Director de la ejecución de la obra:
Es el agente que, formando parte de la dirección facultativa, asume la función técnica de dirigir la ejecución material de la obra y de controlar cualitativa y cuantitativamente la construcción y la calidad de lo edificado.
Director de obra:
Es el agente que, formando parte de la dirección facultativa, dirige el desarrollo de la obra en los aspectos técnicos, estéticos, urbanísticos y medioambientales, de conformidad con el proyecto que la
define, la licencia de edificación y demás autorizaciones preceptivas y las condiciones del contrato, con el objeto de asegurar su adecuación al fin propuesto.
COMENTARIOS
En los casos en que resulte de aplicación el Código Técnico de la Edificación este texto legal establece expresamente para el director de obra y el director de ejecución de obra una obligación de depositar la documentación obligatoria de seguimiento de la obra y la documentación obligatoria de seguimiento de control de la obra respectivamente. Dicha documentación se depositará en el Colegio Profesional correspondiente o, en su caso, en la Administración Pública competente.
La redacción, con el uso de la pasiva y la expresión “o en su caso”, no deja de plantear dudas de interpretación; pero es destacable que la obligación de depósito se establece para el sujeto director, no para la corporación ni para la Administración. El Colegio, en su caso, deberá informar al colegiado de esta obligación y reclamarle su presentación, pero la obligación, en los términos en que se expresa el Código Técnico, es del director de obra o del director de ejecución, no de la corporación.
Parece clara la voluntad del legislador que dicha documentación se deposite de manera preferente en el Colegio correspondiente, y sólo en el caso en que falte dicha corporación, cosa improbable, o que el autor no tenga obligación de estar colegiado por desarrollar su actividad en el seno de la Administración, se deposite en ésta dicha documentación.
En el supuesto que un profesional colegiado desarrolle una edificación concreta en el ámbito territorial correspondiente a un colegio distinto a aquel en que esté colegiado, de la misma manera que el visado corresponde realizarlo a la corporación en que físicamente se desarrolle la obra, será éste quien deberá tener depositada la documentación.
La norma establece expresamente dos obligaciones para la corporación o la administración: • Deben asegurar la tutela de la documentación.
• Deben comprometerse a emitir certificaciones del contenido de la documentación “a quienes acrediten un interés legítimo”.
La norma no establece el plazo en que la corporación o la administración deben tener depositada la documentación, si bien parece claro que obligatoriamente deberán hacerlo durante los plazos de responsabilidad del autor de la misma, que se establecen expresamente en la Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación:
Artículo 17.Responsabilidad civil de los agentes que intervienen en el proceso de la edificación.
1. Sin perjuicio de sus responsabilidades contractuales, las personas físicas o jurídicas que intervienen en el proceso de la edificación responderán frente a los propietarios y los terceros adquirentes de los edificios o parte de los mismos, en el caso de que sean objeto de división, de los siguientes daños materiales ocasionados en el edificio dentro de los plazos indicados, contados desde la fecha de recepción de la obra, sin reservas o desde la subsanación de éstas:
a) Durante diez años, de los daños materiales causados en el edificio por vicios o defectos que afecten a la cimentación, los soportes, las vigas, los forjados, los muros de carga u otros elementos estructurales, y que comprometan directamente la resistencia mecánica y la estabilidad del edificio.
b) Durante tres años, de los daños materiales causados en el edificio por vicios o defectos de los elementos constructivos o de las instalaciones que ocasionen el incumplimiento de los requisitos de habitabilidad del apartado 1, letra c), del artículo 3.
El constructor también responderá de los daños materiales por vicios o defectos de ejecución que afecten a elementos de terminación o acabado de las obras dentro del plazo de un año.
... 7. El director de obra y el director de la ejecución de la obra que suscriban el certificado final de obra serán responsables de la veracidad y exactitud de dicho documento.
Quien acepte la dirección de una obra cuyo proyecto no haya elaborado él mismo, asumirá las responsabilidades derivadas de las omisiones, deficiencias o imperfecciones del proyecto, sin perjuicio de la repetición que pudiere corresponderle frente al proyectista.
Cuando la dirección de obra se contrate de manera conjunta a más de un técnico, los mismos responderán solidariamente sin perjuicio de la distribución que entre ellos corresponda.
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Artículo 18.Plazos de prescripción de las acciones.
1. Las acciones para exigir la responsabilidad prevista en el artículo anterior por daños materiales dimanantes de los vicios o defectos, prescribirán en el plazo de dos años a contar desde que se produzcan dichos daños, sin perjuicio de las acciones que puedan subsistir para exigir responsabilidades por incumplimiento contractual.
2. La acción de repetición que pudiese corresponder a cualquiera de los agentes que intervienen en el proceso de edificación contra los demás, o a los aseguradores contra ellos, prescribirá en el plazo de dos años desde la firmeza de la resolución judicial que condene al responsable a indemnizar los daños, o a partir de la fecha en la que se hubiera procedido a la indemnización de forma extrajudicial.
Por tanto, y sin entrar en el estudio de la responsabilidad contractual, el plazo máximo extracontractual es de diez años para vicios estructurales, ampliable en dos años más para el ejercicio de la acción correspondiente. Por tanto, un total de doce años a contar desde la fecha de la recepción de la obra por el promotor o promotores.
En relación a la forma en que debe efectuarse el depósito dependerá del sistema empleado por el director para la presentación de la documentación. Si ésta se ha efectuado de manera telemática el depósito puede efectuarse indudablemente del mismo modo, si la presentación se ha efectuado en formato papel el depósito debería efectuarse en este sistema, sin perjuicio de la posibilidad de usar medios electrónicos que aseguren la identidad del formato en que se ha guardado la documentación con el formato presentado por el director. En este último caso debe comprobarse que el formato telemático observado es fiel reflejo de la totalidad de la documentación presentada en papel y debe el Colegio emitir una certificación expresa en este sentido.
POSIBLES ACTUACIONES A REALIZAR POR EL CONSEJO GENERAL O LOS COLEGIOS PROFESIONALES
En relación a actuaciones a efectuar por el Consejo General o los Colegios Profesionales cabría destacar:
1.- Los Colegios deben informar de manera expresa a sus colegiados que asumen direcciones de obras o de ejecución de obras, sujetas al Código Técnico de la Edificación,
de la obligación que impone este texto legal de depositar la documentación señalada en la Corporación una vez finalizada la obra.
2.- Emitido el certificado final de la obra por el director o el director ejecutivo, el Colegio debería comprobar la presentación de la documentación exigida. En el supuesto que el colegiado no la presente en un plazo prudencial desde el visado de dicho certificado final, el Colegio debería articular algún sistema para recordar al colegiado su obligación y, con ello, si fuera el caso, exonerarse de responsabilidad ante posibles reclamaciones judiciales de la documentación depositada o emisión de certificado de contenido.
3.- El Colegio debería contar con un formulario-tipo de doble ejemplar en que se detallara la documentación que debería presentarse, según lo que establece el Código Técnico de la Edificación para cada tipo de dirección, y la que se presenta efectivamente (con un sistema de listado de comprobación). Señalada la documentación presentada, deberá registrarse y librar al director un ejemplar como comprobante.
4.- El Colegio debe llevar un cuidadoso registro de la documentación presentada, relacionándola con la dirección asumida (si fuera menester mediante un visado del formulario-tipo para evitar duplicidad de registros y falta de coordinación).
5.- Sin perjuicio de lo que dispone la LOE y el Código Técnico de la Edificación, es preciso tener en cuenta que ante cualquier petición de información o deducción de testimonio afectante a un documento visado por un colegio y no digitalizado, sólo podrá evacuarse la información, deducirse testimonio o validar mediante cotejo, si el colegio correspondiente tiene en deposito y por los medios de soporte que fueren un ejemplar del documento dicho. En caso contrario el colegio sólo podrá evacuar la petición requiriendo al colegiado para que exhiba su original o copia autentica, lo que minora la autonomía de la corporación ante la administración de terceras personas con interés legitimo. La eventualidad de la petición de información se corresponde con el articulo 9.1 del Decreto 772/1999, de 7 de mayo cuando dispone: “Los ciudadanos podrán, en cualquier momento, solicitar la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido validamente emitidos por los órganos de la Administración General del Estado y por los organismos públicos vinculados o dependientes de ella. Las copias auténticas de los documentos públicos administrativos tienen la misma validez y eficacia que éstos, produciendo idénticos efectos frente a las administraciones públicas y los interesados.”
Madrid, Septiembre 2007 Francesc de Paula Caminal Badia
Director Letrado del Consejo General de Colegios Oficiales De Ingenieros Industriales
