Descripción de Puesto Plan Republica Dominicana

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Descripción de Puesto

Plan Republica Dominicana

Puesto: Coordinador de Proyecto de Gestión de Riesgos ante

Desastres

Nivel: D

Departamento: Unidad de Programas Localidad: Unidad de Programas

Título del/la Supervisor: Gerente de Unidad de Programas Fecha: Marzo 2011

A= Administrativo Experto. S=Socio Estratégico. V= Vocero. C= Gestor de Cambio

Plan República Dominicana es una organización internacional de desarrollo comunitario, centrada en la niñez, comprometida con la defensa y protección de sus derechos.

Así mismo, respetamos el principio de igualdad por el cual proveemos igualdad de oportunidad y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo. Fomentamos la discriminación positiva hacia mujeres.

Propósito:

Administrar el/los proyecto(s) de gestión de riesgos ante desastres en la Unidad de Programas, garantizar el seguimiento, ejecución y supervisión, en consonancia con el plan estratégico de la gestión de riesgos y normas y principios de Plan Internacional. Promover alianzas de cooperación con instituciones afines, fortaleciendo la calidad de los programas/proyectos y generando oportunidades de aprendizaje a la organización.

Responsabilidades y planes del/la ocupante del puesto: 1. Planificación y ejecución del/los proyecto(s), a través de:

1.1. Organización del plan de trabajo y del equipo de trabajo. Uso y actualización de cronogramas mensuales, anuales y para todo el proyecto;

1.2. Supervisión del trabajo de facilitadores comunitarios y otros formadores en las actividades de: 1.2.1.1.Sensibilización: a niños y niñas, adultos, instituciones, periodistas, otros;

1.2.1.2.Organización y formación de los comités comunitarios de emergencia: coordinación de los módulos de formación;

1.2.1.3.Supervisión de los trabajos de infraestructura y posibles obras de mitigación en las comunidades;

1.3. Ejecutar el proyecto según el marco lógico / plan de monitoreo establecido (ver también párrafo 5); 1.4. Identificar ajustes necesarios para manejar problemas que enfrenten la ejecución del proyecto;

1.5. Revisión y seguimiento del diseño de materiales de sensibilización y formación, en coordinación con el asesor nacional de la gestión de desastres;

1.6. Apoyo en el diseño de futuras propuestas en gestión de riesgos y/o respuesta a emergencias en el país. 2. Asegurar una buena rendición de cuentas financieras y gasto apropiado del presupuesto a través de:

2.1. Capacitación de administradores y contadores trabajando con el proyecto;

2.2. Desarrollar / actualizar un presupuesto calendario que reúna el cronograma del proyecto con el presupuesto para asegurar el seguimiento del avance de gastos cada mes;

2.3. Codificación de cada gasto del proyecto para asegurar una buena rendición de cuentas. La codificación correcta de gastos según el presupuesto del donante es la responsabilidad del coordinador de proyecto; 2.4. Revisión semanal de la codificación de gastos de la caja chica;

2.5. Revisión mensual de informes financieros mensuales hechos por el contador/administrador para asegurar una rendición de cuentas correcta según las normas del donante y las actividades hechas. 3. Gestion de contrato con el donante, a través de:

3.1. Coordinar con el administrador la licitación, contrato y distribución de materiales y logística necesaria para la ejecución del proyecto, en colaboración con el gerente de la unidad de programas, según las normas del donante;

3.2. Asumir la responsabilidad de aprender todas las reglas y normas del donante (incluyendo reglas de licitación, compra, informes y visibilidad), ser experto en la aplicación de las mismas para asegurar 100% cumplimiento con dichas reglas y normas en cada actividad, gasto e informe del proyecto; 3.3. Liderar el proceso de hacer informes contractuales al donante (narrativos y financieros) según las

normas y los formatos del donante y el calendario establecido por el donante y/o la oficina de Plan que se relaciona con el donante. Dichos informes deben mostrar el impacto del proyecto según sus objetivos/resultados, indicadores y fuentes de verificación establecidos con el donantes (ver también

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Desastres

Nivel: D

párrafos 1 y 5). Se recibe apoyo técnico del equipo de Plan Santo Domingo para hacer lo mismo, pero la responsabilidad final por la calidad de dichos informes y su entrega a tiempo es del coordinador de proyecto;

3.4. Apoyar visitas al terreno de donantes, sus representantes, representantes de otras oficinas de Plan y patrocinadores de familias viviendo en las comunidades del/los proyectos bajo del cargo del coordinador (este último con apoyo del equipo de patrocinio);

3.5. Asegurar el cumplimiento de las normas de visibilidad del donante a través de todo el/los proyecto(s) (ej. uso del logo, identidad escrita, visibilidad del donante en mensajes audios y visuales del/los proyecto(s) etc.).

4. Asegurar la producción de informes mensuales para facilitar coordinación interna, a través de:

4.1. Producir un informe narrativo mensual, según normas y formatos establecidos, entregando el informe a tiempo según fechas límites establecidas (uso interno);

4.2. Ser responsable para la producción de un informe financiero mensual, según normas y formatos establecidos (apoyar a administradores y/o contadores para lo mismo) (uso interno);

4.3. Asegurar la calidad de informes relacionada con: monitoreo – uso de fuentes de verificación para relacionar progreso con cronogramas de ejecución (ver sección 1), el marco lógico / plan de monitoreo del proyecto y sus indicadores de impacto, alcance y progreso (ver párrafos 1 y 5).

5. Asegurar el monitoreo constante del proyecto, cualquier ajuste al proyecto relacionado con dicho monitoreo y facilitar su evaluación final, a través de:

5.1. Seguimiento del proyecto de acuerdo al marco lógico: cumplimiento de objetivos, resultados y actividades. Monitoreo, informes y evaluación interna (ver también párrafos 1, 2 y 3);

5.2. Coordinación y producción del documento de lecciones aprendidas en el proyecto;

5.3. Apoyar a los facilitadores del proyecto de sistematizar cada resultado, para facilitar el aprendizaje de Plan y el mejoramiento de proyectos parecidos en el futuro;

5.4. Asegurar que los facilitadores recojan información concreta de monitoreo según los fuentes de verificación de objetivos/resultados e indicadores establecidos en el marco lógico/plan de monitoreo del proyecto y hagan cualquier análisis de dicha información de un nivel bueno de calidad;

5.5. Supervisión de investigaciones de línea de base, conocimientos, actitudes y practicas (CAP) y cualquier otro estudio necesario;

5.6. Asegurar que el monitoreo del/los proyecto(s) incluya información desagregada por genero y considere el impacto en la situación de protección de la niñez y poblaciones vulnerables (cambio de situación – positivo o negativo);

5.7. Apoyar el diseño e implementación de evaluaciones finales del proyecto. 6. Apoyar el desarrollo profesional del equipo del proyecto, a través de:

6.1. Coordinación, formación y evaluación de los recursos humanos;

6.2. Asegurar que cada miembro del equipo tenga objetivos de desempeño de buena calidad para asegurar la rendición de cuentas de su desempeño;

6.3. Escribir sus propios objetivos de desempeño para mostrar un buen ejemplo;

6.4. Identificar las fuerzas y debilidades de cada miembro y trabajar con ellos para ayudarles desarrollarse y avanzar profesionalmente;

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Desastres

Nivel: D

6.5. Asegurar reuniones mensuales de desempeño con cada miembro del equipo individualmente, para manejar y mejorar su desempeño y generar espíritu de equipo;

6.6. Asegurar evaluaciones formales de desempeño de cada miembro del equipo según el cronograma establecida por Plan y seguimiento de cualquier asunto necesario relacionado con desempeño profesional;

6.7. Identificar oportunidades de capacitación formal y no formal para facilitar el aprendizaje de los miembros del equipo. Oportunidades podrían incluir facilitar el aprendizaje por observación de otros trabajos; oportunidades de sustituir personal ausente para experimentar otros puestos / tareas; 6.8. Facilitar oportunidades para personal saliendo de Plan de trabajar con el equipo de recursos humanos

en la oficina de país para mejorar la presentación de su currículo y su manejo de entrevistas.

7. Facilitar la coordinación interna y externa al nivel local, y la apropiación del proyecto y tema por las comunidades y el equipo de Plan al nivel de la oficina local a través de:

7.1. Coordinación y actualización sobre el proyecto con los gerentes de unidades de programas y la oficina nacional (reuniones, llamadas e asumir la responsabilidad para que cada persona que tenga que saber de los avances del proyecto sepa;

7.2. Asegurar buenas relaciones con autoridades locales y otros actores (ej. Defensa Civil, ayuntamiento, Comité Municipal de PMR, filial local de la Cruz Roja Dominicana, otras ONGs implementando proyectos de gestión de riesgos ante desastres en la zona) a través de reuniones regulares de coordinación (mensual) con actas de reunión;

7.3. Apoyar al equipo de la Unidad de Programas, en coordinación con el asesor nacional de la gestión de desastres, para su comprensión del sistema de “clusters” de las Naciones Unidas antes de la implementación local de dicho sistema en caso de emergencia grande;

7.4. Asegurar que el asesor nacional de la gestión de desastres sepa de cualquier asunto relacionado con la coordinación local para seguimiento al nivel nacional;

7.5. Actividades en la unidad de programas, en colaboración con el/la gerente de unidad de programas para facilitar el aprendizaje del tema por el personal de la unidad y su apropiación del proyecto y tema durante y después del proyecto.

8. Apoyar a incidencia al nivel nacional con aporte de la perspectiva local, a través de:

8.1. Identificación de oportunidades para investigaciones, estudios, visitas de medios de comunicación u especialistas que contribuyan a esfuerzos de incidencia al nivel nacional;

8.2. Asegurar el conocimiento de cualquier mensaje u estrategia de incidencia por el equipo del/los proyecto(s) y el equipo de la Unidad de Programas y su actuación y comunicación en conformidad con la misma.

9. Incorporar los medios de comunicación locales en el/los proyecto(s), a través de: 9.1. Identificación de los medios pertinentes y más utilizados por el publico meta;

9.2. Colaboración estrecha con medios de comunicación locales en coordinación con el responsable de medios y prensa en la oficina de Plan en Santo Domingo;

9.3. Asegurar la producción de al menos una nota de prensa sobre el proyecto por mes, mejorando la calidad de dichas notas según las sugerencias y el asesoramiento del responsable de medios y prensa de Plan;

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Desastres

Nivel: D

9.4. Facilitar capacitación para el equipo de proyecto en la composición de fotos, para mejorar la representación visual del proyecto;

9.5. Facilitar visitas de equipos de video para hacer videos del proyecto (al menos uno, dependiendo de actividades);

9.6. Facilitar media tours durante la ejecución del proyecto (al menos uno).

10. Realizar labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización.

10.1.Asumir el compromiso con la tolerancia cero (0) al abuso infantil, Protección y Derechos de la niñez, Principio de Igualdad y Equidad de Género, Código de Conducta así como, las políticas transversales. 10.2.Mantener la integridad y confidencialidad en el manejo de los recursos e información (electrónica y

física).

10.3.Contribuir a mantener un clima laboral donde se disfrute el trabajo, se respeten los derechos humanos y que permita la satisfacción de los colaboradores y la comunidad donde opera Plan International, DR.

Resultados y entregables esperados

Se ejecuta el proyecto según su cronograma establecido;

El presupuesto sea gastado 100% según las normas del donante sin errores de clasificación de gastos;

El proyecto se ejecute según las normas del donante (informes a tiempo y de buena calidad, cumplimiento de reglas del donante);

Colegas tengan la información necesaria sobre la ejecución del proyecto;

El proyecto alcanza o supera sus metas establecidas con el donante (objetivos, resultados);

El proyecto sea monitoreado con fuentes de verificación recogidas y mostrables al donante (ver marco lógico / plan de monitoreo);

El equipo mejore su desempeño y se desarrolla profesionalmente;

Actores internos y e externos que tienen que conocer el proyecto y su implementación lo conozcan;

El proyecto contribuya a cualquier iniciativa de incidencia nacional;

Los medios de comunicación estén involucrados en el proyecto;

El proyecto promueva las normas y políticas de Plan en cuanto a protección y promueva conocimiento de los Derechos del Nino y Derechos Humanos.

Criterios de Éxito:

Apertura, flexibilidad, buena coordinación y comunicación de todos/as los involucrados/as en el proceso de gestión de riegos ante desastres para facilitar los procesos y la ejecución de las actividades del programa

Validación y construcción con las comunidades el plan de trabajo en común acuerdo entre la organización y la comunidad, según los roles y responsabilidades que asumirían los diferentes actores involucrados en la implementación del proyecto.

La buena comunicación, coordinación y apertura de las instituciones locales que trabajan en el sector de gestión de desastres.

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Nivel: D

Gestión que Supervisa o Revisa

Supervisa directamente el programa de gestión de riesgos ante desastres en la localidad correspondiente.

Elaboración y seguimiento al presupuesto

Proceso de fortalecimiento de capacidades y articulación con actores locales Relaciones Jerárquicas o Reportes

Reporta a: Gerente de unidad de programas (PUM).

Supervisa a: Facilitadores(as) Comunitarios(as) de la Gestión de Riesgos ante Desastres; Oficial de Proyecto GRD (en proyectos grandes); Contador(a); Chofer(es).

Contactos Claves: relaciones principales definiendo si es básica, importante o crítica

Interna (CO y PU): Colegas en la Unidad de Programas; asesores nacionales; coordinador de grants; coordinador de medios y prensa; coordinador de compras; gerente de finanzas; gerente de RRHH; consultor(es).

Externos: Defensa Civil, ayuntamiento, Comité Municipal de PMR, filial local de la Cruz Roja Dominicana, otras ONGs implementando proyectos de gestión de riesgos ante desastres en la zona.

Especificar competencias conductuales y de liderazgo requeridas:

Competencias de Liderazgo Competencias Conductuales

Agente de cambio;

Capacidad para influir o inspirar a los demás;

Liderazgo a través de ejemplo positivo

Manejo de conflictos;

Administración de proyectos;

Orientación al orden, la calidad y exactitud;

Pensamiento analítico. Orientación al logro; Capacidad de negociación; Desarrollo de relaciones; Liderazgo; Planificación y organización; Iniciativa; Flexibilidad.

Definir y especificar grado académico requerido y experiencia expresada en meses o años:

Título universitario en: la gestión de desastres, adaptación a cambio climático, ciencias sociales;

Experiencia significativa en la coordinación de proyectos de gestión de desastres. Especifique conocimientos y habilidades:

Planificación, implementación y evaluación de proyectos de desarrollo social;

Técnicas de facilitación para niños, niñas y adultos;

Técnicas pedagógicas incluyendo diseño y ejecución de capacitaciones participativas e activas con pocos recursos;

Utilización y desarrollo de herramientas de gestión – marco lógico, presupuesto calendario, plan de compras, calendarios de actividades (cronograma/Gantt);

Elaboración de informes técnicos y sistematización de proyectos;

Conocimiento de la teoría de género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, participación infantil y organización comunitaria;

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Desastres

Nivel: D

Conocimiento sobre el manejo de gestión de riesgo a nivel comunitario con una preferencia por trabajo en el campo;

Manejo de proyectos en consorcio (deseable);

Manejo de Word, Excel y correo electrónico;

Experiencia trabajando con un enfoque multinacional;

Experiencia trabajando con grupos marginalizados o excluidos;

Conocimiento de gestión de desastres con un enfoque de desarrollo sobre emergencia;

Conocimiento de las reglas y normas del donante del/los proyecto(s) y experiencia implementando proyecto(s) con un donante parecido;

Construcción de relaciones interpersonales e interinstitucionales;

Excelente redacción y ortografía;

Análisis de datos y capacidad de síntesis;

Conocimiento de sistema de “clusters” de las NNUU y la Reforma Humanitaria;

Excelente comunicación oral y escrita;

Español e inglés (nivel mantiene conversación (3) o completamente bilingüe (4)) indispensable. Francés y/o creole deseable.

Autoridad - Decisiones en la que el puesto tiene autoridad:

Autoridad o libertad de actuación para: Ejecución del proyecto al nivel local.

Requiere autorización de otros para: Gastos por encima de un monto establecido; representación de Plan con instancias del gobierno nacional, donantes, Naciones Unidas.

Retos de la posición: Determinar tipo de problemas críticos que se le presentan y forma de solucionarlos.

Cooperacion de autoridades locales / estatales: Reuniones, cabildeo, resúmenes de actividades, negociación;

Coordinacion con ONGs locales: Reuniones, cabildeo, resúmenes de actividades, negociación;

Resistencia contra la apropiación del tema por colegas: Involucramiento del/la gerente de unidad de programas y director de país, charlas sobre el proyecto, planificación conjunta, cruzar actividades. Dimensiones:

1. Responsabilidad Financieras/Económica:

Responsable para gastar el presupuesto según las normas del donante;

Responsable para asegurar una buena rendición de cuentas incluyendo codificación / clasificación correcta de gastos;

Responsable final para la producción de informes financieros (con apoyo del contador/administrador del proyecto y oficial del proyecto).

2. Responsabilidad Operacional:

Monitoreo de la calidad de ejecución de actividades;

Asegurar cumplimiento con cronogramas de ejecución establecidos;

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Desastres

Nivel: D

Especificar otros requisitos de la posición:

Empatía con la igualdad de género y enfoque de derechos;

Interés y compromiso de trabajo con niños y niñas;

Disposición de vivir al interior del país;

Empatía con la realidad social y económica de las comunidades;

Conocimiento de los sistemas y estructuras legales de la gestión de riesgos de Republica Dominicana. Condiciones de Trabajo:

Condiciones básicas al nivel de la Unidad de Programas, ambiente de oficina.

Seguridad para transportarse a las provincias y comunidades.

Viajes frecuentes a las comunidades, nacional e internacional.

En ocasiones se requiere trabajar jornadas extendidas o fuera.