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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

Código: PGM-01 Versión:01

Elaboró/ Modificó Cargo Firma Fecha

Jhony Alejandro Martínez Cely Analista del SGC 17/02/2014

Revisó Cargo Firma Fecha

Comité de Calidad N/A 17/10/2014

Aprobó Cargo Firma Fecha

Comité de Calidad N/A 17/10/2014

1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para la elaboración, aprobación y control de los documentos y/o registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Institución con el fin de mantenerlos disponibles y vigentes.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica bajo los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008. Inicia desde la elaboración del documento que se genere del SGC hasta la disposición final de los documentos. 3. DEFINICIONES

Almacenamiento: Lugar o espacio donde son archivados los documentos y/o registros del SGC, su almacenamiento podrá ser en medio físico y/o magnético.

Analista del SGC: Analista del Sistema de Gestión de Calidad.

Anexo: Instrumento (tablas, gráficas, diagramas, entre otros) que sirven de apoyo para interpretar una actividad de un procedimiento o una tarea de un instructivo.

Anulación: La anulación en un documento se presenta cuando hay actividades que se restringen, o que en el momento de revisar nuevamente el documento la secuencia de las actividades no sean las mismas, en este caso se elimina el documento.

Caracterización: Documento que contiene la secuencia e interacción del proceso dentro del enfoque por procesos del SGC.

Ciclo PHVA: Metodología de mejora continua que establece una secuencia sistémica de actividades para el logro de un objetivo, mediante la Planeación, el Hacer, la Verificación y el Actuar.

Conservación: Son las condiciones necesarias para asegurar que los documentos o registros que se encuentren en almacenamiento este protegidos contra cualquier daño o deterioro.

Creación: Se presenta cuando las actividades no están documentadas y debe crearse el documento, este debe ser registrado en el Listado Maestro de Documentos o Listado Maestro de Registros según corresponda.

DIDMM: Dirección de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones.

Disposición Final: Es el conjunto de acciones llevadas a cabo para la eliminación de los documentos obsoletos y de los registros del SGC, la eliminación se podrá realizar a través de la destrucción del documento o de su conservación definitiva.

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Distribución: Acción de difusión de los documentos del SGC al equipo de trabajo de los procesos correspondientes y a la comunidad institucional.

Documento: Archivo documentado con la información necesaria para el desarrollo de un proceso. Documento de origen externo: Archivos elaborados por instituciones ajenas a la Fundación Universitaria Claretiana, pero que son utilizados como documentos de referencia para el desarrollo de los procesos institucionales, ejemplo: leyes, decretos, normas entre otros, estos son registrados en el listado maestro de documentos obligatorios de origen interno y en el listado maestro de documentos de origen externo de la Institución.

Documento de origen interno: Archivos elaborados por la Institución para el desarrollo de sus procesos por ejemplo: caracterizaciones, manuales, procedimientos, instructivos, guías, formatos, entre otros.

Documento de origen interno obligatorio: Archivos de carácter jurídico elaborados por la Institución para el desarrollo de ciertas actividades de la Institución.

Documento de referencia: Referencia bibliográfica utilizada en la elaboración de un documento. Formato: Documento utilizado para la recolección de la información derivada de la ejecución de un proceso, dicho documento se utiliza como evidencia para demostrar la conformidad de un proceso. Guía: Documento que contiene información específica y por expertos sobre una actividad de un proceso Institucional.

Instructivo: Documento que contiene información detallada sobre las tareas necesarias para llevar a cabo una actividad de un proceso.

Listado Maestro de registros: Documento que contiene el registro de todos los formatos utilizados dentro del SGC.

Líder del Proceso: Es la persona que dirige, coordina y controla las actividades de un proceso. Manual: Documento que establece políticas y/o directrices para la gestión de los procesos.

Modificación: Se presenta cuando los cambios son más relevantes, es decir, cuando se agregan actividades o cuando se eliminan reemplazándolas por otras, también cuando su secuencia cambia, en ambos casos la modificación lleva al cambio de versión.

Normativa: Conjunto de normas internas y externas de la Institución registradas en Listado de documentos obligatorios de origen interno y en el listado maestro de documentos de origen externo.

Procedimiento: Documento que contiene la descripción de las actividades a realizar dentro de un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades y recursos (físicos, financieros, humanos) que se relacionan entre sí para la obtención de unos productos o resultados.

Registros: Documentos que evidencian los resultados de la ejecución de las actividades de un proceso.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

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4. CONDICIONES INICIALES

4.1 Cualquier documento impreso o consultado por fuera del portal del SINCLA (http://sincla.uniclaretiana.edu.co/) se entiende como “copia no controlada”. Un documento estará vigente a partir de su publicación en el portal.

4.2 Quien elabora el documento, no podrá revisarlo y/o aprobarlo.

4.3 La elaboración de los formatos del SGC son exentos de forma, pero deberán cumplir con la codificación. En algunos casos la identificación podría resultar impracticable para ello ese tipo de formatos tendrán en vez del código tendrán la denominación RSC (Registro Sin Control). 4.4 Los documentos en texto electrónico serán convertidos a extensión “PDF” a excepción de los

formatos y los registros. Los formatos elaborados en Word y en Excel estarán protegidos con una clave de edición y está será custodiada por el Analista del Sistema de Gestión de Calidad. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO

01 Elaborar, modificar o anular documentos Elaborar, modificar o anular documentos del proceso de acuerdo al numeral 6.1 y 6.2 de este procedimiento. Nota: Para realizar la modificación de un documento se deberá aplicar control de cambios. Funcionario Plantilla para la elaboración de procedimientos e instructivos. Plantilla para la elaboración de caracterizaciones Propuesta de modificación o anulación de documento 02 Revisar documento Verificar que la propuesta del documento este acorde con la gestión del proceso. En caso de ser necesario solicitar los ajustes pertinentes. Líder de proceso Propuesta de elaboración, modificación o anulación de documento 03 Aprobar documento Aprobar la propuesta del documento Líder de proceso Propuesta de elaboración, modificación o anulación de documento 04 Solicitar creación, modificación o anulación de documentos.

Enviar por correo electrónico al Analista del SGC la FGM01 Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos, anexando la Líder de proceso FGM01 Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos.

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propuesta del documento. 05 Recibir solicitud Recibir la solicitud de creación, anulación y/o modificación de documentos.

Analista del SGC FI09 Correo electrónico

06 Revisar solicitud

Analizar que el documento cumpla con el ciclo PHVA y con los requisitos definidos en el numeral 6 de este procedimiento. En caso de que el documento requiera ajustes de fondo se solicitarán al líder del proceso.

Analista del SGC FI09 Correo electrónico 07 Aprobar o rechazar solicitud Aprobar o negar la FGM01 Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos, de acuerdo a los resultados de la revisión de la misma. Nota1: Los documentos

creados por primera

vez serán aprobados por el Comité de Calidad. Nota2: Cuando la modificación a un documento pueda generar algún cambio que afecte el desempeño del SGC, está deberá ser aprobada por el Comité de Calidad de lo contrario la aprobación la realizará el Representante de la Dirección. Comité de Calidad Representante de la dirección FGM01 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos. 08 Codificar documento

Codificar los nuevos documentos de acuerdo al numeral 6.3 de este Analista del SGC Secretaria General FGM02 Listado Maestro de documentos

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procedimiento y registrarlos en el FGM02 Listado Maestro de documentos o FGM03 Listado Maestro de Registros. Los documentos de origen externo no serán codificados y serán registrados por la Secretaria General en el FGJ01 Listado Maestro de documentos obligatorios y/o en el FGJ02 Listado maestro de documentos de origen externo. FGM03 Listado Maestro de Registros. FGJ01 Listado Maestro de documentos obligatorios FGJ02 Listado maestro de documentos de origen externo. 09 Controlar Cambios Diligenciar en los documentos y en el FGM03 Listado Maestro de Registros, el campo “Naturaleza del cambio”. Analista del SGC FGM03 Listado Maestro de Registros. 10 Publicar documento Publicar en el portal del SINCLA el documento aprobado. Webmaster N/A 11 Difundir documento Enviar circular a la comunidad institucional informando la publicación del documento en el portal del SINCLA. Adicionalmente se capacitará a los funcionarios

involucrados en los documentos.

Analista del SGC FI09 Correo Electrónico 12 Recuperar, eliminar y retener documentos Recuperar los documentos o registros de acuerdo a las necesidades de consulta. Los documentos y registros serán Analista del SGC Secretaria General FGJ05 Tabla de retención documental FGM02 Listado Maestro de documentos FGM03 Listado

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recuperados, retenidos y/o eliminados de acuerdo a la información reportada en la FGJ05 Tabla de retención documental, el FGM02 Listado Maestro de documentos y el FGM03 Listado Maestro de Registros, FGJ01 Listado Maestro de documentos obligatorios y FGJ02 Listado maestro de documentos de origen externo. Maestro de Registros. FGJ01 Listado Maestro de documentos obligatorios FGJ02 Listado maestro de documentos de origen externo. 13 Controlar registros Almacenar los documentos y/o registros que se deben conservar en copia física o magnética, carpetas legajos, cajas, tomos, libros, cajas idénticas y en archivadores identificados de acuerdo a la FGJ05 Tabla de retención documental, el FGM02 Listado Maestro de documentos y el FGM03 Listado Maestro de Registros, FGJ01 Listado Maestro de documentos obligatorios y FGJ02 Listado maestro de documentos de origen externo, con el fin de protegerlos de agentes externos que puedan deteriorar la información durante el tiempo de retención. Analista del SGC Secretaria General FGJ05 Tabla de retención documental FGM02 Listado Maestro de documentos FGM03 Listado Maestro de Registros. FGJ01 Listado Maestro de documentos obligatorios FGJ02 Listado maestro de documentos de origen externo

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6. ANEXOS

6.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura que a continuación se presenta aplica parcial o total para la documentación del SGC de la Fundación Universitaria Claretiana.

ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA DE LA PRIMERA PÁGINA

El encabezado de las caracterizaciones, procedimientos, formatos, guías, manuales e instructivos estará conformado por los siguientes elementos y su diseño será como se muestra en la Figura1. Logo de la Institución: Corresponde al logo definido y que identifica a la Fundación Universitaria Claretiana.

Nombre del Documento: Nombre completo del documento que se va a elaborar.

Código: Identificación asignada al documento de acuerdo al numeral 6.3 de este procedimiento. Versión: Estado de actualización del documento, la versión 01 corresponde al primer documento aprobado y cualquier cambio posterior a está tendrá un consecutivo numérico en orden ascendente.

[NOMBRE DEL DOCUMENTO] Código:

Versión: Figura1. Encabezado de la primera página de los documentos.

El pie de página de la primera página de los procedimientos, guías, manuales e instructivos estará conformado por los siguientes elementos y su diseño será como se muestra en la Figura 2.

Elaboró/Modificó, revisó, aprobó: Persona que realizó la actividad de elaboración/modificación, revisión y aprobación del documento.

Cargo: Nombre del cargo de cada una de las personas que se relacionan.

Firma: Correspondiente a la persona que elaboró/modificó, revisó y aprobó el documento. Las Firmas se harán al documento original, que queda en la oficina del Analista del Sistema de Gestión de Calidad.

Fecha: Corresponde a la fecha de elaboración/modificación, revisión y aprobación del documento. Vigencia a partir de: Fecha a partir de la cual comienza a regir el documento, está corresponderá a la del día en que se publique el documento en el portal del SINCLA.

Elaboró/ Modificó Cargo Firma Fecha

Revisó Cargo Firma Fecha

Aprobó Cargo Firma Fecha

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Figura2. Pie de página de la primera página.

Elaboró/Modificó, revisó, aprobó en las caracterizaciones deberán aparecer al final del documento. Todos los documentos que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, estarán identificados y controlados por medio de la asignación del código y de la versión en la parte superior del documento como se muestra en la Figura3. En estos documentos los campos relacionados con el elaboró, revisó y aprobó estarán en la última página de acuerdo al diseño del documento.

[Código] [V:#] Figura3. Encabezado de los documentos con diseño de la DIDMM

PIE DE PÁGINA DE LAS PÁGINAS POSTERIORES

El pie de página de las páginas posteriores de las caracterizaciones, procedimientos, guías, manuales, instructivos y formatos, estará conformado por los siguientes elementos y su diseño será como se muestra en la Figura4.

Código: Identificación asignada al documento según criterios de codificación de documentos internos. Se debe escribir el código respectivo en mayúscula sostenida y alineado a la izquierda. Página “X” de “y”: Número de página correspondiente y el total de páginas del documento. Se debe utilizar el formato Página x de y, donde “x” es el número de la página y “y” es el número total de páginas de documento, alineado a la derecha

[Código] [Página “x” de “y”]

Figura4. Pie de Página de las páginas posteriores. En las caracterizaciones este pie de página debe estar desde la primera página.

Todos los documentos que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, tendrán el pie de página que identifique la cantidad de páginas.

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6.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Las caracterizaciones de los procesos del SGC deberán ser elaboradas en la Plantilla para la Elaboración de Caracterizaciones. Los

procedimientos e instructivos deberán ser elaborados en la Plantilla para la Elaboración de Procedimientos e Instructivos. En algunos casos la descripción de actividades en los instructivos podrá variar de forma de acuerdo con la necesidad que se tenga para dar claridad en la documentación del mismo.

Todos los documentos que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, estarán exentos de cumplir con los criterios que se relacionan en la Tabla1, debido a características específicas de su contenido y diseño

.

A continuación se presenta la tabla1, que resume el contenido de los documentos, y señala las secciones correspondientes según el tipo de documento

Contenido Caracterización Procedimiento Instructivo Guía Manual Formato

Objetivo X X X --- X ---

Alcance X X X --- X ---

Exclusiones --- --- --- --- X ---

Mecanismos de evaluación y seguimiento X --- --- --- --- ---

Definiciones --- X X --- X ---

Condiciones iniciales --- X X --- --- ---

Interacción del proceso X --- --- --- --- ---

Descripción de actividades --- X X --- --- ---

Características del producto / servicio X --- --- --- --- ---

Requisitos de calidad X --- --- --- --- ---

Recursos X --- --- --- --- ---

Anexo --- X X --- --- ---

Documentos de referencia X X X X --- ---

Control de cambios X X X X X ---

X: Aplica ---: No aplica en este documento.

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REDACCIÓN

La redacción debe ser clara, precisa e iniciando la descripción de las actividades con un verbo en infinitivo siempre y cuando sea posible. Los documentos deben ser comprensibles para cualquier persona de la institución, evitando los términos en otros idiomas.

ASPECTO DE FORMA

Letra Arial 10 y espaciado sencillo para todos los documentos del SGC de la Fundación Universitaria Claretiana, En el caso de los documentos que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, se exceptuará este criterio y se adapta el proveniente del diseño estipulado en el documento.

6.3 SISTEMA DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL

La codificación de las caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías, manuales y formatos se realizará de acuerdo a la siguiente estructura como se ilustran en la Tabla 2.

Tipo de documento: Naturaleza del documento que se va a elaborar y se identifica con un solo carácter.

Proceso: Identificación del proceso al cual pertenece el documento dentro de la cadena de valor y se identifica con dos caracteres.

Guion de Separación: Asocia el consecutivo del documento.

Consecutivo: equivale a los caracteres numéricos de la estructura del código, y está conformado por dos dígitos.

TIPO DE

DOCUMENTO PROCESO SEPARACIÓN GUIÓN DE CONSECUTIVO

M: Manual C: Caracterización P: Procedimiento I: Instructivo F: Formato G: Guía GS: Gestión de la Estrategia GM: Gestión del Mejoramiento GD: Gestión de la Docencia GI: Gestión de la Investigación GE: Gestión de la Extensión GN: Gestión de la Internacionalización GF: Gestión Financiera GL: Gestión Logística GT: Gestión de TIC GC: Gestión de la Comunicación GH: Gestión Humana

GR: Gestión del Mercadeo GA: Gestión Innovación y desarrollo de medios y mediaciones

GB: Gestión del Bienestar GG: Gestión Admisiones y Registro

GJ: Gestión Jurídica GO: Gestión Documental

- Número

consecutivo del tipo de documento correspondiente a dicho proceso

Tabla 2. Elementos del sistema de codificación documental. En la tabla 3, se describe el sistema de codificación para los formatos Institucionales.

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Tipo de Formato Nombre Consecutivo FI Circular Acta Carta Memorando Certificado Constancia Resolución Acuerdos Correo Electrónico Lista de asistencia Informe de actividades Comunicado 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Tabla3. Sistema de Codificación de Formatos Institucionales. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• NTC ISO 9000:2005: Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario • NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

• Lineamientos de Acreditación de Programas 2013 • Lineamientos para la Acreditación Institucional 2006 8. CONTROL DE CAMBIOS

Referencias

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