Requerimiento para accesar al Módulo de Planilla – SIPE
PROCESO 1 –ACCESO A SIPE
Primer Paso: Descarga de firma digital
1. El Representante Legal, una vez obtenido EL SOBRE DE SEGURIDAD de la CSS, que contiene el usuario y contraseña de primer USO para accesar al SIPE.
2. Acceder a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa.
3. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar.
4. Personalizar usuario.
Cumplido este paso, ingrese
a. Número de cédula del Representante Legal.
b. ingrese su dirección de correo electrónico, para mantenerse en contacto con la CSS.
c. Luego le da TERMINAR, el sistema le va a generar el cambio de usuario y contraseña: el cual debe contar mínimos de 8 dígitos – mayúsculas, minúsculas y números. El sistema le solicita al usuario repetir la nueva contraseña.
d. El sistema le va generar la descarga de firma digital del Representante
Legal, se le da TERMINAR.
e. Guardar el archivo en una carpeta segura para uso exclusivo (USB, CD,); no se recomienda guardar en formato word, pdf.
f. El SIPE le da la bienvenida al Representante Legal. Segundo Paso: Creación de uno o varios usuario elaborador
Crear usuario y contraseña del(los) Elaborador(es) de su empresa: 1. Ir al menú de Administración del Sistema:
a. Afiliación b. Ingresos
c. Administración del Sistema
d. Mi cuenta
2. Escoger la opción Administración del Sistema, seleccionar USUARIO, luego crear un NUEVO USUARIO. Se despliega la ventana de información básica de usuario.
3. Digite nombre completo del elaborador designado por la empresa, usuario y la contraseña.
4. Repetir nuevamente la CONTRASEÑA (cumplir con los requisitos del primer paso,
punto 4, c,).
6. Guardar el archivo en una
carpeta segura para uso exclusivo (USB, CD,); no se recomienda guardar en
formato pdf.
Tercer Paso: Asignación de grupo de Empleados.
1. Seleccionar Ingresos-Grupo de Empleados y solicitar un Nuevo Grupo, Dar
SIGUIENTE, aparece la opción de Seleccionar GRUPO DE EMPLEADOS. Dar clic
en la LUPA, se despliega la ventana la cual debeseleccionar: (documento con
que registro la empresa: (Razón Social, No. De Documento, No. De Empleador, Nombre Comercial, Todas las anteriores). Una vez seleccionada la opción, verifique los datos de su empresa, seleccione ACEPTAR.
2. Seleccione el tipo de grupo de empleado relacionado con el grupo y en
Descripción asigne el Nombre o clasificación del Grupo, seleccione Siguiente.
3. Seleccionar un Colaborador que tendrá el Grupo, y completar los pasos. 4. Una vez FINALIZADO la opción de GRUPO DE EMPLEADOS, el Representante
Legal debe salir del Sistema para darle acceso al USUARIO -ELABORADOR al SIPE.
5. Ya finalizado el proceso por parte del Representante Legal, el(los) usuario(s) elaborador(es), podrán ingresar la cantidad de colaboradores según su Empresa.
PROCESO 2 –ACCESO AFILIACION.
1. Es un proceso único para la persona que nunca ha cotizado en la CSS. 2. El proceso se hace a través del SIPE desde la empresa.
Primer Paso:
Gestión de Solicitudes de Afiliación – Elaborador
El usuario Elaborador es el encargado de ingresar al sistema a los trabajadores de la empresa.
1. El usuario Elaborador accede a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa 2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. Si usted registró y olvido su clave, no podrá ingresar al sistema.
En caso de bloqueo del usuario y la contraseña, cuando se digita erradamente la clave, después de diez (10) intentos fallidos se bloqueará el sistema. Por lo que, El empleador inscrito, debe acercarse personalmente a la oficina correspondiente de la Caja de Seguro Social y presentar los documentos estipulados para el desbloqueo del usuario y contraseña.
3. Deberá dar clic en la opción Afiliación-Afiliación de Asegurados, completar la fecha y
Numero de documento, verá un listado de solicitudes con sus respectivos documentos de
4. Una vez escogido el documento de
identificación, deberá completar toda la información faltante y adjuntar los documentos (Cédula, Pasaporte o Registro Civil) previamente escaneado. Todas las preguntas que tengan un asterisco son de carácter obligatorio, por lo que deberá ingresar la información correspondiente.
5. El siguiente paso es la validación de la firma digital del ELABORADOR Una vez complete toda la información requerida, el sistema le desplegará el mensaje de que su solicitud fue creada de forma exitosa.
Tercer Paso
El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de Afiliación. 1. Deberá acceder a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa
3. El Representante Legal deberá dar clic en la Opción Afiliación-Firmar Afiliaciones Pendientes
3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Aviso de Afiliación pendientes. 4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital.
PROCESO 3 - AVISO DE ENTRADA
Primer Paso1. El usuario Elaborador, accede a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa
2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. Si usted registró y olvidó su clave, no podrá ingresar al sistema.
3. El usuario deberá desplegar el menú Ingresos, elegir la opción CambiosLaborales y luego dar clic a la opción Aviso de Entrada.
4. El procedimiento inicia con la verificación por parte del Empleador (Representante
Legal/ Elaborador), si su Empleado ya se encuentra afiliado a la CSS.
6. El elaborador deberá revisar e ingresar la información correspondiente.
7. Luego de ingresar toda la información requerida, el sistema desplegará el mensaje de
Aviso de Entrada satisfactorio. Segundo Paso
1. El Elaborador deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción
Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedad de Declaración.
2. Aparecerán las solicitudes de Aviso de Entrada pendientes, para continuar deberá darle clic al botón Siguiente.
3. Validación de la firma digital, deberá
buscar el archivo de la firma digital y dar clic en examinar, para cargar el archivo mencionado.
Tercer Paso
El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de Aviso de Entrada.
1. Deberá acceder a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa
2. El Representante Legal deberá dar clic en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios
Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedad de Declaración.
3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Aviso de Entrada pendientes. 4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital.
PROCESO 4 - CAMBIOS LABORALES/NOVEDADES
Primer Paso1. El usuario Elaborador, accede a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa 2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar.
3. El USUARIO ELABORADOR deberá desplegar el menú Ingresos, elegir la opción
Cambios Laborales y luego en este campo se verán las siguientes opciones a
elegir:
Licencia
Retiro de Empleado Aviso de entrada Modificar licencia
Firmar solicitudes de novedad de declaración Modificar retiro de empleado
Novedad del empleado Reporte aviso de entrada
Reporte individual aviso de entrada Reporte de aviso de retiro
4. De acuerdo al proceso que se va a realizar, el usuario elaborador debe elegir la opción correspondiente:
EJEMPLO DE CREAR UNA LICENCIA:
1. Luego del acceso al menú de Cambios Laborales, y después de haber seleccionado la opción Licencia, SIPE realizará la búsqueda del colaborador
que se le aplicará la Licencia;
puede ser por: el nombre completo o número de cédula.
2. SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta. SIGUIENTE.
3. Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de modificar la información a requerir (Tipo de licencia, fecha de inicio/ final (usar
calendario) y cuadro de observaciones). Una vez completado se da
SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que la LICENCIA ha sido guardada. ACEPTAR.
EJEMPLO DE RETIRO DE EMPLEADO:
1. El Elaborador deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales, y luego seleccionar la opción de Retiro de
Empleado.
2. SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta. SIGUIENTE.
3. Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de modificar la fecha de salida (usar calendario) y cuadro de observaciones. Una vez completado se da SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que el Retiro del Empleado – Aviso de Salida ha sido guardada. ACEPTAR (El retiro del empleado es diferente el del servidor
Público al Privado)
EJEMPLO DE NOVEDAD DEL EMPLEADO:
4. Esta opción permite hacer modificaciones del empleado (cargo del empleado, número de posición, tipo de horario, horas semanales, tipo de salario y salario pactado.)
5. Primer Paso
6. 1. Luego del acceso al menú de Cambios Laborales, y haber seleccionado la opción Novedad del Empleado, se presentará la opción de búsqueda del colaborador que se le aplicará la novedad, la búsqueda puede ser con el nombre completo o número de cédula.
7. 2. SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta. SIGUIENTE.
8. 3. Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de modificar la Novedad del Empleado: (cargo del empleado, número de posición, tipo de horario, horas semanales, tipo de salario y salario pactado.). Una vez completado se da TERMINAR.
9. SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que la Novedad del Empleado ha sido guardada. ACEPTAR
1. El Elaborador deberá dar clic
nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego seleccionar la opción de Modificar Licencia.
2. SIPE despliega la búsqueda y se debe verificar que la información del colaborador sea la correcta.
3. Se despliega el Cuadro de Información, la cual nos da la opción de
modificar fecha inicio y final (usar calendario) y cuadro de observaciones. Una vez completado se da SIGUIENTE, verificar toda la información. SIPE nos dará un mensaje donde nos informa que Modificar Licencia ha sido
guardada. ACEPTAR
PARA QUE TODOS LOS PROCESOS DE CAMBIOS LABORALES TENGAN ÉXITO DEBERÁN CONTAR CON LA FIRMA DEL USUARIO ELABORADOR Y DEL REPRESENTANTE LEGAL.
1. El USUARIO ELABORADOR deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales, y seleccionar Firmar Solicitud de Novedad de Declaración, según el menú de las opciones seleccionadas.
2. Aparecerán las solicitudes de Cambios Laborales pendientes, para continuar deberá darle clic al botón Siguiente.
3. El siguiente paso es la validación de la firma digital del USUARIO ELABORADOR. Deberá buscar el archivo de la firma digital y dar clic en EXAMINAR, para cargar el archivo mencionado.
Tercer Paso
El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de
Cambios Laborales.
1. Deberá acceder a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa
2. El usuario Representante Legal deberá dar clic en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedad de Declaración según el menú de opciones.
3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Cambios Laborales pendientes. 4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital.
Planilla Regular
Proceso 5 - Planilla Regular
Elaborar y enviar la planilla a través de la plataforma de SIPE,
Elaborador:
1. Introducir https://sipe.css.gob.pa/InicioSipe.html en el navegador 2. Accesar a SIPE con su Usuario y Contraseña de Elaborador 3. Seguir la ruta de “Ingresos>Planilla>Planilla Regular”
4. Seleccione el grupo de Empleados
5. Presione el botón de +, seleccione Conceptos-Sueldos>Otros Salarios>Otros
Ingresos e introduzca el o los montos nuevos dependiendo del tipo de ingresos
6. Repetir el paso 5 hasta corregir todos los montos de cada Colaborador 7. Presionar Guardar y Siguiente
8. Descargar archivo de Excel con el desglose por empleado para verificación de los montos presentados y guardarlo de forma segura
9. Presione Siguiente
10. Aparece totales por tipo de ingresos presentados en la planilla 11. Presione Siguiente
12. Aparece Totales por Rubro a Pagar 13. Presione Siguiente
14. Seleccione el archivo de Firma Digital del Elaborador, presione Firmar 15. Presione Siguiente y Terminar
16. El sistema mandará un mensaje de “Solicitud Firmada exitosamente”, presionar
Aceptar
Aprobación de Planilla/Representante Legal
1. Ingrese a SIPE como usuario representante legal
2. Seleccione en el menú la opción de Ingresos-Planillas-Planillas Pendientes 3. Seleccionar Planilla que va ser aprobada, y presionar Siguiente
4. Revisar lista de empleados, presionar Siguiente 5. Revisar archivo Detalles Planilla, presionar siguiente 6. Revisar cálculos por Rubro, presionar Siguiente
7. Revisar lista de totales de valores declarados por tipo de ingreso, presionar
Siguiente
8. Seleccione el archivo de Firma Digital del Representante Legal, Presione Firmar.
(Deberá esperar aproximadamente 24 hrs para poder generar el Comprobante de Ingresos).
9. Para generar el comprobante de ingresos o aviso de cobro debe acceder a
Con la impresión del mismo se
procederá a pagar en la Agencia de la CSS que le corresponda.
Corrección de Planilla
Proceso 6 – Corrección de Planilla
Corregir y enviar la planilla a través de la plataforma de SIPE,
Elaborador:
1. Introducir https://sipe.css.gob.pa/InicioSipe.html en el navegador 2. Accesar a SIPE con su Usuario y Contraseña de Elaborador 3. Seguir la ruta de “Ingresos>Planilla>Corrección de Planilla”
4. Seleccione e periodo que se desea modificar con la ayuda de la lupa 5. Presione el botón de +, seleccione Conceptos-Sueldos>Otros Salarios>Otros
Ingresos e introduzca el o los montos nuevos dependiendo del tipo de ingresos
6. Repetir el paso 5 hasta corregir todos los montos de cada Colaborador 7. Presionar Guardar y Siguiente
8. Descargar archivo de Excel con el desglose por empleado para verificación de los montos presentados y guardarlo de forma segura
9. Presione Siguiente
10. Aparece totales por tipo de ingresos presentados en la planilla 11. Presione Siguiente
12. Aparece Totales por Rubro a Pagar 13. Presione Siguiente
14. Seleccione el archivo de Firma Digital del Elaborador, presione Firmar 15. Presione Siguiente y Terminar
16. El sistema mandará un mensaje de “Solicitud Firmada exitosamente”, presionar
Aceptar
Aprobación de Corrección de Planilla/Representante Legal
1. Ingrese a SIPE como usuario representante legal
2. Seleccione en el menú la opción de Ingresos-Planillas-Planillas Pendientes 3. Seleccionar Planilla corregida que va ser aprobada, y presionar Siguiente 4. Revisar lista de empleados, presionar Siguiente
5. Revisar archivo Detalles Planilla, presionar siguiente 6. Revisar cálculos por Rubro, presionar Siguiente
7. Revisar lista de totales de valores declarados por tipo de ingreso, presionar
Siguiente
8. Seleccione el archivo de Firma Digital del Representante Legal, Presione Firmar.
(Deberá esperar aproximadamente 24 hrs para poder generar el Comprobante de Ingresos).
9. Para generar el comprobante de
ingresos o aviso de cobro corregido debe acceder a
Ingresos-Planillas-Comprobante de Ingresos, el cual podrá generar u observar. Con la impresión del
mismo se procederá a pagar en la Agencia de la CSS que le corresponda.
ROL REPRESENTANTE LEGAL
Sobre de Seguridad Ingresa Personaliza Usuario/Contraseñ a Crea Usuario Elaborador Descarga Firma Digital Crea Grupo de Empleado Aprueba Todos Los Procesos
ROL USUARIO ELABORADOR
Usuario Elaborador Personaliza su Clave y Contraseña Descarga Firma Digital Selecciona Grupo de Empleado Afiliación Aviso de Entrada Cambios Laborales/N ovedades Planilla Regular Corrección de Planilla Firmar Todos los Procesos
RECOMENDACIONES GENERALES
Para que todos los procesos tengan validez en el sistema; es necesario realizar posterior a este las firmas del usuario elaborador y del representante legal.
Es importante recordar que el sistema no reconoce campos con valores en cero (0), en la planilla presentada mensualmente aplicado a un colaborador a menos que este mantenga una novedad en licencias o vacaciones.
El aviso de retiro se debe realizar, un mes después de presentar la liquidación del colaborador, a excepción de un servidor público.
Cabe resaltar que no se usa los términos “pre-elaborada y complementaria” en su efecto en el sistema SIPE utiliza los términos “Planilla Regular – Corrección de Planilla”.
De no estar creado los grupos de empleados en el sistema, al momento de realizar el proceso de planilla, el usuario elaborador debe salir del sistema para que bajo el usuario representante legal, pueda crearlo y continuar con el proceso.
La caja de seguro social se basa en la Ley orgánica N° 51, para establecer las clasificaciones de Ingresos.
Si al momento de realizar el proceso de firma digital el usuario no puede realizarlo, como segunda opción puede entrar al archivo de la firma digital y abrirlo como “Bloc de notas”, luego seleccionar, copiar la información y pegarla en la ventana de firma.
Recuerde que el aviso de cobro o comprobante de pago de la corrección de planilla, sólo le reflejará la diferencia de la planilla regular.
El número de registro que el sistema genera al momento de realizar cualquier proceso, debe guardarse de forma segura para realizar seguimiento o reclamos de los mismos a la CSS.
Las planilla de domésticas y pago
voluntario, se podrán realizar los cambios en SIPE o de manera presencial en las agencias de Clayton y Vía España.
Las empresas que tienen sistema de planilla automatizada, pueden presentar su planilla mensual a través de la opción Ingreso – planilla – cargar planilla sysmeca.
Al momento de registrar montos en el SIPE, los mismos se deben digitar utilizando dos(2) puntos decimales.