Abril/ 2014 NAP-CGA-CP-003.3 1.0 1/9
PROCESO:
COMPRAS PÚBLICAS
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
Actividad Nombre Cargo Fecha Firma
Aprobado por: Ing. Paúl Ayora
Administrador General Ing. Diego Recalde
Coordinador General Administrativo
Revisado por:
Abg. Christian Iglesias Experto 2
Ing. Alejandro Flores
Coordinador General de Planificación Ing. Rodmin Echeverría
Responsable Unidad de
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción
ÍNDICE CONTROL DE CAMBIOS ... 2 1. DEFINICIONES ... 4 2. OBJETIVO ... 4 3. ALCANCE... 4 5. BASE LEGAL ... 4 6. POLÍTICAS ... 5 6.1. POLÍTICAS GENERALES ... 5 7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO... 6
7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ... 6
7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ... 6
8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS... 9
8.1 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS ... 9
8.2 PROCESOS EXTERNOS ... 9
9. INDICADORES ... 9
1. DEFINICIONES
Portal de Compras Públicas.- (www.compraspublicas.gob.ec). Es el sistema informático oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Es una herramienta de uso gratuito que facilita el encuentro de la oferta y la demanda entre el sector público y los proveedores del Estado, publicando, agilizando, optimizando y transparentando los procesos de Contratación Pública.
Contrato.- Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
Administrador de Contratos.- El rol de administrador de contratos tiene la responsabilidad de la gestión de éste, monitoreo del cumplimiento de los plazos, recepción de conformidad de los bienes y servicios, informe para los pagos, aplicación de multas, cerrar el proceso.
2. OBJETIVO
Velar por el fiel cumplimiento a cabalidad y oportuno de lo establecido en el contrato.
3. ALCANCE
La administración de contratos abarca todas las obligaciones posteriores a la celebración del contrato entre la Asamblea Nacional y el contratista. La Administración del contrato va desde la suscripción del contrato hasta la finalización, entrega y recepción a entera satisfacción del bien o el servicio. Y en el portal de compras públicas finaliza luego del pago respectivo publicado por el Administrador del Contrato.
4. RESPONSABLES
- Coordinación General Financiera
- Coordinación General Administrativa
- Coordinación General Jurídica
- Administrador del Contrato
6. POLÍTICAS
6.1.POLÍTICAS GENERALES
La Administración del Contrato será responsabilidad absoluta del funcionario designado por la máxima autoridad o su delegado quien velará por el oportuno y cabal cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones.
El Administrador del Contrato velará por el cumplimiento del contrato adoptando las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones respectivas, incluida la ejecución de las garantías de ser el caso.
En los contratos de obra, la recepción definitiva procederá una vez transcurrido el plazo previsto en el contrato, que no podrá ser menor a seis meses, a contarse desde la suscripción del acta de recepción provisional total o de la última recepción provisional parcial, si se hubiere previsto realizar varias de éstas.
Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva serán suscritas por el contratista y el administrador del contrato.
Las actas contendrán los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria.
En la liquidación económico contable del contrato se dejará constancia de lo ejecutado, se determinarán los valores recibidos por el contratista, los pendientes de pago o los que deban deducirse o deba devolver por cualquier concepto, aplicando los reajustes correspondientes. Podrá también procederse a las compensaciones a que hubiere lugar. La liquidación final será parte del acta de recepción definitiva.
Toda solicitud de pago, con su respectiva liquidación e informe será tramitada a través de la Coordinación General Administrativa quien ordenará el gasto.
7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
7.1.DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
COMPRAS PÚBLICAS Co or din ac ió n Fi na nc ie ra Co or din ac ió n Ju ríd ic a A dm in is tr ad or d e Co nt ra to Co or di na ci ón A dm in ist ra tiv a (C om pr as P úb lic as ) Administración de Contratos CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Página: 1 de 1 DOCUMENTOS D1. Solicitud de Pago de anticipo D2. Acta de Recepción de bien o servicio D3. Informe de pago
D4. Solicitud de pago
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA PROCESO:
FASE: Administración de Contratos
COMPRAS PÚBLICAS NAP-CGA-CP-003.3 2.1 Enero 2014 8. Recepción del bien o servicio y elaboración de Acta 10. Realizar Informe para pago Post contratación Si 9. A satisfacción? No 3 Pago a de bienes y servicios (Anticipo) 5. Elaborar Solicitud de pago de anticipo Contractual 3. Registrar contrato y Garantía en el Portal 1. Crear clave a Administrador de Contrato y expediente 2. Revisión de Contrato y autenticación de usuario en el portal 4. Anticipo? Si 7. Registrar en el Portal el Pago Pago a de bienes y servicios 13. Registrar en el Portal el Pago 1 2 14. Entrega total? No 15. Cerrar proceso en el Portal Si No 6. Verificar y ordenar el gasto (entrega de expediente) 11. Elaborar Solicitud de pago 4 12. Verificar y ordenar el gasto
7.2.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Crear clave a
Administrador de contrato y expediente
Recibir documentación contractual y
garantías desde la Coordinación
Jurídica. Ingresar en el portal los datos
Coordinación General Administrativa/Adquisi ciones
usuario en el portal Revisar el contrato y estar claro en todas sus condiciones
3 Registrar contrato y
garantía en el portal
Subir el contrato y garantías (que se recibe en la etapa contractual) en el sistema SOCE.
Administrador de Contrato
4 Anticipo Si (5) Elaborar solicitud de pago
anticipo.
No (8) Recepción del bien o servicio y elaboración del Acta.
Administrador de Contrato
5 Elaborar solicitud de
pago de anticipo
Elaborar solicitud de pago de anticipo adjuntando copia del contrato y las garantías originales. Enviar a la Coordinación General Administrativa para ordenar el gasto.
Administrador de Contrato
6 Verificar y ordenar el
gasto
La Coordinación General Administrativa recibirá y registrará en su base de datos, luego entregará al responsable del monitoreo de contratos quien verificará la solicitud e informe suscrito por el Administrador de Contrato.
Elaborar el memorando
correspondiente ordenando el gasto para la suscripción del Coordinador adjuntando los documentos recibidos y remitiéndolos a la Coordinación General Financiera quien una vez realizado el CUR de pagos remitirá al Administrador del Contrato una copia del mismo.
Coordinación General Administrativa
7 Registrar en el portal el
pago
El CUR de pago remitido por la CGF se publicará en el sistema SOCE.
Administrador de Contrato
8 Recepción del bien o
servicio y elaboración de acta
Se procede a la recepción del bien o servicio adquiridos por la Institución, para lo cual se elabora un acta de entrega – recepción.
De no estar el producto o servicio a satisfacción se elabora un informe haciendo constar el particular para remitirlo a la Coordinación General
Administrador de Contrato
10 Realizar informe para pago
Elaborar el informe donde se deja constancia que el bien o servicio ha sido recibido a entera satisfacción las condiciones del contrato, por lo tanto se recomienda que se proceda con el pago.
Administrador de Contratos
11 Elaborar solicitud de
pago
Elaborar la solicitud para el pago adjuntando el informe, factura y el acta de entrega recepción del bien o servicio recibido a entera satisfacción y publicará en el sistema SOCE para luego enviar a la Coordinación General Administrativa,
Administrador de Contrato
12 Verificar y ordenar
gasto
La Coordinación General Administrativa recibirá y registrará, luego entregará al responsable monitoreo de contratos quien verificará las actas de entrega recepción parcial o definitiva, suscritas por el administrador del contrato y el proveedor del bien o servicio, la factura, solicitud e informe.
Elaborará el memorando
correspondiente ordenando del gasto para la suscripción del Coordinador General Administrativo, adjuntará los documentos recibidos y los remitirá a la Coordinación General Financiera, quien una vez realizada el CUR de pagos devolverá al Administrador de Contrato una copia del mismo.
Coordinación General Administrativa
13 Registrar en el portal el
pago
Escanear el CUR de pago recibido de la Coordinación General Financiera y registrar en el sistema SOCE.
Administrador de Contrato
requerimientos luego de subir el CUR de pago, se sube al portal el mismo y se realiza el cierre del proceso.
8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS 8.1. PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS
Código Nombre
NAP-CGF-PAG-003.3 Pagos de Bienes y Servicios
NAP-CGA-CP-001-3 Post Contracción
8.2. PROCESOS EXTERNOS Institución Nombre 9. INDICADORES
Nombre del Indicador Fórmula de Cálculo Responsable del
control Frecuencia
Anticipos Entregados #Anticipos entregados
# Total de Contratos con anticipo
Compras Mensual
Ejecución de contratos # Anticipo finales
# de Contratos Vencidos
Compras Mensual
10. ANEXOS
10.1 Solicitud de pago de anticipo.
10.2. Acta de Recepción del bien o servicio. 10.3. Informe para Pago.
10.4. Solicitud de pago. 10.5 Orden de gasto.