ACTA No 002 AREA: DIRECCIÓN TÉCNICA Y DE PLANEACIÓN
COMITÉ: GESTIÓN Y DESEMPEÑO LUGAR Y FECHA
EMSER E.S.P. 28 ENERO DEL 2021
HORA INICIO HORA FINALIZACIÓN
02:00 p.m. 4:37 p.m. TEMAS TRATADOS
ORDEN DEL DÍA:
1. Saludo, llamado a lista y verificación del quórum. 2. Lectura y aprobación del orden del día.
3. Lectura y aprobación del acta anterior.
4. Presentación y aprobación del plan de acción institucional y los 12 planes estratégicos 5. Compromisos.
6. Proposiciones y Varios. ASISTENTES
Nombres y Apellidos Cargo
Ing. Diana Alejandra Mojica Galviz Gerente
Nancy Ballen Arboleda Delegada Dirección Administrativa Financiera y Comercial Ing. Ahyam Alonso Guevara Quitian Director Técnico y de Planeación
Diana Milena Castañeda Cardona Secretaria Gerencia
Luz Eslendy Toro Sierra Prof. Univ. Grupo Desarrollo Organizacional y Humano Geyson Andrés Cortes Torres Técnico Administrativo Sistemas de Comunicación e
Información INVITADOS
Nombres y Apellidos Cargo
Noel Caicedo Galeano Oficina Asesora de Control Interno Adela Fahyzari Bedoya Tellez Asesora Externa de MIPG
Luis Enrique Gonzalez Prof. Univ. Grupo Redes y Aseo Edna Rocío Sanabria Guarnica Apoyo Gestión Documental DESARROLLO REUNIÓN
Reunidos en la sede principal de la empresa EMSER E.S.P., ubicada en la calle 4 cra. 13 esquina piso 2, siendo las 02:00 pm, se da inicio al desarrollo del orden del día:
1. La ingeniera Diana Mojica gerente de la entidad saluda dando la bienvenida
La Profesional universitaria – Grupo Desarrollo Organizacional y humano Luz Eslendy Toro Sierra efectúa el llamado a lista donde la doctora Flor Rodriguez Cardozo delega a la señora Nancy Ballen Arboleda – Técnico Administrativo, se realiza verificación de quórum encontrándose el 100% de los asistentes citados al
2. Se pone en consideración el orden del día y es aprobado por unanimidad. 3. Se lee y aprueba por unanimidad el acta anterior.
4. El secretario del comité el ingeniero Ahyam Alonson Guevara Quitian indica, que haciendo alusión a la circular N° 4 del 25 de enero del presente año donde se le hizo llegar a cada uno de los líderes de proceso los planes estratégicos para ser revisados uno a uno por cada delegado.
Sede la palabra a la señora Edna Rocio Sanabria quien explica el primer plan estrategico:
PLAN INSTITUCIONAL NACIONAL DE ARCHIVOS PINAR: Es el intrumento archivistico para desempeñar todas las tareas con respecto al archivo a la gestión documental de la EMSER E.S.P.
Indica que el Pinar en el cual se basaron para las activividades del 2020 es lo que dejaron establecido del 2018 y 2019 donde los ejes principales eran la estructura del archivo central, la tecnologia que se estaba utilizando para la digitación, la actualización de tablas de retención documental y la perdida documentos en las oficinas las cuales se cumplieron satisfactoriamente donde se realizo un diagnostico integral de archivo, un sistema integrado de conservación, un plan anual de tranferencias, un plan anual de capacitación, un cuadro de clacificación documental, una tabla de control de acceso, transferencias y capacitaciones. Como proyección para el PINAR 2021 tenemos las siguentes actividades, como primera a traves del plan de eliminación documental vamos a eliminar todos los documentos que se consideren que estan duplicados, la segunta actividad es la actualización de las tablas de retención documental y la creación de tablas de valoración documental ya que le vamos a tratar de dar un forma historica a los libros, la tercera tarea donde vamos hacer transferencias y la cuarta es realizar el formato unico de inventario documental el FUIT estas serian las cuatro tareas especificas a traves de estas se desglosan las tareas mas detallas entre ellas tenemos el banco terminologico de series, mapa de procesos que seria el flujo de los documentos, jornadas de limpieza con el SIC, capacitaciones y plan de eliminación documental.
Interviene la ingeniera Diana Alejandra Mojica donde indica que el empeño que viene desde la reponsabilidad de la secretaria de gerencia Diana Milena Castañeda y de las personas que la apoyan siga de forma ascendente.
Continuando el ingeniero Ahyam Alonso sede la palabra al señor Geyson Cortes encargado de exponer el siguente plan:
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Es una matriz que establece colombia compra eficiente el cual es el portal de contratación publica a nivel nacional y es la estrategia por medio de la cual todas las compras de bienes o servicios que reliza la EMSER E.S.P, deben de estar incorporados en este plan en los cuales se encuentra 70 finas que tiene la relación con valores de las posibles compras que va a realizar esta administración en el 2021 tomando información base de la vigencias anteriores en cuanto precios, modelos de contratación y en cuanto a los codigos qu sevan a contratar.
Siguendo el ingeniero Ahyam sede la palabra a la profesional universitaria – grupo desarrollo organización y Humano Luz Eslendy Toro:
PLAN ANUAL DE VACANTES: El plan anual de vacantes tiene por objeto definir estrategias para la provisión del talento humano, con el fin de identificar las necesidades de la planta de la planta de personal, es decir, se dispone de la gestión del talento humano como una estrategia organizacional para el logro de los objetivos y metas misionales.
PLAN DE PREVISIÓN DEL TALENTO HUMANO: Este plan es un analisis de las necesidades toda la parte de recursos humanos, de la disponibilidad de personal,la programación de coberturtura con el fin de integrar esta política, el cual va de la mano con el plan estrategico del talento humano.
PLAN ESTRATEGICO DEL TALENTO HUMANO: Inicia con la detección de las necesidades (Bienestar, capacitación, SGSST, incentivos, provisión, y plan de vacantes) en la EMSER E.S.P., aplicado a la población de servicios públicos en lo relacionado con Plan de Vacantes, Plan institucional de Capacitación, plan de Bienestar social); y extensivo a la población de colaboradores y terceros (plan de Seguridad y Salud).
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIONES: Está orientado al desarrollo de las capacitaciones, destrezas, habilidades, la identificación de valores y competencias fundamentales de los funcionarios, en beneficio de proporcionar el crecimiento personal, grupal y organizacional, conllevando de esta manera a mejorar la calidad en la prestación del servicio y la eficacia en los procesos. La Doctora Adela Fahyzari Bedoya Asesora externa de MIPG, pidió la palabra al secretario del comité, donde indica que es importante todos los planes que se están presentado junto con el plan de acción institucional obedece a que el gobierno nacional da directrices de los programas que tienen a través de políticas, donde están establecidas en el modelo integrado de planeación y gestión.
PLAN DE INCENTIVOS INSTITUCIONALES: Es lo que se va a realizar con todo el personal durante la vigencia 2021 donde se tuvo en cuenta la encuesta de clima organizacional realizada en el 2020 y así se obtuvo un análisis de las necesidades de los empleados teniendo en cuenta que hay un presupuesto para realizar las actividades a desarrollar, donde es llamado incentivos o talleres.
PLAN DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO: Está reglamentado por el Decreto 1072 de 2015 que es el reglamento único del sector trabajo, el cual nos reglamenta principalmente el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, adicional tenemos la Resolución 0312 del 2019 la cual nos indica cuales son los ítems que la empresa debe cumplir inicialmente estándares mínimos, donde se realizaron varias actividades para ejecutar de enero a diciembre para tener un porcentaje de cumplimiento el cual se lleva siempre con metas, objetivos e indicadores mensuales, semestrales o anuales dependiendo las actividades programadas.
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO: Comprende 6 componentes los cuales se presentan como anexos y los otros encuentran inmersos en el plan, el primer componente es el mapa de riesgos anticorrupción el cual fue trabajado con cada líder de proceso donde se condensara la información y quedara como anexo N° 1 en el plan.
El señor Noel Caicedo Galeano, Jefe de la oficina asesora de Control Interno, pidió la palabra a el secretario del comité, para socializar que la oficina de planeación es líder del proceso, pero cada componente tiene un líder o un responsable de la información que se debe enviar al área encargada correspondiente al seguimiento y monitoreo y cada uno dentro de sus procesos es responsable de los actos de corrupción que existan, así mismo deben llevar las evidencias de las actividades realizadas.
componente es Estrategias Anti tramites el cual es responsable la oficina de administrativa financiera y comercial donde se tienen que delinear estrategias de atención al ciudadano, el tercer componente es rendición de cuentas, el cuarto componente mecanismos para la mejora de atención al ciudadano el cual se encuentra dentro del documento el quinto componente mecanismos para la transparencia y acceso a la información el cual estuvo encargado el técnico administrativo en sistemas Geyson Cortes, el sexto componente tiene que ver con iniciativas adicionales plan de gestión de la integridad y conflictos del interés, donde la profesional universitaria – grupo desarrollo organizacional y humano Luz Eslendy Toro, indica que respecto al código de integridad se realizaran más actividades con la caja de herramientas que se encuentra en la página de la función pública donde se espera que todo el personal participen de cada una de las actividades teniendo en cuenta los cinco valores que son respeto, responsabilidad, diligencia, justicia y honestidad.
PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIONES: Es toda la estrategia y los recursos tecnológicos que tiene la empresa para dar cumplimiento al eje transversal de gobierno digital o gobierno en línea que tiene el ministerio de las comunicaciones y se basa en sacar que necesitamos en recursos de software de hardware, recursos humanos para que las tecnologías de las comunicaciones de la empresa estén en progreso de lo que pide el ministerio y se pueda llevar a cabo el cumplimiento de la misión y visión institucional para ello se programan unos recursos económicos y se basó en el análisis que se realizó para hacer compra de equipos cambio de tecnología y aumentar la conectividad, igualmente tiene un resumen de los sistemas que tiene la empresa y todos los recursos que se tienen tanto para la parte operativa como la administrativa a nivel tecnológico, el plan tiene un cronograma de actividades hay primero un diagnostico una fase una aprobación por parte del comité una aprobación de recursos y posteriormente el seguimiento que se realiza.
PLAN DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN: Tiene que ver con valoración de todo el sistema de información que tiene la empresa lo que se denomina información pública e información privada y el manejo que se le da a cada sitio de información a través de los portales web, correos electrónicos de lo que se maneja en cada computador de la privacidad que tiene cada dependencia y el acceso restringido es restringido para otras personas.
PLAN DE TRATAMIENTO DE RIESGOS DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN: En este plan están los riesgos que se pueden tener para salvaguardar la privacidad de la información, se debe realizar un análisis con cada dependencia para identificar, analizar y monitorear los posibles riesgos que puedan tener en el momento que quieran majar medios control de acceso, luego pasarlos a una matriz y luego se realiza un seguimiento y control y decir hasta qué punto se pueden mitigar los posibles riesgos que se generen.
Seguidamente el ingeniero Ahyam pone en consideración la aprobación los planes estratégicos donde son aprobados por unanimidad.
Continuando con el orden del día el ingeniero Ahyam expone y se pone consideración el plan de acción dando a conocer las actividades y presupuesto posibles a desarrollar en la vigencia de
2021 de:
Acueducto, presupuesto de $210.000.000 para sustitución de tramo de red principal en asbesto cemento por pvc, instalación de las válvulas reguladores de presión, suministro y adquisición de equipos de precisión digital de medición de caudal, construcción del puente peatonal con barandas para la protección sobre la estructura de la bocatoma, suministro de los accesorios de medida micromedidores, instalación y mantenimiento de hidrantes, construcción de lecho de lodo para sedimentos y floculadores, estudio y diseño de la red de captación de la nueva fuente, estudios para búsqueda de una nueva fuente y el estudio y diseño para la construcción del tanque y obras complementarias, es aprobado por unanimidad.
Alcantarillado, presupuesto de $250.000.000 para sustitución de la red principal de alcantarillado de cemento a pvc, limpieza de los sumideros existentes, destaponamiento de puntos críticos realizados de manera preventiva, arreglo y adecuación de pozos y la formulación y la articulación del proyecto del plan maestro y alcantarillado, es aprobado por unanimidad.
Aseo, presupuesto de $100.000.000 para contrato de mantenimiento preventivo y correctivo para el parque automotor de es aprobado por unanimidad.
Servicio al ciudadano, aprobado por unanimidad.
Financiero administrativo financiero y comercial, aprobado por unanimidad. Recursos físicos, aprobado por unanimidad.
Talento humano, presupuesto de $120.000.000 para capacitaciones, incentivos, seguridad y salud en el trabajo y es aprobado por unanimidad.
Gestión Tips, presupuesto $36.000.000 para mantenimiento del software, compra de equipos mantenimiento del aire acondicionado es aprobado por unanimidad.
Gestión documental, presupuesto $24.000.000, para actualización de software en la nube apoyo del personal aprobado por unanimidad
COMPROMISOS
Revisar los planes para ser entregarlos al área de sistemas el 29 de enero al medio día, para que sean publicados en la página web.
Consolidar el plan de acción.
Presentar la matriz condensada para socializar cuales fueron los riesgos de corrupción que enfocamos.PROPOSICIONES Y VARIOS
El señor Noel Caicedo Galeano, Jefe de la oficina asesora de Control Interno, pidió la palabra al secretario del comité, planteando que se tenga en cuenta iniciar para la próxima vigencia la elaboración de los planes con anticipación, de igual forma felicita a todas las áreas por su cumplimiento.
También indica que el plan de acción debe quedar bien proyectado que es lo se va hacer, ya que este se evalúa por cumplimiento.
El Secretario del Comité el Ingeniero Ahyam A. Guevara Quitian da por terminado el segundo comité de gestión y desempeño de la EMSER E.S.P., siendo las 4:37 P.M.
Proyecto: Diana Marcela Beltrán P. (Apoyo MIPG) Reviso: Ahyam Alonso Guevara (Dir. Técnica y de planeación)